Tutorial de Excel 2007 PDF

Tutorial de Excel 2007
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
CENTRO AGROPECUARIO BUGA
14 de febrero de 2011
Autor: Ing. Omar Acosta Torres
1
SENA- Centro Agropecuario Buga
Tutorial de Excel 2007

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
Punteros
Son las diferentes formas que toma el puntero del mouse a medida que se posesiona en diferentes partes de la
hoja.
+ Copiar - Generador de secuencias

1. Posesiónese en la celda A1 y escriba el día de la semana en que estamos.
2. Ubique el puntero en la esquina de la celda A1
3. Cuando el puntero cambie a una forma de una mas +, haga clic sostenido y arrastre hacia abajo.
4. Observe como aparecen los siguientes días de la semana
5. Ensaye en la celda B1 con los meses del año. (Escriba el mes en que estamos y haga clic sostenido en la
esquina derecha abajo de esa celda y arrastre hacia abajo o en sentido horizontal)
6. En la celda C1 escriba el nombre de cualquier persona y ensaye igualmente.
7. En la celda D1 escriba el número 1 y arrastre el puntero como hemos aprendido.
Podemos concluir que Excel, cuando no

Tutorial de Excel 2007 | 14 de febrero de 2011
conoce la secuencia que sigue o no puede

predecir cuál de las infinitas secuencias
que pueden suceder (como en el caso de
los números), se limita a copiar lo que
contiene la celda inicial
8. Ahora en E1 vuelva a escribir el número 1 coloque el puntero en posición de copiar y pulse la tecla
CTRL sostenido y haga clic y arrastre. (Note que aparece al lado del puntero en forma de +, otro más
pequeño- eso indica que está en posición de hacer una secuencia )
Autor: Omar Acosta Torres
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9. Ensaye ahora en la celda F1 escribiendo el 5 y en la celda F2 el 10, sombree estas dos celdas suelte el clic
y coloque el puntero en la esquina de la celda F2, en posición de copia y haga clic sostenido y arrastre.
Observe que Excel tomará el modelo que le

hemos dado cuando sombreamos las celdas y
generará las secuencias que siguen.
Modificar ancho de columna.

10. Vuelva a la celda A1 y escriba encima de lo existe su nombre completo y pulse la tecla ENTER. Observe
como el nombre se ve cortado en la celda, pero si vuelve a la celda A1 se dará cuenta que en la barra de
formulas se puede visualizar el nombre completo.
11. Coloque el puntero del mouse en la división de las columnas arriba en el nombre entre la A y la B y
observe como el puntero se cambia a una doble flecha con una línea de división.
12. Vuelva a modificar el ancho de la columna al tamaño que tenía antes.

13. Colóquese de nuevo para modificar el ancho cuando el puntero cambie de forma haga doble clic. (Esto
permite que automáticamente se modifique el ancho de la columna al tamaño de la celda con más
contenido en la columna)
Modificar alto de columnas

14. Para modificar el alto de las filas el proceso es muy similar al del acho de columnas, se ubica entre las
divisiones de las filas donde están los números el puntero cambia de forma a una flecha doble con una
línea de división y puede realizar los cambios de alto de manera muy parecida a los pasos anteriores.
Autor: Omar Acosta Torres 2

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Desocultar columnas Desocultar filas

15. Primero oculte una columna – modificando el ancho, por ejemplo ubíquese entre la columna C y D y
haciendo clic sostenido arrastre hacia la izquierda hasta que traspase un poquito la columna B. De esa
manera se ocultará la columna C.
16. Ahora ubique el cursos entre la división de la columna B y D donde está un poco más grueso que las
demás divisiones y corra un poco hacia la derecha, note que debe aparecer algo como lo siguiente.
17. Haga clic sostenido y arrastre hacia la derecha y note como va apareciendo la columna C que estaba
oculta.
18. Ensaye volviéndola a ocultar y ahora en vez de hacer clic y arrastrar haga doble clic.(debe desocultarse
automáticamente).
19. Ensaye ahora con las filas lo aprendido de desocultar.
Mover o duplicar
20. Haga un Clic en A1 y ubique el cursor de tal manera que toque el recuadro de la celda. El puntero
cambiara de forma y esto le permitirá mover el contenido de la celda con todo el formato.
Haga clic en esa forma y arrastre a un nuevo lugar que este en blanco.
21. Vuelva a mover la celda con su nombre a una celda que ya tenga información. Lea el letrero que de
advertencia y haga clic en aceptar.
22. Vuelva a intentar mover otra celda, presionando ahora la tecla CTRL sostenido, arrastre a un nuevo lugar
y la información se duplicará.

