MANUAL DE USUARIO

SISTEMA GIIES

ASEGURAMIENTO INSTITUTOS

PLANES DE FORTALECIMIENTO

Versión 2.0 – JULIO 2016

Contenido
1. GENERALES ..................................................................................................................... 4
1.1 Objetivo ........................................................................................................................... 4
1.2 Campo de acción ............................................................................................................. 4
1.3 Equipos y Servicios ......................................................................................................... 4
1.4 Condiciones de Seguridad ................................................................................................ 4
1.5 Políticas de seguridad ...................................................................................................... 4
1.6 Responsables ................................................................................................................... 5
1.7 Administrador del sistema GIIES ..................................................................................... 5
2. Instrucciones ....................................................................................................................... 5
2.1 Ingreso al Sistema ............................................................................................................ 5
Olvido de Clave ................................................................................................................... 7
Descargar acuerdo de confidencialidad .............................................................................. 10
Aseguramiento Institutos ................................................................................................... 10
REGISTRO ....................................................................................................................... 13
AYUDA ............................................................................................................................ 22
 FIGURAS
Figura 1 Mensaje de Notificación................................................................................................... 5
Figura 2 Página principal ............................................................................................................... 6
Figura 4 Mensaje de advertencia .................................................................................................... 6
Figura 5 Cambio de clave............................................................................................................... 7
Figura 6 Página de acceso .............................................................................................................. 7
Figura 7 Olvidó contraseña ............................................................................................................ 8
Figura 8 Mensaje de notificación ................................................................................................... 8
Figura 9 Servicios electrónicos....................................................................................................... 9
Figura 10 Mensaje de términos y condiciones ................................................................................ 9
Figura 11 Pantalla de módulos ..................................................................................................... 10
Figura 12 Módulo de seguridad .................................................................................................... 10
Figura 13 Pantalla de inicio .......................................................................................................... 10
Figura 14 Configuración .............................................................................................................. 11
Figura 15 Mi perfil ....................................................................................................................... 11
Figura 16 Cambio de clave........................................................................................................... 12
Figura 17 Despliegue de menú ..................................................................................................... 12
Figura 18 Módulos ....................................................................................................................... 13
Figura 19 Modulo de seguridad .................................................................................................... 13
Figura 20 Menú principal ............................................................................................................. 13
Figura 21 Menú reportes .............................................................................................................. 13
Figura 22 Información de usuario al detalle .................................................................................. 14
Figura 23 Cargar Plan .................................................................................................................. 14
Figura 24 Nuevo / Editar Objetivo ............................................................................................... 15
Figura 25 Lista de Objetivos ....................................................................................................... 15
Figura 26 Mensaje de Confirmación ............................................................................................ 16
Figura 27 Relación Criterio – Indicadores .................................................................................... 16
Figura 28 Indicadores Relación Criterios-Indicadores .................................................................. 17
Figura 29 Criterios e Indicadores ................................................................................................. 17
Figura 30 Mensaje de Confirmación ............................................................................................ 18
Figura 31 Actividades .................................................................................................................. 18
Figura 32 Ingreso de actividades .................................................................................................. 19
Figura 33 Lista de Actividades ..................................................................................................... 19
Figura 34 Mensaje de ConfirmacióN ............................................................................................ 19
Figura 35 Pantalla principal ......................................................................................................... 20
Figura 36 Reporte en PDF ............................................................................................................ 21
Figura 37 Pantalla de Ayuda ........................................................................................................ 22
 MANUAL DE USUARIO SISTEMA ASEGURAMIENTO

1. GENERALES

1.1 Objetivo

Proporcionar al usuario una guía completa para el buen uso y manejo del aplicativo, de
manera que se facilite el registro y la generación del reporte para el Plan de Fortalecimiento.

1.2 Campo de acción

Ingreso de datos y generación de reportes para el Plan de Fortalecimiento en el proceso de

Aseguramiento de la Calidad de Institutos Técnicos y Tecnológicos en el sistema GIIES.

1.3 Equipos y Servicios

 Computador
 Enlace de internet con un mínimo de ancho de banda de 256 por cada usuario que realice la
carga de datos.
 Herramienta informática.
 Navegador Chrome.

