Manual Procedimientos Admvos 1 PDF

MANUAL
DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ÍNDICE
CONTENIDO CÁPITULO PÁGINA
Autorización I 3
Presentación II 4
III 5
Marco Jurídico
IV 6
Organigrama
Misión y Visión V 7
Simbología VI 8
Procedimientos VII
Recursos Financieros VIII 10

Recursos Humanos IX
Recursos Materiales X
Glosario de términos
XI 30
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA

FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 2
I.- AUTORIZACIÓN
Con fundamento en el Artículo 41 Fracción X de la Ley de Acceso a la Información Pública del

Estado de Zacatecas, así como el Artículo 10 Fracciones VI, VIII, XII y XV del Estatuto Orgánico de
la Comisión Estatal para el Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas, expedimos el
presente Manual de Procedimientos Administrativos de la Comisión Estatal para el Acceso a la
Información Pública, con el propósito de precisar los métodos, procedimientos y trámites que
deberán de cumplirse en las actividades de carácter administrativo, contable y presupuestal al
interior de la misma con el fin de mejorar los procesos actuales y alcanzar estándares de calidad
adecuados y apegados estrictamente a la normatividad especifica.
COMISIONADA PRESIDENTA
Q.F.B. JUANA VALADEZ CASTREJÓN
EL COMISIONADO EL COMISIONADO
MTO. JESÚS MANUEL MENDOZA MALDONADO DR. JAIME ALFONSO CERVANTES DURÁN

II.- PRESENTACIÓN
El presente Manual tiene por objeto establecer los procedimientos de trabajo que faciliten las
tareas específicas, y que permitan disminuir y optimizar los tiempos de ejecución en el desarrollo
de las actividades que realizan los involucrados que intervienen en cada una de las partes del
proceso administrativo, para eficientar el uso de los recursos humanos, financieros, materiales y
técnicos.
En la elaboración de este manual, se identificaron las principales actividades administrativas para

actuar con mayor certeza en la ejecución y supervisión de los trabajos de naturaleza administrativa
Este manual es de utilización y aplicación obligatoria en todas las actividades administrativas que
se realicen en la Comisión Estatal de Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas.
Dentro de éste contexto se consideró necesario que la dependencia, cuente con éste documento
base, que permite tener las tareas y procedimientos definidos y autorizados, los cuales podrán ser
flexibilizados y/o modificados cuando las necesidades operativas así lo justifiquen, realizando la
propuesta correspondiente el Departamento Administrativo debidamente fundamentada ante el
Titular de la Comisión.

III.- MARCO JURÍDICO
CONSTITUCIONES:
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Zacatecas
LEYES:
Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas

Ley de Administración y Finanzas Públicas del Estado de Zacatecas
Ley de Fiscalización Superior del Estado de Zacatecas
Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios relacionados con Bienes
Muebles del Estado de Zacatecas
Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Zacatecas
Ley de Patrimonio del Estado de Zacatecas
OTRO:
Estatuto Orgánico de la Comisión Estatal para el Acceso a la Información Pública del
Estado de Zacatecas

IV.- ORGANIGRAMA
PLENO
COMISIONADA
PRESIDENTA
COMISIONADO COMISIONADO
SECRETARIO
EJECUTIVO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
AUXILIAR DE
ADMINISTRACIÓN

V.- MISIÓN Y VISIÓN
DE LA COMISIÓN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
MISIÓN:
PROMOVER Y DIFUNDIR EL EJERCICIO DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN,

RESOLVER SOBRE LA NEGATIVA A LAS SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN Y
PROTEGER LOS DATOS PERSONALES EN PODER DE LOS SUJETOS OBLIGADOS
VISIÓN:
EN EL 2009 LA COMISIÓN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA, ES

RECONOCIDA POR LA SOCIEDAD ZACATECANA COMO UN ORGANISMO IMPULSOR DEL
DERECHO A LA INFORMACIÓN, QUE CONTRIBUYE AL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE
VIDA DE LAS PERSONAS, ASÍ COMO A LA CONSOLIDACIÓN DEL SISTEMA DE
CONVIVIENCIA DEMOCRÁTICA.
DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA CEAIP
MISIÓN:
GESTIONAR, RESGUARDAR Y ADMINISTRAR LOS SERVICIOS DE DOTACIÓN DE

RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, DIVERSOS E INFORMATICOS, CON EFICIENCIA,
CALIDAD, OPORTUNIDAD Y TRATO AMABLE, APEGADOS A LA NORMATIVIDAD, PARA QUE
LAS AREAS DIRECTIVAS Y OPERATIVAS DE LA COMISIÓN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA
INFORMACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE ZACATECAS CUMPLA CON SUS OBJETIVOS Y
METAS.
VISIÓN:
SER UN APOYO REAL PARA LA OPERACIÓN DE TODAS LAS INSTANCIAS DE LA

DEPENDENCIA, MEJORANDO NUESTROS PROCESOS Y ESTRATEGIAS ADMINISTRATIVAS,
MEDIANTE LA SUPERACIÓN Y EL CONOCIMIENTO A FONDO DE CADA ACTIVIDAD.

VI.- SIMBOLOGÍA
INICIO/TERMINAL
OPERACIÓN
DECISIÓN O ALTERNATIVA
CONECTOR DENTRO DE PÁGINA
DIRECCIÓN DE FLUJO

DIAGRAMA DE FLUJO
INTEGRACIÓN DEL ANTEPROYECTO DEL PRESUPUESTO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Recibe instrucción del
Comisionado Presidente, de
elaborar el anteproyecto de
Presupuesto del siguiente
ejercicio fiscal.
2
Solicita y recibe información
de los programas de trabajo
de los Comisionados y
demás departamentos de la
CEAIP
3
Integra y analiza la
documentación recibida de
los Comisionados y
Departamentos
¿Es Correcta?
NO SI
4
Realiza correcciones Captura la información
para su regularización. obtenida
(regresa a la operación 3)
DIAGRAMA DE FLUJO

INTEGRACIÓN DEL ANTEPROYECTO DEL PRESUPUESTO
5
Revisa la información
capturada
¿Es Correcta?
NO SI
6
Realiza correcciones para Integra información y turna
su regularización. al Secretario Ejecutivo para
(regresa a la operación 3) recabar firmas de los
Comisionados y Jefes de
Departamento que
Recibe Anteproyecto de 7
Presupuesto con las firmas
de los Comisionados, Jefes
de Departamento y
Comisionado Presidente y
prepara Oficio y paquete
para su envío a la
Secretaría de Finanzas
para que lo integre al
presupuesto de egresos del
Gobierno.

PROCEDIMIENTO: Integración del anteproyecto de Presupuesto
AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE FORMA O

NÚMERO ACTIVIDADES DOCUMENTO
Recibe instrucción del
Comisionado Presidente, de
elaborar el anteproyecto de
DEPARTAMENTO 1 Presupuesto del siguiente
ADMINISTRATIVO ejercicio fiscal.
Solicita y recibe información de
los programas de trabajo de los
Comisionados y demás
2 departamentos de la CEAIP
Integra y analiza la
3 documentación recibida de los
Comisionados y Departamentos
¿Es correcta?
4 No: Realiza observaciones y
remite a las áreas para su
regularización
Si: Captura la información
obtenida
DEPARTAMENTO Revisa la información capturada
ADMINISTRATIVO 5
¿Es correcta?
No: Realiza correcciones para
6 su regularización.
Si: Integra información y turna al

Secretario Ejecutivo para
recabar firmas de los
Comisionados y Jefes de
Departamento que intervinieron
y del Comisionado Presidente.
Recibe Anteproyecto de
Presupuesto con las firmas de
DEPARTAMENTO los Comisionados, Jefes de
ADMINISTRATIVO 7 Departamento y Comisionado
Presidente y prepara Oficio y
paquete para su envío a la
Secretaría de Finanzas para
que lo integre al presupuesto de
egresos del Gobierno del
Estado (Art. 41 fracc. XII de la
Ley de Acceso a la Información
Pública del Estado de
Zacatecas)
FIN DEL PROCEDIMIENTO

DIAGRAMA DE FLUJO
RECEPCIÓN DE FACTURAS PARA PAGO A PROVEEDORES Y/O PREST. DE SERVICIOS
DEP. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Recibe del Comisionado
Presidente y de los
Comisionados, instrucción
y/o solicitud de pago de
facturas de proveedores y
prestadores de servicios,
para su pago respectivo
2
Revisa facturas y
documentación soporte
(facturas, orden de compra,
vales de entrada y salida del
almacén, etc.)intervinieron y
del Comisionado Presidente.
¿Está completa?
NO SI
3
Realiza las observaciones y Codifica y elabora póliza
regresa documentación al contable y turna al Jefe
proveedor o prestador de del Departamento
servicios. (Regresa a la Administrativo
operación 2) 4
Revisa la póliza y la
documentación; firma la
póliza y elabora cheque
Póliza,
cheque

DIAGRAMA DE FLUJO
¿Está en las Inst.

el Comisionado
Presiden
C
SI
NO
6 5
Turna cheque, póliza, y

Turna cheque, póliza, y documentación al
documentación a los dos Comisionado Presidente para
Comisionados para su autorización y firma,
autorización y firma. posteriormente firma cheque
cualquiera de los
Comisionados.
Cheque, póliza y
documentación Cheque, póliza y
documentación
Recibe documentación; cheque y

póliza firmadas. Elabora listado y
turna al Auxiliar de Administración
Cheque, póliza y
documentación

DIAGRAMA DE FLUJO
8 Recibe documentación;
cheque y póliza firmadas.
Elabora listado y turna al
Auxiliar de Administración
9
Recibe listado de pólizas y
las pólizas cheque
relacionadas, entrega a
beneficiarios y captura al
sistema de contabilidad
diariamente y archiva.
Cheque, póliza y
documentación

PROCEDIMIENTO: Recepción de facturas para pago a
proveedores y/o prestadores de servicios
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O

NÚMERO DOCUMENTO
Recibe del Consejero Presidente y
de los Comisionados, instrucción
y/o solicitud de pago de facturas
DEPARTAMENTO 1 de proveedores y prestadores de
ADMINISTRATIVO servicios, para su pago respectivo
(Aux. de Revisa facturas y documentación
Administración) soporte (facturas, orden de
2 compra, vales de entrada y salida
del almacén, etc.)
¿Esta completa?
No: Realiza las observaciones y
3 regresa documentación al
DEPARTAMENTO proveedor o prestador de servicios.
ADMINISTRATIVO (regresa a la operación 2)
(Aux. de
Administración)
Si: Codifica y elabora póliza
contable y turna al Jefe del
Departamento Administrativo
Revisa la póliza y la Póliza, Cheque
DEPARTAMENTO 4 documentación; firma la póliza y
ADMINISTRATIVO elabora cheque.
Se encuentra en las
Instalaciones el Comisionado
Presidente?
DEPARTAMENTO Si Cheque
ADMINISTRATIVO Póliza y
5 documentación
documentación al Comisionado
Presidente para su autorización y
firma, posteriormente firma
cheque cualquiera de los
Comisionados.
DEPARTAMENTO No. Cheque
ADMINISTRATIVO 6 Póliza y
documentación
documentación a los dos
Comisionados para autorización y
firma.
Recibe documentación; cheque y Cheque

DEPARTAMENTO póliza firmadas. Elabora listado y Póliza y
ADMINISTRATIVO 7 turna al Auxiliar de Administración documentación
Recibe pólizas firmadas, elabora

DEPARTAMENTO 8 listado y turna al Auxiliar de
ADMINISTRATIVO Administración.
Recibe listado de pólizas y las

pólizas cheque relacionadas,
DEPARTAMENTO entrega a beneficiarios y captura al
ADMINISTRATIVO 9 sistema de contabilidad
(Auxiliar de diariamente y archiva.
Administración)

DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL DE CHEQUES
DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) ÁREA SOLICITANTE
INICIO
1 Atiende la solicitud de
pago del Área solicitante;
elabora orden de compra
Solicitud de Material
¿HAY
EXISTENCIAS?
SI
2 Atiende “Solicitud de Material”,

elabora la “Nota de Salida del
Almacén”, recaba firma de
acuse de recibo en “Nota” ,
entrega los bienes junto con
copia de la “Solicitud” y de la
“Nota”, archiva documentos.
Nota de 3
Recibe bienes solicitados junto
con copias de la “Solicitud” y de
la “Nota de Salida del
Almacén”. Se remite al fin del
Procedimiento.
Solicitud de
Nota de

DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL DE CHEQUES
DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) DEPTO ADMINISTRATIVO
No hay existencias
El monto solicitado es
mayor de $1 500 00 ?
SI
5 el monto solicitado es mayor de

$1,500.00 (mil quinientos pesos) el pago
se realizará con cheque. NO
6
El monto es menor de $1,500.00 se
remite al procedimiento Operación y
control del fondo fijo revolvente
7
Elabora la póliza
contable y turna al
Póliza
8
Revisa la póliza y la
documentación; firma la póliza
y elabora cheque.
Póliza
Cheque

DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL DE CHEQUES
DEPTO. ADMINISTRATIVO COMISIONADO PRESIDENTE
¿Se encuentra en
las Instalaciones el
Comisionado
Presidente?
SI
9 Turna cheque, póliza, y
firma, posteriormente firma cheque
cualquiera de los Comisionados.
Cheque
Póliza
Documentación
10 NO
firma.
Cheque
Póliza
Documentación
11
Recibe documentación; cheque y
póliza firmadas. Elabora listado y
turna al Auxiliar de Administración.
Cheque
Póliza
Documentación

DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL DE CHEQUES
DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) DEPTO. ADMINISTRATIVO
12
Recibe documentación;
Cheque
Póliza
Documentación
13 Realiza sus operaciones para el

pago de cheque; obtiene el bien
solicitado, las facturas, notas o
comprobantes respectivos con
los requisitos fiscales;
Cheque
Factura
14 Surte al área solicitante

los Bienes solicitados,
acompaña la Solicitud de
Material para cotejar.
Copia al Jefe del
Departamento
15
Recibe copia de la solicitud y
archiva.
Solicitud de

DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL DE CHEQUES
DEPTO. ADMINISTRATIVO COMISIONADO PRESIDENTE
16 Elabora reporte diario de la

cuenta de cheques y turna de al
Comisionado Presidente
Para verificar la actividad.
Archiva copia
Informe
17
Verifica la actividad de la cuenta;
y la remite al Dpto. Admvo.

