Curso de Gerencia y Gestión de Proyectos

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Quincena 3

INDICE 
Gestión de integración del Proyecto
• Acta de constitución - Plan de dirección
• Dirección y Gestión - Monitoreo y Control
• Control de los cambios - Cierre del Proyecto
Gestión del alcance del proyecto
• Planificación de la gestión del alcance
• Recopilación de requisitos - Definición del alcance
• Estructura desglosada de trabajo EDT/ WBS
• Validación del alcance - Control del alcance

Curso de Gerencia y Gestión de Proyectos – QUINCENA 3

 GRUPOS DE PROCESOS Y ÁREAS DE CONOCIMIENTO EN
DIRECCIÓN DE PROYECTOS - PMBOK® 5ª. Edición

GRUPOS DE PROCESOS
Áreas de
conocimiento Inicio Planificación Ejecución Monitoreo y Cierre
control
Gestión de los ✔Identificar a ✔ Planificar la ✔Gestionar ✔ Controlar la
interesados los interesados gestión de los la participación de
interesados participación los interesados
✔ ✔ ✔ Dirigir y ✔M y C el ✔Cerrar el
Gestión de la Desarrollar el Desarrollar el gestionar el trabajo proyecto o
integración Acta de Plan para la trabajo del ✔Realizar el fase
constitución del dirección del proyecto control
Proyecto proyecto integrado de
cambios

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   

Documento que autoriza formalmente la existencia

de un proyecto y asigna autoridad al director.

Define el inicio y los límites del proyecto, crea un

registro formal.

Establece las formalidades para que la dirección del

proyecto se comprometa con el proceso y los
resultados


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 PROCESO: DESARROLLAR EL ACTA DE
CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

ENTRADAS HERRAMIENTAS Y SALIDAS

TÉCNICAS
• Enunciado del
trabajo del proyecto
• Caso de negocio
• Acuerdos • Juicio de expertos
• Factores ambientales • Técnicas de Acta de
de la empresa facilitación constitución del
• Activos de los proyecto
procesos de la
organización

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  L RBJ L PRY

Descripción narrativa de los resultados (productos) que se esperan del

proyecto

Necesidad de negocio:
• Demanda del mercado
• Avance tecnológico
• Requisito legal / Reglamentos
• Consideraciones medioambientales
Descripción del alcance del producto:
• Características
• Relación con la necesidad de negocio
Plan Estratégico:
• Visión, metas y objetivos superiores de la organización
• Alineación de los proyectos con el plan estratégico de la organización

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 CASO DE NEGOCIO

Información necesaria para determinar la viabilidad del proyecto en

términos de inversión por parte de niveles superiores a los del proyecto

Origen del caso de negocio

• Demanda del mercado
• Necesidades de la empresa (organización)
• Solicitud de un cliente
• Avance tecnológico
• Necesidad social
ACUERDOS
Definen las intenciones del proyecto
• Contratos
• Memorandos
• Declaraciones – Acuerdos verbales
• Comunicaciones electrónicas
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 FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA

Condiciones que no están bajo el control del equipo del proyecto

y pueden influir en el desarrollo del trabajo

• Cultura y estructura de gobierno

• Distribución geográfica de recursos
• Estándares
• Infraestructura
• Personal existente
• Tolerancia al riesgo
• Canales de comunicación
• Información comercial
• Sistemas de información y control

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 ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

Planes, procesos, políticas, procedimientos y conocimientos

específicos utilizados por la organización ejecutora del proyecto

Procesos y Procedimientos
• Guías y criterios
• Estándares específicos
• Asignación de prioridades
• Plantillas
• Control de cambios (aprobación y validación)
• Control financiero
• Gestión de incidentes y defectos
• Tecnología disponible
• Control de riesgos
• Auditorías
• Registro de lecciones aprendidas
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 ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

Planes, procesos, políticas, procedimientos y conocimientos

específicos utilizados por la organización ejecutora del proyecto

Bases de conocimiento

• Documentos con versiones de líneas base

• Bases de datos financieras (costos, presupuestos)
• Información histórica sobre lecciones aprendidas
• Datos sobre incidentes, defectos, controles y resoluciones
• Datos sobre mediciones de procesos
• Archivos de proyectos previos

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 ACTA DE CONSTITUCIÓN - CONTENIDO
Emitida por el patrocinador o iniciador del proyecto para autorizar
formalmente la existencia del proyecto y autorizar al director para
asignar recursos.
Documenta:
• Propósito o justificación del proyecto
• Objetivos medibles y criterios de éxito
• Requisitos de alto nivel
• Supuestos y restricciones
• Descripción de alto nivel del proyecto y sus límites
• Descripción de alto nivel de los riesgos
• Resumen del cronograma de hitos
• Resumen de presupuesto
• Lista de interesados
• Requisitos y firmas de aprobación
• Director: responsabilidades y nivel de autoridad
• Nombre y nivel de autoridad de quienes autorizan el acta
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 PROCESO: DESARROLLAR EL PLAN DE
DIRECCIÓN DEL PROYECTO

