SISTEMA DE

ORGANIZACIÓN
ADMINISTRATIVA

MINISTERIO DE TRABAJO
Dirección de Gestión y Reforma

Jose David Arzabe Armijo 1

 Diseño organizacional
 DEFINICIÓN

Es un proceso que permite ajustar la

estructura sobre la base del análisis
organizacional.

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 Etapas del diseño
organizacional
 Identificar y evaluar las necesidades de
servicio, de los usuarios internos y
externos de la entidad.
 Identificar los servicios que debe prestar
la entidad para satisfacer estas
necesidades.
 Diseñar los procesos para la producción
de los servicios requeridos.
 Establecer resultados e indicadores;
propuestas de ajustes ó soluciones a
problemas detectados.
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 Etapas del diseño
organizacional
 Identificar y conformar áreas y unidades
que llevarán a cabo las operaciones
necesarias, especificando su ámbito de
competencia.
 Determinar el tipo y grado de autoridad
de las unidades y su ubicación en los
niveles jerárquicos.
 Definir los canales y medios de
comunicación dentro de la estructura.
 Determinar las instancias de
coordinación interna.
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 Etapas del diseño
organizacional
 Definir los tipos e instancias de
relación interinstitucional.
 Elaborar:
 Manual de Objetivos y Políticas

 Manual de Organización y

Funciones,
 Manual de Procesos.

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 ORGANIGRAMA FUNCIONAL

MAXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA

ASISTENTE

SUBORDINADO 1 SUBORDINADO 2 SUBORDINADO 3

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Diseño de los procesos,
resultados e indicadores
 Se identificarán y
establecerán los procesos
por los cuales se generan
los servicios que
satisfacen las
necesidades de los
usuarios.
 El diseño de los procesos
será formalizado en el
Manual de
Procedimientos.
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Diseño de los procesos,
resultados e indicadores
 Se procederá al diseño de los
procesos en forma general o de
las actividades, de acuerdo con
los requerimientos de la entidad:
 Los procesos descritos en forma
general, seguirán las etapas
determinadas en el Reglamento
Específico del Sistema de
Organización Administrativa.
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 Diseño de los procesos,
resultados e indicadores
 Los procesos seleccionados para ser
descritos hasta el nivel de procedimientos,
seguirán al menos, las siguientes etapas:
 Definición del objetivo del proceso.
 Ordenamiento lógico y secuencial de tareas
necesarias, como también su descripción.
 Identificación de los insumos que requieren
los procedimientos y sus especificaciones.
 Identificación de la unidad responsable de la
ejecución de cada tarea, o del cargo
respectivo. Jose David Arzabe Armijo 9
Diseño de los procesos,
resultados e indicadores
 Descripción de los
registros, formularios u
otros impresos a utilizar.
 Identificación de los
resultados verificables.
 Definición de periodos de
seguimiento y ajustes.

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 Identificación y conformación
de áreas y unidades
organizacionales
 Una vez definidos los usuarios, los servicios
y los procesos de la entidad, se identificarán
y conformarán sobre la base de estos, las
unidades organizacionales, las que tendrán
objetivos organizacionales específicos.
 Posteriormente, se conformarán las áreas
agrupando unidades que requieren estar
relacionadas entre sí, y se determinará su
ámbito de competencia.

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 Formalización del diseño
organizacional

 El diseño organizacional se formalizará

en los siguientes documentos:
 Manual de Organización y Funciones
 Manual de Procedimientos.

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 Manual de Organización y
Funciones

QUE INCLUIRÁ:
 Las disposiciones
legales que regulan la
estructura.
 Los objetivos
institucionales.
 El organigrama.

 La disposición legal
interna de aprobación.
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Manual de Funciones para las
unidades de nivel superior:
 Los objetivos
 El nivel jerárquico y relaciones de
dependencia.
 Las funciones.
 Las relaciones de coordinación
interna y externa.

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Manual de Funciones para las
otras unidades

 Los objetivos.
 La relación de dependencia.
 Las funciones

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Manual de Procedimientos
 Denominación del proceso.
 Objetivo del proceso.
 Normas de operación.
 Descripción del proceso y sus
procedimientos debidamente
detallados.
 Diagramas de flujo.
 Formularios y otras formas
utilizadas.
 Fecha de vigencia.
 ÁmbitoJose
deDavid
aplicación.
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 Diagrama de Flujo
 Es una representación gráfica de los
pasos en un proceso.
 Util para determinar como funciona.
 Sirve para examinar los diferentes pasos.
 Ayuda a descubrir causas de problemas,
cuellos de botella, pasos innecesarios,
circulos de duplicación para lograr
mejoras.

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Símbolos de los diagramas de
flujo
Una etapa o tarea del proceso.

Punto de verificación o decisión.

Punto de almacenamiento.

Formulario o documento.

Inicio o fin del proceso.

Cola o punto de espera

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 PROCEDIMIENTO PARA CAJA CHICA
Unidad Solicitante Jefe Unidad Responsable de Encargado de Responsable de
Administrativa Compras Almacenes Fondo Fijo de Caja Chica
Contrataciones
Registra la
Inicio Solicitud y remite
El formulario B

Solicitud del Recepción del Form.

Form. “Solicitud y Selección del
Formulario proveedor
De Mat.y/o Compras
Con Fondo Fijo “Solicitud de
De Caja Chica Mat. y/o Comp.
Form. “Solicitud
Llenado del Entrega de Material previa De Mat. Y/o
Formulario y Existencia
SI Firma del Form. De Almacen Comp.
Del
Remisión del mismo Material
Movimiento de

Adquisición del Material

NO Y entrega del mismo
Formulario Previa firmad el Form.
“Solicitud de Remite el formulario Form.
Mat. y/o Comp. “Solicitud de Mat. y/o “Mov. De Alm.
Evaluación
B SI Para
Compras con....
La Comp. Form.
A Solicitud

Comunica A
Material Deficiencia NO
Requerido a Almacenes D Form. “Solicitud
De Mat. y/o Comp.
D A
? O Resp.
si Caja Chica D
Verificación del Material
Utiliza el Para el cambio respectivo
Material Remisión del Formulario Verificación del Material
Y entrega del mismo
Comunicando la imposibilidad Para la Devolución al
FIN de la Compra Proveedor y Entrega
Del Material
A
A

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