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Teclas de movimiento de cursor
Generalmente usamos el mouse para realizar tareas dentro de las diferentes opciones de los programas, pero con
el tiempo comenzamos a usar las teclas de acceso directo, para hacer nuestras tareas, aunque Excel tiene en su
ayuda el resumen de todas estas teclas, vamos a aprender algunas para movernos dentro de la hoja electrónica.
1. Escriba algo en la celda A1 para que esta también tenga información.

2. Realice las siguientes pulsaciones de teclas y concluya para que sirven las diferentes opciones
CTRL INICIO
CTRL INICIO
CTRL CTRL
CTRL INICIO
CTRL CTRL
CTRL INICIO
AVPAG
AVPAG
REPAG
REPAG
CTRL AVPAG
CTRL REPAG
3. Llene el siguiente recuadro
TECLA O COMBINACION DE PARA QUE SIRVE

TECLAS
CTRL INICIO
CTRL
CTRL CTRL
CTRL CTRL
AVPAG
REPAG
CTRL AVPAG
CTRL REPAG

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FORMULAS
Como ejercicio matemático realice las siguientes operaciones en una hoja de papel o si lo prefiere en la mente:
Recuerde que en Excel algunos símbolos cambian
* Multiplicación
/ División
OPERACION RESULTADO
5 + 10 * 5 - 5
(((5+10)*5)-5)
(5+10)*(5-5)
5+(10*5)-5
Las respuestas correctas son:
50
70
50
Compare y si tiene diferencias con sus propias respuestas deberá estudiar jerarquía de operadores y será mejor
cuando se trate de dos o más operadores usar siempre paréntesis donde uno cree necesario.
EN EXCEL
1. Cambie a la hoja2 y escriba los valores sin signos.
2. Sombree el rango que tienen los números, es decir A1:D1.
3. Ubíquese en la esquina de la derecha debajo de la celda D1, cuando salga el puntero de copiar haga clic y
arrastre hasta la celda D4.

5
4. Ubíquese en la celda E5 para comenzar a escribir las formulas.
5. Toda formula en Excel comienza con el símbolo =, de esta manera el computador interpretara
que lo que sigue será una formula lógica matemática.
6. Escriba el símbolo = A1+B1*C1-D1 que corresponde a la primera formula 5 + 10 * 5 – 5 donde:
A1 es la coordenada que corresponde al primer número es decir el 5
B1 es la coordenada que corresponde al segundo número es decir el 10
C1 es la coordenada que corresponde al tercer número es decir el 5
D1 es la coordenada que corresponde al cuarto número es decir el 5
7. Al pulsar ENTER cuando termina la formula, la visualización de esta cambia automáticamente para dar
paso a la respuesta, que para nuestro ejemplo es 50
8. Con fines didácticos borre esta fórmula y vamos a volverla a crear de una manera diferente.
9. Escriba el símbolo =, pulse con el mouse en la celda que tiene el primer número (note que Excel escribe
por nosotros la dirección de la celda que hicimos clic), escriba el signo +, haga clic en donde está el 10,
es decir B1, escriba el signo *, haga clic en C1, escriba el signo que corresponde y continúe así hasta que
termine la formula.
10. Otra vez vamos a borrar la formula y en esta ocasión la haremos sin el mouse, sino con las teclas de
movimiento de cursor.
11. Escriba el símbolo = usando las flechita hacia la derecha ubíquese en la celda A1 y pulse el signo +, otra
vez usando la flecha hacia el lado derecho se mueve hasta la celda B1 y pulsa el símbolo *, y continúe así
hasta que termine la formula.
12. Ahora vamos a hacer las siguientes formulas, con cualquier método de los que hemos aprendido.

