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SEDE GUAYAQUIL
TEMA:
AUDITORÍA OPERATIVA AL ÁREA DE COBRANZAS DE LA
EMPRESA LOTEPEC S.A. DURANTE EL EJERCICIO
ECÓNOMICO DEL AÑO 2014
AUTORAS:
JOHANNA VIRGINIA VÉLIZ SUÁREZ
LISSETTE ALEJANDRA GUEVARA DATTUS
ABRIL 2015
Guayaquil - Ecuador
DECLARATORIA DE RESPONSABILIDAD Y AUTORIZACIÓN DE
USO DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
_________________________ _________________________
Johanna Virgina Véliz Suárez Lissette Guevara Dattus
0924976368 0926314931
II
DEDICATORIA
A mis padres por vivir este mismo sueño conmigo, por apoyarme, motivarme
y darme aliento para seguir adelante, por su comprensión para aquellos momentos
que no podía compartir con ellos ya que necesitaba ocupar el tiempo en la
elaboración de este trabajo
A mis hermanos, pues enseñarles que cuando uno anhela o desea algo no
existen imposibles y más cuando se camina de la mano de Papá Dios, es una manera
de decirles que nunca es tarde para alcanzar el éxito, todos los días hay que ponerse
metas, objetivos para prosperar en tu camino.
A los que ya no están en este mundo pues siempre anhelaron verme realizada
como profesional, fueron pilares muy importantes para mi vida y cada pérdida de
estos seres tan maravillosos me daba una razón más para culminar esta etapa.
Lisette Guevara
III
AGRADECIMIENTO
En especial para Papá Dios, porque existo, sin vida no hay esperanza, no hay nada y
Él me lo dio todo para poder culminar mis estudios superiores.
A mis padres por ayudarme a conseguir las empresas con las que desarrollaría el
trabajo, no esperaba menos de ustedes, gracias por todo.
A mi tío Johnny Alcívar por las facilidades que me prestó para poder desarrollar el
trabajo en la empresa sin ningún inconveniente, porque cuando se me cerró una
puerta, abrió otra para darle continuación.
A mi tutor por toda la ayuda brindada y que pese a las dificultades que pasamos
nunca flaqueó y estuvo con nosotras hasta el último momento.
A mis líderes de fe por todos sus consejos y la motivación que me dieron para
retomar esta etapa de mi vida y culminar los estudios ya que los había descuidado.
A la universidad por todos los conocimientos adquiridos, los cuales me han servido y
servirán para desempeñarme en mi campo laboral.
Lissette Guevara
IV
DEDICATORIA
A mis amigos por estar siempre en cada parte del camino de mi vida, en alegrías,
miedos, y tristezas y por todos sus consejos para que mejore continuamente.
AGRADECIMIENTO
A mis hermanos porque ellos más que mis hermanos son mis amigos, son aquellos
que siempre han estado como apoyo en cada situación que se ha ido presentando en
mi vida.
A mis amigos, porque siempre están dándome todo su apoyo y aliento para ir
perseverando y cumplir una meta más.
RESUMEN
El presente tuvo como objeto la realización de una evaluación a los procesos del área
de cobranzas de una empresa que desarrolla proyectos inmobiliarios, ubicada en el
centro comercial Dicentro al norte de Guayaquil, de manera que se permita evaluar la
eficiencia y la eficacia con la que se están desarrollando. La recolección de la
información fue realizada mediante las técnicas de: entrevistas y cuestionarios. Una
vez recopilados los datos se realizaron: un flujograma, un análisis FODA y también
matrices de hallazgos con el fin de conocer el negocio, obtener evidencias y realizar
pruebas para poder evaluar de manera completa el área. Se encontró como principal
problema la inexistencia de una formalidad en lo que respecta a la descripción de las
funciones y procedimientos todo está basado en práctica y experiencia pero no está
claramente establecido en documentos oficiales, por lo que entre nuestros objetivos
se determinó el evaluar si se cumplen las actividades de conformidad al manual de
procedimientos y verificar la consistencia de la información. El resultado del estudio
se refleja en el informe de la auditoria en el que se concluyó lo siguiente: la empresa
debe estructurar un manual de procedimientos para segregar funciones, y establecer
los responsables de la ejecución de cada actividad; implementar un sistema de
control interno apropiado que esté en conocimiento de todo el personal y adquirir un
sistema informático confiable dentro del que no se pueda alterar información, donde
consten a detalle las cuentas por cobrar, pagos al día, pagos vencidos, pagos por
vencer, etc., en el que se necesite de autorizaciones para poder realizar operaciones
importantes y sobretodo que no se puedan modificar o alterar sin que se soliciten los
respectivos permisos y se ponga en conocimiento de las autoridades competentes.
PALABRAS CLAVES: Proyectos inmobiliarios, Auditoría operativa, Área de
cobranzas, Control interno, Manual de procedimientos.
VII
ABSTRACT
The present project aimed at the evaluation process in the area of collection in a
company that develops real estate projects, located at Dicentro shopping center at
north of Guayaquil, so it is assessing the efficiency and effectiveness with which are
being developed. The data collection was performed using techniques: interviews
and questionnaires. Once the data collected were: a flow chart, a SWOT analysis and
a matrix of findings in order to know the business, obtaining evidence and testing to
evaluate fully the area. The absence of a formality was found as a main problem in
regards to the description of the functions and procedures all is based on practice and
experience but is not clearly established in official documents, so our goals was
determined to assess whether compliance with the activities in accordance with the
manual of procedures; and verify the consistency of the information. The result of
the study is reflected in the audit report that concluded the following: the enterprise
must structure procedure manuals to segregate functions and be responsible for the
execution of each activity; implement a system of appropriate internal control which
is in knowledge of the staff and acquire a reliable computer system which doesn’t
allow people to alter information, showing in detail accounts receivable, payments
per day, overdue payments, payments to overcome, etc., which needs authorizations
to perform important operations and above all that may not modify without required
permissions and the knowledge of the competent authorities.
