Seguimiento Evalu Plan Accion GEL

PLAN DE OPTIMIZACIÓN GOBIERNO
Sector:
Entidad / Dependencia:
Representante :
Asesor Tramites y Servicios, o Lider GEL
Nombre Plan de Acción:
Vigencia:
Señores Servidores Públicos ENTIDAD, reciban Uds. un cordial saludo.
A continuación les estamos enviando una matriz en formato Excel, en la cual se encuentran los seis compon
en línea la cual lidera el Ministerio de las Comunicaciones.
Es por ello y con el propósito de verificar los avances de apropiación, difusión, generación de cultura organi
de Defensa, queremos a través de una serie de preguntas descriptivas, nos respondan sobre el desarrollo d
el cambio organizacional; que con el apoyo de las TIC se ha dado en los procesos administrativos.
A continuación, Uds observaran unas herramientas TIC, las cuales han sido de apoyo fundamental en las a
directa como soporte o apoyo. Una vez que Uds. vayan avanzando progresivamente a esos cuestionamie
mencionada implementación y de las acciones a seguir.
Finalmente queremos enfatizar que TODAS las dependencias de la Entidad participan de manera directa
en la Unidad de Gestión General, por lo cual TODAS DEBEN dar contestación a las preguntas menciona
contribuyen a la ejecución y el mejoramiento de sus procesos y procedimientos apoyados en las TIC.
Cualquier inquitud que se les presente podra se resuelta al contactarse con el señor:
Ing. Jacqueline Mora, Ing. Leyda Aguirre
email: jmora@Indumil.gov.co, laguirre@indumil.gov.co
Teléfonos: 2207800 Ext. 1703
3
PLAN DE OPTIMIZACIÓN GOBIERNO EN LÍNEA
SALUD
FONDO DE PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NACIONALES DE COLOMBIA
JAIME LUIS LACOUTURE PEÑALOZA
MAURICIO ALEJANDRO VILLANEDA JIMENEZ
Plan de optimizacion y mejora para segundo semestre GEL
2014
ENTIDAD, reciban Uds. un cordial saludo.
nviando una matriz en formato Excel, en la cual se encuentran los seis componentes descritos referentes a todas las paut
terio de las Comunicaciones.
de verificar los avances de apropiación, difusión, generación de cultura organizacional e implementación de la Estrategi
és de una serie de preguntas descriptivas, nos respondan sobre el desarrollo de esa apropiación en cada una de las dep
con el apoyo de las TIC se ha dado en los procesos administrativos.
an unas herramientas TIC, las cuales han sido de apoyo fundamental en las actividades que se ejecutan a diario en sus
o. Una vez que Uds. vayan avanzando progresivamente a esos cuestionamientos y consideraciones intrínsecas, permit
y de las acciones a seguir.
ar que TODAS las dependencias de la Entidad participan de manera directa o indirecta en el desarrollo de los proceso
eral, por lo cual TODAS DEBEN dar contestación a las preguntas mencionando los soportes del caso que se conside
l mejoramiento de sus procesos y procedimientos apoyados en las TIC.
presente podra se resuelta al contactarse con el señor:

yda Aguirre
laguirre@indumil.gov.co
scritos referentes a todas las pautas y disposiciones de la Estrategia de Gobierno
e implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea en Eel sector Ministerio

ropiación en cada una de las dependencias y además nos informen cuál ha sido
que se ejecutan a diario en sus dependencias y donde ellas influyen de manera

nsideraciones intrínsecas, permitirá conocer los avances de nuestra Entidad en
ta en el desarrollo de los procesos gerenciales misionales y de apoyo o soporte

soportes del caso que se consideren de su pertinencia y que de alguna manera
PLAN DE OPTIMIZA
Sector: SALUD
Entidad / Dependencia: FONDO DE PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NACIONALES DE COLOMB
Asesor Tramites y Servicios, o Lider GEL MAURICIO ALEJANDRO VILLANEDA JIMENEZ
Vigencia: 2014
Componente GEL: Comprende las actividades que deben implementar las entidades para conocer
interacción. De igual forma, se promueve que las entidades cuenten con una carac
En este componente también se describen actividades orientadas a que cada ent
Elementos de soporte en sus actividades misionales.
Para alcanzar los objetivos de este componente, las entidades deberán desarrolla
Transversales gestión de seguridad de la información (SGSI).
POLÍTICA DE DESARROLLO GEL ACTIVIDAD
Comité o Instancia
responsable de la
implentación del
Gobierno en línea
Planeación del
Gobierno en línea
Institucionalizar la Estrategia de Gobierno

en línea
Planeación del
Gobierno en línea
Institucionalizar la Estrategia de Gobierno

en línea
Estrategia de
apropiación
Monitoreo y
evaluación
Estrategia de
formación
Estrategia de
formación
Caracterización de
usuarios
Centrar la atención en el usuario
Accesibilidad
Usabilidad
Planear el ajuste
tecnológico
Implementar un sistema de gestion de TI

Implementar un sistema de gestion de TI
Protocolo IPv6
Sistema de gestión
Implementar un sistema de gestion de las
de seguridad de la
seguridad de la información - SGSI.
información
Sistema de gestión
Implementar un sistema de gestion de las
de seguridad de la
seguridad de la información - SGSI.
información
DE PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NACIONALES DE COLOMBIA

IO ALEJANDRO VILLANEDA JIMENEZ
nde las actividades que deben implementar las entidades para conocer sus diferentes grupos de usuarios, identificar sus necesidades e i
ón. De igual forma, se promueve que las entidades cuenten con una caracterización actualizada de la infraestructura tecnológica y establezca
componente también se describen actividades orientadas a que cada entidad cuente con una política de seguridad que es aplicada de forma
te en sus actividades misionales.
anzar los objetivos de este componente, las entidades deberán desarrollar las siguientes actividades: 1. Institucionalizar la Estrategia de Gob
e seguridad de la información (SGSI).
ACTIVIDADES ULTIMO SEMESTRE SI / No
La Entidad o dependencia cuenta con un Comité o Instancia

responsable de la implementación de la Estrategia GEL al interior,
SI
y está formalmente constituido a través de un acto administrativo
firmado por el representante legal.
La Entidad o dependencia a través de qué proyectos ha incluido

dentro de la línea de planeación el desarrollo de la estrategia de SI
GEL.
La Entidad o dependencia ha incluido la Estrategia de Gobierno

en línea de forma transversal dentro de sus planes de acción
SI
anuales según lo establecido Modelo Integrado de Planeación y
Gestión de qué trata el Decreto 2482 de 2012.
La Entidad o dependencia dentro del plan de acción hace
referencia a actividades en el desarrollo GEL, Transparencia y
publicidad de la información, Datos abiertos y servicios de valor
agregado, Cultura del servicio, Calidad de los servicios,
Participación y control ciudadano, Optimización de procesos,
SI
Seguridad informática y seguridad de la información, Medios
electrónicos en el procedimiento administrativo, y Política de Cero
Papel, Estándares de TI, Tecnología verde, Accesibilidad y
usabilidad, Interoperabilidad y colaboración interinstitucional y
Ciudadano digital
La Entidad o dependencia realiza acciones de divulgación y

promoción focalizada en diferentes temas tales como; Estrategia
de Gobierno en línea, Transparencia y publicidad de la
información, Datos abiertos y servicios de valor agregado, Cultura
del servicio, Calidad de los servicios, Participación y control
SI
ciudadano, Optimización de procesos, Seguridad informática y
seguridad de la información, Medios electrónicos en el
procedimiento administrativo, y Política de Cero Papel,
Estándares de TI, Tecnología verde, Accesibilidad y usabilidad e
Interoperabilidad y colaboración interinstitucional.
La Entidad o dependencia realiza acciones de mejoramiento en

su estrategia de apropiación de la Estrategia de Gobierno en SI
línea.
La Entidad o dependencia implementa esquemas que le permita

realizar el monitoreo y la evaluación en donde le permita definir
las metodologías, los indicadores, los responsables, las
herramientas y la periodicidad en que realizará dicho monitoreo y
n/a
evaluación y realizar el levantamiento de la línea de base, de
manera que permita evidenciar el ahorro en tiempos y costos
tanto para los usuarios como para la entidad en la implementación
de servicios de Gobierno en línea.
La Entidad o dependencia contribuye o hace gestión el proceso