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13. Compare como escribió las diferentes formulas con la siguiente tabla.
OPERACION RESULTADO
5 + 10 * 5 - 5 =A1+B1*C1-D1
(((5+10)*5)-5) =(((A2+B2)*C2)-D2)
(5+10)*(5-5) =(A3+B3)*(C3-D3)
5+(10*5)-5 =A4+(B4*C4)-D4
INTRODUCCION A LAS FUNCIONES
Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados
argumentos, en un determinado orden o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones
simples o complejas.
Igual que cualquier fórmula debe empezar

con el símbolo = seguida del nombre de la
función y entre paréntesis los argumentos.
Haga clic en una celda y pulse SHIFT F3

para ver las funciones
1. Usando nuestro ejemplo ubíquese en la celda A5
2. Y hacia en el menú inicio hacia el lado derecho haga clic en Autosuma

3. Excel tomará el rango más cercano para ejecutar la función suma (se puede observar el rango por el
recuadro con las líneas punteadas), si el rango seleccionado es el correcto simplemente se pulsa ENTER,
si no es así debe de ir y sombrear el rango correcto y luego pulsar ENTER.
4. Vamos a copiar la formula en las demás columnas, colóquese en la esquina inferior derecha y cuando
salga el + haga clic y arrastre hacia el lado derecho hasta la columna E

7
5. Introduzca una nueva columna. Haga clic con el botón derecho del mouse, en la letra que identifica la
columna A y note como el puntero cambio de forma a una flecha rellena negra, haga clic en insertar y
note que todo nuestro trabajo se desplaza para darle cabida a una nueva columna
6. Escriba como esta en la gráfica
7. Ubíquese en la celda B6 y haga clic en el triangulo que tiene al

lado derecho el botón de Autosuma y seleccione la función
Promedio, sombree el rango correspondiente (B1:B4) no
incluya las celdas de la suma.
8. Realice lo mismo con las demás funciones usando la que
corresponda.
Haga clic en la celda B6 luego en C6, luego en C7, Así hasta la última celda. Mientras lo hace observe en la barra
de formulas como va cambiando la formula, a esto se le conoce como celdas relativas.

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FORMATOS DE CELDAS
Hay formato de número, de bordes, de relleno, de fuente, de alineación y de protección.
Usando el ejercicio anterior aprenderemos por ensayo y error como hacer uso de los diferentes formatos, así:
Bordes. Ensaye los diferentes estilos de líneas, colores, el lápiz para dibujar los bordes.
Color de Relleno y Color de fuente - no olvide hacer clic en el triangulo de selección de opciones

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Fuente – tipos de la letra
Tamaño de fuente.
Alineación
Orientación
Este sería un ejemplo de formato de celdas
Ahora quítele las líneas de las celdas. Menú Vista y desactive la opción Líneas de cuadrícula

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Ahora visualizaremos como quedaría impresa.
- Haga clic en el botón de office

- Imprimir
- Vista preliminar
-

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Taller 1
Realice la siguiente factura.
1. Haga el formato de la factura

2. Haga las formulas que calcularán la factura
3. Llene algunos datos de la factura
FORMATO DE LA FACTURA
1. Haga tal como ve en la foto

2. Sombree el rango B2:F2
3. Haga clic en el botón combinar centrar
4. Amplié tres veces su tamaño, la columna D

que corresponde a Detalle.
5. Reduzca un poco las columnas B y C que
corresponden a Código y Cantidad.
6. Sombree el rango C4:F4 y aplique
Combinar centrar.
7. Haga lo mismo con las celdas en frente de
Nombre.
8. Sombree el rango A2:A26 y aplique:

a. Combinar centrar
b. Alinear al medio
c. Alinear Texto a la derecha
d. Orientación seleccione girar texto hacia arriba
9. En la celda F5 de formato de texto
a. Clic botón derecho del mouse y seleccione formato de celda
b. En la pestaña Número seleccione Texto
10. Sombree el rango que corresponde al V/Unit y V/Total y aplique formato de millares.

