Proto y Relais Pas TEMA 2: EL PROTOCOLO OFICIAL. Introduccién. En este tema trataremos los aspectos mas relevantes del protocolo oficial, regulados por norma © ley en la mayoria de los casos. Existen diversas legislaciones que a protocolo institucional competen. Nosotros haremos referencia solamente a aquellas mas importantes que son - Real Decreto 2099/1983, de 4 de agosto de “ORDENAMIENTO GENERAL DE PRECEDENCIAS EN EL ESTADO ESPANOL). Este Real Decreto.es considerado modemo, puesto que impone una prevalencia de las autoridades elegidas sobre las nombradas y una sefialada prevalencia de las autoridades del mundo de la cultura ~ Real Decreto 834/1984, de 11 de abril del Reglamento de Honores Militares. ~ Reales Ordenanzas de los tres ejércitos: © Real Decreto 2945/1983, de 9 de noviembre (Tierra). © Real Decreto 1024/1984, de 23 de mayo (Armada) © Real Deoreto 494/1977, de 21 de enero (Aire) - Real Decreto 1511/1977, de 21 de Enero de Reglamento de Banderas y Estandartes, Guiones, Insignias y Distintivos, en parte modificado por disposiciones posteriores, reguladoras de materias andlogas. Existen asimismo otras normativas derivadas de las Comunidades Autonomas, de las que analzaremos las de Castilla y Ledn. Clasificacion y presidencia de actos oficiales. El protocolo oficial determina el conjunto de normas que regulan la celebracién de los actos oficiales, segiin su clase, quien los organice y e! lugar donde se desarrollen Reglas que recogen las formalidades que deben rodear las diferentes ceremonias oficiales, y se basan en el cumplimiento de lo legislado por las distintas administraciones en que se estructura el Estado - central, autonémica y local- , en el respeto a los usos y tradiciones de cada una de ellas y del lugar en que se celebren y en la aplicacién correcta del ordenamiento de precedencias entre personas e instituciones. Tres son, por consiguiente, los niveles de normas que sirven de referencia para la organizacién de los actos ofciales: estatal, autondmico y local. En ellos se establace el orden de precedencias entre las autoridades y contienen normas relativas a la presidencia de los actos. El texto que contiene, con cardcter general, las normas basicas que ordenan los actos oficiales. en el Estado Espafol, es el Real Decreto 2099/1983, de 4 de Agosto, por el que se aprueba el Ordenamiento General de Precedencias del Estado. En él se clasifican los actos oficiales, se determina quien los preside y se establece el régimen de precedencias de autoridades y entes piiblicos en ellos.Prato y Relaciones Pics. En las Comunidades Autonomas: a) en las que tienen su propio decreto de precedencias, se aplican las normas que en él se determinan (Catalufia, Navarra, Murcia, Canarias, Valencia, Islas Baleares, La Rioja y Andalucia) b) en las que no tienen su propio decreto, se respeta lo dispuesto en el Deoreto de Precedencias del-Estado Las Corporaciones locales deben aplicar, para la organizacién de sus actos, el Deoreto de Precedencias del Estado cuando no pertenecen a una Comunidad Auténoma que tiene decreto propio; en cualquier caso se deben respetar sus propios reglamentos, usos y costumbres, Los actos oficiales se clasifican en a) ‘Actos de cardcter general’: todos aquellos que se organicen por la Corona, Gobierno o la Administracién del Estado, Comunidades Autonomas 0 Corporaciones Locales, con ocasiin de conmemoraciones 0 acontecimientos nacionales, de las autonomias, provinciales y locales b) “Actos de cardcter especial’, que son los organizados por determinadas instituciones, organismos 0 autoridades con ocasién de conmemoraciones 0 acontecimientos propios del ambito especifico de sus respectivos servicios, funciones y actividades La diferenciacién esencialmente atiende a quién los organiza y al ambito de la conmemoracién o acontecimiento. Lo mas importante es establecer su clase, para poder determinar quien lo preside y establecer la precedencia entre sus asistentes. El arficulo 4 del R.D. citado dice: “Los actos seran presididos por la autoridad que los organice. En caso de que dicha autoridad no ostentase la presidencia, ocuparé el lugar inmediato a la misma" Ala autoridad que preside le corresponde el lugar de mayor honor durante el desarraio de un acto y ejerce la direccién del mismo; suele estar, generalmente, acompafiada por otras autoridades 0 personalidades, que en su conjunto configurardn la presidencia del acontecimionto. La distribucién de los puestos de las demas autoridades se haré de acuerdo con el orden de precedencias que determina el Real Decreto, alternindose, segiin su orden jerarquico, a derecha e izquierda del lugar ocupado por la autoridad que preside; en el caso de que concurrieran varias personas del mismo rango y orden de precedencia, prevalecera siempre lade la propia residencia, El Decreto sélo define la distibucin de los puestos de forma alternativa; sin embargo, la practica confirma la configuracién de otros modelos, pues cada acto requiere la presencia adecuada. Ej En recepciones oficiales se constituye de pie, ordenandose los integrantes de mayor a menor rango. La autoridad que preside ocupa el puesto més cercano al lugar de acceso de los invitados y @! resto a continuacion por su orden correlative. Este modelo se conoce como “presidencia simple’.Protea y Reasons Plas Ordenamiento General de Precedencias en el Estado. Régimen General. Elcitado RD. establece: 1 Su Ambito de aplicacién: los actos oficiales. Esto implica que los medios tecnicos, el personal y el dinero es de origen publica y del Estado. El organo encargado de aplicar sus normas, En el afio 83 era la Jefatura de Protocolo del Estado, hoy suprimida En administracion de protocolo ofcal tenemos: Administracién del Estado. Organismos © Departamento de Protocolo de la Presidencia de! Gobierno. (nivel de direccién general) Se encarga de la coordinacién y direccién de la Presidencia, la organizacién de actos y reuniones intemacionales en que participe el Presidente, asi como la interpretacién y ejecucién de las normas de protocolo y ceremonial del Estado. También hard estas funciones en los actos de cardcter general en los que concurran autoridades de’ cistinfo orden, nacionales, autonémicas y locales. Todos los demas érganos y servicios competentes colaboraran con el citado departamento, © Servicio de protocolo del Ministerio de Asuntos Exteriores. El Introductor de Embajadores (nivel de direccién general) depende directamente de la secretaria del ministerio. Esta direccién cuenta con varias subdirecciones, de las cuales sélo la de Viajes y Visitas oficiales tiene competencias en materia de protocolo, Se encarga de la preparacién, coordinacién y ejecucién de los actor ofciales y ceremonias relacionadas con la politica exterior, especialmente los viajes Oficiales de SS.MM: los Reyes y de las visitas de los Jefes de Estado eextranjeros; la tramitacion de los expedientes de tramitacion de las Ordenes de Isabel la Catdlica y Merito Civil, cuya cancileria radica en este ministerio. Este ‘6rgano se coordinara con el anterior cuando haya tepresentacién extranjera en Espatia. © Jefatura de Protocolo de