UNIDADES 5 Y 6

CAPITULO 4 EL ALMACEN Y CONTROL DE INVENTARIOS

4.1 EL ALMACEN

Una vez que se han colocado los pedidos a los proveedores es obligatorio para ellos entregar la
mercancía en tiempo y forma de acuerdo a lo solicitado, pero donde se recibirá la mercancía?. Es el
almacén de materia prima o también llamado almacén general en donde generalmente se reciben las
mercancías que hemos pedido a nuestros proveedores. Aunque como ya dijimos en la mayoría de los
casos el almacén no depende directamente del departamento de compras sino del departamento de
producción la relación existente entre compras y el almacén nos exige conocer en detalle el
funcionamiento de los almacenes.

El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los
bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos por la administración, la producción
o la venta de artículos o mercancías.
Todo almacén puede considerarse redituable para un negocio según el apoyo que preste a las funciones
productoras de utilidades: producción y ventas.
Es importante hacer hincapié en que lo almacenado debe tener movimiento rápido de entrada y salida o
sea rotación.
Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final
sin agregarle valor, razón por la cual se debe conservar el mínimo de existencias con el mínimo de riesgo
de faltante, al menor costo posible de operación y con la suficiente seguridad de que no se dañará.

Los costos en los que incurrimos por tener un almacén pueden clasificarse como sigue:

a.- Interés sobre el capital inmovilizado representado por el valor de las existencias.
b.- Gastos de seguros.
c.- Espacio ocupado multiplicado por el valor comercial del metro cuadrado.
d.- Amortización del edificio y equipamiento del almacén.
e.- Devaluación de la mercancía
f.- El deterioro y la merma
g.- Los costos del personal del almacén incluyendo prestaciones.

Dependiendo del tipo de organización generalmente existen tres clases de almacenes:

a.- Almacén de materia prima o general

b.- Almacén de herramientas y refacciones (Mantenimiento)
c.- Almacén de producto terminado.

En esta ocasión nos referiremos a los dos primeros dejando el tercero para cuando tengamos la
oportunidad de platicar sobre ventas, pero esto será en otra ocasión.

4.2 PRINCIPIOS BASICOS PARA CUALQUIER ALMACEN:

1.- La custodia fiel de los materiales o productos deben encontrarse siempre bajo la responsabilidad de
una sola persona en cada almacén.
2.- El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas, hasta donde sea posible, de
recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y de ayuda en el control de inventarios.
3.- Debe existir una sola puerta, o bien una de entrada y otra de salida y ambas bajo control.
4.- Hay que llevar un registro al día y control interno de entradas y salidas.
5.- Es necesario informar a control de inventarios y a contabilidad de los movimientos diarios de entradas
y salidas del almacén y a programación y control de las existencias.
6.- Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido por
compras, control de inventarios y producción.
7.- La identificación deberá estar codificada cuando sea posible.
8.- Cada material o producto tiene que ubicase según su clasificación e identificación en pasillos, estantes
y espacios marcados con una nomenclatura que facilite su colocación y su localización, esta misma
información deberá marcarse en la tarjeta de control.
9.- Los inventarios físicos deben de levantarse solo por personal ajeno al almacén.
10.- Toda operación de entrada y salida del almacén requiere la documentación autorizada según un
sistema establecido.
11.- La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará
restringida al personal autorizado por la gerencia o el departamento de control de almacenes.
12.- Los materiales almacenados deberán obtenerse facilmente cuando se necesiten.
13.- La disposición del almacén deberá facilitar en control de los materiales.
14.- El área ocupada por los pasillos respecto del total del almacenamiento, proporcionalmente deberá ser
tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación.

