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Revisión No. 00
PROGRAMAS DE AUDITORIAS
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2017/07

1. Objetivo:

Establecer las actividades para la programación, planificación y realización de las

auditorías (primera parte, segunda parte y tercera parte), de manera que sea posible
determinar el grado de cumplimiento del Sistema de Gestión en Ambitest Ltda, ante el
cumplimiento de requisitos legales, normativos aplicables y otros.

2. Alcance:

Todos los procesos definidos por el Sistema de Gestión de Ambitest Ltda y todas las
actividades de verificación para los proveedores externos.

3. Descripción:

Etapas de la auditoria

Primera Etapa: Gestión del Programa de Auditoría

1. Establecimiento de los objetivos del programa de auditoría: El Asesor de

Gestión Estratégica quien hace de representante de la Alta Dirección y la Alta
Dirección determinan en conjunto los objetivos y el alcance de la auditoría, teniendo
en cuenta los procesos, productos o proyectos que desea auditar. Adicionalmente
pueden tener en cuenta la evaluación de la implementación de los requisitos legales
y contractuales con los que la organización se encuentra comprometida.

2. Establecimiento del programa de Auditoría:

2.1 Funciones y responsabilidades de la persona responsable de la

gestión del programa de auditoría:
El gerente es el responsable de establecer el alcance del programa de
auditoría; identificar y evaluar los riesgos para el programa; establecer las
responsabilidades de la auditoría, establecer los procedimientos de la
auditoría; determinar los recursos necesarios para llevar a cabo el programa.
Así como los objetivos, alcance, criterios de auditoría, métodos y la selección
del equipo auditor.
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2.2 Competencia de las persona responsable de la gestión del programa

de auditoría:
La persona responsable de la gestión del programa de auditoría deberá tener
conocimientos de los principios, procedimientos y métodos de auditoría,
normas de sistemas de gestión.

2.3 Determinación del alcance del programa de auditoría: La

determinación del alcance del programa dependerá de la madurez del
Sistema de Gestión, el tamaño y la naturaleza del auditado. Los criterios de
auditoria (Normas, Requisitos legales aplicables, Requisitos de la
Organización) pueden tener impacto en el programa por esta razón deben ser
tenidos en cuenta para la construcción del alcance.

2.4 Identificación y evaluación de los riesgos relacionados con el

programa de auditoría: La persona que gestiona el programa de auditoría
debe tener en cuenta los riesgos que se pueden presentar: fallar al establecer
objetivos pertinentes de auditoria, recursos (tiempo para llevar a cabo la
auditoría), el equipo auditor elegido no tiene la competencia para llevar a
cabo el programa. Adicionalmente podrían presentarse riesgos en los
registros y el seguimiento del programa de auditoría.

2.5 Establecimiento de procedimientos para el programa de auditoría:

-Planificar y elaborar un calendario de auditorias
-Seguridad y confidencialidad de la información
-Aseguramiento de la competencia de los auditores
-Selección de los equipos auditores apropiados y la asignación de sus
funciones y responsabilidades.
-Realización de las auditorías, incluyendo el uso de métodos de muestreo
apropiados.
-Seguimiento de la auditoría cuando aplica
-La comunicación a la alta dirección de los logros globales del programa de
auditoría
-La conservación de los registros del programa de auditoría.
-La mejora de la eficacia del programa de auditoría.

2.6 Identificación de los recursos del programa de auditoría: Ambitest

Ltda, asegurará los recursos financieros necesarios para llevar a cabo el
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programa de auditoría. Así mismo asumirá los costos de transporte,

alojamiento y otras necesidades propias de la auditoría cuando se requieran.
Y finalmente garantizará la disponibilidad de tecnologías de la información y
comunicación.

3. Implementación del programa de auditoría: El coordinador de calidad

comunicará a las Partes pertinentes del programa de auditoría e informarles
periódicamente de su progreso. Así mismo definirá los objetivos, alcance y criterios
de auditoría. Asegurará la competencia del equipo de auditores y de proporcionar los
recursos necesarios para los equipos auditores.

