Administración de Inventarios

UNIVERSIDAD TÉCNICA DE AMBATO
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA MARKETING Y GESTIÓN DE NEGOCIOS
CARRERA DE MARKETING Y GESTIÓN DE

NEGOCIOS
MODALIDAD PRESENCIAL
MÓDULO DE
ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
SEXTO SEMESTRE
DR. LENYN VÁSCONEZ A. ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Página 1

PERÍODO ACADÉMICO: SEPTIEMBRE 2010

FEBRERO 2011
CONTENIDOS PROGRAMÁTICOS
UNIDAD I
DEFINICIONES Y GENERALIDADES SOBRE INVENTARIOS

1.1 Definición de Administración de Inventarios
1.2 Objetivo de la Administración de Inventarios
1.3 Tipos de Empresas
1.4 Definición de inventarios
1.5 Principios y Normas para el manejo de Inventarios
1.6 Tipos de inventarios
1.7 Adquisiciones y aprovisionamientos de Inventarios
1.8 Valoración de los Inventarios
1.9 Ejercicios Prácticos
UNIDAD II
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS
2.1 Sistema de Cuenta Múltiple o Inventario Periódico
2.2 Sistema de Cuenta Permanente o Inventario Perpetuo
UNIDAD III
MÉTODOS DE CONTROL DE STOCK
3.1 Método Kanban
3.2 Método MRP
3.3 Método de Máximos y mínimos
3.4 Método Justo a Tiempo
3.5 Método ABC

UNIDAD IV
CONTROL INTERNO DE LOS INVENTARIOS
4.1 Control interno
4.1.1 Control de los inventarios
4.1.2 Objetivo del control de los inventarios
4.1.3 Ventajas de un buen control de los inventarios
4.1.4 Principales deficiencias en el manejo de inventarios
4.2 Relaciones del inventario con otros departamentos
4.3 Localización del almacén y ubicación de la mercancía
4.4 Toma Física de los inventarios

UNIDAD I
DEFINICIONES Y GENERALIDADES SOBRE INVENTARIOS

1.2 Objetivo de la Administración de Inventarios
1.3 Tipos de Empresas
1.4 Definición de inventarios
1.5 Principios y Normas para el manejo de Inventarios
1.6 Tipos de inventarios
1.7 Adquisiciones y aprovisionamientos de Inventarios
1.8 Valoración de los Inventarios
ADMINISTRACION FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS
Es parte de la administración del capital de trabajo, que tiene por objeto coordinar
los elementos de una empresa, para maximizar el patrimonio, y reducir el riesgo
de una crisis de producción, ventas y liquidez, mediante el manejo óptimo de
niveles de existencia de materia prima, producción en proceso y producto
terminado, inversión adecuada para no causar problemas de liquidez.
1.2 OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
• Evitar al máximo posible, él dejar de hacer ventas por falta de inventarios.

• Inventarios suficientes para hacer frente a la demanda.
• Rotar adecuadamente las existencias para no tener inventarios obsoletos de
lento movimiento, etcétera.

• Minimizar la inversión de inventarios.

1.3 TIPOS DE EMPRESAS EN EL ECUADOR
Los principales formatos que establece la legislación ecuatoriana para los tipos de
empresas que pueden llevar a cabo negocios en el mencionado país son:
 Corporaciones o Sociedades Anónimas,

 Compañías de Responsabilidad Limitada,
 Compañía Holding o tenedora de acciones,
 Compañía en Nombre Colectivo,
 Compañía en Comandita Simple,
 Compañías de Economía Mixta, y
 Sucursales de Corporaciones Extranjeras.
CORPORACIONES O SOCIEDADES ANÓNIMAS:
La Sociedad Anónima es una compañía que tiene el capital total dividido en acciones,
las que pueden ser negociadas públicamente. Se requiere un mínimo de dos
accionistas para dividir el capital accionario, a no ser que la compañía pertenezca en
parte a una organización gubernamental y/o sea prestadora de algún servicio público,
en donde es permitida la existencia de un único accionista. La responsabilidad de los
accionistas se restringe exclusivamente a la propiedad de sus acciones.
Para proceder a la aprobación e inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil de

Ecuador, se requiere de una presentación previa de la constitución de la corporación,
sus estatutos y escrituras ante la Superintendencia de Compañías o de Bancos.
El capital mínimo exigido para la constitución de la sociedad es de US$ 800 en dinero

o especies, con el 100% suscrito y a lo menos el 25% pagado al momento de su
formación.
COMPAÑÍAS DE RESPONSABILIDAD LIMITADA:

