GUIA DE ACTIVIDADES Parte A: Desarrollo teérico Desarrolle, en su cuaderno de tareas, cada una de las siguientes proposiciones: 1, Diga qué se entiende en contabilidad por control interno. 2. Diga qué cs un control interno administrative, 3. Diga qué es un control interno contable. 4, Sedale cudles son los propésitos del control interno contable. . Explique los principios basicos del control interno contable. 6. Explique por qué se debe dividir entre diferentes empleados la responsabilidad de una secuencia de operaciones relacionadas entre si. 7. Diga por lo menos tres razones por las cudles la Gerencia delega funciones y se apoya con énfasis en el sistema contable. 8, Explique por qué la responsabilidad de llevar los libros de contabilidad debe estar separa- da de la responsabilidad de las operaciones. 9, Explique lo que se entiende por control del Efectivo. 10, Explique Jos principios en que se basa el control del Efectivo. 11. Diga cudles medidas de seguridad debe contemplar un sistema de control del Efectivo. 12. Diga cuales son los documentos-fuentes mas comanmente usados para el control del Efectivo. 13, Explique por qué todas las recepciones de Efectivo deben depositarse intactas, diaria- mente, en el Banco. 14, Diga lo que se entiende por Arqueo de Caja y en qué consiste, 15. Diga qué ¢s un fondo de Caja Chica. 16, Explique cn qué consiste una reposicién del fondo de Caja Chica. 17. Diga qué cs un estado de cuenta bancario. 18. Explique lo que contiene un Estado de Cuenta bancario. 19. Diga qué es una coneiliacién bancaria. 20. Explique cuales son las principales razones por las que generalmente hay discrepancia entre el saldo del estado de cuenta bancaria y ¢] saldo del Efective registrado en el Diario Auxiliar de la empresa. 21, Explique los pasos previos que se deben cumplir para elaborar una eonelliacién bancaria. 22, Diga cules son los métodos mas utilizados para elaborar una conciliacion bancariaControl del Efectivo Los detalles de un sistema de control interno variaran segun el tarfafio y la organizacién de la empresa. En un negocio pequeio, el gerente o dueno puede supervisar personalmente a los emplea- dos y dirigir los asuntos del negocio con la aplicacién de sencillos sistemas de control. Pero a medida que el personal y las complejidades del negocio aumentan, se hace mas dificil para la Gerencia mantener el control sobre todas las fases operacionales. A medida que la empresa crece, la Gerencia tiene que delegar funciones y descansar mas en el sistema de contabilidad como medio de controlar las operaciones. E1 control interno no se disefta para detectar errores o fraudes, sino para reducir la oportunidad de que ellos ocurran. Controles administrativos internos del Efectivo La generacién de Efective es uno de los principales objetivos de los negocios. La mayoria de sus actividades van encaminadas a provocar, de wna manera directa o indirecta, un flujo adecuado de dinero que permita, entre otras cosas, financiar la operacién, invertir para sostener el crecimiento de la empresa, pagar oportunamente las obligaciones contraidas (los pasivs) y, en general, retri- buir a los duefos un rendimiento satisfactorio. De manera muy concreta cuando genera una cantidad relativamente suficiente de dinero. Las empresas necesitan contar con Efectivo suficiente para mantener la solvencia, pero no tanto como para que permanezca “ocioso” en el Banco, ganando poco. Una forma atractiva para guardar el Bfeetivo ocioso es la inversién en valores negociables. ‘Aqui se presentan algunas ideas y practicas que actualmente estan manejando algunas empre- sas para lograr una administracién efectiva de su Efectivo. Esta funcidn es una de las mas impor- tantes, sobre todo si se tiene la visi6n periférica que se debe tener. cQueé significa esta area y para qué sirve? Esta funci6n se encarga de administrar todo el dinero que la empresa recibe por sus ventas y otros ingresos, asi como por las salidas de éste, bajo un programa de pagos, para cancelar a los proveedores aquellos bienes y servicios con ellos convenidos. Sus funciones son detectar a la mayor brevedad posible el origen de todo el dinero que ingresa ala empresa y programar todo lo que se debe pagar; no le corresponde hacer juicios de las compras, Pero si estar consciente de lo que conviene pagar primero y mas tarde. ‘a) Conocer lo mejor que pueda cuanto dinero va a ingresar, desde los presupuestos y los Prondsticos de ventas hasta las ventas realizadas, la cobranza por realizar y, finalmente, la cobranza realizada Hablabamos de la vision periférica de esta area y eso se refiere a dos cosas: ») Conocer lo mejor que pueda lo que va a gastar: primero, los gastos fijos; después, a partir de los presupuestos de ventas, cudnto va a costar tedricamente la produccién de esos pro- ductos; luego, el monto de los pedidos que ya se han registrado; més adelante, los insumos que ya ingresaron a la empresa; por ultimo, la facturacion del proveedor. Cada uno de estos pasos va dando al tesorero una visién, mas concreta cada vez, de los compromisos de pago, le permite manejar mejor sus inversiones y programar sus pagos. El buen desarrollo de esta area dara confianza a proveedores y clientes, y, si siempre se cum- ple lo que se promete, seguramente los créditos estaran abiertos y se podran conseguir mejores descuentos. En fin, respuestas a la confianza, adan =3s con- os,y nter wu auto ‘fica: ica) debe erifi con ario: alo lor atro vee lida las tien: oba- dele aEI Efectivo y los valores J negociables Es necesario distinguir entre lo que es el Efectivo y lo que representan los valores negociables; ambos constituyen los actives mas liquidos de la empresa. El Efectivo es el dinero disponible que se obtiene al reducir todos los activos liquidos. Los valores negociables son instrumentos del mercado financiero, a corto plazo, que ganan intereses y que la empresa utiliza para obtener rendimientos sobre fondos ociosos temporalmente. Juntos, el Efectivo y los valores negociables sirven como una reserva de fondos, que se utiliza para pagar cuentas a medida que éstas se van venciendo y, ademas, para cubrir cualquier desem- bolso inesperado. La Oficina o Unidad de Control del Efectivo tiene como actividad principal cuidar todo el dinero que entra o entrar, asi como programar todas las salidas de dinero, actuales o futuras, de manera que jams quede en la empresa dinero ocioso, que nunca se pague demas y que nunca se tengan castigos o se paguen comisiones por falta de pago. Esta Unidad debe controlar o influir en todas las formas del dinero de la empresa, tanto en las cuentas por cobrar como en las inversiones y cuentas por pagar; ademas, debe procurar la mayor vision hacia el futuro de derechos por cobrar y obligaciones por pagar, de manera que pueda vis- lumbrar la posibilidad de problemas de liquidez o de tendencias de posibles pérdidas por reducci del margen de utilidad. Y, para esto ultimo, debe ser participante activo en la definicion de politicas de precios. Las operaciones que maneja Unidad de Control del Efectivo son, en general, las siguientes: UNIDAD DE CONTROL DEL EFECTIVO OPERACIONES QUE REALIZA + Depésitos en Bancos (clientes). + Vencimiento de inversiones. + Pago a proveedores. * Pagos de némina. + Pago de prestaciones. + Pago de gastos generales. + Inversiones efectuadas. + Depésitos en cuentas bancarias. + Depésitos en Caja por facturas cobradas. + Facturas por cobrar + Facturas por pagar. * Gastos por efectuar. + Préstamos bancarios. + Cobro de préstamos otorgados. En términos generales, las funciones que ejerce la Unidad de Control del Efectivo