INFORMATICA BASICA

LAS FUNCIONES EN EXCEL

En Excel existen ciertas operaciones matemáticas que no requieren fórmulas

complejas ni ninguna función adicional que tengamos que aprendernos de memoria.
Esto es lo que se conoce como fórmulas básicas y que se basan en las operaciones
aritméticas más sencillas que se aprenden en el colegio: suma, resta, multiplicación y
división.

INTRODUCIR FUNCIONES
Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con
uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o
será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

 Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

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 Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes

espacios antes o después de cada paréntesis.
 Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o
funciones.
 Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C5)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus

argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas. Así A1:C8 indica
todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8. De esta manera, la función
anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+B1+B2+B3+B4+B5+C1+C2+C3+C4+C5

En este ejemplo, se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones
anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen varios tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que
realizan. Así, hay funciones matemáticas, trigonométricas, estadísticas, financieras,
de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de
información.

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Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual
introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

AUTOSUMA Y FUNCIONES MÁS FRECUENTES

Una función, como cualquier dato, se puede escribir directamente en la celda si
conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea.

En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón de Autosuma que nos

permite realizar la función SUMA de forma más rápida.

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INSERTAR FUNCIÓN
Para insertar cualquier otra función, también podemos utilizar el asistente. Si
queremos introducir una función en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

Hacer clic en la pestaña Fórmulas

Elegir la opción Insertar función.

O bien hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

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Excel nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve
descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y, a

continuación, haciendo clic sobre el botón .

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente
una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría: esto hará que en
el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo
tanto la lista.

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos
haciendo clic sobre ésta.

Cuando seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos
argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace

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Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha
función.

Al final, hacer clic sobre el botón Aceptar.

La ventana cambiará al cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide

introducir los argumentos de la función: este cuadro variará según la función que
hayamos elegido. En nuestro caso se eligió la función SUMA ().

En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que, generalmente, será

una celda o rango de celdas tipo A1:B4. Para ello, hacer clic sobre el botón para
que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo; a
continuación, seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer
argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del

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ratón sobre la primera celda del rango y, sin soltar el botón, arrástralo hasta la última
celda del rango) y pulsar la tecla ENTER para volver al cuadro de diálogo.

En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en
caso de que existiera.

Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así

sucesivamente.

Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón
Aceptar.

UTILIZAR EXPRESIONES COMO ARGUMENTOS DE LAS

FUNCIONES
Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones. Por
ejemplo, la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será
primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de
las expresiones.

Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:

A1 vale 3

A2 vale 7

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A3 vale 4

A4 vale 2

Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos
los valores 7 y 5 respectivamente. Después, realizará la suma, obteniendo así 12
como resultado.

UTILIZAR FUNCIONES COMO ARGUMENTOS DE LAS

FUNCIONES
Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función.
De esta forma, podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple
celda. Por ejemplo, =MAX(SUMA(A1:A4);B3); esta fórmula consta de la
combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la
suma SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el resultado de la
suma y la celda B3.

FÓRMULAS DE EXCEL MATEMÁTICAS

Microsoft Excel tiene muchísimas fórmulas que podemos usar para hacer cálculos
matemáticos. Muchas de estas fórmulas son muy avanzadas o sirven para hacer
cálculos trigonométricos como SEN, COS y TAN que devuelven el seno, el coseno o
la tangente de un ángulo. Pero quiero detenerme en explicarte las principales
fórmulas de Excel matemáticas que se usan más a menudo en un Excel menos
técnico.

 ALEATORIO: devuelve un número aleatorio entre 0 y 1

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 ALEATORIO.ENTRE: devuelve un número aleatorio entre dos números

previamente indicados. Por ejemplo: =ALEATORIO.ENTRE(10;20)
devolverá un valor aleatorio mayor o igual que 10 y menor o igual que 20.
 PAR: comprueba si un número es par, si lo es devuelve el valor
VERDADERO, si no FALSO.
 IMPAR: comprueba si un número entero es impar. Devuelve también
VERDADERO o FALSO.
 SUMA: suma un rango de celdas sin necesidad de utilizar el operador
matemático +.
 SUMAR.SI: esta fórmula de Excel devuelve la suma de un conjunto de celdas
que cumplen una condición.
 SUMAR.SI.CONJUNTO: devuelve la suma de un conjunto de celdas que
cumplen varias condiciones.
 SUMAPRODUCTO: esta función devuelve el resultado de multiplicar dos
rangos de celdas iguales uno a uno.
 MMULT: esta fórmula Excel nos da el resultado de la multiplicación de una o
varias matrices.

