ORGANIZACIÓN

PROFESIONAL DE
EVENTOS
ASD
CLASE 1

Lic. Guillermo José Pedrotti

Presentación.
 Nombre
 Edad
 Ocupación
 Motivador para tomar la capacitación.
Académico
 Licenciado en Educación (UTN)
 Técnico en Relaciones Públicas (IES)
 Diplomado en Gestión Pública (UCC)
 Diplomado en Recursos Humanos (UDM)
 Especialista en Ceremonial (M. de Cba)
 Posgrado en Periodismo Económico (UNC)
 Especialización en Marketing (UES21)
 Programa de Liderazgo (ARGEX)
Profesional
 Director de 360 PR www.360pr.com.ar
 Ex Director de Relaciones Institucional de la
Ciudad de Las Varillas.
 Responsable de RRII F. Querubines.
 Ex Docente de Eventos en: IES Siglo 21, Vox
Capacitación, ESBE e IQ.
 Capacitador Municipalidad de Luque.
Profesional
 Publicación: “Evento de articulación educativa”. En Organización
de Eventos de Ricardo Martínez y Guillermo Suárez. Editorial
Copiar. 2002. Texto de estudio de la materia homónima en el
Colegio Universitario IES Siglo 21.
 Ha publicado notas de opinión sobre comunicación, marketing y
relaciones públicas en medios especializados como: RedRRPP,
RRPPnet, Instituto Argentino de Responsabilidad Social
Empresaria (IARSE), Emprendedores RRPP, Revista DirCom,
Comercio y Justicia, La Opinión de Rafaela, Revista Fortuna,
Infobrand, La Voz del Interior, La Gaceta de Tucumán, La
Mañana de Córdoba e Infobae entre otros.
Profesional
 Ha planificado, ejecutado y evaluado
eventos, tanto en ámbitos públicos y
privados, donde se desatacaron la presencia
de: Presidente de la Nación, Vice Presidente
de la Nación, Gobernador de Córdoba, Vice
Gobernador de Córdoba, Legisladores,
Ministros, miembros del Cuerpos Consular y
autoridades nacionales del ámbito privado.
Algunos eventos realizados
 Mega Feria de Muestras y Exposiciones I, II y III en la Ciudad de Las
Varillas.
 Acto de proclamación de la Empresa PAUNY – Zanello, como
Terminal automotriz.
 Realización del Taller Teórico Práctico de Enología “El Vino y sus
Secretos”. King David Flat Hotel. Ciudad de Córdoba. Año 2004.
 Lanzamiento Nacional del Prototipo de Chasis de Mini Bus de la
Empresa PAUNY – Zanello.
 Lanzamiento Nacional del Prototipo de Tractor Articulado a Gas
Licuado de Petróleo de la Empresa PAUNY – Zanello.
 Presentación y lanzamiento del primer cargamento de carne de
conejo congelado a la Unión Europea, por parte de la empresa
CONECAR – Frigorífico La Estrella.
 Cena Institucional de Cumpleaños, de Fundación Querubines.
 Exposentidos, por parte de Fundación Querubines.
Pre-Acuerdos Grupales
 Prestar total atención al grupo …
 Tratarnos con respeto …
 Asumir nuestra propia experiencia hablando
en primera persona.
 Comenzar y terminar las clases a la hora
convenida.
 Zona libre de humo y tecnología.
 Asumir nuestro aprendizaje …
Estrategia

 Nudo temático global: ¿Cuál es la finalidad que persigue un

evento, cualquiera sea su naturaleza? Pregunta, está, que
representa el propósito mismo de la carrera.
 Meta: lograr la formación de profesionales capaces de liderar y
gestionar, exitosamente, un evento de cualquier tipo.
 Expectativas de logro con los alumnos:
 Conseguir que los estudiantes desarrollen el pensamiento, a
niveles estratégicos, que les permita gestionar exitosa de su
carrera laboral.
 Alcanzar un nivel de incorporación objetiva y eficaz de
conocimientos por parte del alumno.
 Metodología: gestión particular de proceso de aprendizaje por
parte del alumno. Soporte de tutorial del docente y dictado de
clases presénciales de ampliación de conocimientos.
Objetivos de la formación
 Conceptuales: reconocer las deferentes variables necesarias,
a nivel técnico y teórico, que permitan la correcta planificación,
implementación y evaluación de un evento. (Saber).

