Software Aplicativo I-867497 PDF

TABLA DE CONTENIDO:
TAREA 01: RECONOCER LA IMPORTANCIA DE MS OFFICE PARA LA GENERACIÓN DE

DOCUMENTACIÓN PROFESIONAL. ................................................................................................ 4
EQUIPOS Y MATERIALES: ................................................................................................................. 4
RECONOCER LOS DIFERENTES PROGRAMAS DE MS OFFICE. ............................................. 5
PROCESO DE EJECUCIÓN: ........................................................................................................................ 5

MICROSOFT WORD 2010:...................................................................................................................... 6
MICROSOFT EXCEL 2010: ....................................................................................................................... 8
MICROSOFT POWERPOINT 2010: ........................................................................................................ 9
OPERACIÓN: ........................................................................................................................................ 10
RECONOCER WEB APP EN MS OFFICE (OFFICE WEB APP). .......................................... 10
PROCESO DE EJECUCIÓN: ...................................................................................................................... 10

MS OFFICE 2010: ................................................................................................................................. 12
WORD 2010: ......................................................................................................................................... 16
EXCEL 2010:....................................................................................................................................... 16
POWERPOINT 2010 ........................................................................................................................... 16
OUTLOOK 2010: ................................................................................................................................ 17
ONENOTE 2010: ................................................................................................................................... 17
PUBLISHER 2010: .............................................................................................................................. 17
ACCESS 2010: .................................................................................................................................... 17
INFOPATH 2010: ................................................................................................................................ 18
MICROSOFT SHAREPOINT WORKSPACE 2010: ..................................................................................... 18
LYNC 2010.......................................................................................................................................... 19
OFFICE WEB APP: ............................................................................................................................... 19
LAS APLICACIONES OFFICE WEB APPS ESTÁN DISPONIBLES A TRAVÉS DE: .......................................... 19
TAREA 02: ELABORAR UN ESTUDIO SOBRE LA DOCUMENTACIÓN NECESARIA PARA

LA APERTURA DE UN NEGOCIO Y PARA EL ESCALAFÓN EN UN CENTRO DE
LABORES. .............................................................................................................................................. 21
OPERACIÓN: ........................................................................................................................................ 22
DEFINIR DIFERENTES TAMAÑOS Y ESTILOS DE FUENTES....................................................................... 22

REALIZAR DIFERENTES TIPOS DE SUBRAYADOS Y EFECTOS EN EL TEXTO. ............................................ 27
DAR FORMATO TIPO TÍTULO, TIPO ORACIÓN, MAYÚSCULA/ MINÚSCULA Y LETRA CAPITAL ............... 28
ALINEAR PÁRRAFOS Y GENERAR BORDES Y SOMBREADOS EN LOS PÁRRAFOS Y TEXTOS. ..................... 30
ESPECIFICAR TABULACIONES Y SANGRÍAS EN EL TEXTO. ...................................................................... 32
TAREA 03: ELABORAR LOS FORMATOS PARA GENERAR UN MODELO DE HOJA DE

VIDA O CURRÍCULUM VITAE Y UN MODELO DE FICHA DE PERSONAL. ......................... 66
INSERTAR Y MODIFICAR IMÁGENES Y GRÁFICOS. .................................................................................. 67

INSERTANDO CUADROS DE TEXTO, WORDART Y OBJETOS. ................................................................... 70
ORGANIZAR INFORMACIÓN EN COLUMNAS Y LISTAS TABULARES. ........................................................ 73
ORGANIZAR INFORMACIÓN EN UNA TABLA........................................................................................... 75
INSERTAR Y MODIFICAR IMÁGENES Y GRÁFICOS. .................................................................................. 76
INSERTANDO CUADROS DE TEXTO, WORDART Y OBJETOS. ................................................................... 81
ORGANIZAR INFORMACIÓN EN COLUMNAS Y LISTAS TABULARES. ........................................................ 84
ORGANIZAR INFORMACIÓN EN UNA TABLA........................................................................................... 86
~1~
SOFTWARE APLICATIVO
TAREA 04: ELABORAR LOS FORMATOS PARA GENERAR UN MODELO DE CARTA E

INFORME TÉCNICO. .......................................................................................................................... 92
EQUIPOS Y MATERIALES: ............................................................................................................... 93
CREAR Y REALIZAR MANTENIMIENTO DE DATOS EN UNA COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA. ........ 93

REALIZAR REVISIÓN, COMPARACIÓN Y COMBINACIÓN DE DOCUMENTOS.............................................. 97
ADMINISTRA LA SEGURIDAD DE UN ARCHIVO. ................................................................................... 102
INSERTAR, REVISAR, FILTRAR, MODIFICAR Y ELIMINAR COMENTARIOS. ............................................ 104
REALIZAR RESTRICCIONES DE EDICIÓN Y FORMATO. .......................................................................... 107
COMBINAR CORRESPONDENCIA .......................................................................................................... 110
REVISIÓN DE DOCUMENTOS. ............................................................................................................... 117
COMPARAR Y COMBINAR DOCUMENTOS. ............................................................................................ 120
PROTEGER DOCUMENTOS ................................................................................................................... 121
TAREA 05: ELABORAR LOS FORMATOS PARA GENERAR UN MODELO DE NOTAS

INTERNAS Y MEMORÁNDUMS ..................................................................................................... 126
CREAR Y REALIZAR MANTENIMIENTO DE DATOS EN UNA COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA. ...... 127

REALIZAR LA REVISIÓN, COMPARACIÓN Y COMBINACIÓN DE DOCUMENTOS....................................... 129
ADMINISTRA LA SEGURIDAD DE UN ARCHIVO. ................................................................................... 132
INSERTAR, REVISAR, FILTRAR, MODIFICAR Y ELIMINAR COMENTARIOS. ............................................ 134
REALIZAR RESTRICCIONES DE EDICIÓN Y FORMATO. .......................................................................... 135
TAREA 06: ELABORAR UN INFORME DE ASISTENCIA DE PERSONAL EN LA

EMPRESA Y UNA PLANILLA DE PAGOS DE PERSONAL. ...................................................... 137
ADMINISTRANDO LAS CONFIGURACIONES DE IMPRESIÓN. ................................................................. 144

ESTABLECIENDO RANGOS Y REFERENCIAS DE CELDAS........................................................................ 148
UTILIZANDO FUNCIONES ESTADÍSTICAS, LÓGICAS, DE INFORMACIÓN Y FINANCIERAS. ..................... 150
EFECTUANDO LA AUDITORIA DE FÓRMULAS. ..................................................................................... 153
CREAR GRÁFICOS PERSONALIZADOS. ................................................................................................. 153
MICROSOFT OFFICE BACKSTAGE ............................................................................................. 162
REFERENCIAS DE CELDAS Y RANGOS ..................................................................................... 165
RANGOS ........................................................................................................................................... 166
CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE FÓRMULAS ........................................................................ 167
INTRODUCCIÓN A LAS FÓRMULAS ........................................................................................... 167

CÁLCULOS SENCILLOS ................................................................................................................ 169
FUNCIONES ARITMÉTICAS BÁSICAS .................................................................................................... 170
FUNCIONES CONDICIONALES, LÓGICAS Y DE INFORMACIÓN .......................................... 171
FUNCIONES FINANCIERAS:.................................................................................................................. 174
REALIZAR AUDITORIAS DE FORMULAS .................................................................................. 176
TAREA 07: ELABORAR UN INFORME DE GASTOS DE SERVICIOS BÁSICOS EN LA

EMPRESA Y UN LIBRO DE COMPAS Y VENTAS Ó INGRESOS Y EGRESOS. ................... 179
DEFINIR UNA BASES DE DATOS, APLICAR SUBTOTALES Y FILTROS A LOS DATOS. .............................. 180
CONSOLIDAR DATOS DE VARIAS HOJAS DE CÁLCULO Y VINCULAR DATOS. ........................................ 185
GENERAR TABLAS DINÁMICAS. ........................................................................................................... 187
REALIZAR LA VALIDACIÓN DE DATOS. ............................................................................................... 189
SUBTOTALES .................................................................................................................................. 192
FILTRAR DATOS............................................................................................................................. 193
AUTOFILTRO .................................................................................................................................. 193
FILTRO PERSONALIZADO ............................................................................................................ 194
FILTRO AVANZADO: ..................................................................................................................... 195
CONSOLIDACIÓN DE DATOS ................................................................................................................ 196
Programa Nacional de Informática ~2~

SOFTWARE APLICATIVO
TABLAS DINAMICAS .................................................................................................................... 198

VALIDACION DE DATOS .............................................................................................................. 201
TAREA 08: ELABORAR BOLETAS DE PAGO Y GUÍAS DE REMISIÓN. ............................... 203
FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA. ......................................................................................... 204

CREAR Y ADMINISTRAR ESCENARIOS. ................................................................................................ 206
CALCULAR LA VARIANZA, DESVIACIÓN ESTÁNDAR MUESTRAL Y POBLACIONAL. .......................... 209
UTILIZAR FORMULARIOS PARA MANTENIMIENTO DE BASES DE DATOS. .............................................. 209
CONFIGURAR CONTROLES DE FORMULARIOS. .................................................................................... 211
TRABAJAR CON MACROS PARA AUTOMATIZAR TAREAS. ..................................................................... 215
UTILIZANDO PLANTILLAS PREDEFINIDAS Y CREAR PLANTILLAS PERSONALIZADAS. ........................... 218
FUNCIONES DE BUSQUEDA Y REFERENCIA ........................................................................... 219
LA FUNCIÓN CONSULTAV .................................................................................................................. 219
LA FUNCIÓN CONSULTAH .................................................................................................................. 220
USO DEL ADMINISTRADOR DE ESCENARIOS ........................................................................................ 221
COMPONENTES DE UN ESCENARIO ...................................................................................................... 221
CALCULAR LA VARIANZA, DESVIACIÓN ESTÁNDAR MUESTRAL Y POBLACIONAL. .......................... 223
UTILIZAR FORMULARIOS PARA MANTENIMIENTO DE BASES DE DATOS ............................................... 225
CONFIGURAR CONTROLES DE FORMULARIOS. .................................................................................... 226
TRABAJAR CON MACROS PARA AUTOMATIZAR TAREAS. ..................................................................... 227
UTILIZANDO PLANTILLAS PREDEFINIDAS Y CREAR PLANTILLAS PERSONALIZADAS. ........................... 232
USO DE PLANTILLAS DE MICROSOFT EXCEL ......................................................................... 232
USO DE PLANTILLAS DE MS OFFICE ONLINE .......................................................................... 233
CREAR PLANTILLAS DE LIBROS ................................................................................................ 234
Programa Nacional de informática ~3~

01
Tarea 01: Reconocer la importancia de MS
office para la generación de
documentación profesional.
En esta tarea trataremos las siguientes operaciones:

Reconocer los diferentes programas de MS
· Office.
Reconocer WEB APP en MS Office.
"La principal diferencia entre una persona rica y una

persona pobre es la manera en que manejan el
miedo” …….Robert T Kiyosaki.
Equipos y Materiales:
~4~
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 Computadora con microprocesadores Pentium 4 ó de mayor

capacidad.
 Sistema operativo Windows.
 MS Office 2010.
Orden de Ejecución:
 Reconocer los diferentes programas de MS Office.
 Reconocer WEB APP en MS Office.
Operación:
Reconocer los diferentes programas de MS Office.
Proceso de ejecución:
Revisaremos algunas de las plantillas con las que se pueden trabajar en MS Office
2010 para ver el buen nivel de documentación que se puede generar.
Verificaremos si tenemos instaladas las aplicaciones de office, para esto nos
ubicamos en el botón inicio, luego en "Todos los programas" y escogeremos
"Microsoft office", si tiene varias versiones instaladas en el equipo, escogeremos
"Office 2010", y luego iremos escogiendo las diferentes aplicaciones.
Estas son las

aplicaciones de MS
Office 2010, las cuales
permiten realizar
diferentes tipos de
documentos.
Empezaremos revisando algunas de las opciones que podemos realizar con:

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Microsoft WORD 2010:

Al hacer clic en el ícono de Word 2010, ingresaremos a
este programa, el cual presenta una interface muy
amigable.
También podemos abrir la aplicación desde el cuadro de
dialogo de “Ejecutar” que se abre al presionar las teclas
“Windows + R” y colocando “WinWord” y luego hacemos
clic en Aceptar.
Una vez abierto el programa, haremos clic en la ficha "Archivo" y luego en nuevo,
para esto aparecerán diversas opciones, entre las cuales, para esta ocasión,
escogeremos plantillas de ejemplo:
Escogeremos la plantilla "Boletín ejecutivo" y hacemos doble clic sobre su

ícono:

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Como vemos, es una plantilla muy completa, solo bastará con modificar los
contenidos para tener un boletín más interesante.
En efecto, utilizaremos un documento creado a partir de esta plantilla y para abrirlo

hagamos clic en la ficha “Archivo” luego en abrir y ubicará el archivo “Educación
técnica en el Perú”, si no tiene el archivo, pídaselo al instructor.
Aquí veremos cómo se muestra con unos cuantos cambios:

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Luego de revisar este documento, cerramos la aplicación.
Microsoft Excel 2010:

Al hacer clic en el ícono de Excel 2010, ingresaremos a este programa, el cual
presenta una interface que permite realizar los trabajos con mayor rapidez.
También podemos abrir la aplicación desde el cuadro de dialogo de “Ejecutar” que
se abre al presionar las teclas “Windows + R” y colocando “Excel” y luego
hacemos clic en Aceptar.
Cuando se muestre la interface del programa, haremos clic en la ficha "Archivo" y
luego en nuevo, hecho esto aparecerán diversas opciones, entre las cuales, para
esta ocasión, escogeremos plantillas de ejemplo:
Para esta ocasión escogeremos la plantilla “Informe de gastos”:
La plantilla se muestra de la siguiente manera:

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Como vemos, es una plantilla muy práctica, solo bastará con modificar los
contenidos para tener un Informe más personalizado.
En efecto, para ver un ejemplo de un libro creado a partir de este tipo de plantilla,
hagamos clic en la ficha “Archivo” luego en abrir y ubicará el archivo “Informe de
gastos - Enero 2011”.
Luego de revisar este libro, cerramos la aplicación.
Microsoft POWERPOINT 2010:

Haremos clic en el ícono perteneciente a PowerPoint, o también desde ejecutar,
colocamos “Powerpnt”, con esto abriremos el programa PowerPoint 2010.
Una vez que abrimos la aplicación, hagamos clic en la ficha “Archivo” y luego en la
opción “nuevo”, veremos que tenemos diferentes opciones desde las cuales se
puede generar una nueva presentación, en este caso escogeremos “Plantillas de
ejemplo” y entre estas escogeremos la plantilla: “Informe de estado del proyecto”:
Veremos que al hacer doble clic sobre esta plantilla, se generará una presentación
muy interesante.

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La mostramos en vista presentación presionando la tecla F5.

Pero esta plantilla nos puede servir para generar presentaciones más llamativas,
las cuales puedan producir impacto.
En efecto, para ver un ejemplo, hagamos clic en la ficha “Archivo” luego en abrir y
ubicará el archivo “Informe de Proyecto”.
En esta presentación notará transiciones muy llamativas:
Luego de revisar esta presentación, cerramos la aplicación.
Operación:
Reconocer WEB APP en MS Office (OFFICE WEB
APP).
Proceso de ejecución:
Microsoft Office Web Apps son aplicaciones complementarias de Word, Excel,
PowerPoint y OneNote que le ofrecen la libertad de trabajar con sus documentos
de Office desde prácticamente cualquier lugar mediante un explorador WEB
compatible.
Office Web Apps está disponible en SkyDrive de forma gratuita.
Para reconocer esta aplicación debemos contar inicialmente con una cuenta de
correo en hotmail.com ó live.com.
Una vez que entramos con nuestra cuenta de correo electrónico, nos ubicaremos
en la parte superior de la interface y escogeremos el vínculo "Office".
Hagamos clic en este acceso e ingresaremos al contenido de nuestro SkyDrive.
Programa Nacional de Informática ~ 10 ~

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Una vez que accedemos al SkyDrive, encontraremos en la parte derecha, los

accesos a las aplicaciones Office vía WEB: Word, Excel, PowerPoint, OneNote.
Hagamos clic en WORD, y podremos crear un archivo en línea.

En nuestro ejemplo, llamaremos al nuevo documento: "Carta de Invitación" y
haremos clic en "Guardar" :
Al hacer clic en guardar se

guardará en nuestro SKY
Drive.
Programa Nacional de informática ~ 11 ~

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Office WEB App no permite trabajar con todas las opciones de las aplicaciones de
office, en este sentido se encuentra aún un poco limitado.
Una vez creado el documento, queda guardado en el SkyDrive, de donde se
puede descargar ó editar directamente, utilizando WEB APP.
FUNDAMENTO TEÓRICO:
MS Office 2010:
Cuando trabajamos con MS office, podremos ubicar diferentes versiones, como
por ejemplo, para el caso de MS Office 2010, tenemos las siguientes versiones:
1. Office Hogar y Estudiantes:
“Microsoft Office Hogar y Estudiantes 2010” nos brinda las herramientas

fundamentales que necesitamos para completar proyectos escolares y
domésticos de forma eficiente.
Las plantillas listas para usar, de Word y PowerPoint 2010, preparan a los
estudiantes para crear trabajos escolares extraordinarios, con efectos visuales y
características de edición de medios enriquecidos que ayudan a expresar ideas
de manera creativa. Excel 2010 nos brinda las herramientas de hoja de cálculo
que usan los profesionales para simplificar el trabajo con datos, desde realizar
un seguimiento de gastos hasta crear un presupuesto familiar. Además, también
contará con OneNote 2010 para proyectos familiares, un lugar de fácil acceso
donde podemos organizar nuestras notas, archivos y recursos.
Incluye WORD, EXCEL, POWER POINT y ONE NOTE.
2. Office Hogar y Pequeña Empresa:

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Microsoft Office Hogar y Pequeña Empresa 2010 tiene las herramientas que
necesitamos para mantenernos comunicados y productivos, en el hogar, la
oficina y cuando estamos de viaje.
Esta versión tiene herramientas de correo electrónico, programación y lista de

tareas de Outlook 2010 a las que podemos acceder desde prácticamente
cualquier lugar. Con los efectos visuales y de edición de medios enriquecidos
de Word 2010 y PowerPoint 2010, estaremos listos para crear informes y
presentaciones de apariencia profesional que llamarán la atención.
Administremos las finanzas sin problemas con las herramientas de análisis de
datos que usan los profesionales en Excel 2010. Además, con OneNote 2010,
tendremos un lugar donde recopilar notas, información de la Web, documentos
y otros recursos para organizar proyectos desde el hogar y oficina.
Incluye WORD, EXCEL, POWER POINT, OUTLOOK y ONE NOTE.
3. Office Standard
Con Microsoft Office Standard 2010, los empleados de las empresas están muy
bien equipados para realizar mejor sus trabajos y desde más lugares, tanto si
usan un equipo, un teléfono o un explorador web. Desde actualizaciones
intuitivas de Excel, PowerPoint y Word hasta el uso de la mensajería electrónica
con Outlook, Office Standard 2010 mantiene a su equipo productivo y
conectado con herramientas familiares e intuitivas.
Incluye WORD, EXCEL, POWER POINT, OUTLOOK, PUBLISHER y ONE
NOTE.
4. Office Professional:
Con esta presentación de Office, aumentaremos la Potencia de trabajo en los

negocios, este es un completo paquete de software y soporte que nos ayudará
a poner en marcha y desarrollar nuestros negocios. En esta versión tendremos
eficaces herramientas de correo electrónico y programación en Outlook,
administración de datos e información sofisticada con Excel y Access, y
herramientas de marketing de calidad profesional en Publisher.
Incluye WORD, EXCEL, POWER POINT, ACCESS, OUTLOOK, PUBLISHER y
ONE NOTE.
5. Office Professional Plus:
Con Microsoft Office Professional Plus 2010, los empleados de la empresa

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contarán con varias formas nuevas y eficaces de hacer mejor su trabajo y

desde más lugares, tanto si usan un equipo como un smartphone o un
explorador web.
Desde actualizaciones para Excel, PowerPoint, Word y Outlook que pueden ser
controladas por el usuario hasta nuevas capacidades de integración de servidor
que permiten a todos compartir, realizar el seguimiento y crear informes,
Office Professional Plus 2010 ofrece el paquete completo a través de
herramientas familiares e intuitivas.
Incluye WORD, EXCEL, POWER POINT, ACCESS, OUTLOOK, PUBLISHER,
ONE NOTE, INFOPATH, SHAREPOINT WORKSPACE y LYNC.
Requisitos mínimos del sistema para Office Professional Plus 2010:
COMPONENTE REQUISITO
Equipo y Procesador de 500 MHz; 1 GHz necesario para Outlook

procesador con Business Contact Manager
Memoria 256 MB de RAM; se recomienda 512 MB para

características de gráficos, Búsqueda instantánea de
Outlook, Outlook con Business Contact Manager, Lync
2010 y ciertas funciones avanzadas.
Disco duro 3,5 GB de espacio en disco disponible.
Pantalla Monitor con resolución 1024x768 o superior.
Sistema Windows XP (debe tener SP3) (32 bits), Windows 7,

operativo Windows Vista con Service Pack (SP) 1, Windows Server
2003 con SP2 y MSXML 6.0 (solo Office de 32 bits),
Windows Server 2008 o SO de 32 o 64 bits posterior.
Gráficos La aceleración gráfica de hardware requiere una tarjeta

gráfica DirectX® 9.0c con 64 MB o más memoria de vídeo.
Requisitos Ciertas características de Microsoft(R) OneNote(R)

adicionales requieren Windows(R) Desktop Search 3.0, Reproductor de
Windows Media(R) 9.0, Microsoft(R) ActiveSync(R) 4.1,
micrófono, dispositivo de salida de audio, dispositivo de
grabación de vídeo, cámara digital compatible con TWAIN
o escáner; el uso compartido de blocs de notas requiere

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que los usuarios estén en la misma red.
Determinadas funcionalidades avanzadas requieren

conectividad con Microsoft® Exchange Server 2007,
Microsoft® SharePoint® Server 2010, Microsoft® Office
Communications Server 2007 y/o Microsoft SharePoint
Foundation 2010.
Determinadas características requieren Windows® Search

4.0.
El controlador de impresión “Enviar a” de OneNote® y la

integración con Servicios de conectividad empresarial
requieren características de Windows® XPS y/o Microsoft®
.NET Framework 3.5.
Windows® Internet Explorer® 7.0 o posterior, explorador de

32 bits únicamente. La funcionalidad de Internet requiere
una conexión a Internet.
Las características de multitoque requieren Windows 7 y un

dispositivo táctil habilitado.
Determinadas características de entradas de lápiz

requieren Windows XP Tablet PC Edition o posterior.
La funcionalidad de reconocimiento de voz requiere un

micrófono para hablar de cerca y un dispositivo de salida
de audio.
Las características de ortografía contextual y gramática

requieren 1 GB de memoria.
Fax de Internet no está disponible en Windows Vista

Starter, Windows Vista Home Basic ni Windows Vista
Home Premium
Las características de Information Rights Management

requieren acceso a una versión de Windows 2003 Server
con SP1 o posterior que esté ejecutando los Servicios de
Windows Rights Management.
Determinadas funcionalidades en línea requieren una

cuenta de Windows LiveTM ID.

