Montería, Marzo de 2012.

Señores
CORPORACIÓN REGIONAL DE LOS VALLES DEL SINU Y DEL SAN JORGE
Montería.

Pensando en las necesidades de su organización, queremos ofrecerle la

oportunidad de manejar de una manera eficiente y eficaz la información que se
genera de las diferentes actividades de su compañía; para lo cual ponemos a su
disposición una aplicación o programa de computadora de fácil manejo y
entendimiento para sus colaboradores, el cual se convertirá en un pilar
fundamental en la toma oportuna de decisiones y dando respuesta inmediata a los
requerimientos exigidos por la empresa.

La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de

documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que
cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos,
independientemente del soporte en que produzcan la información para el
cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron
creadas.

La gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total,

comprendiendo procesos tales como la producción, recepción, distribución,
consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos y de
forma expresa.

Cordialmente,

Frank Javier Montes Orozco

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PROYECTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO ELECTRÓNICO.

La implantación de sistemas de gestión documental como elementos clave en la

actividad de la empresa ha comenzado a calar en la cultura empresarial y está
dejando de ser un simple método de archivo masivo para convertirse en una
herramienta de análisis de información y gestión del conocimiento, con una
creciente demanda no sólo en grandes corporaciones sino también en las pymes.
Su implantación permite, desde el punto de vista económico, una importante
reducción de costes en recursos humanos e instalaciones y el retorno inmediato
de la inversión.

Pc Estudio Ltda. Afronta proyectos donde el objetivo es resolver los problemas

derivados del exceso de información a tratar, bien por la gran cantidad de papel
que debe ser manejado así como por el almacenamiento de otros objetos de
información de uso corporativo como pueden ser ficheros ofimáticos, reportes de
aplicaciones de gestión empresarial, imágenes, faxes, etcétera.

Podemos dar respuesta a cualquier necesidad de archivo electrónico sea cual sea
el origen de la información. Además no sólo ponemos énfasis en el archivo sino
que dicha información pueda seguir circuitos de aprobación y verificación antes de
ser almacenada cumpliendo las más estrictas normas de confidencialidad y
seguridad. Afrontamos los proyectos utilizando la tecnología más adecuada o
conveniente para la resolución del problema:

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SUPUESTOS DEL PROYECTO

Para la implementación y puesta en producción del sistema de información de

Gestión Documental, se asume que la CVS, cumple con los siguientes requisitos
técnicos:
- Poseer un servidor web, preferiblemente basado en Unix/Linux, o Windows
Server con acceso a la red LAN interna o a internet si lo necesita.
- Tener un motor de bases de datos, preferiblemente Oracle o MySQL con las
licencias respectivas para montar un esquema que soporte los datos del
proyecto y el número de usuarios que necesiten utilizarlo.
Adicionalmente, se asume que existirá comunicación y cooperación permanente
por parte del personal de la oficina de sistemas y tecnologías, así como de la
Gerencia de Pc-Estudio.

ENTREGABLES
La empresa se compromete a entregar a la CVS los siguientes productos:
- Sistema de información de Gestión Documental, instalado en los servidores
de la institución, parametrizado e integrado con los sistemas de información
existentes que se pacten en esta propuesta.
- Manuales de usuario en línea e impresos.
- Tutoriales en video demostrando el uso de la herramienta para cada
proceso y desde cualquier rol.
- Acceso a soporte en línea por medio del sistema de helpdesk OTRS.
La capa de datos se encuentra diseñada principalmente para correr en los
motores de bases de datos Oracle 9-11 o MySQL, pero se puede portar sin
dificultad a cualquier otro motor que soporte una implementación de SQL tales
como PostgreSQL o Microsoft SQL server.

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ACUERDOS Y NIVELES DE SERVICIO
El sistema de información de Gestión Documental se implementará en la CVS bajo
las siguientes condiciones de servicio.
 La capacitación se impartirá desde el punto de vista de dos tipos de
usuario: Los actores del proceso de la Gestión Documental, que deben
conocer la parte operativa de la herramienta, y que serán definidos por la
Gerencia de la CVS, y los administradores del sistema, que serán
funcionarios de la Dirección de Tecnología, y que velarán por el correcto
funcionamiento de la aplicación (lo que incluye administrar bases de datos,
copias de seguridad, privilegios, etc). El tiempo total de capacitación será
de 45 horas, distribuidas como lo acuerden las partes, para los
administradores del sistema y 200 horas, para los usuarios y
acompañamiento en la implementación del sistema.
 El proveedor asignará acceso a un servicio de helpdesk para atender las
solicitudes de soporte de los usuarios.
 El servicio de helpdesk estará disponible las 24 horas a través de tiquetes
en la plataforma OTRS via web, y en horario de oficina (8:00 am a 6:00 pm)
a través de otros medios de contacto (chat, teléfono).
 Un tiquete en la mesa de servicios no tomará más de 12 horas en ser
respondido.
 Si se presentan varias solicitudes, se respetará el orden de llegada en su
atención, exceptuando los casos de alta prioridad, que tendrán preferencia.
 El usuario administrador del sistema, que será asignado por la CVS, tiene la
responsabilidad de velar por la seguridad del acceso a la plataforma.
 La Dirección de Tecnología de la CVS tiene la responsabilidad de realizar
copias de seguridad periódicas tanto de los datos como de los ejecutables y
soportes documentales.

