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1. INFORMACIN GENERAL
ORGANIZACIN
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
SITIO WEB: www.uniquindio.edu.gov.co
LOCALIZACIN DEL SITIO PERMANENTE PRINCIPAL: Carrera 15 calle 12 Norte. Armenia, Quindo,
Colombia
ALCANCE DE LA CERTIFICACION:
DISEO Y PRESTACIN DE SERVICIOS DE:
EDUCACIN SUPERIOR EN LOS NIVELES POSTGRADO (ESPECIALIZACIN PROFESIONAL,
MAESTRA, DOCTORADO), PREGRADO
(TCNICO PROFESIONAL, TECNOLGICO Y PROFESIONAL), METODOLOGAS PRESENCIAL, A
DISTANCIA Y VIRTUAL EN LAS AREAS DE CIENCIAS DE LA SALUD, CIENCIAS ECONMICAS Y
ADMINISTRATIVAS, CIENCIAS BSICAS, CIENCIAS HUMANAS, INGENIERA, EDUCACIN Y
CIENCIAS AGROINDUSTRIALES.
INVESTIGACIN RELACIONADA CON LAS REAS DEL SABER QUE MANEJA LA UNIVERSIDAD.
PROYECCIN SOCIAL A LA COMUNIDAD EN ASESORA Y CONSULTORA EN LAS REAS DE
EDUCACIN, CIENCIAS BSICAS,
ARTES, HUMANIDADES, SALUD, INGENIERA, CIENCIAS AGROINDUSTRIALES, CIENCIAS
ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS.
Design and services in higher education level graduate (professional Specialization, master's, doctorate),
vocational (career technical, Technological and vocational), methodologies face, a distance and virtual in
the Areas of: the science of health sciences economic and administrative sciences Basic, human sciences,
engineering, education and science agroindustrial.
Design and services related research areas of knowledge to manage the University.
Design and provision of social services projected in the community: advisory and Consultancy in the
areas of education, basic sciences, the arts, the humanities, Health, engineering, science and
agroindustrial economics and administrative.
EXCLUSIONES JUSTIFICADAS (En el caso de sistema de gestin de calidad)
No aplica
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INFORME DE AUDITORA DE SISTEMAS DE GESTIN
1. INFORMACIN GENERAL
CDIGO IAF: CS 37-0 Educacin ; GP 36-0 Administracin del Estado y de la poltica econmica y social
de la comunidad; Prestacin de servicios a la comunidad en su conjunto; Actividades de seguridad social
obligatoria.
CATEGORIA DE ISO/TS 22003 : no aplica
REQUISITOS DE SISTEMA DE GESTION: ISO 9001 de 2008 y NTC GP 1000 de 2009
REPRESENTANTE DE LA DIRECCION
Nombre: Luz Stella Lpez Marn.
Cargo: Vicerrectora Administrativa
Correo electrnico viceadmi@uniquindio.edu.co
TIPO DE AUDITORIA: Inicial o de Otorgamiento
Seguimiento
Renovacin
Ampliacin de alcance
Reactivacin
Extraordinaria
2. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
Determinar la conformidad del sistema de gestin con los requisitos de la norma de sistema de
gestin.
Evaluar la capacidad del sistema de gestin para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales,
reglamentarios y contractuales aplicables al alcance del sistema de gestin y a la norma de requisitos
de gestin
Determinar la eficacia del sistema de gestin para asegurar que la organizacin puede tener
expectativas razonables con relacin al cumplimiento de los objetivos especificados.
Identificar reas de mejora potencial del sistema de gestin
3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS
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INFORME DE AUDITORA DE SISTEMAS DE GESTIN
3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS
Es aplicable la toma de muestra de sitios permanentes por mltiple sitio, segn condiciones de IAF
MD 1 o ISO/TS 22003, por ejemplo?:
Si No .
Si se aplic toma de muestra de mltiples sitios, indicar cules sitios permanentes se auditaron:
Si es auditora de otorgamiento en etapa 2, fueron ajustados los tiempos de acuerdo con los
resultados de la etapa 1?
Si No . No aplica
Se auditaron actividades en sitios temporales o fuera del sitio (Por ejemplo instalaciones de cliente,
proyectos (de acuerdo al listado de contratos o proyectos entregado por la empresa)?:
Si No No aplica .
Si aplica indicar en cules sitios temporales se realiz auditora? cules proyectos o contratos
fueron auditados mediante visita al sitio o por registros? Indicar que actividades del alcance y
requisitos, fueron cubiertos en cada contrato o proyecto o sitio visitado.
