ADMINISTRACIÓN

Unidad I
Administración general
1.1 Finalidad, productividad, eficiencia y eficacia
1.2 Escuelas que han existido en la vida de la administración
1.3 Elementos o funciones de la administración

Unidad II
Administración de recursos humanos
2.1 Planeación de recursos humanos
2.2 integración de recursos humanos
2.3 Capacitación y desarrollo
2.4 Sueldos y salarios

Unidad III
Teorías y herramientas modernas de la administración
3.1 Enfoque sistémico
3.2 Enfoque diferencial
3.3 Enfoque situacional
3.4 Enfoque de contingencias
3.5 Herramientas: ISO 9000, Six Sigma, Siete S de Mckinsey

Administración: ciencia que nos permite optimizar el tiempo y los recursos para alcanzar objetivos
y metas previamente determinados.
Finalidad: el propósito fundamental de la administración es alcanzar beneficios para los grupos de
personas y que no necesariamente son el dinero. Pueden estar representados por logros
personales o de grupo. Puede significar haber alcanzado metas y objetivos. Puede ser que se haya
aumentado o mejorado la calidad de vida.
Productividad: definimos a la productividad como insumos – productos en un periodo específico
de tiempo y con consideraciones de calidad.
Eficiencia: es el hecho de llevar a cabo algo en el menor tiempo posible y con la menor cantidad de
recursos.
Eficacia: es la forma de llevar a cabo algo en el tiempo y cantidad de recursos que sean necesarios;
hacerlo cumplir.
Proceso Administrativo: Planeación, Organización, Dirección y Control.
La administración se basa en ciertas características, entre una de ellas se encuentra la finalidad;
valor instrumental: la administración es un medio para llegar a un fin, ya que su finalidad es
eminentemente práctica y mediante ésta se busca obtener resultados determinados.
ESCUELAS DE LA ADMINISTRACIÓN
a) Escuela de los Clásicos
 Federico W. Taylor
 Enrique Fayol
 Jorge Terry
 Gantt
 Emerson
 Ford
 Burker

Principios de la administración científica

1. Sustitución de reglas empíricas por preceptos científicos
2. Orden y armonía en los grupos en lugar de la confusión y el caos
3. Conservación de la cooperación en grupo en lugar de individualismo
4. Obtención máxima de productividad mediante la no restricción
5. Desarrollo de los trabajadores a través de la capacitación traducido en prosperidad para
los empleados y para la empresa
Henry Fayol
 Estableció la necesidad de estudiar la administración dentro de las escuelas
 Estableció el proceso administrativo
Gantt
 Aportó el método de las gráficas de Gantt

b) Escuela de las relaciones humanas

La administración funciona principalmente por el ser humano.

 Elton Mayo
 Eduars Deming
 Kart Lewin
 Mc Gregor
 Maslow

Elton Mayo
 Redujo jornadas de trabajo, nuevos sistemas; detectó que elevar los factores morales y
sociales de los trabajadores elevaba la productividad; determinó en la administración que
 entender las capacidades humanas de los trabajadores redituaba en alta productividad y
calidad.
Deming
 Se enfocó en la calidad, mejor trabajo, producto, etc.
Maslow
 Escala de valores de las necesidades humanas.
Gregor
 Teoría XY

c) Escuela del enfoque sistémico

Consideran que los sistemas son el elemento fundamental para un buen funcionamiento de la
empresa.

Ludwig Bertalafly
 Teoría general de los sistemas
Es una teoría general que trata de encontrar las propiedades comunes que se presentan en todos
los sistemas de una empresa, pero que tradicionalmente se consideraban como disciplinas
separadas completamente una de otra.