KEY words: Real estate projects, Operational Audit, collection services, Internal
Control and procedures Manual.
VIII
ÍNDICE
TABLA DE ILUSTRACIONES .................................................................................. XI
INTRODUCCIÓN ................................................................................................. 12
CAPÍTULO I ........................................................................................................ 14
1 EL PROBLEMA ................................................................................................. 14
1.1. ANTECEDENTES .................................................................................................. 14
1.2. JUSTIFICACIÓN ................................................................................................... 15
1.3. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.......................................................................... 16
1.3.1. Problema General ...................................................................................... 16
1.3.2. Problemas Específicos ................................................................................ 16
1.4. OBJETIVOS ......................................................................................................... 17
1.4.1. Objetivo General ........................................................................................ 17
1.4.2. Objetivos específicos ................................................................................... 17
1.5. DELIMITACIÓN .................................................................................................. 17
1.5.1. Espacial ...................................................................................................... 17
1.5.2. Temporal .................................................................................................... 18
CAPÍTULO II ....................................................................................................... 19
2 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA .......................................................................... 19
2.1. EMPRESAS QUE DESARROLLAN PROYECTOS INMOBILIARIOS .............................. 19
2.1.1. Antecedentes .............................................................................................. 19
2.1.2. Definición: ¿Qué es una empresa de proyectos inmobiliarios? .................... 20
2.1.3 Obtención de crédito para el financiamiento de una vivienda ........................... 24
2.1.3.1. Requisitos a cumplir para la obtención de un préstamo para
financiamiento de una vivienda ........................................................................... 25
2.1.3. Requisitos legales para el funcionamiento de empresas inmobiliarias ....... 25
2.2. FIDEICOMISOS ................................................................................................... 30
2.2.1. Clasificación de los fideicomisos ................................................................. 32
2.2.1.1. Fideicomiso de administración................................................................. 32
2.2.1.2. Fideicomiso Financiero ............................................................................ 32
2.2.1.3. Fideicomiso de garantía ........................................................................... 33
2.2.1.4. Fideicomisos de inversión ........................................................................ 33
2.2.1.5. Fideicomisos de Titularización................................................................. 33
2.2.1.6. Fideicomisos Testamentarios ................................................................... 33
2.2.1.7. Fideicomisos inmobiliarios....................................................................... 34
2.3. CONTROL INTERNO ............................................................................................ 34
2.3.1. Objetivos del control interno ...................................................................... 36
2.3.2 Elementos del control interno ...................................................................... 36
2.3.2.1. Ambiente de control ................................................................................. 36
2.3.2.2. Evaluación de riesgos ................................................................................ 36
2.3.2.3. Procedimientos de control ........................................................................ 37
2.3.2.4. Supervisión .............................................................................................. 37
2.3.2.5. Información y comunicación ..................................................................... 37
2.3.3. Tipos de controles ....................................................................................... 37
2.3.3.1. Control Preventivo.................................................................................... 37
2.3.3.2. Control Detectivo ..................................................................................... 37
IX
TABLA DE ILUSTRACIONES
CAPÍTULO I
1 EL PROBLEMA
1.1. ANTECEDENTES
1.2. JUSTIFICACIÓN
Se realizará una Auditoría Operativa para determinar los procesos críticos o que
necesiten atención dentro del área de cobranzas y así poder optimizar tanto uso de
recursos, como logro de objetivos y aportar con recomendaciones que puedan
mejorar de alguna manera el servicio prestado así como la economía de la empresa.
1.4. OBJETIVOS
Identificar los puntos críticos dentro de los procesos desarrollados por el área de
cobranzas de una empresa que gerencia proyectos inmobiliarios mediante una
Auditoría Operativa que permita evaluar la gestión realizada de manera que se
puedan recomendar propuestas para optimizar el uso de recursos, que conlleven a
cumplir las metas proyectadas y a mejorar la economía de la empresa.
1.5. DELIMITACIÓN
1.5.1. Espacial
1.5.2. Temporal
Este estudio se enfocará en el periodo que comprende desde el mes de enero hasta
diciembre del año 2014.
CAPÍTULO II
2 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
2.1.1. Antecedentes
1
Burbuja inmobiliaria es el aumento excesivo de bienes inmuebles o raíces, sin razón lógica. Su causa
principal es la especulación, dicho aumento se debe a la confianza excesiva que existe en el mercado,
20
préstamos bajen provocando que muchas personas soliciten préstamos con facilidad
cuando no tienen como solventar sus deudas, en general se solicita un “enganche” de
al menos el 30% del valor del proyecto, así que ya se tendría pagada una parte del
valor total de la vivienda.
“Las empresas inmobiliarias tienen como visión ser las de mayor credibilidad,
ya que cuando estas empresas son correctamente administradas alcanzan los réditos
previstos.” (Patiño, 2010)
teniendo muchas expectativas a futuro con el supuesto de que el bien siga incrementando su valor,
finaliza en el momento que ya se tiene desconfianza en el mercado.
2
Son empresas dedicadas no sólo a la compra y venta de bienes inmuebles, sino también a dar
asesorías, avalúos, o alquileres. Su objetivo principal es satisfacer a los clientes con sus servicios.
21
cantidad de proyectos, sin desatender la liquidez actual que poseen para el desarrollo
de los mismos.
