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Gestores de Referencias
Gestores de Referencias
Software
Gestores de referencias de última generación:
análisis comparativo de RefWorks, EndNote Web y Zotero
http://www.refworks.com/es/
En el ámbito de las bibliogra- programas que facilitan estas labo- – Formatos de salida. A partir
fías la depuración de los sistemas res de recopilación, sistematización de los resultados de búsqueda el
documentales, la interconexión de e integración de recursos e investi- programa proporciona diversos for-
fuentes, y el impulso suscitado por gación. Son los gestores de referen- matos de salida, como bibliografías,
la generalización de la Web, ha mo- cias bibliográficas que, con ProCite citas bibliográficas a pie de texto,
tivado el crecimiento exponencial como pionero, vienen implemen- sitios web o bases de datos en inter-
de la información disponible para tándose desde hace años. net; y también permite dar forma e
el investigador y el profesional. insertar citas o bibliografías desde
el procesador de textos (Word) en
De esta manera a los proble- “El investigador tiene los principales estilos normaliza-
mas de identificación y búsqueda dificultad para organizar la dos (ANSI, Vancouver, Chicago,
se ha añadido, cada vez con mayor
información que le interesa UMI…), en los estilos de publica-
importancia, el de la organización
de la información encontrada. El
para la investigación” ción de las instituciones y revistas
más conocidas de cada campo del
investigador tiene a su disposición
conocimiento (MLA, ACS, ALA,
decenas de bases de datos y otras
Los gestores comparten una se- Biochemistry, AIAA Journal) o en
fuentes de información, miles de
rie de funciones básicas: el formato documental que nosotros
sitios web, repositorios, blogs, do-
deseemos (rtf, doc, pdf, html).
cumentos a texto completo, archi- – Entrada de datos. Puede rea-
vos digitalizados de todo tipo, pero lizarse de forma manual o automa- – Confección de estudios bi-
se encuentra con la dificultad de la tizada desde el propio gestor de re- bliométricos. Los gestores pueden
organización de la información que ferencias. medir el número de ocurrencias de
pueda suscitar su interés, de la ho- los términos indizados y a partir de
– Almacenamiento y recupera-
mogeneización de la misma, y de ellos elaborar diferentes estudios de
ción de información. Posibilidad de
su optimización desde el punto de carácter cuantitativo.
almacenar de manera estructurada
vista de la investigación.
la información (formato RIS1) y – Control de autoridades y ge-
Con objeto de resolver los pro- recuperarla fácilmente mediante neración de bibliografías en forma-
blemas asociados a la gestión hay cualquier punto de acceso. to html.
http://www.endnoteweb.com/
Los gestores más utilizados universidades españolas mantiene otra lengua que no fuera el inglés, in-
por su calidad, prestaciones y por la suscripción institucional anual. cluso los propios manuales y guías de
las mejoras introducidas en los úl- EndNote web es gratuito, pero uso solamente estaban disponibles en
timos años son RefWorks, EndNo- con grandes limitaciones como la esta lengua. Había alguna traducción
te web y Zotero. Poseen funciones disponibilidad de un número máxi- no oficial, hecha por personas que
similares aunque su nivel de pres- mo de registros (10.000), o un nú- habían trabajado con estas aplicacio-
taciones es diferente, por lo que es mero limitado de carpetas a com- nes. RefWorks fue el primero en ofre-
necesario evaluar sus aspectos más partir (100). cer una versión en castellano, y Zote-
destacados si se quieren conocer ro la tiene desde hace apenas un año.