Teoría matemática de la comunicación y control de los sistemas a través de la regulación y la

administración

Kahn – Katz: enfoca la teoría general de los sistemas en la administración

Burns – Stocker
Pascal – Athen
Lawrence –Lars
John Holartz

Tipos de administración

Pública
Naturaleza Función autónoma
Fin Bienestar social
Fuentes inmediatas Actos derivados de la ley
Privada
Actos de gestión comercial
Utilidades o lucro
Actos derivados de contratos
con terceros

Planeación:
Elemento de la administración que fija el curso de las acciones a seguir, así como los principios que
la orientan con sus respectivos costos y tiempos.
Es la etapa del proceso administrativo en donde se definen las metas y los objetivos de trabajo,
estableciendo los objetivos necesarios para alcanzarlos y la forma de realizarlos.

Proceso de la planeación
1. Atención a las oportunidades (competencia, mercado, preferencia de los clientes, visión y
misión, fortalezas y debilidades)
2. Establecimiento de metas y objetivos (misión y visión)
3. Considerar premisas
4. Identificar alternativas (las premisas más alcanzables)
5. Comparación y elección de alternativas
6. Formulación de planes específicos y de apoyo
7. Elaboración de presupuestos (base cero, tradicional)

Diversos tipos de planeación

1. Planeación tradicional
Son la base de los planes operativos y afectan todas las funciones de la organización, es
decir, se revisan todas y cada una de las funciones que se van a llevar a cabo.
2. Planeación estratégica
Proceso mediante el cual se traza la dirección de una empresa a largo plazo, estableciendo
las metas y objetivos, tomando en cuenta las circunstancias internas y externas que
prevalecen en la organización.
3. Planeación APO (administración por objetivos = planeación a largo plazo)
Proceso sistemático que se utiliza como catalizador al establecer objetivos en cada una de
las áreas que integran la organización.
4. Planeación normativa
5. Planeación operativa

Elementos o conceptos a utilizar en la planeación

1. Metas: es la medida más cercana que debemos alcanzar en nuestros planes y programas
de trabajo.
2. Objetivos: son los fines que se persiguen al haber alcanzado metas por medio o a través de
actividades.
3. Reglas para fijar objetivos:
 No tomar como un objetivo lo que es un sistema
 No confundir el objetivo con el medio para lograrlo
 Contar con la opinión de diversas personas
 Establecer nuestros planes en blanco y negro (por escrito)
 Aplicar las preguntas ¿qué, quién, cómo, cuándo, en dónde?
 Todas las reglas y metas deben ser del conocimiento de toda la empresa
 Deben ser estables
Elaboración de presupuestos

Preparación Reconocimiento Operación Resultados

Tiempo Tiempo Tiempo Tiempo

P. de sueldos y salarios
P. de materiales
P. de servicios
P. de inversiones

Herramientas que nos ayudan o apoyan en la planeación

1. Planeación
2. Sistemas de ruta crítica
3. Sistema PERT
4. Gráficas de Gantt
5. Sistema CPM

Administración

1. Planeación – Organización – Dirección – Control

2. Programa Programa
Actividades Objetivo final
Metas
Planes de trabajo

3. Sistema para control de recursos humanos

Sistema para control de recursos financieros
Sistema para control de recursos materiales
Sistema para control de recursos tecnológicos

4. Comprar – Producción – Vendemos – Cobrar – Pagar

Principios de la planeación
1. Precisión: no afirmaciones vagas, la mayor claridad posible y concretar actividades, metas
y objetivos.
2. Flexibilidad: dejar margen para cambios necesarios y afrontar lo impredecible
3. Unidad de medida

Organización
  Proceso de identificar y agrupar de una manera lógica las actividades de una organización,
identificar y jerarquizar la autoridad y la responsabilidad y finalmente establecer los
conductos de comunicación entre las diversas áreas que la conforman.

Principios de la organización
1. Especialización: cuanto más se divida el trabajo, se obtiene mayor eficiencia, precisión y se
llega a la destreza.
2. Unidad de mando: para cada función debe existir un solo jefe.
3. Equilibrio de autoridad: otorgar el grado de responsabilidad que le corresponde a cada
nivel.
4. Tramo de control: el número de unidades a cargo de un jefe serán aquellas que sea
posible controle, dependiendo del tamaño de cada empresa o proyecto.