4.3 FUNCIONES DEL ALMACEN

a.- Mantener las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.
b.- Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.
c.- Mantener en constante información al departamento de compras sobre las existencias reales de materia
prima.
d.- Llevar en forma minuciosa controles sobre las materias primas ( entradas y salidas)
e.- Vigilar que no se agoten los materiales. (máximos y mínimos)

4.4 CONSIDERACIONES ACERCA DE LAS CONDICIONES DEL ALMACEN

Al momento de seleccionar un espacio para dedicarlo a almacén deberemos de tener en cuenta los
siguientes puntos importantes:
1.- Las superficies puestas a disposición de las existencias. En este caso cantidades a almacenar son
evidentemente proporcionales al lugar que se dispone para colocarlas, por lo que conviene apreciar para
cada articulo el espacio que se le pueda reservar y establecer el periodo en que se conservará en
consecuencia.

2.- El volumen. Cuanto más voluminoso es el material, menos se puede almacenar, pero si se estudia
cada problema de almacenamiento y manutención, llegaremos a colocar más material del que hubiéramos
podido pensar en un principio.

3.- El peso. La exageración en un almacenaje de mercancías pesadas puede conducir a catástrofes o a

riesgos que es preferible evitar.

4.- Los precios. El valor total de una existencia es proporcional a las posibilidades financieras de la
empresa.

5.- La frecuencia de consumo. La marcha mas o menos rápida de las salidas de un articulo determinado
aumenta o disminuye el interés de la supervisión que se le debe dar.

6.- La necesidad imperiosa de almacenar. Aquí el almacenamiento tiene que ser ordenado y ha de
proporcionar condiciones físicas que ayuden a la conservación de la calidad de los productos
almacenados.

Depositar material en un almacén es lo mismo que depositar dinero en un banco. Tiene doble finalidad:
a.- Protegerlo
b.- Que sea útil por medio de buenos servicios y de almacenamiento económico.

Los fondos convertidos momentáneamente en materiales, se aprovechan mejor si la empresa puede

convertirlos nuevamente en dinero en el menor plazo de tiempo posible.
4.5 CONTROL DE INVENTARIOS

El control de inventarios, constituye un procedimiento que tiene como propósito asegurar el

mantenimiento de las reservas a un nivel que permita satisfacer los planes de producción. En otras
palabras, el departamento de compras debe tener materiales a disposición para cuando estos sean
necesarios; esto implica, la existencia de una reserva en inventario para casos excepcionales y esto como
parte del proceso de adquisiciones.
Cabe mencionar, que la existencia en inventario, proporciona la seguridad de tener materiales disponibles,
para un momento dado no perder la continuidad en la producción.
Un sistema de control de inventarios tiene que resolver dos problemas fundamentales:

1.- Cuanto pedir.

2.- Cuando pedirlo.

Estas cuestiones son de extraordinaria importancia para la función de compras.

Debemos señalar que en realidad, el control de materiales abarca tres etapas diferentes:

1.- El movimiento de ellos, hasta el punto donde entran en el proceso de producción.

2.- Desde la entrada de los materiales en la producción, hasta la salida del producto terminado.

3.- La de los productos acabados.

De lo anterior debemos señalar que a compras le interesa el inventario de materias primas o materiales de
producción, es decir, la mercancía que será consumida directa o indirectamente por los procesos de
fabricación (materias primas o semi-elaboradas, piezas componentes, repuestos y suministros y es el
departamento de ventas el que se encarga de la operación del almacén de producto terminado.

4.6 OBJETIVOS DEL CONTROL DE INVENTARIOS.

Las existencias en inventario son el medio de instrumentar muchas de las funciones y objetivos de la
compra.
Proporcionar la seguridad de tener los artículos disponibles cuando son necesarios y obligar a la
protección adicional de las existencias de reserva, intocable teóricamente, pero que en la practica sirven
para llenar necesidades cuando se desarrolla una demanda extraordinaria o cuando falla el sistema normal
de adquisiciones como por ejemplo, cuando las mercancías llegan retrasadas o son rechazadas por alguna
razón.
Un buen empleado de almacén no permita nunca que las existencias se agoten por completo antes de
volver a encargar o solicitar nuevos materiales.
Por otro lado no se debe enviar una requisición con demasiada anticipación ya que se podrían deteriorar
los materiales antes de ser usados, ocuparían un espacio innecesario si la empresa está pagando un
alquiler e inmovilizaría una buena cantidad de efectivo que la empresa pudiera utilizar para otros
compromisos.
Los requisitos ideales de un sistema de control de inventarios que aseguran su perfecto funcionamiento
son:

1.- Sencillez
2.- Flexibilidad
3.- Exactitud
4.- Oportunidad

Un sistema con estas características es capaz de hacerle frente a cualquier exigencia razonable que se
presentara.
4.7 METODOS DE CONTROL DE INVENTARIOS
Consideraremos dos métodos generales de control de inventarios:

1.- Utilizar el método de máximos y mínimos.

