GESTION DE PERSONAL

Presentado por:

YURI ANDREA RUIZ SERRANO

Código 53.108.403

Grupo 102012_181

TUTOR:

Clariza Paternina

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

ESCUELA DE CIENCIAS BASICAS, TECNOLOGIA E INGENIERIA

PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL

2014
 ALMACÉN LAS VEGAS

JUSTIFICACIÓN

La importancia de establecer estrategias de éxito, la necesidad de administrar y dirigir

instituciones sobre la base de identificar en sus trabajadores en cuanto a sus necesidades,
expectativas, niveles de formación y experiencia, sus talentos, principios y valores,
forjándoles a que sean éticos y útiles a la sociedad para que su actividad trascienda y perdure,
porque solo las organizaciones que tengan por encima de sus propios intereses a las personas
que se encuentren vinculadas a los procesos, son capaces de afrontar efectivamente los giros
de la actividad y la dimensión de estrategias duraderas, con el deseo de posicionarse y generar
cadenas de valor con competitividad y responsabilidad social dignas de ser, a través del
tiempo, vehículo para beneficio mutuo y forjadoras de resultados sorprendentes. Es por esto
que Almacén las Vegas necesita básicamente de una reestructuración en su organización que
le permita tener claridad y veracidad en cada de las áreas, y cabe resaltar la importancia que
tiene hoy, más que nunca, e la inversión en el talento humano como un cimientos del
desarrollo económico y social, y que progresivamente se ha ido convirtiendo en una de las
estrategias de competitividad de las empresas. Para una mejor gestión del Talento Humano
en una época de globalización, donde se pasa rápidamente de lo local a lo internacional, en
el que el conocimiento debe ser un bien fundamental para todos, en el cual los procesos
sociales se han complejizado al máximo, donde la realidad se muestra generalizada, difusa,
cambiante, necesitada de ser conocida y asumida por todos, en donde objetos y sujetos se
afecten y se enriquezcan mutuamente, al detallar la falencia del almacén las vegas,
encontramos como principal el área comercial.

VALORES ORGANIZACIONALES

Los valores organizacionales son muy importantes, ya que definen el desempeño de una

organización y cómo se ve ante la competencia:

Honestidad: sinceridad y transparencia en todos nuestros actos en especial con los clientes
del ALMACEN LAS VEGAS

Trabajo de Equipo: fomentar el compañerismo, la humildad, la disponibilidad, y la

comunicación entre todos los empleados de la empresa ALMACEN LAS VEGAS

Lealtad: ser fiel a nuestra compañía y a nuestros valores organizacionales.

Respeto: a nuestros grupos de interés (clientes, empleados e invitados)

Eficacia: realizar nuestro trabajo eficientemente para lograr el objetivo deseado.

Calidad: realizar las cosas bien y a la primera vez cumpliendo y excediendo las expectativas
de los clientes.

Responsabilidad: cumpliendo con las funciones encomendadas en tiempo y forma

Justicia: dar a cada quien lo que merece siendo prudente en actos y tomas de decisiones.

Creatividad e innovación: fomentar un ambiente que propicie la generación e

implementación de ideas y su reconocimiento, creando una organización capaz de responder
a los cambios de entorno.

Orden y Limpieza: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar, con un ambiente de
trabajo limpio y adecuado.

OBJETIVOS PROPUESTOS

 Tener un departamento de Recursos Humanos

 Implementar la gestión estratégica de talento humano

 Desarrollar un crecimiento sostenido

 Capacitar y desarrollar las competencias del personal

 Lograr la fidelización de los clientes

CARGOS REQUERIDOS

De acuerdo a lo revisado en el contenido anterior, los cargos que se sugieren son los

siguientes:

 1 Administrador

 1 Asistente de Contabilidad

 1 Asesor Comercial

 1 Jefe de Bodega y Logística

 1 Jefe de Talento Humano

FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR

Planear: Incluye definir metas, establecer estrategias y desarrollar planes para coordinar
actividades.

Organizar: Determinar qué actividades deben realizarse, con quien se cuenta para
realizarlas, como se van a agrupar las actividades, quien va a informar a quien y que
decisiones tienen que tomarse.

Dirigir: Incluye motivar a empleados, dirigir a otros, seleccionar los canales de

comunicación más efectivos y resolver conflictos.