SOFTWARE APLICATIVO
Otros La funcionalidad del producto y los gráficos pueden variar

de acuerdo con la configuración del sistema. Algunas
características pueden requerir hardware adicional o
avanzado, o conectividad del servidor;
www.office.com/products.
Se recomienda 512 MB de RAM para obtener acceso a archivos de datos de

Outlook de más de 1 GB.
Se recomienda un procesador de 2 GHz o más rápido, y 1 GB de RAM o más para
la búsqueda de audio de OneNote. Se requiere un micrófono para hablar de cerca.
La búsqueda de audio no está disponible en todos los idiomas.
Ahora veremos algunas de las principales características de los programas

incluidos en Office Professional Plus 2010:
Word 2010:
Microsoft Word 2010 nos ofrece características mejoradas para crear documentos
de calidad profesional, maneras más sencillas de colaborar con otros usuarios y
acceso a los archivos desde casi cualquier lugar en el que nos encontremos.
Word 2010 está diseñado para brindarnos las mejores herramientas para dar
formato a los documentos. Además nos ayuda a organizar y a redactar
documentos de manera más fácil y eficaz, así como a mantener nuestros
documentos al alcance para que podamos plasmar nuestras mejores ideas en el
momento y lugar en que se presenten.
EXCEL 2010:
Microsoft Excel 2010 nos permite analizar, administrar y compartir información de
más formas que nunca, lo que nos ayuda a tomar decisiones más inteligentes. Las
nuevas herramientas de análisis y visualización nos ayudan a realizar un
seguimiento y resaltar importantes tendencias de datos. Obtengamos acceso
fácilmente a datos importantes donde quiera que vayamos desde prácticamente
cualquier explorador web o Smartphone, incluso podemos cargar nuestros
archivos en Internet y trabajarlos simultáneamente con otras personas en línea.
Tanto como si trabajamos con informes financieros o administramos nuestros
gastos personales, Excel 2010 nos brinda más eficiencia y flexibilidad para lograr
nuestros objetivos.
POWERPOINT 2010
Microsoft PowerPoint 2010 nos ofrece más formas de crear y compartir
presentaciones dinámicas con la audiencia. Las nuevas y llamativas capacidades
visuales y de audio nos ayudarán a exponer la información de forma fácil e

SOFTWARE APLICATIVO
impactante.
Además, PowerPoint 2010 nos permite trabajar de forma simultánea con otras
personas o publicar la presentación en línea y obtener acceso a esta desde
prácticamente cualquier lugar mediante la Web o su Smartphone.
OUTLOOK 2010:
Microsoft Outlook 2010 nos ofrece herramientas mejoradas para la administración
del correo electrónico personal y de negocios. Con el lanzamiento de
Outlook 2010, obtendremos un conjunto mejorado de experiencias para satisfacer
nuestras necesidades de comunicación en el trabajo, el hogar y el centro de
estudios.
Desde un aspecto rediseñado hasta características avanzadas de organización de
correo electrónico, búsqueda, comunicación y redes sociales, Outlook 2010 nos
proporciona una gran experiencia de trabajo para mantenernos productivos y en
contacto con las redes personales y de negocios.
OneNote 2010:
Microsoft OneNote 2010 nos ofrece el lugar ideal para almacenar y compartir
nuestra información desde una ubicación única y de fácil acceso.
Con OneNote, podremos capturar texto, imágenes, vídeo y notas de audio. Al
compartir los blocs de notas, podemos tomar y editar notas simultáneamente con
otras personas en otras ubicaciones, o simplemente mantener a todos
sincronizados y actualizados. También podemos llevarnos los blocs de notas de
OneNote 2010, ver y editar las notas desde prácticamente cualquier equipo con
una conexión a Internet o desde un dispositivo con Windows Phone 7.1
PUBLISHER 2010:
Microsoft Publisher 2010 nos ayuda a crear, personalizar y compartir con facilidad
una amplia variedad de publicaciones y material de marketing de calidad
profesional.
Con Publisher 2010, podemos comunicar fácilmente nuestros mensajes en
diferentes tipos de publicaciones. Ya sea que necesitemos crear folletos, boletines,
postales, tarjetas de felicitación o boletines electrónicos, podemos obtener
resultados de alta calidad sin tener experiencia en diseño gráfico.
ACCESS 2010:
Microsoft Access 2010 se basa en la simplicidad, con plantillas listas para empezar
a trabajar con las bases de datos.
Access 2010 nos otorga capacidades para aprovechar la información, incluso si no
es experto en bases de datos. Además, a través de bases de datos web recién
agregadas, Access amplía la eficacia de los datos, facilitando el seguimiento, la
creación de informes y el uso compartido con otras personas.

SOFTWARE APLICATIVO
INFOPATH 2010:
Microsoft InfoPath 2010 es una herramienta para crear formularios y recopilar

datos que ayuda a las organizaciones a simplificar los procesos empresariales.
InfoPath 2010 está pensada para usuarios profesionales avanzados y para
programadores, según el tipo de solución basada en formularios que la
organización necesite.
Los usuarios profesionales avanzados pueden usar InfoPath 2010 sin la necesidad
de escribir código para diseñar formularios electrónicos complejos que permitan
recopilar información de forma rápida y rentable.
Los programadores pueden crear formularios avanzados para procesos de
negocio departamentales y empresariales con InfoPath 2010, Microsoft SharePoint
Server 2010 y SharePoint Designer 2010, sin apenas recurrir al uso de código o no
usándolo en absoluto.
Microsoft SharePoint Workspace 2010:
Microsoft SharePoint Workspace 2010, es el nuevo

nombre para la aplicación Microsoft Office Groove
que aparecía en versiones anteriores.
Este programa amplía las fronteras de la
colaboración ya que proporciona acceso rápido en
cualquier momento y lugar a los sitios de grupo de
Microsoft SharePoint.
Sincronice bibliotecas de documentos de SharePoint
Server 2010 con SharePoint Workspace para que
pueda tener acceso a archivos, verlos y editarlos en
cualquier momento y lugar. También se admiten
listas, como las de discusiones y tareas.
SharePoint Workspace 2010 muestra un modo
totalmente nuevo de trabajar con los sitios de grupo de SharePoint.

SOFTWARE APLICATIVO
LYNC 2010
Microsoft Lync 2010 es un cliente de comunicación unificada con mensajería

instantánea, reuniones y voz. Con su interfaz de usuario actualizada, Lync 2010
reúne herramientas de comunicación que funcionan de la manera que está
acostumbrado a usarlas. El cliente incluye un panel que facilita la búsqueda de
funciones comunes, como el teclado de marcado, el correo de voz visual, la lista
de contactos y la lista de conversaciones activas.
Office WEB APP:
Office Web Apps es un conjunto de aplicaciones

basada en la web, que incluye Word Web App, Excel
Web App, PowerPoint Web App, y OneNote Web
App. Las aplicaciones web nos permiten acceder a
nuestros documentos directamente desde cualquier
parte desde un navegador web así como compartir
archivos y colaborar con otros usuarios en línea.
Entre los navegadores compatibles incluyen Internet
Explorer, Mozilla Firefox, Safari 3 y otros.
Las Aplicaciones Office Web Apps están disponibles a través de:
Windows Live: Para consumidores y usuarios de pequeñas empresas, las Office

Web Apps están disponibles en Windows Live como un servicio gratuito.
Localmente: Los clientes empresariales autorizados para Microsoft Office 2010
mediante un programa de licencia de volumen pueden ejecutar las Office Web
Apps en un servidor que ejecuta Microsoft SharePoint Foundation 2010 o Microsoft
SharePoint Server 2010. La información de este artículo se aplica a una solución
de Office Web Apps local con Productos de SharePoint 2010.

SOFTWARE APLICATIVO
Ejercicios y tareas de investigación
1. ¿Qué versiones de office 2010 existen?

2. ¿Qué entiende U.D por Office WEB APPS?
3. ¿Cuáles son los requisitos mínimos en capacidad de microprocesador,
memoria y espacio libre en disco para la instalación de Office Professional
Plus 2010?
4. ¿Qué entiende U.D por la nueva característica Boradcast Slide Show en
office 2010?
5. ¿Qué opina U.D sobre la nueva vista Microsoft Office Backstage?

SOFTWARE APLICATIVO
02
Tarea 02: Elaborar un estudio sobre
la documentación necesaria para la
apertura de un negocio y para el
escalafón en un centro de labores.
En esta tarea trataremos los siguientes Operaciones:
Definir diferentes tamaños y estilos de fuentes

Realizar diferentes tipos de subrayados y efectos en el texto.
Dar formato tipo Título, tipo oración, Mayúscula/ Minúscula y Letra
Capital
Alinear párrafos y generar bordes y sombreados en los párrafos y
textos.
Especificar tabulaciones y sangrías en el texto
Elaborar formatos con viñetas, numeración y copiar formatos.
Generar encabezados, pié de página y marcas de agua en el
documento.
Realizar la verificación de la ortografía y gramática en los
documentos, así como también la autocorrección del texto.
Realizar el procedimiento de Impresión de un documento.
Me puedo caer, me puedo herir, puedo quebrarme, pero con

eso no desaparecerá mi fuerza de voluntad…. Madre Teresa
de Calcuta

SOFTWARE APLICATIVO
capacidad.
 MS Office 2010.
 Definir diferentes tamaños y estilos de fuentes.
 Realizar diferentes tipos de subrayados y efectos en el texto.
 Dar formato tipo Título, tipo oración, Mayúscula/ Minúscula y Letra
Capital
 Alinear párrafos y generar bordes y sombreados en los párrafos y
textos.
 Especificar tabulaciones y sangrías en el texto.
 Elaborar formatos con viñetas, numeración y copiar formatos.
 Generar encabezados, pié de página y marcas de agua en el
documento.
 Realizar la verificación de la ortografía y gramática en los documentos,
así como también la autocorrección del texto.
 Realizar el procedimiento de Impresión de un documento.
Operación:
Definir diferentes tamaños y estilos de fuentes.
Realizaremos el siguiente procedimiento:
1. Abriremos MS Word, y desde la interface de esta aplicación, iremos a la ficha

“Archivo”, luego escogeremos abrir y en este caso abriremos el archivo
“Formalización de una empresa – sin formatos”.

SOFTWARE APLICATIVO
2. Seleccionemos todo el contenido del archivo, para esto, nos ubicamos en la

ficha “Inicio”, grupo de herramientas “Edición” y seleccionaremos la herramienta
“Seleccionar” y luego, a partir de esta herramienta, escogeremos la opción
“Seleccionar todo”:
3. Existen otros métodos para seleccionar todo el contenido del documento,

simplemente puedo utilizar la combinación de teclas “Ctrl + e” ó también
haciendo clic tres veces en el extremo lateral izquierdo del documento.
4. Una vez seleccionado todo el contenido, nos dirigimos a la ficha “Inicio”, luego
en el grupo de herramientas “Fuente” escogeremos la herramienta “Fuente” y
escogeremos “Berlin Sans FB”, luego en la herramienta “Tamaño de fuente”
escogeremos 12.
5. Además realizaremos la alineación del texto, para eso mantenemos

seleccionado todo el contenido del documento y nos ubicaremos en la ficha
inicio, grupo de herramientas párrafo y haremos clic en la herramienta
“Justificar”.
6. Ahora crearemos dos nuevos estilos para los títulos y subtítulos en nuestro
documento, y eso lo lograremos utilizando la ficha “Inicio”, en el grupo de
herramientas “estilos” y luego hacemos clic en el botón que muestra la ventana
“Estilos”:

SOFTWARE APLICATIVO
Permite
visualizar
la ventana
de estilos.
7. Una vez ubicados en la ventana de estilos, podremos crear los nuevos estilos,
para esto, haremos clic en el botón “Nuevo Estilo”:
8. Al primer estilo lo llamaremos “Mi estilo 01” y tendrá las siguientes

configuraciones:
Tamaño
de la
fuente. Color de
fuente.
Tipo de
fuente. Alineación
Justificada.
9. La configuración de formato que maneja este nuevo estilo es:

SOFTWARE APLICATIVO
10. Para la configuración de los bordes, debemos

ubicarnos en el botón “Formato” de la ventana
anterior “Crear nuevo estilo a partir del formato” y
escoger borde…:
11. En el borde escogeremos el valor “Cuadro” y

color “rojo”, y luego hacemos clic en la ficha
Sombreado y escogemos el color “Canela, fondo
2, oscuro 25%”.
12. Estos estilos se pueden modificar posteriormente, para esto simplemente

hacemos clic en el nuevo estilo creado, desde la ventana de estilo, y
escogemos “Modificar”:
13. El segundo estilo se llamará “Mi estilo 02”, y tendrá la siguiente configuración de
formato:

SOFTWARE APLICATIVO
14. Además el sombreado será de color “agua marina, énfasis 5, claro 60%”.
15. Los textos que se indican a continuación tomarán los nuevos estilos:
(Mi estilo 02).
(Mi estilo 02).
(Mi estilo 01)
(Mi estilo 01)
(Mi estilo 02).
(Mi estilo 02).
(Mi estilo 02).
(Mi estilo 02).

SOFTWARE APLICATIVO
(Mi estilo 01)
Operación:
Realizar diferentes tipos de subrayados y efectos en el texto.
1. Ahora seleccionemos el primer párrafo, para esto simplemente lo podemos
hacer directamente con el mouse, arrastrando desde la primera línea del
párrafo hasta la última línea ó haciendo doble clic al lado izquierdo del párrafo:
2. Y ahora realizaremos algunos cambios de formatos tomando en cuenta algunos

tipos de subrayados y efectos.
3. Para esto nos ubicaremos en la ficha Inicio, luego en el grupo “Fuente” y

haremos clic en el botón que permite visualizar el cuadro de dialogo “Fuente”:

SOFTWARE APLICATIVO
4. Luego escogeremos en estilo de subrayado: Sólo palabras, y haremos clic en el

botón “Efectos de texto” en sombra escogeremos: Desplazamiento diagonal
abajo derecha y en reflejo: Reflejo fuerte, conmovedor.
5. Al final visualizaremos el párrafo como se muestra en la siguiente imagen:
Operación:
Dar formato tipo Título, tipo oración, Mayúscula/ Minúscula y Letra Capital
1. En el mismo documento, seleccionaremos del segundo párrafo la palabra
“Sociedad Anónima” y cambiaremos el formato a Mayúsculas, para eso,
teniendo seleccionado el texto nos ubicamos en la ficha Inicio, luego en el
grupo de herramientas fuente y finalmente hacemos clic en la herramienta
“Cambiar mayúsculas y minúsculas” desde aquí cambiamos a “Mayúsculas” el

SOFTWARE APLICATIVO
texto:
2. Desde esta misma opción se pueden escoger otros formatos importantes.
3. Ahora, seleccionaremos el segundo párrafo, y colocaremos el formato de Letra

Capital, para esto, una vez seleccionado el texto, nos ubicaremos en la ficha
“Insertar”, grupo de herramientas “Texto” y hacemos clic en la herramienta
“Letra capital”, desde allí podemos escoger entre tres opciones básicas o
escogemos “Opciones de letra capital…” donde podremos especificar algunas
opciones adicionales.

SOFTWARE APLICATIVO
4. Al final tendremos un texto con un formato más interesante:
Operación:
Alinear párrafos y generar bordes y sombreados en los párrafos y textos.

1. Para esta ocasión trabajaremos con el siguiente texto, que se encuentra en la
segunda página de nuestro documento:
2. De este texto, seleccionaremos el primer párrafo, y apliquémosle una alineación

derecha, para esto, habiendo seleccionado el texto, nos ubicaremos en la ficha
“Inicio” y luego en el grupo “párrafo” y finalmente hagamos clic en la
herramienta “Alineación derecha”:

SOFTWARE APLICATIVO
3. Ahora seleccionaremos el segundo y tercer párrafo, y le daremos una alineación

justificada, al último párrafo le daremos una alineación centrada.
4. Luego seleccionaremos los cuatro párrafos y le asignaremos un borde y un

sombreado, para esto debemos dirigirnos a la ficha inicio, luego al grupo de
herramientas fuente y finalmente a la herramienta “bordes”, en esta herramienta
seleccionaremos la opción “Bordes y sombreados…”.
5. En el cuadro de dialogo “Bordes y sombreado”, escogeremos la ficha Borde y

daremos la configuración como se muestra en la imagen:
6. El color definido para el borde es “Canela, fondo 2, oscuro 75%”.
7. Para el sombreado escogeremos de relleno: “Anaranjado, énfasis 6, claro 60%”

y en la trama escogeremos un estilo de 10% y color: “anaranjado, énfasis 6,
oscuro 25%”.

SOFTWARE APLICATIVO
8. Al final debe mostrarse de la siguiente manera:
Operación:
Especificar tabulaciones y sangrías en el texto.
1. Para realizar este procedimiento, tomaremos el siguiente texto, que pertenece a

la tercera página:
2. Seleccionaremos el primer párrafo y aplicaremos una tabulación izquierda de 2

cm, para esto debemos ir a la ficha “Inicio” luego en el grupo de herramientas
“Párrafo” y hagamos clic en el botón para acceder al cuadro de dialogo
“Párrafo”.

SOFTWARE APLICATIVO
3. Luego, hagamos clic en el botón “Tabulaciones…” y se abrirá un cuadro de

dialogo que permitirá indicar el tipo de tabulador y la distancia a la cual se
creará:
5
2 6
4. Luego de aceptar, se creará en la regla un símbolo que indicaría la posición de

la tabulación, para ubicarse a la altura de estas tabulaciones, presionará la tecla
Tab.
Indicador de la
tabulación.
5. Este indicador varía dependiendo del tipo de tabulación que estamos creando.

SOFTWARE APLICATIVO
 Tabulación izquierda.
Tabulación centrada.
 Tabulación derecha.
 Tabulación decimal.
 Tabulación barra.
6. También las tabulaciones se pueden colocar utilizando la regla, para eso

hacemos clic en el selector de tipo de tabulador y escogemos el tipo de
tabulación, luego de esto, hago clic en las medidas de la regla donde deseamos
que aparezcan estas tabulaciones.
7. Luego de agregar algunas tabulaciones, tendremos en nuestro documento:
8. Ahora trabajaremos con las sangrías del documento, para esto utilizaremos el
texto de la imagen, que se encuentra en la página 4 de nuestro documento:

SOFTWARE APLICATIVO
9. Seleccionaremos el primer párrafo del texto indicado, ingresamos al cuadro de

dialogo “Párrafo” y en el área de “Sangría” definiremos una sangría izquierda de
1 cm y una sangría de primera línea de 2 cm.
10. Seleccionamos el segundo párrafo del texto, y definimos en el cuadro de

dialogo “Párrafo” que la sangría derecha sea de 1,3 cm y tenga una sangría
francesa de 1 cm.
11. Al final tendremos como resultado:

SOFTWARE APLICATIVO
Operación:
Elaborar formatos con viñetas y numeración y copiar
formatos.
1. Para esto abriremos el archivo “Documentos más importantes para la apertura

del negocio.docx” (si no tiene el archivo, pídaselo a su instructor), luego nos
ubicaremos en la primera página, y seleccionaremos el texto:
“Licencia de Funcionamiento”, a este texto apliquémosle un estilo Título 1,
luego seleccionamos el texto “Licencia Municipal Provisional” y nos ubicamos
en la ficha “Inicio”, luego nos desplazamos al grupo de herramientas “Párrafo” y
hacemos clic al lado derecho de la herramienta “Numeración” y extendemos sus
opciones, de las cuales escogemos “Alineación de Número: Izquierda” :
2. Luego, necesito aplicar el mismo formato a otra parte del texto, para eso copiaré
el formato:
3. Primero seleccionare el texto:

SOFTWARE APLICATIVO
4. Luego, haremos clic en la herramienta “Copiar formato” que se encuentra en el

grupo “Portapapeles” en la ficha “Inicio”, si se hace doble clic en la herramienta,
servirá para hacer copiado de formato varias veces, en este caso solo le
hacemos un clic, veremos que el cursor ha cambiado de símbolo, ahora
aparece una brocha y seleccionamos el texto al que le queremos copiar el
formato anterior, en este caso seleccionaremos el texto: “Licencia Municipal
Definitiva”, veremos que aparecerá con el nuevo formato:
5. Ahora trabajaremos con las Viñetas, para esto seleccionaremos el siguiente

contenido:
Que se encuentra en la segunda página de nuestro documento, luego nos

ubicaremos en la ficha inicio, luego en el grupo de herramientas “párrafo” y
finalmente escogeremos la herramienta “Viñetas”, desde esta herramienta
podremos escoger la opción de viñetas deseada, en este caso escogeremos
“Definir nueva viñeta”

SOFTWARE APLICATIVO
6. Ahora, podremos visualizar el cuadro de dialogo “Definir nueva viñeta” y en

esta ubicaremos el botón “Imagen”:
7. Finalmente escogeremos la imagen que será agregada

como viñeta:
8. Hacemos clic en aceptar dos veces y luego tendremos el texto como se muestra
en la siguiente imagen:

SOFTWARE APLICATIVO
Operación:
Generar encabezados, pié de página y marcas de
agua en el documento.
1. Abrimos el archivo “Documentos más importantes para la apertura del negocio”
luego hacemos clic en la ficha “Insertar” y nos ubicamos en el grupo de
herramientas “Encabezado y pié de página”, hacemos clic en la herramienta
“Encabezado” y podríamos escoger entre varios encabezados pre definidos,
para esta ocasión escogeremos la opción “Editar encabezado”:
2. Aparecerá habilitada en la parte superior del documento, la edición del

encabezado, en el cual colocaremos: “Senati – Programa Nacional de
Informática” presionaremos la tecla TAB y luego, desde la ficha contextual
“Diseño” escogeremos la herramienta “Fecha y hora” desde el grupo de
herramientas “Insertar”.
3. Escogeremos el formato de fecha y hora deseada, de tal manera que al final se

muestre como en la siguiente imagen:
4. Luego, desde la ficha contextual diseño, hacemos clic en la herramienta “Pie de

página”, que se encuentra en el grupo de herramientas “Encabezado y pie de

SOFTWARE APLICATIVO
página”, desde allí podemos escoger entre algún diseño prediseñado o editar el
pié de página en forma personalizada.
5. En este caso escogeremos el pié de página prediseñado: “Alfabeto”, y lo

editaremos, de tal manera que se mostrará como en la imagen:
6. Finalmente, colocaremos una marca de

agua al documento, para eso debemos
ubicarnos en la ficha “Diseño de página”,
luego en el grupo de herramientas “Fondo
de páginas” y hacer clic en la herramienta
“Marca de agua”, tenemos para escoger
marcas de agua prediseñadas pero en este
caso escogeremos: “Marcas de agua
personalizadas” y en el cuadro de dialogo
“Marca de agua impresa” escogeremos
marca de agua de texto, de color rojo y que aparezca escrito el término:
IMPORTANTE.
7. Luego tendremos como resultado:

SOFTWARE APLICATIVO
Operación:
Realizar la verificación de la ortografía y gramática en
los documentos, así como también la autocorrección del
texto.
1. Para este ejercicio utilizaremos el archivo “Documentos
para el escalofón.docx” el cual pasará por una
verificación de ortografía y gramática, para eso
simplemente, abrimos el archivo y luego nos ubicamos
en la FICHA “Revisar”, en el grupo de herramientas
“Revisión” y haremos clic en la herramienta “Ortografía y
gramática”:
2. Luego aparecerá el cuadro de dialogo “Ortografía y gramática” en la cual se

van indicando los errores y aparecerán unos botones para escoger las
siguientes opciones:
 Omitir una vez.

 Omitir todas.
 Agregar al diccionario.
 Cambiar.
 Cambiar todas.
 Autocorrección.
3. Para esto también nos muestra algunas sugerencias en el caso en que
deseemos cambiar el texto.
4. Completemos la revisión, de tal manera que al final nos muestre el siguiente

SOFTWARE APLICATIVO
cuadro de dialogo:
5. Luego, para configurar la autocorrección del texto, podemos ubicarnos en la

ficha “Archivo”, luego en opciones, escogemos “Revisión” y finalmente hacemos
clic en el botón “Opciones de Autocorrección…”:
6. Al hacer clic en ese botón, visualizaremos el cuadro de dialogo

“Autocorrección”:
7. Aquí ingresaremos la palabra que escribimos comúnmente errada y colocamos

la palabra con la cual debe reemplazarla Word en forma automática.
8. Por ejemplo, si escribimos “parrafo” sin tilde, debe reemplazarla

SOFTWARE APLICATIVO
automáticamente con la palabra correcta “párrafo”.
Operación:
Realizar el procedimiento de Impresión de un
documento.
1. Abriremos el archivo “Documentos para el escalafón” y nos ubicaremos en la
ficha Archivo, luego seleccionaremos la opción “imprimir” y podremos definir:
 Número de copias a imprimir.

 Cambiar las propiedades de la impresora.
 Imprimir todo el documento o solo algunas de sus páginas.
 Intercalados.
 Orientación.
 Tamaño del papel.
 Márgenes.
 Escogemos si deseamos imprimir una página o más, por hoja.
 También podremos tener una vista preliminar del documento que se
imprimirá.

SOFTWARE APLICATIVO
Definir diferentes tamaños y estilos de fuentes.
Formato de caracteres:
Al abrir un documento nuevo fijémonos en que Word 2010 usa un tipo y tamaño de
letra de forma predeterminada, lo podemos ver en la ficha Inicio, grupo de
herramientas “Fuente”:
Para cambiar el tipo de letra a usar hemos de seleccionar el texto que será
modificado, luego utilizaremos la herramienta “Fuente”, ahora, si deseamos
cambiar el tamaño, utilizaremos la herramienta “Tamaño de fuente”:
Herramienta Herramienta Tamaño

Fuente. de Fuente.
También podemos realizar los cambios deseados, desde el cuadro de dialogo

“Fuente” que aparece al hacer clic en el ícono del extremo inferior derecho del
grupo de herramientas “Fuente” en la ficha “Inicio”:

SOFTWARE APLICATIVO
En esta cuadro de dialogo, podremos cambiar tanto el tipo de letra a usar así
como su estilo, tamaño, color, etc.
También podremos configurar el Espacio entre caracteres y otros Efectos de texto.
La configuración definida será aplicable a un texto seleccionado, o de no haberlo,
será aplicable al que continuemos escribiendo a partir de ese punto.
Haciendo clic en el botón Establecer como predeterminado podremos cambiar el
tipo de letra a usar por defecto cada vez que se abra un documento nuevo.
En la parte inferior de la ventana obtenemos una vista previa de la configuración
de texto, antes de aplicarla.
Estilos de fuentes:
Un estilo lo forman el conjunto de formatos que hayamos aplicado a un texto (tipo
de letra, tamaño, alineación del párrafo, etc.) que podemos guardar para poder
aplicarlos de nuevo más rápidamente.
Cuando cambiemos las propiedades de un estilo que hayamos creado, se
modificarán automáticamente todos los párrafos que lo usen.
Cada vez que nos situamos en un párrafo se mostrará el estilo utilizado en este,
en el grupo de herramientas estilos, de la ficha “Inicio”.
Listado de estilos rápidos
Crear estilos:
Para crear un estilo, realicemos el siguiente procedimiento:
1. Hagamos clic en el ícono del extremo inferior derecho del grupo de

herramientas “estilos” en la ficha “Inicio”:
2. Luego aparecerá el panel de estilos y haremos clic en el botón “Nuevo estilo”

ubicado en la parte inferior izquierda del panel:

SOFTWARE APLICATIVO
3. Aparecerá el cuadro de dialogo “ Crear nuevo estilo a partir del formato”:
4. Desde aquí se podrán crear los nuevos estilos en forma rápida.