(gastos administrativos, legales, por publicidad, valor del terreno, gastos pagados a la
constructora en caso de que no se cuente en la misma empresa con la realización
directa de la obra, etc.).
Por otra parte cuando se trata de préstamos solicitados por constructoras hay
algunas diferencias ya que según la entidad financiera a la que solicite se establecen
diferentes parámetros como por ejemplo verificar que efectivamente tienen
compradores seguros para las viviendas ofrecidas o ir desembolsando el dinero según
25
c) Contar con el presupuesto económico para cada proyecto, que incluirá los
ingresos necesarios para su desarrollo y sus fuentes; y, los costos y gastos que
genere el proyecto inmobiliario. Las fuentes de ingresos podrán provenir de
inversiones de la propia compañía, préstamos o créditos, y del valor negociado
en las promesas de compraventa de las unidades inmobiliarias; en todos estos
casos los valores y fuentes deberán constar debidamente detallados. Cuando el
financiamiento provenga de las instituciones del sistema financiero o de
terceros, deberán además desglosarse por acreedor, los montos, costos y plazos
para el pago de las respectivas obligaciones.
Invitar y recibir del público a participar sin tener autorización de los organismos
competentes.
Las amenazas que pueden existir para que una empresa de proyectos inmobiliarios
pierda réditos se detallan a continuación:
29343
30000
27503
26584
24762 24556
25000
21968 22267
20112
20000
2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013
VIVIENDAS PROYECTADAS
120000
106226
110000
100000 93732
90000
80000 72350
66678
70000 61079
57012
60000
50000 45310
2.2. FIDEICOMISOS
3
Reglamento a la Ley de Valores sobre el funcionamiento de las compañías que realizan actividad
inmobiliaria, expedido mediante Registro Oficial No. 296 del 24 de julio del 2014
31
Art. 19.- (Sustituido por el Art. Primero de la Res. CNV-2002-012, R.O. 717, 3-XII-
2002).- De la inscripción.- Los negocios fiduciarios que reciban recursos de personas
distintas a los constituyentes iniciales, tales como, promitentes compradores; los que
prevean contar con constituyentes adherentes; aquellos cuyos constituyentes o
beneficiarios sean entidades del sector público, o personas jurídicas de derecho
privado con una participación estatal como propietario o accionista en más del 50%;
y los fideicomisos mercantiles que se utilicen como mecanismo para procesos de
titularización deberán 14inscribirse en el Registro del Mercado de Valores. Para el
efecto se presentará la solicitud conforme lo previsto en el siguiente artículo, dentro
del término de 15 días contados a partir de la suscripción del respectivo contrato. La
Superintendencia de Compañías emitirá la resolución correspondiente, una vez
cumplidos los requisitos de inscripción determinados en la Ley de Mercado de
Valores y sus normas complementarias.
Fideicomisos de administración
Fideicomisos Financieros
Fideicomisos de garantía
Fideicomisos de inversión
Fideicomisos de Titularización
Fideicomisos Testamentarios
Fideicomisos inmobiliarios
Por medio de este tipo de fideicomiso, una persona que ha adquirido una deuda,
entrega el título de bienes a un fiduciario en garantía al pago a una tercera persona de
una obligación contraída, para que en el supuesto de que no se realice el pago de esta
deuda, se proceda por parte del fiduciario a la venta de lo entregado para la
liquidación de la misma, o en su defecto se estregue el bien al acreedor según lo
acordado en el contrato, vigilando el cumplimiento de lo contraído realizando lo
necesario y así no se tiene que ejecutar hipotecas. Cabe indicar que la intención de la
persona que entrega el bien en garantía (fiduciante) no tiene como objetivo
entregarlo para liquidar su deuda.
Son los que son voluntad última de un causante, el cual entrega la administración de
un patrimonio para la entrega un tercero en calidad de hereditario después de que se
haya cumplido el plazo establecido.
34
Dentro de los conceptos que se han tomado como referencia para analizar lo
referente al control interno de una empresa tenemos los siguientes:
Se puede definir el concepto de control interno como una actividad que persigue
el detectar a tiempo o corregir, posibles riesgos o irregularidades dentro de las
operaciones de la empresa para poder evitar posibles fraudes, desfalcos y no sólo eso
sino también mejorar la situación de la empresa en todos los aspectos.
Ambiente de control
Evaluación de riesgos
Procedimientos de control
Supervisión
Información y comunicación
Se identifican los riesgos posibles que harían que se incumplan los objetivos de la
empresa, para gestionarlos y controlarlos.
37
Estos son procedimientos establecidos por los altos mandos para cumplir los
objetivos de la institución y evitar la presentación de riesgos.
2.3.2.4. Supervisión
Este control trata de evitar y detener cualquier posible riesgo o evento que pueda
presentarse en el desarrollo de las operaciones de la empresa, para que no se cumplan
los objetivos institucionales. Se logra monitoreando las actividades, deducir de
acuerdo a la actualidad posibles problemas que afecte las operaciones normales.
2.4. AUDITORÍA
“Es una actividad desarrollada por persona calificada e independiente; es decir, con
una titulación académica, experiencia profesional y competencia, y con presunción
de independencia de criterio en virtud de las normas vigentes, sin intereses o
influencias que menoscaben la objetividad.” (De la Peña Gutiérrez, 2008)
39
El área de Cobranzas es considerada una de las áreas más críticas y débiles de una
organización, ya que generalmente en las empresas se presentan problemas por las
ventas originadas a crédito que no pueden reflejarse en los estados financieros como
recuperadas y como generadoras de ganancia si no se ha realizado la respectiva
gestión de cobro para su recuperación, la unidad de cobranza es tan importante como
la de ventas.