son éstas: > Verificacién de depésitos bancarios. > Autorizacién de pagos a realizar. > Tramitacién de pagos pendientes > Inversion de excedentes > Control del vencimiento de inversiones y reinversiones. > Concilia cobrado contra depésitos. > Concilia pagos contra montos de cheques > Concilia cuentas de Bancos. > Concilia presupuesto de gastos. > Concilia presupuesto de ventas.Principales Activos Circulante: Los Actives Circulantes se pueden definir como el dinero efectivo y otros activos 0 recursos que se espera convertir en dinero, o consumir, durante el ciclo econémico del negocio. Entre los mas importantes tenemos el Efectivo en Caja y el Efectivo en Bancos. Se consideran Efective todos aquellos actives que generalmente son aceptados como medio de pago, que son propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no esta sometida a ningun tipo de restriccion. De acuerdo con lo expuesto, sera aceptado como Efeetivo lo siguiente: 1. Efectivo en Caja > Monedas y billetes emitidos por el BANCO CENTRAL. Monedas y billetes de otras naciones (divisas), > Cheques emitidos por terceras personas que estén pendientes de cobrar o depositar. > Cheques de Gerencia pendientes de cobrar o depositar. } Documentos de cobro inmediato o que pueden ser depositados en cuentas corrientes bancarias, como giros bancarios, facturas de tarjetas de crédito por depositar, ete. 2. Efectivo en Bancos > Cuentas bancarias de depésitos a la vista 0 corrientes en Bancos nacionales. > Cuentas en moneda extranjera depositada en Bancos del exterior, siempre que en esos paises no haya disposiciones que restrinjan su disponibilidad 0 controles de cambio que impidan su libre convertibilidad. } De ser considerada esta partida como Efectivo, debera ser previamente traducida a moneda nacional y al tipo de cambio que para ese momento exista. > Cheques emitidos por la propia empresa contra la cuenta corriente de algun Banco, pero que, para una determinada fecha, atin no han sido entregados a sus beneficiarios. Es obvio que, en este caso, a pesar de que el cheque haya sido emitido y deducido del saldo del Banco en los libros, podemos disponer en cualquier momento de ese dinero para otros fines, mien- tras se mantengan en poder de la empresa los cheques que habian sido emitidos. En todo caso, lo més que podria suceder seria la aparicién de un sobregiro bancario en libros, de lo cual hablaremos mas adelante. Partidas que no forman parte del Efectlvo Existen algunos rubros que, aunque en apariencia tienen caracteristicas de Efeetive, no cumplen con el requisito basico de la disponibilidad para la liberacion de deudas u obligaciones por parte de la empresa. En términos generales, no debera ser tratado como Efectivo lo siguiente: No se considera Efectivo en Caji 1. Vales de caja: A menudo nos encontraremos con que, al hacer un arqueo o conteo de caja, existen vales, autorizados 0 no, que representan o respaldan extracciones de dinero. El mont de ellos se debe segregar y ser mostrado mas bien como cuentas por cobrar. 2. Cheques post-fechados: Se trata de cheques cuyo origen puede ser muy variado; los casos mas corrientes provienen de los siguientes hechos: ) Un empleado emite un cheque contra su propia cuenta corriente; pero, como para ese momento no tiene fondos, lo emite con fecha posterior, pidiéndole al cajero que se lo cambie por Efectivo. Por supuesto, tal cheque permanece en la Caja hasta tanto legue la fecha que permita cobrarlo 0 depositarlo en un Banco. b) Un cliente paga una deuda con un cheque post-fechado. Este es un caso similar al ante- rior. El cajero deberd mantener el cheque en su poder hasta la fecha en que pueda ser cobrado 0 depositado. En ambos casos, esas partidas se deben segregar del Efective y, como se dijo anteriormente, ser presentadas dentro del grupo de las cuentas por cobrar respectivas fl 1173. Cheques devueltos: En algunas oportunidades, cheques emitidos por terceros, y recibidos por la empresa como pago de acreencias, son devueltos después de haber sido depositados en un Banco. Las razones por las que estas devoluciones se producen son muy variadas. A este respecto, se recomienda adoptar las siguientes actitudes, de acuerdo con la causa por la que el che- que fue devuelto: a) Cheques devueltos por falta de fondos: En este caso, el cheque devuelto no debe ser considerado como Efectivo, ya que asi lo exige la no disponibilidad de fondos en el Banco. b) Cheques devueltos por causas diferentes a la no disponibilidad de fondos: A veces un cheque es devuelto por causas diferentes a la de no disponer de fondos. Tales serian los devueltos por endoso defectuoso, firmas defectuosas, disparidad de cantidades, etc. En estos casos, los cheques devueltos podrian ser considerados como fective y presenta- dos como tales, siempre que la causa por la que fueron devueltos pueda ser subsanada en corto tiempo. 4. Estampillas fiscales y de correos: Es obvio que tales estampillas no son aceptadas como un sello comtin de pagos. Por ello, deben ser separadas del Efective y ser presentadas en el Balance General como “existencia de estampillas” en la seccién de gastos prepagados del Activo Circulante. No son considerados Efectivo en Bancos: a) Depésitos bancarios a plazo fijo: Es obvio que cuando una empresa hace cualquier deposito de dinero en una institucién financiera a plazo fijo, significa que no podra dispo- ner de esos recursos mientras no venza el plazo convenido. Por supuesto, si el plazo fijo es menor de un afio, el monto de esos depésitos debera mostrarse en el Aetivo Circulan- te, pero en un rubro diferente a Efectivo. En caso de que el plazo sea mayor de un afio, sera presentado fuera del Active Circulante, en el grupo de inversiones permanentes 0 a largo plazo. b) Depésitos bancarios congelados: Se trata de los casos en que una empresa mantiene depésitos de dinero en instituciones financieras que se hayan declarado en suspensién de operaciones o hayan sido intervenidas por las autoridades competentes. c) Depésitos bancarios para fondos especiales: En ocasiones las empresas crean fondos especiales a través de depésitos en Bancos, con el objetivo de hacer frente a cualquier obligacién futura, como adquisicién de activos fijos, amortizacién 0 reembolso de bonos u obligaciones, pago de pensiones y jubilaciones, 0 pago de los costos de un juicio que est pendiente de sentencia, en caso de que se pierda. Estos depésitos especiales debe- ran ser presentados en el grupo de Otros activos del Balance General, a menos que vayan a ser utilizados antes de un afio en los fines previstos. En este caso, seran mostra- dos dentro del Activo Circulante, pero siempre segregados del Efectivo. 