TLS012 - Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos

Sesión 02 – Caso Práctico v1

CASO PRÁCTICO Nº 02

1. OBJETIVO

El desarrollo del Caso Práctico Nº 02, busca lograr los siguientes objetivos en el
participante:
- Definir los recursos y costos del proyecto.
- Asignar propiedades a las actividades del proyecto.
- Secuenciar los entregables y actividades del proyecto.

2. TEMAS A DESARROLLAR

El Caso Práctico Nº 02 desarrolla los siguientes temas:

- Definir recursos y costos.
- Asignar propiedades a las tareas:
a. Ingresar duraciones a las tareas.
b. Asignar recursos a las tareas.
c. Ingresar restricciones a las tareas.
d. Definir tipo de tarea.
- Secuenciar las tareas.

Antes de iniciar el desarrollo de Caso Práctico Nº 02, recordamos revisar

la configuración del MS Project 2010 de su equipo, para ello utilice el
documento de “Guía de Configuración del MS Project 2010” del curso.
Nota
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3. DESARROLLO DEL CASO PRÁCTICO

Para desarrollar el Caso Práctico de la Sesión 02 diríjase al CD del curso

>> 4. Casos Prácticos >> Sesión 02, y seleccione la opción Archivo
de Inicio, dentro de esta carpeta ubique el archivo MS Project -
CP02.mpp, con el cual se desarrollará el Caso Práctico Nº 02.

DEFINIR RECURSOS Y COSTOS

Para definir los recursos del proyecto “Programa de Capacitación 2012” realizamos
los siguientes pasos:

1. Vamos a la pestaña Recurso, y seleccionamos la opción Hoja de

Recursos, como se observa en la Figura 1.

FIGURA 1: Ingresar a la Hoja de Recursos

2. En la Hoja de Recursos se tiene que ingresar los datos de los recursos que
se muestran en la Figura 2.
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FIGURA 2: Vista Hoja de Recursos.

ASIGNAR PROPIEDADES A LAS TAREAS

a. Ingresar duraciones a las tareas.

Por defecto la duración de cada tarea es de 1 día. MS Project tiene dos tipos de
modo de tarea, los cuales permiten obtener la duración de las tareas resumen.
Por defecto las tareas resumen tienen activa el modo de tarea programada
automáticamente, mientras que las tareas tienen activo el modo de tarea
programada manualmente, estas opciones se visualizan en la columna modo de
tarea. Nosotros trabajaremos con el modo de tarea programada
automáticamente.

1. Las duraciones del proyecto se muestran en la Figura 3:

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FIGURA 3: Duración de las tareas.

Recordar que con la Tecla F9 se actualizarán los valores de la pantalla.

Nota

b. Asignar recursos a las tareas

Ahora tenemos que asignar los recursos a las tareas para ello realizamos los
siguientes pasos:
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1. Clic derecho sobre el nombre de cualquier columna y en el menú contextual

elegimos la opción Insertar Columna.

FIGURA 4: Insertar columna.

En la columna insertada elegir la opción Nombre de los recursos.

FIGURA 5: Columna Nombre de los recursos.

2. Ahora ya hemos configurado nuestro archivo MS Project para poder asignar

los recursos a las tareas mediante la columna Nombre de los recursos,
cada vez que demos clic nos aparecerá una lista con todos los recursos del
proyecto.
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FIGURA 6: Asignar recursos a las tareas.

La lista de asignación de recursos para las tareas se muestra en la Figura 7.
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FIGURA 7: Lista de asignación de recursos para las tareas.

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Hay que tener cuidado con las tareas que tienen más de un recurso
asignado, pues algunas instalaciones de MS Project reconocen la coma (,)
como el signo divisor de los recursos en la celda, en otras instalaciones se
acepta el punto y coma (;). Si se ingresa el divisor erróneo se podría estar
Nota generando un nuevo recurso, en todo caso luego de asignar los recursos a
las tareas revise la Hoja de Recursos.

c. Ingresar restricciones a las tareas

Las restricciones son delimitaciones que se aplican a las tareas.

Las restricciones exigen una fecha límite de inicio o fin de la tarea,
indiferentemente de sus predecesoras y/o sucesoras. De manera general se
recomienda utilizar restricciones flexibles en las tareas así dependen de sus
predecesoras y sucesoras. Para entender el funcionamiento de estas opciones en la
siguiente tabla se muestran las restricciones que aplicaremos a nuestro proyecto:

Tareas Restricción
1.1.A03 Difundir Project Charter Debe finalizar el 06-01-2012
1.2.A03 Difundir Plan de Proyecto No finalizar después del 16-01-2012
3.2.A01 Realizar Sesión 1 Debe comenzar el 13-02-2012
4.2.A03 Presentar Informe Final Debe comenzar el 30-03-2012
Tabla 1: Restricciones de las Tareas.

Para ingresar la restricción de la tarea 1.1.A03 Difundir Project Charter realizamos

los siguientes pasos:

1. Seleccionamos tarea, y hacemos doble clic.

FIGURA 8: Seleccionar tarea.