Lógica de la organización o Proceso de la organización

1. Fortalecimiento de objetivos
2. Formulación de planes y políticas de trabajo
3. Clasificación de actividades y funciones
4. Agrupación de actividades de acuerdo a la especialización
5. Delegación de autoridad
6. Enlace horizontal y vertical para el flujo de información

Organigramas

1. Para empresas industriales

Dirección General
Dirección de compras Dirección de producción Dirección de ventas Dirección de administración

2. Para empresas comercializadoras

Dirección General
Dirección de compras Dirección de ventas Dirección de administración

3. Empresas y servicios
Dirección General
Dirección de operaciones Dirección de ventas Dirección administrativa

Proceso para la elaboración de un organigrama

1. La estructura debe ser el reflejo de los objetivos de la empresa
2. Debe mostrar los niveles de autoridad para ejercer discrecionalidad y responsabilidad
implícita
3. Debe responder al tamaño o magnitud de las posibilidades económicas
4. Las organizaciones están integradas por personas y deben agruparse de acuerdo a su
formación técnica y profesional
Principios de la departamentalización
1. Obtener provecho de la especialización
2. Facilitar el control
3. Auxiliar en el cometido de la coordinación
4. Disminuir los costos

Departamentalización: se refiere a agrupar en un mismo órgano actividades con la misma función

cuando sea posible en fases completas de proceso productivo.

Errores más frecuentes en la organización

1. Planeación inadecuada
2. Relaciones confusas
3. Renunciar a la autoridad
4. Desequilibrio en la delegación de la autoridad
5. Conceder autoridad sin exigir responsabilidad de los jefes de área
6. Aplicación negligente del staff
7. Sobre y suborganización

La dirección
 Orientar los esfuerzos del personal hacia el cumplimiento de las metas y objetivos de la
empresa
 La dirección es el proceso para influir en los trabajadores de tal forma que contribuyan al
cumplimiento de las metas organizacionales.

Principios de la dirección
1. Impersonalidad de mando: la autoridad se ejerce como producto de una necesidad de la
organización.
2. Conducto jerárquico: al transmitir una orden se deben seguir las conductas establecidas.
3. Toma de decisiones: es la selección de una acción entre varias alternativas y se basa en lo
planeado y establecido en la organización.
El proceso para la toma de decisiones se puede establecer en 4 pasos:
a) Establecimiento de premisas
b) Identificación de alternativas
c) Evaluación de alternativas
d) Elección de una alternativa

Fases o etapas de la dirección

1. Ejercer la autoridad
2. Delegación de autoridad
3. Establecer canales de comunicación
4. Supervisar el ejercicio de la autoridad y la ejecución de las órdenes
Robert Katz nos dice que existen 4 tipos de habilidades para dirigir:
1. Habilidad técnica
2. Habilidad humana
3. Habilidad de conceptualización
4. Habilidad de diseño

Motivación
 Implica una serie de necesidades, de impulsos, de anhelos a inducir a los trabajadores o
colaboradores que esperan satisfacer ciertas necesidades.

Motivadores
 Son cosas que inducen a un individuo a alcanzar un alto desempeño en su trabajo.

Teoría X-Y de Mc Gregor

Teoría X
1. Los seres humanos promedio poseen un disgusto por el trabajo y lo evitan
2. Dada la característica anterior, la mayoría de las personas deben ser obligadas para que se
empeñen en su trabajo y para el cumplimiento de objetivos organizacionales.
3. Los seres humanos promedio prefieren que se les dirija para evitar la responsabilidad y
poseen una ambición relativamente limitada.