4) Depésitos en Bancos extranjeros restringidos: Cuando se tienen depésitos en Bancos de otros paises, y por diferentes razones est restringida la disponibilidad de esos fondos, se debera también segregar del Efective el monto que corresponda y presentarlo mas bien como Otros activos. La cuenta Caja Es la cuenta a través de la cual se controla el Efeetivo disponible que se encuentra en poder de la empresa y dentro de las instalaciones de la misma. Cualquier movimiento de Efective que sea recibido por la empresa debe ser registrado en esta cuenta. Dada la naturaleza del bien que controla, la cuenta Caja debe ser presentada en el Balance General encabezando el grupo de Active Circulante. Atendiendo al objetivo que se persigue con los fondos que se movilizan, la cuenta Caja puede ser: Caja Chica y Caja Principal1. Caja Chica: Como veremos mas adelante, una medida sana de control interno con. siste en que todo pago se haga por medio de cheques y nunca con el Efectivo que se encuentre en caja. Sin embargo, en toda empresa se producen erogaciones repetitivas ¥ de tan poco monto, que seria poco practico Y, en algunos casos, imposible pagarlas con cheque, como las de periédicos, café, taxis, ga- solina para los vehiculos, etc. En todo caso, los directivos de la empresa, después de estimar las erogaciones que se haran por medio de esta Caja durante un periodo determinado, estableceran el monto del fondo fijo con que operara dicha Caja, asi como la cantidad maxima que se podra erogar en cada caso. Valores negociables: Son activos intitulados, es decir, compromisos por escrito de agos de tun importe definido, en una fecha futura especificada, pertenecientes a una persona netral 9 juridica y que pueden ser vendidos o transferidos a otra sin ningiin tipo de restriccién, Segun la convertiencia que estas transacciones tengan para la persona titular de los mismos Tipos de valores negociables >» Pagarés: Son papeles de obligacién por una cantidad que se Pagardn en un tiempo deter- Tunado ¥ que son transferibles por endoso, sin nuevo consentimiento del deudlor. Los Balances Generales de numerosas empresas incluyen con frecuencia un aetive intitule, do documentos por cobrar (pagarés), que son compromisos por escrito de pagos de un importe definido en una fecha futura especifica. Estos documentos se emplean para con, dientes. Los mismos son frecuentes en algunas empresas y poco usuales en otras > Cheques: Son documentos expedidos en for- ma de mandato y mediante los cuales una per- sona puede retirar, a la orden propia o de un : tercero, fondos que tiene en poder de otra, La ‘ persona que tiene cantidades de dinero disponi- bles en cuenta corriente en una institucién ban- caria tiene derecho a disponer de ellas a favor de si mismo, o de un tercero, por medio de cheques. > Cartas de Crédito: Segiin el Cédigo de Comercio, son docu- mentos que tienen por objeto efectuar un contrato de cambio con- dicional, celebrado entre el dador y el tomador, cuya perfeccién depende de que éste haga uso del crédito que aquél le abre. También se las define como las autorizaciones bancarias que le permiten a un exportador sirar en su contra, por el valor y dentro del plazo estipulado, en pago de mercanciag que deben embarcarse hacia el exterior. El Banco efectiia la operacién a través de un corresponsal una vez que ha convenido o recibido el equivalente en moneda nacional, En la carta de crédito se designara el tiempo dentro del cual el tomador debe hacer uso de ella También deberd contener la cantidad por la cual se abre el crédito, y si ésta no se expresare, sera considerada como de simple introduccidn. El tomador de una carta de crédito debers Poner en la misma el modelo de su firma.2 1 MAnquez, Harold: Diccionario de Contabilidad. Los Libros de El Nacional, 2002. 2 Monografias.com. Material enviado por Maricarmen, cd@hotmail.com st dF Girma p onesie cosmmcccancnLa administracién del Efectivo La administracién del Efective es de principal importancia en cualquier negocio, porque es ¢ medio para obtener bienes y servicios. Se requiere una cuidadosa contabilizacion de las operaciones con efective debido a que este rubro puede ser rapidamente invertido. La administracion del Efee tivo se centra generalmente alrededor de dos Areas: ¢l presupuesto de Efectivo y el control interno de contabilidad. El control de contabilidad es necesario para dar una base a la funcién de planificacién y, dems, con el fin de asegurarse que el Efectivo sc utiliza para propésitos propios de la empresay no desperdiciados, mal invertidos 0 hurtados. La administracion es responsable del control interno, es decir, de la proteccién de todos los activos de la empresa. El Efectivo es el activo mas liquido de un negocio. Se necesita un sistema de control interno adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compafia para uso personal. Los propésitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes: >> Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias. >» Promover la contabilizacién adecuada de los datos. > Alentar y medir el cumplimiento de las politicas de la empresa. > Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa. El control interno no se disefia para detectar errores, sino para reducir la posibilidad de que ellos ocurran o se hagan fraudes. Algunas medidas de control interno del Bfectivo son las de tomar todas las precauciones necesarias para prevenir los fraudes y establecer un método adecuado para presentar el Efectivo en los registros de contabilidad. Un buen sistema de contabilidad contempla actividades separadas para que la persona responsable de manejar el Efeetivo y de su custodia no sea la misma que lleva los registros de efectivo; con este principio se pretende evitar el dolo y el mal manejo del Efectivo por parte del personal. Todas las recepciones de efective deben ser registradas y depositadas en el Banco, integras, diariamente; todos los pagos de efectivo se deben realizar mediante cheques. Depositar diari mente todas las entradas de efectivo evita que algtin empleado haga uso personal del mismo por algunos dias antes de ser depositado en el Banco. En términos generales, un sistema basico de control del Efectivo incluira las siguientes medidas de seguridad: 1. Creacién de una rutina definida para la contabilizacion de las operaciones de efectivo, con una division del trabajo que ponga al descubierto los errores y complicidades del personal para efectuar y encubrir una malversacién de fondos. Tan pronto como se recibe algin dinero, se debe preparar el respectivo documento-fuente, donde se indique cuanto dinero se recibié, la fecha en que se recibié, por cual concepto se recibié y de quién se recibi6, Separacién del manejo del Efectivo y la funcién de registro. Las personas que manejan los ingresos de efectivo o que hacen desembolsos no deben tener acceso a los registros; y las que registran las operaciones de efectivo tampoco deben tener acceso a los fondos, 3. Separacién de las actividades relacionadas con los desembolsos de las actividades relacio- nadas con las entradas. 4. Exigencia de que todo el Efectivo recibido se deposite diariamente en el Banco. 5. Exigencia de que todos los pagos se hagan con cheque. La administracién del Efectivo es una de las areas mas importantes de la administracién del capital de trabajo. Puesto que son los activos mas liquidos de la empresa, pueden, a la larga, constituir la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su vencimiento. En forma colateral, estos actives liquidos pueden funcionar también como una reserva de fondos para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo asi el riesgo de una crisis de solvencia.Dado que los otros activos circulantes (cuentas por cobrar e inventarios) se convertiran final- ‘en efectivo mediante la cobranza y las ventas, el dinero efectivo es el comtin denominador se pueden reducir todos los activos liquidos. la administracién eficiente del Efectivo es de mucha importancia para el éxito de cualquier _ Se debe tener el cuidado de garantizar que se disponga de efectivo suficiente para pagar circulante y, al mismo tiempo, de evitar que haya saldos excesivos en las cuentas corrien- sbancarias. El Efectivo se define a menudo como “un activo que no genera utilidades”. Es necesario para ia némina y la materia prima, para comprar activos fijos, para pagar los servicios publicos y jimpuestos, los dividendos, etc. para mantener saldos de Efectivo y Cuas' -efectivo res negociables) > Motivo de transaccién: Consiste en efectuar los pagos planificados