Herramientas esenciales de Microsoft Excel 2010

Primeros Pasos en Microsoft Excel 2010

Barra de Herramientas de Acceso Rápido

Esta área dentro de Excel 2010 presenta algunos botones que te permitirán ejecutar funciones
de manera rápida y directa. Además, tienes la posibilidad de agregar o eliminar botones y
también puedes modificar la ubicación de esta barra dentro de la hoja. A continuación, en la
figura 1.11 podrás conocer la ubicación de la barra de herramientas de acceso rápido.

Figura 1.11

¿Qué te parece si agregamos el botón para Crear Gráficos a nuestra barra de acceso rápido?
Pues bien, por defecto Excel 2010 muestra en esta área los botones Guardar, Deshacer y
Rehacer. Para iniciar la personalización de área, ubica el puntero del mouse sobre el botón de
despliegue de opciones mostrado en la figura 1.12.

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Figura 1.12

Con lo anterior, Excel 2010, te mostrará la lista de opciones mostradas en la figura 1.13.

Figura 1.13

Ya que deseamos agregar nuevas funcionalidades a nuestra barra, haz clic en la opción Más
comandos, tal como lo muestra la figura 1.14.

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Figura 1.14

Con lo anterior, Excel 2010 te mostrará la ventana emergente mostrada en la figura 1.15,
dentro de la cual podrás agregar o quitar botones o funciones que personalizarán tu barra de
herramientas de acceso rápido.

Figura 1.15

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Si deseas agregar botones a tu barra, simplemente elige el ítem de la lista a tu izquierda, pulsa
el botón Agregar y finalmente pulsa el botón Aceptar, tal como lo muestra la figura 1.16.

Figura 1.16

En la figura anterior podemos identificar tres etapas, éstas son:

1) Haz clic en el botón que se agregará a la barra de acceso rápido. En nuestro caso
corresponde al botón “Crear gráfico”, el cual te permitirá acceder directamente a un
asistente que te permite incorporar gráficos en tu hoja de cálculo.

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2) Luego, pulsa clic en el botón Agregar para incorporar el botón “Crear gráfico” sobre la
lista de botones disponibles en la barra de acceso rápido. Con esto, a la derecha de la
ventana, verás que se agregó el ítem “Crear gráfico”.
3) Finalmente, al presionar el botón Aceptar, el nuevo ítem se incorporará a la barra de
acceso rápido de nuestra hoja de Excel 2010.

La figura 1.17 te muestra la “nueva” barra de acceso rápido.

Figura 1.17

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Cambiar la ubicación de la barra de acceso rápido

Este procedimiento consiste en cambiar la ubicación de esta barra dentro de tu hoja, para
mejorar la visualización de las herramientas. Para esto, ubica el puntero de tu mouse en el
área indicada en la figura 1.18.

Figura 1.18

Con lo anterior, Excel 2010 te mostrará el menú de opciones mostrado en la figura 1.19. De
estas opciones, pulsa clic sobre la opción Mostrar debajo de la cinta de opciones.

Figura 1.19

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Con esto, Excel 2010, cambiará la ubicación de la barra de acceso rápido de la siguiente forma.
Ver figura 1.20.

Figura 1.20

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Conociendo el Menú Inicio de Excel 2010

Ahora que ya conocemos un poco más acerca de algunas funciones de Excel 2010, vamos a
revisar las opciones que nos entrega el menú Inicio. En la figura 1.21 se pueden observar las
opciones que nos entrega el menú Inicio.

Figura 1.21

A continuación, vamos a revisar cada una de estas opciones.

a- Portapapeles: Esta herramienta permite copiar y pegar textos y gráficos tanto en el

documento activo, en este caso una hoja de cálculo de Excel 2010, como en otros
programas de Office.

b- Fuente: Esta herramienta permite modificar la apariencia del texto de tu hoja de cálculo,
permitiendo entre otros, cambiar el estilo de letra, su tamaño, color, subrayado, etc.

c- Alineación: Esta herramienta permite modificar la alineación de las celdas de tu hoja de

cálculo. Dentro de las opciones disponibles podrás alinear la información contenida en las
celdas, modificar la sangría, ajustar o combinar el texto de las celdas, entre otras opciones
disponibles.

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d- Número: Esta herramienta permite modificar el formato de los números contenidos en tu

hoja de cálculo. Dentro de las opciones disponibles podrás aplicar automáticamente el
formato de moneda, fecha, asignar número de decimales, estilo porcentual, entre otros.

e- Estilos: Con esta herramienta podrás modificar automáticamente el estilo de las celdas de
su hoja de cálculo. Los estilos incluidos en Excel 2010 son un conjunto de formatos de
texto preestablecidos, sin embargo, puedes también crear tus propios estilos. Dentro de
los estilos

f- Celdas: Esta herramienta permite insertar o eliminar celdas y modificar el formato de

éstas.

g- Modificar: Esta herramienta te permitirá acceder a una serie de opciones aplicables a los
datos de tu hoja de cálculo. Dentro de estas tenemos:

- Autosuma: Permite sumar automáticamente un rango de celdas seleccionadas.