SOFTWARE APLICATIVO
Realizar diferentes tipos de subrayados y efectos en el

texto.
Este procedimiento se realiza seleccionando el texto que se modificará y luego,
nos ubicamos en el cuadro de dialogo “Fuente” y desde este cuadro podremos
modificar el tipo de subrayado, con respecto a los efectos, en este cuadro también
se encuentran:
1
2
Dar formato tipo Título, tipo oración, Mayúscula/

Minúscula y Letra Capital
Para realizar el procedimiento de dar formato tipo título, oración, mayúscula y

minúscula, simplemente seleccionamos el texto al cual deseamos cambiar de
formato y luego hacemos clic en la herramienta “Cambiar Mayúsculas y
minúsculas” que se ubica en el grupo de herramientas “Fuente” en la ficha “Inicio”.
Esta herramienta nos permitirá escoger la opción deseada:

SOFTWARE APLICATIVO
Para aplicar el formato “Letra Capital” seleccionamos el párrafo deseado y luego

hacemos clic en la herramienta “Letra Capital” que se encuentra en el grupo de
herramientas “Texto” en la ficha “Insertar”.
Esta herramienta nos permitirá escoger entre algunas opciones predefinidas o
hacer una configuración personalizada:
Para el caso en que desee realizar una configuración personalizada, haremos clic
en “Opciones de letra capital…”, aparecerá el cuadro de dialogo “Letra capital” y
allí realizaremos nuestras configuraciones:

SOFTWARE APLICATIVO
Alinear párrafos y generar bordes y sombreados en los

párrafos y textos.
Alineación de párrafo
Hay cuatro formas de alinear un párrafo, y para aplicarlas la forma más rápida es
situar el cursor dentro del párrafo y hacer clic en una de las herramientas de
alineación de texto que se hallan en el grupo de herramientas “Párrafo” que se
visualizan al hacer clic en la ficha “Inicio”:
Podemos también configurar las alineaciones del párrafo desde el cuadro de

dialogo que se muestra al hacer clic en el ícono que se encuentra en la parte
inferior derecha del grupo de herramientas “Párrafo”:

SOFTWARE APLICATIVO
Bordes y sombreados en los párrafos

La forma más rápida de aplicar bordes es haciendo clic en
el párrafo y luego en la herramienta “Bordes” que se
encuentra en el grupo de herramientas “Párrafo” de la
ficha “Inicio”:
Si deseamos configurar los bordes y sombreado de una
forma más detallada y personalizada, haremos clic en la
opción “Bordes y sombreado…” que aparece al final del
listado de opciones de la herramienta “Bordes”.
Aparecerá el cuadro de dialogo “Bordes y sombreado” y
ubicándonos en la ficha “Bordes” encontraremos diversas
opciones de configuración y si nos ubicamos en la ficha
“Sombreado” podremos asignarle un sombreado
personalizado al párrafo seleccionado.

SOFTWARE APLICATIVO
Especificar tabulaciones y sangrías en el texto.
Tabulaciones:
La tabulación es una posición que se configura para poder colocar y alinear el
texto en una página, y para situarlos los insertaremos haciendo doble clic en la
regla:
Para definir los puntos de tabulación primeramente hemos de seleccionar el tipo
de tabulación a usar haciendo clic en el icono de la parte izquierda.
Haciendo clic en este elemento, indicamos que tipo

de tabulación agregaremos.
Tipos de tabuladores:
Tabulación Izquierda:
El texto de la izquierda se extiende a la derecha de la tabulación.
Tabulación derecha:
El texto de la derecha se extiende a la izquierda de la tabulación hasta

rellenar el espacio de la tabulación.
Tabulación centrada:
El texto del centro se centra respecto a la tabulación.
Tabulación decimal:
El texto situado antes de la coma se extiende a la izquierda, y el que

está situado después de la coma a la derecha.
Barra de tabulaciones:
Inserta una línea vertical.

SOFTWARE APLICATIVO
Una vez elegidos los tipos de tabulación para ponerlos sólo hemos de hacer clic
en la parte inferior de la regla a la altura en la que deseemos establecerlos,
quedando ésta marcada con dichos símbolos
Para movernos entre los puntos de tabulación usaremos la tecla TAB.
También podemos configurar las posiciones de los tabuladores desde el botón
“Tabulaciones” en el cuadro de dialogo “Párrafo”:
Desde aquí también podremos definir el relleno a usar en vez de los espacios en
blanco, así como Eliminar todas las tabulaciones definidas.

SOFTWARE APLICATIVO
Sangrías en el texto:
La sangría es la distancia entre el margen de la página y el texto.
Por medio de la sangría se desplaza el párrafo un poco hacia la izquierda o la
derecha, y para aplicarla a un párrafo usaremos las herramientas llamadas
“disminuir sangría” y “Aumentar sangría” que podemos ubicar haciendo clic en la
ficha “Inicio”, en el grupo de herramientas “párrafo”.
Disminuir Aumentar
sangría. sangría.
A continuación mostramos algunos ejemplos de sangría:
Izquierda
Derecha:
De primera línea:

SOFTWARE APLICATIVO
Francesa:
Para configurar el tipo de sangría situaremos el cursor en el párrafo a sangrar, y

en la parte izquierda de la regla haremos clic repetidamente en el icono de la parte
izquierda hasta que aparezcan los símbolos:
También podemos hacerlo de forma rápida utilizando los controles de sangría de

la regla, los cuales debemos arrastrar simplemente a las posiciones deseadas.
Otro método para asignar sangrías es desde la ficha “Diseño de página”, grupo de
herramientas “Párrafo” y configuramos las distancias para las sangrías izquierda y
derecha:
Y si deseamos ser más específicos y detallados al asignar las sangrías, podemos

utilizar el cuadro de dialogo: “Párrafo”:

SOFTWARE APLICATIVO
Elaborar formatos con viñetas, numeración y copiar

formatos.
La forma más sencilla de crear una lista, es crear primero el texto, seleccionarlo y
hacer clic en la ficha “inicio”, grupo de herramientas “Párrafo” y podremos utilizar
las siguientes herramientas:
Herramienta viñetas:
Esta herramienta nos permitirá colocar en los elementos del listado un tipo de
viñeta a partir de un conjunto de opciones:
Existen viñetas predefinidas, pero también se

pueden personalizar, haciendo clic en “Definir
nueva viñeta…”, ya que aparecerá el cuadro
de dialogo “Definir nueva viñeta” que nos

SOFTWARE APLICATIVO
permitirá crear la nueva viñeta a partir de un símbolo, imagen o fuente.

Además, se podrá indicar la alineación de las viñetas, ya sea izquierda, centrada o
derecha.
Herramienta Numeración:
Esta herramienta nos permitirá, colocar en el listado, una numeración ordenada.
Existen diversos tipos de numeraciones que se pueden aplicar a un listado:
Aquí se mostrarán
diferentes estilos
de numeración
que podremos
escoger para los
listados de nuestro
documento.
Si deseamos definir un nuevo formato de

numeración, hacemos clic en “Definir nuevo
formato de número…” y aparecerá un cuadro de
dialogo en el cual podremos escoger el estilo del
número, formato, alineación y podremos tener una
vista previa de la configuración:

SOFTWARE APLICATIVO
Copiar formatos:
Existe una herramienta muy importante, que permite copiar los formatos en forma
rápida, esta herramienta se encuentra en la ficha “Inicio”, grupo de herramientas
“Portapapeles” y se denomina “”Copiar formato”:
Debemos seleccionar el texto que tiene el formato a copiar, hacemos clic en la

herramienta “Copiar formato” y luego seleccionamos el texto en el que se copiará
el formato.
Si hacemos doble clic en la herramienta “Copiar formato” podremos copiar formato

varias veces hasta que presione la tecla ESC ó hagamos clic nuevamente en esta
herramienta.
Generar encabezados, pié de página y marcas de

agua en el documento
Generar el encabezado y pié de página
Podemos definir un texto (y también imágenes) que automáticamente se insertará
al principio (encabezado) y final (pie) de cada página ó conjunto de páginas, en un
documento, haciendo clic en las herramientas Encabezado y Pie de página
ubicadas en el grupo de herramientas “Encabezado y pie de página” en la ficha
“Insertar”.
A B
Existen diseños prediseñados de encabezados ó también podemos crear un

encabezado personalizado, para ello aparecerá la ficha contextual “Herramientas
para encabezado y pié de página” con herramientas que nos permitirán realizar las
modificaciones.

SOFTWARE APLICATIVO
Para el caso en que se inserte un pié de página, el procedimiento es muy

parecido, ya que se tienen formatos predefinidos y también se pueden editar
utilizando la ficha contextual “Herramientas para encabezado y pié de página”.
Marcas de agua en el documento
A veces es posible que deseemos agregar una marca de agua que sea texto ó una
imagen, a nuestros documentos de Word, para agregar, por ejemplo, un logotipo
de la empresa o identificar el estado del documento.
Con el documento de Word abierto vamos a la ficha “Diseño de página” y en el
grupo de herramientas “fondo de la página”, hagamos clic en la herramienta
“Marca de agua”.

SOFTWARE APLICATIVO
Ahora, gracias a esta herramienta, usted puede elegir una de las marcas de agua
predefinidas tratando de ajustarse al tipo de documento o agregar una marca de
agua personalizada, que puede ser texto o una imagen.
Para agregar un texto ó imagen personalizada, haga clic en Marca de agua
personalizada en la parte inferior del menú.
Aparecerá el cuadro de dialogo “Marca de agua impresa” desde el cual podremos

escoger entre colocar una imagen ó un texto como marca de agua.

SOFTWARE APLICATIVO
Realizar la verificación de la ortografía y gramática en

los documentos, así como también la autocorrección del
texto.
Puede revisar la ortografía y la gramática a la vez o puede dejar que los
correctores ortográficos y de gramática que sugieran correcciones
automáticamente a medida que trabaja. Microsoft Office 2010 incorpora un
diccionario de gramática y ortografía estándar, pero este diccionario puede ser
modificado.
Los errores ortográficos y gramaticales distraen a los lectores del contenido de los
documentos, por lo que es conveniente corregirlos. Es probable que tenga
preferencias sobre cómo usar el programa de Microsoft Office 2010 para hacer la
corrección: tal vez prefiere revisar toda la ortografía al finalizar un documento o
usar la revisión ortográfica y gramatical automática (las líneas onduladas rojas,
azules y verdes) para reducir al mínimo los errores mientras trabaja.
Para mostrar las opciones de corrección, debe continuar con los siguientes pasos:
1. Hagamos clic en la pestaña Archivo y, a continuación, hagamos clic en

Opciones.
2. Una vez abierto el cuadro de dialogo “Opciones de Word” hagamos clic en
Revisión.

SOFTWARE APLICATIVO
Cuando utilizamos el corrector ortográfico, éste compara las palabras de un

documento con las del diccionario principal. El diccionario principal contiene las
palabras más comunes, pero puede ser que no incluya nombres propios, términos
técnicos o siglas. Además, algunas palabras pueden tener las mayúsculas o
minúsculas de manera distinta en el diccionario principal y en el archivo. Para
evitar que el corrector ortográfico marque tales palabras o usos de mayúsculas o
minúsculas como errores, podemos usar un diccionario personalizado.
OBS: Toda opción que cambie en un diccionario personalizado en un

programa de Microsoft Office 2010 afectará a los demás programas.
Revisar la ortografía y la gramática a la vez
Revisar la ortografía y la gramática en un archivo es muy útil si deseamos

corregirlo. Podemos buscar posibles errores y, a continuación, confirmar cada
corrección.
Los errores ortográficos y gramáticos se muestran en el texto como un subrayado
de forma ondulada de color rojo y verde respectivamente, así como las palabras
que se escriban varias veces seguidas, y las que Word 2010 no reconozca.
Haciendo clic secundario sobre la palabra mal escrita, podremos escoger
diferentes opciones para la solución del problema.
También se realiza la revisión de la ortografía y gramática del documento desde la

ficha Revisar, en el grupo Revisión, haga clic en Ortografía.

SOFTWARE APLICATIVO
Nota El corrector ortográfico usa el idioma del diccionario especificado, si está

disponible, para revisar la ortografía de cada bloque de texto.
Crear y habilitar diccionarios personalizados
El cuadro de diálogo Diccionarios personalizados se puede usar para administrar

los diccionarios personalizados. No obstante, las opciones de dicho cuadro de
diálogo no tendrán efecto mientras no se habiliten los diccionarios personalizados.
Para habilitar un diccionario personalizado, realice los siguientes pasos:
1. Hagamos clic en la ficha ó pestaña Archivo.
2. Luego hagamos clic en Opciones.
3. Hagamos clic en Revisión.
4. Compruebe que la casilla Sólo del diccionario principal esté
desactivada.
5. Haga clic en Diccionarios personalizados.
6. En el cuadro de diálogo Diccionarios personalizados, compruebe que se
han activado las casillas de verificación situadas junto al diccionario
personalizado que desee usar.
7. Desde este cuadro de dialogo se pueden crear otros diccionarios
personalizados.

SOFTWARE APLICATIVO
Autocorrección del texto

Por medio de la Autocorrección Microsoft Word 2010 realiza correcciones de forma
automática mientras escribimos.
Para configurar esta característica hemos de hacer clic en la ficha Archivo,
seleccionar Opciones y después en el cuadro de dialogo que se abrirá seleccionar
Revisión. A continuación hacemos clic en Opciones de Autocorrección y veremos
el cuadro de dialogo siguiente:

SOFTWARE APLICATIVO
Desde aquí podremos configurar el corregir automáticamente palabras que

empiecen por dos mayúsculas seguidas, poner en mayúscula la primera letra de
una oración, etc.
En las demás pestañas encontraremos más opciones que configurar.
Realizar el procedimiento de Impresión de un

documento.
Para imprimir todo el documento rápidamente haremos clic en el icono Impresión

rápida de la barra de herramientas de acceso rápido.
También disponemos del icono Imprimir (como el anterior, pero podremos realizar
una vista previa del documento y configurar otras opciones de impresión).
En caso de que no veamos dichos iconos, tendremos que configurar la barra de
herramientas de acceso rápido del modo en que hemos indicado anteriormente.
Desde la opción Imprimir de la pestaña Archivo podremos seleccionar varias
opciones de impresión, como los números de página, el número de copias, etc.
Desde aquí
podemos
establecer las
diferentes
opciones de
impresión
requeridas.

SOFTWARE APLICATIVO
1. ¿Cómo se realiza la autocorrección matemática?- Explique.

2. ¿Cómo se generan las listas multinivel? – Explique.
3. ¿Qué entiende U.D por tabulador con relleno? – Explique.
4. Explique en qué consisten las líneas viudas y huérfanas.
5. ¿Es posible utilizar en las 5 primeras páginas de un documento un
encabezado de página que sea diferente al resto de las páginas? –
Explique
6. ¿Cómo puedo editar la lista de palabras de un diccionario en Word? –
Explique.
7. Elabore los siguientes documentos:
a. Informe detallado sobre los requisitos para la apertura de un
negocio que tenga que ver con el rubro de su especialidad.
b. Generará un documento con ejemplos (pueden ser imágenes) de
toda la documentación necesaria para la apertura del negocio.

03
Tarea 03: Elaborar los formatos
para generar un modelo de hoja
de vida o currículum vitae y un
modelo de ficha de personal.
En esta tarea trataremos los siguientes puntos:
Insertar y modificar imágenes y gráficos.

Insertando cuadros de texto, WordArt y objetos.
Organizar información en columnas y listas tabulares.
Organizar información en una tabla
El perezoso viaja tan despacio que la pobreza no tarda

en alcanzarlo…
~ 66 ~
SOFTWARE APLICATIVO
capacidad.
 MS Office 2010.
 Insertar y modificar imágenes y gráficos.
 Insertando cuadros de texto, WordArt y objetos.
 Organizar información en columnas y listas tabulares.
 Organizar información en una tabla
Operación:
1. Para esta ocasión abriremos el archivo “Currículo vitae” e insertaremos una

imagen (la foto) y la modificaremos para que se muestre en forma optima, el
procedimiento será el siguiente:
Una vez abierto el archivo respectivo, debemos ubicarnos en la ficha “Insertar”
luego escogeremos el grupo de herramientas “Ilustraciones” y haremos clic en la
herramienta “imagen”, una vez realizado este procedimiento, se abrirá el cuadro
de dialogo “insertar imagen” en donde escogeremos la fotografía:
2. Luego, tendremos la imagen insertada y debemos reubicarla y cambiarle algunos

formatos, para eso debemos seleccionar la imagen:

SOFTWARE APLICATIVO
3. Ahora debemos seleccionar la imagen y para que pueda ser desplazada

libremente, escogeremos la ficha contextual “Formato” y en el grupo de
herramientas “Organizar” hagamos clic en la herramienta “Ajustar texto” y
escojamos la opción “Cuadrado”, luego de esto, la imagen debe ser fácil de
desplazar.
4. Luego, teniendo seleccionada la imagen, nos dirigimos a la ficha contextual
“formato” y luego seleccionemos la herramienta “Color” que se encuentra en el
grupo de herramientas “Ajustar”.
5. Podremos visualizar como va quedando el documento:

SOFTWARE APLICATIVO
6. Ahora abriremos el archivo “listado de personal” e insertaremos un gráfico en

donde se muestre la relación de los trabajadores y sus edades.
7. Para esto, una vez abierto el archivo, nos ubicaremos debajo de la tabla y
haremos clic en la ficha “Insertar”, luego en el grupo de herramientas
“ilustraciones” y finalmente hacemos clic en gráfico:
8. Hacemos clic en aceptar y se mostrará la aplicación Excel, en la tabla que a

parece al lado derecho, colocaremos los datos de nuestra tabla, referida a
información del personal que deseamos:
WORD
EXCEL

SOFTWARE APLICATIVO
Operación:
1. Ahora, trabajaremos con cuadros de texto, WordArt y objetos, para esto
debemos empezar abriendo el archivo “Listado de personal”.
2. Nos ubicamos al final del archivo , en la página 2 y luego insertaremos un
cuadro de texto, para esto nos ubicaremos en la ficha “Insertar”, grupo de
herramientas “Texto” y haremos clic en la herramienta “Cuadro de texto”, desde
esta herramienta haremos clic en el cuadro de texto predefinido: “Barra lateral
de rayas”:
3. Luego agregaremos en el interior del cuadro de texto, lo siguiente:
“Generalmente la función de Recursos Humanos está compuesta por áreas

tales como reclutamiento y selección, contratación, capacitación, inducción de
personal y su permanencia en la empresa. Dependiendo de la empresa o
institución donde la función de Recursos Humanos opere, pueden existir otros
grupos que desempeñen distintas responsabilidades que pueden tener que ver
con aspectos tales como la administración de la nómina de los empleados o el
manejo de las relaciones con sindicatos, entre otros.”
4. Además seleccionamos el texto colocado en el cuadro de

dialogo y le daremos una alineación justificada.
5. También agregaremos una imagen representativa, por ello,
al final tendremos:
6. Ahora, en la misma página, en donde está insertado el
cuadro de texto, insertaremos un texto WorArt, indicando
el texto: “PERFIL DEL BUEN EMPLEADO”.
7. Para esto, debemos ubicarnos en la ficha “Insertar”, grupo
de herramientas “texto” y hacemos clic en la herramienta

SOFTWARE APLICATIVO
“WordArt”, para este caso escogeremos la opción: “Relleno -rojo, énfasis 2,

biselado mate cálido”.
8. Al final tendremos:
9. Agregamos el siguiente texto:

SOFTWARE APLICATIVO
10. Luego, nos ubicamos al final del texto e insertamos un objeto, para esto nos
ubicamos en la ficha “Insertar”, grupo de herramientas “texto” y en la
herramienta “Insertar Objeto”:
11. Aquí agregaremos un objeto de diapositiva de Microsoft PowerPoint, para eso

escogeremos esta opción del listado de objetos:
12. Luego, agregaremos la diapositiva con el siguiente contenido:

SOFTWARE APLICATIVO
Operación:
1. Para esta operación, abriremos el archivo “Ficha de personal” y
seleccionaremos los dos primeros párrafos debajo del título y subtítulo:
2. Para separar en columnas al texto seleccionado, debemos dirigirnos a la ficha

“diseño de página”, al grupo de herramientas “Configurar página” y hacemos clic
en la herramienta “Columnas” y desde aquí seleccionaremos “Más columnas”:
3. Luego veremos que se abrirá el cuadro de dialogo “Columnas”, en el cual

escogeremos 2 columnas, además agregaremos una línea entre columnas y
verificaremos que en la opción “Aplicar a:” este la opción “Texto seleccionado”.

SOFTWARE APLICATIVO
1
2
4. Al final visualizaremos el siguiente resultado:
5. Para trabajar con listas tabulares, nos ubicaremos al final del documento:
“Listado de personal” y agregaremos las siguientes tabulaciones (con el
procedimiento visto en la tarea anterior):
Tabulador izquierdo a 2 cm.
Tabulador centrado a 6 cm.
Tabulador derecho a 9 cm.
Tabulador decimal a 13 cm.
Tabulador de línea a 14 cm.
6. Y colocaremos los siguientes datos (OBS: para visualizar si en efecto se han
utilizado los tabuladores para este ejercicio, activemos la herramienta “Mostrar
todo”, ubicado en el grupo de herramientas “Párrafo” en la ficha “Inicio”):

SOFTWARE APLICATIVO
Operación:
1. Para esta operación utilizaremos el archivo “Listado de personal” y nos
ubicamos en la tabla de la página 1, en esta tabla realizaremos algunos
procedimientos:
Primero, agregaremos la columna “Distritos”, para esto, haremos clic en
cualquier celda perteneciente a la columna en donde se almacena la “Dirección”
de los trabajadores, luego seleccionaremos la ficha contextual “Presentación” y
luego iremos al grupo de herramientas “Filas y columnas” y haremos clic en la
herramienta “Insertar a la derecha”:
2. Finalmente, agregaremos los nombres de los distritos respectivos:

SOFTWARE APLICATIVO
3. Ahora mejoraremos el aspecto de la tabla, para eso, seleccionaremos la tabla, y

nos ubicaremos en la ficha contextual “diseño” y en el grupo de herramientas
“Estilos de tablas” escogeremos “Lista oscura- énfasis 1”:
4. Finalmente, visualizaremos el resultado tal como se muestra en la siguiente

imagen:
5. Ahora alinearemos el texto en las celdas de la tabla, para esto, seleccionamos

toda la tabla y hacemos clic en la herramienta “Alinear verticalmente” que se
encuentra en el grupo de herramientas “Alineación” en la ficha contextual
“Presentación”:
Insertar y modificar imágenes.

Para insertar imágenes, en Word 2010, debemos ubicarnos en la ficha Insertar,
luego nos ubicamos en el grupo de herramientas “Ilustraciones” y hacemos clic en
“Imagen” para insertar archivos de imagen guardados en la PC ó “Imágenes
prediseñadas” para insertar imágenes incorporadas en office”:

SOFTWARE APLICATIVO
Por ejemplo, insertaremos una imagen prediseñada, para eso en el panel de

búsqueda de imágenes prediseñadas colocaremos el texto “Computadoras”:
Para insertar la imagen, hacemos clic sobre esta ó hacemos un clic derecho sobre
la imagen y escogemos la opción “Insertar”:
Word 2010 también proporciona numerosas herramientas de formato que puede

utilizar para mejorar las imágenes que inserta en los documentos.

SOFTWARE APLICATIVO
Si recorta una imagen, puede quitar las partes de la imagen que no le interesen.
Para recortar una imagen puede utilizar la herramienta de recorte disponible en la
pestaña Formato de Herramientas de imagen. Puede recortar una imagen para
darle una forma concreta, para ajustarla a una forma o para quitar parte de la
imagen.
Para recortar una imagen, arrastre los bordes del rectángulo de recorte y quite las
partes de la imagen que no le interesen.
También puede recortar imágenes haciendo clic en el selector de cuadro de

diálogo Estilos de imagen de la pestaña Formato de Herramientas de imagen. En
el cuadro de diálogo Formato de imagen que se abre, puede especificar el ancho y
el alto en que la imagen recortada se debe recortar y ubicar.
En la pestaña Formato de Herramientas de imagen también hay herramientas de

corrección de imágenes que se utilizan para ajustar el brillo, el contraste y la

SOFTWARE APLICATIVO
nitidez de una imagen. Por ejemplo, para aumentar la claridad de una imagen,
puede hacer que sea más nítida. Puede seleccionar la opción de corrección
necesaria para obtener la vista previa de la imagen corregida. Si lo prefiere, puede
usar el cuadro de diálogo Formato de imagen para establecer los niveles de brillo,
contraste o nitidez de una imagen mediante los controles deslizantes
correspondientes.
También puede aplicar a una imagen efectos visuales como sombra, resplandor o
reflejo. Por ejemplo, puede elegir un estilo de sombra entre los estilos disponibles
y aplicarlo a una imagen. Si desea ajustar la transparencia y el tamaño de la
sombra, abra el cuadro de diálogo Formato de imagen y arrastre los controles
deslizantes correspondientes en la dirección que
desee.
En la mayoría de los documentos con los que
trabaje, habrá texto además de imágenes. De
manera predeterminada, al insertar una imagen en
un documento, esta se coloca alineada con el
texto: la imagen se inserta en la ubicación
especificada y el resto del texto continúa después
de la imagen.
También puede organizar la imagen y el texto
seleccionando un estilo de ajuste del texto en el
grupo Organizar de la pestaña Formato de
Herramientas de imagen. Puede seleccionar otras
opciones de ajuste de texto como Cuadrado,
Estrecho, Transparente, Arriba y abajo, Detrás del
texto o Delante del texto. Word 2010 proporciona diversas herramientas de
formato de imagen que le ayudan a mejorar las imágenes de los documentos.
Insertar y modificar gráficos.