El área de crédito y cobranza de una empresa es una pieza clave dentro de una
organización. Antes de una venta el área de crédito debe decidir a quién, hasta
que monto y a qué plazo venderle, y después de la venta el área de cobranza ve
que los plazos de pago se cumplan y cuando no toma medidas para procurar el
pago lo antes posible. Esto viene a estar directamente relacionado con los
ingresos de la compañía y con su capital de trabajo, y se refleja en su salud
financiera. (Pisfil, 2009)
Puede ser que no se tenga una buena estrategia como medio para gestionar el
dinero pactado por las ventas generadas a un mayor plazo de pago del mismo, es por
esto que se recomienda hacerlo primero con clientes que han sido fieles a la empresa
por un determinado periodo de tiempo y luego de eso darles comodidades para el
pago sin dejar de ser agresivos al momento de realizar los cobros.
Se debe mantener una buena relación con los clientes, dándoles confianza y al
mismo tiempo obligaciones, dentro de un proceso estratégico incluido en las políticas
de cobranzas. Es muy importante también que al momento de realizar el seguimiento
del pago, se cuente con información crediticia actualizada para no incurrir en el
reclamo por cobro de una deuda que ya no existe y esto es muy grave ya que puede
afectar la imagen de la empresa ante el cliente.
Otra buena estrategia como empresa es estar al pendiente de que una vez que
el cliente haya cancelado su crédito se mantenga su relación comercial brindando un
poco más de confianza así como actualizarlo acerca de los nuevos productos y
servicios y facilidades de pago.
Así mismo, se podría clasificar las actividades del área en: gestión temprana,
gestión por mora y la gestión necesaria que sería aquella indispensable en la que no
se necesita estar en mora para realizarla.
43
Los objetivos deben ser establecidos tanto al corto como al largo plazo, de manera
que permitan formular interrogantes que puedan ser evaluadas y permitan medir la
eficiencia, eficacia y economía de la empresa.
48
Evaluar la gestión de las áreas de interés o las que presenten deficiencias para
determinar si las actividades realizadas, los deberes y obligaciones se han
cumplido de acuerdo a las funciones para las que el personal fue contratado.
Determinar si los objetivos y metas propuestas han sido logrados, evaluando uno
a uno su cumplimiento, para lo cual debe tenerse un sistema de control interno
establecido.
La importancia de esta auditoría se debe a que por ser un control posterior no sólo se
encarga de detectar errores, omisiones, fraudes, incumplimiento de metas sino
también emitir los resultados de los hallazgos junto a recomendaciones que
ayudarán a la entidad a optimizar recursos, cumplir sus objetivos y mejorar su
economía.
elemento pensante, creativo y con gran imaginación y sentido común para ejercer en
mejor forma sus funciones que pudiesen evaluar la ejecución y valorizar los
resultados obtenidos. (Meza & Santos, 2012)
realizarse y los posibles riesgos a presentarse dentro del trabajo así como detallar las
cuentas, áreas o rubros a auditar indicando el tiempo de duración estimado de la
misma (espacial y temporal), ya que deben estar establecidos para poder resolver de
una manera rápida la identificación de problemas que puedan tener un impacto
significativo en el logro de los objetivos.
Esta parte de la auditoría es versátil e ilimitada por cuanto está abierta a los cambios
que se vayan suscitando a lo largo del examen de la auditoría y porque generalmente
hay cantidad de actividades realizadas por cada empresa que deben validarse.
Falla intencional.
51
Abuso de responsabilidad.
Riesgo inherente
Riesgo de control
Este riesgo también puede estar fuera del alcance y control del auditor, es el riesgo
de que los sistemas de contabilidad y control interno sean incapaces de prevenir,
detectar y evitar fallas y errores significativos, pero mediante el cumplimiento de las
recomendaciones pueden ser mejorados.
Riesgo de detección
Una vez que se revisen manuales, políticas y demás información necesaria para
el conocimiento del negocio debidamente oficializadas se debe evaluar si no
están completamente claros o en caso de que no cuente la empresa con esta
información levantada, se puede realizar el conocimiento mediante
cuestionarios, entrevistas y observación, y cualquier forma de indagar al
personal, para lo cual se elaborará formatos para la realización de los mismos.
Las entrevistas se harán al área de interés para obtener los procesos que ejecutan,
segregación de funciones, formación académica del personal, sistemas utilizados
en la realización de sus actividades.
54
Tomar una muestra de lo que se desea verificar: cuentas, estados financieros, etc.
para identificar cada problema o hallazgo con la posible causa que lo originó.
Pruebas de cumplimiento
Las pruebas de cumplimiento son las que verifican que los empleados actúen de
acuerdo a los procedimientos y que funcionen pegados a lo establecido, y aprobado
55
por los directivos. Se pueden establecer mediante opiniones del personal mientras
que las pruebas de observación se encargan de revisar los controles de los que no
están levantados los procesos con documentación.
Pruebas sustantivas
Son documentos o también llamados cédulas elaborados por el auditor en los que se
detalla la información obtenida y con la cual se va formando una opinión, son de
mucha ayuda a lo largo del desarrollo de la auditoría ya que cuentan como evidencia
del trabajo realizado.
56
Evidenciar las fases del trabajo y servir como manual, guía o fuente de
información para auditorías y revisiones posteriores.
La cantidad de los papeles de trabajo a elaborar dependerán del área que se vaya a
auditar así como el estado en el que se encuentra, efectividad del control interno.
