ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO

COMISIÓN DE PLANIFICACIÓN Y EVALUACIÓN

INSTITUCIONAL
UNIDAD TÉCNICA DE PLANIFICACIÓN

GUIA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN

DEL PLAN ESTRATÉGICO DE DESARROLLO

Y PLANES OPERATIVOS ANUALES

Abril 2007
UNIDAD TÉCNICA DE PLANIFICACIÓN
Guía de monitoreo y evaluación

CONTENIDO

CONTENIDO ................................................................................................................... 2
1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 3
2. OBJETIVOS DEL MONITOREO Y EVALUACIÓN ............................................ 4
3. BASE LEGAL .......................................................................................................... 4
4. ¿QUE ES EL MONITOREO? .................................................................................. 5
5. PROCEDIMIENTO PARA EL MONITOREO DE LOS PLANES ........................ 6
5.1 CONFORMACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO ....................................... 6
5.2 ELABORACIÓN DEL PLAN DE MONITOREO Y EVALUACIÓN (PME) 7
5.3 LEVANTAMIENTO Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ....................... 7
5.4 DIFUSIÓN DEL PAM ..................................................................................... 8
5.5 ELABORACIÓN DE INFORMES DE MONITOREO......................................... 8
5.6 SOCIALIZACIÓN CRÍTICA DE RESULTADOS ............................................... 9
6. ¿QUE ES LA EVALUACIÓN? ............................................................................... 9
6.1 ESTRUCTURA DEL INFORME DE EVALUACIÓN....................................... 10
ANEXOS ……………………………………………… …………………………… 14

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Guía de monitoreo y evaluación

1. INTRODUCCIÓN

Evaluar periódica y sistemáticamente los progresos tanto del Plan Estratégico de

Desarrollo (PED) institucional como de los Planes Operativos Anuales (POAS) son
tareas que garantizarán que las autoridades y comunidad politécnica, puedan disponer
de las informaciones y tomar las decisiones pertinentes y oportunas.

La evaluación y el monitoreo de los Planes estará bajo la responsabilidad de la Unidad

Técnica de Planificación (UTP) con la participación de las Comisiones de Planificación
de las Facultades y los directores y jefes administrativos quienes utilizando los
instrumentos diseñados para tales propósitos y conforme al cronograma establecido
verificarán los avances o desviaciones de lo planificado para que tomen las decisiones
pertinentes y oportunas correspondientes a su nivel de competencia.

La Unidad Técnica de Planificación, a partir de los indicadores pre-establecidos en cada

programa, proyecto y actividad, incorporada en los planes producirá dos informes; uno
semestral y otro anual cuyo propósito es analizar los progresos o desviaciones de los
planes y recomendará las acciones de mejora pertinentes.

A continuación se presenta una Guía de Evaluación y Monitoreo (GEM) que contribuirá

a comprender mejor los avances, el cumplimiento de los objetivos, determinar los éxitos
o fracasos, adoptar las medidas oportunas para enmendar las desviaciones injustificadas
o la sustitución de acciones y decisiones por otras debidamente justificadas, con
respecto a las líneas estratégicas establecidas inicialmente; está basada en los
instructivos metodológicos emitidos por el SENPLADES para las entidades del sector
público.

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Guía de monitoreo y evaluación

2. OBJETIVOS DEL MONITOREO Y EVALUACIÓN

• Conocer si las metas propuestas en los planes se cumplen en cantidad y calidad

con oportunidad de acuerdo a lo programado.
• Consolidar una cultura de evaluación en las distintas unidades académicas
administrativas, en base a una planificación.
• Transparentar los resultados de la gestión de las diferentes unidades a las
autoridades y comunidad politécnica.
• Monitorear la labor de las unidades académicas y administrativas para
determinar la aproximación y alejamiento de los objetivos estratégicos y
operativos institucionales.
• Estimular el proceso de retroalimentación con la información recopilada y
permitir la aplicación de ajustes en los planes.