PROCEDIMIENTO: Control de cheques
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMA O

NÚMERO DOCUMENTO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO 1 Atiende la solicitud de pago del Área Solicitud de
solicitante; elabora orden de compra Material
(Auxiliar de
Administración
¿Hay existencias?
Si
DEPARTAMENTO 2 Atiende “Solicitud de Material”, Solicitud de

ADMINISTRATIVO elabora la “Nota de Salida del Material,
Almacén”, recaba firma de acuse de Nota de Salida de
(Auxiliar de recibo en “Nota” , entrega los bienes Almacén
Administración junto con copia de la “Solicitud” y de
la “Nota”, archiva documentos.
Recibe bienes solicitados junto con Solicitud de

ÁREA SOLICITANTE 3 copias de la “Solicitud” y de la “Nota Material
de Salida del Almacén”. Se remite al Nota de Salida de
fin del Procedimiento. Almacén
4 No hay existencias y
el monto solicitado es mayor de
$1,500.00 ?
DEPARTAMENTO Si
ADMINISTRATIVO el moto solicitado es mayor de Cheque
5 $1,500.00 (mil quinientos pesos) el
(Auxiliar de pago se realizará con cheque;
Administración
No
6 El monto es menor de $1,500.00 se
remite al procedimiento Operación y
control del fondo fijo revolvente
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO 7 Elabora la póliza contable y turna al Póliza
Jefe del departamento Administrativo
(Auxiliar de
Administración
DEPARTAMENTO Revisa la póliza y la documentación; Póliza, Cheque
ADMINISTRATIVO 8 firma la póliza y elabora cheque.
Se encuentra en las Instalaciones
el Comisionado Presidente?

DEPARTAMENTO Si cheque, póliza, y
ADMINISTRATIVO documentación
9
firma, posteriormente firma cheque
cualquiera de los Comisionados.
DEPARTAMENTO No. cheque, póliza, y
ADMINISTRATIVO 10 documentación
firma.
DEPARTAMENTO Recibe documentación; cheque y cheque, póliza, y
ADMINISTRATIVO 11 póliza firmadas. Elabora listado y documentación
turna al Auxiliar de Administración.
DEPARTAMENTO cheque, póliza, y
ADMINISTRATIVO 12 Recibe documentación; cheque y documentación
póliza firmadas;
(Auxiliar de
Administración
DEPARTAMENTO Realiza sus operaciones para el pago Cheque, Factura
ADMINISTRATIVO de cheque; obtiene el bien solicitado,
13 las facturas, notas o comprobantes
(Auxiliar de respectivos con los requisitos fiscales;
Administración
DEPARTAMENTO Surte al área solicitante los Bienes Solicitud de
ADMINISTRATIVO 14 solicitados, acompaña la Solicitud de Material
Material para cotejar. Copia al Jefe
(Auxiliar de del Departamento Administrativo.
Administración
DEPARTAMENTO Recibe copia de la solicitud y archiva. Solicitud de
ADMINISTRATIVO 15 Material
DEPARTAMENTO Elabora reporte de saldos de la Reporte de
ADMINISTRATIVO 16 cuenta bancaria diario de la página saldos de la
de Internet contra el reporte de cuenta bancaria
cheques emitidos, se determinará el
saldo disponible de bancos y turna al
Comisionado Presidente cuando
menos una vez a la semana. Archiva
copia
COMISIONADO 17 Verifica la actividad de la cuenta; y la

PRESIDENTE remite al Departamento Administrativo

DIAGRAMA DE FLUJO
ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Verifica el registro de la
contabilidad, que este
completo
¿Se encuentran
todos los registros?
Sí Sí
2 3
Identifica los
movimientos no Imprime reportes
considerados y los presupuéstales y
analíticos contables
4
Concilia saldos
contables y
presupuestales
¿Existen diferencias
Sí
No
6 5
Concilia cifras contables
y financieras de cuentas
bancarias con el Jefe del
Departamento

DIAGRAMA DE FLUJO
ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
7
Emite Estados
Financieros y sus
análisis presupuestales
y contables
8
Revisa la información y
recaba firma del
9
Se entrega la
información al
y se archiva.

PROCEDIMIENTO: Elaboración de Estados Financieros y
presupuéstales

NÚMERO DOCUMENTO
DEPARTAMENTO Verifica que se encuentre
ADMINISTRATIVO 1 registrada toda la información en el
(Aux. de Programa de Contabilidad
Administración)
¿Se encuentran todos los
registros?
DEPARTAMENTO No: Identifica los movimientos no
ADMINISTRATIVO considerados y los captura para
(Aux. de 2 completar la Contabilidad.
Administración) (regresa a la operación 1)
DEPARTAMENTO Si: Imprime reportes

ADMINISTRATIVO presupuéstales y analíticos de
(Aux. de 3 saldos del sistema de contabilidad
Administración)
DEPARTAMENTO Concilia saldos contables y
ADMINISTRATIVO presupuéstales
(Aux. de 4
Administración)
¿Existen diferencias?
DEPARTAMENTO Si: Determina diferencias y realiza

ADMINISTRATIVO correcciones
(Aux. de 5
Administración)
DEPARTAMENTO No: Concilia cifras contables y
ADMINISTRATIVO financieras de cuentas bancarias
(Aux. de 6 con la Jefe de Departamento..
Administración)
DEPARTAMENTO Emite Estados Financieros y sus
ADMINISTRATIVO 7 análisis presupuestales y
(Aux. de contables.
Administración) Revisa la información y recaba
firmas del Jefe del Departamento
DEPARTAMENTO 8 Administrativo, del Secretario
ADMINISTRATIVO Ejecutivo y del Comisionado
(Aux. de Presidente.
Administración) Se entrega la información a cada
uno de los Comisionados y archiva
9 la información original en la
Contabilidad de la CEIAP
TERMINA EL PROCEDIMIENTO

DIAGRAMA DE FLUJO
ELABORACIÓN DE CIERRE ANUAL
INICIO
1
Verifica que se encuentre
registrada toda la información
anual y que no existan
diferencias en Ingresos por
ministraciones con la Sría. De
Finanzas.
¿Está todo
registrado y no ex.
diferencia?
No Sí
2 3
Localiza los movimientos no

considerados y/o las diferencias, Emite reportes
los captura y concilia con la financieros y realiza
Sría. De Finanzas y registra los análisis de saldos.
ajustes necesarios
4
Concilia saldos
contables y
presupuestales
¿Existen diferencias
No Sí
6 5
Concilia cifras contables Determina diferencias y
y financieras de cuentas realiza correcciones y
bancarias con el Jefe del aclaraciones
Departamento

DIAGRAMA DE FLUJO
ELABORACIÓN DE CIERRE ANUAL
7
Emite Estados
Financieros y sus
análisis presupuéstales
y contables
8
Revisa la información y
recaba firma del
9
Prepara documentación
para envío a la H.
Legislatura del Estado.
Archiva

PROCEDIMIENTO: Elaboración del Cierre Anual

NÚMERO DOCUMENTO
DEPARTAMENTO Verifica que se encuentre
ADMINISTRATIVO registrada toda la información
(Aux. de 1 anual y que no existan diferencias
Administración) en Ingresos por ministraciones con
la Sría. De Finanzas.
¿Esta todo registrado y/o no

existen diferencias?
DEPARTAMENTO No: Localiza los movimientos no
ADMINISTRATIVO considerados y/o las diferencias,
(Aux. de 2 los captura y concilia con la Sría.
Administración) De Finanzas y registra los ajustes
necesarios
DEPARTAMENTO Si: Emite reportes financieros y
ADMINISTRATIVO realiza análisis de saldos.
(Aux. de 3
Administración)
DEPARTAMENTO Concilia saldos contables y
ADMINISTRATIVO presupuéstales
(Aux. de 4
Administración)
¿Existen diferencias?
DEPARTAMENTO Si: Determina diferencias y realiza

ADMINISTRATIVO correcciones y aclaraciones
(Aux. de 5
Administración)
DEPARTAMENTO No: Concilia cifras contables y
ADMINISTRATIVO financieras con la Jefe de
(Aux. de 6 Departamento.
Administración)
DEPARTAMENTO Emite Estados Financieros y sus
ADMINISTRATIVO análisis presupuéstales y
7 contables.
DEPARTAMENTO Revisa la información y recaba
ADMINISTRATIVO firmas del Jefe del Departamento
8 Administrativo, del Secretario
Ejecutivo y del Comisionado
Presidente.
DEPARTAMENTO Prepara documento para envío a la
ADMINISTRATIVO H. Legislatura del Estado y archiva
9 la información original en la
Contabilidad de la CEAIP

DIAGRAMA DE FLUJO
GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS ANTE LA SRIA. DE FINANZAS
INICIO
1
Recibe Presupuesto autorizado y
calendarizado por la Sría. De Finanzas
y por la H. Legislatura del Estado
2
Elabora calendario anual para la
gestión quincenal de los recursos
financieros asignados y turna al Srio.
Ejecutivo y al Comisionado Presidente
tránsito que tengas más de tres meses
y el monto será reintegrado a la cuenta
de la Comisión Estatal para el Acceso a
la Información Pública.
3
Recibe calendario autorizado y
presenta ante la Sría. De Finanzas
para posteriormente presentar
quincenalmente recibo y monto
establecido para la gestión de
recursos.
4
Verifica quincenalmente la cantidad
recibida vía electrónica de la Sría. De
Finanzas con el presupuesto
autorizado.

PROCEDIMIENTO: Gestión de recursos financieros ante la
Secretaría de Finanzas
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE FORMA O

NÚMERO ACTIVIDADES DOCUMENTO
Recibe Presupuesto detallado y Presupuesto
autorizado por la Sría. De autorizado
Finanzas y la H. Legislatura del
1 Estado, para su ejercicio.
Elabora calendario anual para la Calendario anual
gestión quincenal de los recursos
2 financieros asignados y turna al
Srio. Ejecutivo y al Comisionado
DEPARTAMENTO Presidente.
ADMINISTRATIVO Recibe calendario autorizado y Calendario anual
presenta ante la Sría. De
3 Finanzas para posteriormente
presentar quincenalmente recibo
y monto establecido para la
gestión de recursos.
Verifica quincenalmente la
cantidad recibida vía electrónica
4 de la Sría. De Finanzas con el
presupuesto autorizado.

DIAGRAMA DE FLUJO
CONCILIACIÓN BANCARIA
DEPTO. DEPTO. COMISIONADO
ADMINISTRATIVO ADMINISTRATIVO (AUX) PRESIDENTE
INICIO
1 Recibe de la institución bancaria

que opera la cuenta de cheques, el
Estado de Cuenta Bancario y lo
turna al Auxiliar Administrativo
para su conciliación.
Estado de Cuenta
2 Coteja los movimientos e

importes presentados en el
estado de cuenta bancario
contra los registrados en el
sistema contable presupuestal
Conciliación
¿Existen diferencias entre

movimientos realizados o
importes que no correspondan
en ambos registros?

DIAGRAMA DE FLUJO
SI
3
En caso de que existan diferencias y
éstas se deban a errores u omisiones
de registro, efectúa los ajustes
correspondientes; o Elabora en
original y copia oficio dirigido a la
institución
bancaria en donde especifica
diferencias y solicita su aclaración, le
anexa copia del estado de cuenta
bancario y en su caso de la
documentación que
respalde los movimientos no
correspondidos.
Se remite a Actividad No. 6
Oficio
4
Si no existen diferencias turna el estado de
cuenta y la conciliación bancaria al
Departamento Administrativo para su NO
revisión; y al Comisionado Presidente para
su autorización. Archiva el Estado de
cuenta y registra en control interno la
fecha de conciliación.
Estado de Cuenta
Conciliación
5
Respalda los cheques en tránsito con

Reporte de saldos de la cuenta Cancelará
los cheques en tránsito que tengas más de
tres meses. Se emite oficio de la solicitud
de cancelación a la Institución bancaria
correspondiente y se registran los ajustes
contables respectivos.
Reporte de saldos de
la cuenta Bancaria

DIAGRAMA DE FLUJO
6 Turna el oficio al Jefe Administrativo

para su revisión, estado de cuenta y en
su caso documentación anexa.
7 Oficio y/o
Recibe y revisa el oficio y
Oficio y/o Estado de Cuenta
documentación anexa
Es correcto el
oficio?
NO
8
En caso de errores en el oficio, lo
indica al Auxiliar Administrativo y
lo devuelve para corrección.
Oficio y/o documentación anexa
SI
9
Lo turna al Comisionado Presidente
junto con documentación anexa para
su firma.
10
Firma oficio y
documentación
anexa y la envía al
Departamento
Oficio y/o
documentación
anexa

DIAGRAMA DE FLUJO
11
Recibe oficio y documentación anexa y
acude a la institución bancaria
correspondiente. Archiva copia del oficio

PROCEDIMIENTO: Conciliación Bancaria

NÚMERO DOCUMENTO
Recibe de la institución bancaria que
ADMINISTRATIVO opera la cuenta de cheques, el Estado
de Cuenta Bancario y lo turna al Estado de
1 Auxiliar Administrativo para su Cuenta Bancario
conciliación.
Coteja los movimientos e importes

presentados en el estado de cuenta Conciliación
DEPARTAMENTO 2 bancario contra los registrados en el Bancaria
ADMINISTRATIVO sistema contable presupuestal de la
dependencia.
(Auxiliar de
Administración
Existen diferencias entre
movimientos realizados o importes
que no correspondan en ambos
registros?
Si
DEPARTAMENTO En caso de que existan diferencias y
ADMINISTRATIVO 3 éstas se deban a errores u omisiones
de registro, efectúa los ajustes
(Auxiliar de correspondientes; o Elabora en
Administración original y copia oficio dirigido a la
institución
bancaria en donde especifica
diferencias y solicita su aclaración, le
anexa copia del estado de cuenta Oficio
bancario y en su caso de la
documentación que Estado de
respalde los movimientos no Cuenta
correspondidos.
Se remite a Actividad No. 6
DEPARTAMENTO No. Estado de

ADMINISTRATIVO 4 Si no existen diferencias turna el Cuenta y
estado de cuenta y la conciliación Conciliación
(Auxiliar de bancaria al Departamento Bancaria
Administración) Administrativo para su revisión; y al
Comisionado Presidente para su
autorización. Archiva el Estado de
cuenta y registra en control interno la
fecha de conciliación.

