I. ¿Qué es la contabilidad?

La contabilidad es un campo o disciplina perteneciente a la ciencia de la economía, cuyo objetivo

es clasificar, registrar y resumir la actividad financiera de una empresa o negocio, de tal manera de
permitir la toma de decisiones en las compañías y negocios; en términos sencillos, permite
entregar una "foto" de lo que es una empresa en términos económicos, la cual nos dice
rápidamente la situación actual del negocio, su estabilidad y asimismo su capacidad financiera.

La contabilidad ha estado desde hace mucho tiempo presente en la historia del hombre. Desde que
al ser humano no le bastó su memoria, debió controlar y así llevar un registro de sus propiedades y
actividades mercantiles que realizaba; se estaría hablando de la época del Imperio Romano,
incluso de la civilización egipcia. Los comerciantes venecianos ya la empleaban de manera
sistemática para llevar sus negocios. En la actualidad la contabilidad ha evolucionado
considerablemente; se basa en notables y complejos sistemas instaurados por las distintas
empresas. Además, cada vez más esta disciplina se ha ido especializándose, volviéndose más
compleja en los conocimientos que aborda.

La contabilidad tiene como objetivos, en primer lugar, proporcionar información a dueños

accionistas, bancos, gerentes y todos aquellos que tengan relación con los valores de las cosas
que la empresa deba o quiera adquirir de un tercero. De lo anteriormente expuesto se infiere la
importancia del ejercicio de la contabilidad en un negocio determinado.

Toda empresa tiene la necesidad obligatoria de llevar un control de todas las ejecuciones
económicas que realiza, de lo contrario se caería en un caos, habría desorden y lo más probable
es no haya un gran desarrollo productivo. Con la contabilidad hay mayores beneficios económicos,
se aprovecha al máximo todo tipos de ventajas, pues otorga una visión global de las actividades
del negocio, y por ende de lo que puede o no puede llevarse a cabo. Y no solo lo anterior, ya que
es una obligación legal el llevar un registro contable con los movimientos económicos de las
empresas, de tal manera de informar debidamente al fisco y pagar los impuestos correspondientes;
las irregularidades contables son investigadas y sancionadas por los organismos competentes en
cada país.

Entre los conceptos básicos de importancia en la contabilidad encontramos a el diario contable,

donde se registran las transacciones realizadas, cuyas anotaciones se denominan asientos; estas
anotaciones se registran en cuentas denominadas "cuentas T", con el débito a la izquierda, y el
crédito o haber a la derecha. Estos asientos se agrupan en un libro mayor, recopilación de todas
las cuentas, y finalmente obtenemos el balance, que es un resumen de la situación actual de la
empresa. Todo este proceso de registro se denomina la teneduría de libros contables, el proceso
de registrar y clasificar las gestiones económicas de una empresa. Dependiendo del país en
cuestión, los accionistas de las empresas toman sus decisiones tomando en cuenta este balance,
el estado de resultados de la empresa (resumen de pérdidas y ganancias) y/u otras herramientas
llamadas "estados contables".

En una empresa o negociación existen dos tipos de contabilidad; la contabilidad administrativa y la

contabilidad financiera. La primera dice relación con las necesidades o gustos de la empresa, por
el contrario, la contabilidad financiera se encarga de información cuantitativa de las gestiones
realizadas por la empresa.

La importancia de la contabilidad va más allá del simple registro y posterior representación de

datos, sino que es una herramienta clave para la operación financiera sana de una empresa, y es
una herramienta clave en la gestión y toma de decisiones en las organizaciones actuales

 Ciencia: Puesto que es un conocimiento verdadero. No es una suposición de hechos sin

relevancia alguna, al contrario, analiza cada hecho económico y en todos aplica un
conocimiento adquirido. Es un conocimiento sistemático, verificable y falible. Busca, a través
de la formulación de hipótesis, la construcción de conjuntos de ideas lógicas (teorías) que
sirvan para predecir y explicar los fenómenos relativos a su objeto de estudio. Con el propósito
de identificar fenómenos o sucesos que aporten gran información para su mejor desempeño.
 Técnica: Porque trabaja con base en un conjunto de procedimientos o sistemas para
acumular, procesar e informar datos útiles referentes al patrimonio. Es una serie de pasos para
realizar una tarea y en contabilidad la tarea es el registro, la teneduría de libros. [cita requerida]

