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archivos históricos
2.1. Incremento
2.2. Identificación
2.3. Valoración de archivos y documentos
2.4. Organización de archivos y documentos
2.5. Descripción
2.6. Conservación y restauración
2.7. Automatización
2.8. Reproducción
2.9. Difusión y servicios
Servicio
Documentos
Organización
Colecciones
Son agrupaciones de documentos cuyo
origen no responde a una gestión
institucional o personal, sino a la
voluntad de un particular. Suelen ser
piezas cuya relación está determinada
por el tema o asunto, y generalmente
proceden de fuentes diversas, por lo
que no mantienen una estructura
orgánica y, por lo tanto, no responden
al principio de procedencia.
Fondo
Totalidad de la documentación producida,
acumulada y/o recibida por una institución o
persona, cuya organización refleja la
estructura o las funciones de su entidad
generadora.
“El fondo es el resultado de una primera
aplicación del Principio de procedencia y
vincula a la totalidad de los documentos
producidos por una institución.”
Serie
Es el conjunto de documentos
generados en el desarrollo de
una misma actividad y
regulado por la misma norma
de procedimiento. Cada serie
documental suele responder a
una tipología específica e
incluso a asuntos de materias
similares.
Expediente
Es la unidad archivística formada por un
conjunto de documentos generados por
una entidad o sujeto productor en
resolución de un mismo asunto, siendo
parte de un proceso cuya constancia se
encuentra en la documentación. Tal sería
el caso del desempeño de una misma
persona en cumplimiento de sus funciones
laborales.
Documento de archivo
Unidad de documentación
en Trámite
Unidad Central de
Administración de Oficina de Archivo y
Correspondencia
Documentos
Archivos de Trámite
Archivo de
Concentración
COTECIAD*
Archivo Histórico
*Comité Técnico Interno de Administración
de Documentos
Archivo Histórico
Transferencia
Donación
Compraventa
Custodia temporal
Traslado
Actividad mediante la cual un fondo o
colección sale del lugar donde se resguarda
originalmente para su ingreso en el archivo
histórico. El traslado físico contempla
acciones que serán efectuadas de común
acuerdo entre el personal del archivo
histórico y del remitente.
a) guarda provisional
b) numeración corrida y
c) supervisión del traslado
Diagnóstico
Deberá hacerse al ingreso del grupo
documental al archivo histórico, debe
contemplar los siguientes aspectos:
Estado de organización y descripción
Estado físico de los diferentes soportes y de
los deterioros
El diagnóstico deberá asentarse en un formato
que se integrará al expediente del grupo
documental e incluirá observaciones y
sugerencias archivísticas o de conservación
Aplicación de medidas preventivas de
conservación y resguardo provisional
¿Qué es la valoración?
Valor contable. Es aquél que tienen los documentos que pueden servir de
explicación o justificación de operaciones encaminadas al control
presupuestario.
Valor fiscal. Aquél que tienen los documentos que pueden servir de testimonio
del cumplimiento de obligaciones tributarias. (Valor primario)
Valor histórico. Aquél que posee el documento como fuente primaria para la
historia. (Valor secundario)
¿Qué es la selección?
Se trata de la operación intelectual y material de
localización de las fracciones de serie que se han de
conservar o eliminar, en virtud de los plazos
establecidos en el proceso de valoración.
a) la estructura orgánica
b) las funciones
Fondo
Sección
Serie
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION
ARCHIVISTICA
CODIGO SECCIONES
1C LEGISLACION
2C ASUNTOS JURIDICOS
3C PROGRAMACION, ORGANIZACION Y PRESUPUESTACION
4C RECURSOS HUMANOS
5C RECURSOS FINANCIEROS
6C RECURSOS MATERIALES Y OBRA PUBLICA
7C SERVICIOS GENERALES
8C TECNOLOGIAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACION
9C COMUNICACION SOCIAL
10C CONTROL DE AUDITORIA DE ACTIVIDADES PUBLICAS
11C PLANTACION, INFORMACION, EVALUACION Y POLITICAS
1C.3 LEYES
1C.4 CODIGOS
1C.6 DECRETOS
1C.7 REGLAMENTOS
1C.9 CIRCULARES
1C.11 RESOLUCIONES
Inventarios
Catálogos
Compuesto
Simple
Conservación y restauración
•Monitoreo y estandarización de las condiciones
ambientales en los acervos
•Fumigación a los documentos que ingresan al
archivo
•Limpieza mecánica sistemática de los acervos y los
documentos
•Restauración sistemática de documentos textuales y
gráficos
•Reproducción en microfilm de los grupos
documentales para apoyar la tarea de conservación
preventiva
Automatización
Sin duda, uno de los retos a que se enfrentan
los archivos actualmente, es la incorporación
de nuevas tecnologías. Las herramientas
computacionales son básicas para acelerar
ciertos procesos, para coadyuvar en un mejor
control de los documentos y de los usuarios y
para crear soportes alternativos para la
información contenida en los documentos, lo
que redunda en beneficio de los mismos al
disminuir su consulta directa.