sus posibilidades y su capacidad de Por último, Zotero es software Esto ha favorecido el uso de gestores
adaptación a diferentes contextos libre con licencia abierta, lo que por parte de muchos investigadores,
de investigación. A continuación se garantiza su completo uso y mejora ya que a veces resulta complejo do-
exponen diversos parámetros de va- por cualquier persona. Su limitación minar la operatividad de un sistema
loración aplicables a estos tres pro- reside en que al ser una extensión cuando está en un idioma diferente
gramas, pero extrapolables a otros de Mozilla FireFox sólo funciona al del usuario. Solamente EndNote
de similares características. desde este navegador. no presenta versión en castellano,
Cada entidad deberá tomar en aunque tiene una comprensión fácil
2. Evaluación consideración los pros y los contras y bien estructurada por tareas.
2.1. Características generales de estos programas para, en función Versión web
de las necesidades de sus investiga-
Tipo de licencia Parece lógico pensar que los
dores y su política de información,
RefWorks requiere suscripción utilizar uno u otro. gestores de última generación se in-
mediante una licencia de pago tegran en la Web como un elemento
Lenguajes de trabajo
anual, aunque también está dispo- multiherrramienta, aunque hay que
nible por un período de evaluación Hasta hace apenas dos años los decir que su integración se realiza
de 15 días. Una buena parte de las gestores no estaban disponibles en de formas diferentes.
http://www.zotero.org/
RefWorks y EndNote web lo ha- con versión local. EndNote dispone de la versión 2, ya disponible en
cen a través de una web a la que se de versión local, aunque mediante beta desde mayo de 2009, este ges-
accede mediante contraseña y pas- licencia adicional. tor es capaz de sincronizar (actuali-
sword. Esto tiene ventajas, el que zar) automáticamente las versiones
pueda estar siempre disponible des- Zotero también se integra en la locales en diferentes ordenadores
de diferentes terminales o lugares, Web, pero de manera diferente, ya con la versión web.
e inconvenientes, como la limita- que se trata de un pequeño programa
que instala una especie de barra de Versión local
ción de no disponer en un momen-
to determinado de una conexión a herramientas o extensión en la Web Ya hemos señalado que sola-
internet, cosa que impediría tener que, como dijimos anteriormente, mente EndNote dispone de versión
acceso a nuestra bibliografía, y que sólo funciona con el navegador de local: EndNoteX2. Ésta tiene una
tengamos que depender de gestores Mozilla. A partir del lanzamiento interfaz de comunicación bidirec-
cional entre la versión local y la que son muy necesarias para quie- software libre- como es el caso de
web. Zotero, al ser una extensión nes gestionan fuentes de informa- EndNote web no siempre es la mejor
del navegador, comparte algunas de ción o elaboran estudios bibliomé- solución, ya que es difícil evaluar si
las particularidades, ventajas e in- tricos, como son la imposibilidad 10.000 registros es un número su-
convenientes de las versiones local de estos nuevos productos de crear ficiente para que un investigador
y web, por ejemplo la imposibilidad formatos personalizados de entrada, disponga de su bibliografía, y más
de compartir datos a distancia, o la salida y edición de información e cuando se estudia en campos cada
disposición de un sistema local que importación. Muchos profesionales vez más interdisciplinares y en dis-
permite tener una copia indepen- de la información utilizan gestores tintos proyectos.
dientemente de tener o no conexión. de última generación para incorpo-
2.2. Importación de datos
Además aporta una solución muy rar datos, pero no para implementar
interesante, como es la realización servicios, por lo que siguen utili- Recursos compatibles
de copias -que denomina instan- zando gestores clásicos como Pro- La compatibilidad de los gesto-
táneas- de las páginas html, que Cite o EndNote como complemento res guarda una relación directa con
podemos utilizar posteriormente de los de última generación. los intereses comerciales de cada
aunque no tengamos acceso a ellas empresa distribuidora. Esto se tra-
Destaca la fácil incorporación
o conexión a la Red. duce en que, por ejemplo, Thomson
de datos que proporciona Zotero. La
idea de que aparezca un icono en la facilita la exportación directa desde
barra de direcciones que identifica ese proveedor de información a su
el producto (libro, documento, pe- gestor de referencias, en este caso
“Los gestores EndNote; de la misma manera los
lícula, carpeta) hace especialmente
bibliográficos actuales se sencillo su manejo. Esto ha hecho productos informativos de ProQuest
orientan más a facilitar posible que bases de datos (ISBN) facilitan la exportación al gestor Re-
la tarea de los usuarios o sitios comerciales (Amazon, You- fWorks de la misma multinacional.