2.- Utilizar el método de ordenes recibidas, y no para formar stocks.

El primero conviene especialmente para materiales relativamente normalizados cuyos precios no fluctúan
mucho y que se utilizan en cantidades bastante regulares. De ello se infiere que una empresa puede
recurrir a ese método para ciertas clases de materiales pero no para otras.
El establecimiento de máximos y mínimos definidos, y puntos de recompra fijos (plazo de
reaprovisionamiento) implica varias consideraciones:

1.- El movimiento real difiere del teórico. Ya señalamos que teóricamente las existencias viejas deberían
de ser agotadas cuando llega una nueva partida, por eso, el mínimo teórico, debería ser igual a cero; sin
embargo, no se puede planificar tan estrechamente sino establecer un mínimo real con previsión de
reserva (mínimo de seguridad), al cual se podrá recurrir en caso de que las nuevas entregas se retrasen.

Esto se dice que depende de la velocidad de consumo, la importancia que el producto tiene dentro del
programa, la disponibilidad de los sustitutos y el tiempo requerido para pedir y recibir los materiales. Por
lo tanto, ese mínimo real deberá de mantenerse tan reducido como sea posible de acuerdo a un nivel
razonable de seguridad.

2.- El sistema de máximos y mínimos, supone el empleo de una requisición que representa la cantidad
supuestamente más conveniente por comprar. Una vez fijada esa cantidad, servirá de pauta en forma más
o menos automática para emitir la requisición en el momento apropiado. Es conveniente en este caso
(sopesar los descuentos por compras de cantidad), con el Tiempo para recibir los materiales, costo, gastos
de mantenimiento, la obsolescencia y fluctuaciones de precios.

3.- La requisición la emite el almacén en el momento en que el stock está aún lo suficientemente por
encima de la cantidad mínima, como para cubrir el consumo probable de material hasta la entrega de lo
solicitado. Ese punto se conoce como: punto de recompra.

4.- El punto máximo del inventario se fijará como la suma del mínimo real más la cantidad de la
requisición solicitada.

El punto mínimo real significa establecer un mínimo por debajo del cual no se permitirán que bajen las
materias primas, antes de que sea efectuado un nuevo pedido.
El mínimo real, señala la cantidad que puede ser necesitada mientras se consigna un nuevo pedido.
De acuerdo a lo antes visto encontramos que el método de máximos y mínimos opera de la siguiente
manera:

1.- Al retirar las existencias y disminuir el inventario máximo, se anota la cantidad de materia prima que
queda en almacén, hasta llegar al punto de recompra, y en este momento se solicitará a compras a través
de una requisición las materias primas que se necesiten.

2.- Debemos de comprender que mientras se espera la llegada del nuevo material, las existencias irán
disminuyendo hasta llegar al mínimo real.

3.- Por último, al momento de recibir las materias primas e introducirlas al almacen se entiende que las
existencias llegarán nuevamente al su punto máximo real.
En términos contables podríamos decir que lo anterior se refiere a controlar el movimiento de entrada y
salida de los materiales bajo la denominación de inventario perpetuo, consistente en el funcionamiento de
dos cuentas que sirven para controlar respectivamente las existencias de almacén y los resultados, por lo
que toca a la contabilidad. La primera de esas cuentas se mueve con la denominación de almacén y la
segunda con la de salidas de almacén.

Nota: el termino máximo es utilizado para designar la cantidad mayor de un articulo, que debe ser tenido
en el almacén.