 Sistema de información: De acuerdo con las opiniones y enfoques profesionales que

intentan dejar de lado el debate acerca de la naturaleza de lo contable, al definir la contabilidad
recurren a un término que no implica asumir un carácter científico, técnico o tecnológico.
Dicen, por lo tanto, que se trata de "un subsistema dentro del sistema de información del ente"
(dado que no solamente se refiere a empresas), toma toda la información del ente referente a
los elementos que definen el patrimonio, la procesa y la resume de tal forma que cumpla con
los criterios básicos que uniforman la interpretación de la Información Financiera (contable), de
esta manera analistas financieros y no financieros usan la información contable, de ahí se
concluye que independientemente de las definiciones anteriores, la contabilidad es en sí un
sistema de información.1

Estas definiciones de la Contabilidad, con altos grados de componente científico y tecnológico, la

han caracterizado especialmente en los últimos 100 años, llegando a conformarse incluso
"escuelas" o tendencias en su comprensión. Así, por ejemplo, se habla de las escuelas latina y
anglosajona de la Contabilidad. La escuela latina se caracteriza, fundamentalmente, por su
orientación forense y la construcción de evidencias del proceso de la información, facilitando así los
procesos de control organizacional. La escuela anglosajona, por su parte, se orienta más a los
procesos de exposición de estados contables dirigidos a los mercados de valores y otros decisores
estratégicos de las organizaciones. La escuela latina se ha desarrollado con más fuerza en los
países continentales europeos y sus colonias respectivas. De igual modo la anglosajona ha tenido
mayor presencia en Inglaterra, Estado Unidos y sus respectivas zonas de influencia.
 Tipos de usuario

Directivos de la empresa. Sin duda el usuario más importante de la información contable es el

directivo, el administrador de la empresa, pues es este quien toma las decisiones, y éstas deben
estar tomadas con base a la información ofrecida por la contabilidad. El gerente, jefe de
departamento, etc., deben conocer muy bien su empresa o departamento, y esto se logra con la
información que le suministra la contabilidad.

Asesores de la empresa. Los asesores de la empresa, internos o externos, como asesores

jurídicos, tributarios, comerciales, de mercadeo, en finanzas, entre otros, requieren de la
información contable para poder emitir un concepto con bases sólidas.

Socios. Los socios de la empresa son unos usuarios de la información contable muy importantes,
y como todo socio espera obtener buena rentabilidad de su inversión, estos usuarios están muy
pendientes del comportamiento financiero y operativo de su empresa, información que
naturalmente es suministrada por la contabilidad.

Inversionistas. Para el caso de las empresas que cotizan en bolsa, los posibles inversionistas son
usuarios constantes de la información contable, puesto que con base a ella se puede anticipar de
alguna forma el comportamiento futuro de la empresa, lo que le servirá de base para decidir
comprar o vender sus acciones.

Proveedores. Los proveedores son usuarios de la información contable muy interesados por
conocer la estabilidad financiera de la empresa y su capacidad de pago. Ningún proveedor
realizará inversiones cuantiosas en una empresa en la que no pueden determinar la seguridad de
su inversión, y esto sólo es posible con la información suministrada por la contabilidad.
Entidades financieras. Al igual que los proveedores, las entidades financieras están muy
interesadas en conocer la realidad financiera de la empresa, y de hecho, lo primero que solicita un
banco es precisamente los estados financieros.

Entidades de control estatales. Las entidades estatales de control, y muy especialmente las que
administran los impuestos, son usuarias muy asiduas y exigentes de la información contable, tanto
que tienen la facultad de incidir sobre la formar como se debe generar esa información, puesto que
buscan garantizar que esa información satisfaga sus necesidades.
Empleados. Eventualmente los empleados pueden ser usuarios de la información contable, en la
medida en que algunos se pueden interesar por las obligaciones que tienen con la empresa, o las
obligaciones que la empresa tiene con ellos, y en las empresas donde a los empleados se les
entregan acciones como una prima de productividad, con mayor razón están interesados en la
información contable.

También se puede clasificar de otra manera como se presenta a continuación

Usuarios externos:
 Acreedores: es decir a las personas o instituciones a quienes se les adeuda dinero.

 Accionistas: es decir, las personas físicas o morales que han aportado sus ahorros
(excedente de ingresos) para convertirse en propietarios de una empresa, al menos en la
parte proporcional que su aportación representa del total del capital de la empresa
escogida.

 Las autoridades gubernamentales: dada la obligación legal que existe por una parte y
por la otra, el compromiso de las empresas de entregar un porcentaje de sus utilidades en
forma de impuesto a las autoridades fiscales

Usuarios internos.

