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Sistemas de Información Contable (SIC)

Posted on 17 de febrero de 2011


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Es un sistema que realiza actividades de procesamiento, que reúne los datos que describen las
operaciones de la empresa, los transforma en información y los pone a disposición de usuarios
internos o externos de la compañía. Los datos se recaban del sistema físico y del entorno y se
introducen en la base de datos. El software de procesamiento de datos transforma los datos en
información para la gerencia y para los individuos u organizaciones del entorno. Es importante
recalcar que éste es el único subsistema que debe satisfacer necesidades de información de todos los
elementos del entorno de la empresa a excepción de los competidores.

Figura 8 El Sistema de Información Contable (SIC)


Tareas del procesamiento de datos del (SIC)
El SIC realiza cuatro tareas básicas de procesamiento de datos las cuales se describen a continuación:
1. Recolección de datos: Cuando una empresa proporciona productos y servicios a su entorno, cada
acción se describe con un registro de datos. Si en la acción intervienen elementos del entorno recibe
el nombre de transacción y de ahí el nombre procesamiento de transacciones. El sistema de
procesamiento de datos reúne los datos que describen cada una de las acciones internas de la empresa
y sus transacciones con el entorno.
2. Manipulación de datos: Consiste en la transformación de datos en información, incluye las
siguientes operaciones:
2.1 Clasificación: Ciertos elementos del registro de datos funcionan como códigos. Un código es uno
o más caracteres que sirven para identificar y agrupar registros. Por ejemplo un registro de nómina
incluyen el empleado (clasificación de empleado) y el departamento (clasificación del departamento).
2.2 Ordenamiento: Los registros se acomodan en ciertas secuencias con base a los códigos u otros
elementos de datos. Por ejemplo los archivos de nóminas se ordenan de manera tal que todos los
registros de cada empleado estén juntos.
2.3 Cálculo: Se realizan operaciones aritméticas y lógicas con los datos de manera de producir
información adicional. En un sistema de nómina por ejemplo el salario por horas se multiplica por el
número de horas trabajadas para producir el ingreso bruto de cada trabajador.
2.4 Cuando hay muchos datos se hace necesario sintetizarlos en totales, subtotales, promedios,
porcentajes y otros.
3. Almacenamiento de datos: La cantidad de transacciones pueden variar en una pequeña empresa a
una gran empresa desde cientos hasta miles diarias. Cada transacción se describe con varios
elementos de datos, que deben guardarse para estar disponibles cuando se necesiten. Los datos se
guardan en medios de almacenamientos secundarios (tales como CD-ROM, CD, DVD, memorias
USB) y los archivos se integran lógicamente para formar una base de datos. Por regla general, la
mayoría de los datos de la base de datos son contables.
4. Preparación de Documentos: El SIC produce salidas para usuarios internos y externos de la
empresa. Las salidas se originan de dos maneras:
 Por una acción: Se producen salidas cuando algo sucede, por ejemplo la factura que se origina cada
vez que se surte un pedido a un cliente.
 Por un plan: Se producen salidas en una fecha determinada, por ejemplo el cheque de pago de los
sueldos los días 15 y último de cada mes.
En la mayoría de los casos las salidas son documentos impresos aunque en algunos casos se opta por
las salidas en pantalla.
Características del SIC
 Realiza tareas necesarias: Estas son exigidas por las leyes y organismos de fiscalización del gobierno
como el SENIAT, que obligan a las empresas a llevar registro de sus actividades. Elementos del
entorno tales como los socios, accionistas, el gobierno y la comunidad financiera, exigen que la
empresa realice procesamientos de datos. Además es necesario para que la gerencia establezca y
mantenga un control.
 Sigue procedimientos relativamente estandarizados: Los datos se procesan en base a los reglamentos
y métodos establecidos internamente en la empresa.
 Maneja datos detallados: Los datos sirven para crear rastros de auditoría. Un rastro de auditoría es
un registro de procedimientos que pueden seguirse de principio a fin o desde el fin al principio.
 Tiene un enfoque primordialmente histórico: Los datos generalmente describen lo que sucedió en el
pasado.
 Proporcionan poca información para la resolución de problemas: Tales como los estados financieros
que son informes estándares de contabilidad, que pueden indicar la existencia de un problema, pero
no su solución.
Ejemplos de un sistema de información contable
Un buen ejemplo de un SIC es el que emplean las organizaciones de distribución, que son las que
comercializan productos o servicios a sus clientes. Al estudiar el sistema resulta útil pensar en una
organización distribuidora de productos como una fábrica o establecimiento comercial de ventas al
mayor o al detal, sin embargo un sistema de distribución también puede encontrarse en
organizaciones de servicio tales como CANTV y los hospitales, u organismos gubernamentales como
el ejercito o el SENIAT. Todas las organizaciones se encargan de la distribución de una u otra forma.
También debe considerarse que no exista una organización que posea todos los sistemas descritos ya
que esta explicación del modelo es de modo general.
Generalidades del sistema
Se utiliza un diagrama de flujo de datos para explicar el sistema. El diagrama documenta el sistema
de manera jerárquica, y el diagrama de la figura representa el nivel más alto. El diagrama se llama
diagrama de contexto porque representa al sistema en relación con su entorno.
El sistema se representa por un rectángulo vertical que está en el centro. Los elementos del entorno
se representan con rectángulos horizontales y están conectados con el sistema con flechas llamadas
flujos de datos.
Los elementos del sistema de distribución incluyen clientes, proveedores, almacén y la gerencia. En
este caso el entorno se refiere al sistema que se documenta. Por esta razón algunos elementos del
entorno como el almacén y la gerencia en realidad están en el interior de la organización.