cada Ministerio, Todos los ministerios tienen una en su ambito. © No hay disposicién legal para la Administracion periférica del estado, aungue si existen en muchos lugares unidades de protocolo. ‘Administracién autonémica. Algunas disponen de legislacién sobre responsables y otras no, pero todas tienen cierta organizacién, con cargo de jefatura de protocolo o similar. ‘Aan asi la variedad es notoria. Administracién local. Se ha cuidado siempre el ceremonial por estas instituciones. Se ha producido una prolferacién de oficinas de protocolo o ceremonial. La facultad de ‘organizar y presidir actos corresponde a los presidentes de las diversas corporaciones locales. En cada caso cabe determinar: a) La precedencia entre los representantes diplomaticos, autoridades, personalidades, Corporaciones 0 Colegios de Instituciones, esparioles O extranjeros, que asistan a actos piiblicos de caracter intemacional, a celebrar en Espafia 0 en el extranjero organizados por el Estado.Protea y Racons Palas b) La precedencia entre los anteriores, cuando asistan a cualquier acto piiblico que, no estando directamente organizado por Estado, tenga especial relevancia y sigificacién para las relaciones exteriores de Espatia. En estos actos intervendra el dicho érgano del Ministerio de Asuntos Exteriores. 3. Los criterios a seguir para ordenar las precedencias de los diversos tipos de actos oficiales . a. Aclos de cardcter general: a) Organizados por a Corona, el Gobiemo o la Administracion det Estado. El orden puede variar segin el acto se celebre en la Vila de Madrid 0 en e! tertorio propio de otra Comunidad Autonoma, pero en cualquiera de ellos se ajustara a lo que prescribe el Ordenamiento General b) Organizados por las Comunidades Auténomas o por la Administracion Local, la precedencia se determinaré prelativamente de acuerdo con lo dispuesto en el Ordenamiento General en primer lugar, en su normativa propia en segundo lugar o por fa tradicién 0 costumbre inveterada del lugar. En ningun caso podra alterarse el orden establecido para las Insftuciones, Autoridades y Corporaciones del Estado recogidas en el Ordenamiento; es decir, el orden de precedencia entre las citadas entidades y personas quedara inalterable cuando concurran, individual 0 colegiadamente, como autoridades 0 entidades estatales. No obstante, se respetara la tradicién inveterada del lugar cuando, en relacién con determinados actos oficiales, hubiese asignacin o reserva a favor de determinados entes 0 personalidades. b. Actos de cardcter especial. La precedencia, en actos oficiales de cardcter especial, se determinara por quien los organice de acuerdo con su normativa especifica, sus costumbres y tradiciones y, en su caso, con los ctiterios que se establecen en el Ordenamiento General ©. Actos militares. Seran organizados por la autoridad de las Fuerzas Armadas que corresponda y, en ellos, se estaré a lo dispuesto en el Reglamento de Actos y Honores Mlitares y demas disposiciones aplicables. Para su presidencia se tendra en cuenta lo dispuesto por el Ordenamiento General de Precedencias. Ademés se especifica que las autoridades de la Armada con insignia a flote, cuando concurran a actos ofciales de cardcter general, que se celebren en la ciudad donde se encuentren los buques de guerra, seran debidamente clasificados, segun su rango, por la autoridad que arganice el acto.Protons y Relaciones Pas 4. Los tres rangos de ordenacién en que se distribuye el regimen general de precedencias: el individual o personal, el departamental y el colegiado. Sefalando que a. Elindividual regula el orden singular de autoridades, ttulares de cargos piblicos © personalidades b. Eldepartamental regula la ordenacién de los ministerios ©. El colegiado regula la prelacién entre Instituciones y Corporaciones cuando asistan a los actos oficiales con dicha presencia institucional 0 corporativa, teniendo asi cardcter colectivo y sin extenderse a sus respectivos miembros en particular. : 5. Las precedencias que corresponden a los tres rangos de ordenacién anteriores en los actos de cardcter general y la precedencia intema entre los miembros de los dos titimos, cuando asistan con caracter departamental o colegiado. 6. La ordenacién de los Presidentes de los Consejos de Gobierno de las Comunidades Auténomas, que se hara de acuerdo con la antigiiedad de la publicacién oficial de! correspondiente Estatuto de Autonomia; especificando que, en caso de coincidencia en la antigiedad de la publicacién oficial de varios Estatutos de Autonomia, los Presidentes de dichos Consejos de Gobierno se ordenaran de acuerdo a las antigiiedad de la fecha de su nombramiento y, ademas, que la precedencia intema entre los miembros del Consejo de Gobierno de las Comunidades Auténomas se determinara pro la propia Comunidad. En el caso conereto de las Diputacién Foral de Navarra, su Presidente tendra las mismas consideraciones que el resto de los Presidentes de los Consejos de Gobierno de la Comunidades Autonomas. 7. La posicién que deberd ocupar la persona que represente en su cargo a una autoridad superior a la de su propio rango, disponiendo que ésta no gozard de la precedencia reconocida a la autoridad representada y ocuparé el lugar que le corresponda por su propio rango, salvo que ostente expresamente la representacion de Su Majestad el Rey 0 del Presidente del Gobierno. Ordenacién de precedencias segin el rango individual en los actos oficiales de cardcter general. Elorden singular de autoridades, ttulares de cargos piblicos o personalidades, depende de cual sea la Insttucién que organice el acto y del lugar del teritorio nacional donde se celebre (desde la promulgacion del Ordenamiento General se han producido algunos cambios (entre paréntesis) ‘1. Precedencia de autoridades en los actos oficiales de caracter general organizados por la Corona, el Gobiemo o la Administracién del Estado. Dos articulos del Ordenamiento General definen el orden de autoridades segiin se celebre el acto en la vila de Madrid fuera de ella a) Actos en la Villa de Madrid. Art. 10 (actualizado). En los actos en la villa de Madrid, en su condicién de capital del Estado y sede de las instituciones generales, regira la precedencia siguiente: 1. Rey o Reina. 2. Reina consorte o Consorte de la Reina 3. Principe o Princesa de Asturias. 4, Infantes de Espafa.14, 15. 16. 17. 18. 19. 20, 24 22, 23, 24, 2. 26. a. 28. 29, 30. 31 32, 33, 34, 35, 36, 37. 39. 