3. BASE LEGAL

La base legal de planificación para los organismos de educación superior surgen

atendiendo a:

• Reglamento Sustitutivo al Reglamento a la Ley Orgánica de Responsabilidad,

Estabilización y Transparencia Fiscal:

Artículo 3.- Los planes de las entidades y organismos del sector público no financiero
evidenciarán las relaciones costo beneficio de los gastos mediante indicadores que
relacionen la valorización de productos, resultados, metas o beneficios esperados de la
ejecución de programas y proyectos, con el monto de recursos que se emplearán para
lograrlos o con sus costos. Estas relaciones deberán estar de acuerdo con la metodología
que establezca SENPLADES, lo cual se verificará en los respectivos procesos de
evaluación.

Artículo 5.- Cada institución hará el seguimiento y la evaluación del cumplimiento de

sus planes plurianuales y planes operativos anuales e informará sobre el particular,

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Guía de monitoreo y evaluación

hasta 15 días después de finalizado cada trimestre al Organismo Técnico de

Planificación dependiente de la Presidencia de la República y al Ministerio de
Economía y Finanzas. Estos de ser del caso, emitirán sus observaciones y
recomendaciones en el plazo de 15 días. El Organismo Técnico de Planificación
dependiente de la Presidencia de la República presentará el informe de evaluación de
los planes al Presidente de la República y al Congreso Nacional, en el plazo de 30 días
después de finalizado cada trimestre.

Ley Orgánica de Educación Superior

“ Todos los centros de educación superior elaborarán planes operativos cada año y un
plan estratégico de desarrollo institucional concebido a mediano y largo plazo, según su
propia orientación, que contengan los siguientes aspectos: visión, misión, estrategia,
objetivos, resultados esperados y líneas de acción. Cada institución deberá realizar una
evaluación de estos planes y elaborar el correspondiente informe, que deberá ser
presentado al CONESUP y al Consejo Nacional de Evaluación y Acreditación”.

4. ¿QUE ES EL MONITOREO?

El monitoreo es el acompañamiento sistemático y periódico de la ejecución de una

actividad o proyecto para verificar el avance en la ejecución de una meta, la adecuada
utilización de recursos para lograr dicho avance y la consecución de los objetivos
planteados durante el proceso de ejecución, con el fin de detectar, oportunamente,
deficiencias, obstáculos o necesidades de ajuste.

El monitoreo no es seguimiento porque este concepto implica “ir tras de algo”. En

cambio, el acompañamiento significa “ir junto a algo”; en este caso las acciones que se
ejecutan para alcanzar los objetivos del PED o los POAs. La categoría de
acompañamiento técnicamente es más dinámica que el simple seguimiento que connota
pasividad.

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El monitoreo se debe constituir no sólo como un instrumento de control administrativo

(control de actividades, metas), sino como una herramienta de gestión que permita
tomar decisiones estratégicas sobre la base de una análisis del entorno y observación del
avance y cumplimiento de los objetivos propuestos en los planes.

El monitoreo emite juicios de valor, basados sobre todas las actividades programadas en
los planes, especialmente, aquellas que se consideran esenciales, según la prioridad de
cada instancia.

5. PROCEDIMIENTO PARA EL MONITOREO DE LOS

PLANES

• Conformar un equipo de trabajo para el acompañamiento de los planes

• Elaborar el Plan Anual de Monitoreo (PAM).
• Difusión del PAM
• Procesamiento y análisis de información: el equipo deberá recopilar, revisar,
sistematizar y analizar la información recogida.
• Elaborar el informe de monitoreo correspondiente, el cual debe incluir los avances y
logros, problemas encontrados y medidas correctivas sugeridas a cada unidad de
análisis (PED o POAs).
• Socialización crítica de resultados.

5.1 CONFORMACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO

Para realizar el monitoreo y la evaluación de los planes, el equipo de trabajo deberá

estar involucrado en todas las fases de la planificación estratégica y operativa de sus
respectivas unidades académicas o administrativas, bajo la coordinación de la UTP

En el caso de las facultades, el monitoreo y evaluación se realizará conjuntamente con

los decanos y sus respectivas comisiones de planificación y evaluación.