Para insertar gráficos, debemos ubicarnos en la ficha insertar, luego, en el grupo
“Ilustraciones” y hacemos clic en la herramienta “Gráfico”:

SOFTWARE APLICATIVO
Aparecerá el cuadro de dialogo “Insertar gráfico”.

Desde este cuadro de dialogo podremos seleccionar el tipo de grafico a insertar:
Luego aparecerá la interfaz de Excel 2010, en la cual se agregarán los datos que
se reflejarán en el gráfico:
Una vez insertado el gráfico, puede ser modificado, para ello seleccionamos el
gráfico y utilizamos las diferentes herramientas que aparecen en las fichas
contextuales.

SOFTWARE APLICATIVO
Desde la ficha contextual “Diseño” podemos cambiar el tipo de gráfico, cambiar los
datos de origen, cambiar los diseños y estilos.
Desde la ficha “Presentación” podemos realizar configuraciones en función del
elemento seleccionado, insertar imágenes, formas y cuadros de texto, colocar y
configurar etiquetas, colocar y configurar los ejes del gráfico, configurar el fondo y
realizar un análisis del gráfico.
Desde la ficha “Formato” podemos aplicar formatos dependiendo del elemento
seleccionado, dar estilos de formas y wordArt, Organizar los elementos y definir
los tamaños.
Insertando cuadros de texto
Puede agregar, copiar o eliminar cuadros de texto Word 2010 de manera muy
sencilla. Un cuadro de texto es un objeto que permite colocar y escribir texto en
cualquier lugar del documento de Microsoft Word 2010.
Para insertar un cuadro de texto, debe tener en cuenta los siguientes pasos:
1. En el grupo texto de la ficha Insertar, haga clic en Cuadro de texto y después
en Dibujar cuadro de texto.

SOFTWARE APLICATIVO
2. Haga clic en el documento y, a continuación, arrastre para dibujar el cuadro de

texto el tamaño que desee.
3. Para agregar texto a un cuadro de texto, haga clic dentro de él y escriba o
pegue el texto.
Notas
Si tiene problemas al imprimir los cuadros de texto, asegúrese de que la casilla
de verificación Imprimir dibujos creados en Word está seleccionada.
Para ello, haga clic en la ficha Archivo, Opciones de Word, Pantalla y luego
en Opciones de impresión, seleccione la casilla de verificación Imprimir
dibujos creados en Word.
4. Para dar formato al texto que está dentro del cuadro de texto, seleccione el
texto y, a continuación, utilice las opciones de formato en el grupo Fuente de la
ficha Inicio.
Insertando y configurando
WordArt:
WordArt es una galería de estilos de texto que

se pueden agregar a los documentos de Office
para crear efectos decorativos, como texto
sombreado o reflejado.
Se puede usar WordArt para agregar efectos de
texto especiales al documento. Por ejemplo, se
puede expandir un título, contraer texto, hacer
que un texto se ajuste a una forma
preestablecida o aplicar un relleno degradado. Este elemento de WordArt se
transforma en un objeto que se puede mover o incluir en el documento para
agregar elementos de decoración o énfasis. Puede modificar o agregar al texto un
objeto de WordArt existente todas las veces que desee.

SOFTWARE APLICATIVO
Para insertar un WordArt, hacemos clic en la ficha “Insertar”, luego nos ubicamos
en el grupo de herramientas “Texto” y hacemos clic en la herramienta “WordArt”,
desde allí escogemos el estilo deseado.
Una vez insertado el WordArt, podremos darle diferentes formatos, para eso
seleccionaremos el WordArt y nos ubicaremos en la ficha Contextual “Formato”.
En la ficha formato contamos con diversas herramientas que nos permitirán

insertar más formas y darles estilos, definir estilos de WordArt, cambios de
formato al texto, organizar y cambiar el tamaño de este tipo de objeto.
Insertando objetos.
El concepto “objeto” en Word involucra a diferentes elementos, como por ejemplo
las Tablas, gráficos, ecuaciones u otra forma de información. Los objetos creados
en una aplicación, por ejemplo, hojas de cálculo, y vinculados o incrustados en
otra aplicación son objetos también, pero de tipo OLE.
Para este caso nos centraremos en la herramienta “Insertar objeto” que se
encuentra en el grupo de herramientas “Texto” en la ficha “Insertar”:

SOFTWARE APLICATIVO
Desde esta herramienta podremos insertar objetos diversos, para eso debemos
escoger desde la lista mostrada para crear un nuevo objeto ó desde un archivo ya
creado.

Escribir en columnas con Word 2010 es muy sencillo,
sólo hemos de hacer clic en la herramienta Columnas
del grupo de herramientas “Configurar página” de la
cinta de opciones correspondiente a la pestaña Diseño
de página y seleccionar el número de ellas.
Las opciones Izquierda y Derecha insertan dos
columnas, teniendo una de ellas más ancho que la otra.
Haciendo clic en Más columnas se mostrará el cuadro
de diálogo “Columnas” desde el que podremos también
configurarlas.
Una vez creadas las columnas observaremos en la regla
una franja gris que indicará la separación entre cada
columna:

SOFTWARE APLICATIVO
Podemos cambiar el ancho de las columnas haciendo clic en los lados de estos
indicadores de la regla y arrastrando a izquierda o derecha.
Normalmente comenzaremos a escribir desde la primera columna de la izquierda y
saltaremos a la segunda cuando aquélla se hubiera completado, pero si ya está
escrito el texto podemos crear las columnas después.
Pero si queremos escribir en otra columna antes de completar la anterior, iremos a
la ficha “Diseño de página”, nos ubicamos en el grupo de herramientas “Configurar
página” y haremos clic en la herramienta “Saltos” y escogemos la opción
“Columna”:
Una forma más avanzada de crear columnas es desde el cuadro de diálogo

“Columnas” desde la cual podremos seleccionar uno de las configuraciones
preestablecidas o bien definir un número de columnas personalizado.
Asimismo podremos también definir el Ancho y espacio e insertar una Línea entre
columnas.
Para que todas las columnas tengan el mismo ancho activaremos la casilla
Columnas de igual ancho.

SOFTWARE APLICATIVO
Si queremos comenzar a escribir en columnas a partir de cierto punto del

documento, nos situaremos en él y en Aplicar a seleccionaremos De aquí en
adelante.
Asimismo podemos definir sólo una parte del documento que se mostrará en
columnas: tras seleccionarlo iremos al cuadro de diálogo anterior y escogeremos
en la sección Aplicar a:, “Texto seleccionado”:
Creación de tablas:
Las tablas en Microsoft Word 2010 son un elemento muy útil e imprescindible para
editar documentos elegantes, manteniendo bien organizada la información (texto e
imágenes).
La forma más rápida de crear una tabla es haciendo clic en la herramienta “Tabla”
de la cinta de opciones correspondiente a la ficha Insertar, y moviendo el ratón

SOFTWARE APLICATIVO
hasta seleccionar las filas y columnas deseadas, para finalmente volver a hacer
clic.
Tras crear la tabla, aparecerán dos fichas contextuales: Diseño y Presentación.

En la ficha diseño encontraremos grupos de herramientas para definir los estilos
de la tabla y sus bordes.
En la ficha presentación, encontraremos grupos de herramientas para modificar

las propiedades de la tabla, agregar filas y columnas, combinar celdas, definir los
tamaños de celda, alineación de los datos.
Otra forma de insertar una tabla es haciendo clic en la herramienta “Tabla” y

seleccionando Insertar tabla…

SOFTWARE APLICATIVO
Veremos un cuadro de diálogo en el que indicaremos el número de filas y

columnas, y el Autoajuste a aplicar.
Si marcamos la casilla Recordar dimensiones para tablas nuevas, las demás

tablas que se crearán lo harán con el mismo formato.
Ahora, si hacemos clic en la herramienta “Tabla” y seleccionando Tablas rápidas
podremos elegir entre uno de formatos de tabla predefinidos. Podremos modificar
las características de estos formatos predefinidos haciendo clic sobre uno de ellos
con el botón derecho y seleccionando Editar propiedades.
La tercera forma de crear una tabla es dibujándola, para

ello haremos clic en la herramienta “Tabla” y seleccionando
después Dibujar tabla: el cursor del ratón cambiará a la
forma de un lápiz y haciendo clic sobre el documento
arrastraremos para definir el área de la nueva tabla, para
finalmente soltar el botón y hacer clic con el botón izquierdo
en otra parte del documento.

SOFTWARE APLICATIVO
Alineación y orientación del contenido:

Podemos alinear el contenido de una celda desde el menú contextual
“Presentación”, grupo de herramientas “Alineación”.
En Microsoft Word 2010 para cambiar la orientación del texto en una celda
haremos clic con el botón derecho sobre ella y seleccionamos Dirección del texto,
o bien desde la herramienta “dirección del texto” de la cinta de opciones
correspondientes a la ficha Presentación.
En la ventana que se nos muestra hemos de hacer clic en una de las tres
orientaciones disponibles en la parte izquierda, pudiendo ver una Vista previa a la
derecha.
No es necesario tener seleccionado el párrafo, basta sólo con tener el cursor
situado en la celda.
Insertar filas y columnas:

Para insertar filas hemos de hacer clic con el botón derecho en una celda y en el
menú contextual dentro de Insertar seleccionar Insertar filas encima o Insertar filas
debajo.

SOFTWARE APLICATIVO
Para insertar columnas hacemos clic con el botón derecho en una celda y en el
menú contextual dentro de Insertar seleccionar Insertar columnas a la izquierda o
Insertar columnas a la derecha.
También podemos hacerlo usando los iconos correspondientes de la cinta de
opciones correspondientes a la ficha contextual Presentación:
Ordenar el contenido de las tablas:

Para ordenar el contenido de una columna, tras seleccionarla hemos de hacer clic
en la herramienta “Ordenar” ubicada en el grupo de herramientas “Datos” en la
ficha contextual “Presentación”:
Aparecerá el cuadro de dialogo “Ordenar”, donde podremos indicar las opciones

de ordenamiento deseadas:

SOFTWARE APLICATIVO
1. Indicar el funcionamiento de la herramienta “captura de pantalla” en el

grupo de herramientas “Ilustraciones”.
2. ¿Se pueden realizar cálculos en las tablas de Word? – Explique.
3. ¿Algunas imágenes prediseñadas, luego de ser insertadas en Word,
pueden ser editadas? – Explique
4. ¿En qué casos serán necesarios los saltos de columna? Explique
5. ¿En qué consiste la inserción de portadas? – Explique
6. En la herramienta “Ajustar texto” se encuentra una opción llamada
“Modificar puntos de ajuste”, explique el uso de esta opción.
7. Elaborará su currículum vítae.

04
para generar un modelo de carta
e informe técnico.
En esta tarea trataremos las

siguientesOperaciones:
Crear y realizar mantenimiento de datos en una

combinación de correspondencia.
Realizar revisión, comparación y combinación de
documentos.
Administra la Seguridad de un archivo.
Insertar, revisar, filtrar, modificar y eliminar
comentarios.
Realizar restricciones de edición y formato.
Donde la dureza sólo puede destruir, la suavidad

consigue esculpir" ….. Paulo Cohello
~ 92 ~
SOFTWARE APLICATIVO
capacidad.
 MS Office 2010.
 Crear y realizar mantenimiento de datos en una combinación de
correspondencia.
 Realizar revisión, comparación y combinación de documentos.
 Administra la Seguridad de un archivo.
 Insertar, revisar, filtrar, modificar y eliminar comentarios.
 Realizar restricciones de edición y formato.
Operación:
Crear y realizar mantenimiento de datos en una combinación de
correspondencia.
1. Para realizar la combinación de correspondencia debemos primero contar con
un origen de datos y un archivo principal que se utilizará para generar los otros
documentos, para este ejercicio utilizaremos el archivo: “Carta de invitación”, en
la cual debemos agregar el trato, el apellido y nombre y área de la persona a la
que va dirigida la invitación. Nuestro archivo que tendrá los datos a utilizar en
nuestra combinación de correspondencia, será “Listado de trabajadores”.
2. Primero abriremos el archivo “Carta de invitación”, luego, nos ubicaremos en la
ficha “Correspondencia” y luego en el grupo de herramientas: “Iniciar
combinación de correspondencia” luego utilizaremos la herramienta:
“Seleccionar destinatarios” y desde esta herramienta seleccionaremos la opción
“Usar lista existente”:
3. Desde aquí escogemos el origen de datos:

SOFTWARE APLICATIVO
4. Luego nos ubicamos en la herramienta “Insertar campo combinado” ubicado en

el grupo de herramientas “Escribir e insertar campos” en la ficha
“Correspondencia”:
5. Luego tendremos que agregar los campos Apellidos, Nombres y Área, de tal
forma que quedará como en la imagen siguiente:
6. Ahora debemos crear el campo Trato, que consistirá en que aparecerá el

termino Sr. Si es casado o soltero y de sexo masculino, Sra. si es casada y de
sexo femenino y Srta. en el caso en que sea soltera y de sexo femenino.
7. Para esto debemos utilizar la herramienta “Reglas” que se encuentra en el
grupo de herramientas “Escribir e insertar campos” de la ficha
“Correspondencia”, adicionalmente, en “Reglas” debemos escoger la opción
“Si…Entonces…Sino…”:

SOFTWARE APLICATIVO
8. Aparecerá el cuadro de dialogo Insertar campo de Word: Si, donde

agregaremos las condiciones necesarias:
9. Si presionamos las teclas ALT + F9, veremos los códigos de campos

insertados, por el momento veremos el siguiente resultado:
10. Debemos volver a definir las opciones del paso anterior para modificar las
condiciones y obtener el trato requerido:

SOFTWARE APLICATIVO
11. Para tener una vista previa de los resultados, volvemos a presionar ALT + F9,
y hacemos clic en la herramienta: “Vista previa de resultados”, que se encuentra
en la ficha “Correspondencia”, en el grupo de herramientas “Vista previa de
resultados” y luego hacemos clic en los botones de desplazamiento de la
herramienta “Registros” para desplazarse por los documentos generados.
12. Si deseáramos editar el origen de datos, lo podríamos hacer utilizando la

herramienta “Editar lista de destinatarios” del grupo de herramientas “Iniciar
combinación de correspondencia” de la ficha “Correspondencia”:
13. Finalmente, para terminar la combinación de correspondencia, hacemos clic en

la herramienta “Finalizar y combinar” del grupo “Finalizar” y escogeremos
“Editar documentos individuales…”.

SOFTWARE APLICATIVO
14. Se generará un documento con todas las cartas de invitación para cada
invitado.
Operación:
Realizar revisión, comparación y combinación de documentos.
1. Cuando realizamos la revisión de un documento, debemos simplemente activar

el control de cambios, para este ejercicio utilizaremos el archivo “Que es un
informe técnico”, luego de abrirlo lo guardaremos con un nuevo nombre: “Que
es un informe técnico – rev1”, además, no debemos olvidar ubicarnos en la
ficha “Archivo”, luego en Opciones y luego en la Opción “General” debemos
colocar nuestros nombres en nombre de usuario, como se muestra en la
imagen:

SOFTWARE APLICATIVO
2. Esto será necesario para que quede registrado que usuario realizó los cambios.
3. Una vez que realizó estos pasos, debemos ubicarnos en la ficha “Revisar”, en el
grupo de herramientas “Seguimiento”, hacemos clic en la herramienta “Control
de cambios” y escogemos “Control de cambios” del menú deslizante:
4. Luego de esto, todo cambio quedará indicado en el documento, como se

muestra en la imagen:
5. Para comparar y combinar documentos, necesitaremos revisiones de un

documento, para este ejemplo, crearemos otra copia del archivo “Que es un
informe técnico” y lo llamaremos “Que es un informe técnico rev2” y
cambiaremos el nombre de usuario a “Juan Perez”, con esto contaremos con 2

SOFTWARE APLICATIVO
revisiones.
6. Ahora tenemos los dos archivos generados a partir del archivo original,
llamados:
“Que es un informe técnico rev1”
7. Abrimos Word 2010, luego nos ubicamos en la ficha “Revisar”, en el grupo de

herramientas “Comparar” y escogemos la herramienta del mismo nombre:
8. Obtendremos el cuadro de dialogo “Comparar documentos”, desde este cuadro

de dialogo podemos indicar la ruta del documento original y también del
documento revisado:

SOFTWARE APLICATIVO
9. En la parte izquierda colocaremos la ruta del archivo original y en la parte

derecha colocaremos la ruta de la primera revisión:
10. Una vez que se compare los documentos, se podrán aceptar o no los cambios,
el proceso de comparación arrojará como resultado, el mostrado en la siguiente
imagen:

SOFTWARE APLICATIVO
11. Abrimos Word 2010, luego nos ubicamos en la ficha “Revisar”, en el grupo de
herramientas “Comparar” y escogemos la herramienta con menú desplegable:
“Comparar” y escogemos “Combinar”:
12. Para este caso utilizaremos los archivos:

13. Luego aparecerá un cuadro de dialogo indicándonos como mantener los

cambios de formato:

SOFTWARE APLICATIVO
14. Finalmente veremos el resultado tal como se muestra en la siguiente imagen:
Operación:
1. Para administrar la seguridad de un archivo, debemos manejar las opciones de

contraseñas de lectura y escritura, para esto, abriremos el archivo “Que es un
informe técnico” y le asignaremos este nivel de seguridad.
2. Una vez abierto el archivo, nos ubicaremos en la ficha “Archivo” y luego

escogeremos la opción “Información” y luego hacemos clic en La herramienta
“Permisos”, al desplegarse esta herramienta, escogeremos “Cifrar con
contraseña”:
3. Luego aparecerá un cuadro de dialogo pidiendo la contraseña para cifrar el

SOFTWARE APLICATIVO
documento, una vez colocada nos pedirá la confirmación de la misma, para este
caso utilicemos la contraseña “123456”:
4. Hacemos clic en aceptar y guardamos los cambios.

5. Cuando volvamos a abrir el archivo, se nos pedirá la contraseña de apertura.
6. Para quitarle la contraseña, simplemente volvemos a realizar el procedimiento
anterior y colocamos una contraseña nula (en blanco).
7. Existe otra forma de manejar la seguridad de acceso por contraseñas, para esto
abrimos el archivo en cuestión y nos dirigimos a la ficha “Archivo” y escogemos
la opción “Guardar como”:
8. Luego hacemos clic en herramientas, y escogemos “Opciones generales” con lo

cual aparecerá un cuadro de dialogo que me permitirá colocar una contraseña

SOFTWARE APLICATIVO
de apertura y de escritura:
9. Nos pedirá confirmar las contraseñas ingresadas:
10. Si deseamos abrir el archivo para que su contenido pueda ser modificado, lo
podremos hacer pero colocando no solo la contraseña de apertura sino también
la de escritura.
Operación:
Insertar, revisar, filtrar, modificar y eliminar comentarios.

1. Para esta operación, utilizaremos el archivo “Qué es un informe técnico”, una
vez abierto el archivo, seleccionaremos el primer párrafo y nos ubicaremos en la
ficha “Revisar”, en el grupo de herramientas “Comentarios” y haremos clic en la
herramienta “Nuevo comentario” y colocamos dentro del globo del nuevo
comentario: “Este es un concepto muy genérico, quizás debería ser
modificado…”.

SOFTWARE APLICATIVO
2. Si deseamos ver el nombre del usuario que está colocando los comentarios,
podemos utilizar la herramienta “Panel de revisiones” en el grupo de
herramientas “Seguimiento” en la ficha “Revisar”, en este caso escogeremos
que se muestre en forma horizontal:
3. Ahora coloquemos un segundo comentario, para el siguiente párrafo, pero que

este debe aparecer ahora en otra posición.
4. Para esto, primero debemos ubicarnos en la ficha “revisar”, grupo de
herramientas “Seguimiento” y hacer clic en “Control de cambios”, luego escoger
“Cambiar opciones de seguimiento”:
5. Aparecerá el cuadro de dialogo “Opciones de Control de cambios”, desde el

cual podemos cambiar diversas configuraciones, entre las cuales se encuentra
la sección “Globos”, en la opción de margen seleccionaremos “Izquierda”:

SOFTWARE APLICATIVO
6. Hacemos clic en aceptar y ahora veremos que los globos de los comentarios
aparecerán al lado izquierdo.
7. Seleccionemos el segundo párrafo y agreguemos el siguiente comentario: “Este

concepto me parece más apropiado“, veremos que en efecto, ambos
comentarios se mostrarán al lado izquierdo:
8. Desde aquí podremos también realizar diversos trabajos sobre los comentarios,
tales como editarlos, desplazarnos por cada uno de estos y eliminarlos.
9. Para esas tareas podemos utilizar las herramientas ubicadas en el grupo

“Comentarios”:

SOFTWARE APLICATIVO
Operación:
1. Utilizaremos el archivo “Qué es un informe técnico”.

2. Primero abriremos el archivo en cuestión, luego haremos clic en la ficha
“Archivo”, luego escogeremos la opción “Información” y haremos clic en la
herramienta “Permisos” y desde esta herramienta seleccionaremos “Restringir
edición”, también la podemos ubicar en la ficha "Revisar" y en el grupo de
herramientas "proteger":
3. Luego de esto visualizaremos el panel “Restringir formato y edición”, en el cual

nos ubicaremos en la sección 2 referente a “Restricciones de edición”.
4. Activaremos la casilla de verificación de “Permitir solo este tipo de edición en el
documento” y escogeremos en el cuadro combinado “Comentarios”:
5. Luego, hacemos clic en el botón “Sí, aplicar la protección” y colocaremos la

contraseña de protección, en este caso colocaremos “123456” de contraseña.

SOFTWARE APLICATIVO
6. Finalmente, podremos ver que al tratar de modificar el contenido del

documento, no cambia, solo se pueden modificar los comentarios colocados en
este.
Solo se pueden modificar los

contenidos de los comentarios
colocados en los globos.
7. Si deseáramos cambiar esta configuración, simplemente hacemos clic en el

botón “Suspender la protección” y colocaremos la contraseña anterior.
8. Para restringir el formato, también nos dirigiremos al panel “Restringir formato y
edición” y nos ubicaremos en la primera sección: “Restricciones de formato”,
aquí haremos clic en la casilla de verificación “Limitar el formato a una
selección de estilos” y luego haremos clic en “Configuración…”:

SOFTWARE APLICATIVO
9. Al hacer clic en “Configurar…” accederemos al cuadro de dialogo “Restricciones

de formato” que nos permitirá desactivar los formatos que no deseamos que se
encuentren presentes en el archivo, si ya estaban utilizados en el documento,
los quitará y además ya no mostrará las herramientas para poderlos aplicar.
10. Para que la configuración realizada tenga efecto, debe hacerse clic en el botón
“Sí, aplicar la protección” y colocar la contraseña deseada:
11. En efecto, ahora si deseamos aplicar los formatos restringidos, debemos

“Suspender la protección”.

SOFTWARE APLICATIVO
Aquí ya no se
encuentran los estilos
deshabilitados en el
paso anterior.
Crear y realizar mantenimiento de datos en una
combinación de correspondencia.
Combinar correspondencia
Es una de las más poderosas utilidades de Word 2010 que le permite al usuario
ahorrar una gran cantidad de trabajo cuando tenga que crear documentos donde
se repitan ciertos datos.
Imaginemos a una pobre secretaria de una oficina, que tiene que enviar una carta
de invitación a un grupo de 300 personas, esta carta tiene el mismo contenido,
pero debe tener el nombre y otros datos de cada una de esas 300 personas, este
sería un trabajo demasiado arduo.
Pero empleando Word 2010 esa labor esforzada será una tarea muy sencilla, pues
tan solo debería disponer de una base de datos, con los datos correspondientes a
esas 300 personas y a la hora de escribir esos datos de los destinatarios tan solo
debe hacer la combinación adecuada de los datos.

SOFTWARE APLICATIVO
Tipo de combinaciones posibles

Vamos a suponer que trabajamos en una oficina y nuestro jefe nos pide enviar una
carta a los socios para invitarles a una reunión. Para que podamos resolver el
problema utilizando MS Word 2010, solo requeriremos realizar los siguientes
cuatro pasos:
1. Crearemos el cuerpo de la carta, que vendría a ser el llamado Documento

Principal, que contiene el texto y los elementos que conforman el contenido
que será igual para todos los destinatarios.
2. Crearemos por una sola vez los datos de esas personas que luego
guardaremos en una lista o tabla dentro de una base de datos, en este caso
puede ser una tabla en Word, Excel, Access ó contactos en Outlook. Este
listado vendría a ser el llamado Origen de Datos. Este archivo contendrá la
información de los destinatarios, como: Nombre, Apellidos, DNI, correo
electrónico, domicilio, entre otros.
3. Usaremos esos datos para crear las cartas y combinarlas. Con lo cual Word va
a crear una copia con el contenido del cuerpo de la carta para cada uno de los
registros del origen de datos, pero además se pueden realizar estos
procedimientos:
a. Podemos crear filtros para seleccionar un grupo de destinatarios

aplicando ciertos criterios.
b. Debemos agregar los campos de combinación, que son

marcadores para indicar el valor del campo que se debe colocar
en una determinada ubicación del documento principal.
4. Guardar todo para más adelante imprimir las cartas (por ejemplo); es decir,
generar una vista previa, para visualizar como se obtendrían los documentos
que se entregarán a cada uno de los destinatarios, además para usarlos
cuantas veces necesites en el futuro.
Es posible crear la combinación de correspondencia utilizando:
Cartas
Con un contenido de texto principalmente orientado en la generación de
invitaciones para un festival deportivo, invitaciones a una conferencia de un grupo
de clientes, enviar una promoción a un grupo de socios.

