CONTRATO CONGRESO IADS 2018 TAIWAN

DUTIES
Es deber del Comité del Congreso organizar y ser anfitrión de la Reunión Anual de la IADS 2018,
Taiwán, del 27 de agosto de 2018 al 1 de septiembre de 2018. En ningún caso el Comité del
Congreso podrá modificar las fechas del congreso antes mencionadas.

La cuota de inscripción debe ser de 430- 450 euros (o más baja) en el caso de la inscripción
anticipada (hasta marzo de 2018) y 480 euros (o menos) (pagada hasta julio de 2018) para el
programa de 4 días (lunes a viernes), incluyendo alojamiento, transporte local, traslado desde y
hacia el aeropuerto, kit del congreso (bolsa del congreso, cuaderno de congresos, bolso, lapicera,
cuaderno y otros materiales), 3 comidas diarias, actividades sociales y programa científico. El pago
debe hacerse por transferencia bancaria en la cuenta bancaria del Comité del Congreso. Los gastos
de transferencia bancaria deben ser cubiertos por el participante. A los no miembros de IADS se
les puede cobrar un 10% más que una tarifa estándar.
De acuerdo con la Constitución de la IADS, IADS pagará el 50% de su Comité Ejecutivo de 7
personas y otro 50% será cubierto por el Comité del Congreso.
Además, el 7% del monto total de todas las cuotas de inscripción (incluidos los participantes
nacionales e internacionales) y el 10% de las cuotas de los no miembros de la IADS se transferirán
a la IADS que representa las cuotas de capitación.
La primera parte de las tasas de Capitación (50% de las tasas de Capitación) de todas las tasas de
inscripción deben ser transferidas dentro de un (1) mes después del congreso (hasta el 1 de
octubre de 2018). La segunda parte (otro 50% de las tasas de Capitación) debe ser pagada dentro
de los 3 meses posteriores al congreso (hasta el 1 de noviembre de 2018). El Comité del Congreso
proporcionará al ExCo de la IADS, siempre que el ExCo de la IADS lo pida, las facturas que prueben
los gastos. El Tesorero de la IADS es el oficial encargado de calcular los honorarios de capitación y
verificar el balance financiero del congreso.
El Comité del Congreso está obligado a presentar el programa detallado de la reunión a más tardar
el 1 de febrero de 2018 al Secretario General, quien lo remitirá a los delegados y también lo
publicará en la página web y el proyecto de presupuesto a más tardar el 1 de febrero de 2018 al
Tesorero, quien lo enviará a todos los miembros del Comité Ejecutivo.
La IADS está obligada a proporcionar orientación y asistir al Comité del Congreso si es necesario.
La IADS es responsable de proporcionar instrucciones detalladas para el Comité del Congreso y
ofrecer reuniones en línea tantas veces como sea necesario. La IADS debe buscar continuamente
patrocinadores y socios potenciales. El Comité de Recaudación de Fondos de la IADS debería
encargarse de estas acciones junto con el Comité Ejecutivo de la IADS.

TERMS
Si la Asociación de Estudiantes de Odontología de Taiwán no ha cumplido con sus obligaciones
financieras antes de la primera Asamblea General del año 2017/2018 de la Asociación, se
impondrá un cargo adicional del 10 % a la Asociación de Estudiantes de Odontología de Taiwán, a
menos que el Comité Ejecutivo haya recibido y aceptado una apelación por escrito para el
aplazamiento de la Asociación de Estudiantes de Odontología de Taiwán.
Si después de un (1) año (hasta el 1 de septiembre de 2020) una Asociación de Estudiantes de
Odontología de Taiwán no ha pagado las cuotas de capitación del congreso, la suspensión de la
membresía será automática.

PROGRAM
El programa del Congreso Anual de la IADS debe constar de los siguientes puntos:
a) Ceremonia de apertura
Se celebra en la primera noche, incluyendo la cena, los discursos de apertura, el espectáculo y la
fiesta.
Atuendo Formal
b) Asambleas Generales, reuniones del NEO y reuniones de los Comités durante los tres primeros
días del congreso.