La responsabilidad de los socios en este tipo de compañías, se limita a la contribución

al capital. Es posible que personas extranjeras sean socias de este tipo de compañías,
pero no sucede lo mismo con las corporaciones foráneas, ya que estas tienen
prohibición de participar.
Así como sucede con las Sociedades Anónimas, las Compañías de Responsabilidad
Limitada, también deben obtener la aprobación de la Superintendencia de Compañías
de sus escrituras de constitución para establecerse legalmente, además de la
publicación de un aviso en el periódico ecuatoriano de mayor circulación.
El mínimo requerido como capital inicial es de US$ 400, del cual debe estar pagado al
menos el 50% cuando se lleve a cabo su formación, y lo restante en el transcurso del
siguiente año.
Las Compañías de Responsabilidad Limitada pueden establecerse para cualquier tipo

de negocio, exceptuando la banca, los seguros y las finanzas.
COMPAÑÍA HOLDING O TENEDORA DE ACCIONES:
Este tipo de compañías tienen como principal objetivo la compra de acciones o

participaciones de otras empresas, para así vincularlas y ejercer control a través de
vínculos de propiedad accionaria, gestión, administración, responsabilidad crediticia o
resultados, y de esta manera conformar un grupo empresarial.
Cada compañía deberá mantener estados financieros individuales para fines de

control, utilidades para repartir entre los trabajadores y para materias impositivas, para
fines distintos a los mencionados se podrán mantener estados financieros o de
resultados consolidados y así se evitarán duplicaciones de trámites o procesos
administrativos.
COMPAÑÍA EN NOMBRE COLECTIVO:
Este tipo de compañías están formadas por dos o más personas, quienes también

comparten la posesión. Además, los socios son solidaria y mancomunadamente

responsables por la totalidad de los actos realizados a nombre de la empresa, a no ser
que se establezca una exención de responsabilidad en la constitución de la compañía.
COMPAÑÍA EN COMANDITA SIMPLE:
Este tipo de compañías cuentan con dos tipos de socios:
 socios colectivos, y
 socios comanditarios o limitados.
Los socios colectivos son los que proveen el capital, además de ser responsables
por la conducción del negocio son solidaria y mancomunadamente responsables.
Los socios comanditarios proveen capital, pero no pueden participar en la

administración de la sociedad, solamente se hacen responsables por su participación
en el capital de la compañía.
COMPAÑÍAS DE ECONOMÍA MIXTA:
Este tipo de empresas son una mezcla entre compañías públicas y privadas.
Generalmente, las Compañías de Economía Mixta se organizan para prestar servicios
públicos o para dirigir proyectos de desarrollo. Debido a estas áreas de interés,
muchas veces este tipo de empresas pueden despertar el interés de participación del
Estado, que puede comprar la participación privada o viceversa.
Las Compañías de Economía Mixta se rigen bajo los mismos parámetros que las
corporaciones privadas, dependiendo así de la Superintendencia de Compañías.
Al estar relacionadas con el Estado, este tipo de compañías tienen derecho a algunos
beneficios corporativos especiales.

1.4 DEFINICIÓN DE INVENTARIOS
Bienes de una empresa destinados a la venta o producción para su posterior

venta, tales como materia prima, producción en proceso, artículos terminados y
otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancías o
refacciones para mantenimiento que se consuman en el ciclo normal de
operaciones.
Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea

comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser
modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para
la Venta. Las que tengan otras características y estén sujetas a condiciones
particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las mercancías
en tránsito o en camino (las que han sido compradas y no recibidas aún), las
mercancías dadas en consignación (aquellas que son propiedad de la empresa
pero que han sido dadas a terceros en garantía de valor que ya ha sido recibido
en efectivo u otros bienes).
1.5 PRINCIPIOS Y NORMAS PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS
La regla de valuación para inventarios es el costo de adquisición o producción en

que se incurre al comprar o fabricar un artículo, lo que significa en principio las
sumas de las erogaciones aplicables a la empresa y los cargos que directa o
indirectamente se incurran para dar a un artículo su condición de uso o venta.
Para lograr una correcta valuación, se precisa tener presentes los siguientes
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados:
 Periodo Contable. Consiste en la identificación y registro de un hecho o

suceso en el periodo en que ocurre.

