Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Herramientas GTD
Organice su tiempo y sea más productivo
Bizkaia Enpresa Digitala
27 de mayo de 2010
HERRAMIENTAS GTD
Presentación
> Ángel Lafuente Echeazarra
> Solid Rock IT acomete múltiples proyectos de
consultoría: ingeniería de sistemas, desarrollo de
software, arquitectura de TICs, formación
> Reto de la planificación interna
Empresa pequeña
Labores internas: hay más “gorras” (roles) que personas.
Proyecto externos.
Grandes cantidades de información por procesar.
> Objetivo: trasladar resultados de la prospección.
2
HERRAMIENTAS GTD
4
HERRAMIENTAS GTD
5
HERRAMIENTAS GTD
6
HERRAMIENTAS GTD
7
HERRAMIENTAS GTD
8
HERRAMIENTAS GTD
En la era postindustrial
> El entorno profesional es mutable
La empresa tiene que afrontar nuevos retos.
El trabajo no tiene límites definidos.
Tiempo: horario “flexible”.
Espacio: en la empresa, en casa, de viaje.
Ejemplo: se me ocurrió mientras paseaba.
Desempeñar múltiples roles. Compare su categoría profesional con
sus roles.
El aprendizaje es continuo.
Procesar la información es parte del trabajo, que muchas
veces es liviano en términos físicos.
La información llega por muchos canales y rápido.
9
HERRAMIENTAS GTD
10
HERRAMIENTAS GTD
Es necesario asumir …
> No nos han enseñado a gestionar nuestro
tiempo.
Esto no es planificar proyectos o la producción.
Quienes se organizan bien:
Utilizan trucos.
Si una técnica os funciona, atesoradla.
Algunas de las técnicas de GTD son obvias y ya las usamos.
Basados en su experiencia personal.
Es una de esas habilidades en la que debemos mejorar.
La informática sólo proporciona medios para facilitar ese
objetivo.
11
HERRAMIENTAS GTD
Es necesario asumir …
> Es mejor enfatizar en la adaptación que en la
predicción.
¿Cómo puedo planificar mi semana si no sé quién me va a
escribir, llamar o hablar conmigo?
Las interrupciones son inevitables; es parte del trabajo.
Medios de comunicación avanzados y rápidos.
Peticiones continuas de “feedback”.
Los métodos tradicionales aplican el principio de causalidad y
unos márgenes de error.
La planificación se basa en la experiencia y en la intuición.
Aunque tengamos datos empíricos sobre nuestros procesos,
los modelos disponibles son pobres.
12
HERRAMIENTAS GTD
El método GTD
> Es un método de organización personal
desarrollado por David Allen.
> Getting Things Done: conseguir que las cosas se
hagan.
> Es un método empírico, que recoge buenas
prácticas y las organiza en un flujo (down-top).
> No es método colectivo; es personal.
> Orientado a directivos y personas en puesto de
responsabilidad.
13
HERRAMIENTAS GTD
14
HERRAMIENTAS GTD
15
HERRAMIENTAS GTD
16
HERRAMIENTAS GTD
Observación de la mente
> ¿Cómo nos comportamos?
Cuando tenemos pocos asuntos en mente, los gestionamos
de memoria.
Cuando notamos que nuestra memoria a corto plazo se
satura, apuntamos.
Las listas de tareas son algo muy natural.
GTD es un método avanzado de gestión de listas.
17
HERRAMIENTAS GTD
El diagrama
18
HERRAMIENTAS GTD
Fase 1: recopilación
> Se trata de detectar “cosas”
Espacio físico.
Primero la mesa. Es lo que hay que limpiar primero.
Cajones, armarios, bolsillos, maletines, etc.
Recogeremos sobre todo papel. Por ejemplo: tarjetas de visita o
folletos.
Espacio digital.
Correos electrónicos pendientes, enlaces, documentos
Espacio mental (el fundamental)
Cada idea en una hoja en blanco.
No es deseable una lista.
No hay que desarrollar las ideas. Buscamos cantidad.
20
HERRAMIENTAS GTD
Fase 1: recopilación
> Las “cosas” se almacenan en una bandeja de
entrada.