de las partidas, como materias primas y sueldos. > Motivo de seguridad: Los saldos que se mantienen para satisfacer este motivo se invierten en valores negociables muy liquidos que se pueden convertir inmediatamente en efectivo. Dichos valores protegen a la empresa de la incapacidad de satisfacer las demandas inespe- radas de efectivo. > Motivo especulativo: Una vez satisfechos los motivos de seguridad, las empresas invier- ten a veces los fondos excedentes en valores negociables, asi como en instrumentos a largo plazo. Una empresa realiza esta inversion porque en ese momento no usa ciertos fondos 0 porque desea aprovechar rapidamente las oportunidades inesperadas que pudieran surgir Este motivo es generalmente el mas comtn. Calculo de los saldos de Efectivo deseables Hobjetivo de la Gerencia debe ser el de mantener saldos de Efectivo para transacciones ¢ inversio- es en valores negociables que contribuyan a mejorar el valor de la empresa. Si los niveles de efectivo o de valores negociables son demasiado altos, la rentabilidad de la tmpresa sera menor que si se mantienen en niveles dptimos. Las empresas pueden establecer tilculos cuantitativos o procedimientos subjetivos con el fin de determinar los saldos adecuados de efectivo para transacciones. ‘A manera de ejemplo: un modelo subjetivo podria ser mantener un saldo transaccional equi- valente a un 10% de las ventas pronosticadas para el mes siguiente; si la cantidad pronosticada de ventas es de Bs 400.000, la empresa mantendria un saldo de Efectivo de: Bs 400.000 * (0,10)= Bs 40.000 Nivel de inversién en valores negociables Ademds de ganar un rendimiento sobre fondos ociosos temporalmente, la cartera de valores nego- clables sirve como una reserva de seguridad de efectivo, que se puede usar para satisfacer las demandas inesperadas de fondos. El nivel de la reserva de seguridad es la diferencia entre el nivel de liquidez que desea la Gerencia y el saldo de Efectivo para transacciones que determina la empresa. Por ejemplo: si la empresa desea mantener Bs 60.000 de fondos liquidos y un saldo de Hfectivo para transacciones de Bs 40.000, contaria con una reserva de seguridad de Bs 20.000 (Bs 60.000 ~ Bs 40,000) en forma de valores negociables. El primer requisito para poder administrar el Efectivo es conocer tanto la forma en que éste se genera como la manera en. que se aplica 0 el destino que se le dara. Esta informacién la proporciona cl estado de flujo de Efectivo. Este estado informa, por una parte, cuales han sido las principales find abaveninedlvessEl dinero generado basicamente por cobros a clientes, derivados de la venta de mercancias 0 de la prestacion de servicios, menos los pagos a proveedores y las erogaciones para cubrir los costos necesarios para poder vender, comprar y producir los articulos vendidos durante el period cubierto por la informacién, es el efectivo neto generado por la operacion. La capacidad para generar efectivo por medio de la operacién permite determinar, entre otras cosas, el crecimiento potencial de la empresa y su salud financiera. Ademas de esta fuente, como ya sabemos, existen otras: > Aportaciones de los socios (aumentos de capital). > Venta de inversiones. En caso opuesto, el destino del Efectivo, ademas de cubrir las operaciones ordinarias, puede aplicarse a: > Pagar deudas. > Repartir dividendos. > Reembolsar capital a los accionistas. > Invertir. La inversion en actives (clientes, inventario, activo fijo) es dinero almacenado. De aqui, Pues, que en finanzas se aplica el aforismo que dice: “Antes de que vayas a solicitar un préstamo al Banco, busca el dinero que tienes amarrado en cartera, en inventarios 0 en otros activos.” éQuién es el responsable de administrar el flujo de Efectivo? Ya hemos expresado que la mayoria de las actividades de la empresa van encaminadas a afectar, directa e indirectamente, el flujo de la misma. Por consiguiente, su administracién es tarea en la cual estén involucradas todas las personas que trabajan en ella. Lo que cada individuo haga, o deje de hacer, va a afectar de una manera u otra el Efectivo de la empresa. Como ejemplo de tales hechos tenemos lo siguiente: > El fijar el precio de venta para los inventarios afectara el flujo de Efectivo, ya que el precio influye sobre el tiempo en que se venda y, por lo tanto, sobre el monto de efectivo que se generara. > El definir y decidir a quien se le vendera a crédito, en cuéles términos y bajo cuales condi- ciones, determina el tiempo en que el dinero derivado de las ventas a crédito durara alma- eenado en cartera y su monto. > El dar motivo para que el cliente esté insatisfecho, o tenga una queja en contra de nuestra empresa, provocaré que sus pagos se demoren hasta que su insatisfaccién haya sido subsa- nada. > La negociacién con los proveedores definira tanto los montos de los pagos como la frecuen- cia 0 rapidez de los mismos. > El riesgo que se esté dispuesto a correr ante la posible eventualidad de no contar con la materia prima requerida por la produccién, 0 los articuios necesarios para cubrir los pedi- dos de los clientes, asi como el tiempo que toma la conversién de la materia prima en un articulo terminado, define el nivel de inventarios y los inventarios son dinero almacenado en materia prima y en articulos terminados. Administracién eficiente del Efectivo Los saldos de Efectivo y las reservas de Efectivo dependen en forma significativa de la produc- ci6n y las técnicas de venta de la empresa, asi como de los procedimientos que ésta emplee para cobrar los ingresos por ventas y pagar las compras. Estas influencias se comprenden mejor por adel anélisis del ciclo operativo y del ciclo de conversion del Efective de la empresa. Por de la administracion eficiente de estos ciclos, el Gerente de Finanzas mantiene un bajo de inversién en efective y, asi, contribuye a maximizar el valor de las acciones. 1. Ciclo Operative (CO): Se define como el tiempo que transcurre desde el momento en que la empresa introduce la materia prima y la mano de obra en el proceso de produccién (es decir, comienza a crear el inventario), hasta el momento en que cobra el Efectivo por la venta del producto terminado que contiene estos insumos de produccién. Esta integrado por dos componentes: a) La edad promedio del inventario. b) El periodo promedio de las ventas. El ciclo operativo de la empresa es, simplemente, la suma de la edad promedio del inven- tario (EPI) y el periodo promedio de cobro (PPC CO = EPI + PPC Ciclo de Conversion del Efectivo (CCE): Por lo general, una empresa tiene la posibilidad de comprar muchos de sus insumos de produccién (por ejemplo: materias primas y materiales indirectos) a crédito. El tiempo que requiere la empresa para pagar estos insumos se deno- mina Periodo promedio de pago (PPP); por lo tanto, estos insumos de produccién generan fuentes de financiamiento espontanea a corto plazo. La capacidad de las empresas de ad- quirir insumos a crédito compensa, en parte o totalmente, el tiempo que los recursos per- manecen inmovilizados en el ciclo operativo CCE = CO- PPP = EPI + PPC - PPP 3. Control del ciclo de conversién del Efectivo: Un ciclo de conversién del Efectivo positi- vo, significa que la empresa debe emplear formas negociadas de financiamiento, como los préstamos a corto plazo sin garantia o sin fuentes garantizadas de financiamiento, para apoyar el ciclo de conversién del Efectivo. Para una empresa seria ideal tener cielos de conversién del Efectivo negativos, ya que esto significaria que el periodo promedio de Pago supera al cielo operativo. Las empresas de manufactura no tendran