noveles” Tube) que no disponían de formatos Para aquellos productos que no son
de salida puedan ser recopilados distribuidos por estas empresas la
automáticamente. Sin embargo el única posibilidad es la de recurrir
problema surge cuando no identifi- a la exportación de los recursos en
Usabilidad ca una fuente. RIS y a su importación posterior
desde el gestor (ver tabla 1).
Las capacidades de uso han Hay que destacar asimismo el
mejorado mucho respecto a las an- Vemos que de los productos
buen diseño de EndNote web en
teriores versiones, ya que estos pro- analizados, RefWorks es directa-
cuanto a su estructura formal me-
gramas se orientan cada vez más a mente compatible con 7 de ellos,
diante pestañas que facilitan las
facilitar la tarea de usuarios no espe- EndNote con 8, y Zotero con 15. En
tareas básicas del gestor: recogida
cialmente diestros en el manejo de este sentido Zotero es por tanto el
de datos, organización y explota-
sistemas de información. La Web ha gestor que tiene mayor capacidad
ción (es decir, entrada, almacena-
permitido una evidente mejora en de interacción con las fuentes de
miento y salida). Se trata de una
cuanto a la presentación física, or- información. Además destaca por
organización clara y unívoca. Otro
ganización y estructuración interna, su compatibilidad con fuentes co-
aspecto muy diferente es el que pre-
y sobre todo a la manera, cada vez merciales que ningún otro gestor
senta, por ejemplo, RefWorks don-
más intuitiva, de recopilar informa- facilita.
de aparece un menú desplegable
ción de las fuentes digitales. Se ha que muestra una organización poco
pasado del manejo de cientos de fil- clara y a veces redundante, ya que
tros de información y conocimiento las mismas funciones están en di-
de los formatos de importación a la “Zotero tiene capacidad
ferentes desplegables sin una razón
posibilidad de incorporar datos con justificada.
de interacción con casi
un solo clic de ratón, y a la genera- todas las fuentes de
lización de las salidas en un formato Limitaciones información”
común comprensible por todos los
Las limitaciones que imponen
gestores de referencias.
determinados productos hay que
Esta sencillez ha ido en detri- valorarlas en función de lo que que-
mento sin embargo de otras ope- 2.3. Control de autoridades
remos y lo que necesitan nuestros
raciones que resultaban complejas usuarios. Disponer de un producto La posibilidad de generar índi-
para un usuario no avanzado, pero gratuito –que no es sinónimo de ces de los campos más relevantes
ware libre, puede integrarse en el Sindicación de contenidos datos allá donde nos desplacemos,
gestor de OpenOffice. y tampoco tenemos que instalar
El RSS se ha convertido en uno
ningún programa en nuestro or-
Todos ellos tienen cientos de de los elementos clave para la di-
denador; pero esta ventaja a veces
estilos de citas, pero una cuestión fusión de la información en la Web
puede suponer un contratiempo,
interesante para el investigador en 2.0. Todos los navegadores dispo-
si por las razones que sea no dis-
el ámbito europeo, es que sólo Re- nen de lectores de noticias con tec-
ponemos de acceso a internet. Esta
fWorks y Zotero, en su última ver- nología RSS que permiten que nos
cuestión la resuelven bien EndNote
sión, son capaces de citar de mane- suscribamos a estos canales y dis-
web que dispone de versión local, y
ra automática en formato ISO. Una pongamos de información actuali-
Zotero, ya que al ser una extensión
crítica frente a los gestores clásicos zada con un simple golpe de ratón:
local dentro del navegador FireFox
es que no podemos generar nuestros noticias, blogs, empleo, fuentes de
siempre lo tendremos disponible,
propios formatos de salida. información especializadas como
incluso si no tenemos red. Otra
revistas electrónicas. Casi todos
2.6. Elementos Web 2.0 cuestión interesante es que Zotero
los paquetes de revistas científicas
puede hacer imágenes de los docu-
Una característica de los nuevos tiene el famoso icono naranja para
mentos html, con lo cual aunque no
tiempos es lo que se ha denominado sindicar sus contenidos.
tengamos red podremos ver el do-
Web social compartida o Web 2.0.