40. a Protosay Relaciones Piles. Presidente del Gobierno. Presidente del Congreso de los Diputados. Presidente de! Senado Presidente del Tribunal Constitucional Presidente del Consejo General del Poder Judicial Vicepresidentes del Gobierno, segin orden Ministros del Gobierno, segin su orden. Decano del Cuerpo Diplomatico (nuncio papal) y embajadores eextranjeros acreditados en Espafia Presidentes de los Consejos de Gobierno de las Comunidades Auténomas Expresidentes del Gobierno. Jefe de la Oposicion, Alcalde de Madrid Jefe de la Casa de S.M. el Rey (se coloca pegado al Rey por detrés) Presidente del Consejo de Estado. Presidente del Tribunal de Cuentas Fiscal General del Estado. Defensor del Pueblo Secretarios de Estado, segin su orden, y Presidente de la Junta de Jefes de Estado Mayor y Jefes de Estado Mayor de los Ejercitos de Tierra, Mar y Aire. Vicepresidentes de las Mesas del Congreso de los Diputados y del Senado, segin su orden Presidente de! Consejo Supremo de Justicia Militar (actualmente esta suprimido y se encarga la sala 5*) Delegado del Gobierno en la Comunidad Auténoma de Madrid General Jefe de la Primera Regién Militar, Almirante Jefe de la Jurisdiceién Central de Marina y General Jefe de la Primera Region Area (*. Jefe del Cuarto Militar y Secretario General de la casa de S.M. el Rey. Subsecretarios y asimilados, segin su orden Secretarios de las Mesas del Congreso de los Diputados y del Senado, segin su orden, Presidente de la Asamblea Legislativa de la Comunidad Autonoma de Madrid. Encargados de Negocios Extranjeros acreditados en Espafia. Presidente del Instituto de Espana director General del Protocolo de Estado Directores Generales y asimilados, segin su orden, Consejeros de Gobierno de la Comunidad Auténoma de Madrid Miembros de la Mesa de la Asamblea Legislativa de la Comunidad Autonoma de Madrid Presidente y Fiscal del Tribunal Superior de Justicia de la Comunidad Autonoma de Madrid Diputados y Senadores por Madrid Rectores de las Universidades con sede en Madrid, segin la antigiiedad de la Universidad Comandante Militar de Madrid Tenientes de Alcalde del Ayuntamiento de Madrid 6Protocol y Relaciones Publeas b. Actos en territorio de una Comunidad Autonoma, 16. 17. 18, 19, 20, 2 22, 23. 24, 2. 26. 27. 28. 29. 30. 34 32. 33. 34, 35. 36. 37, 38. Rey o Reina Reina consorte 0 Consorte de la Reina Principe o Princesa de Asturias, Infantes de Espafia Presidente del Gobierno. Presidente del Congreso de los Diputados. Presidente del Senado. Presidente del Tribunal Constitucional Presidente del Consejo General del Poder Judicial Presidente del Gobiemo de la Comunidad Auténoma . Vicepresidentes del Gobiemo. Ministros del Gobiemo, segin su orden. . Decano del Cuerpo Diplomatico (nuncio papal) y embajadores extranjeros acreditados en Espatia, Ex presidentes del Gobierno, Presidentes de los Consejos de Gobierno de las Comunidades Auténomas Jefe de la Oposicién Presidente de la Asamblea Legislativa de la Comunidad Autonoma, Delegado del Gobierno en la Comunidad Autonoma Alcalde del Municipio del Lugar. Jefe de la Casa de S.M. el Rey (se coloca pegado al Rey por detrés) Presidente del Consejo de Estado. Presidente del Tribunal de Cuentas, Fiscal General del Estado. Defensor del Pueblo Secretarios de Estado, segin su orden, y Presidente de la Junta de Jefes de Estado Mayor y Jefes de Estado Mayor de los Ejércitos de Tierra; Mar y Aire. Vicepresidentes de las Mesas del Congreso de los Diputados y del Senado, segin su orden Presidente del Consejo Supremo de Justicia Militar (actualmente esta suprimido y se encarga la sala 5°. General Jefe de la Regién o zona Miltar, Almirante Jefe de la Zona Maritima y General Jefe de la Regién zona Aérea (*) Jefe del Cuarto Militar y Secretario General de la casa de S.M. el Rey. Consejeros de Gobierno de la Comunidad Autonoma, segin su orden. Miembros de la Mesa de la Asamblea Legislativa de la Comunidad Auténoma, Presidente y Fiscal del Tribnal Superior de Justicia de la Comunidad Autonoma, Subsecretarios y asimilados, segiin su orden Secretarios de las Mesas del Congreso de los Diputados y del Senado, segin su orden Encargados de Negocios Extranjeros aoreditados en Espafia Presidente de! Instituto de Espaiia director General del Protocolo de Estado. Presidente de la Diputacién Provincial, Mancomunidad 0 Cabildo insular.Protea y Rearones Plies 39. 40. 4 42. 483 44, 45, 46. 47. 48 Directores Generales y asimilados, segin su orden. Diputados y Senadores por la provincia donde se celebre el acto. Subdelegado de! Gobierno en su teritorio Rectores de la Universidades en cuyo distrito tenga lugar el acto, segim la antigliedad de la Universidad Presidente de la Audiencia Provincial Delegado de Defensa, Comandante Militar de la Provincia y Jefes de los Sectores Naval y Aéreo Director Insular de la Administracién General del Estado en. su territorio. Tenientes de Alcalde del Ayuntamiento del lugar. ~ Comandante Militar de la Plaza, Comandante o Ayudante Militar de la Marina y Autoridad aérea local Representantes Consulares extranjeros. Habra que hacer unas consideraciones, que tienen que ver con recursos interpuestos, 0 con la desaparicién o cambio de denominacién de determinados cargos. a) -Se han producido cambios en el orden primitivamente establecido al fallar el Tribunal Supremo favorablemente a dos recursos: uno que reconoce el derecho a que los Presidentes de los Consejos de Gobierno de las Comunidades Auténomas ocupen, en los actos de cardcter general celebrados en el terrtorio propio de una Comunidad Auténoma el puesto n° 10 y los vicepresidentes se retrasan al 11; y otro que determind que éstos presidentes tomen el puesto 13 en los actos en la villa de Madrid, retrasando a los expresidentes del Gobierno al puesto 14 b) La ordenacién de los Presidentes de las Comunidades Auténomas, segin el orden de antigiiedad de la Galicia Andaluci Cantabri La Rioja Aragon Navarra. enavosg >a sesepaegD ublicacién oficial del correspondiente Estatuto de Autonomia es: Pais Vasco. Catalufia ia Principado de Asturias. ia Regién de Murcia, Comunidad Valenciana Castilla la Mancha, Canarias. Extremadura Baleares, Comunidad de Madrid. Castilla y Leén, Ciudad Auténoma de Ceuta Ciudad Auténoma de Melia ©) Respecto a la desaparicién de cargos o cambios de denominacién, hay que tener en cuenta que: ha Terttorial, por desaparecido el Consejo Supremo de Justicia Miltar y la Audiencia consiguiente, las figuras de sus presidentes. Han sido suprimidos los gobiernos militares, con lo que desaparece la figura del Gobernador Militar, en cadaProto y Relaciones Pbloas provincia se ha creado una Delegacién de Defensa, pero su titular no sustituye al Gobemador militar y el lugar que ocupard serd el que le corresponda, por razdn de su empleo miitar y antigiiedad, entre las Autoridades militares de estructura periférica de las Fuerzas Armadas (R.D. 2206/1993); ha cambiado la denominacién del Capitan General de Regién Militar pasando a ser General Jefe de la misma, aunque se mantiene la funcién y por lo tanto, el lugar de precedencia, Ha sido suprimida la figura de Jefe de Protocolo del Estado, aunque las funciones de esa Jefatura han sido por el Departamento de Protocolo del Presidencia de Gobiemo (R.D. 838/196) por lo que su puesto debe ocuparlo el Direotor General del mismo. 4) Los gobernadores civiles han desaparecido y ahora existe en cada provincia la figura del Subdelegado del Gobierno, que ocupa el lugar inmediato anterior al designado para los Rectores de las Universidades, y los Directores Insulares se situarén delante de los Tenientes de Alcalde del Ayuntamiento del lugar, segin Ley 6/1997 y 617/1997. 2.