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Director
Ramón Elías Jiménez
Economista
Docente Facultad de Ingeniería Industrial
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Firma del presidente del jurado
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Firma del jurado
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Firma del jurado
AGRADECIMIENTOS
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INTRODUCCIÓN 1
1. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN 3
1.1 ANTECEDENTES DE LA IDEA 3
1.2 SITUACIÓN PROBLEMA 4
1.3 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA 4
1.4 HIPOTESIS 4
1.5 OBJETIVO GENERAL 5
1.6 OBJETIVOS ESPECIFICOS 5
1.7 JUSTIFICACIÓN DEL ESTUDIO 5
1.8 BENEFICIOS 6
1.9 LIMITACIONES PREVISIBLES 7
2. MARCO REFERENCIAL 8
2.1 MARCO TEORICO 8
2.1.1 Las organizaciones 8
2.1.2 La Estrategia del Servicio al Cliente 13
2.1.3 Servicios 17
2.1.4 Calidad 27
2.1.5 Cliente 37
2.2 MARCO CONCEPTUAL 41
2.2.1 Conceptos Claves (Gerencia del Servicio, Servicio al Cliente, Triángulo del
Servicio, Momento de la Verdad, Ciclos del Servicio) 41
2.2.2 Mejoramiento Continuo (KAIZEN) 46
2.2.3 CRM (Customer Relationship Management) 55
2.2.4 Cuadro de Mando Integral 58
2.2.5 Marketing 63
2.2.6 Análisis DOFA 72
2.2.7 PQR 75
2.2.8 Teoría de Colas 79
2.3 MARCO NORMATIVO 89
2.3.1 Constitución Política de Colombia 89
2.3.2 Normas ISO 92
2.4 MARCO SITUACIONAL 95
2.5 GLOSARIO 95
3. DISEÑO METODOLÓGICO 98
3.1 UNIVERSO 98
3.2 POBLACIÓN 98
3.3 DELIMITACIÓN 99
3.4 INSTRUMENTO PARA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN 99
4. DIAGNOSTICO OBTENIDO 100
4.1 DEFINICIÓN 100
4.2 EMPRESA 101
4.3 CLIENTE INTERNO 107
4.4 CLIENTE EXTERNO 112
5. PROPUESTA 117
5.1 DEFINICIÓN 117
5.2 OBJETIVO 117
5.3 PROPUESTA 117
5.3.1 Estrategia Organizacional 120
5.3.2 Estrategia del Recurso Humano 123
5.3.3 Estrategia Económica 127
5.3.4 Estrategia de Mantenimiento de la Calidad 130
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 132
BIBLIOGRAFÍA 133
ANEXOS 138
LISTA DE CUADROS
pág.
pág.
pág.
Desde hace algún tiempo se viene hablando de la atención al cliente, a raíz de las
teorías administrativas se han mejorado los procesos en las empresas, el
crecimiento económico y tecnológico del mundo permite que hayan
organizaciones dedicadas a todo tipo de actividades; la competencia,
precisamente como consecuencia de la creación de tantas de ellas, las lleva a
mejorar cada día en productos, procesos, calidad y servicios. Es por esto que el
servicio se ha convertido en el elemento clave para su éxito.
De allí que cada país o cada empresa trate de acomodar a sus necesidades y las
de sus clientes los diferentes aspectos que le permitan tener una ventaja
competitiva frente a las demás con respecto a mejores productos y mejor atención
en sus servicios, convirtiendo a éste en un valor agregado pero a la vez obligado
para todas las compañías.
Este modelo muestra las diferentes estrategias que toda empresa debe realizar
para la satisfacción del cliente, sin importar el tipo de actividad que ella realice o
los productos que venda, todas las compañías deben vender atención a sus
clientes y satisfacción de sus requerimientos.
Para los usuarios lo más importante es el servicio, saber que para la empresa sus
necesidades son importantes y que esta hará lo posible por resolver los problemas
que este le presenta a la organización.
1
una buena prestación del servicio, pero a nivel nacional puede llegar a ser un
factor determinante.
2
1. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
Desde hace algunos años las empresas multinacionales dedican todos sus
esfuerzos al mejoramiento y la calidad, no solo de los productos, sino,
especialmente, en la satisfacción del cliente presentando alternativas y mejoras en
los servicios, permitiendo que se sientan únicos, accediendo al cumplimiento de
sus requerimientos y lo más importante haciendo seguimiento, lo que se
constituye en uno de los factores determinantes en la atención y el servicio.
Los factores que entran en juego al momento de evaluar el servicio son cada vez
mayores, requieren de un creciente compromiso por parte de toda la empresa
3
comenzando desde los directivos hasta las personas que indirectamente hacen
parte de la organización.
1.4 HIPÓTESIS
Las empresas pueden acceder a un modelo de Servicio al Cliente que reúna las
diferentes teorías y técnicas de atención al cliente con la posibilidad de mejorar su
4
atención, aumentando su rentabilidad y mejorando la imagen corporativa
teniendo un posicionamiento y reconocimiento competitivo.
- Presentar herramientas útiles para las empresas con las cuales puedan evaluar
la satisfacción del cliente y puedan medir los niveles de atención de las empresas.
Para las empresas de servicios que buscan mejorar sus procesos de atención al
cliente, se plantea un modelo que se ajuste no solo a sus necesidades sino
5
también a las necesidades de sus clientes, ofreciendo estrategias basadas en las
exigencias del mercado actual.
1.8 BENEFICIOS
6
Para el cliente interno, un entorno laboral que motive y anime, presentando
diferentes beneficios para ellos y para los clientes en una empresa donde se crece
y se de la oportunidad de avanzar profesional y laboralmente.
Para el planteamiento del modelo no se presentan problemas pues para este solo
es necesario la observación y la recolección de información secundaria. El
problema radica en la implementación efectiva, pues solo se hará el planteamiento
y no se realizará la comprobación.
7
2. MARCO REFERENCIAL
El individuo como tal no puede vivir aislado, sino en continua interacción con sus
semejantes, por tanto es un ente sociable. Los individuos tienen que cooperar
unos con otros por sus restricciones personales, y deben constituir organizaciones
que les permitan lograr algunos objetivos que el trabajo individual no alcanzaría
realizar.
1
CARRASCO, Y., LÓPEZ, N., NOGUERA, J., MORA, M., RODRÍGUEZ, M., JORGE, S.,
BARBOZA, E. Las Organizaciones. Fuente: http://www.google.com.co. Palabra: Organizaciones.
http://www.monografias.com/trabajos12/lasorgz/lasorgz.shtml
8
En resumen, las organizaciones se conforman para que las personas que
trabajan allí, alcancen objetivos que no podrían lograr de manera aislada, debido a
las limitaciones individuales.
9
• Organización funcional: Toda empresa requiere la ejecución de una
serie de tareas (funciones) muy diversas como compras a proveedores,
tareas de fabricación, transporte, etc. En el interior de cada una de estas
esferas de tareas se dan a su vez numerosas subdivisiones funcionales
y agrupamientos cada vez más pequeños creados por la división del
trabajo. Estos agrupamientos requieren la coordinación de las tareas en
un conjunto integrado funcional orientado a la consecución de los fines
de la empresa.
10
medio”, los trabajadores y también la representación interna del
personal.
11
Su "informalidad" se refiere precisamente a un relativo distanciamiento de
la estructura organizativa, de modo que, escapando a su control, no la
cuestionan. Como grupos primarios, propician entre sus miembros unas
relaciones directas, cara a cara, con fuerte componente afectivo.
2. Que normalmente los grupos unidos por tales relaciones son pequeños.
Se trata de grupos singulares, varios de los cuales pueden estar
relacionados por medio de las que le llaman "personas-clave", miembros
de varios grupos.
12
Pero el sistema informal de comunicación no sólo sirve a la integración de
la empresa y al afán de seguridad individual, sino también, al mismo tiempo, a
la organización de resistencias contra las órdenes que se creen injustas. Por
tanto, si no se logra hacer satisfactorias las relaciones interhumanas en la
empresa, pueden surgir conflictos que, al final, pongan en peligro el Estado.
2
PERALTA SANCHEZ, Weimar M. Estrategia de Servicio al Cliente. Fuente:
http://www.google.com.co. Palabra: Servicio al Cliente.
http://www.ilustrados.com/publicaciones/EpypFEuAklcElbFDfz.php
13
Aunque no se puede deducir específicamente estos enlaces para todos los tipos
de empresa, en cuanto a los servicios que son ofrecidos por ellas, el papel
creciente del servicio al cliente en todas sus dimensiones, posee una estructura
fácilmente deducible y demostrable en cualquier tipo de empresa. Obviamente se
parte de la posición “comunicación”, la que permitirá empleados satisfechos,
quienes aplicando el uso de los elementos, conseguirán el cumplimiento de los
eslabones.
14
necesidades, por ello ciertos motivadores, además de su remuneración
tienen que ser puestos en marcha para conseguir el compromiso del
personal.
