Como Crear Tu Sistema de Facturacion de

Ventas en Excel
Si definitivamente quieres aprender a crear un Sistema de Facturación, este es el
contenido más importante que hayas visto, porque hoy tengo los pasos específicos para
ti.

Hola que tal, Soy Roger Perez y hoy voy a compartir contigo, Como Crear Tu Sistema de
Facturacion de Ventas paso a paso.

En la actualidad hay negocios que llevan el control de sus facturas de venta manualmente
y esto nos limita ver al instante cuanto vendimos mensualmente, el día de ayer, o incluso
el día de hoy, también esto nos limita no tener una Base de Datos de Clientes al instante,
que nos permita ver que cliente es más frecuente en comprarnos y mucho más.

Por eso hoy voy a presentarte como crear un Sistema de Facturas de ventas en Excel que
te permita Facturar e imprimir fácilmente a tus clientes. Comencemos entonces:

Nombrando las Hojas de tu Sistema de

Facturacion
Considero que ya tienes tu Libro Excel abierto y el primero paso es insertar Hojas, si usas
Excel 2013 inserta 3 Hojas más y si usas Excel 2010 o 2007 inserta una hoja más, ya que
estas versión ya traen tres hojas de forma predeterminada.

Ahora vamos a Nombrar las Hojas en el Siguiente orden:

A la Hoja 1 lo nombraremos “Factura”

A la Hoja 2 lo nombraremos “Base “

A la Hoja 3 lo nombraremos “Productos”

A la Hoja 4 lo Nombraremos “Clientes”

Observa la Imagen para que puedas ver como quedo renombradas las Hojas Excel:
 Diseñando la Hoja Excel Factura de Ventas de
Tu Sistema de Facturacion
Para comenzar nos ubicamos en la Hoja Factura y comenzamos a crear un Formulario de
fácil entrada y uso.

Por lo General una Factura de Venta debe Contener:

1. Nombre del Negocio

2. Número de Identificación Fiscal
3. Dirección del Negocio
4. Fecha de la facturación
5. Numero de Factura
6. Nombre del Cliente
7. Dirección del Cliente
8. Cantidad del Producto vendido
9. Código del Producto
10. Nombre o Descripción del Producto
11. Descripción o Detalles
12. Precio Unitario
13. Precio Total
14. IVA
15. Suma Total
16. Firma del Vendedor

Comenzamos a Diseñar:

1. Seleccionamos de la Celda A1: F1 y le aplicamos el comando combinar y Centrar.

2. Seguidamente escribimos NOMBRE DEL NEGOCIO, en tu caso el nombre de
tu negocio.
3. Seleccionamos de la Celda C2:E2 y le aplicamos el comando combinar y centrar,
en seguida escribimos Dirección y numero de Identificación Fiscal, en tu caso
debes de escribir la dirección donde está ubicado tu negocio y la identificación
fiscal de tu negocio.
4. En la Celda E4 escribimos FACT. Nº: y le aplicamos negrilla.
5. En la Celda A4 escribimos FECHA, y en la Celda B4 la Formula =HOY (),
seleccionamos la Celda B4:C4 y lo combinamos.
6. En la Celda A6 escribimos CLIENTES:, seleccionamos de la A6: B6 y lo
Combinamos.
7. En la Celda A7 escribimos DIRECCION:, seleccionamos de la A7:B7 y lo
Combinamos.
8. Seleccionamos del a Celda C6:F6 y le aplicamos combinar y centrar mas todos
los Bordes.
9. Seleccionamos de la Celda C7:F7 y le aplicamos combinar y centrar mas todos
los Bordes.
 10. En la Celda A9 escribimos CANT. y le aplicamos un ancho de columna de 52
Pixeles más negrilla.
11. En la Celda B9 escribimos COD.PROD y le aplicamos un ancho de columna de
71 Pixeles más negrilla.
12. En la Celda C9 escribimos PRODUCTO y le aplicamos un ancho de Columna
de 107 Pixeles más negrilla.
13. En la Celda D9 escribimos DESCRIPCION y le aplicamos un ancho de Columna
de 145 Pixeles más Negrilla.
14. En la Celda E9 escribimos P/U y le aplicamos un ancho de Columna de 83 Pixeles
más Negrilla.
15. En la Celda F9 escribimos TOTAL y le aplicamos un ancho de Columna de 80
Pixeles más Negrilla.
16. Seleccionamos de la A9: F17 y le aplicamos todos los Bordes.
17. En la Celda E18 escribimos SUBTOTALES y le aplicamos negrilla.
18. En la Celda E19 escribimos IVA 12% y le aplicamos negrilla.
19. En la Celda E20 escribimos TOTAL A PAG. y le aplicamos negrilla.
20. Seleccionamos de la E18: F20 y le aplicamos todos los Bordes.
21. En la Celda A21 escribimos FIRMA DEL VENDEDOR, seleccionamos de la
A21:C21 y le aplicamos combinar y Centrar más negrilla.
22. Nos ubicamos en la A20 pulsamos 7 espacios y aplicamos guion Bajo 32 veces
pulsando la tecla chift y la tecla guion.