Si esto lo enmarcamos dentro cumento a texto completo si hemos
Los nuevos gestores están cada vez
del entorno de los gestores de re- generado previamente esa imagen.
más orientados a integrarse en esta
ferencias significa que si uno de Otra posibilidad es que tanto Re-
línea de actuación.
ellos dispone de lector de canales fWorks como Zotero permiten inte-
Área compartida RSS nos va a permitir importar las grar documentos (word, pdf, ppt…)
nuevas referencias sin necesidad si- en las propios registros. Una fun-
Casi todos los gestores contem-
quiera de ir al recurso; por ejemplo, cionalidad muy útil e innovadora
plan la posibilidad de compartir
si nos suscribimos a la revista Jour- que ha incorporado la reciente ver-
carpetas. Este es un elemento inte-
nal of documentation, cuando ésta sión de Zotero es la detección auto-
resante cuando se trabaja con otros
disponga de nuevos contenidos ve- mática de metadatos pdf, es decir,
colegas del mismo departamento o
remos junto al icono RSS el título si tenemos varios documentos en
bien de otros lugares geográficos ya
en negrita y simplemente picando pdf en nuestro ordenador podemos
que pueden disponer de una biblio-
en él, importaremos las nuevas re- arrastrarlos hasta el gestor, y este
grafía común para ser utilizada por
ferencias de los artículos editados, buscará los metadatos de cada do-
todos; el problema está en que los
así como el enlace al documento cumento en Google Scholar.
investigadores deberán utilizar el
completo, más sencillo imposible. Posibilidades de interacción con
mismo producto, es decir si se tra-
ta de RefWorks (RefShare) tendrán De los gestores analizados motores (Google Académico)
que disponer todos ellos de una de momento sólo uno –RefWor- La versión de Google para
cuenta en el sistema. Según los per- ks- cuenta con lector RSS; además científicos, Google Scholar, nos
misos que el usuario de RefWorks incorpora la posibilidad de hacer da la posibilidad de exportar datos
conceda, los demás podrán ver, im- sindicación a partir de RefShare, a gestores bibliográficos. Para ello
primir, exportar o generar listas de de esta manera las personas que hay que configurar en el área de
referencias desde RefShare. El área comparten carpetas saben en todo preferencias la exportación directa
compartida de EndNote web pre- momento cuando se han incluido a gestores, en concreto a EndNote,
senta características muy similares nuevas referencias; lo que le pro- y RefWorks, de manera que cuando
a ésta, solo que al ser un programa porciona una ventaja competitiva hacemos una búsqueda en este sis-
gratuito cualquier usuario puede te- importante respecto a los otros. No tema nos aparece un hiperenlace en
ner carpetas compartidas con otro obstante Zotero ya ha anunciado la cada documento que nos dice “Im-
que tenga cuenta en el programa. El inminente incorporación de canales portar a RefWorks”. Zotero también
método es muy simple, únicamente RSS en la versión 2. reconoce los documentos de Go-
deberá incluir el correo electrónico ogle Académico mediante el siste-
Posibilidad de trabajar sin co-
con el que el otro usuario se haya ma de icono de carpeta y tipos de
nexión
inscrito. Zotero acaba de incorporar documento, clásico de este gestor.