15
Esto queda demostrado con la afirmación “cien quejas son mejor que un
cumplido”.
Por eso, la estrategia detallada ya tiene que cumplir cada uno de sus eslabones.
Lo importante y de acuerdo a la hipótesis; una estrategia adecuada del servicio al
16
cliente, satisfará las necesidades de los clientes actuales y atraerá nuevos
públicos.
2.1.3 Servicios3
3
PEREZ C., R., NODA H., M., GARCIA V., G. y DE MIGUEL G., M. Sistema de Verificación de los
Servicios. Fuente: http://www.google.com.co. Palabra: Servicios.
http://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtml
17
- Inseparabilidad: Los servicios no pueden ser separados de su fuente de
producción.
En lo fundamental estas dos características son las que originan las dificultades
para el establecimiento de un sistema de inspección en los servicios, en lo
fundamental porque resulta casi imposible evitar, en caso de existir no
conformidades con el servicio, que el cliente se entere de su presencia y con ello
se afecte la satisfacción del cliente y en consecuencia la imagen del servicio.
- El Cliente
- El Prestador del Servicio
- Los Objetos que se incluyen en el servicio
- Los Locales de prestación del servicio
- Los Equipos y Muebles
- La información
- Características a evaluar
- Como evaluar (atributos o variables)
- Cuanto evaluar (tamaño de la muestra)
- Cuando evaluar
18
- Donde registrar la información
19
Hábitos de higiene
Estilo
Afeitado y Pelado
Peinado, uñas pintadas y limpias
Objetos en los bolsillos
Prendas
Porte
Edad
20
• Formables: las que pueden ser adquiridas mediante un proceso
de capacitación o adiestramiento.
21
Una vez seleccionado el personal se debe proceder a la formación de las
habilidades y conocimientos no presentes, pero necesarias para prestar un
servicio de calidad.
Una vez que sean establecidas todas estas estrategias se debe proceder a
implementar sistemas de control diario antes de comenzar el servicio para
verificar la higiene y presencia del personal así como su estado de ánimo y
hacer todo lo posible para evitar que éste labore con alguno de los requisitos
requeridos alterado. De encontrarse alguna no conformidad debe trabajarse
en su eliminación, registrarla, estudiar sus causas y tomar las acciones
necesarias para su no reiteración.
22
- El trabajador debe saber lo que tiene que hacer, para ello se necesitan
los estándares de calidad y una adecuada formación.
Una vez prestado el servicio aún queda contar con la existencia de un buen
sistema de evaluación del desempeño para validar el cumplimiento con los
estándares de calidad.
23
- Tareas relacionadas con la prestación del servicio (cantidad de
prestaciones y satisfacción de los clientes, quejas o reclamaciones
recibidas)
24
sentidos como la vista y el olfato, por lo que se requerirá de una gran
experiencia del personal evaluador.
25
al menos una vez cada 6 meses al 100% de los locales, registrándose las
no conformidades detectadas y procediendo a tomar acciones que permitan
su corrección.
26
como es el caso de la carta menú se deberá chequear a diario antes de
iniciar el servicio y realizando las correcciones correspondientes. En el caso
de los estándares de calidad también serán objeto de comprobación durante
las auditorias de calidad semestrales, trabajando en su corrección tan pronto
como se detecte su no conformidad.
Como se evidencia, todos los elementos valorados hasta ahora pueden ser
chequeados al menos una vez antes de iniciar el servicio y corregir cualquier
desviación evitando con ello afectar la satisfacción de los clientes y la imagen
de la entidad, luego sólo basta mantener un control periódico sobre estos.
2.1.4 Calidad4
4
MARECO, N. B., TALAVERA, H. y VELÁSQUEZ, R. Mejora Continua en el Servicio de Atención
al Cliente de ANDE. Pág. 8-10. Fuente: http://www.google.com.co. Palabra: Atención al Cliente.
http://www.monografias.com/trabajos35/atencion-cliente-ande/atencion-cliente-ande.shtml.
27
establecidas o implícitas 5, lo cual hace evidente la valoración final por parte del
consumidor.
Joseph M. Juran (1951), entiende por calidad “la ausencia de deficiencias que
pueden presentarse como: retraso en las entregas, fallos durante los servicios,
facturas incorrectas, cancelación de contratos de ventas, etc. Calidad es
adecuarse al uso”, Juran plantea que para gestionar la calidad hay que aplicar su
Trilogía, que consiste en:
- Planeación de la calidad
- Control de la calidad
- Mejoramiento de la calidad
Los tres procesos se relacionan entre sí. Todo comienza con la planificación de la
calidad. El objeto de planificar la calidad es suministrar a las fuerzas operativas los
medios para obtener productos o servicios que puedan satisfacer las necesidades
de los clientes.
5
Fuente: Diccionario online del Club de Gestión de Calidad
28
Una vez que se ha completado la planificación, el plan se pasa a las áreas
operativas en donde ocurre la producción. Luego se analiza que cambios se le
deben hacer al proceso para obtener una mejor calidad.
Juran no hace énfasis en los problemas que pueden presentarse, sino en las
herramientas para cualquier tarea de una empresa y así solucionarlos.
29
- Se racionalizan los contratos entre vendedor y cliente
- Se amplia el Mercado de operaciones
- Se mejoran las relaciones entre departamentos
- Se reducen la información y reportes falsos
- Las discusiones son más libres y democráticas
- Las juntas son más eficientes
- Las reparaciones e instalación de equipo son más realistas
- Se mejoran las relaciones humanas
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2.1.4.1 Dimensiones de la Calidad. Druker (1990). Observó que "La calidad no
es lo que se pone dentro de un servicio, es lo que el cliente obtiene de él y por lo
que está dispuesto a pagar".
La mayoría de los clientes utilizan cinco dimensiones para llevar a cabo dicha
evaluación:
31
es decir, las posibilidades de entrar en contacto con la misma y la factibilidad
con que pueda lograrlo.
32
de datos, el análisis de causa y el seguimiento de los resultados, los instrumentos
son los siguientes:
33
representan en un plano cartesiano, lo que permitirá obtener una nube de
puntos que permita analizar la tendencia de los valores y determinar la
existencia de la correlación.
34
Figura 1. Gráfico comparativo entre bienes y servicios
Se considera servicio a todo aquel trabajo que se realiza para otro, el beneficiario
del mismo puede ser una persona, una sociedad o una empresa; el servicio se
presta por que uno puede realizar la tarea mucho mejor que ese beneficiario
podría hacerlo por si mismo.
35
- Servicios Profesionales (Asesores jurídicos, médicos…)
- Servicios Personales (Espectáculos, tintorerías, spas…)
- Administración pública (Defensa, Salud, Educación…)
A pesar de que las actividades a las que cada una de estas empresas se dedica
difiere de las que hacen las otras; tienen algo en común: Para prestar dichos
servicios se invierte mucho dinero en infraestructura, en personal, o bien en
ambos. Por si fuera poco venden directamente al cliente siendo este último
aspecto el que más las diferencia de las empresas de producción; por esta razón
es muy importante el uso que se le da a la inversión, viéndose obligadas ha
realizar bien su trabajo a la primera, para aumentar su rendimiento.
En este tipo de empresas han tomado gran auge dos estrategias japonesas para
consecución de la Calidad Total: Kairu y Kaizen.
36
Búsqueda de nuevas
Uso de tecnología existente
tecnologías
2.1.5 Cliente6
Se podrían enumerar varios apoyos que una empresa utiliza para acceder al
mercado y competir, pero, fundamentalmente, hay tres pilares que resultan
6
MARECO, N. B., TALAVERA, H. y VELÁSQUEZ, R. Mejora Continua en el Servicio de Atención
al Cliente de ANDE. Pág. 13-14. Fuente: http://www.google.com.co. Palabra: Atención al Cliente.
http://www.monografias.com/trabajos35/atencion-cliente-ande/atencion-cliente-ande.shtml.
http://www.monografias.com/trabajos5/cliente/cliente.shtml.
http://www.monografias.com/trabajos14/clientes/clientes.shtml.
37
estratégicos y en los que siempre se termina cayendo: precio, calidad y plazo
(tiempo).
Por ello, la calidad se alza cada vez más, como objetivo estratégico para lograr la
fidelidad del cliente y ampliar la cuota de mercado sobre la base de la satisfacción
de éste. Y esto se logra a través de las mejoras en la organización y por ende en
el resultado final del producto o servicio que la implantación de un sistema de
calidad conlleva.