Teoría Y
1. En cierto grupo de trabajadores el trabajo físico y mental se realiza de una forma natural
2. El control y la amenaza de castigo son los únicos medios para producir el cumplimiento de
metas, sin embargo, algunas personas ejercen autodirección y autocontrol.
3. El grado de compromiso en estas personas no está en función directa de recompensas,
sino que están asociadas a su cumplimiento personal que por ende acarrea beneficios.
4. En condiciones adecuadas, los seres humanos de este grupo aprenden y aceptan
responsabilidades.

Conductas y estilos de dirección y liderazgo

1. El liderazgo basado en el uso de autoridad: esta dirección clasifica a los líderes en
autocrático, democrático, participativo, liberal.
2. La rejilla administrativa: coincidencia de los objetivos formando una rejilla
3. El liderazgo como una amplia variedad de estilos, desde el uso máximo de autoridad hasta
el mínimo. También conocido como liderazgo continuo.
4. Líderes transaccionales: son los que identifican necesidades de los trabajadores con las
metas de la organización.
5. Líderes transformacionales: poseen una capacidad para crear un buen ambiente laboral,
inspiran a sus subordinados.
Control
 Es la medición de los resultados actuales y pasados en relación con lo esperado, con el fin
de corregir y mejorar los planes de trabajo.

La planeación y el control son inseparables, ya que todo intento de control sin planeación carece
de sentido.

Principios de control
1. Establecimiento de metas en el proceso de planeación (metas son cuantitativas)
2. Medición del desempeño (establecer metas en forma cuantitativa). El desempeño debe
ser medible cuantitativamente y cualitativamente y nos servirá para evaluar el
cumplimiento de metas y sus posibles observaciones.
3. Corrección de desviaciones: cuando no se cumple algunas de las metas quiere decir que
existen desviaciones y debemos determinar cuál es la razón de éstas, para retroalimentar
nuestro sistema de planeación.

Puntos críticos del control

Son aquellas metas y objetivos fundamentales, metas más importantes.
Es muy importante definir cuáles son las metas más relevantes, de tal forma que se ponga especial
cuidado en el cumplimiento de las mismas.

El control como un sistema de retroalimentación

Los sistemas se controlan por medio de la retroalimentación a efecto de las desviaciones respecto
a lo planeado y activar los cambios necesarios.

Factores de controles: sistemático, ordenado, constante, tiempo.

Herramientas para el control y planeación del trabajo: presupuestos, gastos, bitácoras, ruta
crítica.

Planeación Metas, programas y planes de trabajo Control

Retroalimentación
Acciones correctivas para futuros planes de trabajo

Elementos de controles: sistemático, ordenado, tiempo.

 Información en tiempo real (informática): actualmente, los avances más importantes para
obtener esta información es a través de la informática.
 Control de corrección anticipada (para pronosticar): existen sistemas dirigidos al control
futuro como son las Gráficas de Grantt, la ruta crítica, el sistema PERT, etc.; ya que no
solamente debemos basarnos en la retroalimentación, puesto que éstos se refieren a
errores cometidos en el pasado.
Requisitos para los controles eficaces

Los directivos deben tener a su alcance sistemas de control ajustados a los casos particulares en
los que se encuentran. Los controles deben reunir:
1. Ajuste a las metas y planes determinados
2. Ajuste a las circunstancias específicas
3. Los controles deben señalar con precisión los puntos críticos (metas más importantes)
4. Se debe buscar la objetividad
5. Deben garantizar cierta flexibilidad para que les permita ser razonables
6. Ajuste a la cultura de la organización
7. Los controles deben ser económicos
8. Establecer controles debe inducir a acciones correctivas

Clasificación de los controles por su forma de operar

1. Control automático (fitfat, just time)
2. Control sobre resultados

Objetivos del control

1. El control es la respuesta a la delegación de autoridad
2. El control requiere de estándares cuantitativos
3. Se justifica sólo si sus beneficios son mayores a su costo
4. Debe concentrarse en los casos donde no se logre lo previsto