SOFTWARE APLICATIVO
Sobres
En este caso se generan las direcciones de cada una de las cartas generadas,
puede emplear la base de datos utilizada para crear las cartas o una nueva base
datos exclusiva para estos sobres.
Etiquetas
Emplea este tipo de documento cuando desea generarlas para aplicarlas como
identificación en folders, archivadores, etiquetar productos o identificación de
asistentes a una conferencia.
Mensajes de Correo electrónico

Cuando desee realizar todo lo anterior empleando una lista de contactos a los
cuales a cada uno de ellos desea hacerles llegar un documento para la realización
de cierto evento, tarea o de cualquier otra índole.
Destinatarios
Son aquellos a los cuales se les hará llegar el contenido del cuerpo del
documento.

SOFTWARE APLICATIVO
Escribir una nueva lista
En la siguiente imagen tenemos un ejemplo de un origen de datos. Es una nueva

lista de los datos de las personas a las cuales se les dirigirá el contenido del
documento principal.
Por ejemplo, tenemos un listado en Excel con los siguientes datos (ver la imagen)
Otros orígenes de datos
El origen de datos pudo haber sido creado utilizando:
 Tabla de Word versión 97 Al 2010.
 Hoja de cálculo Excel 97 Al 2010.
 Tabla de Base de datos de Access 97 al 2010.
 Lista de direcciones de Microsoft office, entre otros
Uso del Asistente para Combinar correspondencia.
Para facilitarnos la elaboración de los documentos combinados, Microsoft office

2010 nos proporciona un asistente, el cual en seis pasos le guiará con una gran
facilidad. En cada uno de los pasos va realizando preguntas de acuerdo lo que
necesitemos. El asistente realiza las preguntas y el usuario va respondiendo hasta
completar todo el procedimiento para crear los documentos combinados.
Para que podamos utilizar este importante asistente, nos ubicamos en la ficha
"Correspondencia", en el grupo de herramientas "Iniciar combinación de
correspondencia" y hacemos clic en la herramienta del mismo nombre y aparecerá

SOFTWARE APLICATIVO
una lista desplegable, de la cual escogeremos la opción: "Paso a paso por el

Asistente para combinar correspondencia...":
Al hacer clic en esta opción, aparecerá un panel llamado "Combinar

correspondencia" donde se nos guiará paso a paso hasta completar la
combinación:
En el primer paso nos piden seleccionar el tipo de documento que será el

documento principal.
Entre los tipos de documentos que podemos trabajar, están:

 Cartas.
 Mensajes de correo electrónico.
 Sobres.

SOFTWARE APLICATIVO
 Etiquetas.
 Lista de direcciones.
En el segundo paso, dependiendo de lo escogido en el paso anterior, nos

consultará si deseamos utilizar el documento actual, desde una plantilla ò desde
un archivo existente.
En el tercer paso debemos ubicar el origen de datos creado, para esto hacemos
clic en "Examinar" y se abrirá el cuadro de dialogo "Seleccionar archivos de origen
de datos", ubicamos el archivo que tiene el listado de los datos y hacemos clic en
abrir.
Se abrirá el cuadro de dialogo "Destinatarios de combinar correspondencia",

desde el cual se pueden ordenar, filtrar y buscar datos.
Hacemos clic en aceptar.

SOFTWARE APLICATIVO
En el cuarto paso podremos colocar diversos elementos, tales como:

 Bloque de direcciones.
 Línea de saludo.
 Franqueo electrónico.
 Más elementos... (Desde aquí podremos agregar los campos de

combinación desde el origen de datos).
Si hacemos clic en "Más elementos...", aparecerá el cuadro de dialogo "Insertar

campo de combinación", insertamos los campos necesarios uno por uno haciendo
clic en "Insertar".
En el quinto paso nos permitirá tener una vista previa de los documentos
combinados.

SOFTWARE APLICATIVO
En el sexto paso nos permitirá concluir con la combinación, imprimiendo los

documentos generados ó guardándolos en un archivo para su edición.
Realizar revisión, comparación y combinación de

documentos.
Revisión de documentos.
En la preparación de un documento a veces debemos realizar algunas
anotaciones a solicitud del interesado de tal manera que se dé nuestro punto de
vista del contenido del mismo.
Ms Excel 2010 nos proporciona la opción de insertar comentarios en las diferentes

partes de un documento, de esta manera, otros usuarios que revisen el documento
se darán cuenta de las acotaciones u observaciones realizadas y el creador del
documento las analizará y determinará si le son de utilidad.

SOFTWARE APLICATIVO
Además podremos realizar cambios, los cuales se mostrarán al detalle cuando

el creador del documento abra el archivo y este escogerá entre aceptar o
rechazar los cambios.
Insertar y revisar comentario

Realice lo siguiente:
1. Abramos el archivo en el cual deseamos colocar los comentarios.
2. Seleccionemos el texto deseado.
3. Haremos clic en la ficha revisar y nos ubicaremos en el grupo de herramientas

"Comentarios" y haremos clic en la herramienta "Nuevo comentario".
4. Luego, se muestra un globo, en el cual podremos escribir el comentario

deseado.
Cambiar de Revisor
Si desea cambiar el nombre del revisor del documento,
Realice lo siguiente:
1. Ubicarse en el grupo seguimiento.
2. Despliegue el control de cambios.
3. Clic en Cambiar nombre de usuario.

SOFTWARE APLICATIVO
4. Ingrese a opciones de la Ficha Archivo y cambie el nombre del usuario:
5. Inserte un nuevo comentario y se reflejará al insertar las iniciales del nuevo

nombre de usuario.
Modificar y eliminar comentario
Para modificar el contenido de un comentario basta con editarlo haciendo clic

dentro del globo.
Si deseamos eliminar uno de los comentarios:

1. Seleccione el comentario haciendo clic dentro de él
2. Luego puede:
 Hacer clic en el botón Eliminar.
(También podrá, si desea, eliminar todos los comentarios insertados)
 Clic derecho sobre el comentario luego clic en Eliminar comentario.

SOFTWARE APLICATIVO
Comparar y combinar documentos.

Cuando se utiliza la característica Comparar y combinar para comparar dos
documentos, Microsoft Word muestra las diferencias entre estos a partir de los
cambios realizados.
Los globos muestran lo que se ha insertado o eliminado, los cambios de formato y

los comentarios.
Colaborar en documentos
Si varios revisores devuelven cambios y comentarios en copias distintas del

documento original, puede combinar todos los cambios en un único documento y
después, a partir de éste, revisar cada cambio. Después de enviar un documento
para su revisión, puede seguir trabajando en él, ya que Word mostrará lo nuevo
que agregue junto con los cambios del revisor.
Aunque se recomienda que los revisores trabajen con la opción Control de

cambios (grupo Seguimiento) habilitada, Ms Word 2010 detectará y mostrará los
cambios de todos modos.
Comparar documentos en paralelo
En ocasiones, ver los cambios efectuados por varios usuarios puede resultar muy
incómodo. Sin embargo, ahora le ofrecemos una nueva manera de llevar a cabo la
comparación de documentos. Comparar documentos en paralelo permite
determinar las diferencias entre dos documentos sin tener que combinar los
cambios de varios usuarios en un único documento. Puede desplazarse por
ambos documentos simultáneamente para identificar las diferencias entre ellos.
Utilizar comandos de combinación para especificar el documento de base
Cuando seleccione un documento para compararlo con otro que esté abierto,
utilice uno de los tres comandos de combinación para especificar cuál de ellos va
a utilizar como base para la comparación. Las diferencias entre los documentos se
muestran como cambios realizados en el documento de base.

SOFTWARE APLICATIVO
Para acceder a las herramientas que nos permitirán comparar y combinar

documentos, realizaremos los siguientes pasos:
1. Abra un nuevo documento en el que desee combinar los cambios.

2. En la ficha Revisar, grupo Comparar, haga clic en Comparar y combinar
documentos.
3. Se muestra el cuadro de diálogo para ubicar los documentos a comparar.
4. Luego se abrirán los dos archivos y se generará un archivo con el resultado

posterior a la comparación o combinación.

Proteger documentos
Aparte de asignarle una contraseña de lectura y escritura a un archivo, también
podemos realizar otros procedimientos de protección tales como las restricciones.
Si no desea que los revisores del documento, cambien accidentalmente el

contenido, puede establecer restricciones de edición y formato.

SOFTWARE APLICATIVO
Esto se logra en el panel de Restringir formato y edición que le brinda la facilidad

de restringir el acceso y establece restricciones a grupos y usuarios individuales.
Restricciones de formato
Con esta característica se evita que se apliquen formatos no adecuados en un
documento.
Cambios en formato permitidos:
Especificar el estilo de la plantilla que se puede aplicar al documento.
Restringir la aplicación de estilos solo a los necesarios: párrafos,

títulos, índice y tabla de contenido.
Para establecer estas restricciones, realice el siguiente procedimiento:
1. En la ficha Revisar, en el grupo Proteger, haga clic en Restringir edición.
2. Aparece el panel Restringir formato y edición.
3. En Restricciones de formato, Restricciones de edición y Comenzar a aplicar,

puede realizar selecciones que cumplan con las necesidades de edición y
formato.
4. Para realizar la configuración de los contenidos, haga Clic en Configuración…
5. Se muestra el cuadro de diálogo “Restricciones de formato”:

SOFTWARE APLICATIVO
Debemos seleccionar los estilos que se permitirán en el documento y hagamos clic

en “Aceptar”.
6. Luego, proceda a aplicar la limitación haciendo clic en “Sí, aplicar la protección”.
7. Se nos pedirá una contraseña:
8. Hacemos clic en aceptar y listo.

9. Para volver a tener la opción de configuración de las restricciones de formato,
debemos hacer clic en “Suspender protección”:

SOFTWARE APLICATIVO
Restricciones de edición
Podemos definir restricciones al tipo de cambios que es posible realizar en el
documento y también el nivel de acceso que a otros usuarios les está permitido.
Los cambios son posibles empleando el seguimiento de cambios
Es posible solo insertar comentarios en el documento
Es posible leer el documento pero no aplicar cambios
Se puede configurar los usuarios que están permitidos de aplicar

modificaciones
Para realizar el proceso de restricción de edición, siga los pasos que a

continuación se enumeran:
1. En la ficha Revisar, en el grupo Proteger, haga clic en Restringir edición.

2. Aparecerá el panel Restringir formato y edición.
3. En Restricciones de edición, seleccionemos como se indica en la imagen,
activando la casilla de verificación respectiva escogiendo el tipo de edición
permitida.

SOFTWARE APLICATIVO
4. Luego hacemos clic en “Sí, aplicar la protección” y como en el caso

anterior, se nos pedirá una contraseña.
5. Para desactivar esta restricción, bastará con hacer clic en “Suspender la
protección”.

1. Al presionar la combinación de teclas ALT + F9 cuando nos
encontramos en el archivo principal de la combinación de
correspondencia, ¿qué observamos? – Explique.
2. Explique al detalle el código que se muestra en la imagen siguiente:
3. Indique los diferentes programas con los cuales se pueden crear

origines de datos para la combinación de correspondencia – Explique.
4. Indique la diferencia entre comparación y combinación de documentos.
5. Para aplicar la protección durante el proceso de restricción de edición y
formato, ¿se puede asignar una contraseña en blanco?.
6. Elabore una combinación de correspondencia para generar un informe
técnico a partir de una base de datos en la que se indique las
características de los equipos del laboratorio.

TAREA
05
para generar un modelo de Notas
internas y Memorándums
En esta tarea trataremos las siguientes operaciones:

(Estas operaciones también fueron revisadas en la
tarea anterior)

correspondencia.
Realizar revisión, comparación y combinación de documentos.
"No lo que decimos, sino lo que pensamos, es lo que

se trasluce en nuestro semblante" Florence
Nightingale.
~ 126 ~
SOFTWARE APLICATIVO
capacidad.
 MS Office 2010.
 Crear y realizar mantenimiento de datos en una combinación de
correspondencia.
 Realizar la revisión, comparación y combinación de documentos.
 Administra la Seguridad de un archivo.
 Insertar, revisar, filtrar, modificar y eliminar comentarios.
 Realizar restricciones de edición y formato.
Operación:
correspondencia.
1. Para esto utilizaremos los archivos de la carpeta “Tarea 5”.
2. Realizaremos una combinación de correspondencia en la que utilizaremos el
archivo "Memorándum para trabajadores", el procedimiento es el siguiente:
3. Abriremos el archivo indicado y debemos realizar la combinación de
correspondencia de tal forma que se agregue el nombre y el puesto de la
persona a la que va dirigido el memorándum.
4. Para esto, haremos clic en la ficha correspondencia, luego nos ubicaremos en
el grupo de herramientas Iniciar combinación de correspondencia y haremos clic
en la herramienta Seleccionar destinatarios y al desplegarse las opciones de
esta herramienta escogeremos "Usar lista existente...".

SOFTWARE APLICATIVO
5. Como lista existente, utilizaremos el archivo Listado de trabajadores de tal

forma que, como en la tarea anterior, logremos obtener el siguiente resultado:
6. Finalmente podremos hacer clic en la herramienta vista previa de resultados

ubicada en el grupo de herramientas del mismo nombre.
7. Al hacer clic en los selectores de registro podremos ir visualizando cada
memorándum generado a raíz de la combinación de correspondencia.
1 2
8. Para finalizar con la combinación de correspondencia, debemos hacer clic en la

herramienta Finalizar y combinar y a partir de esta escoger "Editar documentos
individuales", una vez verificados los documentos generados por la
combinación, los guardaremos con el nombre: "Memorándums para reunión" en
la carpeta "Tarea 5".

SOFTWARE APLICATIVO
Operación:
Realizar la revisión, comparación y combinación de documentos.
1. Para esto utilizaremos el archivo "memorándums" en el cual realizaremos
algunos cambios activando el control de cambios como en la tarea anterior,
para esto colocaremos inicialmente, nuestros nombres en la información de
usuario:
2. Luego iremos a la herramienta "Control de cambios" ubicada en la ficha Revisar

y en el grupo de herramientas "Seguimiento":
3. Haremos los cambios mostrados en la imagen:
4. Una vez realizados los cambios, el autor del documento ó encargado de realizar
la entrega final del mismo, verá si acepta o rechaza los cambios, para esto se

SOFTWARE APLICATIVO
ubicará en la herramienta Aceptar o rechazar del grupo de herramientas

Cambios en la ficha "Revisar".
5. Para este caso, seleccionaremos la herramienta "Aceptar" y escogeremos a

partir de esta, la opción: "Aceptar todos los cambios del documento":
6. Para realizar el procedimiento de comparar y combinar documentos,

utilizaremos los documentos:
 Memorándums.
 Memorándums - revisado
7. Abrimos MS Word 2010, y nos ubicamos en la ficha "Revisar", grupo de

herramientas "Comparar" y hacemos clic en la herramienta del mismo nombre,
al desplegarse las opciones de esta herramienta, haremos clic en "Comparar":
8. Aparecerá un cuadro de dialogo en el cual debemos ubicar los archivos a

comparar:

SOFTWARE APLICATIVO
9. Hacemos clic en aceptar, y luego de comparar y aceptar los cambios,

guardaremos el archivo resultante de la comparación con el nombre
"Memorándum comparado":
Document
o Original.
Document
o
Revisado.
10. La combinación, se diferencia con la comparación en el sentido en que combina

revisiones de varios autores en un documento único.
11. Luego de activar la combinación (como se indico en la tarea anterior) y
escoger los archivos a combinar, se muestra el siguiente cuadro de dialogo:

SOFTWARE APLICATIVO
12. Hacemos clic en continuar con Combinar y tendremos el siguiente resultado:
13. Guardemos el archivo resultante con el nombre: "memorándums combinado".
Operación:
1. Para administrar la seguridad, manejaremos la parte de seguridad por
contraseñas, de lectura y escritura.
2. Para realizar esta operación, abriremos el archivo "Nota_interna" luego nos
ubicamos en la ficha "Archivo" y luego hacemos clic en "Guardar como", en el

SOFTWARE APLICATIVO
cuadro de dialogo "Guardar como" hacemos clic en el botón "Herramientas" y

luego escogemos "Opciones Generales" :
3. Luego aparecerá el cuadro de dialogo para colocar la contraseña respectiva, en

este caso le colocaremos una contraseña de apertura: 123456 y de escritura:
12345678, se nos pedirá la confirmación respectiva.
4. Finalmente, debemos guardar los cambios en el archivo.

SOFTWARE APLICATIVO
Operación:
1. Para este caso, abriremos el archivo "Nota_interna" y nos ubicaremos en la

ficha Revisar, luego en el grupo de herramientas "comentarios" y hacemos clic
en la herramienta "Nuevo comentario"
2. Con esta herramienta podremos insertar comentarios en el documento,

además, si son varios usuarios los que han colocado cometarios sobre este
documento, los podemos distinguir de manera rápida desde el panel de
revisiones, que comentamos en la tarea anterior.
3. Además al ubicarnos sobre el contenido comentado, aparecerá una etiqueta
mostrando información relacionada al autor del comentario y la fecha en la que
fue creado.
Panel de revisiones. Globo del comentario.
4. Desde el grupo de herramientas "Comentarios" no solo creamos comentarios,

sino también podemos eliminarlos, editarlos, desplazarnos por cada uno de
estos.
5. Además en el grupo de herramientas "Comentarios" en la ficha "Revisar",
encontramos la herramienta "Comentario de lápiz" con la cual podemos agregar
comentarios manuscritos desde una herramienta llamada Pluma y borrar con la
herramienta Borrador.

SOFTWARE APLICATIVO
Comentario
de lápiz.
Operación:
1. Realizaremos el siguiente procedimiento:
a. Para esta operación abriremos el archivo "Memorándum" y nos

dirigiremos a la ficha Revisar, luego nos ubicamos en el grupo de
herramientas y finalmente haremos clic en la herramienta "Restringir
edición"
b. Aparecerá el panel de "restringir formato y edición" y en la sección

"Restricciones de edición" escogemos la opción "Sin Cambios (solo
lectura)" y luego hacemos clic en el botón "Sí, Aplicar la protección" y
colocaremos la contraseña: 123456, luego al desear modificar el
documento, veremos que ya no es posible.
2. Para volver a editar el archivo debemos suspender la protección.

SOFTWARE APLICATIVO
Estos fundamentos se trataron en la tarea anterior

(Tarea 04)
1. En el primer paso del asistente para la combinación de

correspondencia, ¿Qué tipos de documentos se pueden utilizar? –
Explique.
2. ¿En qué casos sería útil la herramienta “Comentario de lápiz”? –
Explique.
3. ¿Qué labor realiza la herramienta “Línea de saludo”? – Explique.
4. Si se desea mostrar los globos de comentarios al lado izquierdo, ¿Qué
procedimiento debemos realizar?.
5. Si se desea mostrar las revisiones efectuadas por un revisor en
particular, ¿Qué procedimiento debemos realizar?
6. Elaborar una nota interna dirigida a los trabajadores de una empresa
(utilizará una base de datos de ejemplo) indicándoles la necesidad de
tomar nuevas políticas referentes a la puntualidad y disciplina en el
interior del área de trabajo.

SOFTWARE APLICATIVO
06
Tarea 06: Elaborar un informe de
asistencia de personal en la empresa
y una planilla de pagos de personal.
Ingresar Datos en Excel y administrar una hoja de

cálculo.
Administrando las configuraciones de impresión.
Estableciendo rangos y referencias de celdas.
Utilizando funciones estadísticas, lógicas, de
información y Financieras.
Efectuando la Auditoria de Fórmulas.
Crear Gráficos personalizados.
"La vida es una oportunidad, aprovéchala.

La vida es un sueño, hazlo realidad.
La vida es un desafío, enfréntalo"… Madre Teresa de
Calcuta

SOFTWARE APLICATIVO
capacidad.
 MS Office 2010.
 Ingresar Datos en Excel y administrar una hoja de cálculo.
 Administrando las configuraciones de impresión.
 Estableciendo rangos y referencias de celdas.
 Utilizando funciones estadísticas, lógicas, de información y
Financieras.
 Efectuando la Auditoria de Fórmulas.
 Crear Gráficos personalizados.
Operación:
Ingresar Datos en Excel y administrar una hoja de
cálculo.
1. Para ingresar a Excel 2010, podemos utilizar diversos modos, entre los cuales
tenemos:
 Nos ubicamos en el botón inicio, luego en el menú inicio y escogemos

la opción todos los programas, desde allí hacemos clic en Microsoft
Office y luego en Microsoft Excel 2010.

SOFTWARE APLICATIVO
 También podemos acceder a Excel 2010, ubicándonos en el cuadro de

dialogo Ejecutar (para esto utilizamos la combinación de teclas "WIN +
R") y colocamos Excel y luego hacemos clic en Aceptar:
2. Una vez que accedemos a la interface de Excel, podremos ingresar los datos en
las hojas de cálculo, utilizando diversas maneras, esto lo veremos en la parte
del fundamento teórico.
3. Para completar la tarea 6, debemos empezar con ingresar y dar formato a los
datos tal como se muestra en la imagen:

SOFTWARE APLICATIVO
4. Para esto utilizaremos el archivo "planilla de pago- sin formatos":
5. Realizaremos algunos de los formatos juntos, los demás tendrán que hacerlos
ayudándose de sus fundamentos teóricos:
6. Ubiquémonos en la celda A1, seleccionemos hasta la celda J1 y nos ubicamos
en la ficha "Inicio", luego en el grupo de herramientas "Alineación" haremos clic
en la herramienta "Combinar y centrar":

SOFTWARE APLICATIVO
7. Luego, aun manteniendo seleccionado el rango A1:J1 nos ubicaremos en la

ficha "Inicio", en el grupo de herramientas "Fuente" y haremos clic en la
herramienta "color de relleno" y escogeremos el color negro, luego nos
ubicamos en la herramienta color de fuente que se encuentra al lado derecho
de la de color de relleno, y escogeremos el color Amarillo.
8. Seguimos manteniendo seleccionado el rango anterior y hacemos clic en la

herramienta Negrita que se encuentra en el grupo de herramientas Fuente y
luego aumentamos el tamaño del texto a 18 con la herramienta Tamaño de
fuente.
9. Podremos visualizar lo mostrado en la siguiente imagen:
10. Luego seleccionamos el rango A3:B4 y nos ubicamos en la ficha Inicio, luego
nos ubicamos en el grupo de herramientas "Fuente" y finalmente en la
herramienta bordes, desde esta herramienta escogemos la opción "Todos los
bordes":
11. También seleccionamos A3:A4 y como en el paso anterior le damos un relleno

de color negro y color de texto de color amarillo.

SOFTWARE APLICATIVO
12. Ahora ubiquémonos en la celda J6:J7 y utilicemos la herramienta "Orientación"

ubicada en el grupo de herramientas "Alineación" en la ficha "inicio" y
seleccionemos la opción "Girar texto hacia arriba":
13. Ahora, daremos doble clic en la ficha de la hoja de cálculo, donde se encuentra
el nombre de la hoja y escribiremos "Planilla de pago" y presionemos enter.
14. Para que no se visualicen las líneas de división de las celdas en la hoja de
cálculo, hagamos clic en la ficha "Archivo", hagamos clic en opciones y en el
cuadro de dialogo "Opciones de Excel" ubiquémonos en "Avanzadas" y en la
sección "Mostrar opciones para esta hoja" quite la selección en "Mostrar líneas
de división" y haga clic en aceptar.
15. Las demás partes de la planilla de pagos se pueden hacer siguiendo los pasos
indicados hasta este punto.

SOFTWARE APLICATIVO
16. Ahora, abriremos el libro "Asistencias - sin formatos", el cual debe verse como
el de la figura:
17. Seleccionemos la celda D3, luego, nos dirigimos a la herramienta "Formato de

número" que se encuentra en el grupo de herramientas "Número" en la ficha
"Inicio", y escojamos "Fecha corta":
18. Los demás puntos los podemos realizar con los pasos indicados en el ejemplo
anterior con planilla de pago.
19. El nombre de la hoja de cálculo será "Asistencias de personal".

SOFTWARE APLICATIVO
20. Guardamos los cambios realizados.
Operación:
Administrando las configuraciones de impresión.
1. Debemos asegurarnos que nuestro archivo se imprima en forma adecuada,

para esto debemos configurar las opciones de impresión en forma correcta.
2. Para esto, abriremos el libro "Planilla de pago-tarea6" y haremos clic en la ficha

"Vista" y escogeremos la herramienta "Ver salto de página" del grupo de
herramientas "Vistas de libro":
3. Veremos que cambia la vista de tal forma en que se podrá visualizar que es lo
que se imprimirá en cada página:

SOFTWARE APLICATIVO
4. Donde podemos apreciar que es lo que se imprimirá en la página1 y página2.
5. Esto se puede modificar arrastrando el separador de páginas:
6. Arrastrémoslo hasta el extremo derecho, de tal manera que quede la planilla

como se indica en la imagen (en una sola página):

SOFTWARE APLICATIVO
7. Ahora, para imprimir el archivo, nos ubicamos en la ficha "Archivo" y escogemos

la opción "Imprimir", aquí encontraremos opciones de configuración
importantes:
8. Vamos a realizar algunos cambios en la configuración de impresión:
 Primero haremos clic en la herramienta Orientación y le asignaremos

"Orientación horizontal".
 Luego, en la opción "Personalizar escala" escogeremos: "Ajustar hoja

en una página".

