Introducción a la

Gestión de Bases de
Datos
1
Microsoft Access 2013

Docente: Lic. Nieves Llorente

2 ¿Qué es una Base de
Datos?
Una base de datos es un
sistema de almacenamiento
de datos organizados, en
relación a un contexto común.

 En las Bases de Datos, los datos se

encuentran relacionados para posibilitar el
acceso y la búsqueda de forma sencilla y
rápida.

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 3 ¿Para qué nos sirven las BD?
Están pensadas para almacenar datos
en forma masiva.
Con las bases de datos podemos …

Almacenar

Organizar
Información
Recuperar

Comunicar
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 4 ¿Cuáles Bases de Datos
Conocemos?
 Cuando nos inscribimos para rendir una materia, se
recupera nuestra historia académica y se la
relaciona con las fechas próximas de exámenes
que aún no hayamos rendido, con los docentes,
con las aulas y horarios, etc...
 Otros ejemplos: cuando accedemos a un servicio
on line, cuando utilizamos el cajero automático,
cuando accedemos al correo electrónico, ….

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5 ¿Qué es un Sistema de
Gestión de Bases de Datos?

Los Sistemas de Gestión de Bases de

Datos son programas que nos ayudan a
diseñar, crear, administrar y mantener
las bases de datos.

 MS ACCESS nos permite realizar todas las tareas de

un SGBD.

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6 Bases de Datos Relacionales

En las Bases de Datos Relacionales,

los datos se estructuran y organizan
mediante tablas y se distribuyen en
filas y columnas.
Existen relaciones entre las distintas
tablas que permiten la
recuperación de información
ampliada.

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 7 Jerarquía de Elementos en una
Base de Datos Relacional
Las bases de datos están formadas por
Archivos.
Los Archivos se forman por tablas.
Las tablas están compuestas por
registros.
Los registros están formados por
campos.
El campo es la unidad de información
más pequeña
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 8 Estructura de las Tablas
Tabla Campos

Registro 1
Registro 2
Registro 3

 Cada Tabla en una Base de Datos almacena información

relacionada a una entidad determinada (personas,
transacciones, objetos, etc.)
 Todos los registros tienen los mismos campos.
 Todos los campos en un registro están relacionados a un
solo tema.
 Una tabla puede contener múltiples registros. Docente: Lic. Nieves Llorente
9 Objetos básicos de una
Base de Datos en MS Access

 Tablas: contienen los datos estructurados.

 Formularios: permiten gestionar la carga de las
tablas.
 Consultas: permiten extraer información de
una o más tablas y también realizar
operaciones sobre ellas.
 Informes: permiten la condensación de
determinada información de la base de datos,
con el objeto de imprimirla.
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10 Diseñamos una BD…

Idear una base de datos para la

gestión de un DVD Club.
¿Cuáles son los datos que
necesitaríamos guardar?
¿Cómo podemos organizarlos en
tablas?

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 11 Utilizamos el programa…
 Al abrir el programa, debemos crear un archivo que
constituirá nuestra base de datos.

1.

2.
1. Crear base de datos en blanco
2. Escoger un nombre para la base y
presionar “Crear” 3.

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12 Pantalla de trabajo en una BD

Pestañas de objetos abiertos

Panel de
navegación
de objetos Sector de edición del objeto
creados abierto seleccionado en la
(tablas, pestaña activa
consultas,
formularios,
informes)

 Las cintas de opciones se habilitan de acuerdo a la tarea que

estemos realizando.
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13 Tablas
 Las tablas contienen la información que estará disponible para
el resto de las funciones.

1.

1. Las creamos a partir del “Diseño de tabla”, en la pestaña

“Crear”, grupo de comandos “Tablas”.

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14 Vista de Diseño
 Permite crear la tabla
definiendo su estructura de
campos, tipos y propiedades
partiendo de cero.
 Se trata del modo más
completo y sobre el que el
usuario tiene mayor control.

 Al cerrar la ventana de diseño de la

tabla se nos preguntará si queremos
conservar los cambios realizados.
 Debemos escoger un nombre de tabla
en relación a los datos que contiene
para facilitar su identificación.
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15 Diseño de una Tabla

1. Lista de campos
2. Tipo de datos de cada
que contendrá la
campo (texto, fecha, número, etc.)
tabla

3. Propiedades del campo

seleccionado

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 16 Tipos de Datos posibles en
una tabla
Texto corto: son valores de texto que Texto largo: Datos de texto pero
pueden incluir cualquier tipo de con gran capacidad de
carácter (?, !, *,/, etc.). Almacena almacenamiento. Hasta 65635
hasta 255 caracteres. caracteres.

Número: Almacena cifras con las Fecha/hora: Datos horarios o de

que se puede operar fecha. El formato de la fecha u
matemáticamente. hora puede ser de varios tipos.