de capacitación a los funcionarios de la unidad, dependencia o si
usuarios finales sobre sus servicios
La dependencia ha establecido actividades de monitoreo y
no
evaluación de sus servicios y capacitaciones
La Entidad o dependencia permite contribuye a desarrollar
actividades de promoción, y divulgación en temáticas de Gobierno si
en Línea y las TICs
La Entidad o dependencia ha definido un plan de comunicaciones
que permita hacer difusión de sus servicios a todos sus usuarios y no
ciudadanos
La Entidad o dependencia participa activamente en las

convocatorias charlas, seminarios, capacitaciones sobre la si
institucionalización de las estrategia de gobierno en línea - GEL
La Entidad o dependencia considera que la estrategia GEL

si
permite integrar la gestión de los procesos en la entidad
La Entidad o dependencia ha realizado una caracterización de los

usuarios en la que permita identificar las características
si
geográficas, demográficas, intrínsecas y de comportamiento a
donde van dirigidos sus servicios.
La Entidad o dependencia en su plan de comunicaciones ha
incluido estrategias que permitan dar a conocer sus servicios por
no
diversos medios electrónicos y de TICs a todos sus usuarios y
ciudadanos
La Entidad o dependencia permite recibir y tener en cuenta

si
sugerencias de los servicios implementados
La Entidad o dependencia informa sobre los cambios realizados

en sus servicios con el aporte realizado por sus usuarios y si
ciudadanos.
Mencione que y cuantos espacios de participación cuenta la

dependencia para que el usuario o ciudadano pueda participar en si
la recepción del servicio y hacer retroalimentación al mismo
Los servicios y oferta de información de la dependencia están

si
disponibles en un sitio web u otro medio electrónico
La Página Web, de acuerdo a los lineamientos definidos en la

norma NTC 5854, cumpliendo con el Nivel de conformidad AA si
(Doble A)
Ajustar la Página Web, de acuerdo a los lineamientos definidos en

la norma NTC 5854, cumpliendo con el Nivel de conformidad AAA si
(Triple A).
Ajustar la página web según las directrices de usabilidad que se
encuentran en el documento denominado Lineamientos y si
metodologías en usabilidad para el Gobierno en línea
La Entidad o dependencia tiene los medios electrónicos que le

permitan conocer la accesibilidad y usabilidad de sus servicios si
periódicamente a través de reportes u otras formas
La Entidad o dependencia ha participado en crecimiento

si
tecnológico planeado
La Entidad o dependencia ha determinado y definido las

condiciones tecnológicas de cada dependencia dando los ajustes
si
a que haya lugar para garantizar el soporte y la prestación de
servicios por medios electrónicos y la interoperabilidad.
La Entidad o dependencia participa en procesos de

interoperabilidad en trámites y en procedimientos con otras si
entidades.
La Entidad o dependencia participa activamente en el desarrollo o

ha implementado un programa de correcta disposición final de los
residuos tecnológicos incluyendo las opciones de reutilización a no
través de otros programas institucionales con los que cuente el
Gobierno nacional.
La Entidad o dependencia participa en procesos de
interoperabilidad en trámites y en procedimientos con otras áreas si
y/o dependencias
La Entidad o dependencia cuenta con procedimientos internos

si
automatizados
La Entidad o dependencia cuenta con sistemas de gestión de

si
documentos electrónicos implementado
La Entidad o dependencia cuenta con la implementación de un
sistema de gestión de tecnologías de Información documental
si
integrado (Que sea accesible, usable, tenga trazabilidad y pueda
verse desde distintos puestos de trabajo o zonas geográficas)
La Entidad o dependencia ha desarrollado actividades o

si
proyectos de optimización de procesos y procedimientos
La Entidad o dependencia asocia las actividades optimización de

procedimientos con los procesos de otras dependencias y las si
TICs
La Entidad o dependencia ha definido un plan de transición de

IPv4 a IPv6 en coordinación con lo que defina el Ministerio de NO
Tecnologías de la información y las Comunicaciones.
La Entidad o dependencia ha iniciado la ejecución del plan de

transición al protocolo IPv6 en convivencia con IPv4. (Esta no
actividad debe iniciar a más tardar en 2013).
La Entidad o dependencia monitorea, evalúa y mejora la

no
adopción de Ipv6.
La Entidad o dependencia ha desarrollado actividades o

proyectos que incluyan el ciclo PHVA que contribuyan a la
seguridad de la información
si
La Entidad o dependencia ha desarrollado un plan de
comunicaciones para difundir o publicar las actividades o
proyectos que contribuyan a la seguridad de la información no
La Entidad o dependencia cuenta con un Sistema de Gestión de
Seguridad de la Información implementado no
La Entidad o dependencia cuenta con un sistema que permita
monitorear y hacer seguimiento al Sistema de Gestión de
Seguridad de la Información no
CIÓN GOBIERNO EN LÍNEA
diferentes grupos de usuarios, identificar sus necesidades e investigar permanentemente sobre los cambios en las tendencias de compo
zación actualizada de la infraestructura tecnológica y establezcan un plan de ajuste permanente.
cuente con una política de seguridad que es aplicada de forma transversal y mejorada constantemente; y que se garantice la incorporación
s siguientes actividades: 1. Institucionalizar la Estrategia de Gobierno en línea; 2. Centrar la atención en el usuario; 3. Implementar un sistem
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

RECURSOS EMPLEADOS
REALIZADAS POR LA DEPENDENCIA
Aprobacion de las Politicas de Seguridad de la

Informacion y Eficiencia Administrativa y Cero
Papel.
Reformulacion de Plan de Accion GEL, Adopcion

de las Politicas al sistema de Gestion de Calidad,
aprobadas por el Comité de Control Interno y
Calidad
Plan de Accion, Divulgacion de Politicas

Plan de Accion, Divulgacion de Politicas y
Publicaciones
Capacitacion; Socializacion y Divulgacion de

Politicas, de Datos Abiertos, Activos de
Informacion y Ley 1712.
Plan de Mejoramiento Institucional
tertulias y presentaciones
charlas y capacitaciones
Se esta conformando un grupo interdisciplinario
para desarrollar el plan de comunicaciones
se asiste a las charlas que no tienen limitacion

para los funcionarios que no se encuentran en la
planta de la entidad
la estrategia GEL permite integrar los diferentes

procesos y estandariza las diferentes actividades
por fuera de la sedes central
La entidad realizo la caracterizacion de acuerdo a

los lineamientos
no se tiene un plan de comunicaciones pero si se

ofertan los servicios prestados por la entidad en la
pagina web
buzon de sugerencias y la pagina Web cuenta con

una pestaña en el inicio "Informacion al
Ciudadano", donde se encuentra despuesta la
plataforma de PQR
digiturno sugerencia de los cuidadanos
Comité de Evaluacion de Servicios de Salud

(Presencial), buzon de sugerencias (Presencial),
Rendicion de Cuentas (Presencial) y la pagina
Web
pagina web
La entidad ejecuto un contrato con la empresa

MICROSITIOS, para la actualizacion de la pagina
de acuerdo a los lineamientos solicitados por la
estrategia de Gobierno en Linea en el Manual 3,1

La pagina web cuenta con contadores de visitas,

los cuales determinar el ingreso y uso de la pagina
por los cuidadanos.
Se encuentra en proceso de contratacion, la

compra de equipos de computos; asi mismo se
encuentra en desarrollo nuevas actualizaciones
de los aplicativos utilizados en la entidad; aumento
de capacidad del canal dedicado.
mediante la instalacion de plataformas que

permiten interoperar con otras entidades como lo
es el CDA de la regristraduria, las diferentes
mallas utilizadas por fosyga, SIFF, entre otros que
permiten la comunicación entre entidades; asi
mismo se realizo la solicitud de lenguaje para el
nivel I de interoperabilidad
participa con otras entidades por medio de los

aplicativos CDA de la regristraduria, las diferentes
mallas utilizadas por fosyga, SIFF, entre otros.
Algunos de estos servicios se estan prestando por
medio de RAVEC
se encuentra en implementacion, Por medio del

plan de manejo ambiental
la entidad cuenta con aplicativos que funcionan de

manera interoperable internamiente.
la entidad cuenta con aplicativos automatizados

que permiten un mejor funcionamiento e
interaccion entre las diferentes dependencias y
procesos
la entidad maneja el sistema de gestion
documental por medio del aplicativo ORFEO
la entidad maneja el sistema de gestion
documental por medio del aplicativo ORFEO
la entidad cuenta con una oficina asesora de