Figura 9 Generalidades del Sistema


Los flujos de datos que conectan a la organización con sus clientes, son similares a los que la conectan
con sus proveedores. La razón es porque la organización es cliente de los proveedores. Los pedidos
que la empresa recibe de sus clientes se denominan órdenes de ventas, mientras que los pedidos que
se hacen a los proveedores se denominan órdenes de compras. En algunos casos la organización
recibe un compromiso verbal de los proveedores, antes de preparar una orden de compra. Por otra
parte es común que la empresa envíe órdenes de ventas rechazadas a los clientes, tal vez porque su
calificación de crédito no sea adecuada. Aunque los proveedores también envían órdenes de compras
rechazadas a la empresa, se ha omitido este flujo por simplificación. Tanto la organización como sus
proveedores emplean facturaspara comunicar a sus clientes cuanto dinero venden y estados de
cuentas para cobrar las cuentas que no se han pagados. Por último, tanto la empresa como sus clientes
deben efectuar pagos por sus compras.
Los flujos de datos del sistema de distribución a la gerencia consisten en informes de contabilidad.
Todos los flujos de datos que se muestran en la figura excepto dos, consiste en los recursos
conceptuales (datos o información), las dos excepciones son el que va de los proveedores al sistema
rotulado embarques y el que va del sistema al almacén rotulado existencias.
Principales subsistemas del sistema de distribución en el SIC
Se identifican tres subsistemas principales (figura 10):