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FORMULAS DE LA FACTURA
1. Haga clic en la celda F7 para calcular el

V/Total
2. Cree la formula que calcule la Cant x V/Unit
3. Arrastre copiando esta fórmula hasta antes de la
celda del subtotal
4. Ubíquese en la celda F4 que corresponde al
valor del subtotal y haga la suma usando el botón
Autosuma
5. La fórmula de IVA es el Subtotal x el 16%
6. La fórmula del Total es Subtotal + IVA
Llenamos los siguientes valores y debe darlos estos mismos resultados

Haga algunos cambios en la cantidad ó en más productos ó en los valores unitarios y observe como
automáticamente cambian los valores totales
Guarde la factura, la necesitaremos en futuros talleres.

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REFERENCIAS ABSOLUTAS
Referencias relativas Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la
celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que
contiene la fórmula, cambia la referencia. Si se copia o se rellena la fórmula en filas o columnas, la referencia se
ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por
ejemplo, si copia o rellena una referencia relativa de la celda B2 en la celda B3, se ajusta automáticamente de
=A1 a =A2.
Fórmula copiada con referencia relativa
Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia
a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia
absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De
forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias
absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 en la celda B3, permanece invariable en
ambas celdas: =$A$1.
Fórmula copiada con referencia absoluta
Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y
una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila
absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la
referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia o rellena la fórmula en filas o

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columnas, la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si
se copia o rellena una referencia mixta de la celda A2 en B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.
Fórmula copiada con referencia mixta
Para entender lo anterior intente hacer el siguiente ejercicio, donde debe encontrar el valor del interés para cada
préstamo.
La fórmula que calcula el valor del interés es , ahora bien si la copiamos para
calcular los demás intereses, va dar un dato errado.
Esto se debe a que la formula tiene referencias relativas es decir cambian cuando las copiamos, de acuerdo a donde
resulte la posición final.
Observemos las formulas que se generan

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La formula va cambiando según va bajando.
La celda del interés C4 debe mantenerse, porque todos los valores del
préstamo se deben multiplicar por el interés que está en la celda C4. Al
cambiar el interés ya no corresponde al 3% de nuestro ejemplo.
La solución está en quela celdas del interés, es decir C4 no cambie cuando la copiamos, para eso usaremos las
referencias mixtas.
Como en nuestro ejemplo ya sabemos que el 4 de la celda C4 que corresponde al interés, no debe cambiar,
simplemente le agregamos el signo $ antes del número 4 a la primera formula
y la copiamos como ya sabemos.
Los valores ya son lo que esperamos y las formulas se han ajustado adecuadamente
Estos signos pesos se pueden colocar en antes de la letra de la columna y antes del numero de cada fila de una
celda. Es decir podemos hacer algo como esto =$B$5*$C$4 y el resultado será una formula con referencia
absoluta, si se quiere se puede colocar solo unos cuantos dependiendo de las circunstancias particulares de nuestro
problema a resolver.
Para ver si comprendimos el concepto, intente completar el ejercicio, de tal forma que con una sola formula con
la referencia mixta adecuada, la copiemos hacia abajo y luego copiemos otra vez hacia el lado derecho, la formula
cambiara solo donde debería hacerlo y los valores serán los correctos.