Bandeja física para papel.
Recipiente digital como una carpeta de correo.
> Sobre el papel.
No estamos listos para una oficina sin papeles, aunque hay
que ir avanzando en este objetivo.
El papel es un formato barato, fácil de usar y bastante
duradero.
21
HERRAMIENTAS GTD
Fase 2: procesamiento
> Objetivo. Cesta de entrada vacía.
Reglas del procesamiento
Secuencialmente de arriba abajo. Hay que evitar la tentación de
procesar sólo aquello que nos gusta.
Procesar las “cosas” de una en una.
Lo que sale de la bandeja de entrada no vuelve.
> ¿Puedo realizar alguna acción con esta “cosa”?
Se trata de pensar sobre esa “cosa”.
Ver el resultado deseado.
Decidir la siguiente acción.
Dos respuestas con matices: SI y NO.
Parece una estupidez, pero responder es vital para el método
22
HERRAMIENTAS GTD
Fase 2: procesamiento
> Si la respuesta es NO.
23
HERRAMIENTAS GTD
Fase 2: procesamiento
> Si la respuesta es NO.
A la basura: lo que decido que no es útil. “No voy a hacer
nada al respecto”.
Enfoque radical: eliminar (para el papel).
Enfoque conservador: archivar (información digital). Marcar correo
como leído.
Incubar: “quizás algún día haga algo al respecto”.
Al archivo: es material de referencia o consulta.
> Sobre el archivo.
En fundamental disponer de un archivo bien organizado.
Es tan difícil en papel como en digital.
Papel: problema logístico
Digital: servidor de ficheros, correo y metadatos.
24
HERRAMIENTAS GTD
25
HERRAMIENTAS GTD
26
HERRAMIENTAS GTD
Fase 2: procesamiento
> Si la respuesta es SÍ.
27
HERRAMIENTAS GTD
Fase 2: procesamiento
> Si la respuesta es SÍ.
> ¿En qué consiste la acción?
Decidimos cómo actuar en función del resultado que hemos
imaginado con respecto a la “cosa”.
Solemos expresarlo en términos de la siguiente acción física.
Llamar a …
Escribir a …
Ir a ...
La mayoría de las veces consiste en reunir más información.
28
HERRAMIENTAS GTD
Fase 2: procesamiento
> ¿Es compleja la acción?
SÍ. Clasificarla como proyecto.
NO.
Si lleva menos de dos minutos, ejecutarla independientemente de su
prioridad relativa.
Si no depende de usted, deléguela.
Si no se puede hacer ahora:
O se especifica una fecha en la agenda
O se pasa a la lista de pendientes (ejecutar cuanto antes)
29
HERRAMIENTAS GTD
Recipientes y listas
> Recipientes básicos
Puede haber más o menos según como adoptemos el método
Entrada
Algún día / Quizás.
Proyectos.
Agenda.
Pendientes/Ejecutar cuanto antes.
A la espera de otros.
Archivo para consulta.
> En los recipientes hay listas
Una lista no es más que un conjunto de objetos.
Listas: listados o carpetas
30
HERRAMIENTAS GTD
31
HERRAMIENTAS GTD
Fase 3: a trabajar
> ¿Por dónde empiezo con la lista “Pendientes”?
Lo que no funciona
Listas de tareas diarias. Interrupciones y cambios causan frustración.
Prioridades preestablecidas. Las prioridades varían muy rápido.
Modelo triple para escoger la siguiente acción
Contexto: lugar, tiempo disponible, fuerza y prioridad. Categorías o
etiquetas espaciales en esta lista. En casa @home. En la oficina
@office, teléfono @calls, en cualquier sitio @anywhere ...
Buscando el equilibrio entre:
Ejecutar acciones pendientes.
Atender interrupciones y situaciones no previstas.
Procesar nuevas entradas.
Atender tareas en todos los niveles: día a día, proyectos, objetivos
anuales, áreas de responsabilidad, largo plazo (periodicidad variable).
32
HERRAMIENTAS GTD
Proyectos
> El área aneja al método GTD
David Allen propone una técnica sencilla basada en
brainstorming que conduzca a un conjunto de acciones
procesables por el método GTD.
