XV JORNADAS

LATINOAMERICANAS

DE SEGURIDAD E

HIGIENE EN EL

TRABAJO
– Ciudad Autónoma de Buenos Aires – Argentina
– 18 al 22 de Abril del 2005

SISTEMA INFORMATICO PARA

LA GESTION DE LA
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

ALEJANDRO CASTRO ORTIZ

INGENIERO COMERCIAL
EXP. PROF. EN PREV. DE RIESGOS
 ENDESA - CHILE

INDICE

1.- ANTECEDENTES GENERALES 3

2.- CONTEXTO DE LA NORMA OHSAS 18001 4

2.1 Estándares de la norma 4

2.2 Requerimientos funcionales 5

2.3 Actividades para adecuarse a la norma 7

3.- SISTEMA DE PREVENCIÓN 7

3.1 Variables y reportes del sistema 9

3.2 Otras variables y reportes del sistema 11

4.- CONCLUSIONES 13

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1.- ANTECEDENTES GENERALES

El avance social de los últimos años, tanto por el desarrollo tecnológico como por

la integración de las mercados mundiales y el innegable avance de los medios y formas

de comunicación ,ha producido cambios en el entorno laboral de las empresas. Estos

cambios se manifiestan en nuevos procesos, nuevas formas de hacer el trabajo,

incorporación de una fuerza laboral externa y por cierto una necesidad de establecer otro

orden en el hacer del trabajo.

La respuesta a estos cambios ha sido el desarrollo e implantación de normas que

permitan la acreditación de estándares respecto a esta nuevas formas de gestionar el

trabajo. Es así como hoy se habla de la norma ISO 9000 para Calidad, ISO 14001 para el

Medio Ambiente y OHSAS 18001 para Seguridad y Salud Ocupacional.

El propósito de este trabajo es poner al alcance de quienes trabajan en Prevención

de Riesgos, un desarrollo de un sistema o plataforma informática en el medio universal

que hoy es parte de las todas la redes computacionales, esto es en las aplicaciones

Microsoft Office Profesional, que agrupe de una manera ordenada las prácticas y

procesos asociados a estos procesos. Este sistema permite, a través de una

programación sencilla, utilizar todas las potencialidades que estas aplicaciones ofrecen en

aras de una gestión de la seguridad y salud ocupacional, y por otra parte satisfacer los

requerimientos que la norma OHSAS 18001 plantea a este respecto.

Hay que tener presente que este sistema puede también incorporar la gestión de

calidad y medio ambiente, si se parametriza para dicho contexto

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2.- CONTEXTO DE LA NORMA OHSAS 18001

La norma OHSAS 18001 es un conjunto de especificaciones que permiten a una

empresa u organización ser evaluada y certificada en los aspectos de seguridad y salud

ocupacional, en relación a dichos estándares.

Aunque esta norma no es un estándar ISO, es compatible con las normas

ISO:9000 e ISO:14001 en su estructura y diseño.

Como OHSAS 18001 es una norma, la certificación correspondiente se basa en el

cumplimiento de los estándares estructurados de seguridad y salud ocupacional

especificados en este procedimiento.

2.1 Estándares de la norma

La norma establece estándares agrupados en cuatro elementos que son:

 Especificaciones de planeación: Cuatro requisitos asociados al desarrollo de

objetivos de seguridad, cumplimiento de requerimientos legales pertinentes,

identificación de peligros y evaluación de riesgos y programa de prevención de

riesgos.

 Especificaciones de implementación y operación: Siete requisitos asociados a

responsabilidades de prevención de riesgos en la empresa, entrenamiento en

seguridad, comunicaciones, documentación pertinente, acciones de control de los

riesgos y respuesta a emergencias.

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  Especificaciones de verificación y acciones correctivas: Cuatro requisitos

asociados a la medición del desempeño preventivo, investigación de accidentes,

registros de seguridad y auditorias de seguridad.

 Especificación de revisión gerencial: Requisito asociado al conocimiento por la

autoridad máxima de la organización u de la efectividad de las normas,

procedimientos y estándares de seguridad en el control los riesgos en los

procesos y/o actividades que en aquellos se desarrollan.

Para que una empresa, organización o parte de ésta obtenga la certificación, debe

ser examinada por una institución acreditada para estos efectos, ya sea en Chile o en el

exterior.