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TALLER 2
Hace varios años en los colegios se hacía entrega de la libreta de calificaciones, la cual tenía el siguiente formato
1. Realice el anterior formato, incluyendo las funciones de promedio

2. Para el valor de los porcentajes la formula es: NOTA * porcentaje que corresponde a cada porcentaje
(Intente hacerlo con una sola formula usando referencias absolutas mixtas, copia la formula y la pega en
los demás celdas que corresponde a los porcentajes)
3. La Nota definitiva es la suma de los porcentajes

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FUNCION SI
Esta es una función lógica de toma de decisiones. Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO
y otro valor si dicho argumento es FALSO.
Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.
Falso Prueba
Verdadero
lógica
Acciones si la Acciones si la
prueba es falsa prueba es verdadera
Fin
La función SI, solo tiene un resultado: verdadero ó falso y de acuerdo como resulte la prueba tomará un solo
camino para resolver el problema en cuestión, nunca hará los dos caminos, al final se juntará y finalizara
Sintaxis
SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Ejemplo 1:
Suponga que tenemos dos números uno para A y otro para B y queremos ordenarlos de forma ascendente, el
diagrama sería el siguiente
Falso A<B
Verdadero
B, A A, B
Fin
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Probemos:
A=5
B=10
Siguiendo el diagrama entramos a la prueba lógica y preguntará es A < B y la respuesta será verdadera, por lo
tanto seguirá el curso únicamente por el lado verdadero y ordenara colocando primero la A y luego la B, es decir
5, 10.
Falso A<B
Verdadero
5, 10
Fin
Ensaye cambiando los valores.
Ensaye cambiando el signo a >
Ejemplo 2:
Vamos a suponer que un salario desde $1´600.000 se considera como bueno y vamos a calificar el salario de
distintos personajes. El planteamiento en diagrama de flujo es el siguiente
Falso Salario >=

Verdadero
1600000
Es regular Es bueno
Fin

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En Excel el planteamiento sería así:
Ubíquese en la celda C5 y haga clic en el botón fx
O si prefiere pulse las teclas Shift F3
Por defecto esta la categoría Usadas recientemente ensaye las

diferentes categorías y mire todas las diferentes funciones que tiene.
Para nuestro ejemplo seleccione la categoría lógicas y seleccione la

función SI
Los valores que llevara son los mismos que tenemos en nuestro
diagrama.
Falso Salario >=

Verdadero
1600000
Es regular Es bueno
Fin

21
 Observe que en la prueba lógica la celda que corresponde al valor de referencia C2 tiene referencia
absoluta.
 Cambie algunos valores y la valoración cambiara según el salario, si este sobrepasa o no el valor de
referencia.
 Cambie el valor de referencia a 1´000.000. y observe como la valoración se actualiza automáticamente.
 Ensaye cambiando en la prueba lógica el signo a < y haga las correspondientes modificaciones para que
este funcione
Ejemplo 3
La Empresa tiene una tabla para pagar las comisiones a sus trabajadores y necesita.
Estos son los vendedores con sus respectivas ventas en el mes
Falso Venta<
Verdadero
5.000.001
En nuestro diagrama de flujo la solución sería así: Venta*5%

Venta*10%
Fin
 Ensaye con el signo<=

 Ensaye con el signo >
 Ensaye con el signo >=
En todos los casos anteriores debe hacer los cambios respectivos para que la formula calcule como se espera.

21
Ejemplo 4
Queremos invitarlo a cenar y nos gustaría que nos diga cuál es su plato preferido de los siguientes listados
La idea es que el computador seleccione el plato que sea de su agrado,

que en este caso es fiambre.
Haga la fórmula para que seleccione el plato de su agrado, recuerde que

cuando compara texto, este debe estar entre comillas.
 Ahora cambie el ejemplo de tal manera que pueda seleccionar el plato que no le gustaría que le sirvieran.
TALLER 3
En el taller 2 de la libreta de calificaciones va a aplicar lo aprendido.
1. Investigue la función Contar SI

2. Cuente cuantas materias en la nota definitiva son inferiores a 3
3. Enseguida del letrero Aprobó use la función Si de tal forma que nos diga SI ó NO Aprobó el año
siempre y cuando no exista ninguna materia perdida.
Si ya le funciono intente poner todo en una sola formula. Tutorial de Excel 2007 | 14 de febrero de 2011