38
- Las personas más importantes para cualquier negocio
- No son una interrupción en el trabajo, son un fundamento
- Son personas que llegan a la empresa con sus necesidades y deseos y el
trabajo de ella consiste en satisfacerlos
- Merecen que se les dé el trato más atento y cortés que se pueda
- Representan el fluido vital, sin ellos la organización se vería forzada a cerrar
- Los clientes de las empresas de servicio se sienten defraudados y
desalentados, no por sus precios, sino por la apatía, la indiferencia y la falta
de atención de sus empleados
- La labor debe ser empresarial con espíritu de servicio eficiente, sin desgano y
con cortesía
- El empleado debe ser accesible, no permanecer ajeno al público que lo
necesita
- El público se molesta enormemente cuando el empleado que tiene frente a él
no habla con claridad y utiliza un vocabulario técnico para explicar las cosas
- Se debe procurar adecuar el tiempo de servir no a su propio tiempo, sino al
tiempo que dispone el cliente, es decir, tener rapidez
- Es muy recomendable concentrarse en lo que pide el cliente, si hay algo
imperfecto, pedir rectificación sin reserva. El cliente agradecerá el que quiera
ser amable con él
- La empresa debe formular estrategias que le permita alcanzar sus objetivos,
ganar dinero y distinguirse de los competidores
- La empresa debe gestionar las expectativas de sus clientes, reduciendo en lo
posible la diferencia entre la realidad del servicio y las expectativas del cliente
39
2.1.5.2 Formas del servicio al cliente.
40
mercadotecnia dinámica y científica, también se debe tomar en cuenta
científicamente al “Servicio”.
Por eso, las formas del servicio al cliente merecen en la actualidad un estudio
detallado y práctico en cuanto a las relaciones interpersonales, éstas se
demuestran como parte de las ciencias sociales, junto con todo aquel
proceso de comunicación humana. Un servicio adecuado racionalmente
permitirá entonces, conducir la forma de su esencia hacia la búsqueda de la
comunicación científica.
Sin embargo, todos esos ingredientes que conllevan hacia una verdadera
relación de servicio al cliente entre el mercado y las organizaciones no queda
ahí, se debe inmiscuir en aquellos que son considerados por los autores,
como los elementos “racionales” del servicio al cliente y que por supuesto le
acercan a formar parte de las ciencias completamente demostrables.
7
Gerencia del Servicio. Fuente: http://www.google.com.co. Palabra: Gerencia del Servicio.
http://aprendeenlinea.udea.edu.co/lms/moodle/course/info.php?id=50
41
conlleven calidad y excelente atención antes, en el momento y después del
intercambio (Markeking de la Información).
Para la mayoría de los escritores del tema servicio, esta es una labor delegada al
personal de línea frontal. Se supone que en ellos recae el mayor peso del servicio
al cliente. Esta es una forma sencilla de ignorar el fondo del asunto, dejando de
considerar otros elementos que componen el servicio.
8
Servicio de Atención al Cliente. Fuente: http://www.wikipedia.org. Palabra: Servicio al Cliente.
http://es.wikipedia.org/wiki/Servicio_de_atenci%C3%B3n_al_cliente
9
Triangulo del Servicio. Fuente: http://www.google.com.co. Palabra: Triangulo del Servicio.
http://www.mercadeo.com/05_serv.html
42
entre los diversos elementos del llamado triángulo del servicio: la estrategia del
servicio, el personal y los sistemas.
Fuente: Autor
Resulta evidente que si no existe una Estrategia del Servicio, diseñada para cada
empresa en particular, y atendiendo las necesidades concretas de los clientes de
la misma, es muy difícil que el todo funcione. Las empresas son muy diferentes en
su naturaleza y al igual que los humanos que la componen son peculiares. No
pueden existir fórmulas generalizadas, aplicables a todos por igual.
Por "sistemas" en este caso se entienden todos los elementos no humanos que
interactúan con el cliente, tales como sistemas de comunicación, sistemas
informáticos, máquinas vendedoras automáticas, sistemas de audio o video,
ascensores, escaleras mecánicas y otros muchos. Como conocemos muy bien,
cada día se incorporan nuevos artefactos digitalizados inteligentes y dada la
constante reducción de costo de las tecnologías, esto se incrementará en el futuro.
43
El "personal", esto es las personas que tradicionalmente han prestado el servicio,
están teniendo una labor periférica y oficial, dependiendo de los "sistemas" para
sus labores.
2.2.1.4 Momento de la Verdad.10 Son intervalos en los que los empleados de una
organización tienen contacto con sus clientes para realizar la entrega de un
servicio, durante estos momentos la compañía se pone a prueba, ya que su
imagen depende de la capacidad del empleado para satisfacer las necesidades
del cliente y causar buena impresión.
A los clientes no les interesa saber que son parte de un gran mercado definido por
estereotipos, todos quieres ser tratados como individuos, por lo que el empleado
de mostrador no debe sentirse atado por políticas de la organización que se
diseñaron pensado que todos los clientes son iguales. Sólo ese empleado se dará
cuenta de las diferencias entra cada cliente y deberá tomar decisiones para darle
lo que necesita.
10
Gurús de la Calidad. Fuente: http://www.google.com.co. Palabra: Momento de verdad.
http://www.mercadeo.com/01_index.htm
44
- Momentos críticos de la verdad11: no todos los momentos de la verdad son
iguales. En una empresa característica de alto nivel de contacto con el cliente,
puede haber más de cien tipos diferentes de momentos de la verdad, pero por
lo general, sólo algunos de ellos tendrán un impacto crítico sobre las
percepciones de los usuarios.
2.2.1.5 Ciclos del Servicio12. Es una cadena continua de hechos por los que se
atraviesa a medida que se experimenta el servicio. Este es el modelo natural e
inconsciente que permanece en la mente del cliente y tal vez no tenga nada en
común con el enfoque “técnico” de la organización. Es posible que la empresa
esté dispuesta a pensar en el servicio teniendo sólo en cuenta los departamentos
y especialidades de la organización que deben participar para prestar el servicio.
Pero rara vez el cliente piensa en términos de departamentos o especialidades.
Por lo general, sólo piensa en que tiene una necesidad y que deben actuar para
satisfacerla.
11
Momentos de la verdad. Fuente: http://elprisma.com. Palabra: Momento de Verdad.
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/momentosdelaverdad/default9.asp
12
Momentos de la verdad. Fuente: http://www.elprisma.com. Palabra: Momento de Verdad.
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/momentosdelaverdad/default9.asp
45
la mejora de los ciclos de servicio son elementos básicos del proceso de manejo
de la gerencia de servicios.
2.2.2.1 Definición. El Kaizen (palabra que combina las palabras japonesas Kai,
que significa cambio y zen, que significa bueno) también conocido en Occidente
como “mejoramiento continuo”, es una filosofía japonesa introducida en la
literatura administrativa por Masaaki Imai en 1986 y se basa en la premisa de que
en las empresas no puede existir el statu quo, es decir que un producto o servicio
nunca llegará a ser perfecto, porque siempre habrá otro día u otra persona que
supere lo pasado. Este pensamiento obliga a una constante dinámica dentro de
las organizaciones, estas deben considerar los resultados no como objetivos sino
más bien como cuotas o estándares, ya que los primeros al ser alcanzados
pueden generar la tendencia a moderar el esfuerzo, mientras que un estándar
motiva al trabajo para superarlos, estableciendo así un nuevo estándar y un nuevo
umbral. Es así como este pensamiento sirve de guía para ser mejores líderes,
mejores personas no solo a nivel laboral sino también personal. Varios autores
gustan de comparar el Kaizen con el pensamiento Occidental guiado por la
Administración Total de la Calidad (ATC), con el fin de aclarar que esta filosofía es
muy completa y benéfica para cualquier organización y que ciertos razonamientos
occidentales quedan rezagados frente a este, pero que a su vez el Kaizen ha
tenido que acoplar y variar sus políticas con el fin de convertirse en una ideología
más flexible en la cual acepta algunos puntos de occidente como por ejemplo el
concepto de trabajo en grupo aunque bien es un elemento esencial para el Kaizen,
hoy en día se busca crear un entorno en el que se conceda mayor libertad y
desempeño personal.
13
BEAS, Estanislao Osmar. Kaizen: La Clave del Cambio. Fuente: http://www.elprisma.com.
Palabra: Kaizen. Sección: Administración de Empresas y Negocios.
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/kaicamstani.htm.
46
2.2.2.2 Conceptos, proceso y características. La característica principal del
Kaizen es trabajar continuamente por mejorar algo de una manera sencilla pero
gradual, de forma tal que a largo plazo los resultados serán no solo satisfactorios
sino también dramáticamente positivos. Algunos de sus objetivos a parte de
mantener un cambio incesante son: “lograr el muda –la eliminación de
desperdicio- (tiempo, dinero, materiales, esfuerzos desaprovechados)-, elevando
la calidad (de productos, servicio, relaciones, conducta personal, desarrollo de los
empleados), reduciendo costos de diseño, manufactura, inventario y
distribución...”. Hay que aclarar que el Kaizen no es una herramienta en si, sino
más bien “una filosofía, una actitud, una forma de pensar y de comportarse”.