A continuación te muestro una imagen, para que puedas ver como quedo el formulario:
 Diseñando la Hoja Excel Base de tu Sistema de
Facturacion
Muy bien, ahora vamos a Diseñar la Hoja Excel Base y para eso nos ubicamos en la Hoja
Base. Dentro de esta Hoja Vamos crear 10 encabezados en la primera fila de cada
columna, comencemos:

1. En la Celda A1 escribimos “FECHA” y le aplicamos negrilla.

2. En la Celda B1 escribimos “Nº FACT.” y le aplicamos negrilla.
3. En la Celda C1 escribimos “CLIENTE” y le aplicamos un ancho de columna de
156 pixeles más negrilla.
4. En la Celda D1 escribimos “CANT.” y le aplicamos negrilla.
5. En la Celda E1 escribimos “COD.PROD.” y le aplicamos negrilla.
6. En la Celda F1 escribimos “PRODUCTO” y le aplicamos un ancho de columna
de 187 pixeles más negrilla.
7. En la Celda G1 escribimos “DESCRIPCION” y le aplicamos un ancho de
columna de 246 Pixeles más Negrilla.
8. En la Celda H1 escribimos “PRECIO UNIT.” y le aplicamos negrilla.
9. En la Celda I1 escribimos “PRECIO TOTAL” y le aplicamos un ancho de
columna de 102 pixeles más negrilla.
10. En la Celda J1 escribimos “IVA” y le aplicamos negrilla.

A continuación te dejo una imagen, para que puedas verificar como quedo los
encabezados:

Diseñando la Hoja Excel Productos de tu

Sistema de Facturacion
Nos ubicamos en la Hoja Producto y creamos cinco encabezados:

1. En la Celda A1 escribimos “COD.PROD” y le aplicamos un ancho de columna

de 101 pixeles más negrilla.
2. En la Celda B1 escribimos “PRODUCTO” y le aplicamos un ancho de columna
de 125 pixeles más negrilla.
 3. En la Celda C1 escribimos “DESCRIPCION” y le aplicamos un ancho de
columna de 116 pixeles más negrilla.
4. En la Celda D1 escribimos “PRECIO UNIT” y le aplicamos un ancho de
columna de 97 pixeles más negrilla.
5. En la Celda E1 escribimos “PROVEEDOR” y le aplicamos un ancho de columna
de 83 Pixeles más negrilla.

A continuación te dejo una imagen, para que puedas verificar como quedo los
encabezados:

Diseñando la Hoja Excel Clientes de tu Sistema

de Facturacion
Nos ubicamos en la Hoja Excel Clientes y creamos tres encabezados:

1. En la Celda A1 escribimos “CLIENTE” y le aplicamos un ancho de columna de

192 Pixeles más negrilla.
2. En la Celda B1 escribimos “DIRECCION” y le aplicamos un ancho de
columna de 321 Pixeles más negrilla.
3. En la C1 escribimos “CIUDAD” y le aplicamos negrilla.