El siguiente ejemplo tomado del libro “ Sistema de Compra de Wilbur B. England ilustrará con mayor
claridad el funcionamiento de sistema de máximos y mínimos.
En una fabrica se tienen registros que en los meses reflejados en la tabla siguiente se han consumido las
piezas indicadas y que el tiempo que tardó el proveedor en surtir es en anotado ahì

Unidades usadas por mes Tiempo de compra en días

ENERO 40 4
FEBRERO 32 5
MARZO 48 8
ABRIL 41 4
MAYO 20 5
JUNIO 35 4
___________ _____________

Promedio 36 Promedio 5

5 = 1/6 de 30 días
6 = 1/6 de 36 unidades

1.- Este ejemplo nos indica que las unidades usadas por mes, resultan de un consumo medio de 36
unidades y un tiempo de compras de 5 días (termino) medio. Cinco días don 1/6 de 30, por lo cual la
empresa si tiene una producción continua consumirá 1/6 de 36 unidades durante el tiempo que se tarda el
proveedor en que la nueva entrega supla el stock de un mes, suponiendo que 36 unidades sea la cantidad
económica por comprar y además que no haya ningún excedente como reserva.

El mínimo = 0; el punto de recompra = 6

2.- Supongamos ahora que se considere deseable mantener una reserva intocable, digamos de 4 unidades,
para cubrir contingencias.
Entonces nuestros puntos de verificación serán:

Máximo = 40 (36 por encima del mínimo real)

Mínimo teórico = 0
Mínimo real = 4
Punto de recompra = 10 (o sea 6 por encima del mínimo real).

3.- En el supuesto de que además de la reserva intocable, se desee una protección aún mayor que la
ofrecida por el promedio de los tiempos de consumo y compra, como se indica en los puntos 1 y 2. Esa
protección adicional puede lograrse utilizando no el promedio sino el máximo en cada caso. En función
de los datos, esos máximos serían 48 unidades de consumo y 8 días de tiempo de compras (en vez de 36 y
5) además, si el consumo máximo coincidiera con el tiempo de compra más largo tendríamos:
Tiempo de compra = 8 días
Consumo máximo = 48 unidades

Entonces el punto de recompra = consumo de 8 días o aproximadamente ¼ de las necesidades mensuales

–
(31 días). Un cuarto de las necesidades máximas de un mes (48) = 12; Punto de recompra = 4 + 12 = 16
Máximo = 4 + 48 = 52

La protección se logrará utilizándose las dos cifras mayores además de la reserva intocable.

TIPOS DE INVENTARIOS

Inventario de ciclo:
La proporción del inventario total que varía en forma directamente proporcional al tamaño del lote se
conoce como inventario de ciclo. La frecuencia con la que se deben de hacer los pedidos y la cantidad de
los mismos recibe el nombre de Tamaño de lote. En estos casos se obedecen 2 principios:

1.- Tamaño de lote Q, varia en forma directamente proporcional al tiempo transcurrido entre pedidos. Si
se hace un pedido cada 5 semanas este deberá ser del tamaño de la demanda de esas 5 semanas.

2.- Cuanto más tiempo transcurra entre dos pedidos sucesivos de un articulo determinado, tanto mayor
tendrá que ser el inventario del ciclo.

El inventario promedio del ciclo es el promedio de los dos valores extremos del ciclo:

Inventario promedio del ciclo = (Q + 0)/2

Esta fórmula es exacta cuando la taza de demanda es constante y uniforme.

Inventario de seguridad:

Es una protección contra la incertidumbre de la demanda, del tiempo de entrega y del suministro. Los
inventarios de seguridad son necesarios cuando los proveedores no entregan la cantidad deseada, en la
fecha convenida y con la calidad aceptable. El inventario de seguridad garantiza que las operaciones no se
interrumpan cuando esos problemas se presenten.