1.4 Condiciones de Seguridad

El encargado de administrar los usuarios debe contar con usuario y clave para acceder al
sistema, para lo cual, previamente debió solicitar mediante formulario la creación de usuario
solicitado por la máxima autoridad de la Institución solicitante.

Cada persona es responsable de las operaciones hechas en el sistema con su usuario

personal.
1.5 Políticas de seguridad

1. Autenticación mediante usuario y clave

Al tercer intento fallido de autenticación se activa el captcha

Al tercer intento fallido del captcha se re direcciona a la página principal

2. Bloqueo de cuenta por inactividad

Se procede a bloquear la cuenta al superar 60 días de inactivad. El sistema notifica mediante

correo el bloqueo de la cuenta, en caso de requerir activarla debe comunicarse con el
administrador.
 3. Credenciales
 Las credenciales deberán tener mínimo 8 caracteres; de los cuales, al menos tres
deben ser dígitos numéricos y dos mayúsculas.
 No se acepta caracteres especiales como son: \”*áeíóúÁEÍÓÚ Ç
{}+[]()&¿?¡%$=|<>@ñÑ”;”.
 Se prohíbe el uso de contraseñas cíclicas. El sistema identifica las últimas
credenciales utilizadas por cada usuario para evitar la reutilización.
 El usuario debe cambiar su credencial en seguida de haber ingresado por primera vez al
sistema.
 Las credenciales tendrán un tiempo útil de 30 días, a partir de este tiempo el sistema
solicitará cambio de clave.

4. Expiración de sesión

La sesión expira luego de 15 minutos de inactividad. Para activar la sesión el usuario debe
ingresar al sistema nuevamente.

1.6 Responsables
Usuarios de los ISTT: son los responsables de ingresar la información y documentación
requerida según corresponda.

1.7 Administrador del sistema GIIES

El administrador debe asegurarse de crear las cuentas de usuario solicitadas y velar por el
correcto funcionamiento del sistema informático GIIES.

2. Instrucciones

2.1 Ingreso al Sistema

El sistema envía una notificación mediante correo electrónico con información de la cuenta y
credencial para su acceso al sistema. (Figura 1)

Figura 1 Mensaje de Notificación

1. Seleccionar la dirección proporcionada en la notificación para acceder al sistema.
(Figura 1)
2. En seguida despliega la página principal del Sistema. (Figura 2)

Figura 2 Página principal

3. Para ingresar al sistema GIIES a través de la página oficial del CEAACES,
http://apps.ceaaces.gob.ec/
4. Ingresar usuario y clave entregados mediante correo electrónico. (Figura 2). Ver
políticas de seguridad sección Credenciales.
5. Seleccionar ingresar.
6. El sistema muestra la siguiente pantalla. (Figura 4)

Figura 3 Mensaje de advertencia

7. Seleccionar la opción SI, para realizar el cambio de clave.
8. En seguida el sistema muestra la siguiente pantalla. (Figura 5).
 Figura 4 Cambio de clave
9. Ingresar la clave anterior, la nueva clave y confirmar la nueva clave. Ver políticas de
seguridad sección Credenciales.
10. Seleccionar la opción Aceptar
11. En seguida el sistema direcciona a la pantalla principal.

Olvido de Clave
1. Al olvidar la clave el usuario debe seleccionar Olvidar clave de la página de acceso.
(Figura 6)

Figura 5 Página de acceso

2. En seguida el sistema muestra la siguiente pantalla. (Figura 7)
 Figura 6 Olvidó contraseña
3. Ingresar el usuario y correo con el cual se encuentra registrado en el sistema.
4. Una vez ingresados los datos seleccionar en el botón Aceptar.
5. Recibirá la siguiente notificación mediante correo electrónico. (Figura 8)

Figura 7 Mensaje de notificación

6. Al acceder al sistema, observara la siguiente pantalla. (Figura 9)

Figura 8 Servicios electrónicos

7. Al seleccionar cualquier módulo ya sea seguridad o aseguramiento de la calidad, el
sistema muestra la siguiente pantalla con información sobre los términos y acuerdos
en la utilización del sistema. (Figura 10)

Figura 9 Mensaje de términos y condiciones

 8. Seleccionar la opción Aceptar para el acceso al sistema.

Descargar acuerdo de confidencialidad

Seleccionar la opción descargar el acuerdo para obtener los términos y condiciones en
formato pdf.