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SOPORTE, ACTUALIZACIÓN Y MANTENIMIENTO
El canal prioritario de soporte se maneja online a través de sistema helpdesk
OTRS, con la posibilidad de consultas remotas vía chat o videoconferencia
mediante Skype; asistencia remota a través de aplicativos tales como teamviewer,
vnc o acceso remoto via ssh/scp; Puede prestarse adicionalmente asistencia vía
telefónica en casos importantes y soporte directamente en el sitio si el problema lo
amerita.

Personal de soporte

La empresa cuenta con su propio personal de soporte, conformado por el equipo

desarrollador, lo que garantiza un gran conocimiento de la aplicación tanto a nivel
operativo como de arquitectura, y que permite la solución eficiente de cualquier
inconveniente que se pueda presentar con esta.

Plan de soporte y escalamiento

La aplicación se depura y escala a través del desarrollo en un servidor de pruebas,

en el que se clonan datos reales de producción y donde se implementan los
cambios antes de ser pasados al ambiente de producción, lo que garantiza la
confiabilidad y estabilidad del sistema. Una vez se tiene una versión estable, se
sube a producción en un proceso controlado con acceso restringido de los
usuarios y en horarios no pico para garantizar la integridad de los datos.

ESTRATEGIA DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO

La ejecución del proyecto está contemplada en fases que se detallan a

continuación

EJECUCIÓN DEL SERVICIO.

PLAN DE IMPLANTACIÓN (duración 3 meses o a convenir)

CONTROL Y SEGUIMIENTO

CIERRE

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CONDICIONES DE USO Y LICENCIA

Usos Permitidos

El contrato de uso del software de Gestión Documental le concede una licencia

limitada, intransferible y derecho perpetuo y no exclusivo a lo siguiente:

(A) Instalar el software un número limitado de servidores, siempre y cuando todos

pertenezcan al dominio de la CVS y subdominios del mismo.

(B) Hacer copias del software con fines de copia de seguridad.

(C) Acceder al sistema desde un número ilimitado de clientes.

Usos prohibidos

Usted no puede, sin el permiso previo por escrito de PC Estudio

(A) Utilizar el software o parte de software como parte de una aplicación diferente
a de Gestión Documental.

(B) Utilizar o distribuir el Software o parte de software como parte de un producto

de software comercial empaquetado, marco, componente de la biblioteca, o plugin.

(C) Realizar ingeniería reversa, o intentar de cualquier manera para reconstruir o

descubrir el código fuente o los algoritmos subyacentes del Software con el fin de
reutilizarlos.

(D) Utilizar, copiar, modificar o fusionar el Software y todos los documentos que se
acompañan con excepción de lo permitido en este Acuerdo.

(E) Vender, arrendar, ceder, transferir, sublicenciar, difundir, traducir, duplicar,

reproducir o copiar el Software (o permitir cualquiera de los anteriores) o cualquier
otra información relativa al mismo a ninguna otra parte, salvo lo permitido en el
presente Acuerdo.

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Código Fuente

Si se pacta en el presente acuerdo, es posible realizar modificaciones,

ampliaciones, obras derivadas y / o extensiones al código fuente bajo licencia
proporcionada a usted en los términos establecidos en esta sección.

Usted no va a conceder, ni expresa ni implícitamente, ningún derecho, título,

interés o licencia sobre ninguna de estas modificaciones, mejoras, obras derivadas
y / o ampliaciones a terceros. Usted, sin embargo, tendrá derecho a utilizar dichas
modificaciones, ampliaciones, obras derivadas y / o extensiones en los términos
establecidos en el presente acuerdo.

El código fuente del software y los archivos relacionados se proporcionan al cliente

por la arquitectura en que se ejecuta, y para efectos de la modificación y la
resolución de problemas. En ningún caso, ninguna parte del código fuente debe
ser distribuido, divulgado o puesto a disposición de terceros sin el consentimiento
expreso, previo y por escrito de PC Estudio.

En ningún caso, el código fuente se utilizará en su totalidad o en parte, como la

base para crear un producto que proporciona la misma o sustancialmente la
misma funcionalidad que el sistema De Gestión Documental.

