Gestión de Las Comunicaciones en Proyectos Según El PMBOK® Del PMI

Gestión de las comunicaciones en
Proyectos
según el PMBOK® del PMI
Fuentes principales:
• Kathy Schwalbe, Information Technology Project Management,
Seventh Edition,
• A Guide to the Project Management Body of Knowledge
(PMBOK Guide), Fifth Edition
Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - Quito, Ecuador
Agenda
 Objetivos
 Definir algunos términos utilizados en esta presentación
 Mostrar el entorno PMI – Pmbok – Procesos – Áreas de conocimiento
 Mostrar los procesos en el área de gestión de las comunicaciones
 Conclusiones
Objetivos de la presentación
 Mostrar la importancia de una buena comunicación en los proyectos
 Mostrar elementos de la planificación de las comunicaciones del proyecto,

incluyendo el Plan de gestión de las comunicaciones y el análisis de las
comunicaciones con los interesados
 Describir varios métodos de distribución de información del proyecto; ver la
importancia de atender las necesidades individuales de comunicación, y calcular
el número de canales de comunicación en un proyecto
 Comprender cómo los principales resultados de los informes de rendimiento
ayudan a los interesados a mantenerse informados acerca de los recursos del
proyecto
 Reconocer la importancia de una buena gestión de comunicaciones para las
relaciones con los interesados y para resolver los problemas
Términos
 Proyecto
“Un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto,
servicio o resultado único" (PMBOK ® Guide, quinta edición)
 PMI
Project Management Institute, Inc.
 Pmbok
Project Management body of Knowledge.
Libro guía para la Gerencia y Gestión de Proyectos
 Interesados del proyecto
Personas involucradas o afectadas por las actividades del
proyecto
 Cultura organizacional
Conjunto de supuestos, valores y comportamientos que
caracterizan el funcionamiento de una organización
Términos
 Proceso
Serie de acciones dirigidas a un determinado resultado
Cada proceso caracterizado por:
Entradas Herramientas y técnicas Salidas

1. Entrada 1 1. Herramienta 1 1. Salida 1
2. Entrada 2 2. Herramienta m 2. Salida 2
3. Entrada 3 3. Técnica 1 3. Salida 3
4. Entrada n 4. Técnica j 4. Salida r
Procesos de Dirección de proyectos
El Pmbok define cinco grupos de procesos
 Grupo del Proceso de Iniciación
 Grupo del Proceso de Planificación
 Grupo del Proceso de Ejecución
 Grupo del Proceso de Seguimiento

y Control
 Grupo del Proceso de Cierre
Nivel de Actividad e interacción entre procesos
(PMBOK® Guide)
Grupo de Grupo de Grupo de Grupo de Procesos Grupo de

Procesos de Procesos de Procesos de de Seguimiento y Procesos de
Iniciación Planificación Ejecución Control Cierre
Nivel de
Interacción
entre
Procesos
Inicio Finalización
TIEMPO
Áreas de conocimiento - Programa - Portafolio
Portafolio de
proyectos
Proyecto 1 Proyecto 2
10 áreas del conocimiento Proyecto 3
Funciones fundamentales Proyecto 4
Proyecto 5
Gestión del Gestión del Gestión de Gestión de
alcance tiempo costos La calidad
Gestión de la integración del proyecto

Expectativas y
necesidades
de los interesados
del proyecto Gestión de
Gestión de la Gestión del Gestión de las Gestión de los
Recursos
comunicación riesgo adquisiciones interesados
humanos
Funciones facilitadoras
Grupos de procesos - Áreas de Conocimiento
 Se pueden relacionar las principales actividades de cada grupo de

procesos de la dirección de proyectos con las diez áreas de
conocimiento utilizadas por la Guía PMBOK ®
Grupos de Procesos - Áreas del Conocimiento
(PMBOK® Guide)
(PMBOK® Guide)
(PMBOK® Guide)
Importancia de gestionar las comunicaciones
 Caso del correo electrónico
 Caso de la persona que no recibe la información
 La falta de comunicación, para muchos proyectos es la mayor amenaza
 El 90% del tiempo de los directores de proyecto están comunicando
 Los problemas más frecuentes que enfrentan los directores de proyecto

están relacionados con las comunicaciones
 Caso de los directores de proyecto novatos y los experimentados
 Atención a los interesados