DEPARTAMENTO Respalda los cheques en tránsito con Reporte de
ADMINISTRATIVO Reporte de saldos de la cuenta saldos de la
5 Cancelará los cheques en tránsito que cuenta
(Auxiliar de tengas más de tres meses. Se emite
Administración) oficio de la solicitud de cancelación a
la Institución bancaria correspondiente
y se registran los ajustes contables
respectivos.
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO Turna el oficio al Jefe Administrativo Oficio y/o
6 para su revisión, estado de cuenta y documentación
(Auxiliar de en su caso documentación anexa. anexa, estado de
Administración) cuenta
Oficio y/o
Recibe y revisa el oficio y documentación
DEPARTAMENTO 7 documentación anexa anexa
ADMINISTRATIVO
Es correcto el oficio?
No. Oficio y/o

En caso de errores en el oficio, lo documentación
DEPARTAMENTO indica al Auxiliar Administrativo y lo anexa
ADMINISTRATIVO 8 devuelve para corrección.
Si.
DEPARTAMENTO 9 Lo turna al Comisionado Presidente Oficio y/o
ADMINISTRATIVO junto con documentación anexa para documentación
su firma. anexa
COMISIONADO Firma oficio y documentación anexa y Oficio y/o

PRESIDENTE 10 la envía al Departamento documentación
Administrativo. anexa
DEPARTAMENTO Recibe oficio y documentación anexa Oficio y/o

ADMINISTRATIVO 11 y acude a la institución bancaria documentación
correspondiente. Archiva copia del anexa
oficio.

DIAGRAMA DE FLUJO
CREACIÓN DE PASIVOS POR CIERRE MENSUAL
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO ÁREA DE CONTABILIDAD
INICIO
1
Recibe de proveedores y/o de
prestadores de servicios facturas
debidamente requisitazas y se le expide
contra-recibo con fecha programada de
pago para después del cierre mensual
2 Revisa facturas y
documentación
¿Están correctas?
No Si
3
Realiza
observaciones y Codifica el gasto y 4
regresa elabora póliza de
documentación a cuentas por pagar con
proveedores para su copias de la
corrección. documentación.
Registra la póliza y 5
turna al Jefe del
Depto. Administrativo
para firma y
autorización.
6
Recibe póliza
autorizada, captura y
archiva con
documentos originales
en cuentas por pagar.
7 Recibe, analiza,
autoriza y firma póliza
de cuentas por pagar
y turna para archivo
temporal.

PROCEDIMIENTO: Creación de pasivos por cierres mensuales

NÚMERO DOCUMENTO
Recibe de proveedores y/o
prestadores de servicios facturas
1 debidamente requisitazas y se
DEPARTAMENTO expide contra recibo con fecha
ADMINISTRATIVO programa de pago para después
(Aux. de del cierre de mes..
Administración) Revisa facturas y documentación
soporte (facturas, orden de
2 compra, vales de entrada y salida
del almacén, etc.)
¿Esta completa?
DEPARTAMENTO Realiza observaciones y regresa

ADMINISTRATIVO documentación a proveedores y/o
(Aux. de 3 prestadores de servicios para su
Administración) corrección.
DEPARTAMENTO Codifica el gasto y elabora póliza

ADMINISTRATIVO de cuentas por pagar con copias
(Aux. de 4 de la documentación.
Administración)
DEPARTAMENTO Registra la póliza y turna al Jefe

ADMINISTRATIVO 5 del Departamento Administrativo
(Aux. de para su firma y autorización.
Administración)
DEPARTAMENTO Recibe, analiza y firma póliza y

ADMINISTRATIVO 6 turna al Auxiliar de Administración
DEPARTAMENTO Recibe póliza autorizada, captura y

ADMINISTRATIVO activa póliza, las facturas
(Aux. de 7 originales están en cuentas por
Administración) pagar, para realizar trámite de
pago.

DIAGRAMA DE FLUJO
REPOSICIÓN DEL FONDO FIJO REVOLVENTE
INICIO
1
Solicita al Jefe del
reembolso del fondo fijo
revolvente, estableciendo la
cantidad de $10,000.00
2
Realiza el reembolso del
fondo fijo cuando su ejercicio
sea más del 80% o del día
ultimo del mes
correspondiente, mediante el
formato “Reposición del
Fondo Fijo Revolvente”
3 Recibe del encargado del

Fondo Fijo revolvente la
documentación para
reembolso
4 Revisa facturas y
documentación soporte que
reúna requisitos
¿Cumple con
los requisitos?
Si No
5 Clasifica y codifica el 6 Turna al auxiliar de

gasto para realizar la administración para su
afectación regularización
presupuestal

DIAGRAMA DE FLUJO
REPOSICIÓN DEL FONDO FIJO REVOLVENTE
7
Elabora cédula de gastos y
anexa la documentación de
soporte
8
Elabora póliza contable y
turna al Jede del
Departamento
Administrativo
9 Recibe póliza contable y

elabora cheque a nombre
del responsable del Fondo
Fijo Revolvente, con las
firmas autorizadas
10
Recibe relación con
cheque, lo canjea en
institución bancaria para
reponer el Fondo Fijo
revolvente a la caja
11 Recibe póliza contable y

con firma del cheque de
recibido por parte del
encargado del Fondo Fijo,
captura en contabilidad y
archiva

PROCEDIMIENTO: Reposición del Fondo Fijo Revolvente

NÚMERO DOCUMENTO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO 1 Solicita al Jefe del Departamento
Administrativo reembolso del fondo
(Auxiliar de fijo revolvente, estableciendo la
Administración) cantidad de $10,000.00
Realiza el reembolso del fondo fijo Reposición de
2 cuando su ejercicio sea más del Fondo Fijo
80% o el día último del mes Revolvente
correspondiente, mediante el
formato de “Reposición de Fondo
Fijo Revolvente”.
Recibe del encargado del Fondo
3 Fijo Revolvente la documentación
comprobatoria que se integrará en
reembolso.
Revisa facturas y documentación
soporte reúna los requisitos
4 fiscales y firma de autorización del
Comisionado Presidente o de los
DEPARTAMENTO
Comisionados.
ADMINISTRATIVO
¿Cumple con los requisitos?
No: Turna al Auxiliar administrativo

5 para su regularización.
DEPARTAMENTO (regresa a la operación 1)
ADMINISTRATIVO
Si: Clasifica y codifica el gasto

6 para realizar afectación
presupuestal.
Elabora cédula de gastos y anexa

DEPARTAMENTO la documentación soporte de dicha
ADMINISTRATIVO 7 cédula.
(Aux. de
Administración)
DEPARTAMENTO Elabora póliza contable y turna al

ADMINISTRATIVO 8 Jefe del Departamento
(Aux. de administrativo.
Administración)
DEPARTAMENTO Recibe póliza contable y elabora
ADMINISTRATIVO cheque a nombre del responsable
9 del fondo y turna para firma y
autorización.

Recibe relación con el cheque, lo
canjea en Institución Financiera
DEPARTAMENTO para reponer el fondo fijo en caja y
ADMINISTRATIVO 10 turna póliza para contabilizarse.
(Auxiliar de
Administración)
DEPARTAMENTO Recibe póliza con firma de cheque
ADMINISTRATIVO 11 recibido por parte del encargado
(Auxiliar de del Fondo fijo, captura en
Administración) contabilidad y archiva.

DIAGRAMA DE FLUJO
OPERACIÓN Y CONTROL DEL FONDO FIJO REVOLVENTE
ÁREA SOLICITANTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO
1 Solicita los requerimientos

en lo que se refiere a
compras no excedentes a
$ 1,500 mediante el
formato “Solicitud de
Material”
Solicitud de
Material
2
Recibe original y copia de la
“Solicitud del Material”

Solicitud de
¿HAY
EXISTENCIAS?
SI
3 Atiende “Solicitud de Material”,
Almacén”, recaba firma de
acuse de recibo en “Nota” ,
entrega los bienes junto con
copia de la “Solicitud” y de la
“Nota”, archiva documentos.
4 Solicitud de
con copias de la “Solicitud” y de
la “Nota de Salida del
Almacén”. Se remite al fin del
Nota de
Procedimiento.
Solicitud de
Nota de

DIAGRAMA DE FLUJO
NO
5
Elabora “Orden de Compra” con los
datos y características de los Bienes y/o
Servicios que se requieren, con firma del
Titular del área solicitante y de
autorización del Jefe Administrativo.
Orden de Compra
6
Efectúa la adquisición de los
Bienes, entregando “Orden de
Compra” a Proveedor
seleccionado.
Orden de Compra
Revisa que la factura cumpla con

7 los requisitos fiscales:
a) Nombre
b) Domicilio
c) Fecha
d) Importe con número y letra
e) IVA desglosado
f) RFC
y que los Materiales entregados por
el Proveedor cumplan con las
características y condiciones
pactadas en precio y calidad.
Factura
Materiales
Cumplen los bienes o

servicios con las
características
requeridas?

DIAGRAMA DE FLUJO
NO
8 Rechaza factura y/o los Bienes y no

los recibe hasta que se cumpla con
los requisitos y condiciones
pactadas. Se remite a la actividad
No. 7
Factura
SI
9
Recibe factura y/o los Bienes
que cumplieron con los
requisitos y condiciones
pactadas; sella de recibo la
“Factura” correspondiente y
paga al Proveedor en efectivo
por los Bienes o Servicios
Factura
10
Surte al área solicitante los Bienes
solicitados, acompaña la Solicitud de
Material para cotejar y distribuye la
Nota de Salida.
Solicitud de
Material
Nota de Salida

DIAGRAMA DE FLUJO
11
Recibe bienes solicitados junto con
copias de la “Solicitud de Material ” y de
la “Nota de Salida y verifica que el
abastecimiento sea correcto, de acuerdo
a la solicitud de material.
Solicitud de
Nota de
NO Salida
12
Utiliza el material para el fin
requerido.
SI
13
Devuelve el material al
14
Se remite a la actividad No. 8

PROCEDIMIENTO: Operación y control del fondo fijo Revolvente

NÚMERO DOCUMENTO
Cuando los Responsables de
ÁREA SOLICITANTE Área requieren bienes Solicitud de Material
Solicita los requerimientos en lo
1
que se refiere a compras no
excedentes a $ 1,500
mediante el formato “Solicitud de
Material”
Recibe original y copia de la Solicitud de Material

“Solicitud del Material”
DEPARTAMENTO 2 debidamente requisitada: verifica
ADMINISTRATIVO existencia y determina:
(Auxiliar de ¿ Hay existencias ?

Administración
Si
DEPARTAMENTO 3 Atiende “Solicitud de Material”,
ADMINISTRATIVO elabora la “Nota de Salida del Nota de Salida de
Almacén”, recaba firma de acuse Almacén
(Auxiliar de de recibo en “Nota” , entrega los
Administración bienes junto con copia de la
“Solicitud” y de la “Nota”, archiva
documentos.
Recibe bienes solicitados junto Solicitud de Material

ÁREA SOLICITANTE 4 con copias de la “Solicitud” y de
la “Nota de Salida del Almacén”. Nota de Salida de
Se remite al fin del Almacén
Procedimiento.
No
DEPARTAMENTO Elabora “Orden de Compra” con Orden de Compra
ADMINISTRATIVO 5 los datos y características de los
Bienes y/o Servicios que se
(Auxiliar de requieren, con firma del Titular
Administración) del área solicitante y de
autorización del Jefe
Administrativo.