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FORMATO CONDICIONAL
En el ejemplo No. 4 de la invitación a cenar, vamos a hacer que el plato que me guste tenga un color verde y caso
contrario los que no son de mi agrado en ese momento sean de color rojo.
1. Sombree el rango de validación (donde aparece si le gusta o no)

2. Menú Inicio
3. De clic en Formato condicional
4. Resaltar reglas de celdas
5. Seleccione es Igual a..
6. Llene exactamente como lo tenga escrito en su hoja
7. Vuelva a hacer lo anterior para el caso de no me
gusta, con el color rojo.
Mire todas las diferentes opciones que brinda Formato condicional
VALIDACION DE DATOS
Usando el ejemplo anterior el de la invitación a cenar, nos ubicaremos en una celda contigua a la de
VALIDACION.
1. Menú Datos
2. Validación de datos
3. Validación de datos
4. En la opción Permitir seleccione lista
5. En la opción Origen sombree el rango donde se

encuentra el listado de platos.
6. Pase a la pestaña Mensaje de entrada en el

titulo escriba SELECCIONE y en el mensaje escriba
¨Seleccione el plato de su gusto¨.
7. Pase a la pestaña Mensaje de Salida en el titulo

escriba ERROR y en el mensaje escriba ¨Ese plato no existe
dentro del menú¨.
8. Ahora modifique la fórmula para que no se vea el plato de nuestro gusto, sino que este referenciado a la
celda donde aplicamos la validación.

23

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+ Copiar - Generador de secuencias

Podemos concluir que Excel, cuando no

conoce la secuencia que sigue o no puede

Observe que Excel tomará el modelo que le

Modificar ancho de columna.

12. Vuelva a modificar el ancho de la columna al tamaño que tenía antes.

Modificar alto de columnas

Autor: Omar Acosta Torres 2

Desocultar columnas Desocultar filas

Autor: Omar Acosta Torres

1. Escriba algo en la celda A1 para que esta también tenga información.

3. Llene el siguiente recuadro

TECLA O COMBINACION DE PARA QUE SIRVE

Autor: Omar Acosta Torres 4

Recuerde que en Excel algunos símbolos cambian

Las respuestas correctas son:

2. Sombree el rango que tienen los números, es decir A1:D1.

Autor: Omar Acosta Torres

A1 es la coordenada que corresponde al primer número es decir el 5

B1 es la coordenada que corresponde al segundo número es decir el 10

C1 es la coordenada que corresponde al tercer número es decir el 5

D1 es la coordenada que corresponde al cuarto número es decir el 5

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Autor: Omar Acosta Torres 6

INTRODUCCION A LAS FUNCIONES

Igual que cualquier fórmula debe empezar

Haga clic en una celda y pulse SHIFT F3

1. Usando nuestro ejemplo ubíquese en la celda A5

2. Y hacia en el menú inicio hacia el lado derecho haga clic en Autosuma

Autor: Omar Acosta Torres

6. Escriba como esta en la gráfica

7. Ubíquese en la celda B6 y haga clic en el triangulo que tiene al

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Autor: Omar Acosta Torres 8

Hay formato de número, de bordes, de relleno, de fuente, de alineación y de protección.

Autor: Omar Acosta Torres

Este sería un ejemplo de formato de celdas

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Autor: Omar Acosta Torres 10

Ahora visualizaremos como quedaría impresa.

- Haga clic en el botón de office

Autor: Omar Acosta Torres

1. Haga el formato de la factura

1. Haga tal como ve en la foto

4. Amplié tres veces su tamaño, la columna D

8. Sombree el rango A2:A26 y aplique:

Autor: Omar Acosta Torres 12

1. Haga clic en la celda F7 para calcular el

Llenamos los siguientes valores y debe darlos estos mismos resultados

Guarde la factura, la necesitaremos en futuros talleres.

Autor: Omar Acosta Torres

Fórmula copiada con referencia relativa

ambas celdas: =$A$1.

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Fórmula copiada con referencia absoluta

Autor: Omar Acosta Torres 14

Fórmula copiada con referencia mixta

Observemos las formulas que se generan

Autor: Omar Acosta Torres