3.1 Competencia y evaluación de los auditores: Remitirse al numeral 7 de la

ISO 19011:2011 Competencia y evaluación de los auditores

3.2 Selección de los métodos de auditoría:

El equipo auditor llevará a cabo los siguientes métodos de auditoría que dependerán
de si requieren de interacción humana como la realización de entrevistas, completar
listas de verificación con la participación del auditado, revisión de documentos con el
auditado y el muestreo. Adicionalmente se podrá revisar los documentos sin la
necesidad de hacerlo frente al auditado.

3.3 Selección de los miembros del equipo auditor: La selección de auditores

es realizada por la Alta Dirección representada en la Dirección Ejecutiva. La alta
dirección elegirá al líder del equipo y a los miembros del equipo auditar. Para
seleccionar Auditores Internos del Sistema de Gestión se debe tener en cuenta los
siguientes parámetros:

1. La Dirección podrá subcontratar la auditoría Interna.

2. Cualquier persona que labore en el Ambitest Ltda y cumpla con la competencia

para serlo.

Requisitos para la competencia particulares al Laboratorios Ambitets Ltda:

-Formación de Auditor bajo requisitos de auditoría y conocimientos en la Norma ISO

9001:2008 (Preferible si cuenta con conocimiento en ISO 9001:2015)

-Aprobar el examen de evaluación.

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-Experiencia mínima de 6 meses en la Organización.

Si en algún caso el equipo auditor no reúne la competencia para llevar a cabo la

auditoría se podrá incluir un experto técnico con competencias adicionales (No
auditan)

Los auditores en formación deberán participar bajo la dirección y orientación de un

auditor.

3.4 Asignación de responsabilidades al líder del equipo auditor para una

auditoria: La asignación de un auditor líder debe hacerse con un tiempo suficiente
para asegurarse de una planificación eficaz de la auditoría.

Responsabilidades auditado:

Proporcionar al líder del equipo auditor la siguiente información:

-Objetivos de la auditoría

-Criterio de auditoría y cualquier documento de referencia

-Alcance de la auditoria, incluyendo la identificación de las unidades de la

organización y unidades funcionales y los procesos que se van auditar.

-Los métodos y procedimientos de auditoría

-La composición del equipo auditor

-Detalles de contacto del auditado

-La asignación de recursos apropiados para llevar a cabo la auditoría

-El idioma de trabajo y del informe de auditoría.

Responsabilidades del auditor:

Aunque todo el personal de la empresa tiene la responsabilidad de detectar fallas,

tan solo aquellas personas formadas como Auditores están en la capacidad de
realizar revisiones minuciosas previamente programadas a cualquier proceso del
laboratorio Ambitest Ltda y emitir informes de resultados.
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Cualquier Auditor que ha de evaluar un área determinada, debe aplicar la lista de

chequeo establecida y será permitido realizar visitas de verificación sin previa
autorización del Auditor principal o del Representante del Sistema.

Guardar absoluta confidencialidad de la información obtenida antes, durante o

después de la auditoria.

3.6 Gestión y mantenimiento de los registros del programa de auditoría:

El coordinador de calidad deberá asegurarse que se crean, gestionan y mantienen

registros de la auditoría para demostrar la implementación del programa de
auditoría. Los registros deberían incluir lo siguiente:

a) Los registros relacionados con el programa de auditoría, tales como: los objetivos
y el alcance del programa de auditoría documentados; los relativos a los riesgos
relacionados con el programa; las revisiones de la eficacia del programa

b) Los registros relacionados con cada auditoría individual: los planes de auditoría y
los informes de auditoría; los informes de no conformidad; los informes de acciones
correctivas y preventivas; los informes de seguimiento de la auditoría (si aplica)

c) Los registros relacionados con el personal de auditoría que cubre temas tales
como: la evaluación de la competencia y desempeño de los miembros del equipo
auditor; la selección de los miembros del equipo auditor; el mantenimiento y la
mejora de la competencia.

