UNIVERSIDAD NACIONAL JOS FAUSTINO SNCHEZ CARRIN

Facultad de Ciencias Empresariales Administracin de Empresas

I. OBJETIVOS
Dar sentido a sus colecciones, facilitar el aprendizaje, estimular la curiosidad,
contribuir a eliminar la memorizacin, y llenar cada vez ms la brecha existente
entre conceptos formales y la intuicin, la teora y la prctica.
Analizar toda investigacin o estudio, deber encontrar respuesta a algunas
interrogantes.
Determinar el consumo de informacin contribuye a aclarar dudas, a satisfacer
inquietudes, a elevar la cultura, entre otros. Por tanto las investigaciones siempre
estn respaldadas por informacin y de toda investigacin se obtiene una nueva
informacin.

II. SISTEMA DE INFORMACION

2.1. Definicin: Los Sistemas de Informacin se construyen para mejorar la Organizacin y

habitan en la estructura de las mismas. La mejora de la organizacin receptora de los SI son
el fin ltimo que justifica su puesta en marcha. El objetivo de aprendizaje de esta Unidad es
obtener los conceptos tericos bsicos que nos permitan orientar la funcin de los sistemas
de informacin en las Organizaciones.

Un SI, es un tipo especializado de sistema que puede definirse de muchas maneras.

Es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de
una empresa o negocio.

Es un conjunto de elementos o componentes interrelacionados para recolectar, manipular y

diseminar datos en informacin y para proveer un mecanismo de retroalimentacin en pro
del cumplimiento de un objetivo.

El manejo de datos e informaciones constituye uno de los aspectos ms importantes para

cualquier organizacin contempornea. El manejo de informacin abarca diferentes
actividades como la recoleccin, almacenamiento, recuperacin, difusin hacia lugares y
personas indicadas, as como el uso que de ellos se hace para varias actividades dentro de
una organizacin.

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Los sistemas que trabajan con elementos informativos (datos, documentos, objetos,
informacin) se denominan sistemas de informacin.

Segn Buckland, un sistema es un sistema de informacin si se UTILIZA como sistema de

informacin; especialmente si ha sido diseado PARA SER UTILIZADO como sistema de
informacin. Esta definicin claramente expresa que los sistemas de informacin
responden a la satisfaccin de necesidades de una organizacin o de un individuo o grupo.
Por tanto, se disean para responder a objetivos concretos y en su operacin,
permanentemente se intenta comprobar el grado de eficiencia del mismo. Por tanto el
elemento vital de un sistema de informacin es SU USO. Segn Muoz Cruz un sistema
de informacin es un conjunto de elementos o componentes relacionados con la
informacin que interaccionan entre s para lograr un objetivo: facilitar y/o recuperar
informacin.

Esto hace que los sistemas de informacin y sus usuarios se integren; entre ellos se
establece una estrecha interrelacin. Por tal motivo bsico trabajan para satisfacer a su
ambiente y se nutren del mismo ratificando su condicin de sistema abierto. Por supuesto,
los contextos sociales y tcnicos ejercen una influencia notable en los sistemas de
informacin. De ah la importancia que tiene el estudio del ambiente que rodea a estos
sistemas de informacin y a los componentes que radican en el mismo.

Por lo general, los sistemas de informacin son complejos, y GRANDES. La complejidad

no necesariamente se asocia a aspectos ingenieriles, sino a la diversidad de componentes
que los conforman y de las relaciones que estn presentes en ellos. Por lo general, todo lo
relativo a consideraciones sociales, econmicas, polticas y cognitivas se consideran
complejas.

Estas mismas caractersticas hacen de otro aspecto vital lo sea su capacidad para responder
a los cambios, adaptarse a su ambiente y mantener cierta estabilidad que les permita
sobrevivir.

Desde la perspectiva de la persona que se informa, podemos distinguir tres situaciones de

recepcin de informacin:

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Comunicacin, en la que se traslada informacin, en forma intencional, ms o menos

directamente al receptor, como en una conversacin, en una carta, en una lectura.

Servicios de recuperacin de informacin, donde el usuario localiza, busca y recupera datos

e informacin recopilada y almacenada. Esta situacin es mucho ms compleja que la
anterior.