eielos de conver- si6n del Efectivo negativos a menos que prolonguen sus periodos promedios de pagos por Periodos muy largos o por un tiempo bastante considerable. Las empresas que no se dedi can a la manufactura tienen mas oportunidad de presentar eiclos de conversién del Efec- tivo negativos, porque generalmente mantienen inventarios mas pequefios, que se mueven con mayor rapidez, y porque a menudo se venden sus productos y servicios en efectivo, es decir, al contado. En consecuencia, estas empresas tienen ciclos operativos mas cortos, cuya duracion puede ser superada por los periodos promedios de pagos de la empresa, lo que genera ciclos de conversién negativos. En el caso mas frecuente de un ciclo de conversién del Efectivo positivo, la empresa necesita aplicar estrategias que minimicen el ciclo de conversién del Efectivo sin perder ventas 0 perjudicar la evaluacion de créditos Las estrategias basicas para administrar el cielo de conversién del Efective son las siguientes: a) Acelerar, lo mas posible, la rotacién de inventarios, evitando el agotamiento de las mer- cancias, que podria ocasionar una pérdida de ventas. Por ejemplo: acelerar la rotacién de materias primas, acortar el ciclo de produccién 0 aumentar la rotacién de productos terminados. b) Recuperar las Cuentas por cobrar tan pronto como sea posible, sin perder ventas futu- Tas a causa de técnicas de cobro que ejerzan una presion excesiva. Los descuentos por Pronto pago, si se justifican econémicamente, se emplean para lograr este objetivo. ©) Liquidar las Cuentas por pagar tan tarde como sea posible, sin perjudicar la evaluacion de crédito de la empresa, pero aprovechando cualquier descuento por pronto pago (a menudo constituye un estimulo para pagar mas pronto las denidaalLos cuatro principios basicos 4 Para la administracién de Efectivo Existen cuatro principios basicos cuya aplicacién en la practica conduce a una administracién correcta del flujo de efective en una empresa determinada. Estos principios estan orientados & lograr un equilibrio entre los flujos positivos (entradas de dinero) y los flujos negativos (salidas de dinero), de manera que la empresa pueda, conscientemente, influir sobre ellos para lograr el maxi mo provecho. Los dos primeros principios se refieren a las entradas de dinero y los otros dos a las erogaciones del mismo. PRIMER PRINCIPIO “Siempre que sea posible, se deben incrementar las entradas de Efectivo.” Ejemplo: » Incrementar el volumen de ventas. > Incrementar el precio de ventas. > Mejorar la mezcla de ventas (impulsando las de mayor margen de contribucién). > Eliminar descuentos. SEGUNDO PRINCIPIO “Siempre que sea posible, se deben acelerar las entradas de Efectivo.” Ejemplo: > Incrementar las ventas al contado. > Pedir anticipos a clientes. > Reducir plazos de crédito TERCER PRINCIPIO "Siempre que sea posible, se deben disminuir las salidas de dinero.” Ejemplo: >» Negociar mejores condiciones (reduccién de precios) con los proveedores. >» Reducir desperdicios en la produccién y demas actividades de la empresa. > Hacer bien las cosas desde la primera vez (disminuir los costos manteniendo la calidad). CUARTO PRINCIPIO “Stempre que sea posible, se deben demorar las salidas de dinero.” Ejemplo: >» Negociar con los proveedores los mayores plazos de pago posibles. > Adquirir los inventarios y otros activos en el momento més préximo a cuando se vayan a necesitar. Conviene advertir que la aplicacién de un principio puede oponerse a otro. Por ejemplo: Si se vende sélo al contado (cancelando ventas a crédito), se logra acelerar las entradas de dinero, pero se corre el riesgo de que disminuya el volumen de ventas. Como se puede ver, existe un conilicto entre la aplicacién del segundo principio y el primero. En estos casos y otros semejantes, hay que evaluar no s6lo el efecto directo de la aplicacién de un principio, sino también las consecuencias adicionales que pueden incidir sobre el flujo del Efectivo.Funcionamiento en la practica de la administracién efectiva del Efectivo ‘Agunas empresas han tenido logros muy importantes en su administracién del Efectivo, aplican- éolos cuatro principios mencionados y siguiendo un procedimiento mas o menos parecido al que se éescribe a continuacién. 1, Bautizar el proyecto con un nombre lo suficientemente descriptivo y sugestivo. Por ejemplo: > Programa de Administracién Efectiva del Efectivo (PADEE). > Plan para el Manejo Eficiente del Efectivo (Pemrpz) 2. Divulgar en toda la empresa la existencia de este plan o programa, ensefiando el objetivo general que se persigue con el mismo. 3. Celebrar reuniones con grupos relativamente pequefios (no mas de 15 personas) para facilitar su funcionamiento y alentar la participacién de cada uno de los asistentes. El grupo deberia estar integrado por personas que representen cada una de las distintas areas que constituyen la empresa: compras, produccién, ventas, crédito y cobranza, recursos humanos, contabili- dad, tesoreria, etc. El objetivo de esta reunion, cuya duracién puede fluctuar desde 8 hasta 16 horas, es detectar dreas de oportunidad para mejorar la forma en que la empresa esta admi- nistrando actualmente su flujo de Efectivo. Para lograr este objetivo es necesario, primero, explicar a los participantes en la reunién cémo se genera y aplica el Efectivo en una empresa En seguida, se debe lograr que detecten que el flujo de Efectivo es responsabilidad de todos, asi como otros aspectos relevantes a la administracién de Efectivo. Luego de esta etapa de induccién, es recomendable que cada participante, en forma individual y estructurada, re- flexione sobre cémo cada una de las principales actividades que efectiia en su trabajo afectan y resultan afectadas por el flujo de Efectivo de la empresa. Esta reflexion tiene el propésito de que cada individuo “aterrice” en su propia realidad, en su participacion directa o indirecta, en el flujo de dinero de la empresa. Una vez logrado esto, se divide a los participantes en pequefos grupos (tres o cuatro perso- nas en cada uno de ellos), para que en equipo identifiquen sintomas, definan problemas y ofrezcan soluciones a situaciones reales de su trabajo. Después de que cada subgrupo haga su tarea, se reine todo el grupo y se comparten y discuten los problemas detectados. Tanto la reflexién individual como la busqueda y discusién en grupos deben estar referidos a la aplicacién de los cuatro principios de la administracién de Efectivo. Esto implica que se responsabilice a cada uno de los participantes. «Qué puedo hacer (o dejar de hacer) para: > Incrementar las entradas de efectivo? > Acelerar las entradas de efective? > Disminuir las salidas de efectivo? > Demorar las salidas de efectivo? Cémo producto final de la reunién, se genera un listado con los problemas detectados, asi como las posibles soluciones propuestas. 