Planeacion y sistema, la cual con sus funcionarios
especializados en el sistema de gestion de calidad
se encuentran en un proceso de actualizacion
constante procedimientos y demas documentos
del sistema de gestion.
dentro de los procesos y procedimientos internos

se tiene contemplada la optimizacion por medio de
los diversos aplicativos con los cuales se
interactual internamiente y con otras entidades
no se cuenta con un plan de transicion como tal

pero la entidad ha adelantado un proceso de
compra de nuevas tecnologias con el proposito de
migrar todos sus equipos a nueva tecnologia que
permita implementa IPV6 y estamos a la espera
de los nuevos lineamientos por parte del ministerio

permita implementa IPV6 y estamos a la espera

permita implementar IPV6 y estamos a la espera
la entidad ha trabajado en las mesas de trabajo

programadas por el Ministerio de Tecnologías de
la información y las Comunicaciones, con el ciclo
PHVA y se encuentra culminando la fase HACER
se han realizado una serie de capacitaciones al
interior de la entidad
se encuentra en implementacion
se encuentra en implementacion
cambios en las tendencias de comportamiento, para aplicar este conocimiento a sus diferentes momentos de
e; y que se garantice la incorporación del Gobierno en línea como parte de la cultura organizacional y elemento
el usuario; 3. Implementar un sistema de gestión de Tecnologías de Información; 4. Implementar un sistema de
TIEMPO DESARROLLO DE
PROCESOS INVOLUCRADOS
LA ACTIVIDAD
INICIAL FINAL NOMBRE DEPENDENCIA
Todas
RESPONSABLE EVIDENCIA
http://fondo/documents/res21302014.pdf,
Lider GEL
http://fondo/documents/res01852014.pdf
Lider GEL actas comité control interno
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL lista de asistencia a eventos
Lider GEL http://fondo/mejoramiento.asp
se realizan tertulias para los pensionados en la cuidad de bogota, el

Lider GEL
ultimo jueves de cada mes

Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL CARACTERIZACION FINAL.xls
Lider GEL http://www.fps.gov.co/?idcategoria=1202
Lider GEL
Lider GEL http://www.fps.gov.co/?idcategoria=1202
Lider GEL http://www.fps.gov.co

Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
OBSERVACIONES
PLAN DE OPTIMIZACIÓ
Sector: SALUD
Entidad / Dependencia: FONDO DE PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NACIONALES DE COLOMBIA
Vigencia: 2014
Componente GEL: Comprende todas las actividades a desarrollar para que las entidades dispongan pa
funcionamiento, inversión, estructura organizacional, datos de contacto, normativida
dispuesta de forma tal que sea fácil de ubicar, utilizar y reutilizar.
Información en línea Las actividades de este componente están concentradas principalmente en dos aspe
Política Editorial
Política Editorial
Publicación de información
Publicación de Información
Publicación de información
Publicación de Información
Acceso Multicanal
Acceso Multicanal
Inventario de información
Publicación de datos abiertos
Apertura de datos
O SOCIAL DE FERROCARRILES NACIONALES DE COLOMBIA

NDRO VILLANEDA JIMENEZ
las actividades a desarrollar para que las entidades dispongan para los diferentes tipos de usuarios de un acceso electrónico a toda la inform
versión, estructura organizacional, datos de contacto, normatividad relacionada, novedades y contratación, observando las reservas constit
a tal que sea fácil de ubicar, utilizar y reutilizar.
este componente están concentradas principalmente en dos aspectos: 1. Publicación de información y 2. Publicación de datos abiertos.

Resolucion 2047 del 10 de septiembre del 2010,

La Entidad o dependencia ha definido una política
por medio de la cual se adopta la Politica editorial
editorial o directrices institucionales para el uso de si
y de Actualizacion sobre los contenidos de la
los medios electrónicos y de comunicación.
Pagina Web.
La Entidad o dependencia conoce la política editorial La Politica editorial y de Actualizacion sobre los
de información o directrices institucionales. (Se si contenidos de la Pagina Web, se encuentra
refiere a medios de comunicación). publicada en la intranet de la entidad.
La Politica editorial y de Actualizacion sobre los

La Entidad o dependencia contribuye a realizar
si contenidos de la Pagina Web, se encuentra
difusión de la política editorial.
publicada en la intranet de la entidad.
La Entidad o dependencia participa activamente
realizando propuestas a la política editorial o
directrices institucionales con el fin que los El Procedimiento de Publicacion y Actualizacion
contenidos de sus sitios Web tengan información de Informacion en medios electronicos (Pagina
si
nueva incluyendo la periodicidad de actualización y Web e Inbtranet), se encuentra Actualizado en su
la dependencia responsable. Lo que permite version 4 del 21 de marzo de 2014
mejorarla y ponerla avante de acuerdo a los nuevos
medios de difusión y comunicación.
La Entidad o dependencia conoce cuales son los estos se encuentran en el Procedimiento de

medios electrónicos y de comunicación para si Publicacion y Actualizacion de Informacion en
publicación de información. medios electronicos (Pagina Web e Inbtranet)
de acuerdo a los lineamientos de la Politica

La Entidad o dependencia reporta la información
Editorial y del Procedimiento de Publicacion y
producida tales como texto, fotografía, video o audio
Actualizacion de Informacion en medios
en la web institucional, en medios electrónicos ó
si electronicos (Pagina Web e Inbtranet), se tienen
TICs de acuerdo a la política editorial de información
espacios dispuestos para reportar toda la
o directrices institucionales enmarcadas dentro de
informacion producida por la entidad que deba ser
los lineamientos definidos en el manual GEL.
publicada
La Entidad o dependencia reporta o publica

información de acuerdo a la ley 1712 del 2014, tales
como información general, datos de contacto,
servicios de información, normatividad, políticas y La entidad ya realizo los respectivos ajustes en la
lineamientos, información financiera y contable, si informacion que debe publicar de acuerdo a la ley
información sobre planeación, gestión y control, 1712
información sobre la contratación, información sobre
el recurso humano entre otras informaciones
generales.
La Entidad o dependencia produce información en

otro idioma y esta es presentada a la Entidad para
si la pagina cuenta con un segundo idioma
que esta sea pública y se publique en los diferentes
medios de comunicación internos y externos.
La Entidad o dependencia cuenta un espacio, buzón
la pagina Web cuenta con una pestaña en el inicio
o medios electrónicos para publicar sus trámites y
si "Tramites y Servicios", donde se encuentra
servicios para que el ciudadano o usuario final tenga
dispuesta toda la informacion
acceso a ellos y allí puedan resolver sus peticiones.
La dependencia participa activamente en la La entidad cuenta con un funcionario encargado

actualización y ajustes de la información de la web si de realizar la actualizacion constante de la pagina
institucional. web
La Entidad o dependencia cuenta con un chat "Informacion al Ciudadano", donde se encuentra
institucional de comunicación para el ciudadano o si despuesta una pestaña de Participacion
usuario final. cuidadana que ofrece los servicios de: Chat, Foro
y encuestas
resolucion de dudas e inquietudes para la

Qué tipo de servicios brinda la dependencia a través
si realizacion de los tramites y servicios prestados
del chat institucional.
en la entidad
La Entidad o dependencia dispone de un sitio para

acceso vía móvil o una aplicación para dispositivos
móviles con la información de la entidad, de acuerdo si www.fps.gov.co/wap
con el análisis y caracterización de usuarios
realizado.
La Entidad o dependencia provee información a

través de Televisión Digital Terrestre de acuerdo con no
el análisis y caracterización de usuarios realizado.
Los contenidos a ser provistos pueden ser definidos
a través de mecanismos como consultas a los
usuarios o revisando las estadísticas de monitoreo si
del sitio web en donde aparece la información más
consultada.
La Entidad o dependencia permite participar a través

de medios electrónicos y de comunicación al la pagina Web cuenta con una pestaña en el inicio
ciudadano o usuario final para que este realice si "Informacion al Ciudadano", donde se encuentra
sugerencias y propuestas y con ello mejorar sus despuesta la plataforma de PQR
trámites y servicios.
La Entidad o dependencia conoce que es gobierno la entidad ha asistido a las mesas de trabajo de
si
abierto. acompañamiento por parte del Ministerio
La Entidad o dependencia ha participado en las

la entidad ha asistido a las mesas de trabajo de
convocatorias de gobierno abierto a través del líder si
acompañamiento por parte del Ministerio
GEL de la misma y del sector.
si Internamiente se han desarrollado