Aseguramiento Institutos
1. Para ingresar seleccionar el módulo de Aseguramiento Institutos. (Figura 11)

Figura 10 Pantalla de módulos

2. En seguida el sistema solicita seleccionar el proceso y Rol

3. Seleccionar el botón Aceptar (Figura 12)

Figura 11 Módulo de seguridad

4. El sistema muestra la siguiente pantalla. (Figura 13)

Figura 12 Pantalla de inicio

Descripción de la pantalla principal
En la pantalla principal encontrara las siguientes secciones:

 Sección A: Listado de menús asignados

 Sección B: Nombre de la entidad a la cual está asignada con la cuenta.
 Sección C: Muestra información del usuario, el perfil y fecha con el cual ingreso al
sistema; además al seleccionar , el sistema despliega las siguientes opciones.
(Figura 14)

Figura 13 Configuración
Mi cuenta
En el menú de la Sección C (Figura 15), seleccionar Mi Cuenta, el sistema muestra la
información de la cuenta de usuario, como se visualiza en las siguientes pantallas.
(Figura 15)

Figura 14 Mi perfil
Cambio de contraseña/clave
Si desea cambiar contraseña/clave, en el menú de la Sección C, seleccionar cambio de
clave, como se visualiza en las siguientes pantallas. (Figura 16)
 Figura 15 Cambio de clave
1. Ingresar la clave anterior, la nueva clave y confirmar la nueva clave. Ver
políticas de seguridad sección Credenciales.
2. Seleccionar la opción Aceptar.
3. En seguida el sistema direcciona a la pantalla principal.
Cerrar Sesión
Si desea salir o cerrar la sesión del sistema debe seleccionar la opción Salir
 Sección D (Atajos): El sistema muestra las siguientes opciones:

Despligue de menú : Al seleccionar , el sistema despliega el menú hacia la

izquierda ocultando los titulos del menú.(Figura 17)

Figura 16 Despliegue de menú

Visualización y cambio de módulos: Al seleccionar , el sistema muestra los

módulos a los cuales tiene acceso. (Figura 18)
 Figura 17 Módulos
Para cambiar de sección seleccione el módulo al cual desea ingresar, en seguida el
sistema solicita seleccionar el proceso y el rol. (Figura 19).

Figura 18 Modulo de seguridad

Seleccione Aceptar e ingrese al módulo seleccionado.

Descripcion de menús
En el menú principal del sistema tenemos las siguientes opciones.(Figura 20).

Figura 19 Menú principal

REGISTRO
En el menú registro se encuentra el plan de fortalecimiento (Figura 21)

Figura 20 Menú reportes

Damos clic en Plan y tenemos el plan de fortalecimiento con la siguiente pantalla (Figura 22)

Figura 21 Información de usuario al detalle

El sistema en DATOS GENERALES, permite cambiar y actualizar el Nombre y Teléfono
del contacto oficial. La categoría, el nombre de la institución y periodicidad de seguimiento
ya está por defecto. Para actualizar los campos presionar el botón Guardar.

A continuación de la pantalla (Figura 22), tenemos la opción Cargar Plan, la cual permitirá
adjuntar o descargar documentos en formato PDF o WORD (Figura 23). Para el presente
plan, los ISTT deberán cargar el documento que contenga: Filosofía Institucional, Objetivos
Institucionales/Estratégicos, y seguimiento interno.

Figura 22 Cargar Plan

En la parte inferior de la pantalla (Figura 22), en el lado derecho seleccionamos el botón

Nuevo Objetivo y nos muestra la siguiente pantalla. (Figura 24).
 Figura 23 Nuevo / Editar Objetivo
En el sistema debemos ingresar el objetivo que fue definido en el análisis situacional, una
vez ingresada la información pulsamos la opción Guardar.

En la siguiente pantalla podemos visualizar si se guardó correctamente el objetivo, en el lado

derecho tenemos las opciones de Editar y Eliminar si es necesario el objetivo (Figura 25
Acción).

Figura 24 Lista de Objetivos

Acciones
 Editar el Objetivo

 Seleccionar la acción
 Modificar los campos que desea actualizar.
 Hacer clic en el botón Guardar si se modificó algún campo o cerrar si desea salir.