Figura 10 Principales subsistemas del sistema de distribución en el SIC


1. Sistemas que surten los pedidos de los clientes: En la figura 11 se muestran los cuatro surtido de
pedido de los clientes: Captura de pedidos, inventarios, facturación y cuentas por cobrar. El sistema
de captura de pedidos, introduce los pedidos de los clientes en el sistema, el sistema de inventarios
mantiene los registros de inventarios, el sistema de facturación prepara las facturas para los clientes,
y el sistema de cuentas por cobrar recauda el dinero de los clientes.
Figura 11
Figura 11 Sistemas que surten los pedidos de los clientes
2. Sistemas que ordenan la existencia de reabastecimiento: De forma similar se identifican los
sistemas que se encargan de ordenar la existencia de reabastecimiento de los proveedores, en la figura
12. El sistema de compras envía órdenes de compras a los proveedores para las existencias que se
requieren, el sistema de recepción recibe las existencias, y el sistema de cuentas por pagar efectúa los
pagos. Figura 12
Figura 12 Sistemas que ordenan la existencia de reabastecimientoi
3. Sistemas que efectúan procesos de contabilidad general: En la figura se muestra el último de los
tres procesos de la figura 13: Mantener el libro mayor de contabilidad. El sistema de libro mayor o de
contabilidad general es el sistema contable que combina los datos de los otros sistemas para presentar
un panorama financiero de las operaciones de la organización. El archivo que contiene los datos
contables combinados es el libro mayor.
Dos subsistemas intervienen en esta actividad: El subsistema de actualización del libro mayor, asienta
en el libro mayor los registros que describen las distintas operaciones. El subsistema de preparación
de informes, utiliza el contenido del libro mayor para preparar los informes de la gerencia.
A diferencia de los sistemas anteriores, este incluye un almacén de datos, identificado con el
rectángulo libro mayor. Figura 13
Figura 13 Sistemas que efectúan procesos de contabilidad general
Sistema que ordena las existencias de reabastecimiento: (Figura 14)
Figura 14 Sistema que ordena la existencia de reabastecimiento
1. Captura de pedidos
a) Editar datos de pedidos:
Las empresas usan formas de órdenes de venta para registrar los datos que necesitan para procesar
un pedido de un cliente. Cuando se recibe la orden de venta de un pedido, se revisa para ver si no
faltan datos o hay datos incorrectos. El empleado de captura de pedido corrige los errores si es posible,
digamos buscando el número del cliente. El empleado también archiva la orden de venta en un
archivo llamado órdenes de ventas rechazadas por edición. Los pedidos rechazados se conservan en
ese archivo temporalmente hasta que el cliente presente un nuevo pedido.
b) Verificación de créditos:
El propósito de este paso es determinar si la empresa quiere tratar con el cliente. Esto se efectúa a
través de la verificación de crédito. La estrategia de realizar dicho trabajo es determinar el impacto
que tendría el importe del pedido sobre el saldo de cuentas por cobrar del cliente. El archivo de
crédito de clientes también contiene los límites de crédito del cliente. Un límite de crédito es el
importe total de cuentas por cobrar que la empresa está dispuesta a aceptar de un cliente. Los datos
de crédito incluye tanto la cantidad por cobrar como el límite del crédito. Si se excede el límite de
crédito, el pedido se rechaza. Los pedidos que no pasan la verificación de crédito se almacenan en el
archivo de órdenes de ventas rechazadas por crédito y se envían a avisos de orden de ventas
rechazadas a los clientes.
c) Asentar pedidos:
Cuando se acepta un pedido, se introduce en una bitácora de pedidos una breve descripción para
identificarlo y se escribe un registro de pedidos aceptados que se introduce en el sistema de
inventarios. La bitácora de pedidos sirve para hacer un seguimiento a los pedidos y asegurarse de que
se surtan. Esta bitácora contiene elementos de datos como número de cliente, el número de pedido,
fecha del pedido y fecha de recepción.
d) Marcar pedidos surtidos:
La captura de pedidos forma una cadena conectada y están vinculados por flujo continuo sin
almacenes de datos interpuestos. El sistema que pedidos han sido surtidos y el sistema de facturación
crea una serie de de datos de pedidos completados para que actúen como señal.
2. Inventarios:
Una vez aceptados los pedidos se debe determinar si es posible surtirlos. (Figura 15)

Figura 15 Inventarios
A) Verificar existencias: El primer paso es verificar la existencia de cada artículo ordenado.
Se recupera del archivo de inventario de registro de artículos, el artículo ordenado. El campo de
cantidad en existencia del registro se compara con la cantidad de registro de pedido aceptado para
verificar si hay suficiente cantidad de ese artículo para surtir el pedido. En el caso de los pedidos que
no puedan surtirse, se introducen registros en el archivo de pedidos pendientes. Un pedido pendiente
implica que no puede surtirse el pedido momentáneamente, pero se surtirá apenas se reabastezca el
inventario.
B) Verificar el punto de reorden (surtido): Se determina si las nuevas existencias al
reducirse, han llegado al punto de reorden. Cada registro de artículos contiene un campo de punto de
reorden. El punto de reorden es la cantidad de inventario que dispara una actividad de resurtir
existencias. El punto de reorden se fija lo bastante alto como para poder recibir el nuevo suministro
antes de que se agoten todas las existencias.

