PROYECTO DE SISTEMAS

PARTES FUNDAMENTALES DEL PROYECTO

 Iniciación.
 Determinación de la factibilidad.
 Calendarización.
 Administración de las actividades y de los miembros del equipo para lograr la
productividad.

INICIACIÓN

INICIO DEL PROYECTO

Las personas de los negocios sugieren proyectos de sistemas por dos razones:

Para experimentar en problemas que les lleven por sí mismos a soluciones de sistemas.

Para reconocer oportunidades y hacer mejoras mediante la actualización, alteración, o

instalación de nuevos sistemas.

Ambas situaciones pueden darse cuando la organización se adapta y enfrenta a cambios

naturales y evolucionados.

Problemas dentro de la Organización

Los buenos administradores se dan cuenta que el reconocimiento de síntomas de

problemas o, en un momento posterior, el diagnosticar los problemas por ellos mismos
y enfrentarlos, es imperativo si el negocio va a seguir funcionando a su más alto
potencial.

Los problemas salen a la superficie en formas diferentes:

Situaciones donde los objetivos nunca se han cumplido o ya no se están cumpliendo.

La retroalimentación útil da información acerca de la diferencia entre el desempeño

actual y el pretendido. (resultados)

Las personas no logran los objetivos de desempeño básicos.

Oportunidades de mejora

El analista de sistemas sirve como catalizador y experto de soporte principalmente al ser

capaz de ver dónde pueden ser mejorados los procesos.

En forma optimista, las oportunidades pueden ser concebidas como el anverso de los
problemas, aunque en algunas culturas las crisis también significan oportunidades.

Lo que surge como un problema perturbarte para un administrador, puede ser cambiado
en una oportunidad por un analista de sistemas alerta. Recordar que el analista debe
ser capaz de ver dónde pueden ser mejorados los procesos.

Las mejoras a los sistemas pueden ser definidas como cambios que darán como
resultado beneficios aumentados y que valen la pena. Existen muchas posibilidades de
mejoras, incluyendo:

 Aceleración de un proceso.
 Agilización de un proceso mediante la eliminación de pasos innecesarios o
duplicados.
 Combinación de procesos.
 Reducción de errores en la entrada a través de cambios en las formas y ventanas.
 Reducción de salida redundante.
 Mejora en la integración de sistemas y subsistemas.
 Mejora de la satisfacción del trabajador con el sistema.
 Mejora de la facilidad de interacción de los clientes, proveedores y vendedores
con el sistema.

Las personas que están en contacto diario con el sistema pueden ser mejores fuentes
de información acerca de las mejoras que deben ser hechas. Si las mejoras ya han sido
sugeridas, se necesita de la experiencia propia para que ayude a determinar si valen la
pena y la forma en que pueden ser implementadas.

Aunque la lista de mejoras dada anteriormente es larga, no es exhaustiva. La parte difícil

de sugerir o implementar mejoras, es que deben valer el desconcierto y costo del
cambio.

Selección de proyectos:
Es necesario asegurarse de que el proyecto bajo consideración no esté siendo propuesto
simplemente para mejorar la propia reputación política, o poder de la persona o grupo
que lo propone, debido a que hay mucha probabilidad de que el proyecto esté concebido
inadecuadamente y hasta que sea mal aceptado.

Es necesario examinar los proyectos prospectivos desde una perspectiva de sistemas,

en forma tal que se esté considerando el impacto del cambio propuesto sobre la
organización completa. No olvidar que los diversos sistemas de la organización están
interrelacionados y son interdependientes, por lo que un cambio a un subsistema puede
afectar a todos los demás. Incluso aunque los tomadores de decisiones directamente
involucrados ponen, a fin de cuentas, las fronteras para el proyecto del sistema, un
proyecto de sistema no puede ser contemplado o seleccionado en forma aislada del resto
de la organización.
Criterios para la selección de proyectos de sistemas

 Respaldo de la administración: no se puede lograr absolutamente nada sin la

aprobación de las personas que, a final de cuentas, pagarán la cuenta.

 Temporización adecuada para comprometerse con el proyecto: saber si el

negocio es actualmente capaz de hacer el compromiso de tiempo para la
instalación de nuevos sistemas o la mejora de los existentes.

 Posibilidad del logro de mejoras de los objetivos de la organización: el

proyecto debe poner a la organización hacia su destino y no desalentarla de sus
objetivos finales.

 Selección de un proyecto que sea posible llevar a la práctica: que sea

práctico en términos de recursos para los analistas de sistemas y la organización.

 Que el proyecto sea valioso comparado con otras formas en que la

organización pueda invertir los recursos: recordar que cuando un negocio se
compromete a un proyecto, está comprometiendo recursos (tiempo, dinero y
personas del negocio) de esta forma ya no se encuentran disponibles para otros
proyectos.

Determinación de Factibilidad:

El estudio de factibilidad se usa para recopilar datos generales para la administración,

para que a su vez les permitan tomar una decisión sobre si deben continuar con el
estudio del sistema.