4. Integrar un comité responsable de: > Seleccionar segtin su importancia {monto, urgencia, etc.) los problemas detectados en la reunién. > Nombrar a los responsables de poner en practica la propuesta > Establecer calendarios para las acciones que se van a adoptar (u omitir). > Hacer seguimiento a cada uno de los proyectos. a emcee mea; Control del Efectivo en los puntos { de venta Los procedimientos exactos que se emplean para el control del Efectivo varian de una empresa otra y dependen de diversos factores, como el tamajio de la empresa, la actividad econémica qi realiza, el numero de empleados, las fuentes de efectivo, etc Los documentos-fuentes utilizados con mayor frecuencia en los puntos de venta de las empn sas comerciales son las tiras de caja registradora y las notas de venta o facturas prenumeradas Por lo general, se utilizan caja registradoras para inspeccionar I sumas de dinero que se reciben oo motivo de las ventas de articulos servicios. A medida que se van ma cando y sumando los precios de k articulos en la caja registradora, cantidades van apareciendo suces vamente en la parte superior de| maquina. Esto da al cliente la opa tunidad de verificar las cantidad que se van marcando, asi como | importe total que exige el empleat y que debe ser el mismo mostrad en la caja registradora. Como una comprobacién adici nal de la exactitud, el importe de cat articulo y el monto total de la ven se imprimen en la tira de papel mismo tiempo que aparecen en eli dicador de la maquina. Se produce dos tiras: la original, para el client y una copia que permanece dent de la maquina, bajo Have, hasta q sea retirada por el supervisor o la persona autorizada. De esta manera, la tira de la caja registrad ra proporciona al cliente una prueba de su pago, y al negocio, un registro automatico de la suma¢ dinero que se recibio. Otros documentos-fuentes son la nota de venta y la factura prenumerada donde se describe operacién realizada. Se usan en vez de una caja registradora para controlar y registrar la recepci del Efectivo. El original se entrega al cliente como recibo y la copia se envia al Departamento « Contabilidad como documento-fuente. Una segunda copia, en caso de haberla, es conservada por empleado vendedor en su talonario, como registro personal de las ventas que ha realizado. | numeracién previa de las facturas 0 notas de venta constituye un control efectivo de las operaci nes registradas en las mismas, pues una vez que se ha llenado una nota de venta, resulta impos ble ocultar el hecho de que se ha efectuado una operacién; el vendedor debe responder por cualqui nota que aparezca faltando en la numeracién consecutiva. Como la tira de la caja regisiradora no contiene los datos del nombre y el domicilio del client se debera usar una nota de venta o factura cuando se considere conveniente guardar un regist de tales datos. Asi, por ejemplo, si se recibe un pago de un cliente, su importe se marcaré en la ca registradora como recepcién de efectivo y, al mismo tiempo, se preparara una nota para identi car la cuenta a que debe acreditarse la suma recibida. En este caso, la nota se redactara de man ra que la operacién quede identificada como un pago recibido a cuenta y no como una venta.Operaciones contables ‘fl con el Efectivo Como ya se ha dicho, las cuentas que se manejan en contabilidad para el control del Efectivo son Caja Chica, Caja Principal y Banco. Caja Chica cs un fondo fijo de dinero para atender gastos menores de la empresa; mas adelante, en este mismo capitulo, se estudiara con detalle el manejo contable de esta cuenta. La cuenta Caja Principal permite llevar el control de las entradas y salidas de dinero; hoy esta cuenta esta casi en desuso, porque en la practica las entradas de dinero se depositan diariamente en el Banco y todos los pagos se deben realizar con cheque. La cuenta Banco permite controlar el movimiento del dinero de la empresa a través de una cuenta corriente bancaria; en este capitulo se desarrollara mas adelante un estudio amplio de la misma. Las principales fuentes 0 entradas de efectivo de una empresa comercial son éstas: > Ventas al contado. > Cobros a los clientes. > Préstamos obtenidos de un Banco. > Ventas de activos fijos y otras fuentes. Los asientos de Diario que generan estas fuentes del Efectivo son los siguientes: Bjemplo de la fuente 1 [caja o Banco ‘Asiento para registrar las ventas al contado Ejemplo de la fuente 2 Caja o Banco Cuentas por cobrar Asiento para registrar abono de la factura “FGH" del cliente Fulano Ejemplo de la fuente 3 Caja_o Banco XxX Pagaré_bancario xxx ‘Asiento para registrar préstamo obtenido del Banco “Tal” Por lo general, las salidas de Efectivo en una empresa comercial pueden deberse a. > Compras al contado. > Pago a los proveedores. > Pago de préstamos obtenidos. > Cancelacién de documentos negociables aceptados. > Pago de gastos de administracién y ventas. alert Se siLos asientos de Diario que generan estas salidas de Efectivo son los siguientes: Ejemplo de la salida 1 Compra 300K Banoo Asiento para registrar la compra de mereancias al contado, cheque N° xx I Boss Bjemplo de la salida 2 r Banco Asiento para registrar la cancelacién de la factura a crédito Ne "nn", cheque N° xo ~- \Cenmhtas qe pega 4 | Bjemplo de la salida 3 Pagaré bancario xxx Banco Asiento para registrar el pago del préstamo bancario N° xxx = del Banco "Tal’ Lib Lil LLL 1 Como el ntimero de las transacciones es muy alto debido a las entradas y salidas de efectivo, €s necesario llevar un control especial de esas operaciones. A tal efecto, tanto las entradas como las salidas de efectivo sc registran en libros auxiliares con rayados especiales. EI propésito y disefio de los libros auxiliares utilizados por una empresa varian segiin sus necesidades particulares. Los diarios auxiliares aqui descritos ¢ ilustrados estan disefiados para una empresa dedicada a la compraventa de mercancias. Como todo libro de registros contables, el Auxiliar de Entradas de Efectivo presenta al lado izquierdo una columna para anotar la fecha de operacién; contiene ademas cuatro columnas para asentar el monto de las transacciones més fre- cuentes, como ventas al contado, descuentos otorgados en ventas, cobros a clientes y otros ingresos. Por servicios. Para aquellas entradas de efective por operaciones menos frecuentes o esporadicas, Se reserva una seccion con dos columnas: una para anotar el nombre de la cuenta que se acredita, ¥ otra para asentar el respectivo monto de la operacién. Finalmente, y al lado derecho, se agrega una columna para registrar el total del Efeetivo que entro en cada transaccién efectuada. La figura de la siguiente pagina ilustra un modelo de este Diario especial. El Diario Auxiliar de Salidas de Efectivo es un diario especial elaborado para registrar los pagos de Efeetivo. También este diario auxiliar presenta al lado izquierdo una columna para anotar la fecha de las operaciones; contiene ademas cuatro columnas para asentar el monto de las tran- sacciones mas frecuentes de salidas de Efectivo, como compras al contado, descuentos obtenidos en compras, pagos a proveedores, comisiones de vendedores, etc. Para aquellas salidas de Efecti- vo por operaciones menos frecuentes 0 esporddicas, se reserva una seccién con dos columna: una para anotar el nombre de la cuenta que se debita, y otra para asentar el respectivo monto dela operaci6n. Finalmente, y al lado derecho, se agrega una columna para registrar el total del Efecti- vo que salié en cada transaccién realizada. La figura de la pagina siguiente ilustra un modelo de este Diario especial. KSDel mismo modo se procede con el Diario Auxiliar de Salidas de Caja. Al sumar sus columnas se puede advertir que Compras totaliza Bs. 202.000; Rebaja en compras, Bs. 5.000; Cuentas por pagar, Bs. 85.000; Sueldos y salarios, Bs. 14.000; Articulos de escritorio, Bs. 1.250; Gastos de ventas, Bs. 370, y Total de salidas de efectivo, Bs. 296.880. En la columna de cuentas varias apare~ cen dos registros de Descuento por pronto pago en compras, los cuales suman Bs. 740. Con estos datos se elabora el Asiento-resumen en el Diario General de la siguiente manera: Dio. 31__| Compras Cuentas por pagar Sueldos y salarios Artioulos de escritorio Asiento-resumen para registrar las salidas de efectivo durante el mes de enero, segin Diario = aaa De no haberse utilizado estos libros especiales para registrar cada una de las transacciones descritas, se habrian necesitado catorce asientos en el libro de Diario General. Con la alternativa de estos auxiliares, cl volumen de registros se redujo a sdlo dos asientos en el mismo. = ay py Arquec ‘de Caja El efectivo recibido debe ser revisado con cierta frecuencia, generalmente al final de cada dia, para verificar que el total del dinero realmente ingresado durante el dia concuerde con el importe total de los ingresos de caja registrados en los documentos-fuentes. A este chequeo se le conoce como ‘Arqueo de Caja o Corte de Caja. Se recomienda que sea un supervisor el que haga esa tarea, y no la misma persona que preparé los documentos-fuentes. Si se emplea una dpja registradora, el importe total del Efectivo que se finalizar el dia, debe ser igual a la suma de: 1. El monto del fondo para el cambio (dinero que se dejé en el cajén al comenzar el dia, para el cambio). 