Los papeles deben tener información necesaria, suficiente, concreta y concisa que
detalle las diferentes situaciones que se necesiten, para lo cual deberán contener lo
siguiente:
Nombre de la empresa.
Fuentes de información.
Conclusiones
Encabezado
Índice
Tipo de cédula
Procedimiento aplicado
Fecha de su elaboración
59
Cuerpo
Valores
Conceptos
Pie
Como son preparados por el auditor son propiedad del mismo, ya que conforman
la evidencia por la auditoría realizada, pero así mismo se debe tener
confidencialidad por la información contenida, lo denominado secreto
profesional.
Elaborar un formato en el que esté diseñado los requisitos de llenado del papel
de trabajo.
Anotar en el preciso momento todas las observaciones que surjan, así como
mantener la limpieza y pulcritud ya que no se puede pasar a otro papel una vez
ya elaborado uno.
61
Por su uso:
Son los archivos considerados como permanentes, ya que son expedientes que
se conservan en los que generalmente constan: el antecedente, la estructura
organizacional, operaciones, base legal, normas jurídicas, información
financiera, sistemas de información, actas y demás documentación que sirva
en posteriores exámenes de auditoría.
Son los papeles que se van sumando a lo largo del desarrollo de la auditoría
desde su planeación, programación, análisis del control interno,
confirmaciones de saldos, conciliaciones ratios financieros, del auditor y
supervisor de la auditoría. En sí, el contenido de la auditoría de un periodo
determinado.
Por su contenido:
En la auditoría operativa son muy comunes las cédulas para organizar los avances
obtenidos de manera secuencial, ordenada y que resulte más accesible a la
interpretación de resultados.
62
2.6.13. Cédulas
Herramientas operativas
Programa de trabajo
Reporte de avance
Herramientas de diagnóstico
Herramientas de evaluación
Tipos de marcas:
Marcas con significado uniforme.- Estas marcas indican que se llevó a cabo
alguna prueba o procedimiento en el papel de trabajo, son aquellas que se
aplican siempre en las auditorías.
Características
2.6.15. Índices
Son claves anotadas en un lugar del papel de trabajo de manera que resalte con el
objetivo de que haya una manera lógica en su organización, identificación y a su
inmediata localización y consulta dentro del archivo.
Se utilizan tipo referencias cruzadas para que se pueda conectar entre sí los papeles
Alfabético
Numérico
Alfanumérico
Planificación
Ejecución
Informe de Auditoría
Comunicación de resultados
Este estudio dependerá del tamaño del área u operación a auditar, se elabora
un informe en el cual se comunicará si es viable la auditoría y en caso de que no sea
viable, deberá comunicarse.
Programa de Auditoría
Los programas de auditoría son las auditorías que se han previsto para ciertos
periodos dependen del tamaño, naturaleza, etc., de la entidad a auditarse. Son
parte fundamental al iniciar la auditoría, ya que se identifica la
documentación a evaluar y cómo conseguir objetivos de mejora. Su gestión
requiere de una correcta planeación, organizar el número de auditorías,
presupuesto para realizarlas y capital humano para poder desarrollarlas
dentro de los periodos ya determinados.
¿Cuál fue el objetivo por el que se creó la entidad, con qué propósitos?
Documentación:
Esta fase para la elaboración de los papeles de trabajo se complementa con la
comunicación de resultados, la documentación que se cree luego de esto está inmersa
dentro de la ejecución
4. Revisar si con los hallazgos obtenidos se puede dar solución a las falencias
encontradas.
Las no conformidades deben ser registradas y revisadas junto con el auditado para
que identifique que las evidencias son reales.
Características de un hallazgo:
Criterio: Son los índices contra los que se determina variaciones con respecto a la
situación actual. Lo que es actualmente contra lo que debería ser.
Reunirse con los clientes a los que se está auditando para informarle de lo
realizado y para que tengan una mayor comprensión de los resultados
Resumen de la auditoría
Detallar los obstáculos presentados que puedan incidir de alguna manera en las
conclusiones.
71
Recomendaciones
Plan de acción
Declaración de confidencialidad
Recomendaciones de auditoría
Las recomendaciones del auditor son realizadas para corregir oportunamente los
problemas detectados, mejorar los sistemas de control interno ayudando a mejorar la
eficiencia, eficacia y economía de la entidad.
Cuando uno de los problemas puede resolverse de más de una forma, deben incluirse
los pros y los contras de aplicar cada recomendación.
Conclusiones de la Auditoría
c) Contar con el presupuesto económico para cada proyecto, que incluirá los
ingresos necesarios para su desarrollo y sus fuentes; y, los costos y gastos que
genere el proyecto inmobiliario. Las fuentes de ingresos podrán provenir de
inversiones de la propia compañía, préstamos o créditos, y del valor negociado
en las promesas de compraventa de las unidades inmobiliarias; en todos estos
casos los valores y fuentes deberán constar debidamente detallados. Cuando el
financiamiento provenga de las instituciones del sistema financiero o de
terceros, deberán además desglosarse por acreedor, los montos, costos y plazos
para el pago de las respectivas obligaciones.
Art. 19.- (Sustituido por el Art. Primero de la Res. CNV-2002-012, R.O. 717, 3-XII-
2002).- De la inscripción.- Los negocios fiduciarios que reciban recursos de personas
distintas a los constituyentes iniciales, tales como, promitentes compradores; los que
prevean contar con constituyentes adherentes; aquellos cuyos constituyentes o
beneficiarios sean entidades del sector público, o personas jurídicas de derecho
privado con una participación estatal como propietario o accionista en más del 50%;
y los fideicomisos mercantiles que se utilicen como mecanismo para procesos de
titularización deberán inscribirse en el Registro del Mercado de Valores. Para el
efecto se presentará la solicitud conforme lo previsto en el siguiente artículo, dentro
del término de 15 días contados a partir de la suscripción del respectivo contrato. La
Superintendencia de Compañías emitirá la resolución correspondiente, una vez
cumplidos los requisitos de inscripción determinados en la Ley de Mercado de
Valores y sus normas complementarias.