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Para las unidades administrativas y académicas de apoyo, el mencionado proceso se

realizará conjuntamente con los directores y jefes de cada una de ellas.

5.2 ELABORACIÓN DEL PLAN DE MONITOREO Y

EVALUACIÓN (PME)

El PME es un instrumento que permitirá organizar sistemáticamente las acciones de

monitoreo para medir el avance y logros de los Planes. En él, se describen las técnicas,
metodologías, instrumentos y recursos que se van a emplear para monitorear y evaluar
las actividades y proyectos de los planes

Componentes del PME

• Definición clara y coherente de los objetivos que se esperan lograr, estableciendo

indicadores (deben ser los mismos de los planes).

• Selección de un conjunto de indicadores de insumo, proceso, producto y efecto o

resultado estructurados en función de la jerarquía de objetivos del plan.

• Establecer mecanismos de retroalimentación de las conclusiones obtenidas mediante

el monitoreo y evaluación que sirvan para la adopción de decisiones que permitan
realizar oportunamente los ajustes y enmiendas que sean necesarias.

5.3 LEVANTAMIENTO Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

Existe una gran variedad de técnicas e instrumentos de recopilación de información. Su

elección depende del objeto del estudio y de las posibilidades de obtener información
confiable. A continuación, se señala las técnicas de recopilación de información más
utilizadas:

Revisión de registros y fuentes secundarias

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Consiste en la revisión de todo elemento que consigne información respecto a una

actividad programada en los planes, por ejemplo, bases de datos, resoluciones,
estadísticas, registro de actividades, documentos elaborados, informe, etc.

Observación
Consiste en elaborar una guía de observación que permita la recolección y
sistematización objetiva de ciertas actividades prioritarias y/o críticas, para la
identificación de problemas.

Encuestas y entrevistas estructuradas

Son instrumentos de rápida aplicación y centrados en puntos específicos. Generalmente
se encuentran estructuradas en función de opciones o respuestas cerradas.

La información se obtiene de fuentes primarias o secundarias, haciendo uso de las

diferentes técnicas de recopilación de información. Una vez levantada la información,
previo al análisis de la misma, se procede a validar los datos, con el fin de determinar si
son relevantes y confiables.

Esta información, sistematizada, facilita la integración de los datos en la matriz de

monitoreo y evaluación con información de las metas logradas.

5.4 DIFUSIÓN DEL PAM

Al menos la primera vez, el PAM debe ser ampliamente difundido a los responsables de
las unidades de análisis (facultades, unidades de apoyo o directivos institucionales),
mediante talleres que contribuyan a generar una cultura sustentable de apoyo e
involucramiento directo en el proceso constante de monitoreo y evaluación

5.5 ELABORACIÓN DE INFORMES DE MONITOREO

El informe de monitoreo y evaluación se construirá sobre la base de una matriz de

monitoreo que se diseñará para el efecto. La información de monitoreo consignada en

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esta matriz servirá como uno de los insumos fundamentales para elaborar los informes
de evaluación de los planes.

Inicialmente se propone que dicha matriz avalúe cualitativa y cuantitativamente los

planes en base a escalas combinadas que midan indicadores como: nivel de
cumplimiento de cada proyecto, grado de dificultad en su realización y resultados
alcanzados; a través de una valoración pre establecida acompañada de la recolección de
criterios, percepciones y razonamientos que justifiquen la plena realización o la
dificultad de logro de dichos proyectos, con el fin de aplicar una evaluación integral e
integrada (Ver anexo de matriz de evaluación de los POAS).

5.6 SOCIALIZACIÓN CRÍTICA DE RESULTADOS

Esta última fase consiste en la socialización de los productos obtenidos mediante la

aplicación del PAM a través de la UTP hacia los actores directamente involucrados.

Esta socialización debe ser permanente y se realizará a través de talleres por niveles
(directivos u operativos; o conjuntos), que propicien el debate crítico de los resultados
con la finalidad de fortalecer los niveles de concienciación de la conflictividad
institucional en la gestión y el encuentro de respuestas colectivas a las dificultades
persisten que nos permitan elevar la calidad de la gestión en función de la excelencia
educativa y el cumplimiento óptimo de la nuestra misión.