2. El total de las ventas al contado registradas en la tira. sne en el cajén, al 3. El total de los pagos a cuenta recibidos de los clientes. Cuando se usan facturas prenumeradas, para registrar los ingresos de efectivo, el supervisor prepara el Corte de caja de la manera siguiente: 1. Ordena en secuencia numérica las copias de las facturas y suma los importes de las mis- mas. Debe asegurarse de que no falte ninguna. . 2. Cuenta el dinero que se encuentra en el cajén y le resta el importe del fondo para cambio. La cantidad neta de dinero que se halla en el cajén debe ser igual al importe de los ingresos de efectivo registrados en las facturas. LE LEE IIEof Faltantes y sobrantes de Efectivo Por mucho cuidado que se tenga al dar el cambio, mas comunmente llamado el vuelto, a veces el empleado da vuelto de mas o de menos. Por eso, al final del dia, el saldo de la caja registradora no es igual a lo que en ella aparece anotado. Si existe una diferencia entre lo registrado y lo realmente recibido, que no se deba a error que se pueda corregir, se debe suponer que se dio vuelto de manera incorrecta. Lo que falte o sobre se anota en una cuenta titulada Faltante y sobrante de Efectivo. Lo ideal seria, al final de un periodo, que los faltantes y sobrantes de Caja sumaran igual. Pero como es mucho mas probable que los clientes reclamen cuando les falte vuelto, las cantidades por faltante suelen ser mas que las sobrantes, y la cuenta Faltante y sobrante de Efectivo tiene normalmente un saldo deudor al final del periodo econémico. Cuando esto sucede, el saldo repre- senta un gasto que debe aparecer en el Estado de Ganancias y Pérdidas, en la scccién de Otros egresos. Si hay sobrantes, el saldo de la cuenta Faltante y sobrante de Efectivo tendra un saldo acreedor y debera aparecer en el Estado de Ganancias y Pérdidas como Otros ingresos. Si los sobrantes 0 faltantes representan una cifra muy grande, la Gerencia debe tomar las medidas correctivas necesarias. Si en un Arqueo de Caja se detecta un faltante 0 sobrante de efectivo, tal situacién se registra mediante un asiento de Diario. Supongamos el siguiente ejemplo: el recuento de efecti- vo fue de Bs 65.782, pero los comprobantes muestran que las ventas al contado fueron de Bs 65.892; el calcul indica que hay un faltante de Bs 110. El asiento de Diario para registrar las ventas ser el siguiente: Caja 0 Banco 65.782 - Faltante y sobrante de efectivo 110 ‘Ventas 65.892 Por ventas al contado y faltante del dia Si, por lo contrario, en el mismo ejemplo, el Arqueo de Caja hubicra detectado resultados inversos, entonces habria un sobrante. El asiento de Diario seri Caja 0 Banco Ventas Faltante y sobrante de efectivo Por ventas al contado y sobrante del dia 65.782 110 ey 4 El fondo de Caja Chica Para efectuar un buen control sobre las salidas de efeetivo, todas deben hacerse mediante che- ques, excepto las de Caja Chica. Se entiende por Caja Chica un fondo de efectivo destinado a cancelar gastos relativamente pequefios, como pasajes urbanos, franqueo postal, propinas, timbres fiscales, etc., que se deben pagar en efectivo o que no ameritan la confeccién de cheques por ser cantidades triviales. at a smauacec mreCuando se establece un fondo de Caja Chica, se hace una estimacién de la cantidad de dinero necesaria para cancelar los gastos que se van a hacer durante un periodo breve: no mas de un mes. Para crear este fondo se expide un cheque y se carga a la cuenta de Caja Chica por una cantidad ligeramente mayor que el calculo estimado; se cambia el cheque y se entrega el dinero a una persona de la oficina, encargada de la Caja Chica, responsable de ese efectivo y de hacer los pagos hasta por una cantidad predeterminada. El encargado de la Caja Chica guarda el dinero en la caja de seguridad. Al hacer cada pago debe llenar una salide de caja o comprobante de Caja Chica. COMPROBANTE DE CAJA CHICA Pago recibido por: ‘Aprobado por: Cada uno de estos comprobantes obra como recibo y debe estar firmado por la persona que recibié el dinero. Cada vez que se hace un pago, el comprobante se anota en el Registro de Caja Chica (ver modelo en la pagina 138) y luego se coloca, con el dinero, en la caja del fondo. De esta manera, la caja siempre tendra los comprobantes de pago y el dinero remanente, y ambos deberén sumar el importe del fondo asignado. Al crear el fondo de Caja Chica se hace un asiento en ¢l Libro Diario, con un cargo a Caja Chica y abono a Banco, tal como lo muestra el siguiente ejemplo: ‘Marzo 03 | Caja Chica Establectmiento del fondo de Caja Chica. Cheque N° 35107. La cuenta Caja Chica se carga cuando se establece el fondo, y no se carga ni se abona otra vez, hasta que se modifique el fondo. Cada vez que se hace un desembolso de Caja Chica, disminuye el dinero y aumenta la canti- dad de comprobantes. Cuando queda poco dinero, es necesario reponer el fondo; para reponerlo, el encargado presenta el registro de Caja Chica y los comprobantes al cajero principal, quien les pone el sello de pagado con el propésito de evitar que se paguen de nuevo, retiene el registro y los comprobantes, y entrega un cheque por la cantidad relacionada en comprobantes. El encargado del fondo de Caja Chica cambiard el cheque y, asi, tendra nuevamente la cantidad original. De esta manera, el fondo esta listo para empezar otra vez el ciclo de sus operaciones. Si el fondo se termina y hay que reponerlo con mucha frecuencia, debe ser aumentado. Esto produce un cargo adicionai a la cuenta de Caja Chica y un abono a la cuenta de Baneo por el importe del incremento.js: REGISTRO DE CAJA CHICA wol Gastos | mant. | PAGOS DIVERSOS So raleae atc FECHA Concepto (Compra | Entrada equipos| Cuentas Monto | Saldo oro ait] _[10.000[ | 10.000 08-04 [Papel y timtre fiscal oO 170 | 9.830 {06-04 Joona do tare 02 30 9.800 09-04 ftavado de cortinas 03 [0 9.460 14-04 [Reparacion equipo oomp. | 04 | 800 8.960 17-04 |Retrigerios 08 420 8.840 21-04 fuaiom etadores 08 | |art. de escrtorio | 280] 6.260 24-04 [Limpieza do ventanas o7 | 450 7.810 27-04 [agua mineral 08 370 7.440 28-04 foompra de candado sogur.