USTED ENTIENDE Y ACEPTA QUE EL CÓDIGO FUENTE SE LICENCIA COMO

ES, Y QUE PC ESTUDIO NO SE HACE RESPONSABLE POR DAÑOS
CAUSADOS POR LA MODIFICACIÓN NO AUTORIZADA DEL MISMO.

Derechos de autor

Todos los títulos y derechos de autor en y para el Software (incluyendo, pero sin
limitarse a, imágenes, fotografías, animaciones, vídeo, audio, música, texto y
fondos incorporados en el Software) y los materiales impresos que lo acompañan
son propiedad de PC Estudio sus proveedores. El software está protegido por las
leyes de copyright y tratados internacionales de derecho de autor, así como por
otras leyes de propiedad intelectual y los tratados. El software se licencia, no se
vende. La propiedad del software deberá permanecer en todo momento con PC
Estudio. Usted debe tratar el software como cualquier otro material con derechos
reservados, excepto que es posible que, además de las copias permitidas en este

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acuerdo de licencia, haga una copia del Software únicamente como copia de
seguridad o de archivo.

TERMINACIÓN

El presente Acuerdo y la licencia concedida durarán todo el tiempo que utilice el

Software de conformidad con el presente Acuerdo. PC Estudio puede terminar
este Acuerdo y la licencia otorgada si usted no cumple con cualquiera de los
términos y condiciones de este Acuerdo. A la terminación de este Acuerdo por
cualquier razón, la licencia concedida a usted se extinguirá automáticamente y
usted deberá cesar inmediatamente el uso y distribución del software. También
debe destruir todas las copias del Software, documentación y demos
proporcionados por PC Estudio en relación con este Acuerdo.

GARANTÍA LIMITADA

(A) PC Estudios garantiza que el Software funcionará sustancialmente de acuerdo

con los requerimientos pactados durante los seis meses que dure la fase de
implementación. PC Estudio no garantiza que el Software esté libre de errores. PC
Estudio se compromete a realizar mantenimiento y soporte a la versión instalada
liberando parches y corrigiendo errores en la medida que sea necesario por el
tiempo que dure el acuerdo de licencia.

(B) El Software puede estar provisto de componentes de terceros o plugins u otro

software de terceros. PC Estudio ha adquirido y se ajusta a las licencias
necesarias para incluir el software de terceros en la Gestión Documental y
garantiza que tales plugins o componentes funcionarán sustancialmente de
acuerdo con el comportamiento esperado. PC Estudios no garantiza que el
software de terceros estará libre de errores.

(C) Esta garantía limitada es nula si los fallos del Software se deben a un
accidente, abuso o mal uso de la aplicación.

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LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDADES

EN NINGÚN CASO, PC ESTUDIO O SUS PROVEEDORES SERÁN

RESPONSABLES POR NINGÚN DAÑO ESPECIAL, INCIDENTAL, INDIRECTO O
CONSECUENTE DE NINGÚN TIPO (INCLUYENDO, SIN LIMITACIONES,
DAÑOS POR PÉRDIDA DE BENEFICIOS, INTERRUPCIÓN DEL NEGOCIO,
PÉRDIDA DE INFORMACIÓN COMERCIAL O CUALQUIER OTRA PÉRDIDA
PATRIMONIAL) QUE SURJA A PARTIR DEL USO O IMPOSIBILIDAD DE USO
DEL SOFTWARE.

MEJORAS Y ACTUALIZACIONES

Usted es elegible para recibir todas las actualizaciones importantes y

actualizaciones menores para la versión del Software De Gestión Documental
instalado que ampare la licencia por un período de un (1) Año a partir de la fecha
de instalación. Actualizaciones mayores (por ejemplo, cambios de versión 2.0 a
3.0) pueden requerir acuerdos de licencia adicionales.

CONFIDENCIALIDAD

Usted reconoce que el Software y cualquier código fuente proporcionado a usted

en virtud del acuerdo de licencia, así como cualquier modificación, mejora, obras
derivadas y / o extensión incluye secretos comerciales valiosos de PC
Estudio. Usted se compromete a mantener la confidencialidad del código fuente de
De Gestión Documental, y cualquier modificación, mejora, obras derivadas y / o
extensión del mismo, mediante el uso de al menos las mismas medidas de
seguridad física y de otra índole que utiliza para su propia información confidencial
técnica y la documentación, pero en ningún caso inferior a un nivel
comercialmente razonable. Además, usted se compromete a no revelar el código
fuente de De Gestión Documental, o cualquier aspecto del mismo, o cualquier
modificación, mejora, obras derivadas y / o extensiones, o cualquier otro aspecto
del mismo, a cualquier persona que no sea empleado o contratistas que tengan
necesidad de conocer u obtener acceso a esa información a fin de apoyar su uso
autorizado del Software y que están obligados a proteger dicha información contra
cualquier otro uso o divulgación. Usted se compromete a asumir la plena
responsabilidad de tales empleados o contratistas del uso o mal uso de dicho
código fuente. Estas obligaciones no se aplicarán a ninguna información
generalmente disponible al público.