La Entidad o dependencia tiene un servidor público
capacitaciones de replicacion de conocimiento del
responsable para el levantamiento de los activos de si
tema y mesas de trabajo para el levantamiento de
información.
la informacion
La Entidad o dependencia tiene el inventario de sus
la entidad cuenta con el levantamiento de esta
activos de información documentado para si
informacion
publicación de datos abiertos.
La Entidad o dependencia tiene la ficha de
si la entidad cuenta con los formatos aportados
descripción de los metadatos comunes para un si
por el ministerio diligenciados
conjunto de datos en sus activos de información.
La Entidad o dependencia valida jurídicamente los

activos de información que produce a través de la no Se encuentra en proceso de implementacion
dirección de asuntos judiciales.
La Entidad o dependencia a través del responsable

de activos de información brinda ayuda colaborativa, no Se encuentra en proceso de implementacion
esclarece dudas en la validación jurídica.
La Entidad o dependencia cuenta con la preparación
del archivo conjunto de datos a cargar en un formato si La entidad ya cuenta con datos abiertos
estructurado.
La Entidad o dependencia realizar ejercicios de

priorización con el inventario de activos de
información para determinar su plan de apertura, de no
acuerdo a las necesidades expresadas por los
ciudadanos o usuarios.
La Entidad o dependencia ha publicado datos

abiertos en el portal web del estado
www.datos.gov.co, dispuesta para ello por el si La entidad ya cuenta con datos abiertos
Programa Gobierno en línea y bajo los estándares y
lineamientos definidos por el mismo.
La Entidad o dependencia promueve continuamente

que la ficha de descripción de los metadatos
si se han realizado mesas de trabajo
comunes para los conjuntos de datos restantes a
publicar se actualice.
La Entidad o dependencia promueve que se

actualice el inventario de activos de información no
para la publicación de datos abiertos.
Estamos a la espera de un lineamiento mas claro

La Entidad o dependencia promueve la publicidad
del Ministerio de Salud y la Proteccion Social, en
de que sus activos de información se conozcan al si
cuento a al publicacion de esta informacion en la
interior y fuera de la misma.
pagina
Con base en los resultados de la implementación del

Esquema de monitoreo y evaluación en la entidad y
de los avances reportados al Ministerio de TIC, la
entidad realiza acciones de mejoramiento en el no
proceso de publicación de conjuntos de datos
abiertos, buscando satisfacer la demanda de datos
de la entidad.
EA
electrónico a toda la información relativa a su misión, planeación estratégica, trámites y servicios, espacios de interacción, ejecución presup
vando las reservas constitucionales y de Ley, cumpliendo todos los requisitos de calidad, disponibilidad, accesibilidad, estándares de segu
ión de datos abiertos.
LA ACTIVIDAD
RECURSOS EMPLEADOS
INICIAL FINAL NOMBRE
acios de interacción, ejecución presupuestal,
ad, accesibilidad, estándares de seguridad y
CESOS INVOLUCRADOS
DEPENDENCIA
http://fondo/documents/resolucion
Lider GEL
20472010.pdf
http://fondo/documents/resolucion
Lider GEL
20472010.pdf
http://fondo/documents/resolucion2
Lider GEL 0472010.pdf
http://200.122.225.34/sipnvo/map
Lider GEL
a.asp?sq=2003212
Lider GEL
a.asp?sq=2003213
Lider GEL
a.asp?sq=2003214
PGN-GTDAI-Matriz de
Lider GEL Cumplimiento Ley 1712 -17 Sep
14 para enviar.xlsx
www.fps.gov.co
http://www.fps.gov.co/index.php?
Lider GEL
idcategoria=2906
Lider GEL Web Master
http://www.fps.gov.co/informacion_
Lider GEL ciudadano/participacion_ciudadan
a
http://www.fps.gov.co/informacion_
Lider GEL ciudadano/participacion_ciudadan
a
Lider GEL www.fps.gov.co/wap

http://www.fps.gov.co/?
Lider GEL
idcategoria=1202
Lider GEL
Lider GEL
SGSI-N04-INVENTARIO DE
Lider GEL
ACTIVOS.xlsx
SGSI-N04-INVENTARIO DE
Lider GEL
ACTIVOS.xlsx
Lider GEL
Lider GEL
http://www.fps.gov.co/index.php
?idcategoria=2902
Lider GEL DAAFILIADOSASGSSFPS.xlsx
Lider GEL
OBSERVACIONES
PLAN DE OPTIMIZAC
Sector: SALUD
Entidad / Dependencia: FONDO DE PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NACIONALES DE
Vigencia: 2014
Componente GEL: comprende todas las actividades para que las entidades habiliten herram
mecanismos que acerquen a los usuarios a la administración pública, que
Interacción en línea Las actividades están concentradas en dos aspectos: 1. Habilitar espacio

Consulta interactiva de
información
Habilitar espacios de interacción
Servicios de interacción
Servicios de interacción
Sistema de Contacto y PQRD
Sistema Movil de contacto de
PQRD
Sistema Integrado de PQRD
Habilitar espacios electrónicos para interponer peticiones


as actividades para que las entidades habiliten herramientas de comunicación de doble vía entre los servidores públicos, organizaciones
cerquen a los usuarios a la administración pública, que les posibiliten contactarla y hacer uso de la información que proveen las entidade
tán concentradas en dos aspectos: 1. Habilitar espacios electrónicos para interponer peticiones y 2. Habilitar espacios de interacción.
La Entidad o dependencia conoce los medios

electrónicos y en línea para interactuar con otras si
dependencias ó instituciones externas.
La Entidad o dependencia participa activamente en

la gestión y apoyo del Ministerio de Defensa Unidad
de Gestión General en implementación de
no
aplicaciones interactivas para la recepción, consulta,
verificación y trazabilidad de PQRS y otro tipo de
información o comunicación.
La Entidad o dependencia ha definido los

requerimientos de los servicios de información
interactiva que permitan acceso a noticias, boletines, no
publicaciones, eventos, avisos de resultados entre
otros.
La Entidad o dependencia ha realizado difusión a los

servicios de información interactiva que permitan
no
acceso a noticias, boletines, publicaciones, eventos,
avisos de resultados entre otros.
El Ministerio de Defensa Unida de Gestión General
o la dependencia habilita servicios de consulta en
línea a bases de datos que contengan información
no
relevante para el ciudadano, garantizando la
protección de la información y los datos personales
de los usuarios y la seguridad de la información
La Entidad o dependencia permite que a través de

estos servicios interactivos se consoliden bases de
datos internas y externas con correos electrónicos,
si
buzones de redes sociales entre otros medios
electrónicos para dar comunicaciones y
notificaciones.
La Entidad o dependencia implementa aplicativos

interactivos para la consulta de información, como
si
mapas, gráficas, sistemas de información geográfica
u otros.
La Entidad o dependencia permite que dicha

información pueda ser buscada y presentada de
si
acuerdo con diferentes criterios de búsqueda y
organización, por parte del usuario.
La Entidad o dependencia permite la publicación o la

consulta de información como mapas, gráficas,
si
sistemas de información geográfica u otros en sus
sitios web o electrónicos
En cuanto a mapas web, visores geográficos,

servicios web geográficos y sistemas de información
geográfica -SIG la Entidad o dependencia provee
de la implementación de los requerimientos mínimos
que garanticen su consulta y su uso, basado en no
conceptos de estandarización, de protección y de
interoperabilidad en concordancia con lo que
establezca la Infraestructura Colombiana de Datos
Espaciales –ICDE
La Entidad o dependencia habilita chats o salas de

conversación, medios sociales o video chats como si
mecanismos de atención al usuario en línea.
La Entidad o dependencia ha definido las
condiciones para su operación, las cuales deberán
ser plenamente visibles para los usuarios
permitiendo garantizar su correcto funcionamiento no
en los periodos establecidos, otorgando las
asignaciones de recurso humano requeridas para su
implementación.
La Entidad o dependencia ha dispuesto que el uso

de asistencia en línea a través de herramientas
como el chat, tiene ventajas que pueden ser
aprovechadas por las entidades y por los
ciudadanos, libertad para relaciones de cualquier
no
tipo, sincronización en las conversaciones (en
tiempo real), posibilidad de anonimato, ausencia de
censura técnica, sensación inmediata de atención al
cliente y reduce los costos operativos como el
teléfono, el personal y fax.
La Entidad o dependencia permite habilitar en el

sitio web la suscripción a servicios de información
(Información al correo electrónico o RSS) que
no
permitan el acceso a contenidos como por ejemplo
noticias, boletines, publicaciones, eventos, avisos de
resultados entre otros.
La dependencia participa activamente en la gestión

de los recursos necesarios para habilitar la
suscripción a servicios de información interactiva a
través de telefonía móvil y medios electrónicos de
no
aquella información que la entidad considere de
mayor impacto y de acuerdo con el análisis y
caracterización de los usuarios, realizados
previamente.