- Actos ofciales de cardcter general organizados por las Comunidades Auténomas o por la Administracién Local No recoge el Ordenamiento General lista correspondiente a este caso, y habra que estar a lo dispuesto en el aticulo 6.2, que dispone que la precedencia se determinara pretativamente de acuerdo con lo dispuesto en el Ordenamiento General, por su normativa propia y, en su caso, por la tradicién o costumbre inveterada del lugar y, es0 si, siempre teniendo en cuenta que en ningdn supuesto puede alterarse el orden establecido para las instituciones, Autoridades y Corporaciones sefialadas en el Real Decreto; no obstante, hace la salvedad, se respetara la tradicién inveterada del lugar si, en relacién con determinados actos oficiales, hubiere asignacion o reserva a favor a determinados entes o personalidades, Por ello habré que tener en cuenta, en este tipo de actos, lo establecido en el Ordenamiento de Precedencias de la Comunidad Autonoma o de la Administracion Local que los organice y , al mismo tiempo, a sus tradiciones y costumbres. Ordenacién de precedencias entre Departamentos, Instituciones y Corporaciones en los actos oficiales de carécter general. El Real Decreto de Precedencias, en el caso en que dichos organismos concurran con caracter departamental y colegiado a los actos, determina su orden sOlo en los actos de cardcter general que sean organizados por la Corona, el Gobierno o la Administracion del Estado. El orden variaré segiin que el acto se desarrolle 0 no en la villa de Madrid. 1. Actos celebrados en la villa de Madrid. La precedencia es la que sigue 1, Gobierno de la Nacion. 2. Cuerpo Diplomatico acreditado en Espafia 3, Mesa del Congreso de los Diputados. 4, Mesa del Senado. 5. Tribunal Constitucional 6. Consejo General del Poder Judicial. 7. Tribunal Supremo. 8. Consejo de Estado. 9. Tribunal de Cuentas. 10. Presidencia del Gobierno.Protea y Relacones Piles 11, Ministerios, segin su orden 12, Instituto de Espafia y Reales Academias. 13. Consejo de Gobiemo de la Comunidad Auténoma de Madrid 14, Asamblea Legislativa de la Comunidad Autonoma de Madrid 15. Tribunal Superior de Justicia de Madrid 16. Ayuntamiento de Madrid 17. Claustro Universitario. .2- Actos celebrados en el Territorio de una Comunidad Autonoma, 1. Gobierno de la nacién, 2. Cuerpo Diplomatico acreditado en Espanta 3. Consejo de gobierno de la Comunidad Auténoma. 4. Mesa del Congreso de los Diputados. 5. Mesa del Senado, 6. Tribunal Constitucional 7. Consejo General del Poder Judicial 8. Tribunal Supremo de Justicia. 9. Asamblea Legislativa de la Comunidad Autonoma. 40. Consejo de Estado 14, Tribunal de Cuentas. 12, Tribunal Superior de Justicia de la Comunidad Autonoma 13, Ayuntamiento de la Localidad 14, Presidencia del Gobierno. 15. Ministerios, segin su orden. 16. Consejeria del Gobierno de la Comunidad Autonoma, segin su orden, 17. Instituto de Espatia y Reales Academia. 18. Gobiemo Civil de la Provincia 19, Diputacién Provincial, Mancomunidad o Cabildo Insular. 20. Audiencia Provincial 21. Claustro Universitari. 22. Representaciones Consulares extranjeras. En la aplicacion de lo dispuesto en los articulos anteriores se tendr en cuenta que. ‘.La precedencia entre los Departamentos ministeriales se basa en la fecha de creacién de cada ministerio primando la antigiedad. Sin embargo, la Presidencia de Gobierno tiene precedencia sobre el resto de los departamentos. La ordenacién queda como sigue Ministerio de Asuntos Exteriores (1708) Ministerio de Justicia (1714). Ministerio de Defensa (1714). Ministerio de Economia y Hacienda 1714). Ministerio del Interior (1812). 10Protea y Relaciones Pobicas. Ministerio de Fomento (1832) Ministerio de Educacién y Cultura (1900). Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales (1920), Ministerio de Industria y Energia (1938). Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentacién (1935). Presidencia (1973). Ministerio de Administraciones Publicas (1977) Ministerio de Sanidad y Consumo (1977). Ministerio de Medio Ambiente (1986). Ministerio de la Vivienda (2006) 2. El orden intemo de precedencia, entre los integrantes de las Instituciones y Corporaciones, se establecerd de acuerdo con sus normas particulares 3. Las precedencias entre los miembros del consejo de Gobiemo de las Comunidades Auténomas se determina por la propia Comunidad y en el mismo caso estan las Corporaciones Locales. 4, Cuando el Ordenamiento hace referencia al Instituto de Espatia y Reales Academias, no precisa el orden de precedencias entre ellas, por lo que habra que tener en cuenta, como ocurre con los Departamentos ministeriales, el orden que establece su fecha de creacién: Real Academia Espaiola. Real Academia de la Historia Real Academia de Bellas Artes de San Femando. Real Academia de Ciencias Exactas, Fisicas y Naturales Real Academia de Ciencias Morales y Politicas. Real Academia Nacional de Medicina, Real Academia de Jurisprudencia y Legislacién Real Academia de Farmacia. 5. En circunstancia similar a la anterior, se encuentran las Universidades que, en donde haya varias, se deben ordenar también de acuerdo con su antigiiedad. 6. Enel caso de que, a los actos de cardcter general, sean convocadas conjuntamente Autoridades y Colegios de Instituciones 0 Corporaciones, cada uno de éstos tilimos se situaré a continuacion de la autoridad de que dependa, respetando el orden reglamentario establecido para el lugar en que se celebre el acto. Cuando la auloridad que lo organice , de acuerdo con la Direccién de Protocolo de Presidencia de Gobierno, determine que la precedencia sea sélo por el orden de autoridades, lasProtos y Relaciones Piles Instituciones y Corporaciones se situaran a continuacién de la Ultima de aquellas en el orden sefialado en los articulos 10 y 12. Ordenaci6n en la comunidad de Castilla y Leén. El ordenamiento de las Consejerias en la Comunidad Auténoma de Castilla y Len se establece de acuerdo con el orden de aparicion en el decreto de nombramiento de la constitucién del ejecutivo regional, En la actualidad queda - Presidencia y Administracién Territorial - Hacienda, = Economia y Empleo. - Fomento - Agricultura y Ganaderia = Medio Ambiente - Sanidad - Familia ¢ lgualdad de Oportunidades. - Educacisn. ~ Cultura y Turismo. Tratamientos honorificos en los documentos de la Administracién Publica. En general se establece que: - No se consignarén en la comunicaciones administrativas, 0 en los modelos de documentos que hayan de dirgirse a la Administracién, formulas de salutacion o despedida, ni expresiones ni girs que no. sean esenciales para la exposicién del contenido, - Los modelos oficiales de solicitud o de otros documentos, impresos 0 no; relatives a materias de trémite reglado se redactaran en forma impersonal, sin que proceda, en tales casos, la utiizacion de formulas 0 tratamientos de cortesia, - En aquellas solicitudes o escritos referentes a materia de tramitaci6n no reglada que se dirjan a los drganos superiores de la Administracién, o que por su naturaleza hayan de someterse a conocimiento directo e inmediato de los mismos, la expresion del tratamiento que corresponda se realzara al pie del escrito, omitiéndose en el encabezamiento de ést. El uso de tratamientos se establece como una regla de aplcacién en los documentos que se elaboren en el Ambito interno de la Administracién y en el de aquellasinstituciones que lo tengan establecido normativamente. De ahi que las normas anteriores se consideren como meramente orientativas para los ciudadanos en sus trémites burocraticos con aquellas. En cada comunidad auténoma puede haber normas dictadas diferentes. 