4. Seguimiento del programa de auditoría:

El coordinador de calidad deberá seguir la implementación del programa de auditoria

considerando la necesidad de:

a) Evaluar la conformidad con los programas de auditoría, cronograma y objetivos de

la auditoría.

b) Evaluar el desempeño de los miembros del equipo auditor.

c) Evaluar la capacidad del equipo auditor para implementar el plan de auditoría.

d) Evaluar la realimentación de la alta dirección, de los auditados, de los auditores y

de otras Partes interesadas.
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5. Revisión y mejora del programa de auditoría:

La revisión del programa de auditoría debe considerar lo siguiente:

a) Los resultados y tendencias del seguimiento del plan de acción

b) La conformidad con los procedimientos del programa de auditoría.

C) La evolución de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

d) Los registros del programa de auditoría.

e) Los métodos de auditoría

f) La eficacia de las medidas para tratar los riesgos asociados con el programa de
auditoría.

g) Los temas de confidencialidad y seguridad de la información relacionados con el

programa de auditoría

Segunda Etapa: Realización de una auditoría

1. Inicio de la auditoría:
La responsabilidad de llevar a cabo la auditoría corresponde al líder del
equipo auditor designado hasta que la auditoría finaliza.

1.1 Establecimiento del contacto inicial con el auditado:

Debe realizarse un contacto inicial con el auditado con el propósito de establecer
comunicaciones con los representantes del auditado; confirmar la autoridad para
llevar a cabo la auditoría; proporcionar información sobre los objetivos de la
auditoría, el alcance, los métodos y la composición del equipo auditor; solicitar
acceso a los documentos y registros pertinentes con propósitos de planificación;
determinar los requisitos legales y contractuales aplicables; confirmar con el
auditado respecto del grado de difusión y al tratamiento de la información
confidencial; hacer los preparativos para la auditoría incluyendo la programación
de las fechas; acordar la asistencia de observadores.

1.2 Determinación de la viabilidad de la auditoría:

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La determinación de la viabilidad debería tener en cuenta factores tales como la

disponibilidad de lo siguiente: La información suficiente y apropiada para
planificar y llevar a cabo la auditoría; la cooperación adecuada del auditado; el
tiempo y los recursos adecuados para llevar a cabo la auditoría.

Cuando la auditoría no es viable, debería proponerse al cliente de la auditoría una

alternativa de acuerdo con el auditado.

2. Preparación de las actividades de auditoría:

2.1. Preparación del plan de auditoría:

El líder del grupo auditor deberá preparar un plan de auditoría basado en la

información contenida en el programa de auditoría y en la documentación
proporcionada por el auditado. Deberá considerar el efecto de las actividades de
auditoría en los procesos del auditado y proporcionar la base para el acuerdo
entre el cliente de auditoría, el equipo auditor y el auditado en lo relativo a la
realización de la auditoría.

El plan de auditoría debería cubrir o hacer referencia a lo siguiente:

a) Objetivos de la auditoría
b) El alcance de la auditoría, incluyendo la identificación de las unidades de la
organización y unidades funcionales, así como los procesos que van a auditarse.
c) Los criterios de auditoría y cualquier documento de referencia.
d) Las ubicaciones, las fechas, el horario y la duración previstos de las actividades
de auditoría que se van a llevar a cabo, incluyendo las reuniones con la alta
dirección del auditado.
e) Los métodos de auditoría que se van a usar, incluyendo el grado en que se
necesita el muestreo de la auditoría para obtener las evidencias de auditoría
suficientes y el diseño del programa de muestreo.
f) Las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor,
funciones y responsabilidades
g) Asignación de recursos apropiados para las áreas críticas de la auditoría.

2.2. Asignación de tareas al equipo auditor:

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El líder auditor, consultando con el equipo auditor, debería asignar a cada

miembro del equipo la responsabilidad para auditar procesos, actividades,
funciones o lugares específicos.
El líder del equipo auditor debería celebrar reuniones informativas del equipo
auditor, cuando sea apropiado, para distribuir las asignaciones de trabajo y
decidir los posibles cambios.