A continuación te dejo una imagen, para que puedas verificar como quedo los
encabezados:
 Creando el Catálogo de Productos en la Hoja
PRODUCTOS
En esta Hoja vamos a Digitar todos los Productos, con sus respectivos códigos,
Descripción, Precio y Proveedor.

A continuación te presento la información que digite en la Hoja Productos:

Sistema de Facturacion Nombrando Celdas en

la Hoja Excel Productos
Ahora vamos a nombrar celdas en la Hoja Excel Productos, para eso seleccionamos de
la A2:E6 y nos ubicamos en la Pestaña Formulas, Grupo Nombres Definidos y
Seleccionamos el Comando “Asignar Nombre”, se presenta una ventana, en este vamos
asignarle el nombre “CATALOGO”, y pulsamos aceptar.

Te dejo una imagen, para que veas como debe quedar:

Digitando Primeros Clientes en la Hoja Clientes
de tu Sistema de facturacion
En la Hoja Excel CLIENTES vamos a escribir dos Nombres de clientes con sus
respectivas Direcciones y Ciudades (En tu caso si tienes una lista de clientes, digítalas
todas), A continuación puedes ver los clientes que digite:

Sistema de Facturacion - Nombrando Celdas de

la Hoja Excel Clientes
En la Hoja Clientes, seleccionamos desde la A2: C10 y le asignamos Nombre a la Celda
Seleccionado “CLIENTES”.

Te dejo una Imagen, para que veas como debe quedar:

Formulando la Hoja Excel Factura de Tu

Sistema de Facturacion
Ahora que ya hemos definido Nombres en la Hoja Excel Productos y Clientes, vamos a
aplicar Formulas Excel a la Hoja Factura. Comencemos:

1. En la Celda C10 escribimos la Formula =SI ($B10<>””; BUSCARV ($B10;

CATALOGO; 2; 0) ;””), seleccionamos de la C10:C17 y rellenamos la Formula
hacia abajo, listo ahora las celdas C10:C17 están Formuladas.
2. En la Celda D10 escribimos la Formula =SI ($B10<>””; BUSCARV ($B10;
CATALOGO; 3; 0) ;””), seleccionamos de la D10:D17 y rellenamos la Formula
hacia abajo, listo ahora las Celdas D10:D17 están Formuladas.
3. En la Celda E10 escribimos la Formula = SI ($B10<>””; BUSCARV ($B10;
CATALOGO; 4; 0); “”), seleccionamos de la E10:E17 y rellenamos la Formula
hacia Abajo, listo ahora las Celdas E10:E17 están Formuladas.
4. En la Celda F10 escribimos la Formula =SI (A10>0; A10*E10;""),
seleccionamos de la F10:F17 y rellenamos la Formula hacia Abajo.
5. En la Celda F18 escribimos la Formula =SUMA (F10:F17).
6. En la Celda F19 escribimos la Formula =F18*12%.
7. En la Celda F20 escribimos la Formula =F18+F19.
Muy bien, ahora si probamos digitando el código de un producto y la cantidad de venta,
podrás comprobar el funcionamiento total de las Formulas, vamos te invito a que lo
pruebes.

Ejemplo: Si digitas en la celda A10 la Cantidad 2 y en la Celda B10 el código 1001 en

las demás celda aparecerá automáticamente los demás detalles, en este caso te aparecerá
Arroz en la celda C10, 80/20 en la celda D10, $45 en la celda E10 y en la F10 el Total de
la Fila. Te dejo una imagen:

Como Crear Tu Sistema de Facturación en

Excel - 2

Validando Datos en la Hoja Excel Factura

Dentro de esta Hoja Excel, es necesario llevar a cabo dos validaciones, para facilitar el
acceso a los Códigos de Productos y a la lista de Clientes.