habilitar la suscripción a servicios de información
interactiva a través de telefonía móvil y medios
electrónicos de aquella información que la entidad no
considere de mayor impacto y de acuerdo con el
análisis y caracterización de los usuarios, realizados
previamente.
La Entidad o dependencia permite crear un servicio
de registro unificado de usuarios y correos
electrónicos en donde éstos pueden autorizar el
no
recibo de comunicaciones y notificaciones sobre sus
actuaciones (Esto De acuerdo a lo dispuesto en el
Artículo 54 de la Ley 1437 de 2011).
La Entidad o dependencia permite ofrecer la

posibilidad de suscribirse para recibir información a
través de telefonía móvil, de aquella información que
no
la entidad considere de mayor impacto y de acuerdo
con el análisis y caracterización de los usuarios,
realizados previamente.
La Entidad o dependencia dispone encuestas de

opinión, con sus respectivos resultados, sobre
temas relacionados con la finalidad de la entidad y
si
de interés de los particulares, con el objeto de
recolectar la percepción de los usuarios como
insumo para la toma de decisiones de la entidad.
La Entidad o dependencia dispone que cada vez

que el usuario interactúe con la entidad a través de
solicitudes o suscripciones en línea, se deben si
proveer mensajes electrónicos que indiquen la
recepción de las solicitudes respectivas.
Con base en las necesidades de los usuarios del la

Entidad o dependencia , los resultados de la
implementación del esquema de monitoreo y
evaluación de la entidad y de los avances no
reportados al Ministerio de TIC, ella realiza acciones
de mejoramiento en la prestación de servicios de
interacción.

el monitoreo y evaluación de los recursos utilizados
en la suscripción a servicios de información no
interactivos a través de telefonía móvil y medios
electrónicos.
La Entidad o dependencia dispone de un espacio
electrónico para contacto, peticiones, quejas, si
reclamos y denuncias.
La Entidad o dependencia dispone de la integración
de canales de comunicación en donde el sistema
centraliza todas las solicitudes, peticiones, quejas y no
reclamos que ingresan por los diversos medios o
canales.
La Entidad o dependencia en la sección de

“Atención al Ciudadano” ofrece un espacio de
enlace de contacto, peticiones, quejas, reclamos y
denuncias mediante un formulario que permita
identificar el tipo de solicitud. (Esto, en concordancia
con lo establecido en el artículo 76 de la Ley 1474 si
de 2011 (Estatuto Anticorrupción), el Título II de la
Ley 1437 de 2011 (Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo) o
la Ley Estatutaria que sobre derecho de petición
genere el Congreso de la República).
La Entidad o dependencia permite que el formulario

electrónico pueda ser diligenciado por niños y
adolescentes en concordancia con lo planteado por no
el Artículo 12 del Decreto 019 de 2012 y las ayudas
deben dar cuenta de esta población objetivo.
La Entidad o dependencia ha contemplado la

integración de otros espacios de comunicación
electrónica, tales como correos electrónicos, foros,
salas de conversación y redes sociales, entre otros, si
según lo establecido en la Ley 1437 de 2011, la cual
permite que las peticiones puedan ser interpuestas
por cualquier medio idóneo.
Con base en la realimentación de los usuarios del

sistema de contacto y PQRD, los resultados de la
implementación del esquema de monitoreo y
evaluación de la Entidad o dependencia y de los no
avances reportados al Ministerio de TIC, ella realiza
acciones de mejoramiento en sus sistema de
contacto y PQRD.
La Entidad o dependencia dispone realizar y
publicar el informe de todas las PQRD recibidas y
si
los tiempos de respuesta relacionados, junto con un
análisis resumido de este mismo tema.
Definir los requerimientos e implementar el sistema

de contacto, peticiones, quejas, reclamos y
denuncias a través de dispositivos móviles donde la
no
plataforma y esquema de operación a utilizar
dependerá de la caracterización de los usuarios de
la Entidad o dependencia.

la gestión los recursos para habilitar y actualizar el
no
sistema de contacto, peticiones, quejas, reclamos y
denuncias a través de dispositivos móviles.

la gestion para que sistema centralice todas las
si
solicitudes, peticiones, quejas y reclamos que
ingresan por los diversos medios o canales.
La Entidad o dependencia contribuye a que el

sistema de peticiones, quejas, reclamos y denuncias
se encuentra integrado con las plataformas
no
unificadas de quejas y/o denuncias que hayan
desarrollado los organismos de control y las
superintendencias y las del sector defensa.
N GOBIERNO EN LÍNEA
e comunicación de doble vía entre los servidores públicos, organizaciones, ciudadanos y empresas. Igualmente, este componente promu
ibiliten contactarla y hacer uso de la información que proveen las entidades por medios electrónicos.
nicos para interponer peticiones y 2. Habilitar espacios de interacción.
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES LA ACTIVIDAD
RECURSOS EMPLEADOS
INICIAL
la entidad realiza transacciones con otras

entidades via web, estos medios de interaccion se
da a conocer por medio de instructivos y
circulares que debe cumplir el sujeto obligado
La pagina Web permite realizar un registro a una
base de datos para el ingreso a ventanilla virtual,
el cual requeiere estos datos.
La pagina Web cuenta con la ubicación de la red

de prestadores de servicios de salud de la entidad
endonde por medio de un mapa se brinda la
ubicación y el numero de usuarios


la pagina de la intranet cuenta con una pestaña

en el inicio "Informacion al Ciudadano", donde se
encuentra despuesta una pestaña de
Participacion cuidadana que ofrece los servicios
de: Chat, Foro y encuestas
de: encuestas

encuentra despuesta la plataforma de PQR

"Informacion al Ciudadano", donde se encuentra
despuesta la plataforma de PQR
"Informacion al Ciudadano", donde se encuentra
despuesta la plataforma de PQR

de: Chat, Foro y encuestas
"Planeacion, Gestion y Control", se encuentra
dispuesto un link de Informes con "Informes
Peticiónes Quejas Reclamos, Sugerencias y
Denuncias"
la entidad cuenta con un proceso que lidera la

unificacion de bases de datos y asi mismo la
centralizacion de las quejas por medio del sistema
de Gestion Documental ORFEO
ualmente, este componente promueve la habilitación de servicios de consulta en línea y de otros
MPO DESARROLLO DE
LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
FINAL NOMBRE DEPENDENCIA
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
EVIDENCIA OBSERVACIONES
http://www.fps.gov.co/servicios_sal
ud/red_prestadores
ud/red_prestadores
ud/red_prestadores
http://www.fps.gov.co/informacion_c
iudadano/participacion_ciudadana
http://www.fps.gov.co/informacion_c
iudadano/participacion_ciudadana
idcategoria=1202
idcategoria=1202
http://www.fps.gov.co/?idcategoria=1202
idcategoria=2908
Sector: SALUD
Entidad / Dependencia: FONDO DE PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NACIONALES DE COLOMBIA
Vigencia: 2014
Comprende todas las actividades para que las entidades dispongan sus trámites y
Componente GEL: necesidad de aportar documentos que reposen en cualquier otra entidad pública o
electrónicos y actos administrativos electrónicos.
Transacción en línea La actividad a adelantar por parte de las entidades para dar cumplimiento al Com
diligenciamiento en línea, 2. Expedición en línea de certificaciones y constancias, 3.
Formularios para descarga
Certificaciones y constancias
Certificaciones y constancias
Trámites y servicios
Disponer de trámites y servicios en línea

Disponer de trámites y servicios en línea
Ventanillas únicas

las actividades para que las entidades dispongan sus trámites y servicios para los diferentes tipos de usuarios, los cuales podrán gestion
tar documentos que reposen en cualquier otra entidad pública o privada que cumpla funciones públicas. Lo anterior haciendo uso de aut
s administrativos electrónicos.
elantar por parte de las entidades para dar cumplimiento al Componente de Transacción en línea está relacionada principalmente con la
n línea, 2. Expedición en línea de certificaciones y constancias, 3. Automatización de trámites y servicios, 4. Ventanillas Únicas Virtuales, 5. Pa