En el caso de los esquemas en los que es aplicable el requisito de diseo y desarrollo del producto o
servicio (Por ejemplo el numeral 7.3 de la nota ISO 9001), este aplica en el alcance del certificado?:
Si No .
Para auditar el requisito se tom como muestra el programa de Seguridad y Salud en el Trabajo.
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INFORME DE AUDITORA DE SISTEMAS DE GESTIN
3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS
Se verific la capacidad de cumplimiento de los requisitos legales aplicables establecidos mediante su
identificacin, la planificacin de su aplicacin, la implementacin y la verificacin por la organizacin
de su cumplimiento
Los principales requisitos son:
o Rector.
o Vicerrectoras Administrativa y Acadmica
o Plan de desarrollo
o 9 de loa 18 procesos cambiaron de lderes, tres misionales, bienestar, control interno, financiera,
planeacin y Direccionamiento.
o Sistema de Informacin gerencial BSC, trabajo en implementacin con aplicativo.
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INFORME DE AUDITORA DE SISTEMAS DE GESTIN
3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS
o Ampliacin de horarios de los servicios en Bienestar, Biblioteca y Comunicaciones.
o Implementacin de Comit Tcnico de extensin con representantes de cada facultad y frecuencia
quincenal.
o Implementacin de servicio de bolsa de empleo.
o Frecuencia de evaluacin de proveedores de semestral a anual.
Se encontraron controlados los procesos tercerizados, cuyo resultado incide en el producto o servicio
o el alcance del sistema de gestin?
Si No . No aplica .
En caso afirmativo incluir si el control
.Lo ejerce el proveedor del proceso
.Lo ejerce la organizacin en la recepcin del resultado del proceso
.El control esta compartido entre la organizacin y el proveedor
Se evidenciaron las acciones tomadas por la organizacin para solucionar los hallazgos clasificados
como reas de preocupacin, reportados en el informe de la Etapa 1? (Aplica solo para auditoras
iniciales o de otorgamiento):
Si No No aplica .
Los riesgos identificados previamente por la organizacin se han controlado de manera eficaz
Si No .
En caso positivo la eficacia de control se basa en disminuir la probabilidad? Si No .
Concluir sobre el grado de adecuacin de las medidas de control pertinentes establecidas por la
organizacin a travs de los programas prerrequisitos PPRs y el plan APPCC (aplica para los
esquemas ISO 22000, NTC 5830 y FSSC2000).No aplica
En el caso de auditoras con ISO 13485 se evidencia conformidad en requisitos de la gestin del
riesgo?
Si No , No aplica
Si no describir las acciones que la empresa debe emprender en tal sentido.
Se presentaron, durante la auditoria, cambios que hayan impedido cumplir con el plan de auditora
inicialmente acordado?
Si No ,
Si aplica, cuales:
Justificacin: La asignacin de grupo auditor se modific por dificultades de salud de la auditora
asignada. Se realiz nueva asignacin de grupo auditor. El plan de auditoria definido y acordado
inicialmente se modific de conformidad con la nueva asignacin.
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INFORME DE AUDITORA DE SISTEMAS DE GESTIN
3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS
Los planes de accin en correcciones y acciones correctivas fueron aceptados por el auditor lder el
2015-09-23.
5. HALLAZGOS DE LA AUDITORA
5.1 Oportunidades de mejora
Gestin de Recursos Acadmicos
o Los datos asociados a las solicitudes de soporte de la plataforma tecnolgica para cursos
virtuales, agrupndolos por temas y analizndolos, con el fin de facilitar la identificacin de
aspectos a mejorar.
Docencia
o El seguimiento a egresados incluyendo tanto el cargo como la empresa donde labora el egresado,
para enriquecer las conclusiones sobre la pertinencia de los programas.
o La planeacin del diseo, realizando cronograma para la realizacin de cada registro calificado
nuevo o a renovarse, con las actividades pertinentes, con el equipo responsable, fechas precisas
de cada actividad y haciendo visibles las actividades de revisin, verificacin y validacin, para
facilitar el seguimiento y la toma de correctivos oportunos.
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INFORME DE AUDITORA DE SISTEMAS DE GESTIN
5. HALLAZGOS DE LA AUDITORA
o La autoevaluacin de los programas, asegurando concluir sobre los aspectos dbiles y fuertes de
cada uno de los factores analizados, para facilitar la identificacin y comprensin del plan de
mejora del currculo.
Investigacin
o Agilizar la gestin de la herramienta para el seguimiento a los proyectos de investigacin en cada
una de sus fases, con el fin de que esta facilite el seguimiento e identificacin de dificultades, de
manera gil; de esta forma se potencializa la capacidad de la institucin para asumir el crecimiento
del proceso de investigacin.