Controlar: Seguimiento de las actividades para asegurarse de que se están cumpliendo como
planearon y corregir cualquier desviación significativa.

Beneficios
Es común que el administrador reconozca nuevas oportunidades para el comercio y asegure
los recursos para ayudar a la empresa a asegurar estas nuevas oportunidades. Incluso puede
representar a la empresa en el entorno profesional o participar en eventos de red en la
comunidad para promover buena voluntad y construir el comercio.
Otras actividades Supervisa constantemente los principales indicadores de la actividad de
la empresa con el fin de tomar decisiones adecuadas, encaminadas a lograr un mejor
desempeño de la empresa.
 Mantiene contacto continuo con proveedores, en busca de materias primas, insumos
y productos más adecuados.

 Decide cuando un nuevo producto ha de ingresar al mercado.

 Se encarga de la contratación y despido de personal.

 Está autorizado a firmar los cheques de la compañía, sin límite de monto.

 Cualquier transacción financiera mayor como obtención de préstamos, cartas de

crédito, asignación de créditos a clientes, etc. deben contar con su aprobación.

Jefe Inmediato: Reporta DUEÑO

Supervisa a: todo el personal

Sueldo: $ 2.500.000

FUNCIONES DEL ASISTENTE DE CONTABILIDAD

Mantener los registros financieros en orden del ALMACEN LAS VEGAS.

El asistente de contabilidad debe mantenerse al tanto de las horas de trabajo de los

empleados, las ventas, los gastos, los pagos y las horas facturables para asegurar que los
libros financieros sean precisos y que el ALMACEN LAS VEGAS sea rentable.

Descripción del Cargo

Responsable de los diferentes procesos contables y suministro de información oportuna
para la toma de decisiones.

Ubicación del Cargo

El cargo se ubica en el nivel administrativo - centralizando la labor en Tienda Central, y
bajo la supervisión directa del Contador General.

Responsabilidades y Funciones.-

CUENTAS POR PAGAR - PROVEEDORES

A - GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Gestionar el proceso de cuentas por pagar Proveedores locales y del exterior.
Preparar reportes de cuentas por pagar a proveedores y conciliar las mismas.
Tramitar la documentación para cancelación a proveedores (locales - exterior).
Emitir estados de cuenta de proveedores y conciliación de los mismos.
Confeccionar informe de cuentas por pagar.

B - GESTIÓN OPERATIVA
Emitir reportes de ventas a proveedores de tercerización y por contratos.
Preparar las facturas, cálculos y órdenes de pago de proveedores locales y del exterior.
Atender consultas e inquietudes de proveedores.
Procesar las facturas de proveedores y notas de débito, revisión, e inclusión, etc.
Registrar los asientos contables referente a proveedores.
Registrar los asientos del diferencial cambiario de proveedores del exterior.
Revisar las facturas contra inventario de mercadería.
Colaborar con labores afines.
PERFIL DELCARGO:

DESCRIPCION GENERAL
Edad: Mayor 22 Años
Sexo: No determinante
Estado Civil: No determinante

NIVEL ACADÉMICO
Título de auxiliar contable
Segundo año universitario en carreras afines

CONOCIMIENTOS ADICIONALES
Manejo Avanzado del Sistema Operativo Windows y de herramientas como Word, Excel y
Power Point .
Conocimientos en sistemas informáticos de administración contable

EXPERIENCIA PROFESIONAL
Experiencia mínima un año en labores afines, preferiblemente en una empresa comercial.
RESPONSABILIDADES
Firma de responsabilidad: Sí
Manejo de dinero: No
Manejo de herramientas
Técnicas (Software-hardware): Sí
Trato con el cliente externo: No

ACTITUDES Y PERSONALIDAD
• Analítico
• Sumamente responsable
• Buena organización
• Buen manejo de relaciones interpersonales.
• Habilidad numérica.
• Capacidad de trabajo bajo presión.
Reporta a
Contador General

Supervisa a
Ningún puesto

Sueldo: $750.000
MANUAL DE FUNCIONES ASESOR COMERCIAL

- Antes de la venta. Realizar prospecciones, organizar el tiempo, intentar descubrir nuevos

sectores, establecer contacto previo con el cliente, preparar las rutas, preparar las visitas.

