Manual para el manejo de CALC – Open Office

Módulo II
2016
 

Manual para el manejo de CALC – Open Office - Módulo II – Página 1 

 

CONTENIDO
 

DATOS............................................................................................................................................ 1 
ORDENAR Y FILTRAR DATOS .......................................................................................................... 3 
ORDENAMIENTO DE DATOS .......................................................................................................... 3 
FILTRAR DATOS.............................................................................................................................. 5 
FORMATOS CONDICIONALES ........................................................................................................ 7 
PRÓXIMO MÓDULO .................................................................................................................... 10 

Manual para el manejo de CALC – Open Office - Módulo II

 
 

DATOS 
Introducción de datos en una planilla de Calc. 

1. Posicionarse en una celda vacía (NO hacer doble click en la celda).  
2. Escribir texto o número. 
3. Presionar ENTER o TAB o alguna flecha del cursor. 

Para insertar el mismo valor en varias celdas: 

1. Seleccionar el rango de celdas vacías donde se quiere ingresar dicha información. 
2. Escribir texto o número. 
3. Presionar ALT + ENTER 

Presionar ALT + ENTER Æ 

 
 
Imagen 1 
 
Para copiar en otras celdas un valor ya escrito: 

1. Posicionarse en la celda a copiar (NO hacer doble click en la celda). 
2. Copiar el valor: Editar Æ Copiar  
3. Posicionarse en la celda destino para pegar el dato: Editar Æ Pegar 
Ó 
1. Posicionarse en la celda a copiar (NO hacer doble click en la celda). 
2. Copiar el valor: botón derecho del mouse Æ Copiar 
3. Posicionarse  en  la  celda  destino  para  pegar  el  dato:  botón  derecho  del  mouse  Æ 
Pegar 
Ó 
1. Posicionarse en la celda a copiar (NO hacer doble click en la celda). 
2. Copiar el valor: CTRL + C 
3. Posicionarse en la celda destino para pegar el dato: CTRL + V 
Ó 
1. Posicionarse en la celda a copiar (NO hacer doble click en la celda). 
2. Posicionar el cursor en el extremo inferior derecho de la celda 

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3. Posicionarse en la cruz negra y arrastrar. 
 

   

Imagen 2 

Pegado especial 

Al copiar una celda se está copiando todo  incluyendo el formato de la celda. Si al pegar el dato 
solo  se  quiere  conservar  parte  de  la  información  copiada  (por  ej:  solo  el  número  pero  sin  el 
formato de la celda) se debe usar la opción Pegado especial del menú Editar (o acceder a la 
misma opción con el botón derecho del mouse o con el comando correspondiente de la barra 
de herramientas). 

Si es fórmula y se desea copiar ese dato, se está copiando la fórmula y NO el resultado. 

Fórmula 
Valor 
 

Imagen 3 

Para pegar solamente el resultado, en el cuadro de diálogo desplegado se debe seleccionar la 
opción “Números” habiendo previamente deseleccionado la opción “Pegar todo”. 

 
Imagen 4 

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Eliminación de datos 

Para borrar datos de una o varias celdas, se debe presionar el botón “Suprimir” en el teclado y 
seleccionar la opción “Eliminar todo” en las opciones del cuadro de diálogo que se muestra a 
continuación: 

Imagen 5 

ORDENAR Y FILTRAR DATOS 

ORDENAMIENTO DE DATOS 
Los datos de una tabla pueden ser ordenados según diferentes criterios. Para poder realizar el 
ordenamiento  la  tabla  debe  contener  encabezados,  o  sea  títulos  en  cada  columna  (en  el 
ejemplo: apellido, nombre, edad). Se pueden agregar tantos criterios de ordenamiento como 
columnas tenga la tabla.  

En el ejemplo se pueden determinar hasta 3 niveles de 
ordenamiento. Se podría ordenar por orden alfabético 
del apellido, por orden alfabético del nombre o por 
orden (ascendente o descendente) de la edad. 

Imagen 6   

Con excepción del primer nivel de ordenamiento, los siguientes valen siempre y cuando haya 
algún  dato  repetido  en  el  nivel  de  ordenamiento  anterior.  En  el  ejemplo,  si  se  ordena 
alfabéticamente  el  campo  “Apellido”,  el  orden  alfabético  del  campo  “Nombre”  valdrá 
solamente  para  el  apellido  “López”  (que  es  el  que  está  repetido)  y  el  resto  de  los  datos 
quedarán ordenados de la misma manera que si no se hubiera definido ese segundo nivel de 
ordenamiento. 

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Menú Datos Æ Ordenar. Aparece un cuadro de diálogo donde se debe seleccionar el nombre 
de la columna que se usará de nivel de ordenamiento y el criterio a aplicar. 

Imagen 7 

Al definir como único criterio de ordenamiento el orden alfabético del campo “Apellido”, los 
datos de López, Ramiro y de López, Ana quedan ordenados según el orden en que aparecían 
en la tabla original. Dado que existe repetición de “Apellido”, en este caso es útil agregar un 
nuevo nivel de ordenamiento. 