2.2.2.4 Los diez principios del Kaizen. A continuación se enumeran los principios
que son adaptados a las organizaciones japonesas y que a simple vista pueden
parecer sencillos, pero que requieren de dedicación para su cumplimiento:
47
2. Realizar mejoras continuamente: para el Kaizen no hay descanso, una vez
finalizada una tarea exitosamente la concentración se enfoca a mejorar esa
misma tarea. Para las organizaciones Kaizen esta muy claro que lo que
desarrollen hoy en diseños, costos, estándares, etc., no será suficiente para
el mañana. Además son conscientes de que es más fácil y efectivo en costo y
tiempo el perfeccionar un producto/servicio existente que crear uno nuevo.
48
recompensas), además de fomentar la comunicación, la apertura y el
compartir.
49
será muy baja y no tomarán los retos de la empresa como retos personales
generando una actitud conformista.
50
más las funciones del JAT mencionando tres funciones específicas de esta
herramienta:
51
Un punto característico de los círculos de calidad es que los propios
trabajadores comparten con la administración la responsabilidad de definir y
resolver problemas de coordinación, productividad y calidad. Adicionalmente,
se propicia la integración y la implicación del personal de la empresa con el
objetivo de mejorar, ya sea productos o procesos.
52
Posteriormente, se recopilan todos los datos para precisar el
problema con orientación hacia su solución y usando herramientas
simples de análisis y solución de problemas encuentran la misma.
53
semana) con un dirigente, para identificar y solucionar problemas
relacionados con sus labores cotidianas.
54
visibles las anomalías a todos los empleados, de manera que pueda
iniciarse inmediatamente la acción correctiva”. Sin embargo, también se dice
que: ”la administración visible es un componente intrincado del rol de un líder
de equipo Kaizen”. En conclusión este concepto busca que la compañía evite
al máximo los defectos a través de la participación de sus empleados y en
especial del líder quien debe estar pendiente de que este axioma se cumpla.
Empleados bien informados de los problemas buscan soluciones.
No es cierto que CRM sea una tendencia que resultó de las empresas de la
llamada "nueva economía", David Sims, en su artículo "¿What is CRM?" citando
a Liz Shahnam dice: "CRM es un término que realmente no es nuevo. Lo que es
nuevo es toda la tecnología que permite hacer lo que anteriormente se hacía en
las tiendas de barrio. El dueño tenía pocos clientes y suficiente memoria para
saber qué le gustaba a cada cliente. Lo que hace la tecnología es permitirnos
regresar a ese tipo de modelo".
Una correcta implementación del modelo CRM debe contar con un proceso
elaborado en el cual se integra toda la corporación implicando cambios en sus
estrategias, funciones y procesos. Sólo cuando se hayan realizado estos
14
¿Qué es CRM?. Fuente: http://www.google.com.co. Palabra: CRM.
http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/20/crm.htm
55
cambios y la firma esté enfocada en el cliente será útil recurrir a una solución
tecnológica para apoyar el nuevo concepto.
¿Por qué se hace tan importante una estrategia CRM en una empresa? Porque
la competencia no permite que se descuide al protagonista de la película, el
cliente. Una implantación efectiva de CRM permite mejorar las relaciones con
los clientes, conociéndolos mejor y permitiendo disminuir los costos en la
consecución de nuevos prospectos y aumentar la fidelidad de los ya existentes,
lo cual, en ambos casos, significa mayores ventas y más rentabilidad para el
negocio. Además, también se obtienen beneficios relacionados con mejores
resultados en el lanzamiento de nuevos productos o marcas y en el desarrollo de
marketing más efectivo.
56
Finalmente, CRM, Customer Relationship Management, se refiere a la
administración de todas las interacciones que pueden tener un negocio y sus
clientes. Se enfoca en la optimización del ciclo de vida del cliente en su
totalidad. Además, CRM es un término de la industria de la información que
reúne, metodologías, software y las capacidades de la internet para administrar
de una manera eficiente y rentable las relaciones de un negocio con sus clientes.
- Variables Humanas RRHH: los recursos humanos que están en contacto con
los clientes, ya sea por un centro de contacto como por ejemplo "el mostrador
de atención", son una de las variables que se deben considerar a la hora de
mejorar el CRM, mejorando por ejemplo los procedimientos de atención, los
modales, etc.
57
debe trabajar para conocer las necesidades de los mismos y así poder adelantar
una oferta y mejorar la calidad en la atención.
Por lo tanto, el nombre CRM hace referencia a una estrategia de negocio, pero
también a los sistemas informáticos que dan soporte a esta estrategia. Sobre esto
último, existen soluciones o software CRM de código abierto (gratuito) que son de
mucha ayuda.
15
Cuadro de Mando Integral. Fuente: http://www.google.com.co. Palabras: Cuadro de Mando
Integral. http://es.wikipedia.org/wiki/Cuadro_de_mando_integral.
58
Según el libro “The Balanced ScoreCard: Translating Strategy into Action”,
Harvard Business School Press, Boston, 1996: “el BSC es una herramienta
revolucionaria para movilizar a la gente hacia el pleno cumplimiento de la misión, a
través de canalizar las energías, habilidades y conocimientos específicos de la
gente en la organización hacia el logro de metas estratégicas de largo plazo.
Permite tanto guiar el desempeño actual como apuntar el desempeño futuro. Usa
medidas en cuatro categorías -desempeño financiero, conocimiento del cliente,
procesos internos de negocios y aprendizaje y crecimiento- para alinear iniciativas
individuales, organizacionales y trans-departamentales e identifica procesos
enteramente nuevos para cumplir con objetivos del cliente y accionistas.
El CMI sugiere que se vea a la organización desde cuatro perspectivas, cada una
de las cuales debe responder a una pregunta determinada:
59
- Formular una estrategia consistente y transparente
- Comunicar la estrategia a través de la organización
- Coordinar los objetivos de las diversas unidades organizativas
- Conectar los objetivos con la planificación financiera y presupuestaria
- Identificar y coordinar las iniciativas estratégicas
- Medir de un modo sistemático la realización, proponiendo acciones
correctivas oportunas
2.2.4.3 Perspectivas.
1. Perspectiva del cliente: para lograr el desempeño financiero que una empresa
desea, es fundamental que posea clientes leales y satisfechos, con ese
objetivo en esta perspectiva se miden las relaciones con los clientes y las
expectativas que los mismos tienen sobre los negocios. Además, en esta
perspectiva se toman en cuenta los principales elementos que generan valor
para los clientes, para poder así centrarse en los procesos que para ellos son
más importantes y que más los satisface.
60
estudio de las peculiaridades del mercado al que está enfocada la
empresa no podrá existir un desarrollo sostenible en la perspectiva financiera,
ya que en gran medida el éxito financiero proviene del aumento de las
ventas, situación que es el efecto de clientes que repiten sus compras porque
prefieren los productos que la empresa desarrolla teniendo en cuenta sus
preferencias
61
organización de la habilidad para mejorar y aprender. Se critica la visión de
la contabilidad tradicional, que considera la formación como un gasto, no
como una inversión.
62
atención solamente a indicadores financieros es como conducir a 100 Km/h
mirando por el espejo retrovisor.
2.2.5 Marketing
16
Marketing. Fuente: http://www.google.com.co. Palabra: Marketing.
http://www.monografias.com/trabajos/marketing/marketing.shtml
63
También se dice que “el marketing es un proceso social y de gestión a través del
cual los diferentes grupos e individuos obtienen lo que necesitan y desean,
creando ofreciendo e intercambiando productos con valor para otros”17.
• la segmentación geográfica.
• la segmentación demográfica.
• la segmentación socioeconómica.
• la segmentación por la personalidad.
• la segmentación por los beneficios buscados.
• la segmentación por estilos de vida.
17
VIÑAS, N., GONZALEZ, A., SEGOVIA, E., MARTINEZ, M., MONJE, A. El concepto de
Marketing. Fuente: http://www.elprisma.com. Palabra: Marketing.
http://www.elprisma.com/apuntes/curso.asp?id=11477
64
- Buscadores de intercambio: son las personas u organizaciones que buscan
la reacción de una tercera parte, que son los receptores.
- Receptores: los consumidores que leen, oyen o ven el mensaje enviado por
medio de un canal de comunicación y que reciben el trabajo de los
buscadores de intercambio.
- Productos: cualquier bien material, servicio o idea que posea un valor para el
consumidor o usuario y sea susceptible de satisfacer una realidad. En sentido
amplio, los productos incluyen objetos físicos, servicios, personas, lugares,
65
organizaciones, ideas o una combinación de todos ellos. Los productos
pueden clasificarse de la siguiente forma:
- Valor: desde el punto de vista del consumidor, el precio suele usarse para
indicar el valor cuando se asocia a los beneficios percibidos por un producto o
servicio. Específicamente, el valor puede definirse como la relación entre los
beneficios percibidos y el precio: VALOR = BENEFICIO/PRECIO.
66
- Satisfacción: es la diferencia entre los beneficios que el cliente esperaba de
este producto o servicio antes de consumirlo, y los beneficios que dichos
productos le han aportado en realidad. También se puede considerar
satisfacción al resultado de comparar la percepción de los beneficios
obtenidos por las expectativas esperadas.