FÓRMULAS DE TEXTO
Hay muchísimas fórmulas de Excel que se utilizan para trabajar con textos y, aunque
en principio Excel está pensado como procesador de datos y uno puede pensar que los
datos son sólo números también hay muchos datos tipo texto. Piensa en una base de
datos en la que tengamos Nombre, Apellidos, Dirección, Sexo… ¿me explico? No
siempre vamos a tratar con números en Excel, también necesitamos fórmulas Excel
para poder procesar los textos.

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Las fórmulas principales de Excel para procesar textos son:

 CONCATENAR: nos sirve para unir diferentes textos que están en una celda
en una única celda.
 DERECHA: nos sirve para obtener, de una celda con una cadena de texto, el
número de caracteres que queramos empezando por la derecha. Por ejemplo,
si en una celda tuviéramos la palabra la frase “Excel fórmulas” y usáramos la
fórmula de Excel DERECHA(“Excel fórmulas”;4) el resultado sería “ulas”.
Es decir, los últimos 4 caracteres del contenido de la celda.
 IZQUIERDA: igual que DERECHA pero empezando por el principio del
contenido de la celda.
 EXTRAE: devuelve una parte de una cadena de texto de una celda dado un
comienzo y un final.
 LARGO: devuelve el número de caracteres que hay en una celda contando
con los espacios del principio y del final.
 ESPACIOS: elimina los espacios que pueda haber dentro de una celda al
principio o al final. Por ejemplo, si tuviéramos una celda con el siguiente
contenido ” hola ” el resultado de usar la fórmula ESPACIOS sería “hola”,
es decir, sin los dos espacios que hay al principio y al final.
 MAYUSC: esta fórmula de Excel nos devuelve una cadena de texto en letras
mayúsculas.
 MINUSC: lo mismo que MAYUSC pero en minúsculas.
 NOMPROPIO: esta superfórmula Excel sirve para poner una letra mayúscula
al principio de cada palabra de una cadena de texto. Es muy útil cuando
tenemos nombre y apellidos y la gente lo escribe con minúsculas.

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 SUSTITUIR: esta fórmula Excel nos permite reemplazar uno o varios

caracteres de una cadena de texto.
 TEXTO: dada una celda de Excel con un número, nos permite convertir dicho
número a tipo texto con un formato de texto concreto. Ideal para usar con
fechas y números decimales.
 VALOR: convierte una cadena de texto que representa un número y lo
devuelve como tipo numérico.

FÓRMULAS DE FECHA Y HORA

La fecha y la hora son unos datos que Excel considera numéricos. Por eso mismo, el
tratamiento de estos datos es un tema para el que hay un montón de importantes
fórmulas Microsoft Excel ha dedicado un montón de recursos para poder crear un
buen conjunto de fórmulas de fecha y hora que ahora os explicamos.

 AHORA: devuelve la fecha y la hora del día en el que se introduce la fórmula.

 HOY: devuelve la fecha del momento en el que se refrescan las fórmulas (por
ejemplo, al abrir un libro o al insertar una nueva fórmula de Excel).
 AÑO: devuelve el número del año de una fecha.
 DIA: devuelve el día del mes de una fecha.
 MES: devuelve el número del mes de una fecha.
 DIASLAB: dadas dos fechas esta fórmula devuelve el número de días
laborables que hay entre las dos. Se pueden añadir días festivos para que sea
más precisa.
 FIN.MES: esta fórmula de Excel te indica el último día del mes dada una
fecha y un número de meses

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 HORA: devuelve el número de la hora de una celda que tenga formato de

“hora”.
 MINUTO: devuelve el número del minuto de una celda que tenga formato de
“hora”.
 SEGUNDO: devuelve el número del segundo de una celda con un valor tipo
“hora”.
 DIASEM: devuelve el número de día de la semana según diferentes
calendarios. En nuestro calendario, el número 1 sería el Lunes, el 2 el martes
y así sucesivamente.
 NUM.DE.SEMANA: devuelve el número de la semana de una fecha. Es
decir, para la fecha de 9 de febrero de 2016 devolvería 7.

FUNCIONES LÓGICAS DE EXCEL

Estas pequeñas fórmulas de Excel son útiles cuando trabajamos con Excel y con
condiciones. Las principales fórmulas Excel de tipo lógicas son:

 Fórmula SI: esta función hace una comprobación de tipo

VERDADERO/FALSO mediante una prueba lógica (por ejemplo, 5 < 10). Si
el resultado de la prueba lógica es VERDADERO entonces devuelve un
resultado u otra fórmula definida por el usuario, y si es FALSO devuelve otro
resultado o fórmula.
 Formula Y: esta función permite unir dos o más pruebas lógicas. Si las
pruebas lógicas tienen como resultado el valor VERDADERO entonces la
función Y devolverá VERDADERO. En caso de que una sola de las pruebas
lógicas resulte FALSO entonces la función devolverá FALSO.