 Realización. Se deben registrar las operaciones o eventos económicos en el

momento que se realizan.
 Valor Histórico Original. Las transacciones o eventos que se realizan se

cuantifican en términos monetarios al momento de considerarlos
contablemente realizados.
 Consistencia. Es la utilización de procedimientos de cuantificación

perdurables para la comparación de la información y para efectos de
presentación de la información.
NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD (Consulta)
NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD (Consulta)
1.6 TIPOS DE INVENTARIOS
 Materias Primas.- Son los materiales que sufren cambios en el curso de su

incorporación al producto final.
 Artículos traídos de fuera.- Son los materiales que se usan sin modificación al
ser incorporados al producto final. Se tienen en inventario ya sea porqué
puedan ser producidos a menor costo en cualquier otra parte, o porque no se
tiene la capacidad necesaria para producirlos.
 Piezas o componentes.- Son artículos que se fabrican a partir de las materias
primas o de artículos traídos de fuera y que, por lo general, pueden ser
almacenados como unidades completas.
 Mercancías Generales.- Son artículos de uso común y en los que no puede
especificarse fácilmente su costo de ubicación. Estos artículos incluyen jabón,
trapo, combustible, lubricantes, etc.
 Papelería.- A menudo se incluye bajo mercancías generales. Es sorprendente
que ambos, mercancías generales y papelería, a menudo responden por una
elevada proporción de los inventarios existentes totales.
 Repuestos.- Son componentes para uso en plantas y equipo.
 Material de empaque.- Incluye cajas para empaque, madera, lana, papel de
varias clases, paja, fibra, etc.

 Material de “libre emisión” o Materiales propiedad de terceros.- Es suministrado

por el cliente para ser incorporado a los artículos que para él se producen. No
se cargan ni la paga el fabricante, pero el costo de almacenamiento es, de
cualquier modo, una carga para quien mantiene el inventario.
 Chatarra o residuos.- Es el material sobrante de un proceso de fabricación ya
terminado. Por lo general no tiene valor para ser vuelto a procesar en la planta
del fabricante; pero es de utilidad a terceros y, por ende, puede ser vendido.
 Desperdicios.- No tiene valor de reventa.
 Material defectuoso,- Es aquel que puede sujetarse a un nuevo proceso de
fabricación económico para producir finalmente un artículo vendible.
De acuerdo a las características de la empresa encontramos cinco tipos de

inventarios:
Inventario de Mercancías:
Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea

comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser
modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para
la Venta. Las que tengan otras características y estén sujetas a condiciones
particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las mercancías
en camino (las que han sido compradas y no recibidas aún), las mercancías dadas
en consignación o las mercancías pignoradas (aquellas que son propiedad de la
empresa pero que han sido dadas a terceros en garantía de valor que ya ha sido
recibido en efectivo u otros bienes).
Inventario de Productos Terminados:
Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o

industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos
elaborados.
Inventario de Productos en Proceso de Fabricación:

Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o

industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su
cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de
fabricación, aplicables a la fecha de cierre.
Inventario de Materias Primas:
Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero
que todavía no han recibido procesamiento.
Inventario de Suministros de Fábrica:
Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser
cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.).
Otros tipos de inventarios
 Inventario final: se realiza cada vez que se cierra el periodo fiscal,

normalmente el 31 de diciembre.
 Inventario inicial: es aquel en el cual se registra todos los bienes de la
empresa. Solo se documenta los bienes existentes el día de elaboración. Por lo
general se elabora al inicio del periodo contable, que suele ser el 1 de enero.
 Inventario Físico: es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas

y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en
existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se
realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.
Este inventario es determinado por la observación, el conteo, el peso, la

medida real de los bienes o productos a través de un listado.
La realización de este tipo de inventario tiene como finalidad, convencer a los

directivos, auditores, contadores y jefes de departamentos de que los registros
del inventario representan fielmente el valor del activo principal.

1.7 ADQUISICIONES Y APROVISIONAMIENTOS DE INVENTARIOS
El abastecimiento o aprovisionamiento es la función logística mediante la cual se

provee a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. Su
concepto es sinónimo de provisión o suministro. Las actividades incluidas dentro
de este proceso son las siguientes:
(a) Cálculo de necesidades: Se refiere a las necesidades de la empresa e

involucran cantidades, períodos de tiempo, fechas, etc. Dichas necesidades se
orientan al consumo, reemplazo, reserva.
(b) Compra o adquisición: Esta actividad tiene por objetivo realizar las
adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y económicas en la
calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al
precio total más conveniente.
Los principales objetivos específicos de esta actividad son:
 Mantener la continuidad del abastecimiento;

 Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada;
 Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin
prejuicios para la empresa;
 Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc.,
 buscando calidad adecuada;
 Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y
materiales;
 Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación;
 Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse
por la permanente capacitación del personal; y, mantener informado al
gerente de logística o gerente general acerca de la marcha del
departamento.