- Intercambio: es sólo una de las cuatro formas con las que una persona puede
llegar a un producto.- las otras formas son la auto-producción, la fuerza y la
caridad- el intercambio implica obtener un producto o servicio deseado de otra
persona para ofrecerle algo a cambio.
Hay que tener claro que una transacción no es lo mismo que una
transferencia.
67
por lo que la acción comercial es además una transacción, un
establecimiento de relaciones estables con los clientes mutuamente
beneficiosas para las dos partes.
68
añadiendo los canales de diálogo para equilibrar los canales de
monólogo tradicionales.
69
• Competencia en la industria: una empresa considera que sus
competidores son todas aquellas empresas que fabrican el mismo
producto.
- Marketing mix: como parte del plan estratégico de la empresa, son los
instrumentos del marketing necesarios para conseguir que la empresa
obtenga beneficios en el mercado. Estos instrumentos son los llamados las
4P’S que en inglés significan: PRODUCT (Producto), PRICE (Precio), PLACE
(Plaza o Distribución), PROMOTION (Promoción).
70
1. Producto: para obtener una ventaja competitiva en el producto la
empresa ha de centrarse en las necesidades que satisface, no en las
características del producto o servicio ofertado. Este hecho obligará a
las empresas a diferenciar de forma efectiva el producto o servicio para
conseguir una ventaja competitiva.
71
- Posicionamiento18: se debe determinar si el producto está en la mente del
consumidor. Es necesario tener una información exacta y a tiempo del
mercado y la competencia.
DOFA, FODA o SWOT (por sus siglas en inglés), como quiera llamarse, es una
herramienta de múltiple aplicación que puede ser usada por todos los
departamentos de la organización en sus diferentes niveles, para analizar
18
RIES, A. y TROUT, J. Posicionamiento: El concepto que revolucionado la comunicación
publicitaria y la mercadotecnia. Editorial McGraw Hill. p. 3.
19
LOPEZ, Carlos. Análisis DOFA. Fuente: http://www.google.com.co. Palabra: DOFA.
http://www.gestiopolis.com/canales/demarketing/articulos/no%209/dofa.htm
72
diferentes aspectos, entre ellos: nuevo producto, nuevo producto-mercado,
producto, producto-mercado, línea de productos, servicio, unidad estratégica de
negocios, división, empresa, grupo, etc.
De acuerdo con lo anterior, el análisis DOFA tiene dos focos, por una parte se
enfoca en la empresa en sí (enfoque interno) y por otra, lo hace en su entorno
(enfoque externo).
73
financieros, recursos técnicos y tecnológicos, riesgos, etc., las preguntas que se
deben responder son del tipo:
Sólo es sostenible la ventaja competitiva cuando después de que paran todos los
intentos de la competencia por imitarla, aun existe.
74
Las debilidades se refieren básicamente a desventajas competitivas, las cuales
se presentan cuando no se implementan estrategias generadoras de valor que
los competidores sí implementan.
2.2.7 PQR20
20
UESP. PQR. Fuente: http://www.google.com.co. Palabra: PQR.
http://www.uesp.gov.co/publicaciones.aspx?cat_id=67
75
Es la sigla con la que se distinguen las Peticiones, Quejas, Reclamos y
Recursos.
- ¿Qué es un reclamo?
Es la solicitud para que la empresa que prestó el servicio revise la facturación
del mismo.
- ¿Qué es un recurso?
Es un acto del suscriptor o usuario para obligar a la empresa prestadora del
servicio a revisar ciertas decisiones que afectan la prestación del servicio o la
ejecución del contrato.
76
de conocimiento de la decisión. Estos recursos no requieren presentación
personal ni intervención de abogado, aunque se emplee un mandatario. Las
empresas deberán disponer de formularios para facilitar la presentación de
los recursos a los suscriptores o usuarios que deseen emplearlos.
77
• Dar respuesta a la petición sin ser el competente del asunto
• Exigirle a los peticionarios documentos, copias o informaciones
innecesarias que no se requieren para resolver la petición
• Abstenerse de tramitar las peticiones por falta de competencia o
requisitos
• No tramitar como derecho de petición una solicitud, por no estar
encabezado el escrito anunciado que se ejerce este derecho, o por no
citar las normas pertinentes legales.
• No hacer referencia en la respuesta de manera completa a todos los
asuntos planeados (plena correspondencia entre la petición y la
respuesta), incluyendo fórmulas evasivas o elusivas
• No comunicar de manera pronta lo decidido al peticionario
Nombres y Apellidos
Cédula de Ciudadanía
Dirección y Teléfono
Tipo de solicitud (petición, queja, reclamo o recurso)
Motivos de la solicitud
Número de anexos, si el usuario los anexa
Nombre del prestador del servicio involucrado en la solicitud
del usuario.
78
2.2.8 Teoría de Colas21
“No importa en que cola se sitúe, la otra siempre avanzará más rápido”
(Primera ley de Harper)
“Y si se cambia de cola, aquella en la que estaba al principio empezará a ir
más deprisa”
(Segunda ley de Harper)
Una cola es una línea de espera y la teoría de colas es una colección de modelos
matemáticos que describen sistemas de línea de espera particulares o sistemas
de colas. Los modelos sirven para encontrar un buen compromiso entre costes del
sistema y los tiempos promedio de la línea de espera para un sistema dado.
Los sistemas de colas son modelos de sistemas que proporcionan servicio. Como
modelo, pueden representar cualquier sistema en donde los trabajos o clientes
llegan buscando un servicio de algún tipo y salen después de que dicho servicio
haya sido atendido. Se pueden modelar los sistemas de este tipo tanto como colas
sencillas o como un sistema de colas interconectadas formando una red de colas.
Este modelo puede usarse para representar una situación típica en la cual los
clientes llegan, esperan si los servidores están ocupados, son servidos por un
servidor disponible y se marchan cuando se obtiene el servicio requerido.
21
MARTINEZ FERREIRA, Matiaz. Teoria de Colas. Fuente: http://www.google.com.co. Palabra:
Teoria de Colas. http://www.monografias.com/trabajos18/teoria-colas/teoria-colas.shtml
79
El problema es determinar qué capacidad o tasa de servicio proporciona el
balance correcto. Esto no es sencillo, ya que un cliente no llega a un horario fijo,
es decir, no se sabe con exactitud en que momento llegarán los clientes. También
el tiempo de servicio no tiene un horario fijo.
80
de líneas telefónicas, la espera de máquinas para ser reparadas y los aviones
que esperan aterrizar y estaciones de servicios, tales como mesas en un
restaurante, operarios en un taller de reparación, pistas en un aeropuerto, etc. Los
problemas de formación de colas a menudo contienen una velocidad variable de
llegada de clientes que requieren cierto tipo de servicio, y una velocidad variable
de prestación del servicio en la estación de servicio.
Cuando se habla de líneas de espera, se refieren a las creadas por clientes o por
las estaciones de servicio. Los clientes pueden esperar en cola simplemente por
que los medios existentes son inadecuados para satisfacer la demanda de
servicio; en este caso, la cola tiende a ser explosiva, es decir, a ser cada vez mas
larga a medida que transcurre el tiempo. Las estaciones de servicio pueden estar
esperando por que los medios existentes son excesivos en relación con la
demanda de los clientes; en este caso, las estaciones de servicio podrían
permanecer ociosas la mayor parte del tiempo. Los clientes puede que esperen
temporalmente, aunque las instalaciones de servicio sean adecuadas, por que los
clientes llegados anteriormente están siendo atendidos. Las estaciones de servicio
pueden encontrar temporal cuando, aunque las instalaciones sean adecuadas a
largo plazo, haya una escasez ocasional de demanda debido a un hecho temporal.
Estos dos últimos casos tipifican una situación equilibrada que tiende
constantemente hacia el equilibrio, o una situación estable.
81
La teoría de colas incluye el estudio matemático de las colas o líneas de espera y
provee un gran número de modelos matemáticos para describirlas.
82
cuestión. Se puede considerarla finita o infinita. Aunque el caso de infinitud
no es realista, sí permite (por extraño que parezca) resolver de forma más
sencilla muchas situaciones en las que, en realidad, la población es finita
pero muy grande. Dicha suposición de infinitud no resulta restrictiva cuando,
aún siendo finita la población potencial, su número de elementos es tan
grande que el número de individuos que ya están solicitando el citado servicio
prácticamente no afecta a la frecuencia con la que la población potencial
genera nuevas peticiones de servicio.
83
4. Disciplina de la cola. Es el modo en el que los clientes son seleccionados
para ser servidos. Las disciplinas más habituales son:
- La disciplina FIFO (first in first out), también llamada FCFS (first come
first served): según la cual se atiende primero al cliente que antes haya
llegado.
- La disciplina LIFO (last in first out), también conocida como LCFS (last
come first served) o pila: que consiste en atender primero al cliente que
ha llegado el último.
- La RSS (random selection of service), o SIRO (service in random order),
que selecciona a los clientes de forma aleatoria.