Imagen 8 

En el siguiente ejemplo el criterio de ordenamiento es la edad (de menor a mayor) y como hay 
una edad repetida se agrega, como segundo criterio, el ordenamiento alfabético del apellido. 

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Imagen 9 

FILTRAR DATOS 
Filtrar  datos  significa  dejar  visibles  momentáneamente  los  datos  que  cumplan  algún  criterio 
particular, por ejemplo las personas mayores de 30 años. 

Los datos de una tabla pueden ser filtrados según diferentes criterios. Todas las columnas de la 
tabla deben tener un encabezado, o sea un título ya que será el criterio de filtrado. Para activar 
el filtro se debe posicionar el mouse en una de las celdas de la tabla. Menú Datos Æ Filtro Æ 
Filtro Automático.  

Imagen 10 

De esa manera aparece en cada celda del encabezado una flecha negra desplegable. 

Imagen 11 

Una vez activado el filtro desplegando dicha flecha negra de alguna de las columnas se puede 
determinar el criterio de filtrado. Al desplegar, seleccionar la opción “Filtro predeterminado” 
para definir los criterios de filtrado. 

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Imagen 12 

Existen diferentes criterios teniendo en cuenta si los datos a filtrar son numéricos o cadena de 
texto. 

Filtros para datos numéricos: igual a; mayor/menor que; mayor o igual/menor o igual que; etc. 

Para  el  ejemplo  de  personas  mayores  a  30  años,  la  selección  del  filtro  queda  de  la  siguiente 
manera: 

 
Imagen 13 

Seleccionar  la  opción  de  Aceptar,  con  lo  cual  los  resultados  de  la  tabla  se  muestran  de  la 
siguiente manera: 

La flecha de la columna donde se aplicó el filtro se ve 
ahora de color azul. 

 
Imagen 14 

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Filtros  para  textos:  contiene/no  contiene  una  letra  o  una  cadena  de  caracteres;  Comienza 
con/Termina con; No comienza/termina con; etc. 

Otra  opción  de  filtrado  es  seleccionar  un  valor  particular  de  la  lista  que  se  despliegue  al 
presionar la flecha negra. 

Para  quitar  el  filtro,  se  debe  presionar  la  flecha  azul  de  la  columna  filtrada  y  seleccionar  la 
opción “Todos”.  

FORMATOS CONDICIONALES 
El  formato  condicional  es  una  respuesta  visual  a  una  pregunta  específica  sobre  los  datos 
analizados.  Por  ejemplo:  ¿qué  persona  tomó  más  de  15  días  de  licencias?;  ¿qué  persona 
realizó una cantidad de horas extras mayor a X?; etc. 

El  formato  condicional  ayuda  a  responder  estas  preguntas  porque  facilita  el  proceso  de 
resaltar celdas o rangos de interés, de destacar valores inusuales, etc. El formato condicional 
cambia  el  aspecto  de  una  celda  o  un  rango  de  celdas  según  una  condición  o  criterio.  Si  la 
condición es verdadera, el rango de celdas adopta el formato determinado. Si algún valor del 
rango de datos cambia, el formato se adapta automáticamente según si el nuevo valor cumple 
la condición o no. 

Imagen 15 

Se  puede  definir  previamente  un  formato  en  una  celda.  Luego  Menú  Formato  Æ  Estilos  y 
formateos. Hacer click  en  el botón “Nuevo estilo a  partir de selección” y definir un  nombre 
para dicho formato y sus características (tipo y color de fuente / color de fondo / bordes, etc.).  

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Imagen 16 

Para  aplicar  el  formato  condicional  a  un  rango  de  celdas  se  lo  debe  seleccionar  completo  y 
luego  menú  Formato  ÆFormateo  condicional.  Elegir  la  condición,  por  ejemplo  valores 
mayores que el promedio calculado. 

Imagen 17 

En Estilo de celda asignar el formato definido previamente o crear uno nuevo presionando el 
botón de Nuevo Estilo. 

El formato condicional puede aplicarse también a celdas que contienen información en forma 
de texto, por ejemplo resaltar los apellidos que comienzan con determinada letra o que sean 
iguales a cierto valor. Para esto, en el cuadro de diálogo donde se detalla el criterio, se debe 
escribir el texto entre comillas. 

 
Imagen 18 

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Imagen 19 

Aclaración:  la  palabra  valor  hace  referencia  a  que  la  celda  tenga  información 
independientemente de que sea un número o una cadena de texto. 

   

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PRÓXIMO MÓDULO 

• FORMULAS: fórmulas frecuentes, referencias relativas, referencias absolutas, 
referencias mixtas, referencias a otras hojas de cálculos.  
• COPIAR Y PEGAR FÓRMULAS. 
• CÁLCULO DE TOTAL, PROMEDIO, CANTIDAD, PORCENTAJE, ETC. 
• FUNCIÓN SUBTOTALES. 

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