| 09 |nnseres 490 | 6.980 29-04 [Pntros para cafetera 10 36 6.918 Sumas 1.025 | 1.290 770 Monto a reponer 3.088 | El asiento de Diario que corresponde hacer para la reposicién del fondo sera asi: 4 Conciliacién bancaria Para cumplir con los principios del contro! del Efectivo, las empresas deben abrir en un Banco, por lo menos, una cuenta corriente para facilitar el control de las operaciones de salida de su efectivo Se entiende por cuenta corriente el conjunto de deposits de dinero que la empresa coloca en un Banco con la finalidad de retirarlos a su conveniencia, mediante la emisién de cheques a su favor, © a favor de terceros, para hacer pagos de las obligaciones que ha contraido, Una vez abierta la cuenta corriente, el Banco queda con la obligacién de enterar a cada uno de Sus clientes cuentacorrentistas sobre el movimiento de su cuenta; en tal sentido, cl Articulo 523 del Cédigo de Comercio contempla: “Por lo menos quince dias después de terminar cada semestre o Resi nic eOM NEC AFperiodo de liquidacién, los Bancos deberén pasar a sus clientes sus cuentas corrientes, exigiéndoles su conformidad escrita, y éstas, o las observaciones a que hubiere lugar, se presentaran dentro de cinco dias. Si en este plazo el cliente no contestare, se tendrin por reconocidas las cuentas, en la forma presentada, y sus saldos deudores o acreedores serdn definitivos en la fecha de las cuentas.” Actualmente, los Bancos cuentan con sofisticados equipos de computacién que llevan un me- jor control de sus operaciones y les permite dar a sus clientes mejor servicio y mas rapida informa- cion de sus cuentas, incluso telefonicamente para ciertos y determinados casos. Ademas, las empresas pueden obtener, a través de Internet, los reportes de estados de cuenta El Estado de Cuenta bancario es una relacién detallada que los Bancos envian mensualmen- te a cada uno de sus clientes cuentacorrentistas, en la cual se informa de los cargos y abonos efectuados durante el mes a la respectiva cuenta, con indicacién del saldo inicial y del saldo rema- nente después de cada operacién. El Estado de Cuenta bancario contiene los siguientes datos: { 1, Nombre y direccién del cliente cuentacorrentista. 2. Numero de cuenta. 3. Mes y afo a los que pertenece el estado de cuenta. 4. Franja para mensajes que el Banco envia a su cliente. & Columnas para la demostracion del estado de cuenta: dia, cédigo de la operacion, referen- cia o concepto (incluye depésitos, cheques pagados, notas de débito, notas de crédito, comi- sién de servicios, intereses, etc.), cargos, abonos, saldos. La experiencia contable ha comprobado que el saldo de Efectivo que aparece en el Estado de Cuenta enviado por el Banco, por lo general, no concuerda con el saldo de la cuenta de Efectivo en Jos registros contables de la empresa. Ante estos hechos, se recomienda que, al recibir el Estado de Cuenta bancario, se proceda con prontitud a realizar una confrontacién de la informacién, es decir, una conciliacién bancaria, la cual consiste en un estado que la empresa prepara mensual- mente, para determinar la razon de cualquier discrepancia entre cl saldo de Efectivo que aparece en los libros de la misma y el Estado de Cuenta enviado por el Banco, con el fin de verificar cual es el correcto. Muchas razones pueden causar diferencias entre el saldo manifestado por el estado de cuenta bancario y el registro en libros de la empresa; las mas comunes son éstas: 1. Cheques pendientes. Son aquellos cheques emitidos y registrados por la empresa, pero que os beneficiarios no han cobrado en el Banco. La empresa ha registrado estos cheques como deducciones de su efectivo, pero mientras no sean presentados al Banco para su pago, no apareceran rebajados en la euenta corriente en el mes de su emision 2. Depésitos en transito. Son aquellos depésitos que la empresa hace demasiado tarde, cuan- do el Banco ya ha hecho el cierre de cuenta a fin de mes, y no pueden ser incluidos en ese estado de cuenta. Estos depositos son registrados en la cuenta de Efectivo de la empresa, pero no aparecen en el Estado de Cuenta del mismo mes elaborado por el Banco, 3. Cargos por servicios. El Banco cobra ciertas cantidades, conocidas como eargos por servi- cios, por el manejo de una cuenta. Por ejemplo: transacciones extralimite por cajero auto- matico, saldo minimo mensual, comisiones, intereses, etc. El monto de los cargos por servicios descontados por el Banco sélo es conocido cuando se recibe el estado de cuenta. Aestos cargos por servicios se les conoce como notas de débito. 4. Cobros. A veces los Bancos actiian como agentes de cobranzas de sus clientes cuentaco- rrentistas, cobrando, mediante una pequefa comisién, documentos y otras partidas. Cuan- do se cobra un documento ~una letra de cambio, un pagaré, por ejemplo-, el Banco suma el producto del cobro a la cuenta de su cliente y rebaja de la propia cuenta la comisién por la gestion de cobro. Por lo general, el cuentacorrentista (la empresa) no sabe si se cobro el documento mientras no reciba el Estado de Cuenta, aunque algunos Bancos envian unaviso cuando se cobra ese documento. Los abonos que el Banco hace a la euenta corriente por las razones sefialadas, y que la empresa slo corrobora cuando recibe el Estado de Cuenta, se conocen como notas de crédito. 5. Errores del Banco. A pesar de su esmero en el manejo de las operaciones, en alguna ocasién el Banco comete errores. El més frecuente es cargar una cuenta con un cheque de otra empresa. 6, Errores en los libros de la empresa. Al igual que el Banco, a pesar del cuidado que pongan y de los sistemas de control interno, los empleados de la empresa pueden cometer errores al registrar un pago o una recepcién de efectivo. Por lo general, estos errores no se descubren cuando se recibe el Estado de Cuenta del Banco y el mismo se concilia contra el saldo efectivo que aparece en los registros de la empresa. 7. Cheque sin fondo. Es el cheque recibido por el Banco y que luego éste devuelve porque no esta respaldado con fondos suficientes para cubrirlo. Cuando la empresa deposita un che- que de un cliente, el Banco suma su importe a la cuenta de la empresa, pero cuando el Banco no puede cobrarlo, se lo resta a la misma cuenta. Cuando esto sucede, el Banco lo notifica a la empresa, que, por lo general, no rebaja este importe de sus libros hasta el fin del mes, cuando recibe el Estado de Cuenta del Banco. Procedimiento para la conciliacién bancari ‘Tan pronto como se recibe el Estado de Cuenta bancario, se elabora un estado de coneiliacién bancaria, que, como ya se ha dicho, tiene el propésito de determinar la razén de cualquier discre- pancia existente entre el saldo del Efectivo que aparece en los libros de la empresa y el que muestra el Estado de Cuenta del Banco. Antes de la coneiliacién se deben cumplir los siguientes pasos: 1. Cotejar los cheques emitidos por la empresa con los pagados por el Banco a fin de verificar cudles estan pendientes. Esta actividad se realiza con el Estado de Cuenta de! Banco, el talon de la chequera y el registro auxiliar de la empresa 2. Examinar si estén en orden, y registrados por el Banco, todos los depésitos hechos por la empresa. El chequeo se realiza con el libro del Banco, la carpeta de archivo de los compro- bantes de los depésitos bancarios y el Estado de Cuenta del Banco. 3. Revisar todas las notas de débito y crédito que aparecen en el Estado de Cuenta, con el fin de verificar cudles estén registradas en la empresa y cuales no lo estan. Chequear, en el Estado de Cuenta del Banco y el Auniliar de la empresa, si todos los cheques en trnsito del mes anterior fueron cobrados 0 no. * a Métodos para preparar ‘ ‘ | la conciliacién bancaria Una vez que se han seguido los pasos arriba descritos, ya conocidos los errores y omisiones, si los hubiere, se procede a hacer las correcciones necesarias. A tal efecto, el contador debe preparar un borrador siguiendo un conjunto de reglas que caracterizan el método aplicado. El contador cuenta con varios métodos para preparar la eonciliacién bancaria; los mas conocidos y practicados son: 1. Método de saldos encontrados. 2. Método de saldos correctos. 3. Método de los saldos ajustados.