En concordancia con el artículo 26 del Decreto Ley

019 de 2012, la Entidad o dependencia pone a
disposición gratuita de los particulares, a través del la pagina Web cuenta con una pestaña en el inicio
Portal del Estado Colombiano – PEC (haciendo uso "Tramites y Servicios", donde se encuentra
si
del SUIT), todos los formularios cuya diligencia se dispuesta toda la informacion y el link de enlace a
exija para la realización de los trámites y servicios y la plataforma SUIT del PEC
los Otros Procedimientos Administrativos (OPAS), de
acuerdo con las disposiciones legales.
La Entidad o dependencia ha permitido habilitar

mecanismos electrónicos que permitan obtener la pagina Web cuenta con una pestaña en el inicio
totalmente en línea, las certificaciones y constancias "Tramites y Servicios", donde se encuentra un link
que se expidan y que no constituyan un trámite de si de Ventanilla Virutal en donde esta dispuesta toda
acuerdo con el Sistema Único de Trámites del la informacion de los servicios prestados en la
Departamento Administrativo de la Función Pública - pagina y como acceder a ellos.
SUIT.
La Entidad o dependencia permite que las Para utilizar estos servicios se debe realizar el
certificaciones y constancias que puedan ser registro de los datos personales de la persona y
consultadas por terceros y garantizando la si se verifica que esta persona sea usuario de
protección de la información y los datos personales nuestros servicios, validando usuario y
de los usuarios. contraseña
La Entidad o dependencia dispone que las

certificaciones y constancias a implementar pueden las certificaciones virtuales emitidas por la entidad
ir dirigidas a los ciudadanos, las empresas o los si van dirigidas a quien interese, previo el lleno de
servidores públicos de otras entidades o de la los requisitos para acceder a ellas
misma entidad.
La Entidad o dependencia automatiza y presta en

línea todos sus trámites y servicios que cuenten con
una relación costo/beneficio < 1 (lo cual implica que
los beneficios son mayores a los costos). Cuando el no
impacto no pueda verse en una unidad monetaria,
también podrá hacer uso de una relación costo/
efectividad.
Cuando La Entidad o dependencia ha decidido no

automatizar un trámite o servicio (al igual que alguna
se encuentran documentadas por excepciones
de sus etapas) tiene documentada las razones y si
normativas
circunstancias de justificación por la no lleva a cabo
el desarrollo requerido.
La Entidad o dependencia ha realizado las

actividades concernientes que conlleven a la
no
caracterización, análisis y priorización de los
trámites y servicios.
La Entidad o dependencia ha dispuesto que el

objetivo de estas actividades permitan identificar y
priorizar las acciones o proyectos a implementar
para la optimización y automatización de trámites y
no
servicios, la implementación de políticas y
estándares de seguridad de la información así como
también para planear la ruta crítica a seguir en la
automatización.
La Entidad o dependencia aplica y sigue los
lineamientos establecidos por el Departamento En acompañamiento con fuincionarios del DAFP
Administrativo de la Función Pública (DAFP) en la se ha realizado el seguimiento a los lineamientos
si
Guía Nacional para la simplificación, el establecido y con esto se ha realizado la
mejoramiento y la racionalización de procesos, migracion de tramites y servicios
procedimientos y trámites.
La Entidad o dependencia toma como referencia el

Plan de Acción de racionalización de trámites la entidad culmino las actividades dispuesta en el
si
enviado al DAFP y lo complementa la información plan de accion de racionalizacion de tramites
con los servicios que brinda.
La Entidad o dependencia tiene en cuenta que en

los requisitos para el desarrollo de los trámites y En acompañamiento con fuincionarios del DAFP
servicios, deberá observar lo establecido en el se ha realizado el seguimiento a los lineamientos
si
Artículo 9 del Decreto 019 de 2012 y contemplar su establecido y con esto se ha realizado la
implementación en coordinación con el Ministerio de migracion de tramites y servicios
TIC.
Dentro del proceso de automatización la Entidad o

dependencia contempla los requisitos según sean
requeridos en la implementación de las siguientes
herramientas, que permiten el desarrollo en línea de
trámites y servicios tales como Formulario en línea,
no
Autenticación electrónica, Avisos de confirmación,
Consulta del estado, Pago electrónico, Estampado
cronológico, Firmado (digital o electrónico), Acto
Administrativo Electrónico, Punto unificado del
ciudadano/entidad.
En la prestación de servicios, la ejecución de
trámites, la realización de ejercicios de participación
y la publicación de información y datos, requieren de
un soporte institucional que garantice la integración
de procesos para la atención al ciudadano. Por ello,
la Entidad o dependencia tiene definido un esquema
de atención al ciudadano, por diferentes canales
electrónicos, señalando como mínimo:
** Dependencias o instancias responsables de la
gestión de los diferentes canales.
no
** Medios de atención: listado y descripción de los
canales presenciales y electrónicos de atención,
** funcionalidades, horarios y características.
** Estándares y lineamientos de atención a través de
los diferentes canales.
** Procedimiento para la actualización de la
información por los diferentes canales, que incluya
actividades, periodicidad, responsables, y gestión de
excepciones.
La Entidad o dependencia tiene en cuenta que debe

disponer de mecanismos para el acceso gratuito a
medios electrónicos para la realización de En la Pagina Web de la entidad todos los tramites
si
procedimientos y trámites administrativos según lo y servicios no tienen costo
establecido por el artículo 53 de la Ley 1437 de
2011.
En la implementación de canales alternativos para la

prestación de trámites y servicios partiendo del
esquema de atención por múltiples canales, la
Entidad o dependencia los ha implementado no
teniendo en cuenta la Guía de Diseño e
Implementación de Servicios por Múltiples Canales
desarrollada por Gobierno en línea.
La Entidad o dependencia realiza acciones de
mejoramiento en prestación de trámites y servicios, la entidad ha realizado los ajustes pertinentes que
buscando satisfacer permanentemente las ha tenido lugar con los cambios normativos y la
si
necesidades de los usuarios con base en los migracion de los tramites y servicios del SUIT V2
resultados de la implementación del esquema de a la plataforma SUIT V3
monitoreo y evaluación.
La Entidad o dependencia organiza la totalidad de

sus trámites y servicios en línea en ventanillas la pagina Web cuenta con una pestaña en el inicio
únicas con agrupación de los procedimientos según "Tramites y Servicios", que funciona como
si
sus temáticas, intereses, o poblaciones afines ventanilla unica, Asi mismo tiene en su pagina de
logrando una reducción de requisitos y presentando inicio los link de acceso directo a dicha ventanilla
una cara unificada del Estado al ciudadano.
La Entidad o dependencia prioriza y planea sus

trámites y servicios en línea apoyándose en la
los tramites y servicios se encuentran orientados
focalización en un grupo de usuarios, concentración si
a la poblacion objeto de la entidad
en temáticas comunes y momentos esenciales del
ciudadano (MECs).
Con base en lo anterior y tomando en cuenta la

caracterización y análisis de sus usuarios, la Entidad
o dependencia define su estrategia y determina los
no
trámites, servicios, cadenas de trámites a agrupar,
señalando los tiempos, recursos, actividades y
responsables.
La Entidad o dependencia dispone de una estrategia

se incluye un esquema unificado de identificación,
no
seguimiento, notificación, historial de interacción,
entre otros.
Dentro de las soluciones para ventanillas únicas

priorizadas que van hacia el ciudadano, el
empresario o el servidor público la Entidad o no
dependencia ha generado un impacto positivo en la
competitividad del país o mejora de calidad de vida.
Dentro de las soluciones para ventanillas únicas
priorizadas que van hacia el ciudadano, el
empresario o el servidor público La Entidad o
dependencia garantiza la protección de los datos no
personales de los usuarios, conforme con las leyes
sobre esta materia e informa al ciudadano sobre la
manera de hacerlo.
EA
los cuales podrán gestionarse por diversos canales electrónicos, permitiéndoles realizar desde la solicitud hasta la obtención del producto
erior haciendo uso de autenticación electrónica, firmas electrónicas y digitales, estampado cronológico, notificación electrónica, pago por
nada principalmente con la posibilidad del ciudadano de realizar trámites y servicios en línea, lo cual implica: 1. Formularios para desca
illas Únicas Virtuales, 5. Pagos en línea, 6 . Uso de firmas electrónicas y digitales, entre otros.
LA ACTIVIDAD
RECURSOS EMPLEADOS
licitud hasta la obtención del producto sin la
co, notificación electrónica, pago por medios
al implica: 1. Formularios para descarga y/o
CESOS INVOLUCRADOS
DEPENDENCIA
Lider GEL
idcategoria=2906
http://www.fps.gov.co/tramites_ser
Lider GEL
vicios/ventanilla_virtual
http://www.fps.gov.co/tramites_ser
Lider GEL vicios/ventanilla_virtual/certificado
s_linea
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
OBSERVACIONES
Sector: SALUD
Entidad / Dependencia: FONDO DE PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NACIONALES DE COLOM
Vigencia: 2014
Componente GEL: Comprende todas las actividades para que las entidades realicen cambios en la
información, liderando o participando en cadenas de trámites en línea. Asimismo
Transformación Las actividades se clasifican en dos grupos: 1. Actividades para hacer uso de me
Buenas prácticas
Sistema de gestión de
documentos electrónicos
Sistema de gestión de
documentos electrónicos
Hacer uso de medios electrónicos en