DEPARTAMENTO Efectúa la adquisición de los
ADMINISTRATIVO Bienes, entregando “Orden de Orden de compra
6 Compra” a Proveedor
(Auxiliar de seleccionado.
Administración)
los requisitos fiscales: Factura,
DEPARTAMENTO a) Nombre
ADMINISTRATIVO b) Domicilio Orden de Compra”
7 c) Fecha
(Auxiliar de d) Importe con número y letra
Administración) e) IVA desglosado
f) RFC
y que los Materiales entregados
por el Proveedor cumplan con las
especificaciones en “Orden de
Compra”
Cumplen los bienes o servicios
con las características
requeridas?
No
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO 8 Rechaza factura y/o los Bienes y Factura
no los recibe hasta que se
(Auxiliar de cumpla con los requisitos y
Administración) condiciones pactadas. Se remite
a la actividad No. 7
Si
DEPARTAMENTO Recibe factura y/o los Bienes que Factura

ADMINISTRATIVO 9 cumplieron con los requisitos y
condiciones pactadas; sella de
(Auxiliar de recibo la “Factura”
Administración) correspondiente y paga al
Proveedor en efectivo por los
Bienes o Servicios recibidos,
coloca folio y cancela con sello
de “PAGADO” toda la
documentación soporte de la
adquisición.
Surte al área solicitante los

DEPARTAMENTO Bienes solicitados, acompaña la Solicitud de Material
ADMINISTRATIVO 10 Solicitud de Material para cotejar
y distribuye la Nota de Salida. Nota de Salida
(Auxiliar de
Administración)

ÁREA SOLICITANTE con copias de la “Solicitud de Solicitud de Material
11 Material ” y de la “Nota de Salida”
y verifica que el abastecimiento Nota de Salida
sea correcto, de acuerdo a la
solicitud de material.
Si.
ÁREA SOLICITANTE 12 Utiliza el material para el fin
requerido.
No.
ÁREA SOLICITANTE 13 Devuelve el material al
departamento Administrativo.
DEPARTAMENTO 14
ADMINISTRATIVO Se remite a la actividad No. 8
(Auxiliar de
Administración)

DIAGRAMA DE FLUJO
ARQUEO AL FONDO REVOLVENTE
COMISIONADO (A) AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO INICIO
1
Realiza arqueo de manera sorpresiva y
aleatoria (una vez al mes), verificando
que el importe total del fondo asignado
sea igual al importe del efectivo y
comprobantes expedidos
¿Está correcto?
SI
NO
2 3
Pasa a Actividad No. 11 Anota en la cédula de observaciones.
Nota: Dependiendo de la gravedad de la
situación se levanta acta administrativa..
4 Presenta las situaciones

determinadas en la revisión
al Auxiliar Administrativo.
DIAGRAMA DE FLUJO

ARQUEO AL FONDO REVOLVENTE
COMISIONADO (A) AUXILIAR ADMINISTRATIVO
5
Comienza a solventar la cédula de
observaciones, indicando como
plazo máximo 5 días.
Da seguimiento a las justificaciones y

aclaraciones para su debida
solventación
¿Solventa las
observaciones?
SI
NO
8 7
Firman de conformidad el Pasa a Actividad No. 4
Formato de Reposición de
Fondo Revolvente. Se turna al
Jefe del Departamento
Administrativo y se archiva
para el expediente.

PROCEDIMIENTO: Arqueos al Fondo fijo Revolvente

NÚMERO DOCUMENTO
Realiza arqueo de manera Arqueo de Fondo
COMISIONADO (A) 1 sorpresiva y aleatoria (una vez al Revolvente
mes), verificando que el importe
total del fondo asignado sea igual
al importe del efectivo y
comprobantes expedidos.
¿ Esta correcto ?
COMISIONADO (A) 2 Si.

Pasa a Actividad No. 11
No. Arqueo de Fondo

COMISIONADO (A) Anota en la cédula de Revolvente
3 observaciones establecida en el (cédula de
formato del Arqueo los hallazgos Observaciones) y
detectados.
Nota: Dependiendo de la gravedad Acta
de la situación se levanta acta Administrativa
administrativa.
Presenta cédula de observaciones Arqueo de Fondo

COMISIONADO (A) al Auxiliar Administrativo para su Revolvente
4 aclaración y justificación. (cédula de
Observaciones)
DEPARTAMENTO Comienza a solventar cédula de Arqueo de Fondo
ADMINISTRATIVO observaciones, indicando como Revolvente
5 plazo máximo 5 días. (cédula de
(Auxiliar de Observaciones)
Administración
Da seguimiento a las justificaciones
COMISIONADO (A) 6 y las aclaraciones para su debida
solventación.
¿Solventa las observaciones?
7 No. Se remite a la actividad no. 4
DEPARTAMENTO Si. Firman de conformidad el Arqueo de Fondo
ADMINISTRATIVO Formato de Reposición de Fondo Revolvente
(Auxiliar de 8 Revolvente. Se turna al Jefe del
Administración Departamento Administrativo y se
archiva para el expediente.
COMISIONADO (A)

DIAGRAMA DE FLUJO
ANTICIPO DE SUELDO
TRABAJADOR SOLICITANTE PLENO DE LA COMISIÓN
INICIO
1
Solicita por escrito al Pleno de la
Comisión anticipo de salario, indicando
su nombre, número de empleado según
nómina, cantidad solicitada, motivo para
solicitar el anticipo, y firma.
Oficio
2
Recibe la solicitud
firmada
Oficio
3
Verifica que la solicitud del
anticipo de sueldo se cumpla
con todos los requisitos
establecidos en el Manual de
Normas y Políticas para
ejercer el Gasto.
Oficio
4
Solicita expediente del
empleado al Jefe del
departamento Administrativo
para su revisión
Expediente

DIAGRAMA DE FLUJO
ANTICIPO DE SUELDOS
TRABAJADOR SOLICITANTE PLENO DE LA COMISIÓN
¿La solicitud
es autorizada
por el Pleno
NO
5
Si su solicitud es rechazada,
recibe Copia del Acuerdo de
la Sesión de Pleno, en un
plazo no mayor de cinco días
hábiles
SI
Oficio
6
Consulta al Jefe del
para conocer el saldo disponible
en la Cuenta de Bancos y el
monto máximo que pudiera
otorgarse.
Estado de Cuentas de
Banco
7
Determinan monto a dar de
anticipo y emiten acuerdo
Acuerdo
8
Reciben copia del
acuerdo
Acuerdo

DIAGRAMA DE FLUJO
ANTICIPO DE SUELDOS
DPTO ADMINISTRATIVO ÁREA SOLICITANTE TRABAJADOR SOLICITANTE
9
Emite Cheque y Pagaré
Cheque
Pagaré
10
Firma pagaré (por la cantidad
recibida) con un su aval que deberá
ser trabajador de la Comisión y
recibe su cheque de sueldo con los
descuentos propios en nómina del
Anticipo hasta que se liquide
totalmente su adeudo
Pagaré
11
Catorcenalmente elabora un
cálculo de anticipos de sueldo
donde se indican las personas que
han recibido anticipos, con todos
sus datos, y el saldo actual.
12
Cuando se trata del último descuento
para liquidar la totalidad del anticipo
de algún empleado, prepara la
devolución del pagaré original que
firma el empleado cuando recibe el
anticipo
Pagaré
13
Cuando liquida totalmente su
adeudo, recibe el pagaré
original que firmó al recibir el
anticipo con el sello de
pagado
Pagaré

PROCEDIMIENTO: Anticipo de Sueldo

NÚMERO DOCUMENTO
Solicita por escrito al Pleno de la
Comisión anticipo de salario, Oficio.
TRABAJADOR 1 indicando su nombre, número de
SOLICITANTE empleado según nómina, cantidad
solicitada, motivo para solicitar el
anticipo, y firma.
PLENO DE LA 2 Recibe la solicitud firmada Oficio

COMISIÓN
Verifica que la solicitud del anticipo de
PLENO DE LA sueldo se cumpla con todos los Oficio
COMISIÓN 3 requisitos establecidos en el Manual
de Normas y Políticas para ejercer el
Gasto.
Solicita expediente del empleado al Expediente
PLENO DE LA 4 Jefe del departamento Administrativo
COMISIÓN para su revisión.
¿La solicitud es autorizada por el

Pleno de la Comisión?
No
Si su solicitud es rechazada, recibe Oficio
PLENO DE LA 5 Copia del Acuerdo de la Sesión de
COMISIÓN Pleno, en un plazo no mayor de cinco
días hábiles.
Si Estado de Cuenta
Consulta al Jefe del Departamento de Bancos.
PLENO DE LA 6 Administrativo para conocer el saldo
COMISIÓN disponible en la Cuenta de Bancos y
el monto máximo que pudiera
otorgarse.
Acuerdo
PLENO DE LA Determinan monto a dar de anticipo y
COMISIÓN 7 emiten acuerdo.
TRABAJADOR Reciben copia del acuerdo. Acuerdo

SOLICITANTE, 8
JEFE DEL DPTO.
ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO 9 Emite cheque y pagaré Cheque
ADMINISTRATIVO Pagarè
Firma pagaré (por la cantidad

ÁREA SOLICITANTE 10 recibida) con un su aval que deberá Pagaré
ser trabajador de la Comisión y
recibe su cheque de sueldo con los
descuentos propios en nómina del
Anticipo hasta que se liquide
totalmente su adeudo.
DEPARTAMENTO 11 Catorcenalmente elabora un cálculo

ADMINISTRATIVO de anticipos de sueldo donde se
indican las personas que han recibido
anticipos, con todos sus datos, y el
saldo actual.
Cuando se trata del último descuento

12 para liquidar la totalidad del anticipo Pagaré
DEPARTAMENTO de algún empleado, prepara la
ADMINISTRATIVO devolución del pagaré original que
firma el empleado cuando recibe el
anticipo.
Cuando liquida totalmente su adeudo, Pagaré

TRABAJADOR 13 recibe el pagaré original que firmó al
SOLICITANTE recibir el anticipo con el sello de
pagado.

DIAGRAMA DE FLUJO
Recepción y Registro del Inventario de Bienes Muebles.
DPTO ADMINISTRATIVO PROVEEDOR AREA SOLICITANTE
INICIO
Entrega los bienes que la

1 Comisión ha adquirido a través
del procedimiento de
adjudicación correspondiente
2 Entrega Factura.
Factura
3
Recibe los bienes y los coteja,
de acuerdo a la factura
Factura
4
Verifica el número de inventario
que les corresponde, para
efectuar la etiqueta con número
de identificación, por cada bien
mueble.
5
Da de alta dicho bien en el
Inventario de bienes muebles
6 Elabora resguardos de acuerdo a

la asignación correspondiente
Resguardo del Área

correspondiente

DIAGRAMA DE FLUJO
Recepción y Registro del Inventario de Bienes Muebles.
DPTO ADMINISTRATIVO PROVEEDOR AREA SOLICITANTE
7
Procede a la entrega de
los bienes al personal
asignado. 8
Firma el resguardo
correspondiente.
Resguardo
9
Recibe los resguardos y
archiva
Resguardo

PROCEDIMIENTO: Recepción y Registro del Inventario de Bienes
Muebles.

NÚMERO DOCUMENTO
Entrega los bienes que la Comisión
PROVEEDOR 1 ha adquirido a través del
procedimiento de adjudicación
correspondiente.
PROVEEDOR 2 Entrega Factura. Factura
DEPARTAMENTO Recibe los bienes y los coteja, de Factura

ADMINISTRATIVO 3 acuerdo a la factura.
DEPARTAMENTO Verifica el número de inventario que FORMATO

ADMINISTRATIVO les corresponde, para efectuar la Registro de Bienes
4 etiqueta con número de Muebles.
identificación, por cada bien
mueble.
Nota: Anexo formato de Registro de
Bienes Muebles, el cuál especifica el
número de Inventario, características,
área de adscripción, etc.
DEPARTAMENTO Da de alta dicho bien en el Inventario
ADMINISTRATIVO 5 de bienes muebles.
DEPARTAMENTO Elabora resguardos de acuerdo a la Resguardo del

ADMINISTRATIVO 6 asignación correspondiente. Área
correspondiente.
DEPARTAMENTO 7 Procede a la entrega de los bienes al
ADMINISTRATIVO personal asignado.
ÀREA USUARIA 8 Firma el resguardo correspondiente. Resguardo
DEPARTAMENTO 9 Resguardo
ADMINISTRATIVO Recibe los resguardos y archiva.

DIAGRAMA DE FLUJO
ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS BAJO LA MODALIDAD DE ADJUDICACIÓN DIRECTA
INICIO
1
Cuando la Adjudicación sea mayor
$10,000.00 y hasta el máximo
establecido en la normatividad aplicable
Elabora “Solicitud de Material” para la
solicitud de bienes y servicios, anexa
cuando menos 3 cotizaciones que ampara
los bienes o servicios solicitados y lo envía
al Departamento Administrativo.
¿Cumple con
los requisitos?
2
Devuelve la documentación
NO a la Área Solicitante
3
Firma y sella de recibido
SI copia de la requisición, y
entrega acuse al Área
Solicitante y separa una
copia para archivo
4
Analiza las cotizaciones
Cotizaciones

DIAGRAMA DE FLUJO
ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS BAJO LA MODALIDAD DE ADJUDICACIÓN DIRECTA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO OFERENTE (PROVEEDOR)
5 Selecciona y adjudica al oferente

con las mejores condiciones de
precio, calidad, pago, garantía y
tiempo de entrega
6
Elabora la “Orden de Compra
Orden de Compra
7
Comunica telefónicamente al proveedor
que pase con Auxiliar del Departamento
de Administrativo a recoger la Orden de
Compra o en su caso envía pedido vía
fax tratándose de proveedores foráneos.
8
Orden de Compra Recibe la Orden de Compra (pedido),
elabora factura y procede a surtir los
artículos, en el domicilio de la
dependencia o entidad solicitante
Orden de Compra
Cumplen los bienes o

servicios con las
características requeridas?
NO
Rechaza factura y/o los Bienes y no los

recibe hasta que se cumpla con los
requisitos y condiciones pactadas. Se
remite a la actividad No. 8
Factura y/o Bien
SI
Se remite al Procedimiento
Recepción de Facturas para Pago a
Proveedores y/o Prestadores de
Servicios.

PROCEDIMIENTO: Adquisición de Bienes y Servicios bajo la
modalidad de Adjudicación Directa.