CAPÍTULO III
3.1. GENERALIDADES
En este capítulo se describirá y desarrollará cada una de las fases que comprende la
Auditoría Operativa enfocada al área de Cobranzas con la finalidad de identificar las
debilidades o falencias que se puedan estar presentando y mejorarlas a través de las
recomendaciones y/o propuestas que surjan luego del trabajo realizado.
3.2.1.1. Visita y reunión preliminar para conocimiento del negocio y del área
Se llevó a cabo una entrevista con las autoridades respectivas en la que se expuso el
trabajo a efectuar y la información que se requiere para trabajar, también se realizó
un reconocimiento del lugar y se obtuvo datos importantes de la empresa así como
del área a a ser auditada. (Ver anexos 2 y 3).
terminando el ciclo de las Cobranzas una vez que se cancela la totalidad de la cuota
inicial.
Esta información se la obtuvo por medio del Gerente de Crédito y Cobranzas quien
nos dio la dirección de la página web de la empresa y también la documentación en
digital:
Los proyectos son diseñados de manera que tengan un reconocimiento por sus
diseños, acabados y ubicación para brindar satisfacción al cliente con su nueva
vivienda.
Las instalaciones con las que cuenta la empresa están debidamente separadas
por área en la planta baja del centro comercial Dicentro.
Son promotoras esto quiere decir que el cliente cuenta con el aporte de la
empresa desde la planificación de la vivienda hasta el momento de la entrega.
4
APIVE, Asociación de Promotores Inmobiliarios de Vivienda http://www.apive.org/asociados.html
80
Base legal
Historia de la empresa
Fue constituida en el año 2003 teniendo como socios al Arquitecto Luis Valero
Brando, el Señor Fernando March Game y el Abogado Jaime del Hierro, siendo
ejecutivos reconocidos en el negocio inmobiliario.
Constitución de la República
Ley de compañías
Código de Trabajo
Ley de Régimen Tributario Interno
Ley de cheques
Reglamento de funcionamiento de las compañías que realizan actividad
inmobiliaria
Proyectos vendidos
Promoción de la empresa
Arboleta
La Joya
Napoli
Villa Club
Ciudad Celeste
Costamar
84
Estructura Organizacional
Los sitios web más visitados por la empresa son los siguientes:
Asesoría legal: con respecto al desarrollo del proyecto, para que la negociación
sea de manera transparente en materia actual legal de manera que resuelva
cualquier duda ya sea con respecto a temas pago de predios, escrituras, minutas
o inscripciones en el Registro de la propiedad.
Da facilidades a los peritos para los avalúos por parte de las instituciones
financieras.
Cajera
87
Probabilidad de
Nivel de riesgo Significación Factores de riesgo ocurrencia de
errores
Mínimo No significativo Existen algunos Probable
Son de menor
Bajo No significativo Poco probable
importancia
Medio Muy significativo Casi ninguno Posible
Alto Muy significativo Casi ninguno Probable
Se realizó una nueva entrevista con las autoridades para dar a conocer el trabajo a
ejecutar, especificando qué área se va a auditar y el análisis, así como el tiempo que
tomaría llevarla a cabo. (Ver anexo 1)
3.2.2.7. Identificar las debilidades dentro de las actividades del Control Interno
Para este proceso se realizó la evaluación del control interno, mismo que servirá para
detectar las debilidades o riesgos que presenta y tomar las medidas respectivas. (Ver
anexo 5)
Políticas de Cobro
4 EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA
Tienen varias entradas mediante página web, los clientes solicitan información dejan datos, ven la publicidad en periódicos o radio,
1.
se acercan a oficinas, se acercan a la obra, realizan llamadas telefónicas.
Tres meses antes de la entrega se hace la calificación definitiva se le pide al cliente papeles que validen todos los ingresos, se
envían a los bancos con los que el cliente está interesado y el banco verifica esta información y da la aprobación, con la aprobación
7.
se hace el proceso del crédito, a la par el cliente va pagando la entrada y cuota por cuota.
Se inicia el proceso de la escritura, los bancos pagan contra escritura firmada
Elaborado por: Revisado por:
93
* El porcentaje mínimo para que el cliente reserve la casa es del 5% al 6% en un tiempo no mayor de 45 días, para que
pueda tener un dividendo mensual manejable, sin necesidad de poner dividendos muy altos o cuotas extraordinarias
muy grandes que a la larga no puedan llegar a cumplir terminando por ser un motivo de retiro del cliente.
* Antes de realizar la firma de los contratos de reserva el cliente debe presentar una precalificación bancaria para poder
tener la seguridad relativa de que el cliente es aceptado por alguna institución para el crédito hipotecario.
* Si el cliente paga entrada a 12 meses (corto plazo) existe un descuento de $ 2.000,00 a $ 3.000,00. Entre 13 a 18
meses se considera un plazo normal.
* El cliente elige sus formas de pago, valor, fecha, y si no pagan esos días tiene cinco días de gracia, pasan los cinco
días y los dos oficiales de cobranza hacen el seguimiento para llamarlos. Si está atrasado más de 60 días debe darse por
terminado el contrato ya que solo manejan una cartera vencida no mayor al 8% en cuotas. Analizan una restructuración
en el plan de pagos para que el cliente pueda cumplirlo o se rescilia por último.