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 Fórmula O: esta función permite comprobar varias pruebas lógicas. La

diferencia con la función Y es que con que una de las pruebas lógicas sea
VERDADERO entonces la función entera devolverá el valor VERDADERO.
 SI.ERROR: esta función devolverá un resultado o fórmula determinada por
el usuario si el valor de una celda o fórmula es un error de tipo NA() o
#DIV/0 o cualquiera de los típicos errores de Excel.

La combinación de estas fórmulas de Excel puede hacer que su funcionalidad

aumente de manera muy significativa.

FÓRMULAS DE REFERENCIA
Las fórmulas de Excel de referencia son, sin duda, las más complejas de entender y
de usar. Sin embargo, su utilidad es enorme a la hora de trabajar con tablas, datos…
en fin, que tienen miles de aplicaciones.

 BUSCARV: buscar un valor numérico o de texto en la primera columna de

una tabla y devuelve un valor de la misma fila de una columna dada.

 COINCIDIR: devuelve la posición de un valor en un rango de celdas cuando

encuentra una coincidencia.
 DESREF: dada una celda que actúa como coordenada inicial y un valor de
posición de una columna y de fila, la fórmula devuelve el valor de la celda
indicada. De alguna manera es indicar una celda y querer obtener el valor de
otra celda sabiendo a cuantas columnas y filas de distancia se encuentra.
 INDICE: dada la posición de una fila y una columna devuelve el valor de una
celda dentro de un rango.

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 DIRECCION: devuelve las coordenadas de una celda en formato texto dados

el número de fila y columna en la que se encuentra. Es traducir las
coordenadas (2, 7) a la referencia B7.
 INDIRECTO: dada una referencia de una celda tipo texto devuelve el valor de
dicha celda.
 TRANSPONER: esta fórmula es de tipo matricial. Traspone una matriz.
 IMPORTARDATOSDINAMICOS: permite obtener un valor de una tabla
dinámica.
 COLUMNA: permite obtener el número de una columna de una referencia.
 FILA: permite obtener el número de una fila de una referencia.

FÓRMULAS DE EXCEL DE ESTADÍSTICA

Las fórmulas estadísticas de Excel no son muy utilizadas en general, pero conviene
destacar las siguientes que sí que son muy muy importantes si quieres convertirte en
un experto de Excel fórmulas:

 CONTAR: devuelve el número de celdas de un rango con valores numéricos.

 CONTAR.SI: devuelve el número de celdas de un rango que cumplen una
condición.
 CONTAR.SI.CONJUNTO: devuelve el número de celdas de un rango que
cumplen varias condiciones dadas por el usuario.
 CONTARA: devuelve el número de celdas de un rango no vacías. Es decir, no
distingue entre valores de texto y valores numéricos.

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FÓRMULAS PRINCIPALES DE EXCEL

Si tuviera que hacer un breve resumen de las fórmulas principales de Excel elegiría
las siguientes cuatro funciones que me parece que son las funciones clave para
iniciarse:

 Fórmula SI
 Fórmula CONTAR
 Fórmula SUMA
 Fórmula BUSCARV

FÓRMULAS DE EXCEL BÁSICAS

En Excel existen ciertas operaciones matemáticas que no requieren fórmulas
complejas ni ninguna función adicional que tengamos que aprendernos de memoria.
Esto es lo que se conoce como fórmulas básicas y que se basan en las operaciones
aritméticas más sencillas que se aprenden en el colegio: suma, resta, multiplicación y
división.

FÓRMULA SUMA EXCEL

La fórmula suma en Excel es de las más sencillas que puede haber. Sirve para sumar
números de todo tipo, ya sean enteros o decimales. Para utilizar esta fórmula
necesitamos usar el símbolo +. Por ejemplo, podemos sumar dos números como en la
siguiente imagen.

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Además, Excel tiene la amabilidad de colorear las celdas que estás utilizando en
diferentes colores para que así sea mucho más intuitivo y puedas evitar errores de
manera visual consiguiendo marcar muy bien las celdas utilizadas en nuestras
fórmulas Excel.

Pero no sólo puedes hacer la suma de dos números, sino que puedes introducir varias
veces el símbolo + en las fórmulas de Excel para que puedas hacer sumas de más
sumandos (valga la redundancia) como puedes ver en la siguiente imagen.