En el caso de Chile y la experiencia de certificación para Endesa, se conoce a

Bureau Veritas Internacional, en Argentina el Instituto de Normalización Argentino, en el

Perú System Services Certificación del Perú, por señalar algunas de las organizaciones

en este ámbito.

No obstante conviene tener presente que el cumplimiento de los estándares de la

norma no confiere inmunidad respecto del cumplimiento de las obligaciones legales

vigentes en cada país.

2.2 Requerimientos funcionales

La norma OHSAS 18001 como procedimiento no establece criterios ni detalla

especificaciones para el diseño de un sistema de gestión en seguridad y salud

ocupacional.

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La documentación necesaria para agrupar las especificaciones de la norma se compone

de:

 Manual de organización y especificaciones: Conjunto de definiciones que

establecen las actuaciones y procedimientos de la planeación, operación,

verificación y revisión de la norma.

 Procedimientos admistrativos de gestión: Conjunto ordenado de reglas que

definen y establecen los estándares operativos exigidos por la norma.

 Procedimientos actividades críticas: Reglas específicas que se definen para el

control de los riesgos en actividades críticas.

 Procedimientos de control de registros: Conjunto ordenado de reglas que

establecen la acreditación de los registros exigibles.

2.3 Actividades para adecuarse a la norma

Se clasifican en dos conceptos:

 Para la implantación de los estándares de la norma

La implantación considera necesariamente la homologación de las normas y

procedimientos de los elementos que implícitamente corresponden a los procesos de

prevención de riesgos, a la estructura y estándares de la norma.

 •Para mantención de los estándares de la norma

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 La mantención considera el diseño de un Programa de Prevención que explicite y

asocié los objetivos y metas que la fase de implantación y revisión gerencia coloca como

prioritaria para la organización. Habrá que tener presente que el programa debe hacer

suyo el pleno cumplimiento de la legislación aplicable, tanto de orden laboral u otro ámbito

exigible al respecto.

3.- SISTEMA OHSAS

El Sistema OHSAS es un conjunto de herramientas de gestión de prevención de

riesgos que permite, dentro de la Empresa, satisfacer las necesidades de gestión en

Seguridad y Salud Ocupacional. Permite además, establecer registros y reportes

necesarios para la norma OHSAS 18001.

Por otra parte, el Sistema OHSAS, es además un conjunto de módulos que organizan

y relacionan el WorkFlow que fluye de los procesos asociados a la prevención de riesgos

en las diferentes unidades de trabajo y/o áreas de la empresa, permitiendo a directivos,

jefaturas y trabajadores de la empresa en general, disponer de información necesaria

para la administración, control y gestión de los riesgos laborales.

Sistema OHSAS es aplicable a cualquier unidad de la empresa que cuente con la

plataforma tradicional Microsoft y las aplicaciones asociadas de Office Profesional.

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 El sistema también permite integrar el WorkFlow asociado a los sistemas de Gestión

Medioambiental y Calidad, dependiendo aquellos de las políticas que cada organización

considere al respecto.

Los módulos del sistema que permiten relacionar el workflow de prevención de riesgos

y que satisfacen los requerimientos de la norma OHSAS 18001, deben estar alineados de

manera tal que satisfagan el control efectivo de los riesgos .

Es por ello que el diseño de los flujos de trabajo o workflow que definen el sistema, se

establecen a través del levantamientos de las actuaciones universales en la prevención

de riesgos.

Los módulos del sistema que permiten relacionar el workflow presentes en la

prevención de riesgos son los siguientes:

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 Mapa de
 Registro de Accidentes e Incidentes Riesgos

 Emergencias
Control de Observaciones e
Capacitación
 Contratistas Emergencias Inspecciones

 Capacitación
Salud
 Ident. Peligros y Eval. de Riesgos Ocupacional
Accidentes e
Contratistas
Incidentes
 Salud ocupacional

 Procedimientos

 Inspecciones y Observaciones Monitoreo y

Reportes
 Legislación Aplicable

3.1 Variables y reportes del sistema

Entre las variables que se pueden administrar en el sistema, asociadas a

seguridad y salud ocupacional, se encuentran registros de accidentes e incidentes

ocurridos, condiciones subestándares. Identificación de peligros y evaluación de riesgos,

indicadores de seguridad, horas de entrenamiento y capacitación, monitores de

seguridad, estado de equipos de extinción de incendios, evaluaciones médicas entre

otras.