84
7. El sistema de la cola. es el conjunto formado por la cola y el mecanismo de
servicio, junto con la disciplina de la cola, que es lo que nos indica el criterio
de qué cliente de la cola elegir para pasar al mecanismo de servicio. Estos
elementos pueden verse más claramente en la siguiente figura:
Mecanismo de
Servicio
Cola
Llegada de un
Cliente
Fuente de
Entrada
Sistema de la Disciplina de la
Cola Cola Servicio
Fuente: Autor
85
- Determinístico, en el cual clientes sucesivos llegan en un mismo intervalo de
tiempo, fijo y conocido. Un ejemplo clásico es el de una línea de ensamble,
en donde los artículos llegan a una estación en intervalos invariables de
tiempo (conocido como ciclos de tiempo)
f (t) = ( 1 / λ ) – e λ t
86
son estaciones que proporcionan el mismo servicio. A tales estructuras se les
conoce como sistemas de colas de canal múltiple. En dichos sistemas, los
servidores pueden ser idénticos, en el sentido en que proporcionan la misma clase
de servicio con igual rapidez, o pueden no ser idénticos. Por ejemplo, si todos los
cajeros de un banco tienen la misma experiencia, pueden considerarse como
idénticos.
87
Como en el caso del proceso de llegada, este tiempo pude ser determinístico o
probabilístico. Con un tiempo de servicio determinístico, cada cliente requiere
precisamente de la misma cantidad conocida de tiempo para ser atendido. Con un
tiempo de servicio probabilístico, cada cliente requiere una cantidad distinta e
incierta de tiempo de servicio. Los tiempos de servicio probabilísticos se describen
matemáticamente mediante una distribución de probabilidad. En la práctica resulta
difícil determinar cuál es la distribución real, sin embargo, una distribución que ha
resultado confiable en muchas aplicaciones , es la distribución exponencial .En
este caso, su función de densidad depende de un parámetro, digamos µ (la letra
griega my) y esta dada por:
s ( t ) = ( 1 / µ ) e- µt
en la que:
de modo que:
88
2.3 MARCO NORMATIVO
Por motivos de utilidad pública o de interés social definidos por el legislador, podrá
haber expropiación mediante sentencia judicial e indemnización previa. Esta se
fijará consultando los intereses de la comunidad y del afectado. En los casos en
que determine el legislador, dicha expropiación podrá adelantarse por vía
administrativa, sujeta a posterior acción contenciosa administrativa, incluso
respecto del precio.
22
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA.
<http://www.superservicios.gov.co/basedoc/constitucion.shtml?x=50217>
89
Con todo, el legislador por razones de equidad, podrá determinar los casos en
que no haya lugar el pago de indemnización, mediante el voto favorable de la
mayoría absoluta de los miembros de una y otra cámara. Las razones de equidad,
así como los motivos de utilidad pública o de interés social, invocados por el
legislador, no serán controvertibles judicialmente.
ARTÍCULO 78.- "La ley regulará el control de la calidad de los bienes y servicios
ofrecidos y prestados a la comunidad, así como la información que debe
suministrarse al público en su comercialización".
ARTÍCULO 88.- La ley regulará las acciones populares para la protección de los
derechos e intereses colectivos, relacionados con el patrimonio, el espacio, la
seguridad y la salubridad públicos, la moralidad administrativa, el ambiente, la libre
competencia económica y otros de similar naturaleza que se definan en ella.
90
También regulará las acciones originadas en los daños ocasionados a un número
plural de personas, sin perjuicio de las correspondientes acciones particulares.
Así mismo, definirá los casos de responsabilidad civil objetiva por el daño inferido
a los derechos e intereses colectivos.
La empresa, como base del desarrollo, tiene una función social que implica
obligaciones. El estado fortalecerá las organizaciones solidarias y estimulará el
desarrollo empresarial.
91
bienes, y en los servicios públicos y privados, para racionalizar la economía con
el fin de conseguir el mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes, la
distribución equitativa, de las oportunidades y beneficios del desarrollo y la
preservación de un ambiente sano.
El Estado, de manera especial, intervendrá para dar pleno empleo a los recursos
humanos y asegurar que todas las personas, en particular las de menores
ingresos, tengan acceso efectivo a los bienes y servicios básicos.
92
2. ISO 9001. Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos – Esta es la
norma de requisitos que se emplea para cumplir eficazmente los requisitos
del cliente y los reglamentarios aplicables, para así conseguir la satisfacción
del cliente.
23
ICONTEC. http://www.icontec.org.co/Contents/e-Mag/Files/seleccyuso.pdf
93
complejo sigue funcionando cuando se cambian los componentes
individualmente)
94
9. ISO/TS 16949:1994 Proveedores del sector automotriz. Requisitos
particulares para la aplicación de la Norma ISO 9001:1994 - Especificación
técnica de carácter sectorial para la aplicación de la Norma ISO 9001 a los
proveedores de la industria automotriz.
2.5 GLOSARIO24
24
Biblioteca de Consulta Microsoft® Encarta® 2004. © 1993-2003 Microsoft Corporation.
95
privada. Servicios de correos, de incendios, de reparaciones. Prestación
humana que satisface algunas necesidades sociales y que no consiste en la
producción de bienes materiales.
→ Activo. Situación laboral o, sobre todo, funcionarial, en la que una persona
desempeña efectivamente el puesto que le corresponde.
→ Discrecional. Servicio público regulable en función de las necesidades de
los usuarios y de la empresa que lo presta.
→ Posventa. Organización y personal destinados por una firma comercial al
mantenimiento de aparatos, coches, etc., después de haberlos vendido.
→ Público. Actividad llevada a cabo por la Administración o, bajo un cierto
control y regulación de esta, por una organización, especializada o no, y
destinada a satisfacer necesidades de la colectividad.
96
7. Usuario: Que usa ordinariamente algo. Dicho de una persona que tiene
derecho a usar de una cosa ajena con cierta limitación.
97
3. DISEÑO METODOLOGICO
3.1 UNIVERSO
3.2 POBLACIÓN
25
CAMARA DE COMERCIO DE PEREIRA. Proyecto Pereira Capital Comercial. Cuadro 2: Pereira,
comportamiento intercensal de los establecimientos en los sectores industria, comercio y servicios,
entre los censos de 1990 y 2004. http://www.camarapereira.org.co/estadisticas.pdf
98
3.3 DELIMITACIÓN
La información primaria fue alzada por medio de entrevistas informales con previo
derrotero (Ver Anexo A) aplicadas a los usuarios de las diferentes empresas
escogidas, de las cuales no se hará nombramiento.
99
4. DIAGNOSTICO OBTENIDO
Lo primero que se hizo fue buscar información existente acerca del tema de
servicio al cliente, publicaciones, trabajos, definiciones, textos y todo tipo de
documentación necesaria para establecer que se ha hecho.
Por último se planteó un modelo o más bien unas estrategias útiles para las
empresas donde, por medio de un manual, puedan implantarlas y ofrecer mayores
beneficios a los usuarios, a los clientes internos y obtener mayor rentabilidad.
4.1 DEFINICIÓN
100
ampliar los cuatro elementos tradicionales de la mezcla de mercadotecnia:
Producto, Precio, Plaza y Promoción, con el fin de alcanzar ese objetivo.”26
4.2 EMPRESA
El éxito de una empresa está en la capacidad de atención que pueda tener para
con sus clientes o usuarios, en el servicio posventa que se pueda prestar o en el
mantenimiento al servicio que se ofrezca, estos son valores no tangibles. En
algunos casos la satisfacción del cliente está relacionada con la “inversión” que
hace la empresa en este aspecto.
26
MOLINA R., Jorge. Servicio al Cliente: Una nueva estrategia en el Mercadeo. Adaptación del
artículo que con este título publicó El Boletín Informativo de Escolme).
27
CROSBY, Phil. Frases recopiladas por: Francisco Villegas y Luis Yepes. Eficacia en la acción:
Secretos del mundo empresarial. p. 108.
101
La empresa debe desarrollar actividades, procesos y estrategias que vayan
enfocadas a la satisfacción de los clientes internos y externos, tratando de
alcanzar un mayor nivel de compromiso con el cliente interno y fidelidad y gratitud
en el cliente externo.
1. Las que salen del servicio: Estas compañías están tan fuera del contacto con
los clientes que ya están en camino de hundirse, unas lo saben, otras no.
3. Lo tienen y dan razón de él: Estas firmas saben que tienen un área de
servicio y tratan de tener un respeto natural al menos por hacer lo básico.
28
MOLINA R., Jorge. Servicio al Cliente: Una nueva estrategia en el Mercadeo. Adaptación del
artículo que con este título publicó El Boletín Informativo de Escolme).
102
5. Servicio como arte: Estas son las firmas legendarias del servicio; aquellas
pocas que han llegado a ser nombres familiares y líderes del mercado,
debido a su consagración obsesiva e incansable en todos los niveles a la
doctrina del máximo impacto positivo en el cliente.