Observacin. Tambin se puede recibir informacin de otras formas, por ejemplo, mediante
la observacin de un evento, la conduccin de un experimento, o la contemplacin de una
evidencia que no ha sido comunicada o recuperada.

Los sistemas de informacin tienen dos principios bsicos:

Su rol: facilitar el acceso a la informacin

Su misin: apoyar la razn de ser de aquel al que est subordinado, o sea su misin siempre
est al servicio de otros.

Para comprender los sistemas de informacin hay que conocer que existen necesidades en
las organizaciones y comunidades que deben ser satisfechas. Tambin hay que dominar las
complejidades de cmo se maneja la informacin y cules son las potencialidades de los
medios que se emplean para organizar y recuperar informacin.

La informacin aumenta nuestra posibilidad de toma de decisiones correctas, hasta llegar a

niveles de certeza donde no habra equvoco posible. Claro est, que estamos tomando
como criterio para de la toma de decisiones la razonabilidad de los problemas, que claro
que muchas veces, las decisiones no se toman en forma racional.

La mayora de las acciones provienen de decisiones y las decisiones provienen de tener

informacin. Este proceso, que muchas veces no se realiza en forma consciente, est en
nuestra vida diaria y en la vida de las empresas a todo nivel. Un ejemplo, por cierto muy
sencillo, es vestirnos de diferente forma de acuerdo a la informacin que tengamos sobre
las condiciones del tiempo. El pronstico del tiempo la informacin- para saber que
ponernos (accin) puede ser formal a travs de un informe meteorolgico de un noticiero
radial o el peridico, o informal como podra ser un dolor de callos de nuestra abuela que
habitualmente nos indica lluvia.

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Los SI estn alineados con la demanda. La pregunta que deben satisfacer es:

2.2. Qu informacin es necesaria?

La actividad principal a llevar a cabo en dilucidar los SI por los analistas de sistemas es el
anlisis de requerimiento y el diseo conceptual que trata de responder a nuestras
necesidades de informacin.

Podemos decir que el personal de la organizacin, en principio, sabe del SI ms all del
uso de las TI para solucionar sus necesidades. Es muy probable que no sean eficientes y
eficaces pero se debe descubrir por parte de los analistas de sistemas y especialistas en
TI.

2.3. Componentes de un Sistema de Informacin:

Entrada: actividad consistente en la recopilacin y captura de datos.
Procesamiento: conversin o transformacin de datos en salida.
Salida: informacin til, por lo general bajo la modalidad de documentos y/o
informes.
Retroalimentacin: salida que sirve para hacer cambios en las actividades de entrada
o procesamiento.

Figura 1. Flujo de informacin

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2.4. Elementos de un Sistema de Informacin

Estos elementos son de naturaleza diversa y normalmente se incluyen:

a. Equipo computacional:
Necesario para que el SI pueda operar. Lo constituyen las computadoras y el equipo
perifrico que puede conectarse a ella.
b. El recurso humano:
Que interacta con el SI. Persona que utilizan el sistema, alimentndolo con datos o
utilizando los resultados que genere.
c. Los datos o informacin:
Proceso mediante el cual el SI toma los datos que requiere para procesar la
informacin.
d. Los programas:
Que son ejecutados por la computadora, y producen diferentes tipos de resultados.
e. Las telecomunicaciones:
Son bsicamente hardware y software, facilitan la transmisin de texto, datos,
imgenes y voz en forma electrnica.
f. Procedimientos:
Que incluyen las polticas y reglas de operacin, tanto en lo funcional del proceso
del negocio, como en los mecanismos para hacer trabajar la aplicacin en la
computadora.