Sistema de Información Contable para la facturación


Una factura es el aviso oficial que la organización envía a sus clientes para notificarles cuanto dinero
deben. El sistema que prepara la factura es el de facturación.
Un consumidor recibe facturas, muchas de las cuales no se identifican como tales. Cada vez que se
utiliza una tarjeta de crédito, el vale que se firma es una factura, porque describe una transacción a
crédito y establece su obligación de pagar en una fecha posterior
Pasos del Sistema de Facturación (Figura 16)

Figura 16 Pasos del Sistema de Facturación


1. 1. Obtener datos de clientes
Primero, los datos del inventario de los artículos surtidos se complementan con datos del cliente
provenientes del archivo de clientes. Los datos de clientes incluyen elementos como nombre y
dirección, instrucciones de embarque y número de vendedor. Estos elementos se imprimirían en las
facturas y otros documentos, como los informes gerenciales. Los datos de facturas que salen de este
paso contienen los datos tanto de inventarios como de clientes.

1. 2. Preparar facturas
La preparación de la factura requiere extender cada renglón, o artículo listado en el cuerpo del
formato, multiplicando el precio por la cantidad. Otros cálculos incluyen acumular el total de todos
los artículos y el Impuesto al Valor Agregado.
Una vez que se imprimen las facturas se envían a los clientes y los datos a pedidos facturados se pasan
al sistema de cuentas por cobrar. Los datos de pedidos facturados no incluyen los detalles de cada
renglón. Más bien, esta información resume la transacción de facturación identificando la factura por
número, fecha, código del cliente, nombre y dirección del cliente, número del pedido, código del
vendedor e importe de la factura.
Una vez surtido el pedido, es necesario notificar al sistema de captura de pedidos para que la situación
del surtido se refleje en el registro de pedidos. Esta notificación se efectúa con el flujo de datos de
pedidos completos.

El Sistema de Información Contable para las Cuentas por Cobrar


El sistema de cuentas por cobrar es único en cuanto a que cada proceso se realiza independientemente
de los demás. Se presenta esta situación porque cada proceso tiene su propio iniciador. Los procesos
son los siguientes (Figura 17):