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INICIACIÓN. Se inician Labores una vez, aclaradas las modificaciones a la
presente propuesta, se discutan los costos y se firme el contrato de servicios.
DURACIÓN. El tiempo máximo para la entrega final del producto a entera
satisfacción es de un mes.

BREVE DESCRIPCIÓN DEL APLICATIVO.

 Archivo Físico: Relacionado con la organización de las estanterías en

archivo, teniendo en cuenta su clasificación y conformación por ejemplo
niveles y lados.

 Radicación de Paquetes: Hace referencia al envió de documentos de

cualquier dependencia al archivo, donde cada persona quien envía hace
una breve relación de los documentos a enviar. Generando un reporte,
donde queda consignado fecha, hora con su respectivo recibido por archivo
donde posteriormente los funcionarios de Archivo clasificaran.

 Clasificación de los Documentos: Es lo relacionado con la digitación de

todos y cada uno de los campos asociados a dicha clasificación y donde se
adjunta su respectiva Digitalización, los documentos se ubicaran, teniendo
en cuenta por ejemplo la ubicación en estanterías, caja, todo esto
debidamente etiquetado. También se denotan campos como descripción del
documento: deberán escribir si es un contrato el objeto, responsable del
documento, etc.

 Préstamo y Devolución de Documentos: Lo relacionado con el manejo

de préstamo de documentos físicos teniendo en cuenta fechas de
préstamos, funcionario, etc.

 Impresión de Etiquetas: Relacionado a los respectivos rótulos o

identificaciones que deben tener en primera instancia las cajas donde se
guardan los documentos, y los rótulos de los documentos.

 Incorporación de Imágenes: Lo referente a la digitalización, Se archiva

utilizando el escáner para la captura del documento. Es posible optimizar
este proceso con los productos Hardware y Software que permiten el
tratamiento por lotes para gran cantidad de documentos. El formato digital

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 de documentos altamente trascendentales que en caso de pérdida o
deterioro podrían representar un importante inconveniente para la empresa
(contratos, licitaciones, escrituras, circulares, etcétera).

LICENCIA

Una vez instalada la aplicación se suministra una certificación o licencia del

programa, donde se especifican los derechos y autorización de parte de los
diseñadores y desarrolladores sobre la utilización de la aplicación. Instalación
ilimitada de usuarios y estaciones de trabajo.

GARANTÍAS

Soporte técnico vía telefónica, acceso remoto, chat y/o por correo electrónico en
el horario de 08:00 a.m. a 12:00 m. y de 2:00 p.m. a 06:00 p.m. de lunes a viernes
(no incluye festivos), y soporte personalizado cuando amerite.

INCLUYE
• Instalación y configuración del aplicativo en el servidor.
• Configuración de las estaciones de trabajo (para el ambiente LAN).
• Licencia de uso del programa Gestion Documental (Documento Impreso).
• Capacitación del personal (Uso del aplicativo y Administración del Sistema).
• Soporte vía telefónica, acceso remoto, chat y/o por correo electrónico en
el horario de 08:00 a.m. a 12:00 m. y de 2:00 p.m. a 06:00 p.m. de lunes a
viernes (no incluye festivos) por un año.

NO INCLUYE
• Códigos fuentes del aplicativo.
• Sistema Operacional del servidor.
• No incluye Nuevos desarrollos, en caso de ser requeridos tendrán un costo
adicional de acuerdo al requerimiento y según previa cotización.

Requisitos Del Sistema

Computador Servidor Dedicado (Recomendado)

Memoria Ram 512 MB. o Superior, Disco Duro 10 Gigas o Superior

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Sistema Operativo: Windows XP Professional, Windows 7, Linux (Susse,Xentos,
Ubuntu).
Motor de bases de datos SQL Server
Estaciones de Trabajo con cualquier versión Windows.

Licenciamiento.

Licencia para n usuarios

Capacitación, acompañamiento, y asesoría por un total de 245 Horas,
presenciales en las instalaciones de la CVS-Montería.

Valor de la Propuesta
Descripción Valor
ARCHIVO DIGITAL 87.145.000.00
Se incluyen. Un Scanner de alto rendimiento, 25 ppm
Tres (3) Computadores (para la digitalización de imágenes
y documentos).
Se incluye el valor del IVA
TOTAL $ 87.145.000.00

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Referencias Comerciales del producto

Alcaldía Municipal de Planeta Rica - Córdoba

Camú de Puerto Escondido - Córdoba

Contraloría General Del Departamento De Córdoba

ARS Manexca - San Antero Córdoba

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Etiqueta de Documento

Etiqueta de Caja

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