Informe “Administración Documental”

Para cualquier empresa es importante tener un óptimo control,

centralización y manejo de sus documentos a través normas y
políticas internas, de modo que puedan ser consultados a futuro
de forma rápida y eficaz. Es por ello que una buena gestión
documental garantiza el orden y control de grandes de volúmenes
de información documental externo e interno de cualquier
entidad que maneje correspondencia.
1. Recepción de documentos administrativos de una
franquicia a sede principal:

La anfitrion/a (recepcionista, El responsable abre la

secretaria, ejecutiva) recibe la
Remitente envía la documentación
correspondencia externa, firmado
externa a la sede principal.
por quien fue recibido, así como
fecha, hora y sello.
correspondencia, realiza la revision
de anexos, datos de emisor, direccion
de franquicia, asunto, firmas. Todos
los anexos deben estar completos.

Verificados los documentos se

Depende de la planilla de control de
procede a la radicación de o los
correspondencia de la empresa, la Se clasifican los documentos de
mismos, sino tiene firma se envia al
unidad de correspondencia informe administrativo de las
área correspondiente, de tal manera
procedera a remitir o radicar esta de franquicias remitentes y se organizan
que ellos tomen la decision del
acuerdo a esta, a traves de una en un foleo destinado al área.
proceso a seguir con la
planilla de registro.
documentacion.

El área receptora recibe los

Se realiza un rotulo de clasificacion
ubicada en la unidad de conservacion
utilizada en el expendiente como
unidad de distribución.
documentos y determina a largo
plazo si estos documentos
administrativos seran de utilidad o
no para el archivo central de la
empresa.
2. Recepción de correspondencia de carácter informativo:

Remitente envía la documentación
(revistas, diarios, libros, folletos,
promociones, publicaciones,
invitaciones)
La anfitrion/a (recepcionista,
secretaria, ejecutiva) recibe la
correspondencia de caracter
informativo, revisando la misma
(datos de área o gerencia a quien
va remitido, contenido)
Se procede a la clasificación de los
documentos de información ya
sea de caracter personal o
insttucional.

Este tipo de documentacion no se
radica, pero se controla a traves
de un formato de control de
entrega.
Se procede a clasificarlos y
organizarlos en unidades de
conservacion escogida para su
distriución.
La documentacion es remitida al
departamento pertinente,
normalmente este tipo de
documentos tiene como destino
final la eliminación de estos
después de ser usados.

3. Recepción de memorandos:

La anfitrion/a (recepcionista,
secretaria, ejecutiva) recibe la
La dependencia de Talento Humano
correspondencia interna y procede a
envia un memorando de información
su revisión (asunto, anexos, estado de
a la dependencia de Calidad.
documentación, firmas, dependencia
remitente)

Se procede a la Radicación de o los

Se clasifican los memorandos de
memorandos, registrandolos en la
acuerdo a la dependencia emisora y
planilla interna de control, de acuerdo
se distribuye con un rotulo de asunto
al codigo de dependencia remitente,
y a que departamento irá diriido.
fecha, hora, entre otros datos.

Al ser entreado al correspondiente

departamento tendra que remitir un
Depende de su importancia legal,
anexo de recibido con las
algunos memorandos seran
correspondientes firmas, fechas y
archivados por los departamentos y
horas de departamento o
otros seran eliminados.
individualmente a las personas a
quienes fueron remitidos.
4. Recepción de Formularios de Inspección de Seguridad
Laboral realizado por los distintos analistas del área a la
dependencia General de Seguridad y Salud Laboral,
utilizando correo interno.

El departamento de Seguridad Laboral La anfitrion/a (recepcionista, secretaria,

envia los formularios de inspeccion del
mes a la Gerencia principal de ese
departamento. Usando como canal de
comunicación el correo interno de la
empresa.
ejecutiva) recibe la correspondencia
interna y procede a su revisión (asunto,
anexos, estado de documentación,
firmas, dependencia remitente, codigos
de formulario)

La Gerencia a la que va remitida la revisa

Se procede a la Radicación de la
y hace un respaldo de las mismas para
información, realizando un correo con
su conservación, normalmente las
remitencia a los interesados y a la
Gerencias comparten archivos
unidad de correspondencia, para su
codificados para la consulta de estos
debido control.
documentos cuando se es necesario.

Caebe destacar que los analista o

departamentos de Seguridad que
realizaron o llenaron los formularios de
inspección mantienen los documentos
en fisicos en archivos por fechas y areas
de inspección en legajos hasta que
deban ser llevados a archivo central.
 5. Recepción de documentos en una entidad bancaria:
La persona natural o juridica recauda
documentos (requisitos) para la
emisión de una Tarjeta de Credito.
Se clasifican los documentos de
solicitud de Tarjeta de Credito según
a donde se vaya a redireccionar.
El destino Final de estas solicitudes
estaran ubicadas en el archivo
principal de la Gerencia de
Solicitudes hasta que estos sean
actualizados.
La ejecutiva/o comercial recibe la
documentación y procede a su
revisión (asunto, anexos, estado de
documentación, firmas, datos,
codigo de formularios, referencias)
El ejecutivo toma los documentos y
los coloca en unidades de
conservación, con etiqueta de
registro e identificación (sellos,
firmas, fecha de emisión, dirección
de departamento a donde va
remitido)
Se procede a la Radicación de los
documentos, asi como al reistro de
los mismo en el sistema.
El ejecutivo lo envia a la unidad de
correspondencia, para que estos los
radiquen igualmente y lo direccionen
a la Gerencia principal de Solicitudes
de Tarjeta de Creditos, a traves de
servicios de correspondencia interna
o externa.