- Rellenar: Permite continuar con el modelo de formato en una o más celdas.

- Borrar: Permite borrar el contenido o formato de las celdas seleccionadas.

- Ordenar y filtrar: Permite ordenar un rango de datos o filtrar la información

seleccionando determinados parámetros.

- Buscar y seleccionar: Permite buscar o seleccionar información dentro de tu hoja de

cálculo. Ahora, vamos a utilizar algunas de estas opciones.

Por ejemplo, supongamos que estás trabajando con una planilla tal como la que se muestra en
la figura 1.22.

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Figura 1.22

Para lo anterior, sigue la siguiente secuencia de pasos:

a.- Posiciona el cursor sobre la celda E4, tal como se muestra en la figura 1.23.

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Figura 1.23

b.- Presiona el botón Autosuma que se muestra en la figura 1.24.

Figura 1.24

c.- Una vez que presiones este botón, la celda E4 mostrará la función de suma, que aparece
en la figura 1.25.

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Figura 1.25

d.- Ahora, simplemente presiona Enter y observa el resultado de la Autosuma, que

se presenta en la figura 1.26.

Figura 1.26

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Ahora, vamos a utilizar el botón Rellenar para completar la suma de todo el personal de la
empresa. Para ello sigue la siguiente secuencia de pasos:

a.- Posiciona el cursor sobre la celda E5, tal como se muestra en la figura 1.27.

Figura 1.27

b.- A continuación presiona el botón Rellenar que se muestra en la figura 1.28.

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Figura 1.28

Ahora, selecciona la opción Hacia abajo, tal como se muestra en la figura 1.29.

Figura 1.29

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d.- Con lo anterior, la autosuma utilizada en la celda E4 se aplicará a la celda E5, tal como se
muestra en la figura 1.30.

Figura 1.30

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Barra de Fórmulas

La Barra de fórmulas de Excel 2010 te permitirá escribir, ver o editar las fórmulas contenidas
en tu hoja de cálculo. Ver figura 1.31.

Figura 1.31

La Barra de fórmulas está formada por dos partes:

 Cuadro de nombre: Indica la posición de la celda apuntada dentro de la hoja de

cálculo.
 Barra de fórmulas: Permite insertar, ver o modificar una formula contenida en la hoja
de cálculo.

La figura 1.32 muestra la ubicación del cuadro de nombre y la barra de fórmulas dentro de la
hoja de cálculo.

Figura 1.32

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Opciones de la Ficha Archivo

La Ficha Archivo te dará acceso directo a una serie de opciones disponibles para tu hoja de
cálculo. Ver figura 1.33.

Figura 1.33

Al presionar la Ficha Archivo se desplegarán las opciones mostradas en la figura 1.34.

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Figura 1.34

Ahora, vamos a revisar brevemente cada una de estas opciones.

 Guardar: Permite guardar de forma instantánea los cambios efectuados a tu hoja de

cálculo.

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 Guardar como: Permite guardar los cambios efectuados a tu hoja de cálculo, pero
además te da la posibilidad de cambiar el formato de tu hoja, el nombre físico con el que
se almacenará, la ubicación dentro de tu disco, entre otras opciones de personalización.
Por ejemplo, te da la posibilidad de guardar un archivo de Excel 2010 con el formato de
archivo de Excel 2003. Esto te permitirá abrir tu libro creado en Excel 2010, en una
versión anterior de Excel.
 Abrir: Permite abrir un archivo existente en tu computador.
 Cerrar: Cierra la hoja de trabajo de Excel 2010. En caso que hayas efectuado
modificaciones al libro, se te preguntará si deseas guardar los últimos cambios o desea
omitirlos.
 Información: Muestra propiedades y comandos en función de estado del documento y
su ubicación de almacenamiento. Incluye comandos que pueden incluir Permisos,
Proteger y Desproteger.
 Reciente: Permite visualizar los últimos documentos abiertos en Excel 2010.
 Nuevo: Permite crear un nuevo libro en blanco de Excel 20010 o crear alguna plantilla
preestablecida por el programa, como por ejemplo; plantillas de facturas, informes de
gastos, entre otros.
 Imprimir: Da acceso a las opciones de impresión de tu hoja de cálculo.
 Preparar: Permite ejecutar una serie de opciones relacionadas con las propiedades del
documento, el nivel de la seguridad asignada a tu archivo y la compatibilidad con otras
versiones de Excel.
 Guardar y Enviar: Permite guardar y enviar tu hoja de cálculo a través del correo
electrónico habilitado en tu computador o a través de una conexión a Fax. Para acceder
a estas dos opciones, requieres tener habilitada una conexión a Internet.

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