Los datos para el estudio de factibilidad pueden ser recolectados por medio de
entrevistas. El tipo de entrevista requerido está directamente relacionado con el
problema u oportunidad que está siendo sugerido. El analista de sistemas entrevista,
comúnmente a aquellos que requieren ayuda y a los que están directamente
involucrados con el proceso de toma de decisión, que son, típicamente, los
administradores.

Aunque es importante atacar el problema adecuado, el analista de sistemas no debe

gastar mucho tiempo haciendo estudios de factibilidad, debido a que muchos proyectos
serán solicitados y solamente unos cuantos deberán ser ejecutados.

Definición de objetivos

La determinación de factibilidad en general de un proyecto solicitado significa el

encontrar cuáles son los objetivos organizacionales, y luego determinar si el proyecto
sirve para mover el negocio hacia sus objetivos en alguna forma. Los objetivos del
proyecto deben ser calificados por medio de entrevistas con la persona, grupo o
departamento que lo propone.

Hay varios objetivos aceptables para los proyectos de sistemas que estos incluyen:

1. Reducir errores y mejorar la precisión de la entrada de datos.

2. Reducir el costo de la salida del sistema mediante la agilización y eliminación de
reportes duplicados o innecesarios.

3. Integrar los subsistemas del negocio.

4. Mejorar los servicios al cliente para ganar una posición competitiva.

5. Acelerar la entrada.

6. Acortar el tiempo de procesamiento de datos.

7. Automatizar los procedimientos manuales para mejorarlos en alguna forma

(reducir errores, aumentar la velocidad o precisión, disminuir el tiempo requerido
por empleado, etc.)

También existen algunos objetivos inaceptables para los proyectos de sistemas: aquellos
dirigidos solamente para afirmar la superioridad de un departamento sobre los demás
acerca de su poder para dirigir los recursos internos, o para probar la destreza del equipo
de analistas de sistemas. También es inaceptable automatizar procedimientos manuales
simplemente por automatizarlos, o invertir en tecnología nueva debido al
encaprichamiento con los nuevos “atractivos” que proporcionan sobre lo que tiene el
sistema actual, sin tomar en consideración su contribución verdadera para el logro de
los objetivos de la organización.

Determinación de recursos

Los recursos serán tratados en relación con tres áreas de factibilidad: técnica, económica
y operacional.

Técnica: El analista debe encontrar si los recursos técnicos actuales pueden ser
mejorados o añadidos, en forma tal que satisfagan la petición bajo consideración. Sin
embargo, algunas veces las “adiciones” a los sistemas existentes son costosas y no valen
la pena, debido simplemente a que satisfacen las necesidades en forma ineficiente. Si
los sistemas existentes no pueden ser añadidos, la siguiente pregunta es si hay
tecnología en existencia para satisfacer las especificaciones. Aquí es donde es
beneficiosa la experiencia del analista de sistemas, debido a que mediante el uso de su
propia experiencia y del contacto con los vendedores será capaz de responder la
pregunta de la factibilidad técnica. Por lo general, si la respuesta sobre si una tecnología
particular se encuentra disponible y es capaz de satisfacer las peticiones de usuario es
“sí”, entonces la pregunta se convierte en económica.

Operacional: Si los recursos técnicos y económicos son aceptados, el analista de

sistemas deberá todavía considerar la factibilidad operacional del proyecto solicitado. La
factibilidad operacional depende de los recursos humanos disponibles para el proyecto,
e involucra proyectar si el sistema operará y será usado una vez que esté instalado.

Si los usuarios están casados virtualmente con el sistema presente, no ven problemas
con él y, por lo general, no están involucrados con la petición de un nuevo sistema, la
resistencia ante la implementación del nuevo sistema será fuerte. Las oportunidades de
que alguna vez llegue a ser operacional son escasas.
En forma alterna, si los usuarios han expresado la necesidad de que un sistema que es
operacional la mayor parte del tiempo tenga una forma más eficiente y accesible, se
tiene mejor oportunidad de que el sistema solicitado llegue a ser utilizado.

Evaluación de la factibilidad

La factibilidad del proyecto no es una decisión a ser tomada por el analista de sistemas,
sino por la administración. Las decisiones están basadas en los datos de factibilidad
recolectados en forma experta y profesional, y presentados por el analista.

El analista de sistemas necesita asegurarse que las tres áreas de factibilidad técnica,
económica y operacional sean atacadas en el estudio preliminar.
En este momento el analista de sistemas debe actuar como experto de soporte,
aconsejando a la administración que el proyecto de sistema solicitado satisface todos los
criterios de selección y, por lo tanto, ha calificado como un candidato excelente para un
estudio posterior.

Económica: Los recursos básicos a considerar son:

 El tiempo del analista de sistemas.

 Costo del estudio de sistemas (incluyendo el tiempo de los empleados cono los
que se trabajará).
 Costo del tiempo de los empleados del negocio para el estudio.
 Costo estimado del hardware.
 Costo del paquete de software/desarrollo de software.