6. ¿QUE ES LA EVALUACIÓN?

La evaluación operativa es el proceso sistémico y objetivo que verifica la eficacia,

eficiencia y efectividad de los planes; a la luz de sus objetivos, en cada una de las
dimensiones de ejecución y obtención de resultados, debiendo tomar en cuenta los
avances en el cumplimiento de los compromisos establecidos, en relación con los
acuerdos, planes locales, nacionales y referentes internacionales ineludibles (planes de

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desarrollo local y provincial, agenda nacional de desarrollo, objetivos del milenio,

acuerdos internacionales, etc.).

La evaluación es la última fase del proceso de planificación, la cual consiste en la

comparación de los resultados con los objetivos y metas propuestas. En este sentido, la
evaluación constituye una herramienta de gestión que permite tomar decisiones al
proveer información acerca del grado de cumplimiento de los objetivos del Plan, los
desvíos en el cumplimiento de los objetivos y sus causas, así como lo principales
problemas y cuellos de botella que requieren atención.

Los productos de este proceso son los informes de evaluación de los planes, los cuales
se deben elaborar semestral y anualmente a partir de los informes de monitoreo.

6.1 ESTRUCTURA DEL INFORME DE EVALUACIÓN

El contenido mínimo del informe de evaluación de los planes, es el siguiente:

• Presentación
• Resumen ejecutivo
• Breve diagnóstico estadístico de la unidad de análisis.
• Período de evaluación del ejercicio fiscal de la unidad de análisis.
• Análisis de indicadores de cumplimiento, dificultades presentadas y logros
obtenidos
• Determinación de medidas correctivas
• Anexos

Presentación

Como recomiendan las normas técnicas, todo documento oficial de la UTP debe iniciar
con una breve nota de presentación de no más de una página. Este escrito preliminar

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debe ser conciso y ofrecerá una visión panorámica sintética de los contenidos de todo el
documento que se ha elaborado.

Resumen ejecutivo

El resumen ejecutivo es también un escrito preliminar del documento de evaluación del

plan, pero el último en elaborar. Su desarrollo es esencial ya que debe lograr captar la
atención de aquellos que revisan la evaluación, exponiendo clara y sintéticamente los
principales logros, dificultades, medidas correctivas planteadas y resultados alcanzados,
en un par de páginas como máximo.

Breve diagnóstico estadístico de la institución

En función de la unidad de análisis que se monitorea o evalúa (PED o POAS), se debe

recoger sintéticamente la información estadística más útil que sirva como herramienta
de encuadre o caracterización de dicha unidad para realizar la correspondiente
comparación de logros respecto de otras unidades o de la misma unidad respecto a años
anteriores. Se trata de ir midiendo, mediante la información estadística que genera la
propia unidad de análisis, su historia, dinámica y evolución. Esta información también
contribuye a determinación de correctivos y la toma oportuna de decisiones. Las
estadísticas pueden ser:

- Estadísticas básicas por función

- Estadísticas por facultad (para el caso de los POAS)
- Estadísticas por unidad (para el caso de los POAS)
- Estadísticas generales
- Estadísticas locales o nacionales (opcional).

Análisis del periodo de evaluación del ejercicio fiscal de la unidad de

análisis

Cada instancia deberá realizar un breve un análisis cualitativo y cuantitativo al inicio y

otro al final del periodo de evaluación, el mismo que se describirá de acuerdo a las
modificaciones y cambios durante el proceso de ejecución, compatible con el término

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de los calendarios de compromisos y de acuerdo a los avances logrados para el

cumplimiento de los objetivos planteados en las actividades y proyectos programados.

Análisis de indicadores de cumplimiento, dificultades presentadas y

logros obtenidos

Cada instancia deberá consignar los principales logros obtenidos a nivel de Metas,
determinando la vinculación y avance en relación a los objetivos estratégicos y
operativos institucionales (de acuerdo al tipo de pan), dando cuenta del desempeño del
objeto de evaluación, así como de la efectividad de cumplimiento y avance en dichas
metas.