Comenzamos Validando las Celdas Correspondiente al encabezado “COD.PROD”:

1. Seleccionamos de la B10:B17 y nos ubicamos en la Pestaña Datos, Grupo

Herramientas de Datos y seleccionamos el comando Validación de Datos.
2. Se presenta una ventana, en el Cuadro de Lista, lo Desplegamos y seleccionamos
Lista.
3. El cuadro de texto, donde dice origen vamos a escribir la siguiente formula
=PRODUCTOS!$A$2:$A$12 y pulsamos aceptar.
Te dejo una imagen para que veas como debe quedar:

Muy bien, ahora puedes observar un icono al lado de cada celda validada, al pulsar clic
sobre este icono se despliega la Lista de Código de cada Producto.

Ahora continuamos validando, vamos a validar la Celda C6, comencemos:

1. Seleccionamos la Celda C6 y nos ubicamos en la Pestaña Datos, Grupo

Herramientas de Datos y seleccionamos el comando validación de Datos.
2. Se presenta una ventana, dentro de este en el Primer cuadro de lista, lo
desplegamos y escogemos lista.
3. En el Cuadro de texto donde dice origen escribimos la formula
=CLIENTES!$A$2:$A$20 y pulsamos aceptar.

Ahora puedes comprobar que se muestra la lista de clientes en la Celda.

Formulas Excel para Aumentar el Número de

Factura
Necesitamos que cada vez que terminemos de Facturar a un cliente, automáticamente el
número de factura cambie para generar una nueva factura.

Para eso nos ubicamos en la Celda G4 y escribimos la siguiente Formula Excel:

=MAX (BASE! B2:B150)+1

Listo con esto el Numero de Factura aumentara automáticamente cada vez que digitemos
una factura nueva y lo Guardemos.

Formulas Excel para la Celda C7 (Dirección)

Cada vez que seleccionamos un cliente, es tedioso buscar y escribir todas las veces la
Dirección de los clientes, es por eso que vamos a escribir una Formula en la C7 para que
al seleccionar el Cliente, automáticamente nos devuelva la Dirección del Cliente. Escribe
la siguiente formula en la Celda C7:

=SI (C6<>""; BUSCARV (C6; Clientes; 2; 0) ;"")

Listo con esta fórmula, ahora tan solo al seleccionar el cliente, te devolverá la Dirección
del Cliente, haz la prueba ahora.

Creando el Botón imprimir y Guardar Datos

desde la Hoja Excel Factura
Para Crear el Botón Imprimir y Guardar, vamos a ubicarnos en la Pestaña Programador
si tienes Excel 2010 o bien Desarrollador si tienes el Excel 2013, en mi caso tengo el
Excel 2013 y me ubico en la Pestaña Desarrollador, Grupo Controles y despliego el
Comando Insertar, para seleccionar el Control ActiveX Botón de Comando.

Una vez seleccionado lo dibujamos desde la Celda G8:H9, tal como se muestra en la
imagen:
Muy bien, ahora vamos a nombrar el Botón, cambiaremos el nombre CommandButton1
por Imprimir y Guardar. Para eso sigamos los siguientes pasos:

1. Pulsamos clic derecho sobre le botón y seleccionamos Propiedades.

2. Se presenta una ventana, dentro de este, nos ubicamos en Caption y sustituimos
CommandButton1 por Imprimir y Guardar, Cerramos la ventana y listo ya hemos
cambiado el nombre del botón. Te invento a ver la imagen:
 Copiando Macros en VBA para la
automatización de la Plantilla
A continuación te voy a dar los códigos para llamar a imprimir el formulario y el código
para borrar el Formulario una vez guardado:

Sub limpieza()

ActiveSheet.Range("C6,F4").Value = ""

ActiveSheet.Range("A10:B17").Value = ""

End Sub

Sub Imprimir()
' imprimir Macro

On Error Resume Next

Sheets("FACTURA").Activate

ActiveSheet.PrintPreview

End Sub

Este código lo vamos a copiar dentro de un Módulo en Visual Basic para Aplicaciones.
Para insertar un Modulo sigue los siguientes pasos:

1. Ve a la Pestaña Insertar y haz clic sobre el comando Modulo, y veras que en la Venta
Proyecto se ha insertado una Carpeta denominado Módulos, lo despliegas y veras El
Modulo1, haz doble clic sobre el modulo 1 y en la parte derecha se abre el espacio donde
copiaremos los códigos, lo copiamos y listo.