Una aproximación a las variables y reporte que se pueden derivar de la gestión de

este sistema se describen las siguientes:

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 Establecimiento Costos asociados a
Fecha accidentes
Hora Histórico accidentes
Turno Situación
Ubicación Informes de Inspecciones
Registros del Informante Informes de
Registros de Afectados Observaciones
Responsable Directo Actividades con
Responsable del área y/o accidentes
establecimiento Accidentes en
Tipo Siniestro contratistas
Causas básicas en Contratos Asociados
accidentes Datos Responsable del
Contrato

Responsible de Actividades en los

contratistas establecimientos
Empresas Peligros asociados a
Investigación Actividades
Asignación de Graduación del Riesgo
Compromisos Seguimiento acciones
Asignación Responsables correctivas
Seguimiento de Procesos Evaluaciones médicas
Documentación de Días Perdidos
Procesos Horas hombre trabajadas
Revisión de extintores en contratistas
Mantención de extintores Horas de capacitación
Horas capacitación Indice de Frecuencia
Indice de Gravedad

Considerando que los requerimientos de información y variables , en algunos

casos son propios de cada organización, el sistema tiene la flexibilidad necesaria que

permite a los usuarios, que tengan dominio de las aplicaciones Access, incluir nuevas

variables y parametrizaciones que permitan gestionar otros aspectos de seguridad y salud

ocupacional presentes.

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 No obstante lo anterior, la estrecha relación de los conceptos de calidad y medio

ambiente con la seguridad y salud ocupacional, hace posible también incorporar las

variables asociadas a estos estándares como parte del sistema.

3.2 Otras variables y reportes del sistema

Al igual que para el caso de la Seguridad y Salud Ocupacional, la calidad está

basada en los mismos conceptos de identificación de orígenes y situaciones, sobre ellos

se puede trabajar además con las siguientes variables a saber:

Fecha Datos Otros Afectados

Turno Empresas
Producto / Servicio Investigación
Lote / Partida Asignación de
Muestra Compromisos
Tipo de Siniestro Asignación Responsables
(Cantidad, Contenidos, Seguimiento de Procesos
Resultados) Documentación de
Valor Resultante Procesos
Rango Aceptación Estadísticas de Gestión
Costos Asociados Reportes
Informes
Causas
Acción
Unidad Estratégica de
Negocios Responsable
Potencial de Gravedad
Informes
Procedimiento o Proceso
afectado

Al igual que los casos anteriores donde se puede identificar claramente personas,

organizaciones y otros antecedentes de los informantes e involucrados, respecto de la

gestión de medio ambiente se pueden administrar, entre otras, las siguientes variables.

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Clasificación Datos Otros Afectados
Impactos (Aire, Agua, Empresas
Suelo, Flora, Fauna, Investigación
Lugar de Trabajo, Asignación de
Comunidad) Compromisos
Lugar Afectado Asignación Responsables
Unidad Estratégica de Seguimiento de Procesos
Negocios Responsable Documentación de
Fecha Aparición Procesos
Fecha Entrega Informes Estadísticas de Gestión
Fecha Compromisos Reportes
Informes
M2 Afectados
Derrames m3
Soluciones Posibles
Acciones Inmediatas
Impacto en Imagen
Causas
Estudios Realizados
Datos de Mejoras
Costos Asociados (Multas
u otros conceptos)

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4. CONCLUSIONES

La necesidad de disponer de un sistema que permita asociar las normas,

procedimientos y otras aplicaciones de una manera a un sistema de gestión informática

en la prevención de riesgos es un avance sustancial en este ámbito, y provee a toda

organización un apoyo para la efectividad del cumplimientos de los objetivos y metas que

se tracen en este propósito.

El diseño de este sistema es la mejor aproximación al tema, y tiene como objetivo

satisfacer los requerimientos que las nuevas formas de administración se han instalado en

las organizaciones.

El conocer la evaluación de los riesgos de una actividad, los procedimientos que

se asocian a aquella y el conocer de situaciones acontecidas como accidentes y/o

incidentes son parte de la información que el sistema pone a disposición de la

organización para una plena efectividad en el control de dichos riesgos.

Por otra parte el conocer de desviaciones a los estándares en tiempo real, permite

detectar a tiempo los problemas presentes en la seguridad y permite adoptar decisiones

de manera proactiva, consiguiendo con ello el propósito pleno de la seguridad, cual la

prevención de accidentes con daños a las personas y/o a las instalaciones.

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