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FÓRMULA RESTA EXCEL

Al igual que en el caso anterior, también podremos hacer restas en Excel y no
necesariamente tienen que ser solo de dos números, sino que también pueden ser de
tantos como quieras como en el siguiente ejemplo que te muestro de fórmulas de
Excel.

Además, podremos combinar tanto las fórmulas Excel de suma como de resta e,
incluso, utilizar los paréntesis para poder crear nuestras fórmulas en Excel mucho
más complejas.

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FÓRMULAS EXCEL: MULTIPLICACIÓN Y DIVISIÓN

Por otro lado, para hacer multiplicaciones y divisiones podemos usar unas sencillas
fórmulas de Excel.

Para hacer una multiplicación usaremos el operador matemático cuyo símbolo es el

asterisco ( * ) y para la división la barra inclinada ( / ).

En la siguiente imagen podemos ver la fórmula Excel de multiplicación y la fórmula

Excel de división.

UN EJEMPLO PRÁCTICO: FÓRMULA EN EXCEL PARA CALCULAR EL IVA

Por ejemplo, la fórmula en Excel para calcular el IVA es mucho más sencilla de lo
que uno piensa y puede hacerse con las fórmulas de Excel que hemos explicado más
arriba.

Básicamente, para calcular el IVA con Excel lo que necesitamos saber es el % de

IVA que se aplica para el producto o servicio (en Colombia es común usar el 16%

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para la mayoría de los productos) y el precio del producto al que queremos añadir el
IVA.

Es decir, la fórmula sería:

Precio con IVA = Precio producto x (1 + IVA)

Supongamos que tenemos un producto cuyo valor es de 50.000 y que el IVA es del
16%. Esta fórmula en Excel sería:

Pero si el IVA lo tuviéramos guardado en otra celda con formato de porcentaje

tendríamos la siguiente fórmula de Excel.

Donde como puedes ver, hemos sustituido la fracción 16/100 por la celda en la que se
encuentra el valor porcentual del IVA.

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FORMULAS MUY UTILES

Función SI

Sintaxis: SI(Prueba Lógica;[valor si verdadero];[valor si falso])

Prueba
Entrada F Respuesta si es Falso
lógica

Respuesta si es verdadero

La función SI es una de las funciones más populares de Excel y le permite realizar

comparaciones lógicas entre un valor y un resultado que espera. En su forma más
sencilla, la función SI dice:

SI(Algo es Verdadero, hacer algo; de lo contrario hacer algo diferente)

Por esto, una instrucción SI puede tener dos resultados. El primer resultado es si la
comparación es Verdadera y el segundo si la comparación es Falsa.

Lo ideal es que, una instrucción SI debe aplicarse a condiciones mínimas, como

macho y hembra, Sí/No o tal vez, para nombrar algunos, pero a veces es posible que
deba evaluar escenarios más complejos que requieren anidamiento

"Anidar" se refiere a la práctica unir varias funciones en una fórmula.

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Ejemplos sencillos de SI

 =SI(C2="Sí",1,2)

En el ejemplo anterior, la celda D2 dice: SI(C2 = Sí, entonces devolver un 1, en caso

contrario devolver un 2)

Función BUSCARV

Sintaxis: =BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)

En su forma más simple, la función BUSCARV indica lo siguiente:

=BUSCARV(Valor que desea buscar, rango en el que quiere buscar el valor, el

número de columna en el rango que contiene el valor devuelto, Coincidencia exacta o
Coincidencia aproximada indicado como 0/FALSO o 1/VERDADERO).

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Hay cuatro partes de la información que necesita para crear la sintaxis de

BUSCARV:

 El valor que desea buscar, también conocido como el valor de búsqueda.

 El rango donde se encuentra el valor de búsqueda. Recuerde que el valor de
búsqueda debe estar siempre en la primera columna del rango para que
BUSCARV funcione correctamente. Por ejemplo, si el valor de la búsqueda
está en la celda C2, su rango debería empezar con C.
 El número de columna del rango que contiene el valor devuelto. Por ejemplo,
si especifica B2: D11 como el rango, B se debe contar como la primera
columna, C como la segunda y así sucesivamente.
 Opcionalmente, puede especificar VERDADERO si desea una coincidencia
aproximada o FALSO si desea una coincidencia exacta del valor devuelto. Si
no especifica nada, el valor predeterminado siempre será VERDADERO o la
coincidencia aproximada.

ELKIN MAURICIO GAFARO E.

Docente
2017.informatica.basica@gmail.com

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