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Administración de Justicia
Digitization of records in the Administration of Justice
(1) Agencia Aragonesa para la Investigación y el Desarrollo (ARAID), Edificio I+D, Parque Tecnológico Walqa,
22197 Cuarte, España, jfm@unizar.es; (2) Depto. de Informática e Ingeniería de Sistemas, Universidad de Zaragoza,
C/María de Luna 1, 50018 Zaragoza, España, jnog@unizar.es
Resumen Abstract
El cambio a la utilización del expediente electrónico en The change in Administration of Justice towards the
la Administración de Justicia está suponiendo notables adoption of electronic files has experienced notable
dificultades debido al enorme volumen de expedientes difficulties because of the huge volume of files that
abiertos los cuales están exclusivamente en soporte are currently open and only available in paper format,
papel o combinando elementos tanto en papel como or combining elements both in paper and electronic.
electrónicos. Este artículo propone la adopción de una This article proposes a practical measure towards the
medida práctica para la sustitución progresiva del progressive replacement of paper: the digitization, at
soporte papel: la digitalización, en el momento de su the moment of the file breakdown, of the documents
desglose, de los documentos aportados por las partes provided by the parts of a justice process, returning
y su posterior conservación en formato electrónico en the originals to them, and their preservation in elec-
los archivos de la Administración. tronic format in the archives of the Administration.
Palabras clave: Documentos electrónicos. Digitaliza- Keywords: Electronic documents. Digitization. Ad-
ción. Administración de Justicia. Expedientes electró- ministration of Justice. Electronic records. Spain.
nicos. España.
Justicia española ha sido la realizada en las mente, que se consigue un efecto inmediato de
salas de lo contencioso de la Audiencia Nacio- reducción del volumen de papel archivado.
nal (Ramírez Sineiro 20, p. 151). En esta se
Para la aplicación de la medida, los documentos
creó un Servicio Común de Registro, Reparto,
se escanearían, generando imágenes en forma-
Digitalización y Archivo que recibe toda la do-
to PDF, tarea que es prácticamente igual a la
cumentación, la registra, la digitaliza y une a los
actual de realización de las fotocopias. A conti-
expedientes electrónicos la copia electrónica
nuación, se añadirían los metadatos y el Secre-
auténtica de los documentos, que es la única
tario firmaría los documentos con su firma elec-
que manejan los órganos judiciales. Esta estra-
trónica avanzada. Para la conservación de los
tegia podría denominarse de «día 0», ya que en
documentos una opción, a nuestro juicio poco
ella se establece un momento a partir del cual la
adecuada, es asociarlos al expediente dentro de
totalidad de la tramitación ha de realizarse en
la aplicación de gestión. Otra sería disponer de
formato electrónico. Previamente a este mo-
un servicio accesible a través de Internet que
mento se realiza un proceso de digitalización
permita enviar los documentos a un repositorio
masiva que permite que todos los documentos
apropiado para su conservación. Este servicio
que los órganos judiciales estén manejando en
devolvería la URI (dirección única) del documen-
el momento de la migración hayan sido conver-
to, mediante la cual el órgano judicial podría
tidos a documentos electrónicos (Muñoz Soro
recuperarlo en cualquier momento. Esta URI sí
2013, p. 91).
que podría conservarse en la aplicación de ges-
Frente a esta iniciativa puntual, hay otras medi- tión, asociada al correspondiente expediente. De
das, que se aplican a la totalidad de los órganos esta forma, en la base de datos de la aplicación
judiciales, y que conllevan la integración en el de gestión únicamente se guardarían las URI,
expediente de documentos electrónicos, aunque cuyo volumen es muy reducido, por lo que no se
parece que ni el legislador ni muchos de los daría lugar a ninguna sobrecarga de la misma.
operadores jurídicos son aun conscientes de Para recuperar el documento se utilizaría la URI
este hecho. Un ejemplo es la sustitución de las guardada en el expediente. Y, como opción más
actas de las vistas judiciales en soporte papel segura, también sería posible utilizar de forma
por grabaciones de video y su conservación en redundante ambos medios de conservación.