Inventario de previsión:

Es el inventario que utilizan las empresas para absorber la irregularidades que se

presentan a menudo en la taza de demanda. Ejemplo los fabricantes de aires
acondicionados reciben el 90% de su demanda durante tres meses del año, esto provoca
que el fabricante acumule un inventario en los periodos de baja demanda a fin de no
tener que incrementar demasiado sus niveles de producción cuando su demanda alcanza
los puntos máximos. El suavizar las tazas de producción por medio de inventarios logra
incrementar la productividad.
Inventario en transito:

El inventario que se mueve de un punto a otro recibe el nombre de inventario en

transito. El inventario en transito esta constituido por los pedidos que los clientes han
hecho, pero todavía no han sido repartidos, este inventario en transito puede medirse
como la demanda promedio durante el tiempo de entrega tanto de transporte o
producción. Que es la demanda promedio por periodo multiplicada por el numero de
periodos comprendidos dentro del tiempo de entrega del articulo para trasladarse entre
los dos puntos, o sea:

Inventario en transito = d * l

Ejemplo:
Una planta envía mensualmente taladros eléctricos a un mayorista, en partidas cuyo lote
promedio es de 280 pzas. La demanda promedio del mayorista es de 70 taladros por
semana y el tiempo de entrega desde la planta es de tres semanas en promedio ¿Cuánto
inventario en transito maneja este mayorista?

Inventario del ciclo = Q/2 = 280/2 = 140

Inventario en transito = d*l = (70 pzas/sem * 3 semanas) =210 taladro

4.8 CANTIDAD ECONOMICA DE COMPRAS (EOQ) (Economic Order

Quantity)
En el ejercicio anterior pudimos contestar la pregunta de cuando comprar, o en otras palabras el momento
en el que deberemos de ordenar, pero salta la siguiente pregunta ¿Cuanto comprar? A continuación
mostraremos un método diseñado bajo ejercicios de proyecciones.

Esta formula fue introducida en 1915 y modificada a su forma actual en 1922, es una teoría que se emplea
para determinar la cantidad que debe comprarse. A pesar de lo complejo de la formula el concepto es fácil
de entender una vez que se han comprendido los principios básicos. El uso de la computadora simplifica
la teoría ya que puede realizar los cálculos en segundos.
La EOQ puede aplicarse a todos los artículos del inventario, principalmente a los de mediano valor.
Deberá tenerse en cuenta dos factores 1) ¿ Qué cantidad del articulo debe comprarse de una vez? y 2)
¿Cuál será el costo de llevar al inventario y completar una compra?.
Un comprador sabe que si adquiere menos cantidad de un articulo, hay una disminución en los cargos de
llevar el inventario, pero un aumento en los cargos del costo de adquirirlo; y por el contrario si compra
cantidades mayores hay un aumento en los cargos de llevar el inventario y una reducción para adquirirlo.
Existe una cantidad “correcta” (EOQ), expresada matemáticamente, que producirá el costo mínimo.

4.9 COSTOS DE INVENTARIOS

Para cada articulo que figura en el inventario, los costos de tenerlo deben de ser menores que los costos
de no tenerlo. Los inventarios existen solo por esa razón, los costos de inventarios son reales aunque
difícil de cuantificar adecuadamente. La importancia de los elementos de costo en una situación dada
depende de las decisiones que se tomen, muchos costos permanecen fijos cuando se dobla la magnitud de
la orden de un artículo, pero los mismos costos serán variables cuando se consideran 5,000 artículos. Los
principales costos de inventario se describen a continuación:

 Costos de envío, mantenimiento y posesión

 Costos por ordenar o comprar
 Costos organizados
 Costos por estar fuera de existencia.
 Costos de variación de precios

Los primeros incluyen los costos de manejo, las instalaciones para su almacenamiento, el costo del equipo
para el manejo de inventarios, seguros y gastos de merma u obsolescencia.
Los costos por ordenar incluyen los costos de administración, oficinistas, teléfono, correo y energía
asociados con la con la orden de compra.
Los costos organizados son los costos que estructuran una corrida de producción, aprendizaje del personal
y baja de producción.
Los costos por estar fuera de existencias son los incurridos por haber parado una línea de producción o
una venta o contrato perdido.
Por ultimo los costos por variación de precio cuando un vendedor ofrece un precio por una cierta cantidad
y lo que queremos comprar es menor se obtienen directamente.