 Qué información necesitan
 Qué información necesito de ellos
 Se necesita planificar, estructurar y controlar la información de los
proyectos
Procesos de la gestión de las comunicaciones
 Planificar la Gestión de las Comunicaciones:

Desarrollar el plan de comunicaciones con base en las necesidades y
requerimientos de información de los interesados y los activos de la
organización
 Gestionar las Comunicaciones

Crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y disponer de la información
según el plan de gestión de las comunicaciones.
 Controlar las Comunicaciones

Hacer seguimiento y control de las comunicaciones para garantizar que las
necesidades de información de los interesados se cumplen. Esto incluye
informes de estado, medición del avance y proyecciones
Planificar la gestión de las comunicaciones
 Información durante el proyecto
 Almacenar
 Mantener
 Distribuir
 Recuperar
 Destino de la información al terminar
Factores ambientales de la Empresa
 Estructura y cultura de la organización
 Normas de la Industria
 Leyes y/o normas Gubernamentales
 Infraestructura
 Recursos humanos existentes
 Administración de personal
 Sistemas de autorización de trabajo de la compañía
 Condiciones del mercado
 Clima político
 Canales de comunicación
Activos de los Procesos de la Organización
 Procesos
 Cómo hacer las cosas
 Procedimientos  Normas
 Instructivos  Políticas
 Qué instrumentos utilizar
 Plantillas  ...
 Formatos
 Bases de datos corporativas de conocimiento

 Archivos de proyectos  Riesgos  Presupuestos
 Información histórica  Lecciones aprendidas  Datos financieras
 Medición de procesos  Registros  Déficits
 Líneas base (alcance, costo, …)  Documentos  Gestión de riesgos
 Cronogramas  Informes de resultados  Gestión de problemas
 Calendarios  Horas de trabajo  Gestión de configuración
 Diagramas  Costos incurridos  Gestión de Calidad
 Bases de datos comerciales
Distribuir la información
 Con el contenido apropiado
 Ofrecer la información correcta
 A las personas adecuadas
 En el momento oportuno
 En un formato útil
 Consideraciones importantes:
 Utilizar una tecnología apropiada para la distribución de la información
 Utilizar métodos formales e informales para la distribución de información
Distribuir la información
 No esconder información crucial
 No tener miedo de reportar información de situaciones adversas
 La comunicación oral a través de reuniones y conversaciones

informales ayuda a dar información importante - buena y mala - a la
luz pública
Importancia de la comunicación cara a cara
 Investigaciones indican que en una interacción cara a cara:

 58 por ciento de la comunicación es a través del lenguaje del cuerpo
 35 por ciento de la comunicación es a través de la forma en que se dicen las

palabras
 7 por ciento de la comunicación es a través del contenido o las palabras que se
dicen
 Prestar atención a algo más que solo a las palabras que alguien dice
 El timbre y tono de voz de una persona y lenguaje corporal dice mucho

acerca de cómo él o ella realmente se siente
Fomentar más interacciones cara a cara
 Reuniones frecuentes y cortas suelen ser muy eficaces en proyectos
 Las reuniones agendadas obligan a las personas a centrarse en lo

que realmente necesitan comunicar
 Algunas empresas tienen políticas restrictivas con respecto al uso del

correo electrónico durante algunas horas del día o incluso durante
varios días de la semana
Preferencias personales afectan las necesidades
de comunicación
 Los introvertidos prefieren comunicaciones más privadas, mientras
que los extrovertidos prefieren discutir las cosas en público
 A las personas intuitivas les gusta entender el panorama general

mientras los receptivos necesitan detalles paso a paso
 A los pensadores les gusta conocer la lógica detrás de las decisiones,

mientras que las personas sentimentales quieren saber cómo las
afecta personalmente
 Los que juzgan se ven obligados a hacer cumplir los plazos, mientras
que los que perciben necesitan más ayuda en el desarrollo y
seguimiento de los planes
Otras consideraciones sobre comunicaciones
 Rara vez el receptor interpreta un mensaje tal y como lo quiere el

remitente
 La ubicación geográfica y antecedentes culturales afectan la

complejidad de las comunicaciones del proyecto
 Diferentes horarios laborables
 Barreras idiomáticas
 Diferentes normas culturales
Número de canales de información
 A medida que aumenta el número de personas involucradas, aumenta la
complejidad de las comunicaciones, porque hay más canales de comunicación
o caminos a través de los cuales las personas pueden comunicarse
 Número de canales de comunicación = (n * (n-1)) / 2