un área compartida con todas las Los gestores de nueva gene-
posibilidades de las redes sociales, ración con integración en la Web Recursos comerciales
es decir hace posible a los usuarios tienen notables ventajas, como el Antes hemos mencionado que
compartir contenidos, o crear sus poder disponer del gestor sin tener cada vez existe una diversificación
propios grupos de trabajo. que llevar el programa o la base de mayor de las fuentes de informa-
ción. Hasta hace bien poco los usuarios colaboran para mejorar pone el resto, y viceversa. Hay que
gestores sólo trabajan con fuentes recursos y servicios, como ocurre decir que hay aspectos destacados
de información del ámbito estric- en los sistemas denominados wiki. en cada uno de ellos. RefWorks tie-
tamente científico. En la actualidad Esta posibilidad está definida es- ne una particularidad básica que es
se abre la posibilidad de que otro pecialmente en el ámbito del soft- la posibilidad de leer fuentes RSS;
tipo de fuentes de interés para el ware libre y es el caso de Zotero, Zotero aventaja al resto en su ca-
investigador como son presentacio- que forma parte de un sistema de pacidad para trabajar con fuentes
nes SlideShare, tutoriales en vídeo código abierto que da a los usuarios de información del nuevo contexto
de YouTube o libros de reciente apa- más avanzados la posibilidad de ir tecnológico; y EndNote destaca, a
rición en fuentes comerciales como optimizando el programa, de enviar nuestro parecer, por su buena orga-
Amazon, que aún no han sido reco- a los administradores sugerencias nización y usabilidad; además de
gidas por los servicios científicos para que incluyan nuevos productos por disponer de una versión local
de apoyo a la investigación puedan y fuentes documentales que aún no que se complementa e integra con
ser integradas por los gestores. En son compatibles con Zotero, sim- la versión web.
este sentido el gestor más avanza- plemente enviando un mensaje a la
do es Zotero, que recoge de manera dirección de correo que nos indica.
directa la información es esas fuen- De esta manera ha sido posible la
tes. traducción del programa a una am-
“EndNote destaca por
plia variedad de idiomas (30 len- su buena organización y
guas). usabilidad, y por disponer
de una versión local”
“Las organizaciones deben 3. Valoración general
valorar la adecuación
Después de un análisis com-
de cada gestor a las Hay que señalar que casi todos
parativo de los diferentes gestores,
necesidades concretas de sustentado en la experiencia que ellos han sacrificado buena parte de
sus investigadores” nos proporciona el trabajo diario las posibilidades de personaliza-
como profesionales de la informa- ción que tenían los gestores clási-
ción, pasaremos a valorar, de mane- cos en la generación de productos
ra general los diferentes productos de entrada y salida de datos, para
Capacidad para incluir sugeren- conseguir productos más fácilmen-
analizados. Es difícil concretar cuál
cias te utilizables por un usuario medio
de ellos es el producto más comple-
La Web 2.0 proporciona un to, unos y otros tienen caracterís- sin grandes destrezas en el mane-
entorno cooperativo en el que los ticas relevantes de las que no dis- jo de información, y que lo utiliza
Recursos
Bús- Control
Integración Versio- Usabi- Limita- compati-
Gestor Lenguas queda de auto- Citas Web 2.0
procesador nes lidad ciones bles
directa ridades
Direct.
