¿Qué es la videoconferencia?

Es un sistema digital de telecomunicaciones que permite mantener reuniones

colectivas entre varias personas que se encuentran en lugares distantes. Esta
comunicación se realiza en tiempo real, vía telefónica (ISDN) y vía datos, se
transmite tanto la imagen como el sonido, en ambos sentidos, lo que podríamos
llamar una reunión virtual. Los interlocutores se ven y se hablan como si estuvieran
en la misma sala de reuniones, a la vez que se pueden intercambiar datos, fax,
información gráfica y documental, vídeo, diapositivas, etc.
La videoconferencia puede ser punto a punto, es decir, cuando se realiza entre dos
lugares distantes, o multipunto, cuando personas que se encuentran en tres o más
lugares distintos, pueden conversar realizando una auténtica reunión virtual. En el
primer caso cada punto dispone de una consola que controla las diferentes
funciones: como el movimiento de la cámara, el foco, el sonido, etc. y cada lugar
observa el otro a través de sus respectivos monitores. En la videoconferencia
multipunto no es posible lograr la denominada " presencia continua", es decir, todos
los usuarios no pueden verse simultáneamente entre sí. En cada momento dado,
sólo se puede ver a una persona
Definición de videoconferencia.
Al sistema que nos permite llevar a cabo el encuentro de varias personas ubicadas
en sitios distantes, y establecer una conversación como lo harían si todas se
encontraran reunidas en una sala de juntas se le llama sistema de "video
conferencia".
Como sucede con todas las tecnologías nuevas, los términos que se emplean no
se encuentran perfectamente definidos. La palabra "Teleconferencia" esta formada
por el prefijo "tele" que significa distancia, y la palabra "conferencia" que se refiere
a encuentro, de tal manera que combinadas se refieren a un encuentro a distancia.
En los Estados Unidos la palabra teleconferencia es usada como un término
genérico para referirse a cualquier encuentro a distancia por medio de la tecnología
de comunicaciones; de tal forma que frecuentemente es adicionada la palabra video
a "teleconferencia" o a "conferencia" para especificar exactamente a que tipo de
encuentro sé esta haciendo mención. De igual forma se suele emplear el término
"audio conferencia" para hacer mención de una conferencia realizada mediante
señales de audio.
El término "videoconferencia" ha sido utilizado en los Estados Unidos para describir
la transmisión de video en una sola dirección usualmente mediante satélites y con
una respuesta en audio a través de líneas telefónicas para proveer una liga
interactiva con la organización.
En Europa la palabra teleconferencia se refiere específicamente a las conferencias
o llamadas telefónicas, y la palabra "videoconferencia" es usada para describir la
comunicación en dos sentidos de audio y video. Esta comunicación en dos sentidos
de señales de audio y de video es lo que nosotros llamaremos "videoconferencia".
Existen algunos términos que pueden crear confusión con respecto a
videoconferencia, como puede ser el término "televisión interactiva"; esté término a
sido empleado para describir la interacción entre una persona y un programa
educativo previamente grabado en un disco compacto (Láser disc) pero no requiere
de la transmisión de video.
Durante el desarrollo de este tema, se habrá de utilizar el término "videoconferencia"
para describir la comunicación en doble sentido ó interactiva entre dos puntos
separados geográficamente utilizando audio y video.

¿Qué es intranet?
Una Intranet es un sistema de red privado que permite compartir recursos entre sus
miembros. Para no ser muy formales y no perdernos en definiciones, en cierto modo
podríamos decir que por ejemplo Whasapp es una Intranet que permite compartir
mensajes entre sus miembros, esto es una simplificación que permite entender la
idea.
Lo que caracteriza a este tipo de Intranet, es que se trata de un sitio web interno,
diseñado para ser utilizado dentro de los límites de la compañía. Lo que distingue
una Intranet de un sitio de Internet, en este caso, es que la Intranet es privada y la
información que en ella reside tiene como objetivo asistir a los trabajadores de la
empresa.
Con el paso del tiempo y el aumento de las posibilidades que facilita el Cloud
Computing las Intranets basadas en web están pasando a un segundo plano porque
en ellas la gestión de los archivos es bastante rudimentaria.
El manejo de los archivos en la empresa requiere de cierta agilidad que una Intranet
basada en web de ninguna manera puede proporcionar. El motivo es su propia
tecnología, al estar basadas en el formato web los archivos han de ser subidos y
descargados continuamente, no es posible disponer de mecanismos que permitan
operaciones con los archivos en el ordenador del usuario que se conecta.
Los motivos para usar una Intranet en la empresa son los siguientes:

 Pérdida de tiempo para localizar información

 El conocimiento se pierde disperso entre empleados y ex-empleados
 Excesivo uso del correo electrónico
 Falta de automatización de procesos de negocio
 Dificultad para trabajar fácilmente desde cualquier lugar
 Duplicidad de archivos y falta de control

Si nos detenemos a pensar, rápidamente se observa como las motivaciones para

implantar una Intranet son muy parecidas a los de un sistema de Gestión
Documental. Las coincidencias son tan grandes que realmente hablamos de lo
mismo. Entonces hay que explicar que hasta hace muy poco no existían sistemas
de Gestión Documental en la Nube como Dataprius o Microsoft Sharepoint (por
poner a un competidor).
Hasta hace muy poco los Sistemas de Gestión Documental se instalaban en las
empresas sin posibilidad de acceso ni uso desde fuera de la red interna de la
empresa. Hasta entonces y como sigue ocurriendo en muchas empresas en la
actualidad, se usa un sistema de Gestión Documental interno y aparte una Intranet
corporativa. En la actualidad se puede disponer de ambas funcionalidades en un
solo sistema.