Donde n es el número de personas involucradas
2 Personas, 1 canal de comunicación
4 Personas, 6 canales de comunicación
3 Personas, 3 canales de comunicación
Sugerencias para mejorar las comunicaciones
 Realizar reuniones efectivas
 Usar email y otras tecnologías de forma eficiente
 Usar plantillas para las comunicaciones del proyecto
Ejemplo de análisis de comunicaciones con los
interesados del proyecto
Interesados Nombre del Formato del Persona de Frecuencia
documento documento contacto
Gerencia del clientes Reporte mensual de Copia Impresa Tom Silva Primer día del mes
estado
Equipo de negocios del Reporte mensual de Copia Impresa Julie Grant Primer día del mes
cliente estado
Equipo técnico del Reporte mensual de Email Li Chau Primer día del mes
cliente estado
Gerencia Interna Reporte mensual de Copia Impresa Bob Thomson Primer día del mes
estado
Equipo técnico y de Reporte mensual de Intranet Angie Liu Primer día del mes
negocios interno estado
Subcontratista de Plan de capacitación Copia Impresa Jonathan Kraus Noviembre 1, 2008
capacitación
Subcontratista de Plan de Email Najwa Gates Junio 1, 2008
software implementación de
software
Comentario: En la cabecera del correo electrónico ponga titulo y fecha del documento y tenga en cuenta el acuso de recibo
Planificar la Gestión de las Comunicaciones

1. Plan para la Dirección del Proyecto 1. Análisis de requisitos de 1. Plan de Gestión de las
2. Registro de Interesados comunicaciones comunicaciones
3. Factores Ambientales de la 2. Tecnología de comunicaciones 2. Actualizaciones a los Documentos
Empresa 3. Modelos de comunicación del Proyecto
4. Activos de los Procesos de la 4. Métodos de comunicación
Organización 5. Reuniones
Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Planificación
 Pertenece al área de conocimiento Gestión de las Comunicaciones del
proyecto
Plan de Gestión de las Comunicaciones - Contenido
 Requerimientos de comunicaciones de los interesados
 Información que debe ser comunicada, incluidos formato, contenido y nivel de

detalle
 Persona responsable de comunicar la información
 Persona o grupos que recibirán la información
 Métodos o tecnologías usadas para transmitir la información, como

memorandos, correo electrónico y / o comunicados de prensa
 Frecuencia de la comunicación, por ejemplo, semanal
 Proceso de escalamiento, identificando los plazos y la cadena de mando

(nombres) para el escalamiento de polémicas que no puedan resolverse a un
nivel inferior del personal
 Método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones a
medida que avanza y se desarrolla el proyecto
 Glosario de terminología común
Plan para la dirección del proyecto y planes subsidiarios
Plan para la dirección

del Proyecto
Planes subsidiarios
Interesados
Adquisiciones Comunicaciones Calidad
Riesgos Costos
Alcance Tiempo
Recursos
humanos
Gestionar las comunicaciones
 Mientras se ejecuta el proyecto los interesados necesitan recibir
información
 Se deben seguir los lineamientos del Plan de gestión de las
comunicaciones
 Se deben utilizar los modelos, tecnología y métodos apropiados
 Las comunicaciones deben ser
 Efectivas
 Eficientes
 Entendibles
 Satisfacer las necesidades de los interesados
 Se deben elaborar informes de desempeño
Informar el desempeño
 Los Informes de desempeño mantienen a los interesados informados