NÚMERO DOCUMENTO
ÁREA SOLICITANTE Cuando la Adjudicación sea mayor Solicitud de
$10,000.00 y hasta el máximo Material
1 establecido en la normatividad
aplicable
Elabora “Solicitud de Material” para la
solicitud de bienes y servicios, anexa
cuando menos 3 cotizaciones que
ampara los bienes o servicios
solicitados y lo envía al Departamento
Administrativo.
Cumple con los requisitos?
DEPARTAMENTO No Solicitud de
ADMINISTRATIVO 2 Material
Devuelve la documentación a la Área
Auxiliar Administrativo
Solicitante
DEPARTAMENTO Si Solicitud de
ADMINISTRATIVO Firma y sella de recibido copia de la Material
Auxiliar Administrativo 3 requisición, y entrega acuse al Área
Solicitante y separa una copia para
archivo.
DEPARTAMENTO analiza las cotizaciones. Cotizaciones

ADMINISTRATIVO 4
DEPARTAMENTO Selecciona y adjudica al oferente con
ADMINISTRATIVO las mejores condiciones de precio,
Auxiliar Administrativo 5 calidad, pago, garantía y
tiempo de entrega.
Elabora la “Orden de Compra” Orden de
6 Compra
DEPARTAMENTO Comunica telefónicamente al
ADMINISTRATIVO proveedor que pase con Auxiliar del
Auxiliar Administrativo 7 Departamento de Administrativo a Orden de
recoger la Orden de Compra Compra
o en su caso envía pedido vía fax
tratándose de
proveedores foráneos.
OFERENTE Recibe la Orden de Compra (pedido),

(PROVEEDOR) 8 elabora factura y procede a surtir los Orden de
artículos, en el domicilio de la Compra
dependencia o entidad solicitante.
Cumplen los bienes o servicios con las

No
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO 9 Rechaza factura y/o los Bienes y no los Factura y/o
recibe hasta que se cumpla con los Bienes
(Auxiliar de requisitos y condiciones pactadas. Se
Administración) remite a la actividad No. 8
Si
DEPARTAMENTO Se remite al Procedimiento

ADMINISTRATIVO 10 Recepción de Facturas para Pago a
Proveedores y/o Prestadores de
(Auxiliar de Servicios.
Administración)
NOTA: Tratándose de bienes

inventariables, se envía mediante oficio
firmado, factura original y póliza de
garantía al Jefe del Departamento
Administrativo para su registro y
control, tramitando el pago con copia
fotostática de la factura.

DIAGRAMA DE FLUJO
LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES
(Activos Fijos)
JEFE DEL DPTO ADMINISTRATIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Instruye a Auxiliar Administrativo, para
llevar acabo el levantamiento del
Inventario Físico de Activo Fijo y
conciliar los registros contables contra
el control físico de los bienes.
2
Elabora oficio y recaba firma del
Comisionado Presidente, para notificar al
Jefe del Departamento Administrativo y a
cada uno de los trabajadores, acerca del
Calendario para el levantamiento del
Inventario Físico de Bienes de Activo Fijo.
Turna oficio
Oficio
3
Conforme a las fechas del Calendario,
emite y turna el “Reporte de Inventario”,
por cada trabajador del área
correspondiente, conteniendo en cada
caso los bienes de activo fijo bajo su
resguardo.
Reporte de Inventario
4
Inicia el levantamiento del Inventario
Físico de los Bienes de Activo Fijo,
realizando su recorrido por las
instalaciones de la Comisión, con el
apoyo del personal de la Oficina de
existencias con el objeto de
identificar y ubicar los bienes
descritos en el “Reporte de
Inventario”.

DIAGRAMA DE FLUJO
(Activos Fijos)
JEFE DEL DPTO ADMINISTRATIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
5
Verifica que los datos del “Reporte de
Inventario” coincidan con los de los
bienes encontrados en el área
respectiva
¿ Coinciden?
NO
6 Registra a mano en el “Reporte de

Inventario” correspondiente, los cambios y
diferencias encontradas tras el recorrido.
Esto incluye errores en los datos propios del
bien, tales como números de serie o
inventario, modelo, características, entre
otros. También incluye los bienes faltantes
que resulten
SI
7
Procesa las modificaciones derivadas
del paso anterior, y emite las
actualizaciones del “Reporte de
Inventario” por trabajador.

DIAGRAMA DE FLUJO
(Activos Fijos)
USUARIO RESGUARDATORIO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
8
Una vez concluida la revisión de todos
los bienes de activo fijo del área de que
se trate, elabora el reporte denominado
“Relación de bienes de activo fijo
faltantes” para el caso de faltantes.
Relación de bienes de
activo fijo faltantes
9
Solicita por escrito al usuario
resguardatario que presente los bienes
faltantes en un plazo no mayor de 5 días
hábiles
10
Procede a la búsqueda exhaustiva de
los bienes faltantes.
11
Verifica si son presentados los bienes
faltantes por el usuario?
NO
12
Elabora el formato “Aviso de faltantes
de bienes patrimoniales” y recaba acta
administrativa circunstanciada
levantada por el usuario y turna ambas
al Departamento Jurídico, para que
proceda en el ámbito de su
competencia.
Aviso de faltantes de
bienes patrimoniales
Acta Administrativa
Circunstanciada

DIAGRAMA DE FLUJO

(Activos Fijos)
DEPARTAMENTO JURÍDICO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
13
NO
Procede conforme a la normatividad,
determinando si aplica la baja o el
bien, el cargo contable a deudores SI
diversos correspondientes al
trabajador y el bien no identificado 14
bajo su resguardo
Una vez analizado el contenido, recaba

firma de conformidad de los
resguardatarios de los bienes de activo fijo
en la impresión definitiva de “Reporte de
Inventario” .
15
Elabora o imprime el formato “Inventario
de Activo Fijo” (con base en la
actualización de datos derivados del
inventario de activo fijo llevado a cabo)
Activo Fijo
16
Solicita al jefe del Departamento

Administrativo, el reporte de auxiliares de
las cuentas de activo fijo a la fecha, con la
finalidad de hacer una conciliación
(confronta documental) entre los registros
contables y el resultado del inventario
físico de los bienes de activo fijo.
Reporte de Auxiliares de las
cuentas de Activo Fijo
17
Verifica que coincidan los importes y

clasificación de bienes de activo fijo, entre
el “Inventario de Activo Fijo” y los reportes
de auxiliares del periodo (semestre)

DIAGRAMA DE FLUJO

(Activos Fijos)
COMISIONADO PRESIDENTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO
18
Elabora el documento denominado “Ajustes
previos a la conciliación” por cuenta contable,
donde se identifican y aclaran las diferencias
en la aplicación de cuentas contables y/o
movimientos no correspondidos o registrados
en el período; turna copia al Jefe del
Departamento Administrativo para que
proceda a realizar los ajustes contables
correspondientes.
Ajustes previos a la
Conciliación
19
Genera la “Conciliación de saldos físico-contable”
y recaba firmas de conformidad en la
Conciliación. Turna copia al jefe del
Departamento Administrativo para su revisión
Conciliación de saldos físico-

contable
20
Una vez recabada la firma del Jefe
del departamento Administrativo turna
Presidente para que haga una
supervisión y autorice la conciliación
respectiva.
21
Archiva los documentos soporte
o trabajo del levantamiento del
Inventario Físico del Activo Fijo
en los expedientes de control
respectivos y turna copia al Jefe
del Departamento Administrativo

PROCEDIMIENTO: Levantamiento Físico del Inventario de
Bienes Muebles (Activos Fijos)
.

NÚMERO DOCUMENTO
JEFE DEL Instruye a Auxiliar Administrativo, para
DEPARTAMENTO llevar acabo el levantamiento del
ADMINISTRATIVO 1 Inventario Físico de Activo Fijo y
conciliar los registros contables contra
el control físico de los bienes.
AUXILIAR Elabora oficio y recaba firma del Oficio

ADMINISTRATIVO Comisionado Presidente, para notificar
2 al Jefe del Departamento Administrativo
y a cada uno de los trabajadores,
acerca del Calendario para el
levantamiento del Inventario Físico de
Bienes de Activo Fijo. Turna oficio
JEFE DEL Conforme a las fechas del Calendario, Reporte de
DEPARTAMENTO emite y turna el “Reporte de Inventario”, Inventario
ADMINISTRATIVO 3 por cada trabajador del área
correspondiente, conteniendo en cada
caso los bienes de activo fijo bajo su
resguardo.
AUXILIAR Inicia el levantamiento del Inventario Reporte de

ADMINISTRATIVO Físico de los Bienes de Activo Fijo, Inventario
4 realizando su recorrido por las
instalaciones de la Comisión, con el
apoyo del personal de la Oficina de
existencias con el objeto de identificar y
ubicar los bienes descritos en el
“Reporte de Inventario”.
AUXILIAR Verifica que los datos del “Reporte de Reporte de

ADMINISTRATIVO 5 Inventario” coincidan con los de los Inventario
bienes encontrados en el área
respectiva
Coinciden ?
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO 6 No
Registra a mano en el “Reporte de
Inventario” correspondiente, los
cambios y diferencias encontradas tras
el recorrido. Esto incluye errores en los
datos propios del bien, tales como

números de serie o inventario, modelo,
características, entre otros. También
incluye los bienes faltantes que
resulten.
AUXILIAR Procesa las modificaciones derivadas Reporte de

ADMINISTRATIVO del paso anterior, y emite las Inventario
7 actualizaciones del “Reporte de
Inventario” por trabajador.
AUXILIAR Una vez concluida la revisión de todos

ADMINISTRATIVO los bienes de activo fijo del área de que “Relación de
8 se trate, elabora el reporte denominado bienes de activo
“Relación de bienes de activo fijo fijo faltantes”
faltantes” para el caso de faltantes.
AUXILIAR Solicita por escrito al usuario

ADMINISTRATIVO 9 resguardatario que presente los bienes
faltantes en un plazo no mayor de 5
días hábiles.
USUARIO 10 Procede a la búsqueda exhaustiva de

RESGUARDATARIO los bienes faltantes.
AUXILIAR Verifica si son presentados los
ADMINISTRATIVO 11 bienes faltantes por el usuario?
AUXILIAR “Aviso de faltantes

ADMINISTRATIVO No de bienes
12 Elabora el formato “Aviso de faltantes patrimoniales”
de bienes patrimoniales” y recaba acta
administrativa circunstanciada Acta
levantada por el usuario y turna ambas Administrativa
al Departamento Jurídico, para que Circunstanciada
proceda en el ámbito de su
competencia.
DEPARTAMENTO Procede conforme a la normatividad,

JURÍDICO determinando si aplica la baja o el bien,
13 el cargo contable a deudores diversos
correspondientes al trabajador y el bien
no identificado bajo su resguardo.
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO Si Reporte de
14 Inventario
Una vez analizado el contenido, recaba
firma de conformidad de los
resguardatarios de los bienes de activo
fijo en la impresión definitiva de
“Reporte de Inventario” .
AUXILIAR Elabora o imprime el formato “Inventario de

ADMINISTRATIVO “Inventario de Activo Fijo” (con base en Activo Fijo”
15 la actualización de datos derivados del
Inventario de activo fijo llevado a cabo.
AUXILIAR Solicita al Jefe del Departamento Reporte de

ADMINISTRATIVO Administrativo, el reporte de Auxiliares de las
16 auxiliares de las cuentas de activo fijo a cuentas de Activo
la fecha, con la finalidad de hacer una Fijo
conciliación (confronta documental)
entre los registros contables y el
resultado del inventario físico de los
bienes de activo fijo.
AUXILIAR Verifica que coincidan los importes y

ADMINISTRATIVO clasificación de bienes de activo fijo,
17 entre el “Inventario de Activo Fijo” y los
reportes de auxiliares del periodo
(semestre):
AUXILIAR “Ajustes previos a

ADMINISTRATIVO 18 Si la conciliación”
Elabora el documento denominado
“Ajustes previos a la conciliación” por
cuenta contable, donde se identifican y
aclaran las diferencias en
la aplicación de cuentas contables y/o
movimientos no correspondidos o
registrados en el periodo; turna copia al
Jefe del Departamento Administrativo
para que proceda a realizar los ajustes
contables correspondientes.
AUXILIAR Genera la “Conciliación de saldos “Conciliación de
ADMINISTRATIVO físico-contable” y recaba firmas saldos físico-
19 de conformidad en la conciliación. contable”
Turna copia al Jefe del Departamento
Administrativo para su revisión.
COMISIONADO Una vez recabada la firma del Jefe del
PRESIDENTE departamento Administrativo turna
20 documentación al Comisionado
Presidente para que haga una
supervisión y autorice la conciliación
respectiva.
AUXILIAR Archiva los documentos soporte o de
ADMINISTRATIVO 21 trabajo del levantamiento del Inventario
Físico de Activo Fijo en los expedientes
de control respectivos y turna copia al
Jefe del Departamento Administrativo.

DIAGRAMA DE FLUJO
REGISTRO DE SALIDA Y ENTRADA DE BIENES MUEBLES PARA SU REPARACIÓN

ÁREA SOLICITANTE DPTO ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Solicita la salida de cualquier bien mueble
propiedad de la Comisión para su
reparación, mencionando el número de
Inventario, características principales, así
como los componentes que lo integran. El
Jefe del Departamento Administrativo
tramita lo necesario para su reparación.
Solicitud de Salida de
bienes muebles. 2
Verifica que el bien que sale para su
reparación, corresponde a la salida que
se informo, firma de conformidad.
Solicitud de salida de bienes

muebles
3
Archiva la salida correspondiente junto al
resguardo del bien y da el seguimiento
necesario hasta su regreso.

muebles
4
Informa al Auxiliar del Departamento
Administrativo para que esté
pendiente
5
Informa al Jefe del Departamento
Administrativo la llegada del bien
después de su reparación.

muebles 6
Verifica físicamente el bien a su
entrada, en el área asignada,
firmando de conformidad
7 Archiva la solicitud de salina de

bienes de muebles correspondiente.

PROCEDIMIENTO: Registro de Salida y Entrada de Bienes
Muebles para su reparación.