ENTRADAS HERRAMIENTAS Y SALIDAS

TÉCNICAS
• Acta de constitución
del proyecto
• Salidas de otros
procesos • Juicio de expertos
• Factores ambientales • Técnicas de Plan para la
de la empresa facilitación dirección del
• Activos de los Proyecto
procesos de la
organización

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 PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO

Documento que describe el modo en que el proyecto será ejecutado,

monitoreado y controlado. Integra y consolida todos los planes y líneas
base secundarios de los procesos de planificación.
Líneas base
• Del alcance
• Del cronograma
• De costos

Puede incluir también:

Ciclo de vida del proyecto
Descripción de estrategias y modos de dirección
Requisitos y técnicas de comunicación
Revisiones y control de incidentes

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 PROCESO: DIRIGIR Y GESTIONAR EL
TRABAJO DEL PROYECTO

ENTRADAS HERRAMIENTAS SALIDAS

Y TÉCNICAS
• Plan para la dirección • Entregables
del proyecto • Juicio de expertos • Datos de
• Solicitudes de cambio • Sistema de desempeño del
aprobadas Información para trabajo
• Factores ambientales la Dirección de • Solicitudes de
de la empresa Proyectos PMIS cambio
• Activos de los procesos • Reuniones • Actualizaciones al
de la organización plan para la
dirección
• Actualizaciones a
los documentos del
proyecto
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 PROCESO: MONITOREAR Y CONTROLAR
EL TRABAJO DEL PROYECTO

ENTRADAS HERRAMIENTAS SALIDAS

Y TÉCNICAS
• Plan para la dirección • Informes de
del proyecto • Juicio de expertos desempeño del
• Pronóstico del • Sistema de trabajo
cronograma Información para • Solicitudes de
• Pronósticos de costos la Dirección de cambio
• Cambios validados Proyectos PMIS • Actualizaciones al
• Información de • Técnicas plan para la
desempeño del trabajo analíticas dirección
• Factores ambientales • Reuniones • Actualizaciones a
de la empresa los documentos del
• Activos de los procesos proyecto
de la organización
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 PROCESO: REALIZAR EL CONTROL
INTEGRADO DE CAMBIOS

ENTRADAS HERRAMIENTAS SALIDAS

Y TÉCNICAS
• Plan para la dirección • Solicitudes de
del proyecto • Juicio de expertos cambio aprobadas
• Informes de • Herramientas de • Registro de
desempeño del trabajo control de cambios
• Solicitudes de cambio cambios • Actualizaciones al
• Factores ambientales • Reuniones plan para la
de la empresa dirección
• Activos de los procesos • Actualizaciones a
de la organización los documentos del
proyecto

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 PROCESO:
CERRAR EL PROYECTO (O LA FASE)

ENTRADAS HERRAMIENTAS SALIDAS

Y TÉCNICAS
• Plan para la dirección • Transferencia del
del proyecto • Juicio de producto, servicio
• Entregables aceptados expertos o resultado final
• Activos de los procesos • Técnicas • Actualizaciones a
de la organización analíticas los activos de los
• Reuniones procesos de la
organización
 Archivos
 Documentos de
cierre
 Lecciones aprendidas

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 GRUPOS DE PROCESOS Y ÁREAS DE CONOCIMIENTO EN
DIRECCIÓN DE PROYECTOS - PMBOK® 5ª. Edición

GRUPOS DE PROCESOS
Áreas de
conocimiento Inicio Planificación Ejecución Monitoreo y Cierre
control
Gestión de los ✔ ✔ ✔ ✔
interesados
Gestión de la ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
integración

✔ Planificar la
Gestión del Alcance ✔ Validar el
Gestión del ✔Recopilar requisitos alcance
alcance ✔Definir el alcance ✔ Controlar el
✔ Crear la EDT alcance

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 PROCESO:
PLANIFICAR LA GESTIÓN DEL ALCANCE

ENTRADAS HERRAMIENTAS SALIDAS

Y TÉCNICAS
• Plan para la dirección • Plan de gestión
del proyecto • Juicio de del alcance
• Acta de constitución expertos • Plan de gestión
• Factores ambientales • Reuniones de los requisitos
de la empresa Cambios
• Activos de los Impactos
procesos de la Monitoreo
organización Métricas
Trazabilidad

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 PROCESO:
RECOPILAR REQUISITOS

ENTRADAS HERRAMIENTAS SALIDAS

Y TÉCNICAS
• Plan de gestión del • Entrevistas
alcance • Grupos focales
• Plan de gestión de los • Talleres • Documentación de
requisitos • Técnicas grupales requisitos
• Plan de gestión de los • Cuestionarios y • Matriz de
interesados encuestas trazabilidad de
• Acta de constitución • Observaciones requisitos
• Registro de interesados • Prototipos
• Estudios
comparativos

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 PROCESO:
DEFINIR EL ALCANCE