12Protea y Relacones Plas. Los tratamientos honorifics que se pueden ullizar son los que las leyes y reglamentos establecen y obligan a usar durante el ejercicio de un cargo y aquellos concedidos con caracter vitalicio. La aplicacién de la expresion del tratamiento y de sus abreviaturas se haré de forma correcta, como lo especifican las disposiciones vigentes al respecto Las Reales Ordenanzas de lo8 Tres Ejércitos especifican en sus mensajes cursados entre componentes de las Fuerzas Armadas, por asuntos del servicio, se omitran los tratamientos. Otros aspectos a tener en cuenta, El orden de precedencia para las autoridades en cada pais esta regulado por Decretos que pueden ser modificados, pero que mientras estén vigentes, tienen fuerza de ley, si no se contemplan todas las personaiidades hay que emplear el arte de la ubicacion, para saber colocarias en su sito. En cuanto a la nobleza, los criterios para establecer el orden de precedencia estan en relacion con la categoria y antigtiedad de! titulo que se posea y si tiene 0 no Grandeza de Espafa, el orden establecido para la nobleza es el siguiente: = Ducados, por orden de antigiiedad, todo ellos tienen Grandeza de Espatia - Los titulos del Reino de Castila, sin Grandeza de Espafia, segtin la antigliedad de cada uno, por el siguiente orden: Marqueses, Condes, Vizcondes, Barones y Sefiores. Para la aristocracia rige: sus méritos, posicién y edad Otros paises. En cuanto al protocolo en el extranjero, las normas basicas son internacionales pero en lo referente a las precedencias cada pais se rige por sus propias normas, y son diferentes en cada pais, siendo el pais que recibe el que normalmente impone su normativa. En la Comunidad Econémica Europea el orden de precedencia corresponde al orden alfabético del nombre de los paises miembros, siempre en su propio idioma El protocolo es estricamente necesario en las relaciones diplomaticas y a nivel intemacional en los actos oficiales de unos paises con otros. La necesidad del Protocolo es algo universalmente reconocido y aunque cada pals puede tener Sus propias normas, hay otras de cardcter universal, como las mantenidas por el Cuerpo Diplomatico. En la vida Diplomatica, los Embajadores guardan el orden de precedencia de un pais segiin en el que hayan presentado las Cartas Credenciales al Jefe de Estado. En el caso de que al Nuncio Apostélico le sea reconocido por un pais el Decanato del Cuerpo Diplomatico, precede a los, demas. Dentro de los Embajadores de un mismo pals, el Protocolo los ordena segin su antigiedad 13Protocol y Relacines Pies. EL PROTOCOLO DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS, 1.~ ORGANIGRAMA DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS Con el orden protocolario de sus Instituciones, segin el tratado de Roma 1[- Paramenta Furapao } [Canis] [Presario] [to Comearas ‘Seeretano Generat (22 Drecciones Generaies (4(Tibunal ge donioa |} [Preston 14Probes y Relaciones Pibleas Precedencia de las Instituciones y sus altos cargos, segin el orden en que aparecen en el Tratado de Roma 1 2. Parlamento Europeo Consejo Europeo- Consejo de Ministros de AA.EE., de Agricultura, de interior, elc...(variantes sectoriales, ministeriales) Comision Tribunal de Justicia Tribunal de Cuentas Banco Europeo de Inversiones Comité Econdmico y Social Sus presidentes siguen el mismo orden Orden general de precedencia de paises miembros, sus representantes permanentes y sus banderas En el caso de los Palses miembros de la Comunidad Econémica Europea, la precedencia 0 preferencia corresponde al orden alfabético del nombre de los paises miembros en su propio idioma, con la bandera de la Comunidad Europea flanqueando a ambos lados de las de los paises miembros, Relacién general ~ Belgique ~ Bélgica = Danemark-Dinamarca = Deustchland-Alemania - Ellas-Grecia = EspafiaEspafia = France-Francia ~ Ireland-tranda = Italiatalia ~ Luxembourg-Luxemburgo ~ _ Netherland-Holanda = Osterreich-Austria ~ Portugal Portugal = Suomen Tasavalta-Fintandia + Sverige-Suecia ~ United Kingdom-Reino Unido Las banderas cambian por rotacién semestral de la presidencia, se inicia en el pais que preside el semestre le siguen los demas y al final la bandera de la C.E.E Precedencia en las Instituciones de las Comunidades Europeas a) El Parlamento Europeo ~ El Presidente = Los ocho Vicepresidentes en el orden en que son nombrados cada afio, al constiuirse la PresidenciaProtos y Relacianes Pleas - Los Presidentes de los Grupos Politicos segin el orden numérico de los Grupos y, en caso de igualdad, la edad personal de sus presidentes. ~ Los Presidentes de las Comisiones segin su edad personal - Los Vicepresidentes de las Comisiones, Segin su edad personal - Los miembros, segin su edad personal b) El Consejo Europeo Se aplica-el orden general de precedencia de paises miembros, segin la rotacién semestral de la Presidencia. El crterio es funcional, de tal manera que si participa un Jefe de Estado, ocupa junto con su primer ministr el lugar que le corresponde a su pais ©) El Consejo de Ministros de Asuntos Exteriores dentro del Consejo Europeo Preside el Ministro de AA.EE. del pais al que semestralmente corresponde la presidencia. Los demas siguen el orden rotatorio. @) Lacomision El Presidente, Los cinco Vicepresidentes, segin el orden rotatorio de la presidencia de paises miembros, e) El Tribunal de Justicia ~ ElPresidente ~ El Presidente de la Sala Primera ~ El Presidente de la Sala Segunda = El Presidente de la Sala Tercera ~ Los Jueces, segtin la antigledad de su nombramiento ~ Los Jueces confirmados en la renovacién conservan su primer rango. f) Comité de representantes permanentes COREPER II Los representantes permanentes de los gobiemos de los estados miembros dentro del orden general siguen el movimiento de rotacién de la presidencia semestral 4g) Representantes de estados asociados a la C.E. y jefes de misién de terceros estados Forman un solo cuerpo diplomatico en el que la precedencia esta determinada por la antigiiedad de la entrega de sus cartas credenciales. h) Tribunal de cuentas Presidente, Miembros, segun la antigiedad de su nombramiento, i) Banco Europeo de Inversiones Presidente. Vicepresidentes, segin el orden rotatorio de la presidencia de paises miembros.Protos y Relainos i ji) Comité Econémico y Social Presidente. Miembros, segin la antigiiedad de su nombramiento LAS BANDERAS Y SU USO colocacién de banderas La ciencia que estudia el sentido de las banderas (ensefias y estandartes) se conoce como Vexilologia. La simbologia de los colores o figuras ultiizadas actualmente en las banderas, son signficativas del pueblo al que representan. A diferencia de la Herdldica, en la que los colores tienen un significado consecuente en todo el mundo, los colores vexilolégicos, cambian segin el