Facilitar

la colaboración en
el lugar de trabajo
Cinco herramientas
y estrategias
 Facilitar la colaboración en el lugar de trabajo 2

Para las comunicaciones, los empleados del líder de ropa

para exteriores, Patagonia, confiaban principalmente en los
teléfonos tradicionales y el correo electrónico y, a veces,
usaban una herramienta de videoconferencias de terceros
situada en determinadas salas de conferencia, pero el uso no
era generalizado. Sin acceso a funciones como la presencia,
la mensajería instantánea y las reuniones online, los empleados
experimentaban retrasos en la comunicación entre ellos y con
proveedores y distribuidores externos.

Como en el caso de Patagonia, muchas empresas pretenden

abordar los problemas de la tecnología obsoleta y las crecientes
necesidades de colaboración y comunicación. Eso es porque
los empleados de hoy día son más colaborativos que nunca.
El tiempo que los administradores y empleados pasan
colaborando ha aumentado al menos un 50% durante las dos
últimas décadas, indica la Harvard Business Review,1 y hasta un
80% del tiempo de los trabajadores se emplea en actividades
de colaboración como reuniones, llamadas y respuestas de los
correos electrónicos.

Pero, lamentablemente, muchas áreas de trabajo modernas no

tienen las herramientas para que la colaboración sea eficaz,
eficiente y agradable.

Un entorno laboral que no fomenta

el trabajo en equipo es una de las
cinco razones principales por las que
una persona deja su trabajo, según
una investigación realizada por Ernst &
Young. Otras de las razones principales
son los escasos aumentos de salario, la
falta de oportunidades para ascender,
las horas extra excesivas y la existencia
de un jefe que no permite que los
empleados trabajen con flexibilidad.2
1
"Collaborative Overload", 2016, Harvard Business Review
2
"Study: Work-Life Challenges Across Generations", 2014-2015, Ernst &
Young/Harris Poll
 Facilitar la colaboración en el lugar de trabajo 3

Muchas de las empresas actuales se enfrentan
a una tormenta perfecta provocada por las
tecnologías desfasadas y las necesidades de
colaboración crecientes. Los responsables de la
toma de decisiones sufren una enorme presión
para encontrar una solución segura, confiable,
escalable y rentable que satisfaga las necesidades
de un personal móvil e internacional.
La solución reside en acabar con los obstáculos
a la colaboración para que los equipos puedan
trabajar juntos cómodamente.
En el caso de Patagonia, la empresa decidió evaluar
Microsoft Office 365, que incluye la última versión
del conjunto de aplicaciones de escritorio de
Microsoft Office Professional Plus. En función de
una prueba piloto de Office 365, Patagonia espera
que sus empleados se comuniquen de manera más
eficaz y tomen mejores decisiones de diseño.
Para entender cómo las herramientas de
colaboración pueden funcionar en tu organización,
vamos a examinar cómo superar los cinco
obstáculos principales.

Para lograrlo, las empresas recurren a conjuntos

de aplicaciones de colaboración que permiten
a los empleados comunicarse y compartir
mediante una sola plataforma.

El 56%
de las empresas y el 66% de
las organizaciones pequeñas
y medianas planean implementar
comunicaciones unificadas
y soluciones de colaboración
o actualizarse para usarlas a lo
largo del próximo año.3