Reprografía
Se utilizan las diversas técnicas de
reproducción de documentos para
conservar, automatizar y difundir el
contenido de los documentos del
archivo histórico.
Fotografía
Xerografía
Microfilm
Digitalización
Difusión y servicios
Difusión Servicios
• Publicaciones • Recibe, concentra y
• Participación en conserva
eventos académicos documentación
• Exposiciones o
generada por las
muestras documentales distintas dependencias
universitarias
• Visitas guiadas
• Consulta en sala y a
• Elaboración de apoyos distancia vía Internet
audiovisuales
• Asesoría especializada
• Reprografía
La archivística y la
interdisciplinariedad
Los archivos constituyen un aporte
fundamental para el conocimiento de la
sociedad, son la memoria histórica de las
instituciones, son también ejes fundamentales
de la administración. Debido a esta
importancia, es preciso tener una idea clara
acerca de su tratamiento que se ha ido
constituyendo, más allá de una serie de
técnicas, en un área de estudio con sus
propios objetivos, métodos y herramientas
El trabajo en el archivo histórico
desarrolla diversas facetas, distintas
pero a fin de cuentas, complementarias.
Nos referiremos al aspecto académico,
que tiene que ver con las capacidades
del archivista de relacionar su objeto de
estudio con otras disciplinas que sirven
como aportes de un conocimiento
archivístico per se que viene a constituir
el objetivo fundamental de la disciplina
archivística.
La archivística
La archivística tiene como actividad
esencial la organización de los
fondos o grupos documentales es
decir, el estudio de la forma en que
éstos se fueron creando como
parte de un proceso natural de
acumulación documental en aras
de los objetivos, funciones y
estructuras de quien los creó.
El contexto archivístico
Entendida así, la archivística,
principalmente la histórica, requiere
del auxilio de diversos
conocimientos que permiten
entender al documento no como un
elemento aislado sino dentro de un
contexto, tanto histórico como
estructural, de quien produce y
acumula la documentación.
Disciplinas auxiliares
Para esto la archivística, y por
tanto el archivista histórico,
requiere de conocimientos
varios como la historia, la
paleografía, la diplomática, el
derecho aplicado a las
instituciones, la sigilografía, la
semiología, la lingüística etc.
La archivística y la conservación
Por otra parte, para la conservación
física de los documentos, la archivística
se auxilia de otras disciplinas y técnicas
como la conservación y la restauración,
la química aplicada a la documentación
y a los materiales escriptorios, la
reprografía, el estudio de los soportes
documentales y de sus características
como el verjurado y las marcas de
agua, etc.
La archivística y la difusión
Asimismo, para la transmisión del
contenido de los archivos y de los
documentos, la archivística, de igual
manera, requiere de la convención de
una serie de técnicas y disciplinas que
permitan difundir los contenidos de
manera más eficaz y adecuada, tales
como la informática, la edición de
documentos históricos, la ecdótica, la
museografía, la reprografía, etc.
La archivística como conocimiento
integral
De esta manera, se requiere que el
profesional de los archivos históricos tenga
un conocimiento general de las diversas
disciplinas que hacen del archivístico un
conocimiento integral, en tanto puede
conjuntar todo un bagaje de conocimientos,
en aras del reconocimiento de las
características originales de los grupos
documentales o, en su caso, la
reconstrucción o restauración de las mismas,
lo que hace de la archivística una disciplina
semejante a la arqueología.
La archivística y la investigación
La archivística se plantea líneas de
investigación que se irán desarrollando en el
proceso mismo de organización de los
fondos documentales; cuestionamientos que
deben ser abordados por el archivista para
determinar el tratamiento aplicado en la
reconstitución de esas relaciones entre los
documentos y que bien pueden ser motivo de
investigaciones que deberán ser abordadas
con rigores metodológicos y a partir de la
utilización de otros conocimientos
relacionados.
La academia en los archivos
A la archivística la entendemos como toda un
área de estudio que nos permite desarrollar
otras actividades inmersas en el ambiente
académico, como son la impartición de
cursos y seminarios, la asesoría a
instituciones nacionales acerca del
tratamiento adecuado para sus documentos y
archivos, la publicación de artículos para
difundir su riqueza informativa, la actividad
archivística y su importancia como memoria
de la sociedad, la participación en eventos
académicos y en exposiciones.
MUCHAS GRACIAS