SOFTWARE APLICATIVO
 Haremos clic en "Configurar página" y accederemos al cuadro de

dialogo con el mismo nombre, en el cual nos ubicaremos en la ficha
"Márgenes" y haremos clic en la sección "Centrar en la página" y
escogeremos el centrado tanto horizontalmente como verticalmente.
 Hacemos clic en "Aceptar" y tendremos una vista previa como la que

muestra la imagen:

SOFTWARE APLICATIVO
Operación:
Estableciendo rangos y referencias de celdas.
1. En efecto, si nos ubicamos en el archivo "Asistencia-tarea6" podremos

establecer rangos y referencias de celdas, por ejemplo, podemos seleccionar el
rango B3:C18, luego nos ubicamos en la ficha "Formulas" y en el grupo de
herramientas "Nombres definidos" hacemos clic en "Crear desde la selección":
2. Se mostrará el cuadro de dialogo "Crear nombres a partir de la selección" y aquí

seleccionaremos "Fila superior":

SOFTWARE APLICATIVO
3. Ahora, los rangos B4:B18 tienen de nombre CodigoTrabajador y el rango c4:c18

tiene de nombre "Nombre".
4. Esto nos da de ventaja, que cuando necesitemos trabajar con esos rangos, solo
será suficiente el indicar los nombres asignados.
5. Además cuando deseamos realizar un cálculo, normalmente utilizamos

referencias relativas, pero también podríamos requerir hacer referencias mixtas
o absolutas de las celdas, por ejemplo:
6. Nos ubicamos en el archivo "Asistencia-Tarea6" y seleccionamos la celda AJ4,

desde aquí colocaremos =AI4*C$25, en donde se estaría haciendo uso de una
referencia Mixta para C$25, ya que al arrastrar hacia la parte de abajo y generar
la serie, lo que cambiaría sería el número de fila, y eso no se desea en este
caso:

SOFTWARE APLICATIVO
Operación:
Utilizando funciones estadísticas, lógicas, de información y Financieras.
1. Para esto abriremos el libro "Planilla de pago-tarea6" y

realizaremos los cálculos que se nos solicitan:
 Para hallar el sueldo, nos ubicamos en la celda F8 y

colocaremos =D8*E8 y generamos la serie:
 Para hallar el Refrigerio, nos ubicamos en la celda G8 y

colocaremos =3%*F8 y generamos la serie:
 Para hallar el descuento por AFP, nos ubicamos en la

celda H8 y colocaremos =7%*F8 y generamos la serie.
 Para hallar el descuento por SM, nos ubicamos en la

celda I8 y colocaremos =4%*F8 y generamos la serie.
 Para hallar el Monto a pagar (MAP) utilizaremos la formula: =F8+G8-H8-I8

y la colocaremos en J8 y generamos la serie.
 Para calcular los acumulados, seleccionamos el rango D19:F19 y luego,

hacemos clic en la herramienta "Autosuma" que se encuentra en el grupo
de herramientas Modificar en la ficha "Inicio".
 Para calcular el promedio del monto a pagar, en la celda J20, colocaremos

=promedio(J8:J18).
 En la celda J23, para hallar el Acumulado del MAP, colocaremos:
=suma(J8:J18).

SOFTWARE APLICATIVO
 En la celda J24, para hallar el Promedio del MAP, colocaremos:

=PROMEDIO(J8:J18).
 En la celda J25, para hallar el Máximo valor del MAP, colocaremos:
=max(J8:J18).
 En la celda J26, para hallar el Mínimo valor del MAP, colocaremos: =min
(J8:J18).
 En la celda J27, para hallar el número de contratados, colocaremos:
=CONTAR.SI(A8:A18;"contratado").
 En la celda J28, para hallar el número de estables, colocaremos:
=CONTAR.SI(A8:A18;"estable").
 En la celda J29, para hallar el total de MAP para los contratados,
colocaremos:
 =SUMAR.SI(A8:A18;"contratado";J8:J18)
 En la celda J30, para hallar el total de MAP para los estables,
colocaremos:
 =SUMAR.SI(A8:A18;"estable";J8:J18)
 En la celda J31, para hallar el porcentaje de los contratados, colocaremos:
 =J27/CONTARA(B8:B18)
 En la celda J32, para hallar el porcentaje de los estables, colocaremos:
 =J28/CONTARA(B8:B18)
2. Ahora nos ubicaremos en la hoja 2 de este mismo archivo y resolveremos los

problemas planteados:
 Para hallar el sueldo, nos ubicamos en la celda G3 y colocamos la

siguiente fórmula: =SI(D3="A";4000;SI(D3="B";3000;1500)).
 Para hallar la bonificación1, nos ubicaremos en la celda H3 y colocaremos
la formula: =SI(Y(E3="si";D3="A");2000;0).
 Para hallar la bonificación2, nos ubicaremos en la celda I3 y colocaremos
la formula: =SI(O(F3="c";C3>0);600;0).

SOFTWARE APLICATIVO
 Para hallar el total, simplemente nos ubicaremos en la celda J3 y

colocaremos la formula: =G3+H3+I3.
3. Ahora nos ubicaremos en la hoja3 y tendremos información de un préstamo que

deseamos pedir para suplir diversos gastos, este préstamo cuenta con las
siguientes características:
 Necesitamos obtener las cuotas mensuales que debemos realizar a la

entidad bancaria, para esto nos ubicaremos en la celda E8 y colocaremos
la formula: =PAGO($B$4;$B$5;-$B$3), para hallar las cuotas de pago y
generamos series.
 Para hallar el primer saldo, nos ubicamos en la celda B8 y colocaremos
=B3.
 Para hallar los intereses nos ubicaremos en la celda D8 y colocaremos
=B8*$B$4 y generamos series.
 Para hallar la amortización de la deuda, nos ubicamos en la celda C8 y
colocaremos la formula: =E8-D8 y generamos serie.
 En la celda B9 colocaremos la formula: =B8-C8 y generamos serie.
4. Al final podremos visualizar los resultados con la siguiente imagen:

SOFTWARE APLICATIVO
Operación:
Efectuando la Auditoria de Fórmulas.
1. En esta operación vamos a revisar los precedentes de la función colocada en la

celda E8 de la hoja3 del archivo "Planilla de pagos-tarea6" utilizada en la
operación anterior.
2. Para esto nos ubicamos en la celda indicada y hacemos clic en la ficha

Formulas, grupo de herramientas "Auditoría de formulas" y hacemos clic en la
herramienta "Rastrear precedentes":
3. El resultado será el mostrado en la imagen siguiente:
4. Ahora, para quitar esas flechas, solo bastará con hacer clic en la herramienta
"Quitar flechas" ubicada en el mismo grupo de herramientas que la anterior.
Operación:
Crear Gráficos personalizados.

SOFTWARE APLICATIVO
1. Vamos a crear un gráfico donde se indiquen los Nombres de los trabajadores y

la cantidad de faltas que estos han tenido durante el mes de marzo del 2011.
2. Para esto utilizaremos el archivo "Asistencias- tarea6":
 Abrimos el libro " Asistencias- tarea6" y seleccionamos los rangos

siguientes:
o C3:C18: Nombres de los trabajadores.
o AI3:AI18: cantidad de faltas.
 Luego hacemos clic en la ficha "Insertar", nos ubicamos en el grupo de
herramientas "Gráficos" y hacemos clic en la herramienta "Columnas" y
escogemos el gráfico "Columnas 3D":
 El grafico obtenido será ubicado en una hoja llamada Cantidades de

Faltas, para esto, al obtener el gráfico, hacemos clic en la ficha contextual
"Diseño", nos ubicamos en el grupo "Ubicación" y hacemos clic en la
herramienta "Mover gráfico" y escogemos colocarla en una hoja nueva y
le colocamos el nombre predefinido:
3. Al final tendremos el gráfico indicado en la siguiente imagen :

SOFTWARE APLICATIVO
INICIANDO MICROSOFT OFFICE EXCEL 2010
PASOS A SEGUIR:
1. Damos clic en el botón Inicio de la barra de tareas y aparecerá el menú inicio.
2. Nos ubicamos en la opción Todos los programas y luego hacemos clic en

Microsoft office y luego en la opción Microsoft Excel 2010, se mostrará la
pantalla de inicio de Excel.
CONCEPTOS PREVIOS:
LIBRO DE EXCEL
Los documentos creados en Excel son denominados libros, los cuales están
compuestos por varias hojas de cálculo que son almacenados en el disco duro
como un archivo de extensión “xlsx”.

SOFTWARE APLICATIVO
HOJA DE CÁLCULO
La hoja de cálculo nos permite realizar operaciones y funciones matemáticas,

donde los datos se encuentran dispuestos en celdas. En las hojas de cálculo
encontramos filas y columnas.
Hoja de
cálculo.
CELDA
Una celda es la intersección entre una columna y una fila. En general las celdas se
representan de forma rectangular y se ubican por la letra de la columna y el
número de fila.
REGISTRO
Un registro es una fila de datos que contiene toda la información sobre un objeto
específico que se ha ingresado en una hoja de Excel.
RECONOCIENDO EL ENTORNO DE TRABAJO
1. Menú Archivo
El Menú archivo nos muestra la “Vista Backstage”, que es una nueva

incorporación en los programas de Microsoft Office 2010, es la innovación más
reciente en la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent y es una
característica complementaria de la cinta de opciones.

SOFTWARE APLICATIVO
2. Barra de Acceso Rápido
3. Fichas.
Son los elementos que estructuran y organizan las diferentes opciones que
presenta Excel 2010, entre estas tenemos la ficha Inicio, Insertar, Diseño de
página, Fórmulas, Datos, etc.
A esta banda formada por fichas que se encuentra en la parte superior de una
ventana se le denomina Ribbon.
Ahora en Excel 2010 podemos crear una cinta de opciones personalizada de

acuerdo a las necesidades que tengamos, agregando las opciones, cambiando
el nombre de la cinta y el orden en que aparece cada opción.
a. CINTA DE OPCIONES (Cinta Ribbon)
Cinta de opciones…
Cada ficha dispone de su propio conjunto de funciones, todas ellas

relacionadas con la tarea que le da nombre a la ficha y además dispone de
indicadores de cuadros de diálogos ampliando las opciones disponibles en la
ficha respectiva.
OBSERVACION:
Dependiendo del objeto seleccionado en la hoja de Excel van a aparecer y desaparecer

una serie de fichas que sirven para aplicar ciertos formatos y funciones al objeto, estas
son llamadas “Fichas contextuales”.

SOFTWARE APLICATIVO
Fichas contextuales.
b. Cuadro de Dialogo Mas Comandos.
4. Barra de Titulo
Es la barra que aparece en la parte superior de la interface del programa, en

esta se visualiza el nombre del libro actual en el que se está trabajando.
Cuando se crea un libro nuevo toma el valor de Libro1 mientras no se guarde.

SOFTWARE APLICATIVO
5. Conjunto de Herramientas
Comandos que están conformando Grupos dentro de la Cinta De Opciones que

cambiará según la ficha seleccionada.
Estos grupos contienen herramientas que están relacionadas.
6. Botones del manejo de la ventana principal
Estos botones son el de maximizar, minimizar y cerrar.
7. Cuadro de Nombres
Indica la celda activa (celda seleccionada) o el nombre del rango seleccionado.
Desde este cuadro también se pueden asignar nombres a los rangos de celdas.
8. Barra de Formulas
Es una casilla ubicada en la parte superior de la hoja de cálculo donde
aparecerá las formulas y/o funciones que contenga la celda activa.

SOFTWARE APLICATIVO
9. Asistente para funciones.
Al darle clic en la opción que esta seleccionada en la imagen siguiente,

aparecerá el cuadro de dialogo de insertar función.
10. Indicador de Columnas
Es la unión de varias celdas conjuntas en forma vertical y están identificadas

por letras.

SOFTWARE APLICATIVO
11. Indicador de Filas
Conjunto de celdas contenidas de forma horizontal y están identificadas por

números.
OBS:
CANTIDAD DE FILAS Y COLUMNAS
La coordenada de la última celda en Microsoft Excel 2010 es la siguiente:
XFD1048576, es decir 16384 columnas (A, B, C, …, Z, AA, AB, …) y 1048576
filas.
12. Etiquetas de las Hojas.
Indica la cantidad de hojas que tiene el libro de Excel actual.
13. Barra de Estado.
Muestra los mensajes que corresponden a lo que se está realizando. Además

informa sobre el estado de las teclas de bloqueo de mayúsculas, bloqueo de
números y otros.
14. Barras de Desplazamiento.
Barra horizontal y vertical que permite desplazar el contenido de forma

horizontal y vertical.

SOFTWARE APLICATIVO
Barras de
desplazamiento.
15. Controles de vista de Hoja.
Controles que sirven para cambiar la forma en que se visualiza la hoja activa.
Diseño de página.
Vista previa de salto

Vista Normal. de página.
16. Barra de Zoom.
Estos controles permiten ampliar o reducir el porcentaje de visualización de la

hoja activa.
MICROSOFT OFFICE BACKSTAGE
Microsoft Office Excel 2010 simplifica el modo de acceso a las características. La

nueva vista del menú Archivo (denominado por Microsoft como Backstage)
permitirle guardar, compartir, imprimir y publicar sus hojas de cálculo de manera
más rápida. Las plantillas también tienen una visualización mucho más amplia, y
las plantillas en línea son de fácil acceso.
Configurar Impresión
Si desea configurar las opciones para imprimir, diríjase a la ficha Archivo y elija la
opción Imprimir.

SOFTWARE APLICATIVO
Excel muestra la siguiente caja de dialogo Imprimir en la nueva vista Backstage

que presenta una nueva forma de indicar las opciones de impresión.
La Opción Impresora:
Especifique la impresora a utilizar. Incluso puede modificar las propiedades de la

impresora seleccionada como el tamaño de hoja, el color de la impresión, la
calidad de impresión, etc.
Configuración:
Hojas Activas
Seleccione la opción Hojas Activas para imprimir su área de impresión o las hojas
seleccionadas. Si desea imprimir todas las hojas de su libro elija la opción Todo el
Libro.
Intervalo de páginas a imprimir
Indique si desea imprimir todas las páginas o sólo algunas páginas en particular.
Número de Copias.
Esta opción nos permite obtener una cantidad determinado de copias por cada
página de Excel.

SOFTWARE APLICATIVO
Intercalar páginas.
Orientación
Esta opción se utilizará si deseamos que las hojas de Excel se impriman de
manera horizontal o vertical.
Tamaño de Papel
Podemos configurar cual es el tamaño de papel que vamos a utilizar para imprimir
nuestra hoja de Excel.
Márgenes Personalizados
El margen de la hoja es la distancia que hay desde el borde de la hoja hasta
donde inicia el texto, con esta opción podemos configurar esta distancia
dependiendo del resultado que queremos obtener.

SOFTWARE APLICATIVO
Escalado.
Con esta opción ajustar el contenido de la hoja a una página, ya sean filas,
columnas o todo en general.
REFERENCIAS DE CELDAS Y RANGOS

Cuando trabajamos en Ms Excel 2010 y más concretamente cuando hacemos uso
de las fórmulas y funciones colocaremos referencias a celdas o conjunto de
celdas, por consiguiente debemos saber cómo hacer referencia a estas
ubicaciones.
Existen 3 tipos de referencias.
Relativas, Absolutas y Mixtas
1. Relativas
Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda,

es decir se adapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto a
la distancia entre la formula y las celdas que forman parte de la formula. Esta es
la opción que ofrece Excel por defecto.

SOFTWARE APLICATIVO
2. Absolutas
Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra celda,

las referencias a las celdas de la formula son fijas.
3. Mixtas
Podemos hacer una combinación de ambas referencias, podemos hacer que las
filas sean relativas y las columnas absolutas o viceversa.
RANGOS
Asignar nombres
Se le considera rango a un conjunto de celdas conformadas por una o más celdas.
Utilizar en la fórmula
Puede usar los nombres de los rangos en fórmulas o funciones.
Administrar rango de celdas
Podemos asignar nombres a rangos de celdas previamente seleccionados y

pueden ser utilizados en fórmulas o funciones desde cualquier hoja de nuestro
libro en uso o incluso desde otro libro.
Podemos administrar los nombres de los rangos a través de la Ficha Fórmulas.

SOFTWARE APLICATIVO
CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE FÓRMULAS

INTRODUCCIÓN A LAS FÓRMULAS
Una función es una fórmula que puede estar predefinida por Excel 2010 ó también
puede ser creada por el usuario, la cual opera con uno o más valores y devuelve
un resultado que aparecerá directamente en la celda.
La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN).
Siguen las siguientes reglas:
 Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo = ó

+.
 Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No
dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
 Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas
o funciones.
 Los argumentos deben de separarse por un punto y coma (;) o coma,
según corresponda.
OPERADORES
Excel permite que en una formula tengamos varios operadores para tratar los
datos. Los operadores son símbolos que identifica Excel con operaciones
aritméticas.
En la tabla podemos ver los operadores más utilizados.
SIMBOLO OPERACIÓN
DEL QUE
OPERADOR REALIZA
+ Suma
- Resta
* Multiplicación
/ División
^ Exponenciación
& Unión/Concatenar
= Igual que

SOFTWARE APLICATIVO
> Mayor que
< Menor que

>= Igual o Mayor que
<= Igual o Menor que
<> Distinto
En una fórmula pueden utilizarse tantos operadores como sea necesario teniendo
en cuenta siempre que los operadores hacen referencia a dos argumentos.
Pueden crearse fórmulas verdaderamente complejas en las cuales tendremos
formulas y operadores.
JERARQUÍA
Hemos visto que una fórmula puede ser muy compleja, utilizando multitud de
operadores. Excel tiene ciertas reglas para saber que operaciones debe realizar
primero para que el resultado obtenido sea el correcto. En la siguiente tabla
mostramos las precedencias establecidas por Excel 2010.

SOFTWARE APLICATIVO
Además de esta tabla de precedencias la precedencia máxima, es decir la

operación que antes se evalúa, es aquella que va entre paréntesis.
CÁLCULOS SENCILLOS
Para ingresar una fórmula en una celda, se debe introducir, como se indicó
anteriormente, como primer carácter el signo igual (El signo igual = comenzando
desde una celda indica que constituye una fórmula).
Una fórmula sencilla puede ser de constantes y operadores, por ejemplo:

=222+140
=100-889
=5*9
=2^6
También puede contener referencias de celdas, rangos o nombres, por ejemplo:
=A7+C9
=Hoja1! B5-E8
=TOTALPARCIAL*IGV
Como también hay fórmulas complejas que contienen funciones, por ejemplo:
=SUMA (A9:A20)
=PROMEDIO (A21:A45)
=MIN (B10:B30)
Categoría de las funciones

Excel organiza las funciones a través de categorías a fin de que puedan ser
localizadas con una mayor facilidad. Y las categorías empleadas son:
1. Financieras
2. Fecha y hora
3. Matemáticas y trigonométricas
4. Estadísticas
5. Búsqueda y referencia
6. Compatibilidad.
7. Texto
8. Lógicas
9. Información
10. Ingeniería
11. Cubo

SOFTWARE APLICATIVO
Funciones Aritméticas básicas

Veremos ahora el uso y funcionalidad de algunas funciones básicas para su
trabajo y que son de propósito general.
FUNCIÓN DESCRIPCIÓN
ENTERO Redondea al entero inferior más
cercano Sintaxis
ENTERO(número) Ejemplo:
=ENTERO(85.5874) =ENTERO(-
87.5874) =ENTERO(-81.1874)
REDONDEAR Redondea a una cantidad
específica de decimales o incluso
parte entera. Sintaxis
REDONDEAR(número;
ndecimales) Ejemplo:
=REDONDEAR(3585.587;2)
=REDONDEAR(3585.587;-2)
=REDONDEAR(3585.587;0)
SUMA Devuelve la suma de sus
argumentos. Sintaxis SUMA(Arg1,
Arg2, …Arg30)
Ejemplo: =SUMA(A1;B5;C2:D5;
RANGOVENTA)
PROMEDIO Devuelve el promedio de un
conjunto de valores numéricos
Sintaxis: PROMEDIO(Arg1;
Arg2…Arg30) Ejemplo:
=PROMEDIO(C4:G4)
MAX Halla el máximo valor de un
conjunto de valores Sintaxis:
MAX(Arg1; Arg2…Arg30) Ejemplo:
=MAX(C4:G4)
MIN Halla el menor valor de un
conjunto de valores Sintaxis:
MIN(Arg1; Arg2…Arg30) Ejemplo:
=MIN(C4:G4)
CONTAR Cuenta las celdas con contenido
numérico. Sintaxis:
CONTAR(Arg1; Arg2…Arg30)
Ejemplo: =CONTAR(C4:G4)

SOFTWARE APLICATIVO
CONTARA Cuenta las celdas con contenido.

Omite las celdas en blanco
Sintaxis: CONTARA(Arg1;
Arg2…Arg30) Ejemplo:
=CONTARA(C4:G4)
CONTAR.SI Cuenta las celdas que cumplan
con una condición. Sintaxis:
CONTAR.SI(Rango; criterio)
Ejemplo: =CONTAR.SI(B2:B10;
“S”)
SUMAR.SI Suma las celdas que cumplan con
una condición. Se evalúa el primer
rango y se suman las celdas
coincidentes en RangoSuma
Sintaxis
SUMAR.SI(Rango;Condición;Ra
ngoSuma) Ejemplo:
=SUMAR.SI(A2:A10;”>200”;B2:
B10) =SUMAR.SI(C4:C8;
“<=300”;E4:E8)
FUNCIONES CONDICIONALES, LÓGICAS Y DE INFORMACIÓN

FUNCIONES LÓGICAS
SI
Esta función nos devuelve un valor especificado si la condición dada es
VERDADERA y otro valor si esta es FALSA.
Utilice SI para realizar pruebas condicionales.
Sintaxis
SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como
VERDADERO o FALSO.
Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es
VERDADERO.
Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es
FALSO.

SOFTWARE APLICATIVO
Observaciones
Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y
valor_si_falso para construir pruebas más elaboradas.
Ejemplos:
=SI(PROMEDIO(C2:F2)>=14,"Aprobado","Desaprobado")
Y
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADEROS; devuelve
FALSO si uno o más argumentos son FALSOS.
Sintaxis
Y(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)
Ejemplos:
Fórmula Descripción (Resultado)
=Y(2+5>4;2+3=5) Todos los argumentos se evalúan como VERDADERO

(VERDADERO)
O
Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá
FALSO si todos los argumentos son FALSO.
Sintaxis
O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)
Fórmula Descripción (Resultado)
=O(2+1=1;2+2=5) Todos los argumentos se evalúan como FALSO (FALSO).
Funciones de información
Estas son algunas de las funciones de información más usadas.

SOFTWARE APLICATIVO
Función Descripción
CELDA Devuelve información acerca del formato, la ubicación o el

contenido de una celda
TIPO.DE.ERROR Devuelve un número que corresponde a un tipo de error
INFO Devuelve información acerca del entorno operativo en uso
ESBLANCO Devuelve VERDADERO si el valor está en blanco
ESERR Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de

error excepto #N/A
ESERROR Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de

error
ES.PAR Devuelve VERDADERO si el número es par
ESLOGICO Devuelve VERDADERO si el valor es un valor lógico
ESNOD Devuelve VERDADERO si el valor es el valor de error

#N/A
ESNOTEXTO Devuelve VERDADERO si el valor no es texto
ESNUMERO Devuelve VERDADERO si el valor es un número
ES.IMPAR Devuelve VERDADERO si el número es impar
ESREF Devuelve VERDADERO si el valor es una referencia
ESTEXTO Devuelve VERDADERO si el valor es texto
N Devuelve un valor convertido en un número
ND Devuelve el valor de error #N/A
TIPO Devuelve un número que indica el tipo de datos de un

valor

SOFTWARE APLICATIVO
Funciones Financieras:
A continuación se desarrollarán temas financieros con Excel, puntualmente se
verán las siguientes funciones: PAGO, VA, VF, NPER, TASA, TIR
Función Pago:
La función PAGO devuelve el importe de la renta constante vencida o anticipada

en una anualidad simple, en función de su valor presente o futuro.
Sintaxis
PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)
Argumentos
Tasa. Es el tipo de interés del préstamo.
Nper. Es el número total de pagos del préstamo. La Tasa y Nper
deben expresarse en la misma unidad de tiempo (Ambas
trimestrales, anuales, etc.)
Va. Es el valor actual o lo que vale ahora la cantidad total de una
serie de pagos futuros, también se conoce como el principal.
Vf. Es el valor futuro o un saldo en efectivo que desea lograr
después de efectuar el último pago. Si el argumento vf se omite, se
asume que el valor es 0 (es decir, el valor futuro de un préstamo es
0).
Si utiliza el argumento opcional Vf sin considerar valor alguno en el
argumento obligatorio Va, la función PAGO obtiene la renta
constante en función de ese valor futuro que nos permite constituir
un fondo de amortización cuyo monto es el importe de Vf.
Si utiliza conjuntamente el argumento obligatorio Va y el argumento
opcional Vf la función PAGO trae al momento 0 el importe de Vf, lo
resta del importe de Va y sobre este saldo le calcula la cuota
constante vencida o anticipada.
Tipo. Es el número 0 (cero) ó 1. Indica el vencimiento de los pagos.

0 u omitido Los pagos vencen Al final del período (Rentas
vencidas).
1 Los pagos vencen al inicio del período (Rentas anticipadas).