sobre cómo se utilizan los recursos para lograr los objetivos del
proyecto
 Informes de estado
Describen donde se encuentra el proyecto en un punto específico en el tiempo
 Informes de progreso
Describen lo que el equipo del proyecto ha realizado durante un determinado período de
tiempo
 Pronósticos
Predicen el estado futuro del proyecto y el progreso, basado en la información del pasado y las
tendencias
 Variación
 Valor ganado
 Documento con las lecciones aprendidas
Usar plantillas para las comunicaciones del proyecto
 Muchas personas tienen miedo de pedir ayuda
 Proporcionar ejemplos y plantillas para las comunicaciones del

proyecto ahorra tiempo y dinero
 Las organizaciones pueden desarrollar sus propias plantillas, utilizar

algunas proporcionadas por organizaciones externas
 Muchas investigaciones muestran que compañías que tienen éxito en

la gestión de proyectos hacen uso efectivo de plantillas
Ejemplo de plantilla para la descripción del proyecto
Descripción Proyecto X
Objetivo: Describa el objetivo del proyecto en una o dos frases. Enfóquese en
los beneficios
Alcance: Describa brevemente el alcance del proyecto. ¿Qué funciones del
negocio están involucradas y cuáles son los principales productos del proyecto?
Supuestos: Resuma los principales supuestos del proyecto
Costo: De el costo estimado del proyecto. Si lo desea, liste el costo total por año.
Cronograma: Resuma la información del diagrama de Gantt del proyecto,
enfocándose en las tareas globales y en los hitos
Ejemplo de informe mensual de progreso
I. Logros para el mes de mes:
• Describa los logros más importantes. Relaciónelos con el diagrama de
Gantt.
• Describa otros logros importantes. Si un problema del mes anterior fue
resuelto lístelo como logro.
II. Planes para mes siguiente:

• Describa los ítems más importantes a alcanzar en el siguiente mes.
Relaciónelos con el diagrama de Gantt.
• Describa otros ítems importantes a lograr.
III. Problemas: Liste brevemente los problemas importantes. Los gerentes no

quieren sorpresas y quieren ayudar para alcanzar el éxito del proyecto, por lo
tanto no dude en indicar los problemas.
IV. Cambios del proyecto (Fecha y descripción): Liste cualquier cambio

solicitado o aprobado. Incluya la fecha del cambio y una breve descripción.
Ejemplo de elementos finales de documentación del
proyecto
I. Descripción del proyecto

II. Propósito del proyecto, con datos, información y soportes de respaldo
III: Información original y revisada del contrato y documentos de aceptación del cliente
IV. Planes del proyecto y Cronogramas originales y revisados (EDT, Diagramas de Gantt,
Diagramas de red, estimación de costos, plan de gestión de las comunicaciones, etc.)
V. Documentos de diseño
VI. Reporte final del proyecto
VII. Entregables, si aplican
VIII. Reportes de auditoría
IX. Informe de lecciones aprendidas
X. Copias de todos los reportes de estado, minutas de reunión, y otras comunicaciones
escritas y electrónicas
Archivos del proyecto
 Es muy importante organizar y preparar los archivos del proyecto
 Archivos del proyecto

Conjunto completo de registros organizados del proyecto que ofrecen una
historia exacta del proyecto
Estos archivos pueden proporcionar información valiosa para futuros

proyectos
Sitio Web del proyecto
 Muchos equipos de proyecto crean un sitio Web para el proyecto

donde se almacenan los documentos importantes y otra información
Ejemplo usando Microsoft Project
Software en la gestión de las comunicaciones
 Hay muchas herramientas de software que ayudan en las

comunicaciones de un proyecto
 Hoy, muchas personas trabajan de forma remota, total o parcialmente
 El software de gestión de proyectos generalmente incluye

características para facilitar las comunicaciones virtuales
 Herramientas como la mensajería instantánea y los blogs pueden

ayudar en las comunicaciones del proyecto
Gestionar las Comunicaciones

1. Plan de Gestión de 1. Tecnología de Comunicaciones 1. Comunicaciones del Proyecto
Comunicaciones 2. Modelos de Comunicación 2. Actualizaciones al Plan para la
2. Informes de rendimiento del 3. Métodos de Comunicación Dirección del Proyecto
Trabajo 4. Sistemas de Gestión de 3. Actualizaciones a los Documentos
3. Factores Ambientales de la Información del Proyecto
Empresa 5. Informes de Rendimiento 4. Actualizaciones a los Activos de los
4. Activos de los Procesos de la Procesos de la Organización
Organización
Controlar las Comunicaciones
 Evaluar según lo planeado
Controlar las Comunicaciones