NÚMERO DOCUMENTO
ÀREA SOLICITANTE solicita la salida de cualquier bien
mueble propiedad de la Comisión para Solicitud de salida
1 su reparación, mencionando el número de bines muebles
de Inventario, características principales,
así como los componentes que lo
integran. El Jefe del Departamento
Administrativo tramita lo necesario para
su reparación.
DEPARTAMENTO Verifica que el bien que sale para su Solicitud de salida

ADMINISTRATIVO 2 reparación, corresponde a la salida que de bines muebles
se informo, firma de conformidad.
DEPARTAMENTO Archiva la salida correspondiente junto al Solicitud de salida
ADMINISTRATIVO 3 resguardo del bien y da el seguimiento de bines muebles
necesario hasta su regreso.
DEPARTAMENTO Informa al Auxiliar del Departamento
ADMINISTRATIVO 4 Administrativo para que esté pendiente
del pago correspondiente.
ÀREA SOLICITANTE Informa al Jefe del Departamento Solicitud de salida
5 Administrativo la llegada del bien de bines muebles
después de su reparación.
DEPARTAMENTO Verifica físicamente el bien a su entrada, Solicitud de salida
ADMINISTRATIVO 6 en el área asignada, firmando de de bines muebles
conformidad.
DEPARTAMENTO Archiva la solicitud de salida de bines Solicitud de salida
ADMINISTRATIVO 7 muebles correspondiente. de bines muebles

DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL DE PEQUEÑAS HERRAMIENTAS

AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Revisa y controla el material y las
herramientas disponibles en almacén
¿Hay existencia de los

materiales y/o herramientas
de las que el trabajador
solicita y/o necesita?
NO
2
Solicita los materiales y pequeñas herramientas al
proveedor seleccionado
3
Recibe factura, materiales y controla los materiales,
así como de la distribución de las mismas a los
distintos trabajadores.
SI
4

PROCEDIMIENTO: Control de Pequeñas Herramientas.

NÚMERO DOCUMENTO
DEPARTAMENTO Revisa y controla el material y las
ADMINISTRATIVO herramientas disponibles en almacén.
1
(Auxiliar Administrativo)
¿Hay existencia de los materiales y/o

herramientas de las que el trabajador
solicita y/o necesita?
DEPARTAMENTO No. Solicitud de

ADMINISTRATIVO 2 material
Solicita los materiales y pequeñas
herramientas al proveedor seleccionado
(Auxiliar Administrativo)
DEPARTAMENTO Solicitud de
ADMINISTRATIVO Recibe factura, materiales y controla los material
3 materiales, así como de la distribución
(Auxiliar Administrativo) de las mismas a los distintos
trabajadores.
Si.
4
Fin del procedimiento

DIAGRAMA DE FLUJO
CONTRAPARTIDA
JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Recibe los Bienes Muebles e
Inmuebles
2
Contabilizar inmediatamente cargo
al capítulo 5000 bienes muebles;
con abono a bancos.
3
Reflejar en el Registro Contable,
cargo al activo fijo con abono a
patrimonio
4
Trimestralmente conciliar los
saldos de las cuentas de Activo
Fijo contra Patrimonio.

PROCEDIMIENTO: CONTRAPARTIDA

NÚMERO DOCUMENTO
JEFE DEL Recibe los Bienes Muebles e
DEPARTAMENTO 1 Inmuebles
ADMINISTRATIVO
JEFE DEL Contabilizar inmediatamente cargo al

DEPARTAMENTO 2 capítulo 5000 bienes muebles; con
ADMINISTRATIVO abono a bancos.
JEFE DEL
Reflejar en el Registro Contable,
DEPARTAMENTO 3
cargo al activo fijo con abono a
ADMINISTRATIVO
patrimonio.
JEFE DEL Trimestralmente conciliar los saldos

DEPARTAMENTO 4 de las cuentas de Activo Fijo contra
ADMINISTRATIVO Patrimonio.

DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL DEL EJERCICIO PRESUPUESTAL
DEPTO. DEPTO. PLENO DE LA COMISIÓN
ADMINISTRATIVO (AUX) ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Conforme al presupuesto
autorizado por capítulo y partidas,
así como a los registros contables
correspondientes determinar mes
a mes variaciones presupuéstales
(absolutas y relativas) para
remitirlas al Jefe del departamento
Administrativo.
Formato de variaciones
presupuéstales
2
Revisión y análisis de variaciones
presupuéstales para dar a conocer
a los Comisionados el
comportamiento del presupuesto y
sus consideraciones respecto a las
modificaciones presupuestales
requeridas para su aprobación.
Formato de variaciones
presupuéstales
3
Revisión y análisis de
las variaciones
presupuéstales para
su aprobación.
Acuerdo de
aprobación

PROCEDIMIENTO: Control del Ejercicio Presupuestal

NÚMERO DOCUMENTO
Conforme al presupuesto autorizado
por capítulo y partidas, así como a los Formato de
DEPARTAMENTO 1 registros contables correspondientes variaciones
ADMINISTRATIVO determinar mes a mes variaciones presupuestales
presupuéstales (absolutas y relativas)
(Aux. de para remitirlas al Jefe del
Administración) departamento Administrativo.
DEPARTAMENTO Revisión y análisis de variaciones

ADMINISTRATIVO presupuéstales para dar a conocer a Formato de
los Comisionados el comportamiento variaciones
del presupuesto y sus presupuéstales
2 consideraciones respecto a las
modificaciones presupuéstales
requeridas para su aprobación.
Pleno de la Comisión Revisión y análisis de las variaciones Acuerdo de
3 presupuéstales discusión y aprobación
aprobación.

DIAGRAMA DE FLUJO
INTEGRACIÓN Y ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL
SECRETARIO EJECUTIVO JEFES DE DEPARTAMENTO
INICIO
1
Solicita a cada uno de los Departamentos
la elaboración del Programa Operativo
Anual (POA)
Programa Operativo Anual
2
Reciben la indicación y proceden a
recabar la información solicitada
3
Entregan en tiempo y forma la
información al Secretario Ejecutivo
4
Recibe y revisa que la información esté
debidamente requisitada
¿La información es
correcta?
NO
SI
5
Regresa la información a la/s área/s Pasa a la actividad 9
correspondientes, con las debidas
observaciones para su corrección
6
Reciben la documentación, proceden a
realizar las correcciones y entregan al
Secretario Ejecutivo.
Regresa al punto 4.

DIAGRAMA DE FLUJO
SECRETARIO EJECUTIVO COMISIONADO JEFES DE
PRESIDENTE DEPARTAMENTO
SI
97
Integra la información y
elabora propuesta del
Programa Operativo Anual y
lo turna al Comisionado
Presidente.
Programa Operativo
Anual
11
8
Revisa la propuesta del
Programa Operativo Anual y cita
a los de Jefes de Departamento
a reunión Administrativa para 129
tratar su contenido y definirlo.
Se reúnen en junta
Administrativa con los
Comisionados, revisan y
definen los contenidos del POA.
13
10
Una vez analizado el Programa
Operativo Anual lo turnan al
Secretario Ejecutivo, con sus
respectivas modificaciones, en
caso de que las hubiese.
13
11
Una vez analizado el Programa
Operativo Anual lo turnan al
respectivas modificaciones, en
caso de que las hubiese.
Programa Operativo
Anual

DIAGRAMA DE FLUJO
SECRETARIO PLENO DE LA DEPARTAMENTO JEFES DE
EJECUTIVO COMISIÓN ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO
15 Elabora la propuesta del

12 Programa Operativo Anual
y turnar al Comisionado
Presidente para su
autorización.
13
Aprueba el Programa
Operativo Anual y turna al
Jefe del Departamento
administrativo y Secretario Programa
Ejecutivo. Operativo Anual
14
Envían al Secretario Ejecutivo
el día primero de cada mes, el
formatos seguimiento al
“POA” especificando
15 Seguimiento al
15 POA
Recibe formatos y
analiza el avance
programático de
cada área.
Seguimiento al
POA
16
Recibe formatos, revisa
y turna al
Departamento
Administrativo.
Seguimiento al
POA

PROCEDIMIENTO: Integración y Elaboración del programa
operativo Anual.

NÚMERO DOCUMENTO
SECRETARIO Solicita a cada uno de los Programa
EJECUTIVO 1 Departamentos la elaboración del Operativo Anual
Programa Operativo
Anual (POA)
JEFES DE Reciben la indicación y proceden a

DEPARTAMENTO 2 recabar
la información solicitada.
JEFES DE Entregan en tiempo y forma la

DEPARTAMENTO 3 información al Secretario Ejecutivo.
SECRETARIO Recibe y revisa que la información

EJECUTIVO 4 esté
debidamente requisitada.
¿La información es correcta.

SECRETARIO No
EJECUTIVO Regresa la información a la/s área/s
5 correspondiente/s, con las debidas
observaciones
para su corrección.
Reciben la documentación,
JEFE DE proceden a realizar las
DEPARTAMENTO 6 correcciones y entregan al
Regresa al punto 4.
Si Programa
SECRETARIO 7 Integra la información y elabora Operativo Anual
EJECUTIVO propuesta del
Programa Operativo Anual
y lo turna al Comisionado
Presidente.
Revisa la propuesta del Programa

COMISIONADO 8 Operativo Anual
PRESIDENTE y cita a los de Jefes de
Departamento a reunión
Administrativa para tratar su
contenido y definirlo.

JEFES DE Se reúnen en junta administrativa
DEPARTAMENTO 9 con los Comisionados, revisan y
definen los contenidos del POA.
JEFES DE Una vez analizado el Programa

DEPARTAMENTO 10 Operativo Anual lo turnan al
respectivas modificaciones, en caso
de que las hubiese.
El Secretario Ejecutivo analizará e Programa
SECRETARIO integrará la información que se Operativo Anual
EJECUTIVO 11 requiera para turnarlo
DEPARTAMENTO Elabora la propuesta del Programa

ADMINSITRATIVO 12 Operativo Anual y turnar al
autorización.
PLENO DE LA Aprueba el Programa Operativo Programa
COMISIÓN Anual y turna al Jefe del Operativo Anual
13 Departamento administrativo y
JEFES DE Envían al Secretario Ejecutivo el día seguimiento al
DEPARTAMENTO primero de cada mes, el formatos “POA”
14 seguimiento al “POA” especificando
porcentajes de avance alcanzados
en cada una de las actividades.
SECRETARIO Recibe formatos, revisa y turna al seguimiento al
EJECUTIVO 15 Departamento Administrativo. “POA”
DEPARTAMENTO Recibe formatos y analiza el avance seguimiento al
ADMINISTRATIVO 16 programático de cada área. “POA”

DIAGRAMA DE FLUJO
CONCILIACIÓN DE NÓMINA Y REGISTROS CONTABLES
INICIO
1
Inicia el proceso de elaboración de
nómina, contempla el sueldo base y
procede a realizar el cálculo
correspondiente al periodo.
2
Captura las demás prestaciones y
renumeraciones del personal.
3
Inicia el proceso de calculo de pre-
nómina.
4
Informa al Jefe del Departamento
Administrativo la finalización del
cálculo de pre-nómina.
Nómina
5
Revisa el calculo de la pre-nómina, observando
que los pagos efectuados por alta, percepciones
y deducciones de ley, pagos extraordinarios, se
hayan calculado de manera correcta,
conciliando las cifras de nómina, con las cifras
de la quincena inmediata anterior.
Nómina

DIAGRAMA DE FLUJO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO JEFE DE DPTO. ADMINISTRATIVO
¿Es correcta la
Nómina?
NO
6
Indica correcciones al Auxiliar
Administrativo.
Nómina
SI
7
Valida el cálculo de la nómina y
realiza la transferencia
electrónica indica al Auxiliar del
elabore recibos de nómina y en
caso de ser necesario los
cheques correspondientes.
Nómina
8
Elabora cheques, recibos de
nómina y recaba de los
trabajadores su firma
Nómina
Póliza

DIAGRAMA DE FLUJO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO JEFE DE DPTO. ADMINISTRATIVO
9
Entrega recibos a cada uno de los
trabajadores, archiva e informa al Jefe
del departamento Administrativo
finalización del procedimiento.
Recibos de Nómina
10
Realiza los registros contables
correspondientes de nómina
11
Concilia saldos entre nóminas y los
registros contables, en caso de haber
diferencia le indica al Auxiliar del
Departamento Administrativo proceda a
su corrección.

PROCEDIMIENTO: Conciliación de nómina y registros
contables

NÚMERO DOCUMENTO
AUXILIAR Inicia el proceso de elaboración de
ADMINISTRATIVO 1 nómina, contempla el sueldo base y
procede a realizar el cálculo
correspondiente al periodo.
AUXILIAR Captura las demás prestaciones y

ADMINISTRATIVO 2 renumeraciones del personal.
AUXILIAR Inicia el proceso de calculo de pre-

ADMINISTRATIVO 3 nómina.
AUXILIAR Informa al Jefe del Departamento

ADMINISTRATIVO 4 Administrativo la finalización del Nómina
cálculo de pre-nómina.
JEFE DEL Revisa el calculo de la pre-nómina,

DEPARTAMENTO 5 observando que
ADMINISTRATIVO los pagos efectuados por alta, Nómina
percepciones y
deducciones de ley, pagos
extraordinarios, se hayan
calculado de manera correcta,
conciliando las cifras
de nómina, con las cifras de la
quincena inmediata
anterior.
JEFE DEL ¿ Es Correcta la nómina ?