3. Realización de las actividades de auditoría: Normalmente las actividades de

auditoría se realizan en una secuencia definida, aunque esto no significa que no
pueda ser flexible y adaptarse

3.1. Realización de la reunión de apertura: El propósito de esta reunión es

el acuerdo de todas las partes sobre el plan de auditoria. Presentar al equipo
auditor y asegurarse de que se pueden realizar todas las actividades de auditoria
planificadas

3.2. Realización de la revisión de la documentación durante la

auditoría: La documentación debería ser revisada para determinar el
grado de conformidad del sistema con los criterios de auditoría, con base
en la documentación disponible y reunir información para apoyar las
actividades de auditoría.
3.3. Comunicación durante la auditoría: Puede ser necesario llegar a
acuerdos formales para la comunicación dentro del equipo auditor, así
como con el auditado, el cliente de la auditoría y externos(Especialmente
cuando los requisitos legales exijan la comunicación obligatoria de los no
cumplimientos)

El equipo auditor debería reunirse periódicamente para intercambiar información,

evaluar el progreso de la auditoría y reasignar las tareas entre los miembros del
equipo auditor.

3.5. Recopilación y verificación de la información: Durante la auditoría

debería recopilarse mediante muestreo apropiado y verificarse la información
pertinente a los objetivos, el alcance y los criterios de la misma, incluyendo la
información relativa a las interrelaciones entre funciones, actividades y procesos.
Sólo la información que es verificable debería aceptarse como evidencia de la
auditoría. Debería registrarse la evidencia que conduce a hallazgos de la
auditoría.
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Métodos para recolección de la información:

-Entrevistas
-Observaciones
-Revisión de documentos, incluyendo registros

3.6. Generación de hallazgos de auditoría: La evidencia de la auditoría

debería ser evaluada frente a los criterios de auditoría para determinar los
hallazgos de auditoría. Los hallazgos de auditoría podrían ser:

 Conformidad
 No Conformidad Mayor: Incumplimiento total a un requisito legal, norma
o requisito aplicable
 No Conformidad Menor: Incumplimiento parcial a un requisito de norma y
a la información documentada o requisitos de la organización
 Observación
 Fortaleza

3.7. Preparación de las conclusiones de la auditoría:

El equipo auditor deberá reunirse antes de la reunión de cierre para
revisar los hallazgos de la auditoría y cualquier otra información apropiada
recopilada durante la auditoría frente a los objetivos de la misma.
Adicionalmente para acordar las conclusiones de la auditoría, teniendo en
cuenta la incertidumbre inherente al proceso de auditoría; preparar
recomendaciones y comentar el seguimiento de la auditoría cuando sea
aplicable.

Las conclusiones de la auditoría deberían incluir:

 El grado de conformidad y el reconocimiento de la fortaleza del Sistema

de Gestión con los criterios de auditoría.

 La implementación, el mantenimiento y la mejora eficaces del Sistema de

Gestión.

 El logro del proceso de revisión por la dirección para asegurar la continua

idoneidad, adecuación, eficacia y mejora del Sistema de Gestión.
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 La capacidad del proceso de revisión por la dirección para asegurar la

continua idoneidad, adecuación, eficacia y mejora del Sistema de Gestión

 El logro de los objetivos de la auditoría, cobertura del alcance de la

auditoría y cumplimiento de los criterios de la auditoría.

 Las causas raíz de los hallazgos

 Hallazgos similares encontrados en distintas áreas que se auditaron con el

propósito de identificar tendencias.

 Pueden llevar a recomendaciones para la mejora o a futuras actividades

de auditoría.

3.8 Realización de la reunión de cierre:

La reunión de cierre debería presentarse para mostrar los hallazgos y las
conclusiones de la auditoria. El grado de detalle debería ser coherente con
la familiaridad del auditado con el proceso de auditoría.