Programando el Botón Imprimir y Guardar de

la Hoja Excel Factura
Para programar el botón Imprimir y Guardar nos ubicamos en la Hoja Excel factura y
pulsamos clic derecho sobre el botón y seleccionamos la opción Ver Código.

Se abre Visual Basic para Aplicaciones y nos ubicamos en medio de los Códigos de
Programación:

Private Sub CommandButton1_Click()

End Sub

Y copiamos los Siguientes Codigos:

Call Imprimir

'rutina que graba la factura en hoja base

'se busca la primer fila libre en hoja Fact

filalibre = Sheets("Base").Range("A1048576").End(xlUp).Row + 1

'se pasarán los datos desde la 1er fila de items

ActiveSheet.Range("A10").Select
fila = 10

While ActiveCell.Value <> ""

'copiamos datos fijos ajustando nro col

Sheets("Base").Cells(filalibre, 2) = ActiveSheet.Range("F4") 'NRO FACT

Sheets("Base").Cells(filalibre, 1) = ActiveSheet.Range("B4") 'FECHA

Sheets("Base").Cells(filalibre, 3) = ActiveSheet.Range("C6") 'CLIENTE

'otros datos del encabezado

'copiamos lista de items

Sheets("Base").Cells(filalibre, 4) = ActiveCell.Offset(0, 0) 'CANT

Sheets("Base").Cells(filalibre, 5) = ActiveCell.Offset(0, 1) 'COD PROD

Sheets("Base").Cells(filalibre, 6) = ActiveCell.Offset(0, 2) 'PROD

Sheets("Base").Cells(filalibre, 7) = ActiveCell.Offset(0, 3) 'DESCRIPC

Sheets("Base").Cells(filalibre, 8) = ActiveCell.Offset(0, 4) 'PRECIO UNIT

Sheets("Base").Cells(filalibre, 9) = ActiveCell.Offset(0, 5) 'PRECIO TOT

'incremento la variable fila para repetir el bucle

filalibre = filalibre + 1

'repito el bucle para los items siguientes

ActiveCell.Offset(1, 0).Select

Wend

'una vez concluída la copia debiera limpiarse el form de datos

'para el ingreso de nueva factura

Call limpieza

A continuación te dejo una imagen, para que veas como debe quedar programado el Botón
Imprimir y Guardar:

Muy bien, ya tenemos lista la plantilla, cerramos VBA y ahora a Probar su

funcionamiento:

Probando Tu Sistema de facturación Excel

Para probar la Plantilla vamos a digitar dos Facturas y a continuación te dejo los detalles:

1. Venta de 2 quintales de Arroz y 3 quintales de Azúcar a Nombre de Paula Hodgson.

2. Venta de 4 quintales de Harina, 3 de Arroz y 5 de Frijoles a Nombre de Roger Perez.

Vamos a Digitar las Facturas:

Digitando o Creando la Factura 1

1. Digitamos el Numero de factura en la Celda F4, en este caso el número 1.

2. Digitamos el Nombre del cliente, en este caso lo escogemos de la Lista Desplegable “
Paula Hodgson Perez”
3. La Dirección automáticamente ya aparece, entonces continuamos:
4. Ahora digitamos los detalles, te dejo una imagen para que veas como debe quedar:

5. Ahora que ya está lista la Factura, solo pulsamos clic sobre el Botón Imprimir y
Guardar, se presenta la Vista preliminar lo imprimes y listo ya se guardó la Factura y
tenemos una nueva Factura para facturar a un Nuevo cliente.

Puedes observar la Hoja Base, ya contiene los Datos que teníamos en la Factura 1.
Ahora continuamos con la Factura 2.
Digitando o Creando la Factura 2

Vamos a repetir los mismos pasos realizado para generar la Factura 1, una vez
completado solo pulsamos clic en Imprimir y Guardar y listo.

Puedes ver que todo lo facturado está en la Hoja Base de Datos con sus respectivos
Números de Factura y Fecha.