Cambios
masivos
Citas al
Crea No compar-
Local y final
EndNote Word Inglés Media Ninguna ISI Sí índices tido
web Biblio-
Control -Hipertexto
grafía
de dupli-
cados
Cambios
masivos
10.000 Citas al
Crea Compartir
EndNote Local y registros final
Word Inglés Buena ISI Sí índices carpetas
web web 100 cola- Biblio-
Control -Hipertexto
boradores grafía
de dupli-
cados
ProQuest, Cambios
-Sindicación
CSA. Ovid, masivos
Citas al de contenidos
Scopus, Crea
final -Compartido
RefWorks Word Sólo web Múltiples Buena Ninguna Science Sí índices
Biblio- -Importa
Direct, Control
grafía sitios web
Google de dupli-
-Hipertexto
Académico cados
-Trabaja sin
conexión
-Recursos
comerciales
Solicitud,
-Incluye no-
Recursos
Sólo web tas e instan-
comerciales Citas al
/ sincro- táneas
Word/ Muy (Youtube, Cambios final
Zotero nizada Múltiples Ninguna No -Importa
OpenOffice buena Amazon, masivos Biblio-
versión sitios web
Wikipedia, grafía
local -Posibilidad
Google
de introducir
Scholar)
sugerencias
-Integración
WordPress
-Red social
Tabla 3. Evaluación de gestores. Aspectos específicos
para disponer de su bibliografía y y técnicas de trabajo científico, 2006. Codina, Lluís. “Reference Manager: herrami-
http://eprints.rclis.org/archive/00007214/01/Pro- entas para el trabajo intelectual”. El profesional
poderla citar adecuadamente en sus Cite50.pdf de la información, 2000, v. 9, n. 10, octubre, pp.
documentos de investigación. 20-21.
Alonso-Arévalo, Julio. “ProCite: Sistemas
gestores de referencias bibliográficas”. Biblio- Codina, Lluís. “Reference Manager: un sistema
Muchos profesionales de la in- teca virtual en ciencias de la salud. Habilidades experto en procesamiento de bibliografías”. El
formación que trabajan en el ámbi- informacionales: recursos, metodología y técni- profesional de la información, 2002, v. 11, n. 3,
to de la documentación profesional cas de trabajo científico, 2006. mayo-junio, pp. 209-212.
http://sabus.usal.es/site%20med/descargas/Pro-
utilizan estos gestores por su capa- Cite%202006_julio.pdf Duarte-García, Emilio. “Gestores personales
de bases de datos de referencias bibliográficas:
cidad para recopilar datos, pero a
Alonso-Arévalo, Julio. “RefWorks”. Biblioteca características y estudio comparativo”. El profe-
la hora de generar productos docu- virtual en ciencias de la salud. Información sa- sional de la información, 2007, v. 16, n. 6, pp.
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ciones u otras organizaciones debe- RefWorks”. Biblioteca virtual en ciencias de la Kessler, Jane; Van Ullen, Mary K. “Citation
generators: generating bibliographies for the next
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Recursos. Nuevos Servicios, 2007.
ticas y prestaciones de estas herra- http://sabus.usal.es/bib_virtual/doc/julio_gesto- 2005, v. 31, n. 4.
mientas y dar prioridad a aspectos res.zip http://www.sciencedirect.com/science/jour-
nal/00991333
relativos a licencias, y a la adecua- Alonso-Arévalo, Julio; López-Lucas, Jesús.
López-Lucas, Jesús. “Gestores de referencias
ción del producto a las necesidades “Selección, producción y edición de datos: los
bibliográficas: utilidades de EndNote” Bibliote-
gestores de referencias bibliográficas: EndNote,
concretas de sus investigadores. ProCite, Reference Manager, BiblioScape/Bi- ca virtual en ciencias de la salud. Información
blioExpress. Normas de citación”. Biblioteca sanitaria en la Red. Nuevos Recursos. Nuevos
Servicios, 2007.
Notas virtual en ciencias de la salud. Habilidades in-
http://sabus.usal.es/bib_virtual/doc/jesus_util_
formacionales: recursos, metodología y técnicas
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glas de la empresa que creó este formato http://sabus.usal.es/site%20med/descargas/Ma- Russo-Gallo, Patricia; Rodríguez-Gairín, Jo-
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maneja el ProCite”. Acimed, 2004, v. 12, n. 2.
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UMI (University Films International) 2006.
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Biblioteca virtual en ciencias de la salud. Habi- contenidos/1996/octubre/gestores_personales_
helena@usal.es
lidades informacionales: recursos, metodología de_bases_de_datos_bibliogrficas.html alar@usal.es