Requisitos:
Sala de conferencias en forma de U con capacidad para 50 - 70 personas y una mesa principal para
6 personas.
Micrófonos y sistema de sonido
Grabación de las Asambleas Generales
Internet inalámbrico de alta velocidad
Proyector para la presentación de datos
Servicios de secretaría (impresora, fax, fotocopiadora, etc.)
Etiquetas de países (nombre de cada país con la bandera en una etiqueta)
Botellas de agua sobre la mesa durante las reuniones
Descanso para café
c)Programa Científico
Requisitos:
Asegurar a los ponentes con el apoyo necesario, de acuerdo a los acuerdos alcanzados.
Asegurar un Salón de Congresos para los ponentes, el cual podría reunir un máximo de 100
participantes. El Palacio de Congresos debe estar equipado con un sistema de sonido, micrófono,
proyector y otros requisitos necesarios para que se lleve a cabo la Conferencia.
d) Concurso de Cátedras SCORE: Véase el Anexo 1.1., se deben cumplir otros requisitos Oficial
Científico Internacional de la IADS.
e) Requisitos de las Olimpiadas Dentales de IADS:
Sala con un máximo de 50 participantes
Mesas para los participantes (1 mesa para 2-3 participantes)
Conexión a Internet
Materiales necesarios para las rondas clínicas
Mesa para jurado (4-5 personas)
Botellas de agua para el jurado
Papeles y bolígrafos para jurado
f) Sesiones de formación
Requisitos:
Asegurar al Comité de Capacitación de la IADS con todo el apoyo solicitado para la organización de
las Sesiones de Capacitación.
Para otros arreglos, el Comité del Congreso debe ser contactado por el Presidente del Comité de
Capacitación de la IADS.
g)Feria de Intercambio
Tablas (una tabla/stand para cada país con la etiqueta de país)
Sistema de sonido
Buffet complementario opcional en lugar de la cena principal
h) El Programa Social debe incluir visitas turísticas, fiestas y actividades sociales, dependiendo de
la creatividad del Comité del Congreso.
i) Cena de Gala
Ceremonia de clausura
Cena de lujo
Fiesta
Ropa formal
Además, el Comité del Congreso lo hará:
Diseñar y administrar el sitio web del congreso con la orientación de IADS Editor
Preparar el procedimiento de registro
Garantizar y preparar cartas oficiales de invitación para los posibles participantes con el fin de
facilitar la obtención de visados de entrada a tiempo.
Contacte con los Consulados y Embajadas de Taiwán en todo el mundo en caso de que haya más
preguntas sobre el propósito de la visita del solicitante de visado a Taiwán;
proporcionar apoyo legal a los asistentes al Congreso en caso de cualquier problema legal que
surja debido a la situación legal local (por ejemplo: es el deber de los organizadores para actualizar
a los asistentes del Congreso sobre sus obligaciones legales relacionadas con su estancia en la
India y apoyarles en el cumplimiento de estas obligaciones)
Proporcionar toda la información necesaria en el sitio web y los grupos electrónicos de la IADS
antes de la llegada de los participantes a Taiwán;
incluir en el folleto del congreso una lista completa de todos los participantes con sus direcciones
de correo electrónico y países;

ENCLOSURES
1. Extracto de la Constitución de la IADS: Capítulo 5: Sesión Anual y Congreso Internacional de
Estudiantes de Odontología
2. Calendario ejemplar del Congreso
1. Extracto de la Constitución de la IADS

CAPÍTULO 5: SESIÓN ANUAL Y CONGRESO INTERNACIONAL DE ESTUDIANTES DE ODONTOLOGÍA

Sección 1: Período de sesiones anual

La sesión de la Asociación consistirá en:
a) El período de sesiones anual de la Asamblea General previsto en la sección 1A del capítulo 2;
b) La reunión del Comité Ejecutivo prevista en el Capítulo 3, Sección 10.