TICs:
Gestin Documental
o Revisar el manejo que se da al indicador de quejas y reclamos, para que refleje la buena gestin
realizada y suministre informacin sobre los aspectos a intervenir.
o Conviene definir metas intermedias en el plan de mejoramiento de Gestin Documental, para que
permitan visualizar los avances y evitar acumulacin de trabajo al final del perodo.
Gestin de Calidad
o Se invita a los lderes de los procesos a respaldar de manera decidida la implementacin y el
seguimiento a la efectividad de las acciones comprometidas como respuesta a los resultados de
auditoras internas y externas, para que las mismas logren la utilidad de proporcionar elementos
para la solucin oportuna de inadecuaciones en los procesos.
Gestin Jurdica
o Conviene complementar la informacin del cuaderno de control del proceso, cuando los trmites
se direccionen a otras oficinas, reas o procesos, para asegurar la trazabilidad de cada uno de los
mismos.
Comunicaciones:
o Conviene estudiar la norma con el enfoque a este proceso, a fin de implementar controles y
acciones que conlleven a mejorar el ordenamiento de actividades, que faciliten la atencin a los
usuarios de este servicio pero al tiempo el trabajo coordinado y balanceado de Comunicaciones.
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INFORME DE AUDITORA DE SISTEMAS DE GESTIN
5. HALLAZGOS DE LA AUDITORA
5.2 Hallazgos que apoyan la conformidad del sistema de gestin con los requisitos.
Planeacin
o El enfoque participativo de la formulacin del plan de desarrollo, como tambin la informacin
recabada para tal fin, aseguran su pertinencia.
o La entidad logro el puesto 3 en ndice de transparencia a nivel nacional entre las IE de educacin
superior pblica, demostrando su compromiso con combatir la corrupcin.
Docencia
o La tendencia a la disminucin de la desercin de estudiantes, lo cual evidencia eficacia en las
estrategias utilizadas para tal fin.
Investigacin
o El reconocimiento de Colciencias al Instituto Interdisciplinario de las Ciencias como centro de
investigacin, mediante Resolucin 1057 de 2014, lo cual permite una mayor visibilidad y
confiabilidad para asumir proyectos asociados a dicho centro de investigacin.
o La tendencia al crecimiento de los artculos en revistas indexadas, publicados por los docentes de
planta, lo cual evidencia eficacia en la gestin del proceso de Investigacin, frente a la
investigacin y generacin de conocimiento.
o La gestin para obtener registro de marca para investigaciones lo que har posible lograr
visibilidad y confiabilidad en el sector productivo.
Biblioteca
o La adquisicin del aplicativo KOA como apoyo al servicio de biblioteca, el cual funciona en
ambiente web (ms amigable para el usuario), facilita las reservas, seguimiento a vencidos,
genera alertas como por ejemplo de libros nuevos, dispone de generador de reportes, facilita la
catalogacin de libros, entre otros, facilitando la administracin y uso del servicio de biblioteca.
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INFORME DE AUDITORA DE SISTEMAS DE GESTIN
5. HALLAZGOS DE LA AUDITORA
Gestin de Calidad
o La participacin en Encuentro Universitario de Sistemas de Gestin de Calidad en Cali, lo que
demuestra el inters y apertura para conocer las diferentes formas de abordar las normas de
calidad, generando la posibilidad de validar el modelo de la entidad y de visibilizar la gestin
desarrollada.
General:
o El diplomado para mejorar competencias administrativas, demuestra el reconocimiento del factor
humano en el xito de los procesos.
o El aplicativo nuevo de trmite de quejas y reclamos, permiti incluir criterios adicionales pedidos
en la normatividad, genera respuesta automtica al usuario y posibilita la construccin de datos
estadsticos.
Gestin Jurdica
o El desarrollo de acciones de difusin sobre normativa de tratamiento a derechos de peticin y
actas para unificar criterios y nivelar conocimientos, evitando que la entidad quede fuera del
cumplimiento legal.
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INFORME DE AUDITORA DE SISTEMAS DE GESTIN
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INFORME DE AUDITORA DE SISTEMAS DE GESTIN
Si No
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INFORME DE AUDITORA DE SISTEMAS DE GESTIN
Incluir la tendencia en las mediciones relacionadas con los aspectos e impactos ambientales
significativos (aplica la primera auditora de seguimiento en ISO 14001): No Aplica.