 Procedimentales: aplicar correctamente, y con un alto grado

de operatividad propia, las diferentes herramientas que se
necesitan al momento de buscar el éxito del evento que se
está organizando. (Saber hacer).

 Actitudinales: Fomentar el desarrollo del grado de

pensamiento estratégico en los alumnos. Esto permitirá, que
los mismos logren, gestionar exitosamente su propia carrera
laboral. (Saber Ser).
Estructura del curso:
 Clase 1. Introducción a la organización de eventos.
 Clase 2. Tipología de eventos.
 Clase 3. Ceremonial y protocolo para eventos.
 Clase 4. Catering, servicio y ceremonial de la mesa.
 Clase 5. Planificación de eventos.
 Clase 6. Marketing para eventos.
 Clase 7. Difusión y publicidad.
 Clase 8. Técnicas de evaluación y herramientas de
comercialización.
Bibliografía
 Manual de Ceremonial Empresario e Institucional. Aníbal Gotelli.
 Marketing para Eventos. Rosario Jijena Sánchez y Gerardo
Woscoboinik.
 Organización de Eventos. Guillermo Suárez y Ricardo Martínez.
 Manual de Etiqueta. Maria Palomar.
 Comunicaciones Públicas. Amado Suárez y Castro Zuñeda.
 Marketing: El Valor de Provocar. Guillermo Bilancio.
 El Planeamiento: Práctica de las Relaciones Públicas. Lorenzo
Blanco.
 Introducción a la Comunicación Institucional. Carlos Sotelo Enriquez.
 Sea su Propio Jefe de Prensa. Daniel Colombo.
 Ceremonial, Protocolo, Cortesía y Buenos Modales. Mirtha Bugallo.
 Papper: Ceremonial Aplicado. Guía práctica para la gestión
protocolar de las organizaciones. Guillermo José Pedrotti.
Evaluación
 Para la certificación con nota, se exigirá un
trabajo final integrador a defender frente a
tribunal evaluador.
Una aproximación al tema
 Concebimos a la organización de eventos
como la técnica organizativa y
comunicacional cuyo objeto consiste en
lograr la conjugación armónica y correcta de
todas las personas, los elementos y las
acciones que configuran una manifestación
institucional.
Un evento es…
 … la reunión de dos o más personas, donde
mediante una correcta planificación,
logramos comunicar lo que nuestro cliente
requiere. Es decir, la finalidad de un evento
es lograr comunicar exitosamente algo.
Toda reunión que comunique
algo es un evento?
 Solo consideramos un evento a aquella
reunión destinada a actuar como eje de una
estrategia de comunicacional, destinada a
satisfacer los objetivos de manifestación de
una institución o persona.

 Siempre, dependiendo de su naturaleza, un

evento buscara comunicar algo. Según a que
estrategia responda, comunicara un hecho
social, institucional, protocolar o empresarial.
Tres elementos a tener
presentes
 Tiempo
 El destinatario (participantes directos e
indirectos)
 Planificación y organización.
Comunicación
Según David Berlo: “el objetivo básico de la comunicación es
convertirnos en agentes efectivos. Influir a los demás en el
mundo físico que nos rodea y en nosotros mismos, de tal modo
que podamos convertirnos en agentes determinantes y sentirnos
capaces de tomar decisiones.”

La comunicación efectiva es aquella que permite crear un proceso

de doble vía o retroalimentación entre los actores del proceso de
la comunicación.
Modelo de Comunicación

Retro alimentación y control del proceso.