Sección 2: Congreso Internacional de Estudiantes de Odontología

La Asociación promoverá un Congreso Internacional de Estudiantes de Odontología establecido
anualmente.

a. Propósito
El propósito del Congreso será proporcionar un foro internacional para la revisión y discusión de
todos los temas que puedan avanzar los objetos de los estudiantes de odontología a nivel
internacional y de la Asociación, y ofrecer una oportunidad para el fortalecimiento de las
relaciones entre los estudiantes de odontología, las organizaciones de estudiantes de odontología
y los países.

El propósito de la parte científica del programa del Congreso será presentar a los estudiantes
participantes mediante reuniones, conferencias, clínicas, demostraciones y otros medios,
información y opiniones sobre temas científicos relacionados con la odontología.
b. Hora y lugar
Las invitaciones para un Congreso anual se prepararán por escrito al Secretario para su
consideración y aceptación en el período de sesiones anual de la Asamblea General, por lo menos
un (1) año antes de dicho Congreso. No se aceptará ninguna invitación al Congreso de ninguna
nación que limite la asistencia por motivos de raza, sexo, religión o nacionalidad u origen nacional.

c. Organización
El Congreso será organizado y administrado por un Comité del Congreso que estará integrado por
miembros designados por el (los) Miembro (s) del país en el que se celebre el Congreso. La
organización anfitriona será responsable del Congreso. La parte del Congreso del programa se
planificará en consulta con el Comité Ejecutivo de acuerdo con el Capítulo 3, Sección 7K.

d. Finanzas
El país anfitrión será responsable de la financiación del Congreso, con la salvedad de que la
financiación de la parte científica del programa será prorrateada, en la medida de lo posible, entre
el país anfitrión y la Asociación sobre la base de un acuerdo entre el Comité del Congreso y el
Comité Ejecutivo de la Asociación. El Comité del Congreso pagará el 50% de la cuota del congreso
a los miembros del Comité Ejecutivo.

La cuota de Capitación del Congreso será del 7% de la cuota del Congreso sólo para los miembros
de la Asociación y los estudiantes. Para los participantes que no sean estudiantes, no miembros de
la Asociación, la tasa de capitación será del 10% de la cuota del Congreso en la categoría
correspondiente.

Se requerirá que el Comité del Congreso de la IADS presente un informe financiero al Comité
Ejecutivo o a la Asamblea General al final del Congreso, para ser examinado por sus Miembros.

El Comité del Congreso debe proporcionar al Comité Ejecutivo de la IADS facilidades secretariales
para incluir dos secretarios de habla inglesa y el uso de una fotocopiadora, la elección dependerá
del Comité del Congreso en cuanto a si usarán los servicios de la secretaria de Central Of ice o dos
secretarios locales.

El Comité del Congreso tendrá la libertad de designar las cuotas del Congreso para cada una de las
tres categorías mencionadas con la aprobación del Comité Ejecutivo. Se prestará especial atención
a las personas que contribuyan significativamente a la IADS.

Las categorías:
a) Estudiante Miembro Titular de la IADS.
b) Miembros Dentistas de la IADS y estudiantes dentales que no sean Miembros Titulares de la
IADS.
c) Cónyuges, invitados y observadores.

e. Reglas
De vez en cuando, el Comité Ejecutivo podrá establecer reglas adicionales para la conducción del
Congreso, en consulta con los Miembros y ex miembros de los Comités del Congreso, con sujeción
a la ratificación de la Asamblea General.
Cualquier cambio a este contrato sólo se aplica en caso de que se otorgue la aprobación escrita de
ambas partes (IADS y Comité del Congreso).
Este contrato será firmado y enviado al Secretario General de la IADS dentro de un plazo de dos (2)
semanas (hasta el 16.1.2018).