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Libros y Registros
Libros y Registros
1. CUESTIONES PREVIAS
Como es de conocimiento general, mediante Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT
(30.12.2006) se aprobó la relación de los Libros y Registros vinculados a Asuntos Tributarios,
estableciéndose determinadas formalidades y condiciones para el llevado de estos documentos.
Sobre el particular, debe precisarse que la mayor parte de estas formalidades y condiciones
entraron en vigencia el 01.01.2007. Sin embargo, tratándose de los formatos e información mínima
de los citados libros y registros, su aplicación entra en vigencia a partir del 01.07.2010, ello en
aplicación de la Resolución de Superintendencia Nº 286-2009/SUNAT.
Considerando lo expuesto anteriormente, y teniendo en cuenta las confusiones que podrían existir
entre los contribuyentes respecto de la forma de llevar los libros y registros vinculados a asuntos
tributarios, a continuación presentamos los aspectos que deberán observar los contribuyentes, a
partir del 01.07.2010. Asimismo, exponemos aquellas formalidades que son de aplicación a partir
del 01.01.2007.
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Es importante mencionar que sólo los libros señalados en la lista anterior, estarán sujetos a las
formalidades establecidas en la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT. En todo
caso, un contribuyente podría llevar otros libros, distintos a los antes señalados, de acuerdo a sus
necesidades, los cuales no necesariamente deberían cumplir con estas formalidades.
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En efecto, de acuerdo a la norma antes citada, se ha precisado que la utilización de los formatos
que debe contener cada libro y registro vinculado a asuntos tributarios es obligatoria, excepto,
cuando los libros o registros sean llevados mediante hojas sueltas o continúas. Como se observa
de lo anterior, sólo en tanto se lleve los Libros y Registros en forma manual, existirá la obligación
de observar el formato correspondiente, de lo contrario, en caso de llevarlos en Hojas sueltas o
continuas, no existirá la obligación de observar el citado formato.
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a) Oportunidad de la legalización
Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios deberán ser legalizados antes de su uso,
incluso cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas.
Cabe mencionar que en ningún caso el número de legalización, folios o de registros podrá
contener adicionalmente caracteres distintos, tales como letras.
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Cabe mencionar que estos procedimientos, no serán de aplicación en el caso de libros o registros llevados
en forma manual que hubieran sido incautados por autoridad competente, bastando para la legalización del
segundo y siguientes libros y registros la presentación del documento en el que conste la referida diligencia.
En todo caso, de producirse, de ser el caso, la devolución de los libros o registros incautados a que se refiere
el párrafo anterior, no podrá realizarse en ellos anotación alguna debiendo procederse a su cierre inmediato
Cabe observar que si no se cumpliera con las obligaciones y procedimientos señalados en los
puntos anteriores, los Notarios o Jueces de Paz, según corresponda, podrían estar incurriendo en
la infracción tipificada en el numeral 14 del artículo 177º del Código Tributario, referido a “Autorizar
los libros de actas, así como los registros y libros contables u otros registros vinculados a asuntos
tributarios sin seguir el procedimiento establecido por la SUNAT”, cuya sanción tratándose de
sujetos acogidos al Régimen General del Impuesto a la Renta, equivale al 30% de la UIT.
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Sin embargo, tratándose del caso en que el empaste comprenda dos ó más ejercicios gravables
(supuesto en el que el número de hojas sueltas o continuas a empastar sea menor a veinte), el
empaste deberá efectuarse, como máximo, dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio
gravable siguiente a aquél en que se reunieron veinte (20) hojas sueltas o continuas.
Es importante indicar que en todos los casos, se deberán incluir las hojas que hayan sido
anuladas. A tal efecto, la anulación se realizará tachándolas o inutilizándolas de manera visible.
Para estos efectos, consideramos que el empaste del libro en que se utilizaron las hojas sueltas o
continuas, debería contener una copia de la legalización de dichas hojas.
4.3 FORMA EN QUE DEBERÁN SER LLEVADOS LOS LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A
ASUNTOS TRIBUTARIOS
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No obstante lo anterior, tratándose de libros o registros llevados en forma manual, bastará con
incluir estos datos en el primer folio de cada período o ejercicio.
Asimismo, respecto del Libro de Ingresos y Gastos, bastará con incluir como datos de cabecera los
siguientes:
Denominación del libro o registro.
Período y/o ejercicio al que corresponde la información registrada.
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Utilizando el Plan Contable General vigente en el país , a cuyo efecto emplearán cuentas
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contables desagregadas como mínimo al nivel de los dígitos establecidos en dicho plan,
salvo que por aplicación de de las normas tributarias deba realizarse una desagregación
mayor.
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Es importante mencionar que hasta el 31.12.2010 regirá en nuestro país el Plan Contable General Revisado
(PCGR) pues a través de la Resolución Nº 042-2009-EF/94.10 publicada el 14 de Noviembre de 2009 en el
diario oficial El Peruano, se ha diferido la aplicación del Plan Contable General para Empresas (PCGE) hasta
el 01.01.2011, sin perjuicio que pueda ser aplicado con anterioridad a esa fecha. La integridad del citado plan
se puede revisar en la siguiente dirección: http://cpn.mef.gob.pe/cpn/pgc_empresas.htm
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Sobre el particular, cabe indicar que el PCGR tiene una estructura de tres y en algunos casos, a nivel de
cuatro dígitos. Sin embargo, en el Plan General para Empresas (PCGE) vigente a partir del 01.01.2011 se ha
establecido una codificación de hasta cinco dígitos.
La utilización del Plan Contable General Revisado no será de aplicación en aquellos casos
en que, por norma especial, los deudores tributarios se encuentren obligados a emplear un
Plan Contable, Manual de Contabilidad u otro similar distinto, en cuyo caso deberán utilizar
estos últimos.
Totalizando sus importes por cada folio, columna o cuenta contable hasta obtener el total
general del período o ejercicio gravable, según corresponda. Lo dispuesto en este punto no
será exigible a los libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas. En
ese caso, la totalización se efectuará finalizado el período o ejercicio
Los totales acumulados en cada folio, serán trasladados al folio siguiente precedidos de la
frase "VAN". En la primera línea del folio siguiente se registrará el total acumulado del folio
anterior precedido de la frase "VIENEN". Culminado el período o ejercicio gravable, se
realizará el correspondiente cierre registrando el total general. Lo dispuesto en este punto
no será exigible a los libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas
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Para estos efectos, el Procedimiento 3.2.7 señala que el contribuyente deberá presentar en los
Centros de Servicios al Contribuyente, el Formulario 2127 “Solicitud de modificación de datos”.
Opciones Detalle
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Es importante precisar que en todos los casos se deberá adjuntar copia certificada expedida por la
autoridad policial de la denuncia presentada por el deudor tributario respecto de la ocurrencia de
los hechos materia de este artículo.
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De acuerdo a lo que señala el artículo 63 del Código Tributario, se ha dispuesto que durante el período de
prescripción, la Administración Tributaria podrá determinar la obligación tributaria considerando las bases
siguientes:
Base cierta: tomando en cuenta los elementos existentes que permitan conocer en forma directa el hecho
generador de la obligación tributaria y la cuantía de la misma.
Base presunta: en mérito a los hechos y circunstancias que, por relación normal con el hecho generador de la
obligación tributaria, permitan establecer la existencia y cuantía de la obligación.
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