* Si son clientes imposibles de localizar, se niegan, el departamento legal firma una carta que dice que se acerque de manera
inmediata para hacer la resciliación o restructuración. En el momento de resciliar hay un contrato que dice que hay una penalidad
del 15% del valor de la casa en caso de que no cumplan.
La gerencia de crédito revisa la carpeta de clientes se pide documentos adicionales, movimiento de cuenta. El porcentaje de
resciliaciones es del 5% al 10%
* Va un Courier al domicilio del cliente y con ese recibido si en 24 horas no se acerca se da de baja en el sistema y para ya no
tener reservada la casa y lanzarla a la venta, el dinero que ha pagado el cliente si quiere acceder a otra casa se abona a la nueva
casa o se hace la devolución del dinero descontando todos los valores que se generaron por eso, condiciones escrituras etc.
Fuente: La empresa
95
Detalla cada una de las funciones realizadas por el personal del área de Cobranzas,
otra herramienta que nos ayudó para comprender las tareas que tienen bajo su
responsabilidad el personal.
Gerente de Crédito y
Cobranza
Área de
Créditos
Determina
políticas de la
empresa
Jefe de Créditos
Seguimiento de
desembolsos
Calificación de
proyectos
Calificacion de
solicitudes de
crédito
Asignar oficiales
de crédito
Solicitar avances
Solicitud de
Documentos
Habilitantes
Oficiales
de obras Solicitar
Inicio órdenes liberaciones Oficial de Crédito Oficial de Enlace
de construccion de lotes Precalificación Fiduciario
Clientes Realizar traslados
Ingresar Oficial de
Generación información de
seguimiento y Cobranza pagos de clientes
Solicitudes Créditos
control del Gestión Cartera
proceso Cooridnar Conciliar las
Área de Asignada cuentas de clientes
inspecciones y
Cobranza desembolso avalúos de peritos Proceso de Cobros con fiduciario
Precalificacion Telefónico, Cartas,
Determinar Solicitar Minutas
Correos
Realizar carga de
procedimient es de clientes información a
Preparar carpetas
os y políticas Reestructuraciones sistema fiduciario
Generación para ingreso de
/
de cobranza solicitudes trámites
Refinanciamientos
Alimentar
información de
Reparticion de Refinanciamie Reestructuraciones
Convenios de clientes y
Gestion de /
ntos y Refinanciamientos
Pagos negociaciones a la
cobros Resciliaciones Resciliaciones fiduciaria
Resciliaciones
Verificar
traslados de
cobros UA -
MUPI
Determinar
Terminaciones Cajera General
de contratos
Recibir pagos de clientes - Procesar transferencias - Procesar
Convenios de cheques a fecha - Aplicar valores de clientes en el sistema -
pago Confirmación de transferencias - Elaboración de depósitos -
Elaboración de reportes de egreso de caja.
97
6. La vivienda tiene que contar con un 70% de avance para iniciar el tramite
Personas dependientes:
1. Copia de cedula de identidad deudor y cónyuge si en la cedula consta como
solteros copia del acta de matrimonio.
2. Copia de certificado de votación del deudor y cónyuge.
3. Certificado de afiliación del IESS deudor y cónyuge.
4. Certificado de Trabajo original donde conste sueldo, cargo y estabilidad
laboral
5. Copia de los 3 últimos roles de pago con el sello original de la empresa
6. Certificado de otros ingresos si los tuviera.
7. Ultima planilla de agua, luz, o teléfono.
8. Referencias Bancarias originales tanto de las cuentas corriente/ahorro y
tarjeta de crédito
9. Copia de los 3 últimos estados de las cuentas corriente/ahorro y tarjeta de
crédito
10. Copia de documentos que acrediten respaldo patrimonial (impuesto predial,
matrícula de auto.
Personas independientes:
4.9.2. Inmigrantes
Personas dependientes:
Personas independientes:
Carta explicativa de su actividad comercial o profesión, lugar dónde ejercen la
actividad y valor promedio mensual de ingresos (Estabilidad del negocio
mínimo dos años)
5
DNI Documento Nacional de Identidad en España
6
CIRBE Central de Información de Riesgos del Banco de España
104
Apoderados
Validez de la Documentación:
Si los clientes no han cambiado de lugar de trabajo pasado los seis meses se deberá
actualizar la hoja de vida laboral y el informe de crédito que será sumillado por el
Jefe de Oficina de España, ratificando la información.
Excepciones al Proceso
Si existiera variación a cualquiera de estos requisitos, el Comité de Crédito está
facultado para recibirlos, analizarlos, aprobarlos o negarlos considerándolos como
una excepción al proceso.
7
Cif Código de Identificación Fiscal es el sistema de identificación tributaria en España
105
Consideraciones
Es importante considerar el riesgo crediticio por lo tanto se recomienda que los pagos
mensuales del crédito sean canalizados directamente a la libreta de ahorros del
cliente en Mutualista Pichincha, en especial los casos en que los apoderados registran
deudas vencidas con el Sistema Financiero.
8
Análisis FODA es una herramienta de análisis de un proyecto o entidad mediante el cual se puede
reconocer, determinar y evaluar los factores internos o externos que puedan afectar al logro de
objetivos (Fortalezas y debilidades son agentes internos; Oportunidades y amenazas son agentes
externos)
106
SÍMBOLOS UTILIZADOS:
SÍMBOLO REPRESENTA
INICIO INICIO
No
Genera reporte de
7. Generación de movimiento en Estados de movimientos en el sistema
cuentas para conocer los saldos de
los clientes
FIN FIN
Criterio
La información que se genera de los sistemas debe ser confiable
Causa
Falta de inversión en un nuevo sistema que permita generar información necesaria para el usuario
Efecto
Incremento del trabajo manual
Riesgos de alterar la información ya que se exporta a Excel y esto les permite hacer cambios de acuerdo a lo
que estén necesitando
109
5 INFORME DE AUDITORÍA
5.1 DESARROLLO
A los Accionistas de
Empresa Lotepec S.A.