De la misma forma que los usuarios externos tienen necesidades de información, los
administradores de una entidad económica, representados por los funcionarios de los niveles
superiores , tales como directores generales, directores funcionales, gerentes de área, jefes de
departamento, tienen la necesidad de monitorear el desempeño de la unidad para cual trabajan, y
el resultado de su propio trabajo.
Contabilidad Mecanizada por computadora

El surgimiento de una nueva tecnología experimentada en las últimas cuatro décadas se presenta
como la antesala del desarrollo de lo que hoy conocemos como Sistemas Automatizados.

La aparición de las computadoras, la generalización de las corporaciones, el surgimiento de

grandes empresas multinacionales y la globalización de los comercios internacionales, dio un
nuevo giro a la orientación de la información financiera, surgiendo la necesidad de crear Sistemas
de Contabilidad que sean más útiles en el desenvolvimiento de la gestión contable y administrativa,
y que dichas informaciones sean efectivas, confiables y oportunas; esta necesidad fue lo que
impulsó hacia la creación de los Sistemas de Contabilidad Computarizados.

Existe una amplia gama de Softwares o Paquetes de Contabilidad que han formado parte de las
herramientas de trabajo de muchas empresas desde hace más de 40 años, hasta tal punto que hoy
en día son el motor de las operaciones de muchas de ellas. Lo que ha permitido a los Ingenieros
en Sistemas y a los propios Contadores el buscar la forma de satisfacer de una manera más
completa las necesidades en las que se ve envuelta la empresa, de acuerdo al volumen de las
operaciones que esta maneja; por lo que han tratado de crear Sistemas Computarizados de
Contabilidad que brinden los mismos beneficios que ofrecen los Sistemas Manuales, pero más
eficientes y con menos posibilidad de errores.

En su afán de crear este tipo de Software los expertos en la materia han diseñado diversidad de
programas que tratan de suplir la necesidad de determinadas empresas de acuerdo a las
actividades que realiza. Dentro de estos Software, los más conocidos son:

-. Dac Easy Accounting System. -. Monica.

-. PeachTree. -. Quickbook.

-. Macola. -. SBT.

-. 20-20.

Existen softwares que son creados para determinada área de una empresa, los cuales tienen como
fin llevar el control contable de determinadas cuentas o procesos. Por ejemplo, un software
aplicado al área de los costos en un Restaurante. Este facilita la determinación de los costos de
los alimentos por cantidad de ingredientes, así es más fácil para el analista de costos aplicar los
porcentajes correspondientes y determinar el costo de venta de los alimentos.

Al igual que este, existen softwares ideados para determinada empresa, los cuales han sido
creados para uso exclusivo de cada una de ellas y no son producidos con fines comerciales.
Entre los softwares comerciales el más usado y reconocido por todos es el DacEasy Accounting
System, el cual desde los años 70 es conocido en el mercado como uno de los Software de
Contabilidad más completos.

Los sistemas computarizados tienen muchas ventajas sobre los sistemas manuales. Las ventajas
principales son las siguientes:

 Rapidez y oportunidad.

Puede proporcionar información con mayor rapidez que uno manual, por que la computadora
realiza en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma
manual.

 Volumen de producción.

Se puede manejar un volumen de operaciones mayor usando un sistema computarizado por su

rapidez de procesamiento.

 Protección contra errores.

Se reduce mucho el número de errores, por que la computadora hace los cálculos con mayor
exactitud que un ser humano. Están diseñadas con la característica de minimizar los errores.

 Pases automáticos al mayor.

Los pases al mayor se realizan en forma automática en un sistema computarizado, con un enorme
ahorro de tiempo. La tarea repetitiva de pasar al mayor, no solo consume bastante tiempo, sino que
puede ocasionar muchos errores en un sistema contable manual. El uso de la computadora
asegura cada asiento con exactitud. Esto evita errores, como el doble pase, el pase a una cuenta
equivocada, pasar un débito como un crédito o viceversa, y pasar una cantidad equivocada.

 Preparación automática de informes.

En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir automáticamente,

tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la
administración a tomar decisiones.

 Impresión automática de documentos.

Un sistema computarizado proporciona mucho de los documentos que se usan en un negocio:
Facturas, Estados Mensuales de Cuentas por Cobrar a Clientes, Cheques de Nominas, Estados
de Ingresos de los Empleados, entre otros.

II.