Las herramientas de gestión de proyectos son compatibles
con GTD
Esas herramientas se aplican a grupos de trabajo.
GTD es un sistema de organización personal. Desde el punto de vista
GTD un proyecto no es sino una secuencia más o menos compleja de
acciones.
La lista proyectos trata de dar visión general. No contiene el
material ni los detalles del proyecto, que se gestionarán
aparte.
33
HERRAMIENTAS GTD
34
HERRAMIENTAS GTD
35
HERRAMIENTAS GTD
36
HERRAMIENTAS GTD
38
HERRAMIENTAS GTD
Herramientas software
> ¿Es imprescindible un software?
No. Virtudes de GTD:
Es abstracto. Da igual el soporte que tengamos.
No establece restricción alguna sobre la herramienta.
Debe haber recipientes con carpetas que contengan objetos
que tengan información o hagan referencia a cosas.
Debemos poder mover objetos entre recipientes.
Debe tener algún método de archivo.
Debe disponer de agenda.
Las herramientas de correo electrónico parecen diseñadas
para GTD. No. Es el correo quien imita la gestión papel.
42
HERRAMIENTAS GTD
Esquema de evaluación
> Para las herramientas más potentes
Descripción de la herramienta.
Demo.
Ventajas e inconvenientes.
> Selección
Vinculadas al correo.
Gestores de tareas.
SaaS.
44
HERRAMIENTAS GTD
45
HERRAMIENTAS GTD
46
HERRAMIENTAS GTD
48
HERRAMIENTAS GTD
Herramienta: Gmail
> Gmail: el servicio SaaS de Google.
Gmail es el servicio de correo gratuito para particulares y para
empresas (Google Apps).
Gran capacidad y alta disponibilidad. Gestión propia de
contactos.
Servicios asociados: Google Calendar (agenda), Google
Docs, Google Reader, etc
Interfaz web propio. También accesible por clientes de correo
tradicional.
No dispone de un módulo específicos de GTD. Hay que
configurar el software para habilitar y no hay un método
recomendado. Mediante etiquetas y listas de tareas.
HERRAMIENTAS GTD
Gmail: demo
HERRAMIENTAS GTD
Herramienta: RTM
> RTM:Remember The Milk
Es un servicio SaaS. Alternativa: Toodledo.
Está inspirado por GTD, pero tiene más funciones.
Compartir tareas.
Recordatorios por mensajería instantánea, RSS, calendarios de
Internet.
Integrado en Web 2.0
Contactos y ubicaciones.
Integración sutil con el correo.
Es una herramienta web muy completa y sencilla..
Versión para iPhone y Android de pago.
Dispone de una API por la que poder acceder desde otras
aplicaciones .
HERRAMIENTAS GTD
Demo: RTM
HERRAMIENTAS GTD
Conclusiones
> Sobre GTD
Es un método para mantener la mente despejadas de “cosas”
y ser más productivo.
Se centra en la adaptación; no en el control.
Es un método independiente de la informática.
Es un conjunto de buenas prácticas.
No es para dirigir proyectos o grupos de trabajo.
Recopilar, procesar, trabajar y revisiones diarias y semanales.
Algunas partes del flujo no están bien definidas.
Existen técnicas similares. Hay personas con las que no
funciona y existen numerosas críticas al método.
65
HERRAMIENTAS GTD
Conclusiones
> Sobre las herramientas
Correo o no correo. That's the question.
El problema del papel. ¿Y cómo vinculo a un archivo digital?
La mejor solución es la que mejor te apoye. Lo importante es
el método, no el software.
Hoy en día la movilidad es un aspecto clave a valorar.
Para el PC: Thinking Rock
Lo mejor. RTM. ¡Es web!
HERRAMIENTAS GTD
67
HERRAMIENTAS GTD
info@solid-rock-it.com
68
HERRAMIENTAS GTD
Referencias
Libros:
Organízate con eficacia. David Allen. Empresa Activa – Ediciones
Urano 2006. ISBN: 9788496627086.
Otros materiales:
Web de David Allen.
Blog de David Allen. GTD Times.
Enlaces:
http://delicious.com/solidrockit/seminario-gtd