De acuerdo con Georges van Slype, Michel van Dick y Marcel Guillot en los sistemas se
distinguen habitualmente los siguientes elementos:

g. La motivacin: perspectiva en la que uno se sita para organizar o estudiar el sistema

h. Los objetivos: traduccin de la motivacin en misiones precisas asignadas al sistema

i. El ambiente: medio exterior en el que evoluciona el sistema

j La estructura: la forma segn la cual se ordenan los elementos del sistema y se

relacionan unos con otros

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k. La funcin: es, realmente, la actividad que realiza el sistema de acuerdo con su

estructura, y, formalmente, el modo de transformacin de las entradas (inputs) del sistema
en salidas (outputs)

l. Las entradas: elementos (datos, materiales, etc.) que proceden del ambiente e ingresan
en el mecanismo de funcionamiento del sistema

m. Las salidas: elementos (datos, materiales, prestaciones, etc.) resultantes del tratamiento
de las entradas por el funcionamiento del sistema, y suministrados al ambiente para
responder a los objetivos asignados al sistema

n. El control: dispositivo destinado a verificar la adecuacin de las salidas a los objetivos

perseguidos y a las entradas del ambiente y que acta sobre la regulacin cuando no existe
concordancia

. La regulacin: dispositivo destinado a asegurar la evolucin del sistema cuando una

modificacin del ambiente o un mal funcionamiento de la estructura entraan una
inadecuacin de las salidas. Supone un mecanismo, tpico en el sistema, de realimentacin
o de retroaccin (feedback). Si la inadecuacin es ligera, bastar con modular las salidas; si
es ms importante, ser precisos adaptar las estructuras; si es muy importante, ser
necesario proceder a una verdadera mutacin de los objetivos y consiguientemente de la
misma estructura.

Figura 2. Funcionamiento de un sistema

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Figura 3. Sistema de informacin

Figura 4. Sistema de informacin estratgico

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Los elementos indicados se pueden distinguir en los sistemas de informacin (SI), pues
stos han de estar insertos en el ambiente que constituye la sociedad a la que pertenecen;
responden a una motivacin y buscan unos objetivos determinados; reciben unas entradas,
ideas o noticias, que son elaboradas por el sistema y tratadas por sus funciones y estructura
y dan lugar a unas salidas, las ideas y noticias que proporcionan a los usuarios del sistema,
el cual constituye, en fin, una organizacin que debe disponer de mecanismos de control y
regulacin de sus actividades.

La informacin y su proceso de comunicacin pueden presentar formas muy diversas, por

ello, cabe distinguir mltiples sistemas de informacin: los sistemas de enseanza, los
constituidos por medios de comunicacin de masas y los sistemas de documentacin.

Todos ellos presentan conjuntos de medios humanos y materiales interrelacionados e

interactuantes que reciben conocimientos y noticias y los elaboran para comunicarlos
despus. Un SI es, por supuesto, el conjunto de elementos articulados para comunicar
informacin.

2.5. Actividades bsicas de un Sistema de informacin

a. Entrada de datos informacin:

Proceso mediante el cual el SI toma los datos que requiere para procesar la informacin.
Las entradas pueden ser manuales o automticas. Las unidades tpicas de entrada de
datos a las computadoras son las estaciones de trabajo, los dispositivos de
almacenamiento, lector de cdigo de barras, los escners, la voz, los monitores
sensibles al tacto, teclado y mouse entre otras.

b. Almacenamiento de datos informacin:

A travs de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin guardada en la

sesin o el proceso anterior.

Esta informacin suele ser almacenada en estructuras de informacin denominadas

archivos.

Discos magnticos o discos duros, disco flexibles, discos compactos, dispositivos de

alta capacidad.

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c. Procesamiento de datos informacin:

Es la capacidad para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones

preestablecidas.

Esta caracterstica de los sistemas permite la transformacin de datos fuentes en

informacin que puede ser utilizada para la toma de decisiones.

d. Salida de informacin:

Es la capacidad de un SI para sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al

exterior.

Las unidades tpicas de salida son las impresoras, estaciones de trabajo, dispositivos de
almacenamiento, la voz, los graficadores, los plotters, entre otros.

Puede constituir la entra a otro SI o mdulo a travs de una interfaz automtica.

Figura 5. Diseo conceptual de un Sistema de informacin.

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2.6. Componentes Bsicos de los Sistemas

Retroalimentacin: Es la funcin del sistema que tiendea comparar la salida con un criterio
o un estndar previamente establecido. La retroalimentacin tiene por objetivo el control
del sistema.

