CASO DE ESTUDIO “ARTICULACION CON LA MEDIA”

Objetivos

 Crear un sistema específico a través de la web para la inscripción de los colegios que
quieran participar en los programas de formación ofrecidos por el Sena.
 Crear una base de datos para los instructores donde lleve sus respectivos datos
personales y adicionalmente el horario lugar y el contenido programado que
deben desarrollar en cada programa.
 El sistema creado quedara con el acceso de todos los supervisores esto con el
objetivo de registrar novedades, de tener información actualizada y más directa,
 También se encarga de que lleguen documentos completos y en el tiempo
predestinado.

Identificación de stakeholders

 Los grupos o personas que se van a ver afectadas por tomar la decisión de crear
un sistema son todos aquellos que realizaban su tarea de intermediarios es decir
encargados de llevar documentos, información al lugar destinado (colegio-Sena),
los instructores se pueden ver afectados de una forma positiva ya que tendrán una
mejor facilidad para obtener información a través de la web.
 Los estudiantes también se ven afectados de forma positiva teniendo acceso al
ingreso de programas de formación SENA sin necesidad de trasladarse al centro
de formación.
 En forma negativa se verán afectadas aquellas personas encargadas de realizar
las increpaciones a los estudiantes de forma manual ya que el trabajo manual
será reemplazo por el sistema creado a través de la web.
Técnicas de recolección de datos necesarias para este proyecto.

• Entrevista a un grupo de personas del área de Coordinación de articulación.

• La observación del funcionamiento en tiempo real del proceso.
• Revisión de documentos físicos y magnéticos utilizado en el proceso.
INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN NECESARIOS PARA EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN.

CUESTIONARIO PARA ENTREVISTA

1) Describa las actividades diarias que son realizadas por usted en esta entidad.
2) Describa los inconvenientes que se presentan al realizar estas actividades
3) Liste las personas que usted considere están involucradas en el proceso “Articulación con
la Media Técnica”
4) Describa el proceso pasó a paso que se realiza para realizar la inscripción de un colegio al
programa de “Articulación con la Media Técnica” del SENA.
5) ¿Qué es un diseño curricular?
6) ¿Cuál es el ratio de alumnos por docente para los programas?
7) ¿Qué requisitos debe tener el equipo de docentes asignado por el Colegio para ser
aceptado para el programa de articulación?
8) ¿Qué es el PEI que las instituciones educativas presentan al SENA al optar por algún
programa de formación SENA?
9) ¿Qué datos del PEI de las instituciones educativas son recopilados y almacenados por el
SENA?
10) ¿Qué información es recopilada respecto a la infraestructura del Colegio? ¿Existe una
ficha para captura de esta información?
11) ¿Qué información se recopila por parte del SENA referente a las alianzas de los colegios y
el sector productivo?
12) Respecto a la ficha del equipo docente de las instituciones:
a) ¿Qué datos se necesitan para alimentar las bases de datos?
b) ¿Existe algún formulario para recopilar esta información?
c) ¿La hoja de vida es almacenada en medio magnético o físico?
13) ¿Quién es la persona encargada de homologar las ofertas curriculares de los colegios con
la del SENA para definir los contenidos que se aprueban?
14) 21) ¿Qué documentos son empleados en la visita de verificación de las condiciones
humanas y de infraestructura de los Colegios?
15) ¿Cómo se establece y como se valida un plan de mejoramiento?
16) ¿Qué datos están almacenados de los instructores SENA vinculados al programa de
Articulación?
17) Describa los procesos de control a los instructores con respecto a:
a) Desempeño
b) Puntualidad
c) Seguimiento al contenido del programa
18) Describa el proceso que debe seguir un docente supervisor para presentar un informe o
queja ante la coordinación de articulación.
19) ¿Existe algún documento para presentar informes, quejas ante la coordinación?
 20) Realizar un listado de informes con nombre del informe, responsable de emitirlo, a quien
se le presenta y una breve descripción del mismo.
21) Mencione los documentos que usted conoce son diligenciados y almacenados por el
SENA durante el proceso de Articulación con la Media Técnica.

LISTA DE CHEQUEO - INSPECCIÓN DE DOCUMENTOS.

Nombre del documento:

Nombre proceso en el cual es diligenciado:
Requiere información de otros documentos: SI NO
Cuales:
Es empleado para diligenciar otros documentos: SI NO
Cuales:
Posee un identificador del documento: SI NO
Si tiene un identificador, es consecutivo: SI NO
El documento se encuentra total mente diligenciado: SI NO
Que elementos se omitieron:
Existen datos marcados como obligatorios: SI NO
Cuáles y por qué se omitieron:

El documento es de carácter privado: SI NO

Quienes tienen acceso a este documento:
Quien diligencia el documento:

El documento requiere de firmas de verificación o sellos:

A continuación, digite y describa cada uno de los datos del documento:

Tipo de
Dato Descripción dato(numérico,
carácter, etc.)
 FICHA DE ACTIVIDADES
OBSERVACIÓN GENERAL DEL SISTEMA EN TIEMPO REAL

Fecha: Número de referencia

Lugar de la observación:

FICHA DE ACTIVIDADES O PROCESOS

Actividad o proceso
Realizada por
Entradas
Salidas
Personas involucradas
Estimulo que inicio el proceso
Descripción de la actividad
Es dependiente de otros procesos, cuáles?
Se requiere para llevar a cabo otros proceso, cuales?
Seguridad y manejo de la privacidad
Medios digitales empleados
Documentos empleados
Observaciones generales