Así como se ve que existe una clasificación para los tipos de empresas, también
se han escrito siete reglas de oro para mejorar el servicio al cliente descritas por
los japoneses, quienes se consideran los pioneros en muchas de las teorías
administrativas y organizacionales, siendo el servicio y la atención al cliente una
de ellas: “Los japoneses proponen siete reglas doradas para alcanzar al máximo la
satisfacción del cliente. No es suficiente con crear productos o servicios que
satisfagan las necesidades de los clientes e ir evolucionando en materia de
tecnología brindando además una mayor calidad, es necesario, también, prestarle
al cliente un servicio completo, desde el momento en que se abre a nuevas
posibilidades hasta el seguimiento en la búsqueda de la satisfacción. Hoy en día,
muchas compañías, manteniendo aún altos niveles de calidad en los productos,
dirigen sus esfuerzos a satisfacer y superar las expectativas de los clientes,
vendiendo 'soluciones empacadas' en lugar de productos empacados
simplemente, mejorando los tiempos de entrega e instalación, y ofreciendo
consejos sobre aplicaciones del producto sin ningún costo adicional” 29. Las siete
reglas de oro son:
103
una organización en función del cliente, es necesario el compromiso de la
alta gerencia también en los programas del manejo de la calidad.
104
6. Utilizar la tecnología para aumentar la satisfacción del cliente: Consiste en
estar a la vanguardia con las tecnologías y hacer uso de ellas a favor de los
clientes, utilizando, por ejemplo, las llamadas telefónicas como medio de
consulta para los clientes y teniendo operadores que estén en la capacidad de
responder satisfactoriamente a ellas prestando una información adecuada y
precisa. También se puede contar con los sitios web, que pueden brindar
información detallada de los servicios prestados por la compañía y acceder a
ellos desde allí. Comunicación constante de seguimiento y mantenimiento vía
e-mail con cada uno de los clientes.
Estas quizás, pueden ser en realidad, las siete reglas de oro para el buen
funcionamiento al interior de la empresa para proporcionar un excelente servicio al
cliente satisfaciendo sus necesidades, pues se tienen en cuenta todos los
aspectos que afectan a cliente y empresa dentro del círculo de la atención al
cliente.
105
de los clientes, esperando una fidelidad en el consumo de ellos,
proporcionándoles beneficios antes y después de la venta del servicio,
permitiéndoles recordar la empresa, el nombre y el eslogan, es por esto, que es
tan importante tener un equipo de mercadeo que realice campañas de
investigación y desarrolle estrategias donde el principal objetivo sea el
reconocimiento del cliente, posicionar una marca, una empresa, un servicio o
producto.
30
FERGUSON, Marilyn. Frases recopiladas por: Francisco Villegas y Luis Yepes. Eficacia en la
acción: Secretos del mundo empresarial. p. 17
106
- Existe un compromiso de la dirección con un servicio personal confiable
- Asigna recursos adecuados para mantener y desarrollar un programa de
mejoramiento del servicio
- Tiene una estrategia para implementar su estrategia del servicio
- Desarrolla un servicio interno de categoría
- Logra el compromiso de todo el personal
Uno de los autores del servicio al cliente es precisamente el cliente interno, ese
empleado medio al interior de la organización cuya actitud reflejará la empresa
frente a otros (clientes, proveedores, acreedores), y que su principal función es
servir con eficiencia y desinteres. Por tanto, según el artículo escrito por Joaquín
López31, la empresa está en la obligación con los empleados a:
31
LOPEZ, Joaquín. El Servicio. Tomado de El Colombiano.
107
“Uno de los factores claves para conservar el buen espíritu y el vigor de una
buena compañía es hacer saber al personal que cualquiera, si tiene las
capacidades necesarias, puede aspirar a llegar hasta la más alta posición
ejecutiva”32.
108
más repulsivo” y también “La junta directiva no solo debe actuar como el supremo
cuerpo para tomar decisiones, sino que cada uno de sus miembros debería ser
funcionario ejecutivo de tiempo completo en la compañía”.
Según Paul Karasik34, el Cliente interno, debe ser conciente de que hay que
venderse a sí mismo, vender la organización y vender el producto.
Existen una serie de actitudes que revelan cuándo los servicios van cuesta abajo,
y que son percibidos en mayor grado por los clientes externos que por los
internos, dice Joaquín López35, porque “el cliente es el único que ve el elefante
completo, pues cada especialista de la compañía está agarrado a una pata del
elefante”:
34
KARASIK, Paul. ¡Persuada y Venda!. Editorial Norma. p. 6.
35
LOPEZ, Joaquín. El Servicio. Tomado de El Colombiano.
109
- Robotismo a nivel de atención, que es tanto como el programa de estrella de
cono que no sabe en dónde está parada.
- El libro de las reglas. A este nivel, los bancos son famosos porque pareciera
que allí nadie está autorizado para pensar.
- Delegatitis, o el circuito que se inicia con “por favor llame primero a… luego
a… lleve esta forma”, etc, etc.
36
SAKIYA, Tetsuo. La Organización Honda: sus hombres, su administración, su tecnología. p. 74.
37
VALENCIA AGUIRRE, Wilson Fabio. Gerencia del Servicio: “Atención al Servicio al Cliente”.
Universidad Tecnológica de Pereira. p. 9
110
- Un cliente no es solo dinero; es un ser humano con sentimientos y merece
un trato respetuoso y digno.
- El cliente merece la atención más comedida que podamos brindarle.
- El cliente es quien paga nuestro salario.
- Sin el cliente se tendría que cerrar la empresa.
- El mejoramiento continuo de la calidad de los productos y servicios para una
mayor satisfacción de las necesidades y expectativas del Cliente.
- Respeto, Honestidad y Puntualidad.
- ¡Sonría! Sea natural: Romperá barreras.
- Reconozca sus errores y soluciónelos inmediatamente.
“Las compañías de éxito tienen muchas cosas en común, como por ejemplo
sistemas de empleo a largo plazo, rotación de trabajo dentro de la corporación y
políticas de personal a largo plazo”38
38
SAKIYA, Tetsuo. La Organización Honda: sus hombres, su administración, su tecnología. p. 1.
111
- Hábitos en el trabajo
- Trabajo en grupo
- Apariencia personal, manera de vestir y uniforme
- Higiene y limpieza personal
- Iniciativa
- Producto o conocimiento de trabajo
- Habilidades de escuchar
- Cumplimiento de promesas a los clientes
- Retroinformación positiva / estímulos a los clientes
- Retroinformación negativa / estímulos a los clientes
- Retroinformación negativa / estímulos a los empleados
- Ignora a los clientes / ausencia de estímulos positivos diarios
- Retroinformación no sincera / estímulos falsos al cliente
- Trato a los clientes airados
- Habilidades para ver problemas en desarrollo y corregirlos antes que el
cliente se irrite
- Se responsabiliza de los problemas / quejas legítimas
- Esmero en ejecución
- Calidad de ejecución de trabajo
- Dedicación al empleo
- Hacer más del mínimo por otros
- Normas mínimas de excelencia y estímulos positivos a los clientes
- Sentirse bien consigo mismo
El cliente externo es el objeto de toda organización, es decir, es por ellos que las
empresas existen, pues son las necesidades de estos las que hay que satisfacer y
son sus exigencias y sus requerimientos las que permiten a las organizaciones
crecer y competir en el medio. Los productos y los servicios fueron creados debido
112
a una serie de necesidades del ser humano y empresarios con visión que
alcanzaron a percibir estas carencias de algo y tomar la decisión de suplirlas.
Son los usuarios los que requieren servicios y productos y son ellos mismos
quienes sugieren como se pueden mejorar.
- Por el temperamento
• Introvertido
• Extrovertido
• Anverso (Normal)
113
• Mete crédula
- Por su recepción
• Recepción lenta
• Recepción mediana
• Recepción rápida
• Del artículo
→ Técnico
→ Informado
→ Mal informado
→ Ignorante
114
- Por lo que parece ser respecto al vendedor
• Normal
• Superior
• Inferior
40
VALENCIA AGUIRRE, Wilson Fabio. Gerencia del Servicio: “Atención al Servicio al Cliente”.
Universidad Tecnológica de Pereira. p. 9
115
- Que lo atiendan rápidamente y no que se queden en el escritorio o haciendo
otra cosa.
- Personas de buena presencia, bien vestidas y de apariencia cuidada.
- Que sepan ganarse su confianza, o que le inspiren confianza.
- Que le presten atención concentrada en él y no en otras personas o cosas.
- Que le sepan explicar las diferencias entre los procesos, servicios, etc.
- Cortesía, educación, buenos modales.
- Que no le discutan, ni le contradigan, ni le digan que está equivocado.
116
5. PROPUESTA
5.1 DEFINICIÓN
5.2 OBJETIVO
5.3 PROPUESTA
Se debe tener en cuenta que esta es una visión general que puede ser aplicada a
cualquier tipo de empresa de servicios, e incluso, para el área de ventas y
atención de cualquier tipo de empresa.