Es un subsistema planeado para "sentir" la salida (registrando su intensidad o

calidad) y compararla con un estndar, patrn o criterio preestablecido.
Los desvos de la salida en relacin con lo planeado, proyectado o esperado, deben
ser medidos a travs de medios previamente programados.
La retroalimentacin se encarga de regular la entrada, para que la salida se
aproxime al estndar establecido

Las principales funciones de la retroalimentacin son:

Controlar la salida enviando mensajes al regulador de entrada;

Mantener un estado relativamente estable del sistema cuando se enfrenta con
variables externas que pueden ocasionar su fluctuacin;
Aumentar la probabilidad de que el sistema sobreviva frente a las presiones
externas.
Podemos identificar dos tipos de retroalimentacin: la positiva y la negativa.

a) Retroalimentacin positiva: es la accin estimuladora de la salida que acta sobre la

entrada del sistema. La seal de salida amplifica y refuerza la seal de entrada.

b) Retroalimentacin negativa: es la accin que frena e inhibe la salida y que acta sobre
la entrada del sistema. La seal de salida disminuye e inhibe la seal de entrada.

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Figura 6. La empresa compuesta por niveles o subsistemas

Figura 7. Tipo de sistemas: simple y complejo

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Figura 8. Tipo de sistemas: Natural y Artificial

2.7. EI organismo social como sistema

Los sistemas se pueden considerar de dos maneras: cerrados y abiertos y en interacci6n con
su medio. Esta distinci6n, aunque no es absoluta, es muy importante en la teora
administrativa. El pensamiento de sistemas cerrados se basa principalmente en las ciencias
fsicas y es aplicable a sistemas mecanicistas. Muchos de los primeros conceptos de las
ciencias sociales y de la teora administrativa eran consideraciones de sistemas cerrados,
porque ellos consideraban el sistema bajo estudio libre de influencias externas y
determinativas. Las teoras tradicionales sobre administraci6n fueron vistas primero como
sistemas cerrados, por 10 que se concentraban nicamente en la operaci6n interna de la
empresa y adoptaban enfoques altamente racionales, tornados de los modelos de las
ciencias fsicas.

EI punto de vista de sistema abierto reconoce que los sistemas biolgicos o sociales se
encuentran en una relaci6n dinmica con su ambiente y que perciben diferentes entradas,
que transforman de alguna manera y salen en forma de productos.

EI sistema abierto se adapta a su medio ambiente, el cambio de estructura y de los procesos

de sus componentes internos. La forma ms sencilla de representar a un organismo en
trminos de un modelo general de sistema abierto

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Figura 9. La empresa como sistema

Figura 10. Subsistemas por funcin, por naturaleza, por nivel jerrquico

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III. APLICACIN DE LAS TI A LOS SISTEMAS DE INFORMACION

La TI est alineada con la Oferta. En este caso la pregunta que debemos responder es:

Cmo podemos proveer la informacin necesaria para responder a la estrategia

empresarial?

En este caso la TI pertenece al campo y sigue el camino de los avances tecnolgicos. La TI

necesita de tener un SI definido previo para cumplir su objetivo. De alguna forma, es
sirviente al SI. Su utilizacin, sin esta base previa, es muy probable que nos lleve al fracaso
o en el mejor de los casos a la sub-utilizacin de los medios tecnolgicos.

IV. CONCLUSIONES
El SI cumple un objetivo principal en el avance y desarrollo de Automatizar los
procesos.
La informacin proporcionada del SI, sirve de apoyo al proceso de para las tomas
toma de decisiones en cada fase del sistema.
El sistema general de informacin da ventajas competitivas a travs de su
implantacin.
El desempeo de las actividades en todos los niveles de la organizacin, mediante el
suministro de la informacin adecuada, aporta la calidad suficiente, a la persona
apropiada, en el momento y lugar oportuno, asi mismo logra usar el formato ms
til para el receptor

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V. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Bertalanffy, Ludwing von. General Systems Theory. New York : George Brasilier, 1968.

Codina, Lluis. Sistemes dInformaci Documental. Barcelona : Portic, 1993.

Ros Garca, Juan. Los sistemas y las redes de informacin y documentacin. En: Manual de
informacin y documentacin. Madrid : Pirmide, 1996

Sos Pea, Rosa. Tcnicas de documentacin cientfica: teora y prctica. Valencia :

Promolibro, 1996

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