sistemas específicos (como eFidelius). Previsi-
Para valorar la viabilidad de la medida propues-
blemente, estos supuestos irán siendo cada vez
ta y la forma en que debería desarrollarse, se-
más frecuentes; y, por ello, parece más realista
guidamente se expone cuál es la normativa
pensar en una implantación progresiva del ex-
aplicable a la obtención y archivo de copias
pediente electrónico y en un largo periodo de
electrónicas auténticas de originales en papel.
tiempo durante el cual convivirán los documen-
tos en soporte papel y los electrónicos.
3. Normativa
En esta línea, cabe plantearse medidas que
promuevan una sustitución progresiva, como la 3.1. Las copias electrónicas autenticas
ya mencionada digitalización y conservación en
formato electrónico de los documentos aporta- La obtención de copias mediante la digitaliza-
dos por las partes cuando son desglosados ción de originales en papel se contempla en el
(separados del expediente). Esta operación se artículo 28,3 de la Ley 18/2011, de 5 de julio,
realiza normalmente antes del archivo del asun- reguladora del uso de las tecnologías de la in-
to. Actualmente, los documentos se fotocopian, formación y la comunicación en la Administra-
el Secretario diligencia las fotocopias, y luego ción de Justicia (LUTICAJ). Esta dispone que se
estas se unen al expediente. La aplicación de la deberá garantizar la autenticidad, integridad y la
medida consistiría en sustituir la realización de conservación del documento imagen y que el
las fotocopias por la digitalización del documen- proceso podrá hacerse de forma automatizada,
to, y la firma manual del Secretario por su firma utilizando un sello electrónico como medio para
electrónica, dando lugar a un testimonio en for- la autenticación. También podrán utilizarse otros
mato electrónico que es el que se conserva, medios previstos en el artículo 14,3 de la LUTI-
asociado al expediente (Muñoz Soro 2013, p. CAJ, en particular, la firma electrónica del per-
86). La medida presenta ventajas como que los sonal al servicio de la Administración de Justi-
documentos electrónicos generados son copias, cia.
dado que los originales se devuelven a las par- Por su parte, el artículo 29 contempla el archivo
tes; no se da lugar a un coste operativo adicio- electrónico de documentos, disponiendo que
nal, ya que actualmente se realizan fotocopias y
el Secretario las firma manualmente; y, final- […] los medios o soportes en que se almacenen
documentos deberán contar con medidas de segu-
ridad que garanticen la integridad, autenticidad,
Asimismo, dispone que, para garantizar la fiabi- mente electrónico, la cual no existe en las enti-
lidad de una firma electrónica a lo largo del dades privadas que, sin embargo, avanzan cada
tiempo, se podrán utilizar dos mecanismos: a) vez más en la “oficina sin papeles”.
“Firmas longevas mediante las que se añadirá
En el artículo, se ha propuesto una medida para
información del estado del certificado asociado,
la progresiva adopción del expediente electróni-
incorporando un sello de tiempo, así como los
co en la Administración de Justicia en base a la
certificados que conforman la cadena de con-
digitalización y conservación en formato electró-
fianza”; b) “Otros métodos técnicos que impedi-
nico de los documentos aportados por las par-
rán la modificación de la firma para la que se ha
tes. Desde el punto de vista práctico, tiene la
verificado su validez, de acuerdo a los requisitos
ventaja de que los medios adicionales necesa-
establecidos en la política de firma correspon-
rios son los mínimos posibles. Pero, un punto
diente, y que habrá sido almacenada en un sis-
clave es garantizar la seguridad en la conserva-
tema en un momento del tiempo determinado”.