SOFTWARE APLICATIVO
Valor presente de la inversión/pagos futuros: Función VA
Uno de los indicadores más importantes y utilizados en la evaluación de

inversiones es el Valor Actual VA.
La función VA devuelve el valor actual de una inversión. El valor actual es el valor

que tiene actualmente la suma de una serie de pagos que se efectuarán en el
futuro. Por ejemplo, cuando toma dinero prestado, la cantidad del préstamo es el
valor actual para el prestamista.
Sintaxis
VA(tasa; nper; pago; vf; tipo)
Valor futuro de la inversión: Función VF
Devuelve el valor futuro de una inversión basándose en pagos periódicos

constantes y en una tasa de interés constante.
Sintaxis
VF(tasa; nper; pago; va; tipo)
Número de pagos de inversión: Nper
Devuelve el número de rentas constantes vencidas o anticipadas, que forman una

anualidad simple, en función de un stock de efectivo: inicial o final, en la que la
tasa de interés efectiva no varía durante el plazo de la operación.
Nper en función del valor actual calcula el número de rentas con las que puede
amortizarse totalmente un préstamo, Nper en función del valor futuro calcula el
número de rentas con las que se puede constituir un fondo de amortización.
Sintaxis
NPER(tasa; pago; va; [Vf]; [tipo])
Función TASA
Devuelve la tasa de interés por período de una anualidad.
Sintaxis:
TASA(nper; pago; va; vf; tipo; estimar)

SOFTWARE APLICATIVO
Argumento Estimar:
Es la estimación de la tasa de interés.

Si el argumento estimar se omite, se supone que es 10%.
Si TASA no converge, trate de usar diferentes valores para el argumento estimar.
TASA generalmente converge si el argumento estimar se encuentra entre 0 y 1.
REALIZAR AUDITORIAS DE FORMULAS

A veces, la comprobación de las fórmulas para ver si son precisas o para
encontrar el origen de un error puede resultar difícil cuando la fórmula usa celdas
precedentes o dependientes.
Para esto podremos utilizar el grupo de herramientas de “Auditoría de fórmulas” de
la ficha “Formulas”:
Crear gráficos
Podemos crear gráficos a partir de celdas o rangos contiguos y no contiguos. Los
gráficos facilitan el análisis que podamos lograr sobre determinados datos. Un
gráfico permite representar en forma clara y más interesante los valores de una
tabla.
Para que trabajemos con las opciones de gráficos en MS Excel 2010 utilizaremos
el grupo de herramientas “Gráficos” de la ficha INSERTAR.
Partes de un gráfico
Para representar un gráfico, Excel considera dos conceptos: Series y Categorías.
SERIES: es un conjunto de valores que deseamos representar gráficamente.

Estos pueden estar ubicados en columnas o filas de nuestra base de datos. El
gráfico lo representará en columnas 2D o 3D, puntos de una línea o sectores de
un círculo.

SOFTWARE APLICATIVO
CATEGORÍAS: son los encabezados de filas o columnas que se utilizan para

ordenar u organizar los valores de las series.
Selección correcta del tipo de gráfico
Como muestra el ejemplo, un gráfico permite representar claramente sus

valores de su tabla, pero debe considerar que los tipos de gráficos y subtipos,
se eligen de acuerdo a lo que se quiere representar o comunicar.

SOFTWARE APLICATIVO
1. Cuando utilizamos el cuadro de dialogo “Ejecutar” para abrir Excel,

¿Desde qué ubicación se está abriendo la aplicación? – Explique.
2. ¿Cuál es el objetivo de realizar la auditoria de formulas?.
3. Explique la importancia del uso de las funciones financieras.
4. Explique al detalle algunas funcione de información.
5. ¿Cuántas funciones SI anidadas, como máximo, se pueden aplicar?
6. Elaborar un ejemplo de planilla de pagos de personal en una empresa.

TAREA
07
Tarea 07: Elaborar un informe de
gastos de servicios básicos en la
empresa y un libro de compas y
ventas ó ingresos y egresos.
Definir una Bases de Datos, aplicar subtotales y filtros a los datos.

Consolidar datos de varias hojas de cálculo y vincular datos.
Generar tablas dinámicas.
Realizar la Validación de datos.
"Aunque supiera que el mundo se va a acabar

mañana yo hoy aún plantaría un árbol". …Martin
Luther King
~ 179 ~
SOFTWARE APLICATIVO
capacidad.
 MS Office 2010.
 Definir una Bases de Datos, aplicar subtotales y filtros a los datos
 Consolidar datos de varias hojas de cálculo y vincular datos.
 Generar tablas dinámicas.
 Realizar la Validación de datos.
Operación:
Definir una Bases de Datos, aplicar subtotales y filtros a los datos.
1. Para esta tarea utilizaremos el libro "Informe de Gastos 1" en el cual

aplicaremos las diferentes opciones de la función SUBTOTALES, las cuales me
servirán para obtener los resultados a las funciones indicadas en el archivo:

SOFTWARE APLICATIVO
2. Para completar este ejercicio, realizaremos los siguientes procedimientos:

 Nos ubicamos en la celda C19 y colocaremos la función:
=SUBTOTALES(A19;$E$6:$E$14), luego arrastraremos para generar la
serie.
 En la celda D19, colocaremos la función:
=SUBTOTALES(A19;$H$6:$H$14) y generamos la serie.
3. Ahora realizaremos un cálculo de subtotales utilizando el archivo "Informe de

pagos 1", del cual necesitamos saber el total de pagos efectuados por
procedencia y por sección.
4. La información que contiene este archivo es la que se muestra en la imagen:
5. Para lograr nuestro cometido, debemos realizar los siguientes pasos:
 Primero debemos ordenar los datos en función de los campos de los

que deseamos obtener los subtotales.
 Para realizar este procedimiento, nos ubicaremos en la ficha "Datos"
luego hacemos clic en la herramienta "Ordenar" del grupo de
herramientas: "Ordenar y filtrar":

SOFTWARE APLICATIVO
 Aparecerá el cuadro de dialogo Ordenar, en el cual escogeremos los

campos por los cuales deseo ordenar los datos, en este caso
escogeremos "Procedencia" y "Sección":
 Una vez realizado el ordenamiento, nos ubicamos en la ficha "Datos" y

hacemos clic en la herramienta "SubTotal" del grupo de herramientas
"Esquema":

SOFTWARE APLICATIVO
 Aparecerá el cuadro de dialogo "SubTotales", en este caso definiremos

que para cada cambio de procedencia, haga el cálculo del subtotal de la
pensión.
 Hacemos clic en aceptar y veremos el siguiente resultado mostrado en

la imagen:
 Ahora, repetiremos el procedimiento, pero escogeremos que el cálculo

se realizará para cada cambio en Sección y en "Agregar Subtotal a:"
escogeremos "Pensión".
 Debemos desactivar la opción "Reemplazar subtotales actuales".

SOFTWARE APLICATIVO
 Hacemos clic en aceptar y tendremos como resultado, el que es

mostrado en la siguiente imagen:
6. Ahora realizaremos un filtrado de datos, utilizando el libro: "Informe de gastos 1"

en el cual realizaremos paso a paso un filtro avanzado que nos permita ver los
artículos que fueron pagados por tarjeta y con un subtotal mayor de 40.
7. Para eso seguiremos los pasos que a continuación se describen:
 Debemos tener activa una celda que se encuentre en el rango de los

datos y hacemos clic en la ficha "Datos", luego nos ubicamos en el
grupo de herramientas "Ordenar y filtrar" y hacemos clic en la
herramienta "Avanzadas":

SOFTWARE APLICATIVO
 Aparecerá el cuadro de dialogo "Filtro avanzado", aquí escogeremos

como rango de lista: $A$5:$H$14, el rango de criterios escogeremos el
rango: Hoja2!$J$5:$K$6 y el resultado lo copiaremos en un rango a
partir de la celda: Hoja2!$A$32:
 Finalmente, veremos el resultado como se muestra en la siguiente

imagen:
Operación:
Consolidar datos de varias hojas de cálculo y vincular datos.

SOFTWARE APLICATIVO
1. Para realizar el consolidado de datos de varias hojas vamos a utilizar el libro

llamado "Consolidado de gastos" y seguiremos el procedimiento que a
continuación tenemos:
 Abriremos el archivo consolidado de gastos.

 Nos ubicaremos en la hoja "Consolidado" y haremos clic en la ficha
"Datos", luego hacemos clic en la herramienta "Consolidar" ubicada en
el grupo de herramientas "Herramientas de datos".
2. Aparecerá el cuadro de dialogo "Consolidar", y escogeremos la función Suma,

luego en referencia iremos escogiendo los rangos de los datos en la hoja
Miraflores, Surco y San Borja respectivamente, además debemos seleccionar
las opciones que se encuentran en la parte inferior del cuadro de dialogo, que
son: Fila superior, Columna izquierda y crear vínculos con los datos de origen.
 El resultado se muestra en la siguiente imagen:

SOFTWARE APLICATIVO
 Guardemos los cambios.
Operación:
Generar tablas dinámicas.
Para esta operación utilizaremos el libro "Informe de Consumo de Energía

Eléctrica y Agua Enero a Diciembre 2009-2010" y nos ubicaremos en la hoja
"Detalle-2010", desde aquí realizaremos el siguiente procedimiento:
 Habiéndonos ubicado en cualquier celda del rango: B4: O11, hacemos clic
en la ficha "Insertar", luego escogemos del grupo de herramientas "Tablas"
la herramienta "Tabla dinámica", desde esta herramienta seleccionaremos
"Tabla dinámica":

SOFTWARE APLICATIVO
 Aparecerá el cuadro de dialogo "Crear tabla dinámica" con el rango

seleccionado de una tabla o rango
 Hacemos clic en aceptar y se activará la lista de campos de tabla

dinámica.
 Luego seleccionaremos los campos deseados y los colocaremos en las
aéreas inferiores, en este caso, arrastraremos el campo área y lo
colocaremos en el área "Etiquetas de fila" y el campo "total" en el área de
Valores e indicaremos la función suma, al final se podrá visualizar el
resultado como en la siguiente imagen:
 Una vez generada la tabla dinámica, podemos crear un gráfico dinámico,

para esto simplemente nos ubicaremos en la ficha opciones, en el grupo
de herramientas "Herramientas" y hacemos clic en la herramienta "Gráfico
dinámico":

SOFTWARE APLICATIVO
 Escogemos el tipo de gráfico, en este caso será: "Columnas 3D":
 Finalmente, tendremos como resultado, lo mostrado en la siguiente

imagen:
 Finalmente, guardamos los cambios.
Operación:
Realizar la Validación de datos.

SOFTWARE APLICATIVO
1. Para esta operación, utilizaremos el libro "Validación lista de datos" el cual me

permitirá realizar las tareas asociadas a la validación de datos.
2. Para esto, debemos realizar los siguientes pasos:
 Abrimos el libro " Validación lista de datos", el cual se mostrará de la

siguiente manera:
 Seleccionamos el rango: E5:E20 y luego nos ubicamos en la ficha "Datos"

y luego nos dirigimos al grupo de herramientas "Herramientas de datos" y
hacemos clic en la herramienta "Validación de datos":
 Se abrirá el cuadro de dialogo "Validación de datos" en el cual

escogeremos en permitir , la opción lista y en origen colocaremos el rango
de dicha lista: =$N$5:$N$6.

SOFTWARE APLICATIVO
 Luego nos ubicamos en la ficha "Mensaje de entrada" y colocaremos en

Título: Ingreso de datos" y en Mensaje de entrada: Solo se ingresarán los
datos:
o PNP
o CIV
 Ahora nos ubicamos en la ficha "Mensaje de error" y colocamos en Título:

"Error de ingreso de datos" y en mensaje de error "Solo ingresar CIV o
PNP".
 Hacemos clic en Aceptar.

 Veremos que al momento en el que deseáramos ingresar datos no validos,
aparecerán los siguientes mensajes:

SOFTWARE APLICATIVO
 Realizamos el mismo procedimiento con "Nivel", "Sección" y "Categoría".
SUBTOTALES
Microsoft MS Excel puede ayudarnos a calcular automáticamente valores de

subtotales y de totales generales en una lista. Cuando está creado el subtotal,
Excel de manera automática asigna diversos niveles de esquema para mostrar y
ocultar los detalles de manera rápida y tener la información bien ordenada.
Para poder elaborar un subtotal de manera eficaz por un campo determinado

primero necesitamos que dicho campo (Campo a agrupar) se encuentre ordenado,
además la primera fila de la base de datos a la cual se le quiere generar subtotales
debe de contener el nombre de los campos.
Se pueden aplicar subtotales a más de un campo y además, se pueden aplicar

varios subtotales en un mismo listado de datos.

SOFTWARE APLICATIVO
Para realizar este procedimiento, debemos ubicarnos en la ficha “Datos”, luego en

el grupo de herramientas “Esquema” y hacemos clic en la herramienta “SubTotal”.
FILTRAR DATOS
Los filtros Excel facilitan la búsqueda de un subconjunto de datos dentro de un

rango. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen
con el criterio que se especifique para una columna.
El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar.
Excel proporciona tres formas de filtrar celdas de datos:
 Autofiltro.
 Filtro Personalizado.
 Filtro avanzado.
AUTOFILTRO
Una de las utilidades más funcionales de Excel es la de Autofiltro, en especial

cuando trabajamos con grandes listas de información. El filtrado de filas en Excel
se realiza con el objetivo de mostrar únicamente las filas que cumplen con
determinada condición y se oculten el resto de las filas.
Lo primero que se necesita para utilizar los filtros de Excel es tener una tabla de
datos para ser filtrados, esta tabla debe tener en la primera línea el encabezado de
cada columna.
Seleccionamos cualquier celda del listado y nos ubicamos en la ficha “Datos”, en

el grupo de herramientas “Ordenar y filtrar “y hacemos clic en la herramienta
“Filtro”.

SOFTWARE APLICATIVO
FILTRO PERSONALIZADO
Permite al usuario filtrar los elementos por más de una condición en la misma
columna.
Se utiliza para especificar condiciones utilizando operadores booleanos.
1
2

SOFTWARE APLICATIVO
FILTRO AVANZADO:
El filtro avanzado de Excel se puede utilizar para realizar filtros más complejos. En
lugar de filtrar por los valores fijos o criterios sencillos, el filtro avanzado utilizará
criterios definidos por el usuario a través de un rango de celdas denominado
“rango de Criterios”.
Para realizar este procedimiento, nos ubicamos en la ficha “Datos”, en el grupo de

herramientas “Ordenar y filtrar” y hacemos clic en lña herramienta “Filtro
avanzado”.

SOFTWARE APLICATIVO
Consolidación de datos
Cuando consolidar datos de varias hojas
Cuando se tenga listas de datos con información semejante una de otra, pero
escrita en cuadros diferentes ya sea en la misma hoja o en hojas distintas,
entonces se puede hacer uso de la consolidación de datos, para obtener diversos
tipos de cálculo estadístico (suma, promedio, máximo, mínimo, varianza, etc.) en
base a la información guardada en todos estos cuadros.
Por ejemplo, podríamos tener los siguientes listados de datos:

SOFTWARE APLICATIVO
1. Se quiere consolidar las ventas de las sucursales de: Miraflores, Surco y San
Borja en la hoja de Totales.
2. Para esto, tendriamos que hacer clic en la ficha “Datos”, luego nos ubicamos en
el grupo de herramientas: “Herramientas de datos” y hacer clic en la
herramienta “Consolidar”:
3. Aparecerá el cuadro de diálogo “Consolidar” y realizaremos las siguientes

acciones:
Elegir la
función Suma Adicionar estas tres
referencias y hacer
clic en el botón
“Agregar”.
Activar las casillas

de verificación

SOFTWARE APLICATIVO
La casilla de verificación “Crear vínculos con los datos de origen” permiten que
la hoja de totales se actualice, cuando realice cambios en las hojas orígenes.
4. Finalmente hacer clic en el botón , se obtiene el siguiente resultado.

La consolidación del as ventas de las tres sucursales.
TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinámica combina y compara en forma rápida grandes volúmenes de

datos. Permitiendo el análisis multidimensional de los datos al girar las filas y las
columnas creando diferentes formas de visualizar reportes con los datos de origen.
Una tabla dinámica permite modificar el aspecto de una lista de elementos con
mayor facilidad, de manera cómoda y resumida. Además, se puede modificar su
aspecto y cambiar de lugar los campos.
Generar una Tabla Dinámica
Para generar una tabla dinámica debemos tener un listado de datos, por ejemplo,
utilizaremos el listado de la imagen:

SOFTWARE APLICATIVO
Para crear una tabla dinámica haga clic en cualquier celda del listado de datos y
haga clic en la ficha “Insertar”, grupo de herramientas “Tabla” y hacemos clic en la
herramienta “Tabla dinámica”, de la cual escogemos la opción “Tabla dinámica”.
Aparecerá el cuadro de dialogo “Crear tabla dinámica” y seleccionaremos el rango

de datos y hacemos clic en “Aceptar”:
Luego aparecerá el panel “Lista de campos de tabla dinámica” en la cual

arrastramos los campos hacia la ubicación deseada, como se muestra en la
imagen:

SOFTWARE APLICATIVO
GRÁFICOS DINÁMICOS
Permite crear un gráfico tomando como fuente de datos la tabla dinámica. Es decir
un informe de grafico dinámico representa gráficamente los datos de un informe
tabla dinámica, el cual podrá mostrar los datos en forma muy flexible.
Para crear el gráfico dinámico, bastará en ubicarse en la tabla dinámica, hacer clic
en la ficha contextual “Opciones”, luego nos ubicamos en el grupo de herramientas
“Herramientas” y hacemos clic en “Gráfico dinámico”:
Aparecerá el cuadro de dialogo “Insertar gráfico” y escogeremos el gráfico

deseado:
Escogeremos para esta

ocasión: “Columnas 3D”.
Hacemos clic en aceptar y veremos el grafico dinámico como el de la imagen

siguiente:

SOFTWARE APLICATIVO
VALIDACION DE DATOS
Podemos utilizar la validación de datos para controlar el tipo de datos o los

valores que los usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que
deseemos restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas,
limitar las opciones con una lista o asegurarse de que sólo se escriben números
enteros dentro de un intervalo de valores.
La validación de datos es una función de Excel que permite establecer

restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda
o rango e celdas. La validación de datos puede configurarse para impedir que los
usuarios escriban datos no válidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios
escriban datos no válidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo, eso
dependerá de las configuraciones realizadas.
También puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas se

esperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los usuarios a
corregir los errores de ingreso de datos.
Para realizar este procedimiento, debemos seleccionar el rango de celdas cuyos

datos deseamos validar, luego hacemos clic en la ficha “Datos”, luego nos
ubicamos en el grupo de herramientas “Herramientas de datos” y hacemos clic en
la herramienta “Validación de datos”:

SOFTWARE APLICATIVO
Aparecerá el cuadro de dialogo “Validación de datos” y en la ficha “Configuración”

escogeremos la regla de validación y en la ficha de “Mensaje de entrada”
colocaremos un mensaje que ayude en el ingreso de los datos y en la ficha
“Mensaje de error” colocaremos el mensaje que nos advertirá sobre el error de
ingreso de datos.
1. ¿Qué entiende U.D por “Base de datos”? – Explique su importancia.

Dar ejemplos.
2. Cuando estamos creando una tabla dinámica, ¿Qué características
deben cumplir los campos que se ubicarían en el área “Filtro de
informe” y “∑ Valores”? Explique con ejemplos.
3. ¿Por qué se utiliza la consolidación de datos y cuál es el
procedimiento? – explique.
4. ¿Cómo puedo detectar rápidamente los datos que no cumplen con la
validación de datos especificada?.
5. ¿Cómo se crean las plantillas para gráficos? – Explique e indique el
procedimiento.

TAREA
08
Tarea 08: Elaborar boletas de pago y
guías de remisión.
Funciones de búsqueda y referencia.

Crear y administrar escenarios.
Calcular la VARIANZA, desviación estándar
Muestral y Poblacional.
Utilizar formularios para mantenimiento de Bases de
datos.
Configurar controles de formularios.
Trabajar con macros para automatizar tareas.
Utilizando plantillas predefinidas y Crear plantillas
personalizadas.
"Las pequeñas oportunidades son el principio de

las grandes empresas."… Demóstenes.
~ 203 ~
SOFTWARE APLICATIVO
capacidad.
 MS Office 2010.
 Funciones de búsqueda y referencia.
 Crear y administrar escenarios.
 Calcular la VARIANZA, desviación estándar Muestral y Poblacional.
 Utilizar formularios para mantenimiento de Bases de datos.
 Configurar controles de formularios.
 Trabajar con macros para automatizar tareas.
 Utilizando plantillas predefinidas y Crear plantillas personalizadas.
Operación:
Funciones de búsqueda y referencia.
Para esta operación utilizaremos el libro: “boleta de venta de librería”, la cual se

muestra en la siguiente imagen:
Para resolver este ejercicio debemos realizar los siguientes pasos:
1. Primero nos ubicaremos en la hoja de cálculo “Productos Librería” y

seleccionaremos el rango: A3:C11 y le asignaremos de nombre DATOS.

SOFTWARE APLICATIVO
2. Luego seleccionamos el rango A2:C11 y nos ubicamos en la ficha “Formulas”,

luego en el grupo de herramientas “Nombres definidos” y finalmente hacemos
clic en la herramienta “Crear desde la selección”:
3. Aparecerá el cuadro de dialogo “Crear nombres a partir de selección” en el cual

activaremos la opción “Fila Superior”:
4. Con este procedimiento, ya realizamos la asignación de nombres para los otros

rangos correspondientes a Cod, Descripción y PrecioUnitario.
5. Ahora, nos ubicamos en la hoja de cálculo “Boleta” , en la cual colocaremos las
funciones que permitan resolverla:
o Nos ubicamos en la celda C3 y colocaremos un nombre, en este
caso coloque su nombre.
o En la celda C4 colocará su dirección.
o En la celda D7 colocará la función: =consultav(b7,datos,2,falso).
o En la celda E7 colocará la función: =consultav(b7,datos,3,falso).
o En la celda B7 colocaremos el código del producto adquirido y en
C7 la cantidad pedida.
o En la celda F7 se colocará la formula =C7*E7.

SOFTWARE APLICATIVO
o Llenaremos algunos códigos en la boleta, esto lo podemos hacer

desde una lista generada en “Validación de datos” como se
indicó en la tarea anterior:
o Luego, en la celda F13, colocaremos la formula:

=SUMA(F7:F12).
o En la celda F14 colocaremos: =19%*F13.
o En la celda F15 colocaremos: =F13+F14.
6. Finalmente quedará como se indica en la imagen:
Operación:
Crear y administrar escenarios.
Para realizar este ejercicio, utilizaremos el archivo “Escenarios”, y debemos seguir

los pasos que a continuación se indican:

SOFTWARE APLICATIVO
1. Cuando abrimos el archivo, nos ubicaremos en la hoja “Postulado” y veremos el

problema que requiere escenarios:
2. Para resolver el problema nos ubicamos en la hoja de cálculo: Análisis, y luego

haremos clic en la ficha “Datos”, luego en el grupo de herramientas
“Herramientas de datos” y finalmente hacemos clic en la herramienta “Análisis Y
si” y escogemos “Administrados de escenarios…”:
3. Aparecerá el cuadro de dialogo “Administrador de escenarios” y en este iremos

agregando los escenarios siguientes:
a. Bajo: Celda cambiante C6, valor: 0.1.

b. Normal: Celda cambiante C6, valor: 0.18.
c. Alto: Celda cambiante C6, valor: 0.32.

SOFTWARE APLICATIVO
4. Luego hacemos clic en el botón “Resumen” y nos aparecerá el cuadro de

dialogo “Resumen del escenario” y escogeremos las celdas resultado y
hacemos clic en Aceptar:
5. Como resultado podremos apreciar los datos mostrados en la siguiente imagen:

SOFTWARE APLICATIVO
Operación:
Calcular la VARIANZA, desviación estándar Muestral y Poblacional.
Para realizar esta operación abriremos el archivo “Boleta de notas” y realizaremos
los siguientes procedimientos:
1. Calcularemos la Varianza, desviación estándar muestral y desviación estándar

poblacional de las notas de los alumnos de PowePoint.
2. Nos ubicaremos en la hoja “Notas” y en la celda L4 colocaremos la función:
=VAR(F2:F46).
=DESVEST.M(F2:F16), esto es calculado para una muestra de los 15 primeros
alumnos)
=DESVEST.P(F2:F46), esto es calculado para toda la población de alumnos).
5. Los resultados se mostrarán en la siguiente imagen:
Operación:
Utilizar formularios para mantenimiento de Bases de datos.
Para realizar esta operación utilizaremos el archivo Lista, y realizaremos los
siguientes pasos:
1. Abriremos el archivo lista, en la hoja “Productos” y luego nos ubicamos en la
ficha “Archivo”, luego escogemos “Opciones”, una vez ubicados en el cuadro de
dialogo “Opciones de Excel” haremos clic en “Barra de herramientas de acceso
rápido” y agregaremos el comando “Formulario”:

SOFTWARE APLICATIVO
2. Hacemos clic en Aceptar.

3. Ahora veremos el comando “Formulario” en la barra de acceso rápido, hagamos
clic en este comando:
4. Veremos que aparece un formulario, el cual nos ayudará a poder realizar un

mejor mantenimiento de datos.
5. Hagamos clic en Nuevo y agreguemos los siguientes datos (ver la imagen):
6. Este formulario no solo se utiliza para ingresar datos, también se pueden filtrar
datos en función de criterios específicos, para eso hacemos clic en el botón
“Criterios”.