1. Plan para la Dirección del Proyecto 1. Sistemas de gestión de 1. Informes de rendimiento del
2. Comunicaciones del Proyecto información trabajo
3. Registro de Incidentes 2. Juicio de Expertos 2. Solicitudes de Cambio
4. Datos de rendimiento del trabajo 3. Reuniones 3. Actualizaciones al Plan para la
5. Activos de los Procesos de la Dirección del Proyecto
Organización 4. Actualizaciones a los documentos
del Proyecto
5. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organización

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Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

 Definir algunos términos utilizados en esta presentación

 Mostrar el entorno PMI – Pmbok – Procesos – Áreas de conocimiento

 Mostrar los procesos en el área de gestión de las comunicaciones

 Mostrar elementos de la planificación de las comunicaciones del proyecto,

Cada proceso caracterizado por:

Entradas Herramientas y técnicas Salidas

El Pmbok define cinco grupos de procesos

 Grupo del Proceso de Iniciación

 Grupo del Proceso de Planificación

 Grupo del Proceso de Ejecución

 Grupo del Proceso de Seguimiento

 Grupo del Proceso de Cierre

Grupo de Grupo de Grupo de Grupo de Procesos Grupo de

Gestión de la integración del proyecto

 Se pueden relacionar las principales actividades de cada grupo de

 Caso del correo electrónico

 Caso de la persona que no recibe la información

 La falta de comunicación, para muchos proyectos es la mayor amenaza

 El 90% del tiempo de los directores de proyecto están comunicando

 Los problemas más frecuentes que enfrentan los directores de proyecto

 Caso de los directores de proyecto novatos y los experimentados

 Atención a los interesados

 Planificar la Gestión de las Comunicaciones:

 Gestionar las Comunicaciones

 Controlar las Comunicaciones

 Bases de datos corporativas de conocimiento

 Bases de datos comerciales

 Con el contenido apropiado

 Ofrecer la información correcta

 A las personas adecuadas

 Utilizar métodos formales e informales para la distribución de información

 No esconder información crucial

 No tener miedo de reportar información de situaciones adversas

 La comunicación oral a través de reuniones y conversaciones

 Investigaciones indican que en una interacción cara a cara:

 35 por ciento de la comunicación es a través de la forma en que se dicen las

 El timbre y tono de voz de una persona y lenguaje corporal dice mucho

 Reuniones frecuentes y cortas suelen ser muy eficaces en proyectos

 Las reuniones agendadas obligan a las personas a centrarse en lo

 Algunas empresas tienen políticas restrictivas con respecto al uso del

 A las personas intuitivas les gusta entender el panorama general

 A los pensadores les gusta conocer la lógica detrás de las decisiones,

 Rara vez el receptor interpreta un mensaje tal y como lo quiere el

 La ubicación geográfica y antecedentes culturales afectan la

 Diferentes normas culturales

 Número de canales de comunicación = (n * (n-1)) / 2

2 Personas, 1 canal de comunicación

4 Personas, 6 canales de comunicación

3 Personas, 3 canales de comunicación

 Realizar reuniones efectivas

 Usar email y otras tecnologías de forma eficiente

 Usar plantillas para las comunicaciones del proyecto

Entradas Herramientas y técnicas Salidas

 Información que debe ser comunicada, incluidos formato, contenido y nivel de

 Persona o grupos que recibirán la información

 Métodos o tecnologías usadas para transmitir la información, como

 Proceso de escalamiento, identificando los plazos y la cadena de mando

Plan para la dirección

 Los Informes de desempeño mantienen a los interesados informados

 Documento con las lecciones aprendidas

 Muchas personas tienen miedo de pedir ayuda