4.10 APLICACIÓN DE LA FORMULA EOQ

Es probable que los gerentes de compras no usen la técnica EOQ con más frecuencia porque no ha sido
probada matemáticamente a su satisfacción, Además la computación de la raíz cuadrada ofrece cierto
grado de problemas. No obstante existe un buen numero de empresas que utilizan esta metodología por lo
que nos permitiremos realizar el siguiente ejemplo:

EOQ = Cantidad Económica De compras en unidades.

A = Consumo por año
S = Costo En Dinero de adquirir cada orden u orden parcial.
I = Costo Anual de llevar el inventario expresado en decimales (%)
C = Precio unitario del articulo en pesos.

EOQ = 2AS/IC

Los cargos o costos totales de llevar el inventario ( “S”) se computan sobre el inventario promedio,
puesto que la cantidad promedio del inventario es la mitad de un embarque al otro. “A” o consumo
anual, es la cantidad requerida del articulo según se ha previsto se obtiene del programa de producción o
del pronostico de ventas. “C” es el precio del articulo que va a comprarse . “I”, o cargos de llevar el
inventario, puede proporcionarlo el contralor. En el caso de que los datos o cargos de llevar el inventario
no fueran fáciles de obtener, puede calcularse con bastante exactitud sumando los porcentajes
individuales como pude verse en el siguiente ejemplo:
 Costo del componente Variación del porcentaje por año

1.- Interés de la inversión 5a6

2.- Cargo por espacio 1/4
3.- Cargo por manejo 1a3
4.- Suministros ¼
5.- Seguros ¼
6.- Impuestos ¼a½
7.- Obsolescencia 5 a 10
8.- Depreciación 5
9.- Deterioro 3
10.- Empleo del dinero en otra parte 4½a8

Total del porcentaje por año 12 a 24 ½

La cantidad “S” o costo de adquirir el inventario, no es el costo promedio de expedir una orden de
compra. Se refiere al costo de cada embarque recibido y no a cada orden colocada. La razón EOQ sirve
para equilibrar los costos conjuntos de adquisición en relación con el costo de llevar el inventario. S
puede variar ligeramente dependiendo de los artículos en estudio.

CLASIFICACION DE INVENTARIOS CON EL METODO ABC

Una organización tiene miles de artículos en el inventario, pero solo un pequeño porcentaje merecen la
más cuidadosa atención y el mayor grado de control. El análisis ABC es un proceso que consiste en
dividir los artículos en tres clases de acuerdo con su uso monetario o costo de manera que los gerentes
puedan concentrar su atención en aquellos que tengan un valor monetario mayor. Esto equivale a forman
una grafica de tipo a la que se usa en la técnica grafica de Pareto en donde iremos acumulando las
graficas de barra en una hipérbola que al final nos Acumula el 100% de las existencias:

Como podemos observar los artículos de clase A suelen representar cerca del 20% del total, pero les
corresponde un 80% del costo monetario total. Los artículos B suelen representar otro 30% del total pero
un costo monetario aproximado de apenas 15%. Por último los artículos clasificados como clase C
corresponden apenas al 5% del valor monetario aunque podría ser una cifra mayor en volumen de partidas
de inventario.

El objetivo del análisis ABC es identificar los niveles de inventario en los artículos de los artículos clase
A y permitir que la gerencia los controle cuidadosamente. Para empezar el analista multiplica la taza de
demanda anual por el valor monetario del articulo con lo cual determina el uso monetario. Con esta
información se construye la grafica de Pareto, las divisiones son inexactas, los artículos A pueden ser más
o menos el 20% del total de artículos pero corresponden al 80% del uso monetario.
En el caso de los artículos clase C es apropiado un control mucho más ligero, los faltantes del articulo
clase C puede ser tan crucial como los artículos clase A pero su costo de manejo tiende a ser bajo. Esto
sugiere que niveles de inventarios altos pueden ser tolerables en el caso de artículos clase C.