Los logros obtenidos deberán reflejar los avances concretos que se han realizado o están
por alcanzar para el cumplimiento de los objetivos institucionales o de unidad
específica, a través de los tres indicadores propuestos en la matriz de evaluación de los
POAS: nivel de cumplimiento, grado de dificultad y resultados alcanzados. Se pueden
ampliar los indicadores si el nivel de complejidad del plan así lo amerita.

Cada obstáculo o limitación presentada durante el proceso de ejecución, deberá ser

analizada en su vinculación con los objetivos institucionales, identificando el grado de
dificultad o impedimento para su cumplimiento. Se recomienda proyectar o reflejar tales
dificultades a nivel de unidad e institucionalmente.

Igual procedimiento se establecerá para estimar los logros alcanzados a plenitud,

medianamente o en ninguna medida; apoyándose en criterios, razonamientos y
percepciones que expliquen tal situación.

Los indicadores son un medio sencillo y fiable para medir logros. Por tanto deben ser:

• Pertinentes; es decir que permitan medir la meta deseada, conforme a los objetivos
propuestos;
• Cuantificables; es decir, deben poder ser expresados en términos numéricos y;

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• Cualificables; es decir explicados mediante criterios, razonamientos y percepciones

sobre las tareas o proyectos programados.
• Viables: es decir que cuenten con información disponible para su cálculo
cuanticualitativo.

Determinación de medidas correctivas

Forma parte del análisis cualitativo y consiste en determinar las causas de las
variaciones observadas en el cumplimiento de las metas y objetivos propuestos. Se
deberá consignar en detalle, los puntos críticos y problemas presentados durante el
proceso de ejecución de actividades y proyectos, suscitados en el periodo de evaluación
semestral y anual.

Además, incluye el detalle de las soluciones adoptadas o sugerencias planteadas frente a

los problemas detectados, evaluar la capacidad de gestión de la entidad en cuanto a su
calidad para superar los inconvenientes presentados y tomar las decisiones oportunas
necesarias.

También se debe incluir un acápite de conclusiones que deberán precisar de manera

resumida y clara los logros alcanzados, indicando el objetivo general que se encuentra
directamente relacionado o la meta específica. En cuanto a las recomendaciones, se
debe sugerir acciones que permitan mejorar la situación que se determinó a partir de los
resultados de la evaluación, proponer los mecanismos necesarios que pueden ser
factibles en los procesos de gestión administrativa, institucional o académica.

Anexos

El registro de la información, se trabajará en versión electrónica, en los formatos que

constan en los Anexos No. 1, 2 y 3

El informe deberá incluir un modelo de la matriz de evaluación aplicada y documentos

de soporte que opcionalmente las unidades de análisis entreguen a los encargados del
monitoreo y la evaluación.

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ANEXOS

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 ANEXO No. 1
FICHA DE COMPLEMENTACIÓN DE INFORMACIÓN PARA LA EVALUACIÓN DE LOS PLANES
OPERATIVOS ANUALES
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: ………………………………………………………………………………….

PERIODO DE EVALUACIÓN: DESDE ……………………………… HASTA …………………………………….

CÓDIGO CRITERIOS, RAZONAMIENTOS Y PERCEPCIONES

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ANEXO No. 2

MATRIZ DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PLANES OPERATIVOS ANUALES

UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: ………………………………………………………………………………….

PERIODO DE EVALUACIÓN: DESDE ……………………………… HASTA …………………………………….

COD PROYECTOS NIVEL GRADO RESULTADOS FUENTES DE

CUMPLIMIENTO DIFICULTAD ALCANZADOS VERIFICACIÓN

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 ANEXO No. 3

MATRIZ DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PLANES

CALCULO DE INDICADORES
UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: ………………………………………………………………………………….

PERIODO DE EVALUACIÓN: DESDE ……………………………… HASTA …………………………………….