2. En la nueva ventana ir a la pestaña Avanzado. En la opción Tipo de

restricción elegir la alternativa Debe finalizar el. Y en Fecha de
restricción ingresar la fecha 06-01-2012.
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FIGURA 9: Ingresar restricciones a la tarea.

Repetir los mismos pasos para ingresar las restricciones de las tareas que se
encuentran en la Tabla 1.

El resultado de estas modificaciones se muestra Figura 10.

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FIGURA 10: Resultado de ingresar las restricciones.

d. Definir tipo de tarea

De modo predeterminado, MS Project utiliza el tipo de tarea unidades fijas para

calcular la duración de las tareas. Existe la posibilidad de cambiar el modo que MS
Project las calcula, configurando el tipo de tarea tal como lo veremos líneas abajo.
Cada uno de los tipos de tareas afecta la programación de la tarea cuando se
modifica las unidades, duración o trabajo. La siguiente tabla nos muestra las
variaciones que surgen al modificarse la asignación del tipo de tareas:

Tipo de Si se revisan Si se revisa Si se revisa

Tarea UNIDADES DURACIÓN TRABAJO
UNIDADES La duración se El trabajo se vuelve La duración se
FIJAS vuelve a calcular a calcular vuelve a calcular
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TRABAJO La duración se Las unidades se La duración se

FIJO vuelve a calcular vuelven a calcular vuelve a calcular
DURACIÓN El trabajo se vuelve El trabajo se vuelve Las unidades se
FIJA a calcular a calcular vuelven a calcular
Tabla 2: Modificaciones según el tipo de tarea

Tomar en cuenta que:

- Si se hace clic en trabajo fijo en el cuadro Tipo de Tarea, no podrá
cambiar la configuración Condicionada por el esfuerzo de la tarea.
- Puede ver y cambiar el tipo de cada tarea directamente en la vista
insertando el campo Tipo.
- Si desea cambiar la estructura jerárquica de una tarea o una subtarea
Nota como parte de una estructura de esquema de su proyecto, deberá anular
la sangría de la tarea en lugar de cambiar el tipo de tarea.
- Si desea imponer restricciones sobre la forma que MS Project calcula las
fechas de comienzo y fin de las tareas, debe establecer una delimitación
de tareas, en lugar de cambiar el tipo de tarea.

Igual que en punto anterior, ahora insertamos la columna tipo. Por defecto las
tareas tienen asignado el tipo Unidades fijas.

FIGURA 11: Asignación del Tipo de tarea por defecto.

Ahora ingresaremos el tipo de tarea asignado a cada tarea del proyecto, como se
observa en la Figura 12:
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FIGURA 12: Asignación del Tipo de tarea.

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SECUENCIAR LAS TAREAS

El secuenciamiento en MS Project se realiza en base al ID de la tarea que se desea

vincular. Para ingresar las predecesoras de cada tarea, primero tenemos que
verificar que se muestre la columna Predecesoras.

1. La lista de las predecesoras del proyecto se muestra en la Figura 13.

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FIGURA 13: Secuenciamiento de las tareas.

2. Las tareas de ejecución del 3.2.A01 al 3.2.06 se desarrollarán todos los

lunes por lo que entre ellas asignaremos un retraso de 4.25 días. Como se
observa en la Figura 14 y Figura 15.

FIGURA 14: Secuenciamiento de las tareas.

FIGURA 15: Ingresar retraso en las tareas.

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3. Como ya tenemos un aproximado de la duración de nuestro proyecto,

modificamos la tarea repetitiva 1.3 Reunión de Coordinación, para ello
vamos a la pestaña Tarea, en el grupo Insertar, hacemos clic en el botón
Tarea, y elegimos la opción Tarea periódica, e ingresamos los datos según
la Figura 16.

FIGURA 16: Información de tarea repetitiva.

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PREGUNTAS DE CIERRE

1. ¿Qué tipos de recursos existen en MS Project 2010, mencione ejemplos?

2. ¿Por qué a los recursos tipo Costo no se les puede ingresar un valor de tasa
estándar o costo por uso en la Hoja de Recursos?
3. ¿Qué conclusiones puede obtener de los diferentes tipos de tarea que se les
puede asignar, mencione ejemplos?
4. ¿Qué conclusiones puede obtener de los diferentes tipos de restricciones que
se puede asignar a una tarea, mencione ejemplos?

TAREAS ADICIONALES

Modificar el secuenciamiento en los siguientes casos:

1. La tarea 1.2.A01 Elaborar Plan de Proyecto se desarrolla luego de haber
concluido la tarea 1.1.A02 Realizar Reunión de Aprobación.
2. La tarea 3.1.A01 Fotocopiar Materiales del curso se desarrolla luego de
haber concluido la tarea 2.A.01 Realizar Contrato con Instructor.
3. Observar que pasa con la duración del proyecto en ambos casos.