pais al que representan La combinacién de colores es reflejo de la cultura que ha creado la bandera que los representa, tanto desde el punto de vista historico, como del moderno. El significado de la disposicion de las franjas es el pao de la bandera, también tiene un simbolismo semitico - Dos 0 tres franjas horizontales, dan sensacién de tranuilidad, equllibrio y estabilidad - Si son mas de tres franjas, aunque solo sean dos colores, dan sensacion de insistencia y repeticion. - Las franjas verticals, producen sensacién de vigilancia y desafio, aunque también la dan de orden. La ley (39/1981, de 28 de Octubre), por la que se regula el uso de la Bandera de Espatia y el de otras banderas y ensefias, dice que cuando se utlice la Bandera de Esparia, ocupara siempre un lugar destacado, visible y de honor. Si junto a ella se utiizan otras, banderas, la de Espafia ocupara e! lugar preeminente y de maximo honor, las restantes no que se coloquen no podran tener mayor tamafio que esta, La Bandera de Espaia esta compuesta por tres franjas horizontales, roja, gualda y roja. La de color gualda de doble ancho que las rojas. En la confeccién se utiizaran tejidos de seda, tafetén, lanilla o fibra sintética, segin los casos, las medidas pueden ser varias pero siempre e! largo corresponderd a los 3/2 del ancho. La ONU y la C.EE., han establecido unas medidas para las banderas, que son las utilizadas habitualmente en Espafia - Para el exterior: mastl vertical de 8 metros y bandera de 160 por 0'80 metros, el teido debe ser de lana ~ Para el interior: mastil de 2°5 metros y bandera de 1°50 por 0'80 metros, el tejido debe ser de raso.Protocsay Relaciones Plas Supuestos de colocacion de banderas Deberemos tener en cuenta todos los puntos dichos anteriormente, entendiendo como lugar preeminente y de maximo honor: 1. Cuando e! niimero de banderas que ondeen juntas sea impar, la bandera de Espana cocupara la posicién central 1. Bandera Nacional 2. Bandera de la Comunidad Auténoma 1 2 Presidencia_ 3/1/1214 Presidencia 3. Bandera Local 2. Siel nimero de banderas es par, de las dos posiciones que ocupa el centro, ocupara la de la derecha de la presidencia si la hubiera o la izquierda del observador 1. Bandera Nacional Bandera de la Comunidad Autonoma 3. Bandera Local 4, Bandera de la Comunidad Econdmica Europea 3. Cuando se trata de una linea de banderas, ya sea en el interior exterior, caben dos posiblidades, segin sea la estructura del edificio y la disposicién de su salén, comedor o lugar donde se celebre el acto Hilera doble, igual y simétrica, una a cada lado de la entrada principal del edificio.Pics. TT Bandera Nacional Bandera de la Comunidad Auténoma Bandera Local Bandera de la C.EE. Cuando se colocan en una terraza, o fachada del edifcio, esta forma es habitual en hoteles, y entre las banderas se colocan otras mas pequefias con el anagrama del hotel, el de la cadena hotelera al que pertenece, etc 1. Bandera Nacional 2. Bandera de la Comunidad Autonoma 3. Bandera Local 4, Bandera de la CEE 4, Peanas triples, normalmente se utiizan para interior, es muy util pues permite su uso en cualquier clase de acto la colocacién de las banderas depende de la naturaleza del acto, pero én general existen dos posiblidades: 19Protocolo y Relaciones Pics ~ Actos de carécter tinicamente espatiol 1 4 2 |° Peana 1. Bandera de Espatia 2. Bandera de la Comunidad Autonoma 3, Bandera del Ayuntamiento ~ Actos bilaterales de caracter intemacional, cuyos partcipantes son Espafia y un pais extranjero, teniendo lugar la celebracion en Espafia, NN: Bandera Nacional V: Bandera del Pais visitanteProtocol yRelacones Peas. METODOLOGIA GENERAL PARA LA ORGANIZACION DE ACTOS SIMPLES. Metodologia para la planificacién, organizacin y desarrollo de un acto piblico. La metodologia para organizar un acto debe estructurarse en varias fases y dentro de ellas en acciones sucesivas que, dirigidas, coordinadas y supervisadas 0 aplicadas por los servicios de protocol, se ejecutan desde el momento de la decision de llevarlo a cabo hasta el cierre de su desarrollo. En-todos los casos ese parte de una decisién procedente del organizador-o aniitrién del acontecimiento. Decisién que debe refiejarse en un documento que, en el protocolo oficial, se denomina directiva yen algunas organizaciones instruccién para la realizacién del evento. Esta pone en marcha una serie de acciones, relacionadas entre si, que comprenden la planificacién, organizacion y desarrollo. Dichas acciones se integran en una fase de proyecto previa a su desarrollo, a la que sigue la fase de ejecucién y, por ultimo fa valoracién 0 juicio critico de lo realizado Metodologia. [Fases Acciones (Tareas. Proyecto Planificacion [Estructura Presidencia Tnvitados Logistica Periodistas: Seguridad Disefio Anteproyecto Cronograma Programacion Agenda de Organizacion | [Programa _ - Ejecucion | Organizacién Disponer el escenario | L ____[Informar y asesorar | Desarrollo Realizar | |Apoyar | Asistir Valoracion, ~Wuicio Critica Actualizar 1. Fase de proyecto. La referencia principal para planficar un acto consiste en la definicién de los objetivos a alcanzar durante su desarrollo, que pueden ser muy diversos dependiendo de la naturaleza de la entidad ue lo protagoniza. Asi, por ejemplo, una empresa puede pretender obtener publicidad, alcanzar notoriedad, proyectar imagen, cumplir un mandato legal, et, y una institucién oficial hacer fisible lo que representa en el marco de la estructura de! Estado 0 conmemorar una efeméride de cardcter nacional, autonémico o local aiProtocolo y Relaciones Pibias Partiendo, por consiguiente de la definiciin de objetivos y e! marco general o especifico de su desarrollo en sus aspectos espaciales, temporales y de asistencia de personas, la fase de proyecto comprende tres acciones: planificacin, disefio y programacién. A) Planificacién. Se inicia, tanto en el mundo oficial como en el no oficial, -clasiticando e! acto, puesto que, entre otras cuestiones, permite establecer el orden de precedencia entre los asistentes al mismo. La secuencia légica respecto al resto de acciones seria i. Estructura del acto. Consiste en describir de forma detallada todo lo que se va a realizar y establecer secuencialmente las diferentes formalidades a adoptar, sobre todo las que rodean el inicio, el momento culminante y la conclusién, ji. Presidencia, Definicion de la misma: 1. Autoridad o personalidad que va a presiir 2. Modelo de presidencia, 3. Personas que la ocupan, por su orden de precedencia 4. Ubicacién de la presidencia iii, Invitados. Concretar: 1. Lista 0 listas de asistentes, clasificéndolos por las caracteristicas de su procedencia — autoridades, personalidades de un determinado ambito, invitados especiales, invitados de honor, _patrocinadores, colaboradores, cientes, elc.