 Eliminar el Objetivo

 Seleccionar la acción
 El sistema mostrará el siguiente mensaje de confirmación (Figura 26).
 Figura 25 Mensaje de Confirmación
 Seleccionar SI para eliminar el Objetivo

Al seleccionar uno de los objetivos ingresados ( Figura 25), tenemos la siguiente pantalla.
(Figura 27)

Figura 26 Relación Criterio – Indicadores

Primeramente, debemos relacionar el objetivo definido con un criterio del modelo de evaluación
para ISTT (Pertinencia, Currículo, Calidad de la docencia, Infraestructura y Ambiente
institucional).

Una vez seleccionado el criterio, se desplegaran los indicadores del modelo CEAACES para ISTT
que corresponden al criterio seleccionado.

Seguidamente la institución deberá marcar sobre que indicadores va a trabajar, el instituto podrá
seleccionar todos los indicadores que corresponden al criterio o los que crea pertinente.

La institución deberá considerar los siguientes aspectos:

 Uno o más objetivos se pueden vincular con el mismo criterio.

 Si 2 o más objetivos están vinculados a un mismo criterio, los indicadores
relacionados con un objetivo, ya no podrá ser relacionado con otro objetivo.

Para relacionar el Criterio con los indicadores correspondientes se deberá proceder de la

siguiente manera:

 Seleccionar el Criterio
 Marcar los indicadores a relacionar
 Hacer clic en el botón Relacionar para Guardar o Cerrar para salir. (Figura 28)
 Figura 27 Indicadores Relación Criterios-Indicadores
En la siguiente pantalla podemos visualizar si se guardó correctamente la relación entre el
criterio y los indicadores. Adicionalmente, podemos visualizar la calificación obtenida y el
valor óptimo de los indicadores seleccionados. (Figura 29)

Figura 28 Criterios e Indicadores

Acciones

 Editar la meta propuesta por indicador. Para plantear la meta se deberá considerar la
calificación obtenida en la evaluación y el valor óptimo del indicador.
  Seleccionar el campo
 Ingresar o modificar la meta propuesta.
 Hacer clic en el botón Guardar.

 Eliminar el Criterio

 Seleccionar la opción
 El sistema mostrará el siguiente mensaje de confirmación (Figura 30).

Figura 29 Mensaje de Confirmación

 Seleccionar SI para eliminar el Criterio

Es posible que la institución haya definido más de un objetivo por criterio; en tal situación, deberá eliminar
todos los objetivos para eliminar el criterio.

Al seleccionar el indicador a mejorar (Figura 28), nos muestra el listado de Actividades en la

parte inferior de la pantalla. (Figura 31)

Figura 30 Actividades
Para ingresar una actividad en el indicador, se debe hacer clic en el botón Nueva Actividad,
nos muestra la siguiente pantalla (Figura 32)
 Figura 31 Ingreso de actividades
Después de ingresar toda la información solicitada y hacer clic en el botón Guardar,
podemos visualizar todas las actividades que se ingresó correctamente. (Figura 33)

Figura 32 Lista de Actividades

La institución podrá ingresar una o más actividades por indicador a mejorar.

Acciones

 Editar el Actividad

 Seleccionar la acción
 Modificar los campos que desea actualizar.
 Hacer clic en el botón Guardar si se modificó algún campo o cerrar si desea salir.

 Eliminar el Actividad

 Seleccionar la acción
 El sistema mostrará el siguiente mensaje de confirmación (Figura 34).

Figura 33 Mensaje de ConfirmacióN

  Seleccionar SI para eliminar la Actividad

Exportar Reporte

Para finalizar, se debe hacer clic en el botón Reporte de la pantalla principal el sistema; lo
cual, permitirá descargar el reporte del plan de fortalecimiento elaborado en formato pdf
(Figura 35), este pdf permitirá visualizar el plan de fortalecimiento completo; en donde, se
podrá verificar si la información fue correctamente cargada (Figura 36).

Figura 34 Pantalla principal

Reporte PDF (Figura 36)

Figura 35 Reporte en PDF

 AYUDA
En el menú ayuda tenemos Manual de Usuario, en el cual nos muestra la siguiente pantalla
(Figura 37)

Figura 36 Pantalla de Ayuda

 Seleccionar la opción Descargar, y abrir el archivo en PDF