- Durante la venta, la visita. Presentación, oferta, tratamiento de objeciones, cierre de la

venta.

- Después de la venta, el seguimiento. Análisis de cumplimiento de objetivos, informe de

gestión diario, atender reclamaciones e incidencias.

- Investigar el área asignada

- Explorar permanentemente la zona asignada para detectar clientes potenciales.

- Preparar pronósticos de venta en función del área asignada para ser evaluados por la
supervisión.

- Definir las necesidades de material promocional.

- Programar el trabajo en su área, anticipando los objetivos de cada gestión.

- Ventas y cobranzas

- Cerrar las operaciones de venta a los precios y condiciones determinados por la empresa.

- Visitar a todos los clientes (activos y/o potenciales) de acuerdo a la zona o cartera
establecida.

- Diligenciar los formularios y procedimientos para registrar las operaciones de venta.

- Realizar tareas para activar la cobranza en función de cumplir con las metas fijadas en los
presupuestos mensuales.

- Mantener a los clientes informados sobre novedades, posibles demoras de entrega y

cualquier otro tipo de cambio significativo.
- Concurrir a las reuniones de trabajo a que fuera convocado.

- Colaborar en la distribución y/o colocación de material promocional en los locales.

- Asesorar técnica, comercial y promocionalmente a sus clientes.

- Actuar como vínculo activo entre la Empresa y sus clientes para gestionar y desarrollar
nuevas propuestas de negocios de promoción.

- Comunicar al cliente las novedades sobre precios y condiciones.

Sueldo: mínimo mas comisiones

JEFE ALMACEN Y LOGISTICA

unciones:

Administrar el inventario de las bodegas de la empresa, controlar las entradas normales y

especiales al inventario, controlar las salidas normales de pedidos y facturas, así como las
salidas especiales.

Gestionar para que el transporte de las mercancías a través de las firmas transportadoras se
haga en forma eficiente.

Las funciones detalladas a realizar son las siguientes:

1- Coordinación preparación y empaque pedidos a despachar:

upervisar que los productos de cada paquete correspon

Gestionar con Compras o Facturación los cambios de pedidos y facturas, cuando no hay
posibilidad de enviar el pedido completo.

Supervisar que el proceso de preparación y empaque se haga con eficiencia, cumpliendo los
indicadores de la empresa.
Buscar que los productos a despachar, sean los más antiguos.

Coordinar el trabajo de los auxiliares de bodega

5- Supervisión devoluciones.

Aplicar el procedimiento de control devoluciones, teniendo en cuenta que se elaboren todos

los pasos de entradas y salidas a inventario.

Sueldo: 1.300.000

FUNCIONES JEFE DE TALENTO HUMANO

1. Identificar las necesidades de capacitación y desarrollo del personal.

2. Servir de base en la calificación de méritos y la evaluación de puestos.
3. Precisar las funciones encomendadas a cada cargo, para deslindar responsabilidades,
evitar duplicaciones y detectar omisiones.
4. Propiciar la uniformidad en el trabajo.
5. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo evitando repetir
instrucciones sobre lo que tiene que hacer el empleado.
6. Sirve de medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, ya que
facilita su incorporación a las diferentes unidades.
7. Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos
COMPETENCIAS

 Liderazgo: capacidad para guiar y dirigir grupos y establecer y mantener la cohesión

de grupo necesaria para alcanzar los objetivos institucionales.
 Planeación: capacidad para determinar eficazmente las metas y prioridades del
ALMACEN LAS VEGAS, identificando las acciones, los responsables, los plazos y los
recursos requeridos para alcanzarlas.
 Toma de decisiones: capacidad para elaborar e implementar oportuna y eficazmente
estrategias y acciones para optimizar su gestión en relación con el plan operativo.
 Dirección y desarrollo de personal: capacidad para favorecer el aprendizaje y desarrollo
de sus colaboradores, articulando las potencialidades y necesidades individuales con las
de la organización para optimizar la calidad de las contribuciones de los equipos de
trabajo y de las personas, en el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales
presentes y futuras.
 Orientación a logros y resultados: capacidad para orientar su actuación hacía la ejecución
y seguimiento de políticas, planes y proyectos encaminados a la gestión eficiente de los
recursos destinados.
Sueldo: $1.500.000