- Numero, en funcién del espacio disponible. Situacion en el lugar del acto, definiendo hasta donde se va a protocolizar su ubicacién (s6lo hasta determinadas autoridades y personalidades 0 todos los asistentes) y sistema de distribucion de espacios. iv. Logistica, Consiste en disponer todos los medios necesarios para que todo acto relevante se desarrolle con orden, eficacia y estética v. Periodistas. Los periodistas deben tener un tratamiento especial debido a que con su presencia puede cumplirse uno de los objetivos del acto: su difusién piblica, Se convocara a los representantes de los medios informativos de caracter general — prensa, radio y television- y a los especializados en el area social a la que pertenezca el acontecimiento, vi. Seguridad. El anfirion! organizador es el responsable de la seguridad de sus invitados y del desarrollo del acto, por lo que adoptaré las medidas pertinentes, en la parte que le corresponda, para que todo se realice sin incidentes, 8) Disefio. Consiste en plasmar lo anterior en un bosquejo 0 anteproyecto, con informacion gréfica y texto, que sera aprobado y matizado por la autoridad o persona a quien corresponda esta responsabilidad. Se articulara todo lo planificado y se establecera el cronograma de las acciones parciales que integran toda la estructura de! acontecimiento, en cada una de ellas se concretaran los tiempos de duracién, qué se hace y quién lo hace. Estructura del cronograma Dia Hora ActividadProto yRelainesPibcas, C) Programacién. Incluye la preparacion de la agenda temporal de la corganizacién del acto y el programa del mismo, La agenda o planning debe distribuir en el tiempo todo el proceso de organizacion que comprende las actividades previas a su desarrollo. El programa es la clave del desarrollo del acto. Define todas sus secuencias y las jeraiquias, incluyendo sus fases principales ~ inicio, culminacién y conclusiGn- y recoge, dentro de cada una de elias, sus aspectos més importantes: discursos, entrega de diplomas, de recompensas, etc. 2. Fase de ejecucién, Debe hacer realidad lo disefiado en el proyecto y lo recogido en el programa, Comprende la organizacion y desarrollo del acto. A) Orgenizacién. Consiste en disponer todo lo necesario para que el acto se desarrolle segin lo previsto y de la forma mas correcta posible, sin que, una vez comenzado, se produzca incidencia en su desarrollo. El objetivo fundamental es lograr que todo se realice con orden y sin incidentes, de ahi que nada deba dejarse a la improvisacion. Comprende, en primer lugar, las actividades para disponer la estructura material en que se ha de apoyar el acto: a, Montaje escénico del espacio elegido, b. Situacién adecuada de objetos y simbolos. ¢. Distribucién de la jerarquia espacial, con ubicacién de la presidencia, acotacion de lugares reservados a los asistentes segtin su rango, cargo, condicién y razones que motiven su presencia, 4. Situar a los medios de comunicacién en sitio adecuado para cumpli su labor y dotarles de la inftaestructura de apoyo necesario para que desarrollen su trabajo. e. “Sefializacion de accesos y salidas y aparcamientos de vehiculos. f. Montaje y sefializacin de servicios _médicos, guardarropes, cabinas telefbnicas y otros servicios. g._ Instalacién de la megafonia y otros equipos de apoyo. h. Definir medidas de seguridad, instalacién de controles de acceso, preparar el plan de seguridad y el de emergencias, etc. La infraestructura de apoyo tiene gran importancia en las ocasiones en que, por la naturaleza y fines del acto, el marco escénico es decisivo para la eficacia de os objetivos perseguidos. El protocolo debe crear el ambiente apropiado a las caracteristicas y fines del acontecimiento. Por ello durante este periodo deben gestionarse todos los apoyos, logisticos precisos. Casi a caballo de esta faceta de gestion aparecen acciones que deben ser coordinadas entre el servicio de protocolo responsable de la organizacién y también por los servicios de protocolo de autoridades e instituciones que de una u otra forma participan. De esta manera se conseguira que laProtocolo y Relaciones Pubieas relevancia que la ocasion merece y la imagen personal de los participantes y de las instituciones que representan. Para ello - Se procuraré que cada una de ellas conozca a la perfeccién el papel que le corresponde, cmo debe ir ataviada, el horario a respetar, el tratamiento a dar a los demas asistentes. ~ Se proporcionara a la persona que presida un guidn con cada una de sus intervenciones. - Se informara a los que tengan que pronunciar un discurso sobre qué autoridades y personaiidades cocuparan la presidencia y los saludos y tratamientos que deban dirgires (sobre todo cuando son extranjeros). = Todos los. que vayan a recibir un premio o condecoracién conocerén el momento y el lugar de la entrega, Todo ello es fruto de una acciin de asesoramiento por parte del servicio de protocolo correspondiente, que se conoce como faceta 0 accién de ‘asesoramiento persona’ B) Desarrollo de un acto, consiste en hacer realidad lo programado con orden y puntualidad, Cobran vida todos los elementos que contribuyen a la eficacia expresiva delos fines del acontecimiento y deben reflejar el significado de las formalidades de la ceremonia, de los simboios empleados y de la disposicién fisica de los partcipantes; ésta demuestra las relaciones jerérquicas existentes entre ellos. Se designara previamente, segin las caracteristicas del acontecimiento, un equipo de ceremonial “ad hoc’ que dirja su desarrollo, asesore y asista a las diferentes personalidades que concurren al mismo. El aspecio mas destacado en esta etapa es la recepcién, acompariamiento y colocacién de los asistentes en el lugar asignado. Es importante que el servicio de protocolo por si, 0 con apoyo de otro personal, se ocupe de recibir y acompafiar a: autoridades, personalidades y demas invitados, aclarando cualquier duda que pueda plantearse. Esta faceta del protocolo se ocupa de la “atencién a las personas”. En el caso de que, para esta actividad, se recurra’a auxiliares ajenos al propio servicio de protocolo, se comprobara previamente sus Cconocimientos en el tema y se les instruiré en los aspectos que sean necesarios; entre ellos en el tratamiento a dar a las personalidades que deban atender, se procurara que asistan a los ensayos que se realicen para que conozcan con detalle su cometido. 3.- Valoracién y juicio eritico, Posterior a un acto, es actividad basica, que sirve de referencia para perfeccionar otras ceremonias. El juicio critica debe hacerse varios dias después de finalizado el acontecimiento, pues debe realizarse de forma refiexiva. Ademas, se redactara una memoria resumen de las actividades, con sus conclusiones, que se archivara con el resto de documentacién que haya generado el evento.Protocolo y Relaciones Pubieas Caracteristicas y estructura de los actos simples. Los actos simples se caracterizan porque ~ El escenario principal del acto y , en su caso, los secundarios, se encuentran en el mismo bloque de instalaciones 0 én areas espaciales inmediatas y los movimientos de personas se realizan a pie 0, si se utliza vehiculo, con desplazamientos cortos. - La secuencia temporal del acontecimiento no suele exceder de media jomada y , en el caso de que la supere, continua en las mismas instalaciones, - La pplanificacién, organizacién y desarrollo esté a cargo de un equipo de personas, pertenecientes a la misma institucién u organizacion protagonista del evento, La estructura de actos simples suele contener: 1. Recepcién a invitados, personalidades y autoridades. 