117
Dentro del análisis realizado para el bosquejo de este modelo se encontraron
cuatro factores relevantes que afectan al cliente en el momento de la prestación
de un servicio de calidad:
Normalmente a los clientes les gusta que se les tenga en cuenta y se les
reconozca su fidelidad, dentro de las actividades de publicidad y promoción
que realice la empresa es bueno contar con el apoyo que él da, no solo con
su consumo constante, sino también con la publicidad que éste pueda hacer
de los servicios o de la compañía. Tratando de promover este sentir en los
clientes, la empresa debe realizar campañas donde ellos resulten
beneficiados y se incentiven a realizar actividades de captura de nuevos
clientes entre sus allegados obteniendo beneficios para ellos (de acuerdo a
las políticas de beneficios a usuarios) y para la organización.
2. Información. No hay nada más incomodo que preguntar por algo y que la
persona que lo atiende no sepa.
118
3. Seguimiento. Quizás un de los factores claves para la continuidad de los
clientes y su fidelidad es el seguimiento que se le realice tanto
inmediatamente se adquiere el producto o servicio, como después a modo de
mantenimiento preventivo, con el objetivo de que sepa y entienda que él es lo
más importante para la organización.
119
Figura 1. Proceso del servicio al cliente
Beneficios
Seguimiento Información
Inversión
Fuente: Autor
Al tomar la decisión de optar por este plan enfocado en la prestación del servicio y
en la satisfacción del cliente es necesario el emplear las siguientes estrategias que
se encuentran enlazadas con los cuatro factores a tener en cuenta en el proceso
de servicio al cliente y que describen en forma detallada las actividades que debe
realizar la empresa.
120
empleados, si ellos realmente sienten que el trabajo es en equipo, que
todos son iguales, que la empresa les pertenece, que no importa el tipo de
trabajo cualquiera lo puede hacer, los empleados confiaran en sus jefes, los
admirarán y los respetarán, le tomarán cariño a la empresa y se
comprometerán con ella. Para el tema de la Junta Directiva, lo ideal es que
quienes hacen parte de ella, también laboren de tiempo completo en la
organización.
- Definir la misión: definir no solo la misión, sino también la visión, las políticas
de calidad, los valores y hasta los eslóganes que definen el negocio y la
empresa, centradas en los clientes, en los beneficios que se les ofrece y
utilizando frases concretas con las que estos la puedan identificar y
reconocer.
121
interior de la organización estándares de cumplimiento en las tareas
asignadas, para ello es importante saber que tiempo le demanda a los
empleados y a la empresa realizar cada una de las actividades. Para
cualquier tipo de imprevistos es recomendable contar con por lo menos un
día de diferencia, ya sea para adelantarle el pedido y superar expectativas o
cumplir con lo que este desea y la organización prometió.
122
Figura 5. Estrategia Organizacional
BENEFICIOS
Alta Gerencia
Definir el Estándares
Negocio de Calidad
Identificar
Competencia
el Cliente
Definir la Políticas
Misión de Servicio
Horarios de
Atención
Fuente: Autor
5.3.2 Estrategia del Recurso Humano. Se basa en lo que la empresa hace por el
cliente interno para que este lo transmita al cliente externo convirtiéndolo en
beneficios para la empresa y para el usuario, toda la información que se le
suministra al empleado es la información que este le proporciona al cliente. Es
traducir todo lo que la alta gerencia propone a la parte operativa y ponerlo en
marcha.
123
persona tenga conocimiento de sus obligaciones y también de a quien le
corresponde el siguiente paso en la cadena de producción. Es necesario que
cada uno de los empleados conozca el funcionamiento al interior de la
empresa, y de ser posible, conocer las labores de los compañeros de la
misma área.
124
con sus superiores para poder contarles sus problemas, pero de la misma
manera es importante que los empleados no involucren al cliente con sus
dificultades personales; los superiores deben estar en la capacidad de
ponerse en el lugar los empleados y tratar de equilibrar las situaciones
difíciles. Del mismo modo, ofrecer una sonrisa, una disposición abierta a los
requerimientos del cliente y la destreza de entenderlo. Dentro de los
requisitos que deben cumplir los empleados, se evalúa también la actitud
frente al cliente y frente al resto del personal, saber que al usuario siempre
se le debe tratar con respeto, amabilidad y cortesía. El cliente se debe sentir
cómodo con la persona que lo atiende y saber que la empresa está a su
disposición. Por otro lado el empleado debe tener don de gentes y saber
cerrar negocios, tener el poder de convencimiento para que este sepa cuales
son los beneficios que le ofrece la empresa, debe tener aptitud para el
puesto.
125
las actividades que ella realiza; es ideal que estos actualicen sus estudios
técnicos, profesionales y de especializaciones, y que en la medida de lo
posible, la organización los apoye. Se recomienda realizar actividades de
integración donde los empleados se hagan uno con la empresa y se
propicien ambientes de compañerismo y colaboración al menos una vez al
año.
126
Figura 6. Estrategia del Recurso Humano
INFORMACIÓN
Capacitaciones
Programas de
Manuales de
Salud
Procedimiento
Ocupacional
Reclutamiento Entrenamiento
No Alta
Rotación
Presentación Actitud y
Personal Aptitud
Fuente: Autor
127
ellos pasan la mayor parte de su tiempo, éste debe ser tranquilo, con
colores acordes para un clima de creatividad, actividad y tranquilidad,
también es importante que se vean los colores que representan y distinguen
la empresa para crear en su mente un sentido de pertenencia. La
distribución de los espacios, no solo está relacionado con la fluidez de los
productos o servicios en proceso, sino también para que los empleados
puedan circular libremente sin generar atrasos en los procesos. Como
anteriormente se había mencionado, toda la inversión que se realice en
cuanto a la localización, distribución y diseño de los ambientes para atraer
clientes brindándoles tranquilidad y confianza y mantener motivado el grupo
de trabajo. La primera impresión que el cliente puede tener del
establecimiento es la que durará para siempre en él, pues no hay una
segunda oportunidad para causar una buena primera impresión. El usuario
busca identificarse con el espacio en el que puede llegar a pasar un tiempo
significativo, busca la comodidad, para él también son las instalaciones. La
inversión que la empresa realice en este aspecto conllevará beneficios con
respecto a los empleados por su aumento en la eficacia en la prestación de
los servicios y con los clientes por su comodidad y tranquilidad reflejada en
la constancia en la adquisición de servicios y visitas a los establecimientos.
- Otra inversión que la empresa debe realizar es en tecnología, pues con ella
suple las necesidades de los clientes y de la compañía realizando
seguimiento a los procesos de manera más efectiva y rápida :
128
tecnología sino las personas. Contar con programas de inversión en
nuevas tecnologías y en sus actualizaciones.
129
Figura 7. Estrategia Económica
SEGUIMIENTO
INVERSIÓN ECONÓMICA
TECNOLOGÍA INFRAESTRUCTURA
Tecnología
Locales de
Prestación de
Servicio
Comunicación
Fuente: Autor
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escuchar no solo lo que el cliente tiene que decir, sino también el empleado y el
medio, pues siempre tiene algo importante que decir.
Tecnología
MEJORAMIENTO
CONTINUO
Infraestructura Organización
Fuente: Autor
Todas estas estrategias se aplican a un manual (Ver Anexo B), que de forma
práctica, describe paso a paso las actividades que la empresa debe tener en
cuenta para la implementación del modelo.
131
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Los usuarios de las empresas de servicios buscan diversos beneficios, no solo los
relacionados a la atención o a los servicios prestados, sino también a los valores
agregados que de ella puedan obtener, a esto se refiere el establecimiento, el
personal, el buen trato, el seguimiento, etc.
El compromiso debe ser de toda la organización, desde los altos ejecutivos hasta
los empleados que no están relacionados con la atención del usuario.
132
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http://www.elprisma.com/apuntes/curso.asp?id=11477
137
ANEXOS
Anexo A
(Derrotero de entrevista informal)
138
ANEXO B
(Manual para el servicio al cliente)
A continuación se describen paso a paso cada una de las actividades que debe
realizar la empresa para la implementación efectiva del modelo y para el
mejoramiento en la atención al cliente.
139
- Tecnología. Contar con programas tecnológicos y de información que le
permitan a la organización prestar un servicio más eficiente y rápido, teniendo
acceso a toda la información requerida por el usuario, con el cual se le pueda
hacer seguimiento y brindarle mayores beneficios. Se puede acceder a bases
de datos de todos los usuarios, se puede realizar seguimiento a los procesos
y los mismos clientes pueden acceder a la información.
140
En cuanto al empleado:
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entrenamiento inicial le permite al empleado conocer la información detallada
del funcionamiento de la empresa y adquirir los conocimientos que le permitirá
entablar contacto don los usuarios de tal modo que pueda entenderlo y suplir
sus necesidades.
Beneficios:
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- Sentirse importante para la organización. No sentir que es uno más sino que
es único.
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