Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
El Acta
El Acta
Etimológicamente
La palabra "acta" viene del latín y significa "los hechos"; luego, un "acta" no es más
que un testimonio escrito o modalidad de comunicación escrita que tiene por objeto
dejar constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una junta o reunión. Se
extiende en hojas o folios sueltos, o bien en libros destinados expresamente para ese
propósito.
Definición
El acta es un escrito o modalidad de comunicación escrita que tiene por objeto dejar
constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una junta o reunión. Se extiende
en hojas o folios sueltos, o bien en libros destinados expresamente para ese
propósito.
Partes de un acta
La redacción del acta a cargo
generalmente del secretario de la
institución de que se trate, debe
contener básicamente lo siguiente:
Titulo
Introducción
Texto
Cierre del acta
Firmas de los que aprueban el acta
Redacción del acta de sesión
ordinaria
A) Introducción:
B) Cuerpo:
Es el desarrollo de la sesión. Comprende:
Despacho: En esta parte, el Presidente da cuenta de la documentación remitida y de
la recibida, la cual puede pasar a la orden del día, si se considera pertinente.
Informes: Cualquiera de los miembros asistentes da a conocer los asuntos de interés
para la institución. A veces, si se juzga necesario, un informe puede pasar a Orden
del Día.
Pedidos: Se anuncian en forma verbal, Su fundamentación se hace en Orden del Día.
Orden del Día: Es la parte más importante de la sesión, Se le denomina también
Debate. En esta parte se expone, discute, debate, aprueba o rechaza cada uno de los
pedidos o puntos de la agenda, según la secuencia u orden de su formulación.
Finalización: Esta parte no se escribe en el acta bajo nombre, viene a ser la
conclusión de la sesión. Cuando se ha terminado la Orden del Día, el acta concluye
con la expresión; «Siendo las…. Y no habiendo más asuntos que tratar, el Presidente
levanta la sesión» u otras frases parecidas.
Adicionalmente
Control de asistencia: Llegada la hora para la cual ha sido convocada o citada la
sesión, quien ejerce la presidencia ordena al secretario a pasar lista para determinar
si se cuenta o no con el quórum necesario para dar inicio a la sesión.
Lectura de la agenda: El presidente lee la agenda de la sesión, la misma que se hizo
conocer por medio de la convocatoria o citación correspondiente. También hace
referencia a los documentos e informes que pasaron a "orden del día", ya como parte
de la agenda.
Firmas de los que aprueban el acta: Según lo determinen las normas de cada
institución, las actas una vez aprobadas deben ser firmadas por todos los asistentes
o solamente por el Presidente y el Secretario o por una comisión elegida para tal fin.
Tipos de acta
Acta de reuniones:
Facilita la síntesis de lo sucedido de la reunión. Resulta muy apropiado para las
reuniones orientadas a la toma de decisiones, revisar el avance de un determinado
proyecto, o aquellos que se convocan para la resolución de conflictos.
Acta de Constitución:
El acta de constitución viene a ser la partida de nacimiento de la organización que
estamos formando y en cual se hace constar el tipo de organización
Acta Constitutiva:
Acta de Matrimonio:
Es un acto jurídico civil, solemne y público mediante dos personas de distintos sexos
establecen una unión regulada por la ley y dotada de ciertas estabilidad y
permanencia.
Acta de asamblea:
Documento en la cual se contiene la celebración de un acta ordinaria o
extraordinaria, celebrada por los miembros de una persona moral.
Acta de nacimiento
Es el primer documento que identifica a una persona, este documento oficial expedido
por el estado da el reconocimiento y o nacimiento (como el mismo nombre lo dice) de
toda persona a la vida jurídica (es un control del estado para la persona sujeta de
derechos y obligaciones dentro del marco legal). Este documento contiene los datos
primordiales de toda persona como lo son Nombre completo, Nombre de los padres,
lugar de nacimiento, fecha de nacimiento, hora de nacimiento y así todos los datos
de plantificación de la persona, es el documento más importante de toda persona.
Acta notarial:
Son aquellos documentos autorizados en forma legal por el Notario, para dar fe de
un hecho o de una pluralidad de hechos que presencie o le consten, o que
personalmente realice o compruebe y que no constituyen negocio jurídico. Las
declaraciones que no sean de voluntad son actas y no escrituras pues éstas, por
definición han de contener declaraciones negóciales.
Existen varios tipos de actas entre las cuales se destacan:
Actas de comités.
Actas del concejo municipal.
Actas de consejos.
Actas de junta directiva.
Actas de reuniones administrativas.
Actas de levantamientos de cadáveres.
Actas de baja de inventarios.
Actas de eliminación de documentos.
Actas de sociedades
Actas de entrega.
Actas policiales
Características
Fecha, hora y lugar en la que se celebra la reunión o junta.
Cuando el acta lo formaliza una determinada sociedad, deberá figurar el
nombre de ésta.
Nombre y apellidos de todos los convocados, indicando quienes han asistido y
quiénes no.
Nombre y apellidos de encargado de presidir la reunión o junta (el presidente).
Orden del día a tratar. En él se indicarán los puntos a tratar tratando de que
éstos se relacionen
Por orden de tratamiento.
Se indicarán los acuerdos adoptados en la reunión o junta, pero también se
podrán indicar aquellos aspectos o puntos en los que no se ha podido
establecer un acuerdo.
Personas que han intervenido en el establecimiento de los acuerdos.
Cuando se trata de juntas, se deberá de indicar el número de asistentes con
derecho a voto ya que no todos los presentes tienen derecho a voto, e incluso,
hay asistentes que tienen derecho a votar pero su voto no resulta vinculante.
Por otra parte, se indicará quiénes son las personas que votan personalmente
o quiénes delegan su derecho de voto sobre otras (representantes) por medio
de la autorización correspondiente.
Cierre y firmas del presidente o director y del secretario o secretaria, siendo
esta última persona la encargada de levantar el acta oficial, es decir, con la
firma se entiende que el acta es aprobada en reunión.
Usos
Las sociedades mercantiles, las empresas cooperativas, las juntas de determinados
organismos públicos o cuasi-públicos, las instituciones de diversa naturaleza, tienen
la obligación de llevar los correspondientes libros de actas, en los que quede debida
constancia de los acuerdos que se han pactado por los miembros que las representan.
¿Cuándo se utilizan?
En reuniones y eventos donde por su importancia y requerimientos así lo ameriten.
¿Por qué?
En razón a que permite llevar un control y evidencia escrita de las actividades
efectuadas en una reunión y de los acuerdos o compromisos adquiridos en la misma.