2.- Comitiva de acceso a la presidencia, 3.- Desarrollo del motivo principal que los origina o acto de bienvenida, 4.- Fin del anterior. 5.- Visita‘ las instalaciones, en su caso, y firma en el Libro de Honor 6. Se sirve un refrgerio y , por tltimo, despedida a invitados, personalidades y autoridades, con las mismas formalidades que a la llegada Actos simples suelen ser: colocacién de primeras piedras, inauguraciones, descubrimiento de placas conmemorativas, presentaciones (productos, memoria anual de actividades, etc.), aniversarios de instituciones u organizaciones, entregas de premios, conferencias, etc. Organizacién de actos simples. La planificacion de un acto debe hacerse después de definir las objetives que pretenden alcanzarse durante su desarrollo. En el caso de actos simples, ademas de la tarea fundamental Que motiva su desarrollo, aparece la necesidad de obtener proyeccin extema de la imagen de la entidad protagonista, dado que muchos acontecimientos se incluyen en las estrategias de marketing o de comunicacion corporativa. Por eso tiene especial interés su difusién a través de los medios de comunicacién lo que representa un especial cuidado’ en la atencién a los periodistas y, sobre todo, establecer un dispositive de apoyo que facilite su trabajo. Las invitaciones. Las formas tradicionales de invitar son la carta personal, la invitacion nominal y la invitacion general (tarjet6n en el que no constan los datos de la persona a quién se envia). A veces, en casos urgentes, se utiliza el saluda para invitar, aunque no sea un modelo habitual Los elementos que integran la invitacidn suelen ser + Escudof logo de la insttucién u organizacién que convoca. + Persona que invita (puede utiizarse el cargo, el nombre y apelidos, el cargo y nombre y apelidos; también, en ocasiones, lo puede hacer con cardcter general la entidad organizadora), +A quién se invita en algunos casos, no consta este dato). + A qué se invita. + Lugar donde se celebra el acontecimiento + Diay hora,Protea y RelacanesPibeas + Indumentaria a utilizar + Teléfono de consulta, + Se ruega confirmacin (SRC), aunque no siempre. La confirmacién se soliita en los siguientes casos: ~ Para decidir la capacidad local, en funcidn del nimero de asientos necesarios, - Para determinar el niimero de regalos, en el caso de que haya entrega de éstos. - Para coneretar los medios necesarios para un aperitivo 0 el nimero de comensales. = Determinar la duracién aproximada de una recepcién. ~ _ Ordenar las precedencias entre los invitados. En el caso de que el anuncio de un acto se haga por carta personal, debe acompafiarse de la invitacion. Si se quiere ampliar la informacién contenida en ella, se recurre a una nota en documento separado, que, cuando va dirgido a una autoridad, recibe la denominacién de ‘nota de protacolo” y para el resto de invitados “nota informativa” o ‘nota de interés" Formas de enviar las invitaciones y su tratamiento. El tratamiento a las invitaciones debe contemplar los siguientes aspectos: 1.- Contestaci6n. a Cuando se solicita confirmacién debe hacerse lo antes posible, para facltar el trabajo a los organizadores de! acto. ~ Enel caso de no poder asistir, se debe agradecer la invitacion, - Sil recibir la invitaci6n viene acompariada de una tarjeta de confirmacién, ésta debe cumplimentarse y enviarse a la mayor brevedad. - Un piazo prudencial para responder suele ser dos 0 tres dias, salvo que la persona invitada deba ajustar su agenda por campromisos anteriores. En este caso debe informar de tal circunstancia al departamento de protocolo o ala secretaria particular del organizador del acto. .- Anotar en la agenda del directivo los datos referenciados en la invitacion, En el caso que la invitacion se haya recibido por telefono, también debe localizarse en la agenda c- La cancelacién de una invitacién ya aceptada se hard en cuanto se produzca el motivo que la ocasiona y por el medio mas rapido, posteriormente se confirmara por escrito, Cuando se cursa una invitacién para un acto que, por circunstancias sobrevenidas, tenga que suspenderse 0 posponerse, se debe informar a todos los invitados de esta nueva situacién, Esto se hard por el medio més rapido y, seguidamente, por correo, utiizando una tarjeta impresa 0 bien carta personal. Organizacién de viajes. Un tema importante de organizacién que, con més frecuencia, se encomienda a la secretaria es la preparacion de los viajes del directivo, que generalmente engloba diversas tareas: preparacion material, organizacion de la marcha, actividades durante la ausencia y preparacion del regreso. Sin olvidar que habra que establecer prevision de tiempo para desarollar los temas resultantes de las reuniones, entrevistas, etc, de vigje 26Protea y Rtacones Pboas. La preparacion material es la fase més importante y, por consiguiente, nada debe quedar en manos de la improvisacién. Los aspectos a considerar seran: 1. Elaboracién del programa de transporte y alojamiento, que comprenden la reserva de plazas y hoteles con tiempo sufciente y su confirmacin escrita 2- Concretar la agenda diaria durante su desarrollo, teniendo en cuenta posibles imprevistos. Debe establecerse un calendario de medios alternatives ‘para’ caso de incidencias (retrasos, cancelaciones, climatologia, etc.) 3- si el viaje es al extranjero, preparar y realizar las formalidades administrativas en caso necesario (pasaporte, visados, vacunas, cambio de moneda, etc). 4.- Definiry preparar toda la documentacion del plan de trabajo, 5.- Elaborar una guia breve con teléfonos, direcciones y servicios que pueden ser necesarios en el lugar de desplazamiento (agendas de alquiler de coches, teléfono de contacto, clientes principales, restaurantes, agencia de seguros, ete.) ‘Ademas de todo lo anterior, el conocimiento de las costumbres del directivo, o tomando como base instrucciones de éste, faciltara el hacer reservas de acuerdo con las preferencias de aquel respecto a hoteles, forma de viajar, etc. La correcta organizacién de un viaje se basa en que éste se desarrolle sin problemas y que las actividades programadas cumplan sus objetivos. Para ello es conveniente preparar un dossier que comprenda ‘Amplio dossier i las siguientes cuestiones = Programa de trabajo, - Transporte en el lugar de destino. - Permisos, visados, pasaportes. - Necesidades y servicios en el destino, - Seguridad. informativo del lugar del destino: ~ _ Informacién y planos de la ciudad. - De las costumbres, tradiciones y cima del pais: = Lugares de interés. - _ Restaurantes y espectaculos. - Actividades culturales. - Medidas sanitarias especiales (vacunaciones), = Centros hospitalarios = Cambio de moneda, informacién de oficinas bancarias y formas de pago habituales e el lugar. ~ | Contactos en el destino = Agencias de vigjes. - Embajada o consulado. - Secretaria de apoyo - Regalos o detalles de cortesia ~ _Indumentaria mas conveniente, en funcién de las actividades a desarrolar y de las caracteristicas climaticas de la zona.