Figura 17 SIC para Cuentas por Cobrar


1. Añadir nuevas cuentas por cobrar. Se añaden registros al archivo de cuentas por cobrar
inmediatamente después de la facturación. El iniciador pedidos facturados ocurre a diario.
2. Eliminar cuentas por cobrar pagadas. Así mismo se eliminan registros del archivo de cuentas
por cobrar para reflejar los pagos de clientes.
3. Prepara estados de cuenta. Cada mes se usa el archivo de cuentas por cobrar para preparar
estados de cuentas. Un estado de cuenta es un recordatorio de que se debe dinero por una o más
facturas. Es práctica común dar al cliente treinta días para pagar una factura. La cuenta por cobrar se
considera vigente hasta que han transcurrido 30 días después de la fecha de facturación. Luego la
cuenta por cobrar se considera vencida.
Un estado de cuenta contiene una sola línea por cada factura pendiente: una factura que todavía no
se ha pagado. El estado de cuenta que entregan las tarjetas de créditos lista todas las facturas
pendientes (compras no pagadas)
4. Proporcionar datos de libro mayor. También cada mes, el sistema de cuentas por cobrar
proporciona datos contables de cuentas por cobrar al sistema de libro mayor. Estos datos aparecen
como un activo en el Estado de Situación (Balance General).
En este punto ya se han realizado todas las actividades relacionadas con los pedidos de los clientes, y
a continuación se necesita responder a las señales de punto de reorden del sistema de inventarios y
conseguir existencias de reabastecimiento.
El sistema de Información contable para las compras
Los tres sistemas que colaboran para ordenar, recibir y pagar existencias de reabastecimiento son
compras, recepción y cuentas por pagar.
Compras
El departamento de compras consiste en varios empleados que se encargan de seleccionar a los
proveedores que suministrarán la existencia de reabastecimiento, y de negociar aspectos tales como
precios y fechas de entrega.
El sistema de compras tiene como iniciador el sistema de inventarios cuando se llega al punto de
reorden. Este sistema comprende los siguientes cuatro subsistemas (Figura 18):
Figura 18 SIC para Compras
1. Seleccionar proveedores. El comprador decide cuales proveedores deberán considerarse para
suministrar las existencias de reabastecimiento, empleando datos del archivo de proveedores y
posiblemente otras fuentes. El archivo de proveedores mantiene datos que describen las
transacciones previas con la organización en términos de calidad de los materiales, precios y
capacidad para cumplir con las fechas de entrega prometidas.
2. Obtener compromisos verbales. Cuando el comprador determina cuales proveedores son los
mejores prospectos, se pone en contacto con ellos por teléfono o quizá empleando una red de
comunicación de datos con la finalidad de llegar a un acuerdo.
3. Prepara órdenes de compra. El comprador inicia en esta parte la preparación de la orden de
compra.
Otra salida son los registros de órdenes de compra que se agregan al archivo de órdenes de compras
pendientes. Este archivo permite tener cierto control sobre las órdenes de compra que se pierden en
el correo o los embarques que no cumplen con lo prometido. Si este archivo se guarda en la
computadora, se puede examinar cada registro a diario y avisar a los compradores apropiados si hay
órdenes de compras pendientes: órdenes de compras que deberían haberse surtido pero que no se
surtieron. Los compradores pueden comunicarse con los proveedores para determinar las razones
por los que no se surtieron los pedidos.
4. Cerrar órdenes de compra. Es necesario eliminar registros del archivo de órdenes de compras
pendiente cuando se surten los pedidos. Esta señal proviene del sistema de recepción de órdenes de
compras surtidas. Los registros de órdenes de compra eliminados se archivan en el archivo Histórico
de órdenes de Compra. De todos los subsistemas, compras es el que ha sido más difícil de
computarizar, debido a que la actividad humana es muy importante, ya que todas las actividades giran
alrededor de las negociaciones entre compradores y proveedores.
El sistema de Recepción
El sistema de recepción tiene la función de actualizar la información de la organización de manera tal
que refleje el recibimiento de las existencias de reabastecimiento de los proveedores (Figura 19).
Figura 19 El Sistema de Recepción
Procesar recepciones: El personal de recepción abre las cajas e inspecciona visualmente el
contenido para detectar imperfecciones, contar los artículos y retirar los documentos del empaque,
estas son las facturas del proveedor que vienen dentro como registro del contenido, el empleado
encargado debe procesar la recepción. El propósito de esta inspección es que el proveedor haya
enviado la mercancía ordenada.
Notificar a otros sistemas: Los datos de los artículos recibidos se envían al sistema de inventarios,
para informar los números de artículos y las cantidades que utilizarán para el archivo de inventarios,
y a compras surtidas para cerrar las órdenes de compras pendientes.
El Sistema de Información Contable para las Cuentas por Pagar
El sistema de cuentas por pagar se encarga de pagar a los proveedores por las compras. Antes de
efectuarse el pago, la organización tiene que asegurarse que ese dinero se debe realmente. Esta
certidumbre se establece cuando existen tres condiciones:
a) Hay pruebas de que las existencias se ordenaron. Esta prueba es un registro en el archivo cuentas
por pagar.
b) Hay pruebas de que las existencias se recibieron. Esta prueba la proporciona el archivo de compras
recibidas que contiene la notificación de recepción por parte del sistema de recepción
c) Se recibió una factura del proveedor, lo cual se refleja en el archivo de facturas y estados
Este sistema comprende los siguientes pasos (Figura 20):
Figura 20 SIC para cuentas por pagar

1. Preparar registros de cuentas por pagar al proveedor. Se añaden registros al archivo de


Cuentas por pagar cuando se recibe el flujo de daos Obligaciones incurridas del sistema de compras.
Podría pasar un tiempo considerable antes de que se reciba la mercancía.
2. Efectuar pagos a proveedores. Las facturas de proveedores y Estado de cuenta de proveedores
se introducen en el archivo de facturas y estados, donde se conservan hasta que se efectúa el pago. Se
efectúa el pago cuando se satisfacen las tres condiciones antes mencionadas. Se usan datos del pago
de archivo de cuentas por pagar y los datos de facturas del archivo de facturas y estados para efectuar
los pagos a proveedores
3. Eliminar cuentas por pagar pagadas. Cuando se efectúa un pago a un proveedor, el registro
correspondiente se elimina del archivo de cuentas por pagar y se añade al archivo de cuentas por
pagar pagadas.
4. Proporcionar datos al libro mayor. El sistema de cuentas por pagar alimenta datos al sistema
de contabilidad general. Las cuentas por pagar aparecen como un pasivo en el Estado de Situación
(Balance General).