El negocio de que se trate deberá ser capaz de hacer ver el valor de la inversión en su
ponderación antes de comprometerse a un estudio de sistemas completo. Si los costos
a corto plazo no son sobrepasados por las ganancias a largo plazo, o no producen una
reducción inmediata en los costos de operación, el sistema no es factible
económicamente y el proyecto ya no debe continuar.

Planeación

El análisis y diseño de sistemas involucra muchos tipos de actividades diferentes que

juntos forman un proyecto. El analista de sistemas debe administrar el proyecto
cuidadosamente para que llegue a ser un proyecto exitoso. La administración de
proyectos involucra las tareas generales de planeación y control.

La planeación incluye todas las actividades requeridas para seleccionar un equipo de

análisis de sistemas, la asignación de los miembros del equipo a los proyectos
adecuados, la estimación del tiempo requerido para completar cada tarea y la
calendarización del proyecto para que las tareas sean terminadas en forma ordenada.

El control significa usar la retroalimentación para monitorear el proyecto. Esto incluye la

comparación de del plan del proyecto con su evolución actual. También significa,
adicionalmente, el tomar las acciones adecuadas para agilizar o recalendarizar las
actividades para que se terminen a tiempo y, asimismo, motivar a los miembros del
equipo para que se termine el trabajo adecuadamente.
Calendarización

Estimación del tiempo requerido: La primera decisión del analista de sistemas es

determinar la cantidad de detalle que se necesita para la definición de actividades. El
nivel de detalle menor es el ciclo de vida de desarrollo del sistema mismo, y el extremo
más alto es incluir cada paso detallado. La respuesta óptima para la planeación y
calendarización se encuentra en un punto intermedio.

Es útil un enfoque estructurado, se debe comenzar a planear un proyecto dividiéndolo

en tres fases principales:

 Análisis
 Diseño
 Implementación

Análisis

 Recolección de datos
 Análisis del flujo de datos y decisiones
 Preparación de la propuesta

Diseño

 Diseño de la captura de datos

 Diseño de la entrada
 Diseño de la salida
 Organización de datos

Implementación

 Implementación
 Evaluación

La fase de análisis se puede detallar de la siguiente forma:

1. Recolección de datos
a. Realización de entrevistas
b. Administración de cuestionarios
c. Lecturas de reportes de la compañía
d. Presentación del prototipo
e. Observación de las reacciones ante el prototipo

2. Análisis de flujo de datos y decisiones

a. Análisis de flujos de datos

3. Preparación de la propuesta
a. Realización de beneficio/costo
b. Preparación de la propuesta
c. Presentación de la propuesta
El analista de sistemas tiene la opción, por supuesto, de dividir todavía más los pasos.
Poe ejemplo, podría especificar cada una de las personas a ser entrevistadas. La cantidad
de detalle necesaria depende del proyecto, pero es necesario que en los planes
aparezcan todos los pasos críticos.

Algunas veces la parte más difícil de la planeación del proyecto es el paso crucial de la
estimación del tiempo que se lleva terminar cada tarea o actividad. No hay nada que
sustituya a la experiencia de la estimación de los requerimientos de tiempo, y los
analistas de sistemas que han tenido la oportunidad de un entrenamiento son
afortunados en este aspecto.

La mejor estrategia para el analista de sistemas es adherirse a un enfoque estructurado

en la identificación de actividades y describir estas actividades a suficiente detalle. De
esta forma, será capaz de limitar sorpresas desagradables. Para la programación de
proyectos se pueden usar dos métodos: Gantt y Pert, los cuales se puede aplicar usando
un software como MS Project, por ejemplo.

Administración de las actividades

Junto con la administración de tiempo y recursos, el analista de sistemas también debe

administrar personas. La administración se logra principalmente por medio de la
comunicación precisa con los miembros de equipo que han sido seleccionados por su
competencia y compatibilidad. Deben ser puestos los objetivos de la productividad del
proyecto, y los miembros del equipo de análisis y sistemas deben ser motivados para
lograrlo.

Evitar fallas del proyecto

Las primeras discusiones que se tienen con los administradores y otras personas que
solicitan un proyecto, junto con los estudios de factibilidad que hace el analista, son por
lo general, las mejores defensas posibles para no tomar un proyecto que tenga una gran
posibilidad de falla. El entrenamiento y experiencia propia mejorará la habilidad para
juzgar la viabilidad de los proyectos y las motivaciones que impulsan a otros para
solicitarlos.

Si se es parte de un equipo de análisis de sistemas propio de la organización, se debe

estar actualizado con el clima político de la organización, así como con las situaciones
financieras y competitivas.

La administración tendrá la última palabra acerca de si un proyecto propuesto merece

mayor estudio (esto es, mayor inversión de recursos). El proceso de decisión del equipo
debe ser abierto y dispuesto al escrutinio de aquellos que están fuera de él. El equipo
debe considerar que su reputación y permanencia en la organización son inseparables
del proyecto que aceptan.

Es importante que el equipo de análisis de sistemas ponga objetivos de productividad

razonables para las salidas tangibles y las actividades del proceso.