METAS TIEMPO GASTO

INDICADORES

COD. PROYECTOS/ACTIVIDADES Programadas Ejecutadas Programadas Ejecutadas Programadas Ejecutadas Efectividad Eficacia Eficiencia OBSERVACIONES
% % %
a b c d e f
g = b/a * 100 h = g * e/d i = h * e/f

Total: Total: Promedio: Promedio: Promedio:

CONTENIDO DE LA MATRIZ DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE
PLANES OPERATIVOS

La Matriz de Seguimiento y Evaluación y Cálculo de indicadores; presenta la siguiente

estructura:

Código de Actividad/ Proyecto.- Identificación de la actividad o proyecto

Metas Programadas.- Son los logros cuantitativos o cualitativos que se consideró

alcanzar con determinados recursos y período de tiempo. Estas deben tener
correspondencia con la información de la columna de “cronograma de ejecución”
establecida en los Planes operativos.

Metas Ejecutadas.- Son los logros cuantitativos o cualitativos alcanzados en relación a

la meta programada, pudiendo expresarse en unidades físicas o porcentajes de avance.

Tiempo Planeado.- Hace referencia al tiempo para llevar a efecto un plan, programa,
proyecto o actividad.

Tiempo Ejecutado.- Expresa el tiempo efectivamente utilizado en la ejecución del

plan, programa, proyecto o actividad. Los informes trimestrales en cuanto al tiempo
registrarán el efectivamente utilizado.

Gasto Programado.- Corresponde a los recursos provenientes de fuentes, sean éstas

fiscales, de autogestión, créditos externos, créditos internos, recursos preasignados,
asistencia técnica y donaciones, destinados a financiar las acciones, productos,
programas, proyecto o planes de la institución.

Gasto Utilizado.- Registra los recursos efectivamente utilizados en el cumplimiento de

acciones, productos programas, proyectos y planes.

CÁLCULO DE INDICADORES

El seguimiento y evaluación se efectuará sobre la base de indicadores identificados en el

POA. Estos permitirán conocer los niveles de efectividad, eficacia y eficiencia logrados
por cada unidad, de acuerdo a la aplicación de las siguientes relaciones:
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Indicador de Efectividad.- Expresa la relación entre lo logrado y lo programado, en

cuanto a metas.

Meta lograda / Meta Programada x 100

Indicador de Eficacia.- Es la relación entre las metas logradas y programadas, teniendo

en cuenta el tiempo real de ejecución de la actividad o proyecto.

(Meta lograda) (Tiempo planeado) x 100

(Meta programada) (Tiempo real)

La eficacia, además, puede expresarse en la relación de efectividad por el tiempo

planeado sobre el tiempo realmente utilizado para el cumplimiento de la meta.

Indicador de Efectividad x Tiempo planeado / Tiempo Real

Indicador de Eficiencia.- Entendido como la relación entre el tiempo, los recursos

invertidos y los logros obtenidos. Alcanza su mayor nivel al hacerse un uso óptimo de
los recursos disponibles, alcanzado los logros esperados.

(Meta lograda) (Tiempo planeado) (Gasto programado) x 100

(Meta programada) (Tiempo real) (Gasto utilizado)

De igual forma, la eficiencia relaciona la eficacia con los gastos programados sobre los
gastos realmente empleados en el logro efectivo de la meta.

Indicador de Eficacia x Gasto programado / Gasto utilizado

NOTA. En caso de que los tiempos de ejecución y los recursos utilizados sean “cero”,
no se deberá calcular los indicadores de eficacia y eficiencia, debiendo explicar en la
columna de observaciones las causas o motivos de tal situación.

Para el cálculo de estos indicadores la institución deberá aplicar las fórmulas de acuerdo
a las letras por columna que identifica la matriz.
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Guía de monitoreo y evaluación

Promedio.- Se refiere al promedio de las columnas de los indicadores. Este promedio

debe incluir a todas las actividades incluidas las que por cualquier razón no se cumplió.

Observaciones.- En esta columna las instituciones deberán apoyarse para registrar los
comentarios, novedades o situaciones inherentes al nivel de cumplimiento de las
acciones, productos, planes, programas y proyectos.

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