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Es un sistema que realiza actividades de procesamiento, que reúne los datos que describen las
operaciones de la empresa, los transforma en información y los pone a disposición de usuarios
internos o externos de la compañía. Los datos se recaban del sistema físico y del entorno y se
introducen en la base de datos. El software de procesamiento de datos transforma los datos en
información para la gerencia y para los individuos u organizaciones del entorno. Es importante
recalcar que éste es el único subsistema que debe satisfacer necesidades de información de todos los
elementos del entorno de la empresa a excepción de los competidores.
Figura 15 Inventarios
A) Verificar existencias: El primer paso es verificar la existencia de cada artículo ordenado.
Se recupera del archivo de inventario de registro de artículos, el artículo ordenado. El campo de
cantidad en existencia del registro se compara con la cantidad de registro de pedido aceptado para
verificar si hay suficiente cantidad de ese artículo para surtir el pedido. En el caso de los pedidos que
no puedan surtirse, se introducen registros en el archivo de pedidos pendientes. Un pedido pendiente
implica que no puede surtirse el pedido momentáneamente, pero se surtirá apenas se reabastezca el
inventario.
B) Verificar el punto de reorden (surtido): Se determina si las nuevas existencias al
reducirse, han llegado al punto de reorden. Cada registro de artículos contiene un campo de punto de
reorden. El punto de reorden es la cantidad de inventario que dispara una actividad de resurtir
existencias. El punto de reorden se fija lo bastante alto como para poder recibir el nuevo suministro
antes de que se agoten todas las existencias.
1. 2. Preparar facturas
La preparación de la factura requiere extender cada renglón, o artículo listado en el cuerpo del
formato, multiplicando el precio por la cantidad. Otros cálculos incluyen acumular el total de todos
los artículos y el Impuesto al Valor Agregado.
Una vez que se imprimen las facturas se envían a los clientes y los datos a pedidos facturados se pasan
al sistema de cuentas por cobrar. Los datos de pedidos facturados no incluyen los detalles de cada
renglón. Más bien, esta información resume la transacción de facturación identificando la factura por
número, fecha, código del cliente, nombre y dirección del cliente, número del pedido, código del
vendedor e importe de la factura.
Una vez surtido el pedido, es necesario notificar al sistema de captura de pedidos para que la situación
del surtido se refleje en el registro de pedidos. Esta notificación se efectúa con el flujo de datos de
pedidos completos.