(c) Obtención: La obtención empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir
a la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando
la exactitud y calidad de lo que se recibe.
(d) Almacenamiento: Este implica la ubicación o disposición, así como la

custodia de todos los artículos del almacén, que es la actividad de guardar
artículos o materiales desde que se producen o reciben hasta que se necesitan o
entregan. Los principales aspectos de esta actividad son:
 Control de la exactitud de sus existencias.

 Mantenimiento de la seguridad.
 Conservación de los materiales.
 Reposición oportuna.
(e) Despacho o distribución: Consiste en atender los requerimientos del usuario,

encargándose de la distribución o entrega de la mercadería solicitada.
(f) Control de stocks: Como objetivo de esta actividad debemos plantear el

asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin
sobrepasar la capacidad de instalación.
(g) Utilización de desperdicios: Esto con el fin de tomar las medidas más
ventajosas para la empresa.
IMPORTANCIA
La función de aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto o

servicio debe ser buscado fuera de la empresa. Dentro de los principales objetivos
tenemos los siguientes:

 Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios

necesarios para el funcionamiento de la organización.
 Mantener las inversiones en existencias y reducir las pérdidas de éstos a un
nivel mínimo.
 Mantener unas normas de calidad adecuadas.
 Buscar y mantener proveedores competentes.
 Normalizar los elementos que se adquieren.
 Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más bajo
posible.
 Mantener la posición competitiva de la organización.
 Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos
administrativos sean los más bajos posibles.
NECESIDAD DE ABASTECIMIENTO Y APROVISIONAMIENTO
Para determinar las necesidades, el gerente de abastecimiento debe coordinar

con diferentes niveles, debido principalmente a que esta necesidad tiene su origen
en otras dependencias de la empresa:
 Con el gerente de Producción

 Con el gerente de Logística
 Con el jefe de Compras
 Con el gerente de Ventas o Comercialización
 Con Contabilidad
1.8 VALORACIÓN DE LOS INVENTARIOS

Los métodos de valoración más usados son: método FIFO o PEPS, método LIFO
o UEPS, método de Promedio Ponderado
(CONSULTAR LOS MÉTODOS DE VALORACIÓN DE INVENTARIOS).
1.9 EJERCICIOS PRÁCTICOS

Administración de Inventarios

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3.6 Ejercicios Prácticos

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1.1 Definición de Administración de Inventarios

1.2 OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

• Evitar al máximo posible, él dejar de hacer ventas por falta de inventarios.

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• Minimizar la inversión de inventarios.

 Corporaciones o Sociedades Anónimas,

CORPORACIONES O SOCIEDADES ANÓNIMAS:

Para proceder a la aprobación e inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil de

El capital mínimo exigido para la constitución de la sociedad es de US$ 800 en dinero

COMPAÑÍAS DE RESPONSABILIDAD LIMITADA:

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La responsabilidad de los socios en este tipo de compañías, se limita a la contribución

Las Compañías de Responsabilidad Limitada pueden establecerse para cualquier tipo

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Cada compañía deberá mantener estados financieros individuales para fines de

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comparten la posesión. Además, los socios son solidaria y mancomunadamente

COMPAÑÍA EN COMANDITA SIMPLE:

Este tipo de compañías cuentan con dos tipos de socios:

Los socios comanditarios proveen capital, pero no pueden participar en la

COMPAÑÍAS DE ECONOMÍA MIXTA:

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1.4 DEFINICIÓN DE INVENTARIOS

Bienes de una empresa destinados a la venta o producción para su posterior

Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea

1.5 PRINCIPIOS Y NORMAS PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS

La regla de valuación para inventarios es el costo de adquisición o producción en

 Periodo Contable. Consiste en la identificación y registro de un hecho o

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 Realización. Se deben registrar las operaciones o eventos económicos en el

 Valor Histórico Original. Las transacciones o eventos que se realizan se

 Consistencia. Es la utilización de procedimientos de cuantificación

NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD (Consulta)

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1.6 TIPOS DE INVENTARIOS

 Materias Primas.- Son los materiales que sufren cambios en el curso de su

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 Material de “libre emisión” o Materiales propiedad de terceros.- Es suministrado

De acuerdo a las características de la empresa encontramos cinco tipos de

Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea

Inventario de Productos Terminados:

Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o

Inventario de Productos en Proceso de Fabricación:

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Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o

Inventario de Materias Primas:

Inventario de Suministros de Fábrica:

Otros tipos de inventarios