Responsabilidad de la Gerencia
1. PROCESO DE COBRANZAS
Causa y Efecto:
Recomendación:
Causa y Efecto:
No cuentan con un sistema que les permita generar información necesaria para
análisis, lo cual causa demora en la entrega de la misma y el trabajo manual lo cual
no representa confiabilidad ya que se puede modificar la información.
Recomendación:
112
Invertir en un sistema que se acople a las necesidades del usuario cumpliendo con
todas las medidas de seguridad y que requiera de la supervisión o autorización de
algún superior para no modificar o alterar información
3. CONTROL INTERNO
Causa y Efecto:
Recomendación:
Diseñar un sistema de control interno que les permita desarrollar las actividades de
manera más eficiente y que puedan ser medidas a través de índices establecidos.
Atentamente,
CONCLUSIONES
La falta de una Auditoría Operativa hace que los procesos establecidos de manera
informal, se vayan deteriorando y poco a poco ocasionan graves problemas no
sólo para el área sino para la empresa en general.
RECOMENDACIONES
Mantener la política del pago del porcentaje mínimo ya que esto ayuda a que el
cliente no tenga una cuota muy alta ni un plazo de tiempo extenso, por otra parte
definir los días antes o después del vencimiento del plazo para realizar una buena
gestión de cobro.
115
BIBLIOGRAFÍA
Carranza, L., & Mori, T. (2008). Mejores Prácticas en Estrategias de Cobranza. Retrieved
from Carranza, Luz y Mori, Tiodina, (2008). Mejores Prácticas en Estrategias de
Cobranza
Estado, C. G. (2001).
Hurtado, F. A., Bustamante Vélez, R., & Valencia De los Ríos, J. (2008). Sistema de gestión
integral. Una sola gestión, un solo equipo.
116
Meza, E., & Santos, D. (2012, abril cuatro). www.dspace.espol.edu.ec. Retrieved from
www.dspace.espol.edu.ec:
https://www.dspace.espol.edu.ec/.../tesis%20Auditoria%20Operativa.doc
ANEXOS
ANEXO 1. Carta de Compromiso para la realización de la Auditoría
Auditaremos el sistema de control interno, así como cada uno de los procesos que se
llevan a cabo en el área de Cobranzas, para realizar nuestra auditoría seguiremos las
Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas con la finalidad de dar una opinión
razonable acerca de si los administradores están cumpliendo los objetivos
establecidos, la eficacia y eficiencia en sus operaciones y el cumplimiento de las
leyes y normativas vigentes que rigen la compañía.
Sea tan amable de firmar y devolver la copia adjunta a la presente carta como
indicación de que están enterados del trabajo que se va a realizar.
Atentamente,
_______________________ _________________________
Lissette Guevara Dattus Johanna Véliz Suárez
Egresada de Contabilidad Egresada de Contabilidad
Y Auditoría y Auditoría
ANEXO 2. Datos Generales de la empresa
VALORES DE LA EMPRESA:
Reconocimiento:
Personas: La labor delLa labor de
personal delventas
personal de ventas
es reconocida es reconocida
y motivada e incentivada con premios.
por premios
Calidad: Buscan constantemente una mejor calidad de vida para los clientes, desarrollando proyectos en sectores de alta plusvalía
Fecha: 13 de Enero del 2015 Nombre del entrevistado: Ing Melisa Tucunango
PANACEA SOFT.- Contiene los clientes, valores cobrados, valor de crédito a gestionar.
LOGIFLOW.- Es un programa en línea de acceso a las inmobiliarias para el trámite del BIESS.
Con el recibido de la notificación como evidencia, si en 24 horas no se acerca el cliente a la empresa, se da de baja en el sistema la reserva de esta vivienda.
Una vez que se acerque el cliente se analiza si existen al momento otro tipo de viviendas más económicas para que pueda acceder a las mismas mediante un
abono al nuevo plan o se hace la devolución del dinero descontando todos los valores que se generaron por la gestión administrativa y legal como
condiciones, notificaciones, escrituras etc.
Hay algún porcentaje por resciliación de contrato?
Cuando el cliente decide resciliar el contrato hay una cláusula en la que se indica que hay una penalidad del 15% del valor de la casa en caso de que no se
cumpla con los pagos pactados.
Si el cliente desea pre-cancelar la deuda o adelantar sus pagos cuál es el procedimiento?
Se aplica un descuento en el valor de saldo, o si quiere adelantar pagos se hace un porcentaje de descuento dependiendo del valor que abone.
Fecha: 13 de Enero del 2015 Nombre del entrevistado: Ing. Fabricio Gómez
ESCALA DE MEDICIÓN
3= Excelente 2= Aceptable 1= Necesita mejorar
Respuestas
No. Preguntas Punto Obtenido Punto Óptimo
SI NO N/A
La presente tiene por objeto, solicitarle a usted, autorice a quien corresponda se nos
facilite la siguiente documentación:
Atentamente,
_______________________ _________________________
Lissette Guevara Dattus JohannaVéliz Suárez
Egresada de Contabilidad Egresada de Contabilidad
Y Auditoría y Auditoría
ANEXO 7. Organigrama de la empresa