procesos y procedimientos internos
Automatización de
procesos
Procesos y
procedimientos internos
electrónicos
Automatización de
procesos
Procesos y
procedimientos internos
electrónicos
Cadena de trámites
Intercambiar información entre entidades
Servicios de intercambio de
infromación

las actividades para que las entidades realicen cambios en la manera de operar para eliminar límites entre sus dependencias y con otras ent
ndo o participando en cadenas de trámites en línea. Asimismo, establece las pautas para que la entidad automatice sus procesos y procedim
clasifican en dos grupos: 1. Actividades para hacer uso de medios electrónicos en procesos y procedimientos internos, y 2. Actividades para

mediante la resolucion 0185 del 7 de Febrero de

2014, por medio de la cual se establecen
La Entidad o dependencia conoce la política de cero
lineamientos para la implementacion de eficiencia
papel liderada por la presidencia de la república y si
administrativa y la politica de cero papel en la
aquella que se adoptada en la entidad.
administracion publica en el Fondo de Pasivo
Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia.
La Entidad o dependencia reduce el consumo de

papel a través de la implementación de buenas
prácticas, basado en el documento elaborado por el
La entidad cuenta con un plan de eficiencia
Ministerio de las TIC en la cual hace un diagnostico
si administrativa donde se mide el consumo del
estableciendo una línea base de cuanto papel
papel
consume, identificando oportunidades clave,
adoptando y promoviendo la cultura organizacional y
realizando seguimiento y monitoreo.
La Entidad o dependencia ha incorporado y/ó

desarrollado sistemas de gestión de documentos El Aplicativo de Gestion Documental ORFEO
si
electrónicos, con base en el análisis de los procesos permite la creacion de Expedientes Virtuales
y servicios.
Con base en lo anterior el sistema de gestión de
documentos electrónicos permite realizar
actividades como la de identificar requisitos y
necesidades, evaluar sistemas de información El Aplicativo de Gestion Documental ORFEO
si
existentes, definir estrategias y diseñar el sistema, permite la creacion de Expedientes Virtuales
implementar el esquema de gestión de documentos
y finalmente implementar seguimiento y
mejoramiento.
La Entidad o dependencia permite generar una El Aplicativo de Gestion Documental ORFEO

trazabilidad de los documentos electrónicos de permite la creacion de Expedientes Virtuales y le
acuerdo a los elementos definidos en la ley 1437 de si permite a los cuidadanos consultar por medio de
2011, especialmente en lo referente al expediente la pagina web "como va mi tramite" y ver el
electrónico. historial de los radicados
La Entidad o dependencia automatiza todos los

procesos y procedimientos críticos en la entidad La entidad tiene automatizados sus procesos
si
dando una repuesta más oportuna y cercana a la criticos
eficiencia administrativa.
La Entidad o dependencia ha realizado la

caracterización de procesos y procedimientos la cual El Aplicativo de Gestion Documental ORFEO ha
sirve de base para identificar y priorizar las acciones permitido que se desarrolle sin ningun problema
si
o proyectos a implementar para la incorporación de la politca de eficiencia administrativa y de cero
la política de cero papel y la automatización de papel
procesos.
A través de la caracterización de procesos y

la entidad en concordancia con los lineamientos
procedimientos, el MECI y el Sistema de Calidad
del MECI y el sistema de Gestion de Calidad,
que se haya implementado en la Entidad o
si cuenta con un mapa de procesos donde se tiene
dependencia ellos permiten que se identifique
la clasificacion de sus procesos y la
Procesos Misionales, Procesos Estratégicos,
caracterizacion de los mismos
Procesos de Apoyo y Procesos de Evaluación.
La Entidad o dependencia realiza un Análisis,
priorización y racionalización de procesos que
permita optimizar y automatizar los procesos que
impactan la eficiencia en la organización. (Se refiere
el sistema de gestion de la entidad es dinamico lo
a los procesos dentro de los cuales se produce
que que permite que continuamente se realicen
intercambio de información con otras entidades o
si cambios y mejoras en los procedimientos,
entre dependencias de la misma entidad, bien sea
encaminados entre otras a buscar la eficiencia
como un requisito (entrada) o como un producto
administrativa
(salida), los procesos con los cuales se iniciará la
implementación de Cero Papel y los actos
administrativos que podrán manejarse de manera
electrónica).
La Entidad o dependencia automatiza los procesos y

procedimientos críticos haciendo uso de los medios
La entidad tiene implementado el sistema de
electrónicos en concordancia con las definiciones
gestion documental orfeo y se ha implementado
establecidas por la normatividad vigente e si
un sistema de correo interno que permite la
implementando los Lineamientos detallados para la
comunicación entre funcionarios y procesos
implementación de procesos administrativos
electrónicos del Ministerio de TIC.
la entidad cuenta con una oficina asesora de
Planeacion y sistema, la cual con sus funcionarios
especializados en el sistema de gestion de
La Entidad o dependencia realiza acciones de si calidad se encuentran en un proceso de
mejoramiento en la automatización de sus procesos actualizacion y automatizacion constante
y procedimientos internos. procedimientos y demas documentos del sistema
de gestion.
La Entidad o dependencia ha permitido implementar
La entidad solicito mediante correo electronico al
un lenguaje común de intercambio en todos los
si grupo de lenguaje la implementacion de lenguaje
trámites y servicios en los que se efectúe
de intercambio
intercambio de información.
La Entidad o dependencia ha definido la

identificación, análisis, priorización y optimización de no
cadenas de trámites.
El Ministerio de Defensa Unidad de Gestión General

o dependencia participa activamente en las
soluciones de automatización para las cadenas de no
trámites que lidera o en las que participa luego de
un proceso de identificación y priorización.
la publicación en el catálogo de servicios de los
no
servicios de intercambio de información que sean de
interés para más de una entidad.
La Entidad o dependencia ha dispuesto la

identificación los diferentes escenarios de
interoperabilidad según el tipo de intercambio de
no
información a realizar. (Para identificar el escenario
la entidad debe hacer uso de la Guía para el uso del
Marco de Interoperabilidad).
La Entidad o dependencia conceptualiza los La entidad solicito mediante correo electronico al

elementos de datos que no hagan parte aún del si grupo de lenguaje la implementacion de lenguaje
Lenguaje común de intercambio. de intercambio
La Entidad o dependencia desarrolla los servicios de
intercambio prioritarios siguiendo lo establecido en
no
el Marco de Interoperabilidad en los diferentes
dominios y niveles.
La Entidad o dependencia publica los servicios

automatizados en el catálogo de servicios provisto
por el Ministerio de TIC. (La entidad debe
no
contemplar lo establecido en el artículo 227 de la
Ley 1450 de 2011 y el artículo 27 de la Ley 1437 de
2011 sobre el intercambio de información).
Para el intercambio de información, la Entidad o

La entidad utiliza la Plataforma Provista por
dependencia hace uso de la RAVEC y cuenta con
RAVEC para efectuar todas las transacciones
un esquema de provisión de infraestructura
si Financieras de SIFF (Ministerio de Hacienda) y de
adecuado. (De no disponer del servicio de la
Muisca (DIAN) y como canal alterno el canal
RAVEC, deberá hacer uso de una canal
dedicado contratado por la entidad
equivalente).
La Entidad o dependencia realiza acciones de

seguimiento, monitoreo evaluación y mejoramiento
no
en el intercambio de información con otras
entidades.
EA
pendencias y con otras entidades públicas, intercambiando información por medios electrónicos haciendo uso del lenguaje común de intercam
e sus procesos y procedimientos internos e incorpore la política de Cero Papel.
rnos, y 2. Actividades para intercambiar información entre entidades.
LA ACTIVIDAD
RECURSOS EMPLEADOS
do uso del lenguaje común de intercambio de
CESOS INVOLUCRADOS
DEPENDENCIA
http://fondo/documents/res01852014.pd
Lider GEL
f
Lider GEL http://fondo/planeficienciaadmin.asp
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
http://200.122.225.34/sipnvo/modulos.a
Lider GEL
sp
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
OBSERVACIONES
Sector: Salud y Protección Social