SOFTWARE APLICATIVO
7. Para este caso buscaremos los productos que tengan un “PrecioUnidad” mayor
a 15 y “UnidadesenExistencia” mayor a 20:
8. Luego hacemos clic en anterior y siguiente para ir revisando los registros que
cumplan con esos criterios.
9. Luego hacemos clic en cerrar.
Operación:
Para realizar esta operación, utilizaremos un libro nuevo que este en blanco, y
realizaremos los siguientes pasos:
1. Al final de la operación debe tenerse el siguiente resultado:

SOFTWARE APLICATIVO
2. Primero debemos hacer que la ficha programador se muestre, para esto nos
ubicaremos en el cuadro de dialogo “Opciones de Excel”, haremos clic en
“personalizar cinta de opciones” y en la sección “Fichas principales” activaremos
el control de cuadro de verificación de la ficha programador:
3. Hacemos clic en Aceptar.
4. Ahora podremos visualizar la ficha “Programador”
5. La boleta que vamos a crear, debe tener el siguiente postulado:

o Si el trabajador es del área de Administración, recibe un adicional del
10% del sueldo base.
o Si tiene como categoría gerencia tendrá un
adicional del 20% del sueldo base, si tiene
categoría Jefatura tendrá un adicional del
10%.
o Tendrá una bonificación por cantidad de
hijos:
 Un hijo: 5%.
 Dos hijos: 10%.
 Tres Hijos: 15%.
 Cuatro o más: 20%.
o Tendrá un descuento de 7% por AFP y 5%
por Seguro Médico.

SOFTWARE APLICATIVO
6. Haremos clic en el control “Cuadro de lista” que se encuentra en el grupo de

herramientas “Controles” y se visualiza al hacer clic en “Insertar”.
7. Luego lo colocamos en la hoja de cálculo y hacemos clic secundario sobre este

control y escogemos “Propiedades” y colocaremos el rango de donde obtendrá
los datos y la celda con la que se vinculará:
8. Hacemos algo muy parecido con el control “Cuadro combinado”, el cual tendrá
las siguientes propiedades:
9. Utilizaremos dos herramientas de “Cuadro de grupo”, uno para las

bonificaciones y otro para los descuentos.
10. En el interior del primer grupo colocaremos un botón de opción, que tendrá
como: “Ninguno” y en sus propiedades tendrá la siguiente información:

SOFTWARE APLICATIVO
11. De forma muy parecida, colocaremos los otros botones de opción.
12. Ahora en el interior del otro cuadro de grupo colocaremos un control casilla de
verificación con el texto AFP (7%) el cual tendrá las siguientes propiedades:
13. De forma muy parecida, lo haremos con el otro control para el descuento de
Seguro médico.

SOFTWARE APLICATIVO
14. Luego, en la celda G21 colocaremos la siguiente función:

=SI(G11=3,10%*E8,0).
15. En la celda G23 colocaremos la siguiente función:

=SI(G17=1,20%*E8,SI(G17=2,10%*E8,0)).
16. En la celda G25 colocaremos la función
=SI(G18=1,0,SI(G18=2,5%*E8,SI(G18=3,10%*E8,SI(G18=4,15%*E8,20%*E8)))).
17. En la celda G31 colocaremos =SI(G27=VERDADERO,7%*E8,0).
18. En la celda G32 colocaremos =SI(G29=VERDADERO,5%*E8,0).
19. Y finalmente, en la celda E27, colocaremos la fórmula: =E8+G25+G21+G23-

(G31+G32).
20. El resultado final lo podemos apreciar en esta imagen:
Operación:
Para esto, utilizaremos el archivo llamado macros, nos ubicamos en la hoja1 y
seguiremos los pasos que a continuación se describen:

SOFTWARE APLICATIVO
1. Primero haremos clic en la ficha vista, aquí encontraremos el grupo Macros y

haremos clic en la herramienta Macros que se encuentra en ese grupo.
2. Al hacer clic en esta herramienta se desplegarán tres opciones:
o Ver macros.
o Grabar macros…
o Usar referencias relativas.
3. Utilizaremos la opción “Grabar Macro…”.
4. Se mostrará el cuadro de dialogo “Grabar Macro” en el cual colocaremos los

datos que se muestran en la imagen:
5. Al hacer clic en aceptar, se activará el proceso de grabación de la macro.

6. Durante la grabación, ordenaremos los datos por Apellidos, para eso nos
ubicaremos en cualquier celda donde se encuentren los apellidos y haremos clic
en la herramienta “Ordenar de A a Z”:

SOFTWARE APLICATIVO
7. Una vez realizado este procedimiento, detendremos la grabación de la macro,

para esto haremos clic en la herramienta macro y escogeremos la opción “
8. Una vez detenida la grabación, ordenemos por “No.CARNET” y luego, hacemos

clic secundario en el botón “Ordena por apellidos” y escogemos desde el menú
contextual la opción “Asignar Macro…”
9. Aparecerá el cuadro de dialogo “Asignar macro” y escogeremos la macro recién

creada:
10. Hacemos clic en Aceptar y guardamos el libro haciendo clic en la ficha Archivo,
luego en Guardar Como y escogemos la opción: Libro habilitado para macros:

SOFTWARE APLICATIVO
11. Probamos la macro haciendo clic en el botón “Ordena por apellidos”.

12. Hacemos el mismo procedimiento para los demás controles.
Operación:
Utilizando plantillas predefinidas y Crear plantillas personalizadas.
1. Para esta operación, lo que debemos hacer es, ubicarnos en la ficha archivo,
escogemos la opción nuevo y hacemos clic en “Plantillas de ejemplo”:
2. Luego escogemos la Plantilla “Amortización de préstamo” y hacemos clic en

“Crear”:

SOFTWARE APLICATIVO
3. Si probamos la plantilla, podemos realizar cálculos muy rápidamente, pero si

nosotros deseáramos crear nuestras propias plantillas, también lo podemos
hacer, simplemente debemos seleccionar, al momento de guardar el archivo,
que será guardado como plantilla:
FUNCIONES DE BUSQUEDA Y REFERENCIA

La función ConsultaV
Puede usar la función CONSULTAV para buscar la primera columna de un

rango de celdas y, a continuación, devolver un valor de cualquier celda de la
misma fila del rango en función del número de columna.
Sintaxis:
CONSULTAV(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_columnas; [ordenado])
 valor_buscado (Obligatorio). Valor que se va a buscar en la
primera columna de la tabla o rango seleccionada en el argumento
“Matriz_buscar_en”. El argumento valor_buscado puede ser un
valor o una referencia.
 matriz_buscar_en (Obligatorio). El rango de celdas que contiene
los datos. Puede usar una referencia a un rango (por ejemplo,
A1:F8) o un nombre de rango.
 indicador_columnas (Obligatorio). Un número de columna del
argumento matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor
coincidente.
 ordenado (Opcional). Un valor lógico que especifica si
CONSULTAV va a buscar una coincidencia exacta o aproximada:
Si ordenado se omite o es VERDADERO, se devolverá una coincidencia
exacta o aproximada.

SOFTWARE APLICATIVO
Si no encuentra ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor

más alto inferior a valor_buscado.
Si ordenado es FALSO, no es necesario ordenar los valores de la primera
columna de matriz_buscar_en.
Si el argumento ordenado es FALSO, CONSULTAV sólo buscará una
coincidencia exacta.
Si hay dos o más valores en la primera columna de matriz_buscar_en que
coinciden con el argumento valor_búsqueda, se usará el primer valor
encontrado.
Si no se encuentra una coincidencia exacta, se devolverá el valor de error
#N/A.
La función ConsultaH
Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz y a continuación,

devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o
matriz.
Usaremos CONSULTAH cuando los valores de comparación se encuentren en

una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar información
que se halle dentro de un número especificado de filas.
Sintaxis
CONSULTAH(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_filas; [ordenado])

Valor_buscado (Obligatorio). El valor que se busca en la primera
fila de la tabla. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o
una cadena de texto.
Matriz_buscar_en (Obligatorio). Una tabla de información en la
que se buscan los datos. Use una referencia a un rango o el nombre
de un rango.
o Los valores de la primera fila del argumento

matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores
lógicos.
Indicador_filas (Obligatorio). El número de fila en

matriz_buscar_en desde el cual debe devolverse el valor
coincidente.

SOFTWARE APLICATIVO
Ordenado (Opcional). Un valor lógico que especifica si

CONSULTAH debe localizar una coincidencia exacta o aproximada.
Si es VERDADERO o se omite, devolverá una coincidencia
aproximada. Es decir, si no encuentra ninguna coincidencia exacta,
devolverá el siguiente valor mayor que sea inferior a valor_buscado.
Si es FALSO, CONSULTAH encontrará una coincidencia exacta. Si
no encuentra ninguna, devolverá el valor de error #N/A.
Uso del administrador de escenarios
Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede

sustituir automáticamente en la hoja de cálculo. Puede utilizar los escenarios para
prever el posible resultado de un modelo de hoja de cálculo. Puede crear y
guardar diferentes grupos de valores para diferentes casos en una hoja de cálculo
y, a continuación, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos
resultados.
Componentes de un escenario
Un Modelo con Escenarios debe contener:
 Un grupo claro de uno o más valores de entrada

 Un grupo claro de uno o más valores resultantes que deberán cambiar
dependiendo de las entradas de datos.
Para esto, debemos ubicarnos en el conjunto de datos que serán analizados para
diferentes casos, por ejemplo, utilizaremos los datos de la imagen:
Luego nos ubicamos en la ficha “Datos”, luego en el grupo de herramientas

“Herramientas de datos”, hacemos clic en la herramienta “Análisis Y si” y
finalmente escogeremos la herramienta “Administrador de escenarios”:

SOFTWARE APLICATIVO
Veremos que se muestra un cuadro de dialogo, en el cual debemos ir agregando

los escenarios deseados.
En este caso definiremos 2 escenarios, uno malo, en el que las notas de los
parciales son: 12, 12, 11, 11, 11 y el caso optimista en el que las notas de los
parciales son: 19, 18, 19, 19, 19 respectivamente:
Una vez que se crearon los escenarios, hacemos clic en el botón resumen del
cuadro de dialogo “Administrador de escenarios” y aquí escogeremos la celda
donde se encuentra el promedio final y el tipo de informe.

SOFTWARE APLICATIVO
Al final obtendremos el siguiente informe:
Calcular la VARIANZA, desviación estándar Muestral y Poblacional.
La varianza es una medida de tendencia central. Esto quiere decir que nos ayuda
a determinar qué tan alejados o cercanos están los datos del promedio o de la
media.
Para sacar la varianza, se calcula la diferencia de cada uno de los datos con
respecto a la media. Y esta diferencia se eleva al cuadrado con lo cual se hace
más notoria esa diferencia entre datos.
Como los datos arrojados por la varianza están elevados al cuadrado a veces,
cuando los datos tienen unidades pues resulta difícil darles una interpretación
física real. Por eso es que existe la desviación estándar, que no es más que la raíz
cuadrada de la varianza.

SOFTWARE APLICATIVO
La varianza se representa por (Varianza Poblacional).
Donde x1, x2, …, son los datos y es el valor de la media.
También existe la varianza que se calcula en función de una muestra de datos, en

este caso es parecido a la expresión anterior, pero al denominador se le resta 1.
Seleccionaremos los datos de los que deseamos calcular la varianza, en este caso
utilizaremos el rango D2:D6:
Luego en la celda E9 colocaremos:
=VAR.P(D2:D6), esta función calculará la varianza en función de toda la población.
=VAR.S(D2:D6), esta función calculará la varianza en función de una muestra de

datos.

SOFTWARE APLICATIVO
ó también se pudimos utilizar:
=VAR(D2:D6), esta función se utiliza para fines de compatibilidad.
Para calcular la desviación estándar, lo único que se hace es obtener la raíz

cuadrada de la Varianza.
En Excel, utilizaremos las funciones:
=DESVEST.M(D2:D6), calculará la desviación estándar de una muestra.
=DESVEST.P(D2:D6), calculará la desviación estándar de toda la población.
Utilizar formularios para mantenimiento de Bases de datos
Una vez que se han ingresado los nombres de los campos y las filas de datos en
la lista, podemos usar cualquiera de los siguientes métodos para ingresar datos:
 Ingreso de datos utilizando formularios.

 Ingresar los datos directamente en la hoja dentro de las celdas vacías
El primer caso se puede realizar teniendo en cuenta el siguiente procedimiento:
1. Primero nos ubicaremos en la ficha “archivo”, luego en “Opciones” con lo cual

se mostrará el cuadro de dialogo “Opciones de Excel”.
2. En el cuadro de dialogo “Opciones de Excel” haremos clic en “Barra de
herramientas de acceso rápido” y ubicaremos el comando “Formulario…” el cual
se agregará en la barra de acceso rápido.
3. Luego haremos clic en “Aceptar”.

SOFTWARE APLICATIVO
4. Finalmente, cuando estemos trabajando en el listado de datos, nos ubicamos en

cualquier celda que se encuentre en el listado y hacemos clic en la herramienta
“Formulario” de la barra de acceso rápido.
5. Desde este formulario se podrán agregar nuevos registros, eliminar registros, y

utilizar criterios de búsqueda.
Para crear formularios, debemos, en primer lugar, configurar Excel para que se
muestre la ficha “Programador”.
En la ficha programador, en el grupo de herramientas “Controles”, haremos clic en

“Insertar” y luego ubicaremos los controles de formularios.
Los controles nos permiten interactuar con nuestra ventana en forma más intuitiva,
a través de listas, botones de opción y botones de comando, tal como si fueran
cuadros de diálogos de Windows.

SOFTWARE APLICATIVO
Controles de Formularios
Algunos de estos controles son mostrados en el siguiente listado:
Los controles tienen la función de permitir al usuario indicar las operaciones a

realizar. Los controles son el mecanismo que utiliza el usuario para indicar a las
acciones a efectuar.

Las macros son un grupo de instrucciones programadas bajo el entorno VBA
(Visual Basic para aplicaciones), cuya tarea principal es la de automatizar tareas
repetitivas y las que requieran de cálculos complejos.
El lenguaje VBA, es un lenguaje de programación basado en el Visual Basic,

enfocado a la realización de programas sobre las herramientas Excel, Access,
Word, PowerPoint, etc…

SOFTWARE APLICATIVO
Ventajas
Realización de programas a medida.
Cada empresa posee sus peculiaridades y características, en muchas ocasiones

se adquieren paquetes de software estandarizado que no cumplen las
expectativas iníciales y que acaban por no aportar una solución real a las
necesidades del negocio, mediante las macros en Excel cada programa
desarrollado se adapta fácilmente a cada tipo de empresa, proporcionando una
gran versatilidad y flexibilidad.
Rápido y fácil manejo
De los programas desarrollados bajo entorno Excel, cuando la empresa adquiere

un software nuevo ha de dedicar cierta parte de tiempo en adquirir los
conocimientos necesarios para el buen manejo del software, la gran ventaja que
nos aporta las macros es que están desarrolladas bajo Excel, herramienta muy
conocida y utilizada en la mayoría de las empresas.

SOFTWARE APLICATIVO
Realización de tareas y cálculos complejos
En muchas ocasiones dejamos de utilizar técnicas conocidas para la resolución de

problemas, que nos podrían aportar datos de vital importancia, por la gran
complejidad de cálculo que conllevan, mediante macros en Excel estas tareas y
cálculos pasaran a la historia.
Aumento de eficacia y eficiencia
En el trabajo, puesto que reducimos horas y horas de nuestro trabajo en realizar

tareas manuales al convertirlas en automáticas, podremos utilizar ese tiempo
ganado en otros asuntos también importantes.
Seguridad de Macros
Los Macrovirus
Los macro virus son una nueva familia de virus que infectan documentos y hojas
de cálculo. Fueron reportados a partir de Julio de 1995, cambiando el concepto de
aquella época, de que los virus tan sólo podían infectar o propagarse a través de
archivos ejecutables con extensiones .EXE o .COM.
Hoy en día basta con abrir un documento en Word o una hoja de cálculo de Excel
infectados para que un sistema limpio de virus sea también infectado.
Los macro virus tienen algunas características básicas:
1. Infectan documentos de MS-Word, MS-Excel y archivos de bases de datos en

MS-Access.
2. Poseen la capacidad de infectar y auto-copiarse en un mismo sistema, a otros
sistemas o en unidades de red a las cuales estén conectadas.
3. Haciendo uso de las funciones de la interfaz de las librerías MAPI (Messaging
Application Programming Interface), desde el sistema infectado se envía a todos
los buzones de la libreta de direcciones de MS Outlook y Outlook Express.
4. A pesar de que los macro virus son escritos en los lenguajes macro de MS-
Word o MS-Excel y por consiguiente deberían infectar únicamente a
documentos y hojas de cálculo, es posible desarrollar macro virus que ejecuten
llamadas al sistema operativo, dando órdenes de borrar archivos o hasta de
reformatear al disco duro.
5. Los macro virus a pesar de tener acciones muy sofisticadas en sus procesos de
infección, son sumamente fáciles de crear o modificar, pues tan sólo es
necesario tener nociones de programación en lenguaje macro.

SOFTWARE APLICATIVO
6. Ahora todos los usuarios intercambian más documentos que archivos

ejecutables, ya sea a través de memorias flash USB, correo electrónico u otro
medio, lo cual alienta a los desarrolladores de virus.
Ayudar a proteger archivos de virus en macros
Para proteger nuestros equipos de la presencia de macros en un archivo,

podemos configurar las opciones de seguridad en Macros, lo cual se puede
realizar de la siguiente manera:
1. Nos ubicaremos en la ficha “Programador”, grupo de herramientas “Código” y

haremos clic en la herramienta “Seguridad de macros”.
2. Se mostrará el cuadro de dialogo “Centro de confianza” donde se puede definir

la configuración de macros:
Grabar una nueva Macro

Para grabar una nueva macro, debemos ubicarnos en la ficha “Vista”, luego nos
ubicamos en el grupo de herramientas “Macro”, hacemos clic en la herramienta
“Macros” y hacemos clic en “Grabar macro…”.

SOFTWARE APLICATIVO
También pudimos ubicar esta herramienta desde la ficha “Programador”, grupo de

herramientas “Código” y hacemos clic en la herramienta “Grabar macro…”.
Aparecerá el cuadro de dialogo “Grabar Macro” el cual permitirá especificar el

nombre de la macro, el método abreviado de acceso por el teclado, donde se
guardará la macro y la descripción de la macro.
Una vez que hagamos clic en “Aceptar”, se empezará a grabar todo procedimiento
que realicemos en esta hoja de cálculo, una vez que terminemos, detenemos la
grabación haciendo clic en la herramienta “Detener grabación” que se encuentra
en la ubicación donde aparecía la herramienta “Grabar narración”:

SOFTWARE APLICATIVO
Para ejecutar esta macro, podemos vincularlo a un control de formulario o desde la

herramienta “Macros” que se encuentra en la ficha programador, grupo de
herramientas “Código”.
Aparecerá el cuadro de dialogo “Macro”

donde podremos escoger la macro a
ejecutar.
Utilizando plantillas predefinidas y Crear plantillas personalizadas.

Para mejorar la forma de trabajo con archivos semejantes que se generan cada
cierto tiempo, puede diseñar un modelo y grabarlo como plantilla, de tal forma que
pueda utilizarse las veces que sea necesario.
Una plantilla es un archivo prediseñado que se utiliza como base para generar
nuevos archivos los cuales tienen las mismas características.
USO DE PLANTILLAS DE MICROSOFT EXCEL

Siga los pasos para usar las plantillas de Microsoft Excel:
1. Primero, nos ubicaremos en la ficha “Archivo”, luego haremos clic en “Nuevo” y
escogeremos “Plantillas de ejemplo”:

SOFTWARE APLICATIVO
2. Luego haremos clic en la plantilla que consideremos más adecuada para

nuestro trabajo y hacemos clic en crear:
USO DE PLANTILLAS DE MS OFFICE ONLINE
Siga estos pasos para uso de plantillas:
1. Haz clic en la ficha “archivo”.

2. Haz clic en la opción “nuevo”.
3. Luego nos ubicamos en la sección “Plantillas de office.com” y hacemos clic en,
por ejemplo, “Informes de gastos”:

SOFTWARE APLICATIVO
4. Luego aparecerán varias plantillas de la categoría “Informes de gastos”,

escogemos la plantilla deseada y hacemos clic en descargar:
5. Al final tendremos la siguiente plantilla:
CREAR PLANTILLAS DE LIBROS

Si utiliza un archivo constantemente y este es generado con mucha frecuencia
pero con datos diferentes, puede convertir su archivo en plantilla de tal forma que
pueda reutilizarlo cuantas veces sea necesario. Siga estos pasos:
1. Abrir el archivo que deseas convertir en plantillas

SOFTWARE APLICATIVO
2. Hacer clic en la ficha archivo.

3. Haz clic en “Guardar como” aparece el siguiente cuadro de dialogo:
4. Escribiremos el nombre de la plantilla.

5. En tipo, seleccionaremos “Plantilla de Excel”
6. Las plantillas se guardan en la carpeta plantilla de Microsoft.
7. Finalmente hacemos clic en el botón Guardar.
1. ¿Qué diferencia existe entre utilizar el parámetro “ordenado” en

verdadero ó falso, en la función consultav? – Dar ejemplos.
2. Explique la utilidad de calcular la varianza y desviación estándar de un
conjunto de datos.
3. Si necesito crear un formulario en el cual el usuario deba indicar su
sexo, ¿Qué control será el más adecuado?.- explique.
4. Cuando nos ubicamos en el grupo de herramientas “Macros”, existe una
herramienta llamada “Usar referencias relativas”, ¿Cuál es su función?
– Dar ejemplos.
5. ¿Cuál es el procedimiento para editar el código de una macro?.
6. Elaborar un formulario para generar una boleta de pagos del personal
de una empresa.

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TABLA DE CONTENIDO:

TAREA 01: RECONOCER LA IMPORTANCIA DE MS OFFICE PARA LA GENERACIÓN DE

EQUIPOS Y MATERIALES: ................................................................................................................. 4

RECONOCER LOS DIFERENTES PROGRAMAS DE MS OFFICE. ............................................. 5

PROCESO DE EJECUCIÓN: ........................................................................................................................ 5

RECONOCER WEB APP EN MS OFFICE (OFFICE WEB APP). .......................................... 10

PROCESO DE EJECUCIÓN: ...................................................................................................................... 10

TAREA 02: ELABORAR UN ESTUDIO SOBRE LA DOCUMENTACIÓN NECESARIA PARA

DEFINIR DIFERENTES TAMAÑOS Y ESTILOS DE FUENTES....................................................................... 22

TAREA 03: ELABORAR LOS FORMATOS PARA GENERAR UN MODELO DE HOJA DE

INSERTAR Y MODIFICAR IMÁGENES Y GRÁFICOS. .................................................................................. 67

TAREA 04: ELABORAR LOS FORMATOS PARA GENERAR UN MODELO DE CARTA E

EQUIPOS Y MATERIALES: ............................................................................................................... 93

CREAR Y REALIZAR MANTENIMIENTO DE DATOS EN UNA COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA. ........ 93

TAREA 05: ELABORAR LOS FORMATOS PARA GENERAR UN MODELO DE NOTAS

CREAR Y REALIZAR MANTENIMIENTO DE DATOS EN UNA COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA. ...... 127

TAREA 06: ELABORAR UN INFORME DE ASISTENCIA DE PERSONAL EN LA

ADMINISTRANDO LAS CONFIGURACIONES DE IMPRESIÓN. ................................................................. 144

CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE FÓRMULAS ........................................................................ 167

INTRODUCCIÓN A LAS FÓRMULAS ........................................................................................... 167

TAREA 07: ELABORAR UN INFORME DE GASTOS DE SERVICIOS BÁSICOS EN LA

Programa Nacional de Informática ~2~

TABLAS DINAMICAS .................................................................................................................... 198

TAREA 08: ELABORAR BOLETAS DE PAGO Y GUÍAS DE REMISIÓN. ............................... 203

FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA. ......................................................................................... 204

Programa Nacional de informática ~3~

En esta tarea trataremos las siguientes operaciones:

"La principal diferencia entre una persona rica y una

 Computadora con microprocesadores Pentium 4 ó de mayor

Estas son las

Empezaremos revisando algunas de las opciones que podemos realizar con:

Programa Nacional de informática ~5~

Microsoft WORD 2010:

Escogeremos la plantilla "Boletín ejecutivo" y hacemos doble clic sobre su

Programa Nacional de Informática ~6~

En efecto, utilizaremos un documento creado a partir de esta plantilla y para abrirlo

Programa Nacional de informática ~7~

Luego de revisar este documento, cerramos la aplicación.

Microsoft Excel 2010:

Para esta ocasión escogeremos la plantilla “Informe de gastos”:

La plantilla se muestra de la siguiente manera:

Programa Nacional de Informática ~8~

Luego de revisar este libro, cerramos la aplicación.

Microsoft POWERPOINT 2010:

Programa Nacional de informática ~9~

La mostramos en vista presentación presionando la tecla F5.

Luego de revisar esta presentación, cerramos la aplicación.

Programa Nacional de Informática ~ 10 ~

Una vez que accedemos al SkyDrive, encontraremos en la parte derecha, los

Hagamos clic en WORD, y podremos crear un archivo en línea.

Al hacer clic en guardar se

Programa Nacional de informática ~ 11 ~

1. Office Hogar y Estudiantes:

“Microsoft Office Hogar y Estudiantes 2010” nos brinda las herramientas

2. Office Hogar y Pequeña Empresa:

Programa Nacional de Informática ~ 12 ~

Esta versión tiene herramientas de correo electrónico, programación y lista de

Incluye WORD, EXCEL, POWER POINT, OUTLOOK y ONE NOTE.

Con esta presentación de Office, aumentaremos la Potencia de trabajo en los

5. Office Professional Plus:

Con Microsoft Office Professional Plus 2010, los empleados de la empresa

Programa Nacional de informática ~ 13 ~

contarán con varias formas nuevas y eficaces de hacer mejor su trabajo y