ción de los documentos electrónicos, y esta
Por tanto, las firmas longevas deben incluir un difícilmente puede obtenerse sin recurrir a repo-
sello de tiempo que permita garantizar que el sitorios especializados que sean accesibles a
certificado era válido en el momento en que se las oficinas judiciales de forma remota. Dado
realizó la firma. Para la conversión de una firma que su finalidad será únicamente el archivo y no
electrónica a firma longeva será necesario en la comunicación, deberían diseñarse de forma
primer lugar verificarla, validando la integridad que solo el órgano judicial pudiera acceder a las
de la firma, el cumplimiento de los estándares y copias. De esta forma, con pocos medios podría
que contiene las referencias obligatorias. A con- realizarse una experiencia piloto que permitiría
tinuación se completará, obteniendo y anexán- avanzar en la modernización de la oficina judi-
dole las referencias a certificados (incluyendo cial, familiarizando a sus miembros con el ma-
los certificados del firmante y todos los que for- nejo de las copias electrónicas auténticas.
men la cadena de certificación), así como la
información referente al estado de los certifica- Agradecimientos
dos, obtenida mediante la consulta a las listas
Este trabajo ha sido financiado por la Cátedra Logisman de
de certificados revocados (CRL) o a directorios
la Universidad de Zaragoza para la Gestión Tecnológica
OCSP. Una vez generadas las firmas longevas, Documental.
la política de firma definirá los procedimientos
para mantener las evidencias y gestionar la Referencias
actualización de las mismas.
European Commission (2013). DCAT Application Profile for
También hay dos alternativas para la protección data portals in Europe. https://joinup.ec.europa.eu/ sys-
de la firma electrónica frente a la posible obso- tem/files/project/DCAT-AP_Final_v1.00.pdf.
lescencia de los algoritmos. Una es la utilización Illán Fernandez, José Maria (2009). La prueba electrónica,
de mecanismos de resellado, consistentes en eficacia y valoración en el proceso civil. Cizur Menor:
Aranzadi.
añadir sucesivos sellos de tiempo utilizando los
Muñoz Soro, José Félix (2013). Gestión y valoración de la
algoritmos que en cada momento tengan un documentación judicial en el nuevo contexto tecnológi-
nivel de seguridad adecuado. El otro es la con- co. Zaragoza: Prensas Universitarias de Zaragoza.
servación de la firma en un depósito seguro, Nualart Mercadé, Raimon (2008). iArxiu, un servicio de
garantizando la protección contra falsificaciones custodia y preservación a largo plazo de documentos
y asegurando la fecha exacta en que se guardó. electrónicos. // Blasco Díaz, J. L.; Fabra Valls M. J.
En este caso no es preciso el sellado de tiempo. (eds.). El documento electrónico: aspectos jurídicos,
tecnológicos y archivísticos, Castellón de la Plana: Uni-
versitat Jaume I. 177-214.
5. Conclusiones Ramírez Sineiro, José Manuel (2011). La digitalización
procedimental como imperativo hito tecnológico y nor-
Cuando se compara la evolución del comercio y mativo de la modernización de la justicia. // REGAP: Re-
de la administración electrónica se observa que vista galega de administración pública. 42, 355-378.
mientras que en el primero la necesidad de Sanz Larruga, F. Javier; Salgado Seguin, Victor (2012). El
realizar operaciones comerciales de forma rápi- expediente judicial electrónico: documentos, copias y
archivos. // Gamero Casado, Eduardo; Valero Torrijos,
da y efectiva ha impulsado la toma de decisio- Julián (eds.). Las tecnologías de la información y la co-
nes y acuerdos tanto a nivel tecnológico como municación en la Administración de Justicia. Cizur Me-
organizativo, en el segundo se adoptaron con nor: Aranzadi. 563-606.
frecuencia requerimientos innecesariamente W3C (2013). Data Catalog Vocabulary (DCAT). W3C Wor-
estrictos en cuestiones formales y de seguridad, king Draft, 12 March 2013. http://www.w3.org/TR/2013/
WD-vocab-dcat-20130312/.
lo que ha supuesto una barrera de tipo práctico
muy importante. Este podría ser, de nuevo, el
caso de la exigencia de un expediente integral- Enviado: 2014-04-25. Segunda versión: 2014-06-27.
Aceptado: 2014-06-27.