Entidad / Dependencia:
Asesor Tramites y Servicios, o Lider GEL Colocar el Nombre de la Persona lider GEL
Vigencia: 2014
Comprende todas las actividades para que las entidades creen un ambiente para
Componente GEL: Estado totalmente integrado en línea. Igualmente, se promueve que las entidade
involucren a la sociedad en un diálogo abierto de doble vía.
Democracia en línea Este componente establece las indicaciones para que las entidades lleven a cab
de democracia en línea que se desarrollan en este componente: 1. Definir la estra
Estrategia de participación
Definir la estrategia de participación
por medios electrónicos
Uso de medios electrónicos
en el proceso de construcción
de normatividad
Construir de forma participativa las políticas
de planeación estratégica
Uso de medios electrónicos

en el proceso
de planeación de la entidad.
Planeación estratégica
Abrir espacios para el control social
Convocatoria y rendición de
cuentas
Abrir espacios para el control social
Convocatoria y rendición de
cuentas
Promoción de datos abiertos
Abrir espacios de innovación abierta
Consulta para la solución de

problemas
Abrir espacios de innovación abierta
Consulta para la solución de

problemas
de la Persona lider GEL
las actividades para que las entidades creen un ambiente para empoderar a los ciudadanos e involucrarlos en el proceso de toma de decisio
integrado en línea. Igualmente, se promueve que las entidades públicas incentiven a la ciudadanía a contribuir en la construcción y seguim
iedad en un diálogo abierto de doble vía.
establece las indicaciones para que las entidades lleven a cabo sus ejercicios de participación en línea a través de un proceso ordenado y d
línea que se desarrollan en este componente: 1. Definir la estrategia de participación; 2. Construir de forma participativa las políticas y planea

La Entidad o dependencia permite impulsar la

participación ciudadana, a través de las iniciativas y se han dispuesto los canales de divulgacion y
si
estrategias corporativas y de los medios electrónicos particiapacion en la Pagina Web
existentes.
La estrategia de participación por medios

electrónicos incluye temas de rendición de cuentas,
consulta de normatividad, consulta sobre la
se han dispuesto los canales de divulgacion y
planeación, apertura de datos y los espacios para si
particiapacion en la Pagina Web
poner a consideración otras situaciones que se
puedan abordar desde el enfoque de innovación
abierta en La Entidad o dependencia
La Entidad o dependencia cuenta con bases de

datos que contienen información discriminada de las
organizaciones sociales y grupos de interés
si "La Entidad", donde se encuentra dispuesta la
relacionados con su misión, así como de cada uno
informacion de Agremiaciones y Asociaciones
de sus usuarios/clientes para convocarlos para la
participación.
La Entidad o dependencia propende por la
participación ciudadana a través de la política
La entidad realiza retroalimentacion por medio de
institucional realizando convocatorias, foros de si
los Comites de Evaluacion de Servicios de Salud
discusión, retroalimentación de resultado y
mejoramiento.
La Entidad o dependencia propende por la

participación ciudadana a través del uso de medios
electrónicos así como los mecanismos de consulta, n/a
retroalimentación y publicación de resultados para el
proceso de construcción de normatividad
La Entidad o dependencia convoca a los ciudadanos

interesados para publicar temas de planeación que
n/a
permitan la consulta, realimentación y publicación de
resultados con observaciones de mejora.
La Entidad o dependencia convoca a los interesados La entidad realiza convocatoria para rendicion de
a participar en los espacios y procesos de rendición cuentas en diversos medios de comuncion
si
de cuentas, según la caracterización de sus (Pagina Web, Correos electronicos, Carteleras y
usuarios. Comunicación directa)
En la convocatoria la Entidad o dependenciaa

informa las condiciones de dicha participación y
si Se da a conocer el reglamento de la convocatoria
suministra los materiales, datos, documentos o
soportes necesarios
La Entidad o dependencia habilita herramientas

electrónicas para consultar a sus usuarios sobre los
si se publican los diversos informes
temas que deben ser incluidos en los espacios y
procesos de rendición de cuentas.
La Entidad o dependencia publica los resultados en

los medios electrónicos y de comunicación las
consultas realizadas de rendición de cuentas no
identificando frecuencias y prioridades establecidas
por los ciudadanos.
Con base en lo anterior, la Entidad o dependencia
incluye dentro de los espacios y procesos de
no
rendición de cuentas los temas propuestos y
priorizados por la ciudadanía en la consulta.
El Ministerio de Defensa Unidad de Gestión General
o dependencia realiza jornadas de rendición de si
cuentas.
Durante dicha jornadas la entidad habilita cualquiera
de los siguientes canales: chat, línea telefónica,
no
mensajes de texto, redes sociales, foro o blog entre
otros cuales.
La Entidad o dependencia garantiza la protección de

los datos personales de los usuarios, conforme con
no
las leyes sobre esta materia e informar al ciudadano
sobre la manera de hacerlo.
La Entidad o dependencia pública los resultados de

las jornadas de rendición de cuentas, incluyendo la
si "Informacion al Ciudadano", donde se encuentra
participación por diversos medios realizada durante
despuesta una pestaña de Rendicion de Cuentas
el ejercicio, así como el informe respectivo.
La Entidad o dependencia difunde por medios La entidad realiza convocatoria para rendicion de
electrónicos a los participantes de los procesos de cuentas en diversos medios de comuncion
si
rendición de cuentas los resultados de dichas (Pagina Web, Correos electronicos, Carteleras y
jornadas. Comunicación directa)
La Entidad o dependencia permite promocionar el

conjunto de datos producidos habilitando espacios
tanto físicos como electrónicos para presentarlos e la pagina Web cuenta con una pestaña en el inicio
invitar a los posibles interesados a que hagan uso "Informacion al Ciudadano", donde se encuentra
si
de éstos (Dichos mecanismos pueden ser ferias y despuesta una pestaña de Publicacion de datos
eventos de desarrolladores, así como foros virtuales, abiertos
chats, blogs, mensajes de texto, redes sociales o
cualquier otro).
La Entidad o dependencia convoca a los interesados

a participar en el proceso de consulta para la
no
solución de problemas, según la caracterización de
sus usuarios.
En la convocatoria la Entidad o dependencia informa

las condiciones de dicha consulta (recursos
involucrados, estímulos, derechos de autor, tipo de no
vinculación, entre otras) y suministra los materiales,
datos, documentos o soportes necesarios.
La Entidad o dependencia habilita espacios tanto
presenciales como electrónicos para adelantar los
procesos de solución de problemas (Dichos
mecanismos pueden ser centrales de desarrollo, no
eventos de creativos y desarrolladores, foros, chats,
blogs, mensajes de texto, redes sociales,
plataformas especializadas o cualquier otro).
La Entidad o dependencia pública los resultados

no
obtenidos del proceso.
La Entidad o dependencia difunde por medios

electrónicos a los participantes los resultados de los no
procesos de innovación abierta adelantados.
La Entidad o dependencia tiene en cuenta el

documento guía desarrollo de ejercicios de no
participación del Ministerio de las TIC.
EA
roceso de toma de decisiones. Con estas actividades se propicia que el ciudadano participe activa y colectivamente en la toma de decisiones
n la construcción y seguimiento de políticas, planes, programas, proyectos, la toma de decisiones, el control social y la solución de problem
e un proceso ordenado y de realimentación permanente tanto al interior, como hacia sus ciudadanos y/o usuarios. Son 4 los grupos de activ
pativa las políticas y planeación estratégica; 3. Abrir espacios para el control social; 4. Abrir espacios de innovación abierta.
LA ACTIVIDAD
RECURSOS EMPLEADOS
lectivamente en la toma de decisiones de un
ontrol social y la solución de problemas que
/o usuarios. Son 4 los grupos de actividades

innovación abierta.
CESOS INVOLUCRADOS
DEPENDENCIA
Lider GEL
Lider GEL
http://www.fps.gov.co/la_entidad/a
Lider GEL
gremiaciones_asociaciones
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
Lider GEL
OBSERVACIONES

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