ENTRADAS HERRAMIENTAS SALIDAS

Y TÉCNICAS
• Plan de gestión del • Juicio de • Enunciado del
alcance expertos alcance del proyecto
• Documentación de • Análisis del Descripción
requisitos producto  Criterios de
• Acta de constitución • Generación de aceptación
• Activos de los procesos alternativas Entregable
de la organización • Talleres Exclusiones
Restricciones
Supuestos
• Actualización de los
documentos del
proyecto
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 PROCESO: CREAR LA EDT

ENTRADAS HERRAMIENTAS Y SALIDAS

TÉCNICAS
• Plan de gestión del • Juicio de • Línea base del
alcance expertos alcance
• Enunciado del alcance • Descomposición Enunciado
• Documentación de EDT
requisitos Diccionario EDT
• Factores ambientales • Actualización de
de la empresa los documentos del
• Activos de los procesos proyecto
de la organización

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 Estructura Desagregada de Trabajo EDT

Identificado el alcance y definidos los productos que entregará el proyecto

se dividen las actividades en fracciones de trabajo más pequeñas. El
resultado del proceso de desagregación jerarquizada se denomina
Estructura de Descomposición (o Desagregación) del Trabajo EDT (WBS)
Nivel Fracción jerárquica Descripción
1 Proyecto Proyecto completo
2 Entregable Principales productos del proyecto
3 Subentregable SE Productos de apoyo (bases de entregables)
4 Subentregable más pequeño Nivel mínimo de responsabilidad de la gerencia
5 Paquete de trabajo PDT Unidad básica identificable de trabajo
Resumen de costos Agrupamiento de PDT que facilita supervisar el
progreso y el cumplimiento de las
responsabilidades en el proyecto
Ref. Gray, C; Larson, E. 2009. Administración de proyectos. McGrawHill, México

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 ESTRUCTURA DESAGREGADA DE TRABAJO EDT

Proyecto

0. Gerencia de
Entregable 1 Entregable 2 Entregable 3 Entregable N
Proyecto

SE 2.1
SE 3.1
SE1.1 SE 1.2 N.1
SE 2.2

1.1.1.Paquete 1.2.1 Paquete N.2

de trabajo de trabajo
1.1.2 Paquete 1.2.2 Paquete N.3
de trabajo de trabajo

La gerencia del proyecto se asimila a un entregable transversal

permanente

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 La estructura desagregada de trabajo
EDT
1. Define y jerarquiza todos los elementos del proyecto
2. Facilita la evaluación de costos, plazos y desempeños
3. Sirve como marco para controlar los costos
4. Permite medir el desempeño por unidades organizaciones
formadas por paquetes de trabajo PDT
5. Ayuda a determinar canales de comunicación y prácticas
colaborativas entre distintos niveles del proyecto
6. Es un insumo para el plan de comunicaciones del proyecto
7. Permite localizar y encarar con rapidez los problemas que se
presenten en el desarrollo del proyecto

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 Revisión de los paquetes de
trabajo PDT
1. Definir el trabajo (Lo que hay que hacer)
2. Identificar el tiempo necesario para completarlo (plazo)
3. Identificar los recursos necesarios (cuantificación)
4. Estimar el presupuesto requerido (costos)
5. Identificar a los responsables del trabajo (personas)
6. Insumo para la matriz de responsabilidad
7. Determinar los puntos de observación y control de avance del
proceso

La EDT debe ser un producto orientado a obtener resultados. La

estructura se codifica para registrarla en el sistema de información
del proyecto.

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 Diccionario de la EDT
 Documentación de las descripciones de los componentes de
trabajo.
 Debe incluir, entre otros, los siguientes elementos para cada
componente de la EDT.

 Identificación del código de cuenta

 Descripción del trabajo
 Supuestos y restricciones
 Responsables
 Hitos del cronograma
 Recursos requeridos
 Estimaciones de costos
 Requerimientos de calidad
 Criterios de aceptación
 Referencias técnicas
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 Diccionario de la EDT
Modelo de plantilla (vista parcial)

Nivel Código Nombre del Descripción del Entregables Presupuesto Recursos

EDT elemento trabajo estimado

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 PROCESO: VALIDAR EL ALCANCE

ENTRADAS HERRAMIENTAS Y SALIDAS

TÉCNICAS
• Plan para la dirección • Entregables
del proyecto aceptados
• Documentación de • Inspección • Solicitudes de
requisitos • Técnicas grupales cambio
• Matriz de trazabilidad de toma de • Información de
de requisitos decisiones desempeño del
• Entregables verificados trabajo
• Datos de desempeño • Actualizaciones de
del trabajo documentos

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 PROCESO: CONTROLAR EL ALCANCE

ENTRADAS HERRAMIENTAS Y SALIDAS

TÉCNICAS
• Plan para la dirección • Información de
del proyecto desempeño del
• Documentación de • Análisis de trabajo
requisitos variación • Solicitudes de
• Matriz de trazabilidad Determinación de la cambio
de requisitos causa y el grado de • Actualizaciones al
• Datos de desempeño diferencia entre la plan de dirección
del trabajo línea base y el • Actualización a los
• Activos de los procesos desempeño real documentos del
de la organización proyecto y a los
activos de los
procesos

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