Tipos de Comunicación
 Visual: es aquella que se manifiesta por
medio de estímulos visuales. Ej: la
presentación de una fotografía.
 Auditiva: es aquella que se transmite por
medios sonoros. Ej: la comunicación oral.
 Táctil: se transmite por contacto físico. Ej:
palmear en la espalda a una persona.
Formas de comunicación
 Directa: es aquella que se realiza entre
personas sin que medie ningún elemento
ajeno. Es el clásico formato cara a cara.
 Indirecta Personal: es aquella en la que
media un elemento de soporte, pero se
realiza entre dos personas. Ej.
Comunicación telefonica.
 Indirecta Colectiva: tiene lugar entre más de
dos personas, con la mediación de un
medio que la facilita. Ej: video conferencia.
Tipos de comunicación
corporativa.
 Comunicación interna.
 Comunicación institucional.
 Publicidad.
 Marketing.
 Propaganda.
 Gestión de prensa.
 Identidad Visual.
 Actuar diario.
 ¿Relaciones públicas?
Opinión Pública
“La opinión pública reside en las actitudes y los modos
de comportamiento que reciben una fuerte adhesión
en un lugar y época determinados; que hay que
demostrar para evitar el aislamiento social en
cualquier medio de opiniones establecidas; y que,
en un medio de opiniones cambiantes o en una
nueva área de tensión emergente, se puede
expresar sin aislarse” (Noelle-Neumann).
RR.PP.
Relaciones Públicas como el arte de estudiar la realidad social y
organizacional con la finalidad de proyectar y planificar un
conjunto de acciones de comunicación que nos permitan obtener
y mantener la buena percepción de los públicos y la comunidad
en que estamos insertos, logrando así, satisfacer los intereses
comunes y fortalecer el desarrollo comunitario.

Ob. formal: relación organización/públicos/contexto.

Ob. Material: administración de poder (paz y conflicto)
RR.PP.
 Paul Capriotti, en la entrevista realizada por Público
Meta, nos dice: Las Relaciones Públicas son la
gestión del sistema de comunicación entre una
organización y sus públicos mediante el cual se
establecen y mantienen relaciones de
adaptación e integración mutua entre ellos.
Públicos
 Concepto.
 Conformación – Existencia – Extinción.
 Clasificación por ubicación. (internos,
externos y mixtos).
 Clasificación por el poder. (autorización,
consulta, decisión y opinión).
Técnicas de abordaje
 Comunicación.
 Relación.
Imagen
 La imagen es el resultado de la conformación
mental que los individuos forman a partir de los que
se comunica (dice que es) y lo que realmente que
es (lo que el receptor observa). Es por ello
absolutamente necesario trabajar para acercar
ambos extremos.
 La imagen la crea el público en su mente y por
tanto, es un valor relativo, no absoluto. No sólo es lo
que percibimos nosotros como público objetivo, sino
la imagen que percibe la competencia directa, por lo
que la imagen de marca es el conjunto de
percepciones, de asociaciones, de recuerdos y de
prejuicios que el público va a procesar.
 Imagen de institucional y de marca.
FASES DE LA PRODUCCIÓN
INTEGRAL DE EVENTOS:
 Fase de Conocimiento del cliente y
recolección de información.
 Fase Creativa, de diseño de los diferentes
aspectos del proyecto; definición líneas y
conceptos.
 Fase de Desarrollo e Implementación.
 Supervisión integral.
ARGUMENTOS DE VENTA PARA EL
PROFESIONAL ORGANIZADOR DE EVENTOS

 Gestionamos las mejores alternativas del

mercado.
 Optimizamos los presupuestos.
 Proveemos los medios logísticos para la
realización de evento.
 Seguimos y evaluamos los resultados y
efectos de cada acción.
 Selección de los mejores proveedores.
ALGUNOS PARÁMETROS PARA EL
ENCUADRAMIENTO DE UN EVENTO.

 Según su naturaleza: sociales, protocolares,

institucionales o comerciales
 Según alcance o cobertura: locales, regionales e
internacionales.
 Según tipo de actividad.
 Según el público objetivo.
 Según su identidad y ubicación con respecto a la
estructura de la organización:
 Actos propios: sin asistencia de terceros, con asistencia
de terceros o externos
 Actos ajenos: con participación directa de nuestro cliente o
actos ajenos sin participación directa de nuestro cliente.
ELEMENTOS A TENER PRESENTES AL
MOMENTO DE SELECCIONAR UN TIPO DE
EVENTO

 Para que realiza el evento nuestro cliente. Es

decir, que quiere comunicar.
 Cual es su presupuesto y hasta que punto
podemos alcanzar un grado de elasticidad.
 A que tipo de publico está dirigido el evento.
 Cual es el rol que jugara nuestro cliente.
 Si es un evento externo, que estrategias
buscare para abordarlo exitosamente.
 Elegir un evento y planificarlo.
 Designar un coordinador, un anotador y un
presentador
 40´ para armar y ponerse de acuerdo.
 10´ para presentar.