3.9. Preparación y distribución del informe de auditoría:

3.9.1. Preparación del informe de auditoría: El líder auditor debería

informar de los resultados de acuerdo con el programa de auditoria

3.9.2. Distribución del informe de auditoría: El informe de auditoría

debería emitirse en el periodo de tiempo acordado. Si se retrasa, las
razones deberían comunicarse con el auditado y al coordinador de calidad.
El informe de auditoría debería ser fechado, revisado y aprobado, cuando
sea apropiado.
A continuación, el informe de auditoría debería distribuirse a los
receptores tal y como se define en el programa de Auditoría o en el Plan
de Auditoría.
Plazo para la entrega del Informe de Auditoría y su respectiva
distribución: 4 días hábiles.
El Reporte de Hallazgos de No Conformidades se debe entregar al término
del día de auditoría programado.
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3.10 Finalización de la auditoría: La auditoría finaliza cuando hayan

realizado todas las actividades de auditoría planificadas.
Los documentos pertenecientes a la auditoría deberían conservarse o
destruirse de común acuerdo entre las partes interesadas participantes y
de acuerdo con los procedimientos del programa de auditoría y los
requisitos aplicables.
Salvo que se requiere por ley, el equipo auditor y el Asesor de Gestión
Estratégica no deberán revelar el contenido de los documentos u otra
información obtenida durante la auditoría ni el informe de auditoría a
ninguna otra parte.
Las lecciones aprendidas de la auditoría deberían incorporarse al proceso
de mejora continua del Sistema de Gestión de Ambitest Ltda.

Realización de las actividades de seguimiento de una auditoría:

Las conclusiones de la auditoría pueden indicar la necesidad de
correcciones o de acciones correctivas, preventivas o de mejora. Tales
acciones generalmente son decididas y emprendidas por el auditado.

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS Y

INICIO
Establecimiento de los objetivos
del programa de auditoría
Establecimiento del programa de
auditoría
Implementación del programa
de auditoría
Seguimiento del programa de
auditoría
Revisión y mejora del programa
de auditoría
Preparación de las actividades
de auditoría
Realización de las actividades de
seguimiento de una auditoría
FIN
INICIO
-Dirección Ejecutiva
-Asesor de Gestión Estratégico
-Dirección Ejecutiva
-Asesor de Gestión Estratégico
-Asesor de Gestión Estratégico
-Asesor de Gestión Estratégico
-Asesor de Gestión Estratégico
-Dirección Ejecutiva
-Asesor de Gestión Estratégico
-Auditor Líder
-Equipo Auditor
FIN
REGISTROS
INICIO
Programa de Auditoría
Programa de Auditoría
Programa de Auditoría
Programa de Auditoría
Programa de Auditoría
Plan de Auditoría
Lista de Verificación
FIN
 Código: PG-PS002
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Inicio de Vigencia
____

FLUJOGRAMA

Inicio

Establecimiento de los objetivos

del programa de auditoría

Establecimiento del programa de

auditoría

Implementación del programa de

auditoría

Seguimiento del programa de

auditoría

Seguimiento del programa de

auditoría

Plan de auditoria

Reunión de apertura

Recolección y evaluación de
evidencias
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Inicio de Vigencia
____

Se encontró algún
hallazgo
SI

NO

Reporte de No Procedimiento de Acción

conformidad correctiva, preventiva y de
mejora

Preparación y distribución del informe de

auditoria

SI

¿NC Cerradas?

Solicitud de nuevas
acciones correctivas para
afrontar las N.C
Cierre de la
auditoria

Seguimiento a las Auditorias

FIN
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4. REQUISITOS LEGALES /REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

/REFERENCIAS DOCUMENTALES

REGISTROS:
A. Plan de auditoria
B. Reunión de apertura
C. Lista de verificación
D. Registros de N.C y servicios N.C
E. Informe de Auditoria

5. ANEXOS

No Aplica
6. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA
REVISIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
(aa/mm/dd)
0 Elaboración del documento y emisión inicial. ____

7. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

Elaborado por: Erika
Revisado por:
Agudelo Aprobado por:
Cargo:
Cargo: Cargo:

Firma:
Firma: Firma: ___________________
____________________
____________________

Fecha: ____ Fecha: ______ Fecha: _____