Se presentaron recogidas de producto del mercado? (aplica para otorgamientos NTC 5830, ISO
22000 y FSSC 22000)
Si No . No Aplica
Se tiene establecida una metodologa para el tratamiento de las reclamaciones y quejas de los
clientes y/o solicitudes de las partes interesadas, eventos adversos (Para ISO 13485), recogidas de
producto? (para ISO 9001, NTC 5830, ISO 22000 y FSSC 22000), accidentes, incidentes (para
OHSAS 18001, ISO 14001):
Si No .
La entidad cuenta con el proceso de Gestin Documental, de aplicativo, procedimiento y de recurso
humano dedicado a la recepcin y trmite de peticiones, quejas y reclamos, como tambin con el
soporte jurdico para responder y realizar actuaciones jurdicas.
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INFORME DE AUDITORA DE SISTEMAS DE GESTIN
A partir de la auditora de otorgamiento o renovacin, indicar contra cules requisitos se han reportado no
conformidades y si existe recurrencia a algn requisito en particular
Para el ao 2015, y como accin de mejora, se determin ejecutar en dos ciclos, las auditoras internas de
calidad. El ciclo I se realiz en el mes de marzo de 2015, a los macroprocesos: Direccionamiento,
Planeacin Estratgica, Docencia, Investigacin, Proyeccin Social, Administracin del Campus, Gestin
Humana, Gestin Bienestar Institucional, Gestin Financiera, Gestin Tics y Control Interno. El ciclo II
entre el 10 y 26 de junio de 2015, a los macroprocesos Comunicacin Estratgica, Gestin Jurdica,
Gestin Apoyo Acadmico, Gestin Recursos Acadmicos, Gestin Biblioteca, Gestin Documental y
Gestin de la Calidad.
Este ejercicio se desarroll de manera simultnea entre el equipo de auditores de calidad y los
profesionales de la auditoria de gestin.
Durante este ciclo Participaron 30 auditores entre los cuales hay 4 docentes y una auditora en proceso de
formacin. El grupo de auditores es multidisciplinario integrado por personas de la gerencia media, con
especialistas en los temas
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INFORME DE AUDITORA DE SISTEMAS DE GESTIN
En caso de sealar No, por favor describa la situacin encontrada y reprtela El logo o la marca de
conformidad se usa sobre el producto o sobre el empaque o envase o embalaje del producto a la vista,
o de cualquier otra forma que denote conformidad del producto?
Si No
En caso afirmativo indicar la forma y recordar a la organizacin que no est permitido ese uso, de
acuerdo con los requisitos de acreditacin de la norma ISO/IEC 17021-1 y el ES-R-SG-001.
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INFORME DE AUDITORA DE SISTEMAS DE GESTIN
Requisito(s)s de la norma,
Accin correctiva
en caso de auditora Anlisis de causas
Descripcin de la no Clasificacin Correccin propuesta y fecha propuesta y fecha
# combinada o integrada (indicar la(s) causas
conformidad / Evidencia (mayor o menor) de implementacin de
indicar la designacin de erices)
implementacin
la norma
1. Determinar la
La Universidad no administracin
tiene establecido la que se aplicar al
identificacin y
No se asegura que el tratamiento del
servicio de
servicio no conforme se servicio no conforme internet,
identifica y controla. con base en las teniendo en
Evidencia: No se registra los caractersticas del cuenta, recursos,
servicios no conformes de servicio del manejo e
biblioteca relacionados con la macroproceso impacto del
1 Menor 8.3 No Aplica
no disponibilidad de internet Gestin Tics, razn
para uso del aplicativo KOA. por la cual no se tratamiento que
Ejemplo: Evento del 2015-09- tena previsto el uso se definir.
13 sobre bsqueda de bases del tratamiento del 27/05/2016
de datos orientado a producto No
estudiantes y docentes. Conforme para la 2. Documentar y
prestacin del establecer
servicio de internet. administracin
para el servicio
de internet.
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INFORME DE AUDITORA DE SISTEMAS DE GESTIN
15/06/2016
3. Socializar e
implementar la
administracin
que se determin
para el servicio
de internet.
30/06/2016
4. Realizar
seguimiento a la
administracin
del servicio de
internet y
establecer
acciones de
mejora.
21/07/2016
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INFORME DE AUDITORA DE SISTEMAS DE GESTIN
10. Relacin de registros adicionales que se deben cargar en el sistema informtico bpm (marcar
con una x los documentos que se cargan en bpm) Para uso interno de ICONTEC
No conformidades firmadas por el cliente (se anexan al informe) SI
Cuestionario de evaluacin de FSSC 22000 (solo aplica para este esquema) NA
Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicar despus de la auditora nicamente a la empresa y no ser divulgado a
terceros sin autorizacin de la empresa.
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