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO 6
JEFE DEL No.
DEPARTAMENTO Indica correcciones al Auxiliar Nómina
ADMINISTRATIVO Administrativo.
JEFE DEL Si.
DEPARTAMENTO Valida el cálculo de la nómina y realiza
ADMINISTRATIVO 7 la transferencia electrónica indica al Nómina
Auxiliar del Departamento
Administrativo elabore recibos de
nómina y en caso de ser necesario los
cheques correspondientes.
AUXILIAR DEL Elabora cheques, recibos de nómina y Cheque, Nómina

DEPARTAMENTO recaba de los trabajadores su firma. Recibos
ADMINISTRATIVO 8

AUXILIAR DEL Entrega recibos a cada uno de los Recibos de Nómina
DEPARTAMENTO 9 trabajadores, archiva e informa al Jefe
ADMINISTRATIVO del departamento Administrativo
finalización del procedimiento.
AUXILIAR DEL Realiza los registros contables
DEPARTAMENTO 10 correspondientes de nómina.
ADMINISTRATIVO
JEFE DEL Concilia saldos entre nóminas y los
DEPARTAMENTO 11 registros contables, en caso de haber
ADMINISTARTIVO diferencia le indica al Auxiliar del
Departamento Administrativo proceda a
su corrección.

DIAGRAMA DE FLUJO
SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS
AREA SOLICITANTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Solicita los requerimientos
mediante el formato “Solicitud de
Material”
Solicitud de
material
2
Captura las demás prestaciones y
renumeraciones del personal.
Solicitud
de material
¿Hay
Existencias?
No Si
Pasa a Atiende “Solicitud de Material”, 3

actividad 5 elabora la “Nota de Salida del
Almacén”, recaba firma de acuse
de recibo en “Nota” , entrega los
bienes junto con copia de la
“Solicitud” y de la “Nota”, archiva
documentos.
Solicitud de
4 material, Nota
Recibe bienes solicitados junto con salida de Almacén
copias de la “Solicitud” y de la “Nota
de Salida del Almacén”. Se remite al
fin del Procedimiento.
Solicitud de
material, Nota
salida de Almacén

DIAGRAMA DE FLUJO
5
Elabora “Orden de Compra” con
los datos y características de los
Bienes y/o Servicios que se
requieren, con firma del Titular del
área solicitante y de autorización
del Jefe Administrativo.
Orden de
Compra
6
Efectúa la adquisición de los
Bienes, entregando “Orden de
Compra” a Proveedor
seleccionado.
Orden de
Compra
7
los requisitos fiscales:
a) Nombre
b) Domicilio
c) Fecha
d) Importe con número y letra
e) IVA desglosado
f) RFC
y que los Materiales entregados
por el Proveedor cumplan con
las características y condiciones
Compra”
Factura, bienes
solicitados

DIAGRAMA DE FLUJO
¿Cumplen con las

características
requeridas?
Si No
8
9
Recibe factura y/o los Bienes que Rechaza factura y/o los
cumplieron con los requisitos y Bienes y no los recibe
condiciones pactadas; sella de recibo hasta que se cumpla con
la “Factura” correspondiente y paga al los requisitos y
Proveedor en efectivo por los Bienes
o Servicios recibidos, coloca folio y
condiciones pactadas. Se
cancela con sello de “PAGADO” toda remite a la actividad No. 7
la documentación soporte de la Corrección.
adqui
Factura, bienes
solicitados
10 Surte al área solicitante los Bienes
solicitados, acompaña la Solicitud de
Material para cotejar y distribuye la
Nota de Salida.
Solicitud de
Material, Nota
11 de salida
Recibe bienes solicitados junto con

copias de la “Solicitud de Material ” y
de la “Nota de Salida y verifica que
el abastecimiento sea correcto, de
acuerdo a la solicitud de material. Solicitud de
Material, Nota
de salida
¿Cumplen con las

características
requeridas?

DIAGRAMA DE FLUJO
Si
No
13 12
Devuelve el material al Utiliza el material para el
departamento fin requerido. “PAGADO”
Administrativo. toda la documentación
soporte de la adquisición.
14
Se remite a la actividad
No. 8

PROCEDIMIENTO: Solicitud de materiales y suministros

NÚMERO DOCUMENTO
Solicita los requerimientos mediante
ÁREA SOLICITANTE el formato “Solicitud de Material” Solicitud de
Material
1
Recibe original y copia de la Solicitud de

“Solicitud del Material” debidamente Material
DEPARTAMENTO 2 requisitada: verifica existencia y
ADMINISTRATIVO determina:
(Auxiliar de ¿ Hay existencias ?

Administración
Si
3 Solicitud de
Atiende “Solicitud de Material”, Material
Almacén”, recaba firma de acuse de Nota de Salida
recibo en “Nota” , entrega los bienes de Almacén
junto con copia de la “Solicitud” y de
la “Nota”, archiva documentos.
Recibe bienes solicitados junto con Solicitud de

ÁREA SOLICITANTE 4 copias de la “Solicitud” y de la “Nota Material,
de Salida del Almacén”. Se remite al Nota de Salida
fin del Procedimiento. de Almacén
No
DEPARTAMENTO Elabora “Orden de Compra” con los Orden de
ADMINISTRATIVO 5 datos y características de los Bienes Compra
y/o Servicios que se requieren, con
(Auxiliar de firma del Titular del área solicitante y
Administración) de autorización del Jefe
Administrativo.
DEPARTAMENTO Efectúa la adquisición de los Bienes,

ADMINISTRATIVO entregando “Orden de Compra” a Orden de compra
6 Proveedor seleccionado.
(Auxiliar de
Administración)
Revisa que la factura cumpla con los

requisitos fiscales: Factura,
DEPARTAMENTO a) Nombre
ADMINISTRATIVO b) Domicilio Materiales
7 c) Fecha solicitados
(Auxiliar de d) Importe con número y letra
Administración) e) IVA desglosado
f) RFC
y que los Materiales entregados por
el Proveedor cumplan con las
Compra”
Cumplen los bienes o servicios
con las características requeridas?
No
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO 8 Rechaza factura y/o los Bienes y no Factura y/o
los recibe hasta que se cumpla con
(Auxiliar de los requisitos y condiciones pactadas. Materiales
Administración) Se remite a la actividad No. 7 solicitados
Si
DEPARTAMENTO Recibe factura y/o los Bienes que Factura y/o

ADMINISTRATIVO 9 cumplieron con los requisitos y
condiciones pactadas; sella de recibo Materiales
(Auxiliar de la “Factura” correspondiente y paga solicitados
Administración) al Proveedor en efectivo por los
Bienes o Servicios recibidos, coloca
folio y cancela con sello de
“PAGADO” toda la documentación
soporte de la adquisición.
10 Surte al área solicitante los Bienes
DEPARTAMENTO solicitados, acompaña la Solicitud de Solicitud de
ADMINISTRATIVO Material para cotejar y distribuye la Material, Nota de
Nota de Salida. Salida
(Auxiliar de
Administración)
11 Recibe bienes solicitados junto con

ÁREA SOLICITANTE copias de la “Solicitud de Material ” y Solicitud de
de la “Nota de Salida y verifica que el Material
abastecimiento sea correcto, de Nota de Salida
acuerdo a la solicitud de material.
Si.
ÁREA SOLICITANTE 12 Utiliza el material para el fin
requerido.
13 No.
ÁREA SOLICITANTE Devuelve el material al departamento
Administrativo.
DEPARTAMENTO 14

ADMINISTRATIVO Se remite a la actividad No. 8
(Auxiliar de
Administración)

DIAGRAMA DE FLUJO
REPARACIÓN DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA
CHOFER DEPARTAMENTO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Elabora solicitud de
mantenimiento requiriendo al
Departamento de Administración
el servicio de reparación
especificado del vehículo y la
aplicación de bitácora.
Solicitud de
mantenimiento
2
Recibe la solicitud, verifica en
el control de vehículos que la
unidad sea propiedad de la
Comisión. Turna al Auxiliar
Administrativo
Solicitud
de mantenimiento
¿Es monto
mayor a
$10,000?
3
No
Pasa a actividad 7
Si 4
Solicita cotización a los talleres,
en su caso envía la unidad.
Cotizaciones

DIAGRAMA DE FLUJO
PROVEEDOR AUXILIAR ADMINISTRATIVO
5
Recibe las cotizaciones de los
talleres.
Cotizaciones
6
Analiza las cotizaciones,
selecciona el taller que ofrezca
las mejores condiciones, afecta
al
Cotizaciones
7
Elabora la orden de servicio y
entrega copia al taller
seleccionado.
Orden de
Servicio
8
Repara el vehículo prepara la
factura y la entrega junto con el
vehículo.
Factura
9
Elabora la póliza contable
registra y cheque.
Póliza, Cheque
Recibe el vehículo y registra el 10

servicio proporcionado en la
bitácora del mismo.
Bitácora

PROCEDIMIENTO: Reparación de vehículos y aplicación de
bitácora

NÚMERO DOCUMENTO
CHOFER Elabora solicitud de mantenimiento Solicitud de
requiriendo al Departamento de Mantenimiento
Administración el servicio de
1 reparación especificado del vehículo
y la aplicación de bitácora.
JEFE DEL Recibe la solicitud, verifica en el Solicitud de
DEPARTAMENTO control de vehículos que la unidad Mantenimiento
ADMINISTRATIVO 2 sea propiedad de la Comisión. Turna
al Auxiliar Administrativo
¿Es monto mayor a $10,000.00?

DEPARTAMENTO
No. Continuar con la actividad No.
ADMINISTRATIVO 3
7.
(Auxiliar de
Administración)
DEPARTAMENTO
Sí. Solicita cotización a los talleres,
ADMINISTRATIVO 4
en su caso envía la unidad.
(Auxiliar de
Administración)
DEPARTAMENTO Cotizaciones
Recibe las cotizaciones de los
ADMINISTRATIVO 5
talleres.
(Auxiliar de
Administración)
DEPARTAMENTO
Analiza las cotizaciones,
ADMINISTRATIVO 6
selecciona el taller que ofrezca las
mejores condiciones, afecta al
(Auxiliar de
presupuesto.
Administración)
DEPARTAMENTO Orden de
Elabora la orden de servicio y
ADMINISTRATIVO 7 Servicio
entrega copia al taller
seleccionado.
(Auxiliar de
Administración)
Factura
Repara el vehículo prepara la
PROVEEDOR
factura y la entrega junto con el
8
vehículo.
DEPARTAMENTO
Elabora la póliza contable registra
ADMINISTRATIVO
y cheque.
9
(Auxiliar de

Administración)
DEPARTAMENTO Bitácora
Recibe el vehículo y registra el
ADMINISTRATIVO 10
servicio proporcionado en la
bitácora del mismo.
(Auxiliar de
Administración)
Termina el Procedimiento.

DIAGRAMA DE FLUJO
SOLICITUD DE VIATICOS
TRABAJADOR AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Solicita “Pliego de Comisión”
para viáticos, indica el lugar,
objeto de comisión, modalidad
de transporte utilizado. Turna al
Pliego de
Comisión
2
Elabora “Pliego de Comisión”
asigna la cantidad que
corresponde con respecto a los
lineamientos de viáticos, (si
requiere gasolina, asigna gasolina).
Pliego de Comisión
3
Turna al Jefe del Departamento
Administrativo para su revisión y al
autorización.
¿Es monto
mayor a
$10,000?
4
No
Se remite a la actividad 2
Si 5
Entrega la cantidad
correspondiente al trabajador y
elabora vale provisional de caja
Vale caja

DIAGRAMA DE FLUJO
SOLICITUD DE VIÁTICOS
TRABAJADOR SOLICITANTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO
6
Recibe el monto correspondiente,
firma vale provisional de caja,
realiza la comisión.
Vale provisional
caja
Recibe y revisa facturas o notas

comprobatorias, afecta el fondo
revolverte la partida de “Viáticos
de Servidores Públicos”
Facturas

PROCEDIMIENTO: Solicitud de Viáticos

NÚMERO DOCUMENTO
TRABAJADOR Solicita “Pliego de Comisión” para viáticos, “Pliego de
indica el lugar, objeto de comisión, modalidad Comisión”
1 de transporte utilizado. Turna al Auxiliar
Administrativo
DEPARTAMENTO Elabora “Pliego de Comisión” , asigna la “Pliego de
ADMINSITARTIVO cantidad que corresponde con respecto a los Comisión”
Auxiliar Administrativo 2 lineamientos de viáticos, (si requiere gasolina,
asigna gasolina).
DEPARTAMENTO Turna al Jefe del Departamento Administrativo “Pliego de
ADMINSITARTIVO para su revisión y al Comisionado Presidente Comisión”
Auxiliar Administrativo 3 para su autorización.
Están correctos los datos?

DEPARTAMENTO
ADMINSITARTIVO 4 No. Se remite a la actividad 2
DEPARTAMENTO Si. Entrega la cantidad correspondiente al Vale Provisional de
ADMINSITARTIVO 5 trabajador y elabora vale provisional de caja Caja
TRABAJADOR Recibe el monto correspondiente, firma vale Vale Provisional de
6 provisional de caja, realiza la comisión. Caja
Una vez realizada la comisión entrega al
Auxiliar Administrativo las facturas o notas de
los gastos erogados.
Recibe y revisa facturas o notas Facturas, Notas,
comprobatorias, afecta el fondo revolverte la
7 partida de “Viáticos de Servidores Públicos”
Archiva.