3
"Unified Communications & Collaboration Study," 2015,
IDG Enterprise Marketing

OBSTÁCULO DE COL ABORACIÓN N.º 1
Configurar el acceso y las
herramientas de equipo es muy
molesto
La mayoría de los proyectos surgen de repente, y el
equipo se reúne de manera natural con el paso del
tiempo. Sobre la marcha, alguien debe determinar
dónde se comunicará el equipo y almacenará los
archivos, cómo planearán y harán un seguimiento
del progreso y quién será el encargado de impulsar
nuevos miembros y proporcionar acceso a todos
los activos del equipo, ya que diferentes personas
se unen y dejan el grupo durante la vida útil del
proyecto. A menudo, los equipos terminan con un
conjunto dispar de herramientas que se basa en
el conocimiento o acceso de un solo miembro del
equipo.
Facilitar la colaboración en el lugar de trabajo 4
SOLUCIÓN
Un área de trabajo basado en
el chat donde todos puedan
acceder
Una de las mayores pérdidas de tiempo de los equipos
es buscar cosas: contenido, herramientas, contactos
e hilos de conversación. Imagina lo eficiente que sería
cada persona si tuviera acceso instantáneo a todo lo
que necesita, directamente en Office 365.
Ayúdales a conseguirlo. Con Microsoft Teams, los
miembros de equipo encuentran lo que están
buscando de manera rápida, con funciones de
búsqueda integradas y eficaces, y un acceso integrado
a SharePoint, OneNote y Planner. Como cada
documento compartido en Teams se guarda en la
nube, los miembros de equipo trabajan en la última
versión. Las decisiones que se toman se encuentran
fácilmente en el historial del chat, sin necesidad de buscar.
A menudo, los miembros de equipo se quedan
atascados en un modo de retención porque están
esperando los comentarios y la aprobación que
necesitan para continuar con el proyecto. Intentan
configurar llamadas de conferencia, pero la
programación de un lado a otro consume mucho
tiempo. Incluso cuando finalmente realizan la llamada,
hacen modificaciones en los documentos del proyecto
y envían las versiones revisadas, a menudo se quedan
atascados de nuevo esperando la aprobación. Todo
eso cambia cuando pueden tener rápidamente a los
encargados de tomar las decisiones en el chat del
equipo o en un chat privado, o en una reunión online;
y pueden trabajar en co-autoría y compartir archivos
para garantizar la aprobación directamente. Las
notificaciones integradas, además del chat en paralelo
mientras se ve el documento, permiten la edición
y finalización de los materiales de inmediato.
 Facilitar la colaboración en el lugar de trabajo 5

Con herramientas de comunicación como la

mensajería instantánea, las llamadas de voz y las
videollamadas disponibles, los miembros de equipo
solo están separados por unos clics. También
pueden organizar mejor el trabajo de equipo con
la ayuda de Microsoft Planner. Te facilita a ti y a tu
equipo la creación de planes nuevos, la organización
y asignación de tareas, la posibilidad de compartir
archivos, chatear sobre el tema en el que estás
trabajando y obtener actualizaciones sobre el
progreso. Creado para Office 365, Planner garantiza
que todas las entregas y conversaciones del equipo
permanecen en el plan y no se quedan bloqueadas en
aplicaciones dispares.
 Facilitar la colaboración en el lugar de trabajo 6

OBSTÁCULO A L A COL ABORACIÓN N.º 2

Falta de eficiencia en las
reuniones
¿No crees que ciertos contratiempos tecnológicos
deberían ser cosa del pasado? Entre ellos,
la dificultad para participar en reuniones virtuales.
Demasiado a menudo, la conexión de la llamada
es deficiente, un usuario se bloquea al intentar
iniciar sesión o un miembro del equipo no puede
acceder a una pantalla compartida o no puede ver
un contenido clave. Habitualmente, las reuniones se
interrumpen y se retrasan.

Las ideas que desarrollan los equipos con

tres o más miembros atraen un 156% más
a los consumidores que las que desarrollan
los equipos en los que solo han participado
activamente una o dos personas.4

La falta de eficiencia en las reuniones no solo

disuade a los miembros de un equipo de trabajar
juntos, sino que también constituye una barrera
inaceptable para una plantilla que cada vez es más
remota y trabaja fuera de la oficina.

El 61%
de los empleados afirma que
trabaja fuera de la oficina al
menos parte del tiempo.5

4
"How Collaboration Drives Innovation Success,"
2015, The Nielsen Company

5
"7 Enterprise Mobility Statistics You Should Know,"
2015, Citrix
 Facilitar la colaboración en el lugar de trabajo 7

SOLUCIÓN
Reuniones online confiables con el uso compartido de
pantalla en cualquier dispositivo
Permite que tus empleados celebren mejores reuniones mediante una aplicación de reuniones
compatible con el resto de su software de productividad.

Con Skype Empresarial en Office 365, el equipo puede comunicarse a través de pantallas
compartidas, mensajería, llamadas de voz y vídeo. Tienen libertad para trabajar desde donde
quieran, ya sea en sus escritorios o en dispositivos móviles, simplemente con una conexión a
Internet.

Al tenerlo todo en una plataforma, los trabajadores pueden dejar de preocuparse por
complicaciones tecnológicas y centrarse en ser productivos.

Con Skype Empresarial, los equipos pueden hacer lo siguiente:

• Enviar mensajes de texto, reunirse virtualmente y realizar llamadas entre dispositivos con
VoIP y RTC.

• Reducir los viajes mediante el uso de audio, video HD y conferencias web.

• Ponerse en contacto con miembros del equipo a través de Difusión de reunión de Skype.

• Captar la atención de los clientes a través de Skype en las páginas web y las aplicaciones
de la organización.

Skype Empresarial
Office 365 permite que las reuniones sean más eficientes,
ya que proporciona Skype Empresarial a los equipos para
que puedan realizar videollamadas avanzadas, compartir
contenido, colaborar en los archivos en tiempo real y,
en caso necesario, grabar las reuniones.
 Facilitar la colaboración en el lugar de trabajo 8

"[Cada vez más empleados]

están adoptando Skype
Empresarial Online, ya que
ven lo fácil que es de usar y lo
rápido que pueden resolver los
problemas. Con una llamada
rápida se puede solucionar
un asunto que, de otro modo,
requeriría docenas de correos
electrónicos".

Kevin Griffie,
Applied Information Sciences,
director de prácticas de la administración comercial
 Facilitar la colaboración en el lugar de trabajo 9

OBSTÁCULO DE COL ABORACIÓN N.º 3

Trabajar en entornos aislados
Demasiado a menudo, los miembros de un equipo se concentran tanto en
su trabajo que no están al tanto de los conocimientos y los procedimientos
recomendados de otras partes de la organización. Imagínate esta situación:
después de pasarte meses dando vueltas a numerosas ideas y preparando
un proyecto para ponerlo en marcha, un empleado se da cuenta de que otro
equipo de la organización estaba trabajando en algo parecido. Ambos equipos
podrían haber aprovechado el trabajo el uno del otro.

No existe nada peor para los empleados que sentir que están malgastando
el tiempo, a lo que hay que agregar el costo material para la organización
cuando se desperdician las oportunidades o el trabajo se duplica.
 Facilitar la colaboración en el lugar de trabajo 10

SOLUCIÓN
Una red social para el trabajo

El 85%
Integra en la oficina el carácter abierto y conversacional de una red
social y úsala en el trabajo. Con una herramienta social de empresa,
los empleados de la organización pueden buscar y aumentar la
inteligencia colectiva sobre los mismos temas de interés e importancia. de las empresas de
Los trabajadores están familiarizados con las redes sociales en su vida
la lista Fortune 500
privada, y la integración de la herramienta en el trabajo es una manera
poderosa y eficiente de permitir la colaboración. colabora con Yammer.

Con Yammer, la red social para el trabajo, los empleados pueden usar
su dispositivo favorito para compartir procedimientos recomendados,
debatir ideas e incluso buscar la colaboración abierta de compañeros
de trabajo de todo el mundo.

Con Yammer, puedes hacer lo siguiente:

• Fomentar las discusiones abiertas con la fuente de grupo.

• Aprovechar los conocimientos colectivos con la búsqueda y la

detección.

• Colaborar abiertamente en las ideas y compartir procedimientos

recomendados en la organización.

• Mantenerse al tanto de lo que sucede en la empresa mediante

sondeos, elogios y seguimientos.

OneDrive + Skype Empresarial + SharePoint + Yammer

Yammer está diseñado para mejorar el trabajo en equipo
en el conjunto de aplicaciones de Office 365 integrado. De
este modo, independientemente del tema que los ocupe,
los empleados siempre están en contacto entre sí y pueden
compartir y buscar archivos de manera instantánea, tanto si
están realizando una llamada como si se encuentran de viaje.
 Facilitar la colaboración en el lugar de trabajo 11

"Nos dimos cuenta de

que Yammer facilita las
conversaciones espontáneas
entre los empleados, lo
que hace que surjan ideas
innovadoras que nos ayudan
a operar con más eficiencia
y a mejorar el servicio de
atención al cliente".

Adrian Steel,
director internacional de operaciones de TI,
International Airlines Group

OBSTÁCULO DE COL ABORACIÓN N.º 4
Falta de control de versiones
Imagina que plasmaste tu idea en una presentación
de borrador y estás listo para recibir comentarios del
resto del equipo. La parte difícil, el nacimiento de
la idea, debe haberse terminado. Pero, en muchas
ocasiones, es el proceso de revisión y comentarios
el más molesto, ya que enviar el archivo por correo
electrónico y esperar las revisiones hace que el
proceso no sea eficaz. Tarda mucho tiempo y acabas
con varias versiones editadas del mismo documento.
Y, después de varias fases de revisión, puede que no
esté claro qué documento es la versión final.
Sin el uso compartido de archivos en tiempo
real, los flujos de trabajo de los empleados se
ven afectados.
• Compartir archivos adjuntos por correo
electrónico es una pérdida de tiempo.
• La realización de varias series de revisiones
conlleva un interminable control de las versiones
del documento.
• Es fácil que los archivos se traspapelen, se
pierdan o se sobrescriban.
Facilitar la colaboración en el lugar de trabajo 12
SOLUCIÓN
Colaboración segura en los
archivos basada en la nube
Es hora de llevar la colaboración a la nube.
Las herramientas de Office 365 basadas en la nube
permiten a los trabajadores colaborar de manera
eficiente desde dispositivos móviles, la web o escritorios.
Si trabajas en Microsoft Word, PowerPoint o Excel,
puedes trabajar en coautoría fácilmente en tiempo real
con el resto del equipo; y desde una única versión del
archivo que está guardada en la nube. Puedes almacenar
y compartir tus archivos fácilmente en OneDrive para
la Empresa, incluido en Office 365, de manera que
tú y tu equipo puedan trabajar desde un archivo
central al que todos tienen acceso y que está siempre
actualizado. Varios miembros del equipo pueden
agregar comentarios y revisiones a un mismo archivo,
pero tienes la tranquilidad de que, en caso necesario,
siempre puedes acceder a versiones anteriores o revertir
el archivo a cualquiera de las versiones anteriores que
se guardan automáticamente en la nube. Ya no es
necesario el control de versiones ni la combinación de
las modificaciones.
Con Office 365, tú y tus empleados pueden hacer lo
siguiente:
• Acceder a los documentos desde cualquier lugar,
tanto si están conectados como desconectados.
• Colaborar en un mismo documento que siempre
está actualizado.
• Compartir sin problemas archivos grandes.
• Usar la función de chat integrada para deliberar
sobre las modificaciones de un documento.
• Controlar los permisos de los contactos de dentro
y fuera de la empresa.
 Facilitar la colaboración en el lugar de trabajo 13

"El estilo tradicional de

comunicación a través de
mensajes de correo electrónico
y llamadas telefónicas ya no
es suficiente. Los empleados
quieren poder charlar
y trabajar juntos de manera
instantánea desde sus equipos,
y quieren poder hacerlo desde
prácticamente cualquier sitio".

Michael Busch,
director de tecnología, Patagonia
 Facilitar la colaboración en el lugar de trabajo 14

OBSTÁCULO A L A COL ABORACIÓN N.º 5

Un conjunto de aplicaciones
desorganizado e incoherente
Las personas están acostumbradas a descargar las
aplicaciones en el teléfono, y muchos trabajadores
siguen el mismo enfoque en la oficina. Como
consecuencia, se hace una mezcolanza de
aplicaciones que hacen cosas diferentes, tienen
inicios de sesión diferentes y podrían no ofrecer
la seguridad y el cumplimiento que requiere la
organización.

Las organizaciones usan una

media de 730 aplicaciones
basadas en la nube.

Pero, estas aplicaciones pueden

tener riesgos para la seguridad
o la productividad. Se estima que
el 90.8% de las aplicaciones en
uso no están preparadas para las
grandes empresas.6

6
"April 2015 Cloud Report", 2015, Netskope
 Facilitar la colaboración en el lugar de trabajo 15

SOLUCIÓN
Un conjunto de aplicaciones de productividad
Office 365 ofrece una solución de colaboración integral que satisface las
necesidades de equipos diversos con una amplia gama de aplicaciones.
Al tener las herramientas adecuadas al alcance de la mano, los trabajadores
pueden colaborar de la manera en que prefieran a lo largo del día. Tanto
si necesitas una respuesta a una consulta rápida a través del chat como si
quieres aprovechar los conocimientos colectivos de la organización con
Yammer, Office 365 tiene las herramientas necesarias para realizar la tarea en
cuestión.

Con Office 365, tú y tus compañeros de trabajo pueden hacer lo siguiente:

• Unir al equipo para la colaboración en tiempo real con Microsoft Teams.

• Llamar y reunirse con Skype Empresarial.

• Conectarse a Yammer, la red social para trabajar.

• Crear, compartir y buscar contenido con Office y OneDrive.

• Saber que tus recursos están respaldados por los estándares de seguridad
y cumplimiento de Office 365 (independientemente de la aplicación que usen).

• Ejecutar aplicaciones fácilmente con la garantía de disponibilidad del 99.9%

de Office 365.

• Moverse fácilmente por las aplicaciones con un enfoque de inicio de sesión

único.

OneDrive + Microsoft Teams+ Skype Empresarial +

SharePoint + Yammer
En lo que respecta a la colaboración, no existe una solución única que
sirva para todos los casos. Los trabajadores necesitan la flexibilidad y las
soluciones que ofrece un conjunto de aplicaciones integral.
 Facilitar la colaboración en el lugar de trabajo 16

"Después de analizar las

funciones, el precio por usuario
y los costos alternativos que
supone mantener servidores
locales internamente, estamos
seguros de que Office 365 es la
decisión correcta para nuestra
empresa".

Casey Stoops,
director de operaciones de red, Patagonia
 Facilitar la colaboración en el lugar de trabajo 17

Elimina los obstáculos

a la colaboración con
los que se enfrentan sus
empleados con el poder
de Office 365
Desde un correo electrónico moderno hasta la co-autoría de
archivos, pasando por las funciones de chat, los servicios de voz
o las herramientas sociales, Office 365 ofrece una experiencia
eficaz e integrada para satisfacer las diferentes necesidades
y maneras de trabajar de los empleados. Todas las herramientas
de colaboración del conjunto de aplicaciones se integran a la
perfección para que los empleados disfruten de una flexibilidad
y una confianza que les permita trabajar de la forma que mejor
les funcione. Esta solución integral está respaldada por la
seguridad y la confiabilidad de nivel empresarial de Microsoft.

Con Office 365, tendrás la confianza y la tranquilidad de que

tus empleados tienen las herramientas que necesitan para una
colaboración superior.

El 88%
de las empresas de la lista Fortune 500 tiene,
como mínimo, un servicio para empresas en
la nube de Microsoft.7

7
"Microsoft by the Numbers", 2016, Microsoft
 Facilitar la colaboración en el lugar de trabajo 18

Si crees que tu equipo se

enfrenta a uno de estos
obstáculos, es hora de tomar
medidas.

Realiza un paseo guiado de Office 365 y ve lo

que puedes hacer para facilitar los esfuerzos de
colaboración de tu organización:
https://resources.office.com/landing-guided-tour-test-drive