Moneda: Igual que el campo número, Autonumérico: Se utilizan para llevar

pero acompaña el datos del símbolo algún tipo de recuento que Access
de moneda. incrementa automáticamente en
cada registro nuevo que se incorpore
a la tabla.
Si/No: Se utiliza para datos que se
definen claramente sólo conteniendo
el dato Verdadero (Si)
Docente: Lic. o Falso
Nieves Llorente (No).
17 Atributos de los campos
 La propiedades o atributos de los campos permiten
complementar la funcionalidad de los campos mediante
valores y funciones que alteran la forma de actuar y
responder de los campos cuando se muestran en pantalla
o durante el ingreso de sus datos.

Tamaño: establece cuál será el

Formato: establece la forma
tamaño máximo de los datos que
automática en la que aparecerá el
rellenen el campo. Solo para los
dato. El formato no se visualiza
tipos Texto y Número. El tamaño
hasta que se termina de escribir el
del texto se mide en caracteres.
dato y se pasa a otro. El tipo Texto
Para los números hay 5 tamaños
no tiene formatos predefinidos.
diferentes.

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 18 Atributos de los campos
Regla de validación: Esta
propiedad limita los valores que
el usuario puede escribir en el
campo.
Requerido: Exige que el usuario
añada un valor antes de pasar
a otro registro.
Indexado: Crea un índice para
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Valor predeterminado: es un dato
que ya aparece escrito cada vez
que se va a dar de alta un nuevo
registro en la tabla.
Texto de validación: Se escribe
siempre que se ha establecido una
Regla de Validación. En esta
propiedad se ingresa el mensaje de
error que obtendrá el usuario si no
cumple con la regla de validación.
la tabla.
 19 Campos clave
 Un valor clave es un dato
que identifica por sí solo un
registro de una tabla.
1.  Se trata de un campo del
que se sabe con certeza
que sus datos no se
repetirán en ninguno de
2. los registros de la tabla.
 Si se trata de una base de
1. Se aplica la condición de campo datos en la que haya
clave, seleccionando el campo varias tablas relacionadas
deseado y presionando el botón
“Clave Principal” e la pestaña de
pueden resultar
“Diseño”, trabajando desde la Vista de indispensables para
Diseño generar consultas en las
2. Otra opción es seleccionar Clave que estén implicadas dos
principal con clic derecho sobre el o más tablas.
campo escogido. Docente: Lic. Nieves Llorente
20 Relaciones

 Dos tablas de una base de datos pueden estar

relacionadas.
 Es decir, dos tablas de una base de datos pueden
tener un campo (o varios) común(es).
 Las relaciones incrementan la potencia de
generación de consultas ya que permiten
localizar datos de una tabla, aún cuando sólo se
conoce información de otra.

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21 Creación de Relaciones

1.

1. En la pestaña “Herramientas de base 2.

de datos”, escogemos el botón
“Relaciones”
2. Se abrirá una ventana en la que
Seleccionamos y Agregamos cada
una de las tablas que queremos
relacionar. Luego cerramos la
ventana.
3. Partiendo del campo clave de una
tabla, lo arrastramos hacia el campo
que hace referencia a él en la segunda
tabla.
3.

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 22 Integridad Referencial
 La ventana de modificación de
relaciones nos muestra como se
efectúan las relaciones y el tipo
de relación.
 La integridad referencial de una
base de datos pretende asegurar
que no se den situaciones de
inconsistencia entre los registros
de tablas relacionadas.

 Existen tres opciones para definir la integridad referencial:

 Exigir integridad referencial: activa o desactiva la integridad referencial entre
los campos de las tablas seleccionadas. Las demás opciones no pueden
activarse si no se activa ésta.
 Actualizar en cascada: si se activa, hace actualizaciones en cascada; si no,
no permite las actualizaciones.
 Eliminar enDocente:
cascada: si se activa, hace borrados en cascada; si no, no permite
Lic. Nieves Llorente
los borrados.
23 Cargar datos en tablas
 Cuando terminamos con el diseño de la
tabla y la guardamos, podemos comenzar a
cargar los datos en los campos.
1. Seleccionamos la tabla que
queremos cargar.
2. Escogemos “Vista de hoja de
datos”, en la pestaña “Inicio”
para cargar la información.
2. 3. Si queremos volver al diseño de
1.
la tabla, seguimos el mismo
procedimiento y escogemos
“Vista Diseño”

No se sugiere modificar el Diseño

de una tabla después de haber
cargado datos. Siempre diseñar
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primero y luego cargar.
24 Consultas

 Las consultas ofrecen la posibilidad de

extraer la información de las tablas.
 Cada consulta localiza datos concretos
que cumplen ciertas condiciones y
permite realizar varias tareas con ellos
(mostrarlos, eliminarlos, actualizarlos,
etc.)

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26 Formularios

 Los formularios son ventanas de

Windows cuya finalidad es actuar como
una ficha rellenable para los datos de
las tablas. Permiten introducir los datos
de una forma más cómoda.
 Es posible añadir botones y controles
que realicen alguna tarea sobre los
datos de una tabla.

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28 Informes

 Los informes son elementos cuya función

es generar información obtenida de las
tablas perfectamente distribuida, legible
y agradablemente expuesta para la
impresora.
 Únicamente desde asistente

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