DIAGRAMA DE FLUJO
SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN
TRABAJADOR AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Elabora “Orden de Servicio” con
los datos y características del
Servicio que se requiere, con
firma del trabajador solicitante y
de revisión del Jefe
Administrativo.
Orden de Servicio
2
Revisa el Departamento
Administrativo y turna al
autorización.
Orden de Servicio
¿Autoriza
Comisionado
Presidente?
3
No
Archiva “Orden de Servicio” e
indica que no se autorizo el
Servicio.
Si 4
Entrega “Orden de Servicio al
Proveedor seleccionado.
Orden de Servicio

DIAGRAMA DE FLUJO
PROVEEDOR AUXILIAR ADMINISTRATIVO
¿Cumplen los
servicios con las
características
requeridas?
Si No
5
6
Recibe factura del servicio, que Se remite a la actividad
cumplió con los requisitos y no. 4 para su corrección.
condiciones pactadas; sella de
recibo la “Factura”
correspondiente y paga al
Proveedor por los Servicios
recibidos, coloca folio y cancela
con sello de “PAGADO” toda la
documentación
Factura

PROCEDIMIENTO: Servicios de Mantenimiento y Conservación

NÚMERO DOCUMENTO
TRABAJADOR Elabora “Orden de Servicio” con los datos y “Orden de Servicio”
1 características del Servicio que se requiere, con
firma del trabajador solicitante y de revisión del
Jefe Administrativo.
DEPARTAMENTO Revisa el Departamento Administrativo y turna
ADMINSITRATIVO 2 al Comisionado Presidente para su
Auxiliar Administrativo autorización.
Autoriza Comisionado Presidente?

DEPARTAMENTO No. Archiva “Orden de Servicio” e indica que no Orden de Servicio
ADMINSITRATIVO 3 se autorizo el Servicio.
DEPARTAMENTO Si. entrega “Orden de Servicio al Proveedor
ADMINSITRATIVO 4 seleccionado.
Cumplen los servicios con las
DEPARTAMENTO 5
ADMINSITRATIVO No. Se remite a la actividad no. 4
DEPARTAMENTO 6 Si. Recibe factura del servicio, que cumplió con Factura
ADMINSITRATIVO los requisitos y condiciones pactadas; sella de
Auxiliar Administrativo recibo la “Factura” correspondiente y paga al
Proveedor por los Servicios recibidos, coloca
folio y cancela con sello de “PAGADO” toda la
documentación soporte.

DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO
1
Se realiza registro contable de
retenciones por salarios,
retenciones del ISR y crédito al
salario en la póliza de egresos
correspondiente al pago de nómina.
2
Se realiza registro contable de
provisión de retención de ISR sobre
honorarios profesionales en la póliza
de egresos correspondiente al pago
del honorario profesional.
3
Determina el importe total a cargo,
conforme el reporte Auxiliar del
CONTPAQ de las retenciones por
salarios, retenciones del Impuesto
del ISR y Crédito al Salario y remite
copia al Jefe del Departamento
Administrativo para su revisión a
más tardar el 15 de cada mes del
honorario profesional.
4
Una vez verificados los cálculos
realiza pago electrónico en la página
de Internet en el plazo establecido
en la normatividad aplicable.

PROCEDIMIENTO: Pago de Impuestos

NÚMERO DOCUMENTO
DEPARTAMENTO Se realiza registro contable de retenciones por
ADMINSITRATIVO salarios, retenciones del ISR y crédito al
Auxiliar Administrativo 1 salario en la póliza de egresos
correspondiente al pago de nómina.
DEPARTAMENTO Se realiza registro contable de provisión de

ADMINSITRATIVO retención de ISR sobre
Auxiliar Administrativo 2 honorarios profesionales en la póliza de
egresos correspondiente al pago
del honorario profesional.
DEPARTAMENTO Determina el importe total a cargo, conforme el

ADMINSITRATIVO 3 reporte Auxiliar del CONTPAQ de las
Auxiliar Administrativo retenciones por salarios, retenciones del
Impuesto del ISR y Crédito al Salario y remite
copia al Jefe del Departamento Administrativo
para su revisión a más tardar el 15 de cada
mes.
JEFE DEL Una vez verificados los cálculos realiza pago

DEPARTAMENTO electrónico en la página de Internet en el plazo
ADMINISTARTIVO 4 establecido en la normatividad aplicable.

XI.- GLOSARIO
GLOSARIO DE TÉRMINOS:
ACTA CIRCUNSTANCIADA.- Documento de tipo administrativo en el cual se plasma(n) la (s)

evidencias o circunstancias de hechos, actos u omisiones que impliquen alguna irregularidad o
conducta ilícita en los ingresos, egresos, manejo, registros, custodia y aplicación de fondos y
recursos públicos. Documento que sirve de prueba para efectos de procesos administrativos,
judiciales y laborales.
ACTIVIDAD.- una o más acciones afines y sucesivas que forman parte de un procedimiento
ejecutado por una misma persona o unidad administrativa.
ACTO ADMINISTRATIVO.- manifestación externa de la voluntad proveniente de la autoridad

competente, que se emite con el fin de crear determinadas consecuencias jurídicas para casos
particulares específicamente determinados.
ACUERDO.- Es la resolución o disposición tomada sobre algún asunto, por un Organo

Administrativo o persona facultada a fin de que se ejecute uno o más actos administrativos.
ACUSE.- Acción o efecto de acusar recibo.
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA.- Conjunto ordenado y sistematizado de principios, técnicas y

prácticas que tienen como finalidad apoyar la consecución de los objetivos de una organización, a
través de los medios para la obtención de resultados con el máximo aprovechamiento de los
recursos humanos, materiales, técnicos y financieros de la organización, generando las normas,
los servicios, los bienes y la información que demanda la población.
ADQUISICIÓN.- Acta o hecho en virtud del cual una persona adquiere el dominio o propiedad de
una cosa –mueble o inmueble- o algún derecho real sobre ella. Puede tener efecto a titulo oneroso
o gratuito; a titulo singular o universal, mortis causa o intervivos.
AGENDAR.- Apuntes sobre las cosas que se han de hacer cada día y las direcciones.
ANÁLISIS.- Examen detallado de los hechos para conocer sus elementos constitutivos, sus
características representativas; así como sus interrelaciones y la relación de cada elemento con el
todo.
ANTEPROYECTO.- Conjunto de trabajos preliminares para redactar el proyecto de una obra, ley,
programa, escrito, etc.

XI.- GLOSARIO
ARCHIVO.- Comprende el conjunto de expedientes o documentos organizados con el fin de

integrar una fuente de información, en razón de las actividades de una institución.
ARRENDAR.- Cesión de uso de un bien por tiempo determinado, mediante pago de una renta, de
conformidad con las partes interesadas y las normas aplicadas.
ASESORAR.- Es el suministro, a una autoridad de línea, de información técnica y conocimientos

especializados en calidad de proposiciones y recomendaciones, a efecto de facilitar la toma de
decisiones.
BIENES INMUEBLES.- Son aquellos bienes arraigados que por su propia naturaleza no se pueden
trasladar de un lugar a otro sin deterioro o sin alteración de su forma o sustancia, o los que son
considerados como tales por ley.
BIENES MUEBLES.- Son objetos susceptibles de ser trasladados de un lugar a otro, ya sea que se
muevan por sí mismos o por efecto de una fuerza exterior.
CAPACITACIÓN.- Es el proceso mediante el cual el hombre desarrolla y perfecciona sus

habilidades, destrezas y aptitudes a través de un conjunto de conocimientos teórico-practicos,
relativos a un determinado campo tecnológico, para lograr una formación integral que responda a
las exigencias del mismo campo de trabajo.
CONTRATO.- Es el instrumento usual para formalizar la voluntad y compromiso de las partes que
intervienen.
CONTROL.- Mecanismo por el cual se prevé la realización de las acciones justas y necesarias
para el logro de objetivos planeados y en su caso, determinar las desviaciones incurridas para su
corrección.
COORDINACIÓN.- Sincronizar y armonizar todos los esfuerzos con el fin de lograr un resultado
esperado.
ECONOMÍA.- Se refiere a los términos y a las condiciones bajo los cuales una Entidad adquiere
recursos humanos, financieros y materiales en la cantidad y en la calidad adecuada al menor
costo.
EFICACIA.- El grado en que una actividad alcanza sus objetivos, previstos en programas y
proyectos.
EFICIENCIA.- Se refiere a la relación entre los recursos utilizados como insumo y los resultados
obtenidos en bienes y/o servicios; es decir, la eficacia aumenta cuando disminuye la cantidad de
insumos utilizados para producir cada unidad de resultados o bien cuando por una cantidad dada
de insumos se producen más bienes o servicios.

XI.- GLOSARIO
ESTRUCTURA ORGÁNICA.- Disposición en que se ordenan las Unidades Administrativas de una

organización de acuerdo a los criterios de jerarquía y especialización. Sistema formal en que se
plasma la división del trabajo, precisando la interrelación y coordinación de las funciones con
misión y objetivos.
EVALAUACIÓN.- Revisión detallada y sistemática de un proyecto, plan u organismo en su

conjunto, con objeto de medir el grado de eficiencia y eficacia con que está operando en un
momento determinado para alcanzar los objetivos propuestos.
FONDO REVOLVENTE.- Importe o monto destinado exclusivamente para cubrir gastos menores,
que posteriormente deberán cargarse a las partidas presupuéstales correspondientes.
LINEAMIENTO.- Criterios establecidos que, aún sin rango de ley, deben de tener observación
obligatoria para el buen desarrollo de las actividades.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN.- Documento en el que se registra y actualiza la información

detallada de una Institución, acerca de sus antecedentes, atribuciones, estructura orgánica,
funciones, niveles jerárquicos, líneas de comunicación, coordinación y los organigramas que
representen en forma esquemática la estructura y otros que se consideren necesarios para el
mejor desempeño de las labores.
MÉTODO.- Forma prescrita para ejecutar un trabajo dado, poniendo adecuada consideración al
objetivo, instalaciones disponibles y al total de gastos de tiempo, dinero y esfuerzo.
METODOLOGÍA.- Disposición lógica de los pasos tendientes a conocer y resolver problemas

administrativos por medio de un análisis ordenado.
NORMA.- Ordenamiento imperativo y específico que persiguen un fin determinado, con la

característica de ser rígido en su aplicación.
OFICIO.- Comunicación escrita acerca de ciertos asuntos públicos.
ÓRGANO.- Unidad Administrativa impersonal en la que se pueden ejercer una, varias funciones o
parte de ellas, integrada por uno o más puestos.
ORGANIGRAMA.- Representación gráfica que dá una visión general de la estructura interna de un

organismo social.
PLAN.- Instrumento diseñado para alcanzar determinados objetivos, en el que se definen en

espacio y tiempo, los medios utilizables para su alcance, en tal virtud se contempla en forma
ordenada y coherente las metas, estrategias, directrices y tácticas; así como los instrumentos y
acciones que se utilizan para llegar a los fines deseados.
POLÍTICA.- Criterio general que tiene por objeto orientar la acción en las decisiones; sirven por ello
para formular, interpretar o suplir las normas concretas; señalan medios genéricos para alcanzar
las metas.

XI.- GLOSARIO
PLANEACIÓN.- Es el conjunto sistematizado de acciones para fijar prioridades, elegir alternativas,

así como establecer objetivos y metas.
PRESUPUESTO.- Estimación programada en forma sistemática de los recursos financieros que

manejará un organismo en un periodo determinado.
PROCEDIMIENTO.- Sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre sí, que se

constituyen en una unidad en función de la realización de una actividad o tarea específica dentro
de un ámbito predeterminado de aplicación.
PROCESO.- Conjunto de fases sucesivas de una acción dinámica y progresiva que concluye con
la obtención de un resultado.
PROGRAMA.- Plan en el que se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, y el tiempo que
se requiere para realizar cada una de las partes.
REGULARIZAR.- Poner algo en estado de normalidad.
REQUISITAR.- Acción y efecto de solicitar que se cumpla con una o varias condiciones.
SUPERVISIÓN.- Verificación y comprobación de las actividades emprendidas en el desarrollo de

un proceso sistemático de trabajo, acordes con los programas y proyectos previamente
formulados.
VIÁTICOS.- Dinero o conjunto de provisiones para realizar una comisión fuera de su lugar de
adscripción.

Q.F.B. JUANA VALADEZ CASTREJÓN
COMISIONADA PRESIDENTA
MTRO. JESÚS MANUEL MENDOZA MALDONADO

COMISIONADO
DR. JAIME ALFONSO CERVANTES DURÁN

COMISIONADO
LIC. VICTOR HUGO HERNÁNDEZ REYES

SECRETARIO EJECUTIVO


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MANUAL

CONTENIDO CÁPITULO PÁGINA

Recursos Financieros VIII 10

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA

Con fundamento en el Artículo 41 Fracción X de la Ley de Acceso a la Información Pública del

Q.F.B. JUANA VALADEZ CASTREJÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA

En la elaboración de este manual, se identificaron las principales actividades administrativas para

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA

III.- MARCO JURÍDICO

 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

 Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA

V.- MISIÓN Y VISIÓN

DE LA COMISIÓN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

PROMOVER Y DIFUNDIR EL EJERCICIO DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN,

EN EL 2009 LA COMISIÓN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA, ES

DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA CEAIP

GESTIONAR, RESGUARDAR Y ADMINISTRAR LOS SERVICIOS DE DOTACIÓN DE

SER UN APOYO REAL PARA LA OPERACIÓN DE TODAS LAS INSTANCIAS DE LA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA

CONECTOR DENTRO DE PÁGINA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA

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RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE FORMA O

Si: Integra información y turna al

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA

¿Está en las Inst.

Turna cheque, póliza, y

Recibe documentación; cheque y

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA

RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA

Recibe pólizas firmadas, elabora

Recibe listado de pólizas y las

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA

2 Atiende “Solicitud de Material”,

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA

5 el monto solicitado es mayor de

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA

13 Realiza sus operaciones para el

14 Surte al área solicitante

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA

16 Elabora reporte diario de la

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA

RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMA O

DEPARTAMENTO 2 Atiende “Solicitud de Material”, Solicitud de

Recibe bienes solicitados junto con Solicitud de

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA

COMISIONADO 17 Verifica la actividad de la cuenta; y la

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA

RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O

DEPARTAMENTO Si: Imprime reportes

DEPARTAMENTO Si: Determina diferencias y realiza

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA

Localiza los movimientos no

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas