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La Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK) es una
norma reconocida en la profesin de la direccin de proyectos. Por norma se hace
referencia a un documento formal que describe normas, mtodos, procesos y prcticas
establecidos. Al igual que en otras profesiones, como la abogaca, la medicina y las
ciencias econmicas, el conocimiento contenido en esta norma evolucion a partir de
las buenas prcticas reconocidas por profesionales dedicados a la direccin de
proyectos, quienes contribuyeron a su desarrollo.
Los primeros dos captulos de la Gua del PMBOK presentan una introduccin a
conceptos clave en el mbito de la direccin de proyectos. El Captulo 3 presenta la
norma para la direccin de proyectos. Resume los procesos, entradas y salidas que
generalmente se consideran buenas prcticas en la mayora de los proyectos. Los
Captulos 4 a 12 constituyen la Gua de los Fundamentos para la Direccin de
Proyectos. Amplan la informacin contenida en la norma mediante la descripcin de
las entradas y salidas, as como de las herramientas y tcnicas utilizadas para dirigir
proyectos.
Cabe destacar que el presente proyecto est basado en la cuarta edicin del PMBOK, la
cual estuvo vigente desde 2008 hasta finales del ao 2012 (cuando se inici el
proyecto). El pasado 1 de Enero de 2013 se hizo pblica la versin 5 del mismo y,
aunque alineada con la versin que utilizamos, introduce cambios interesantes. El
primer cambio es el reconocer una nueva rea de conocimiento: la Gestin de
Stakeholders (Interesados). Se fomenta conocer a todos y cada uno de los interesados
en el proyecto, su entendimiento del mismo, sus expectativas y su participacin
positiva o negativa (Captulo 13). El segundo cambio es el nfasis en el plan del
proyecto. Se introducen cuatro procesos relacionados: Plan de Gestin del Alcance,
Plan de Gestin del Manejo del Tiempo y los Cronogramas, Plan de Gestin de Costos
y Plan de Gestin de los Interesados. Estas reas han sido creadas para reforzar el
concepto de que cada rea de conocimiento posee un plan de gestin subsidiario, los
cuales son integrados en el plan de gestin de proyecto general. En la edicin anterior,
las reas de conocimiento subsidiarias de Alcance, Tiempo y Costo no lo tenan. El
PMBOK explicaba que el plan de esas reas era elaborado en el proceso de Elaboracin
de Plan de Gestin incluido en el rea de integracin, sin embargo, no exista una
seccin especfica en la gua del PMBOK para elaborar estos planes subsidiarios.
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un impacto considerable en el xito de un proyecto. La Gua del PMBOK identifica ese
subconjunto de fundamentos de la direccin de proyectos generalmente reconocido
como buenas prcticas. Generalmente reconocido significa que los conocimientos y
prcticas descritos se aplican a la mayora de los proyectos, la mayor parte del tiempo,
y que existe consenso sobre su valor y utilidad. Buenas prcticas significa que se est
de acuerdo, en general, en que la aplicacin de estas habilidades, herramientas y
tcnicas puede aumentar las posibilidades de xito de una amplia variedad de
proyectos. Buenas prcticas no significa que el conocimiento descrito deba aplicarse
siempre de la misma manera en todos los proyectos; la organizacin y/o el equipo de
direccin del proyecto son responsables de establecer lo que es apropiado para un
proyecto determinado.
seleccionar los procesos adecuados requeridos para alcanzar los objetivos del
proyecto
utilizar un enfoque definido que pueda adoptarse para cumplir con los requisitos
cumplir con los requisitos a fin de satisfacer las necesidades y expectativas de los
interesados
equilibrar las demandas contrapuestas relativas al alcance, tiempo, costo, calidad,
recursos y riesgo para producir el producto, servicio o resultado especificado
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Los procesos de la direccin de proyectos se agrupan en cinco categoras conocidas
como Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos (o grupos de procesos):
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Figura 9
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La naturaleza integradora de la direccin de proyectos requiere que el Grupo del
Proceso de Seguimiento y Control interacte continuamente con los otros grupos de
procesos, como se muestra en la Figura 10. Adems, dado que la direccin de un
proyecto es un esfuerzo finito, el Grupo del Proceso de Iniciacin comienza el proyecto
mientras que el Grupo del Proceso de Cierre lo finaliza.
Figura 10
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Tabla 3
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Como se detall en la introduccin del presente proyecto, debido a su extensin slo
se abordarn los dos primeros grupos de procesos: Grupo del Proceso de Iniciacin y
Grupo del Proceso de Planificacin.
El Grupo del Proceso de Iniciacin est compuesto por aquellos procesos realizados
para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante
la obtencin de la autorizacin para comenzar dicho proyecto o fase. Dentro de los
procesos de iniciacin, se define el alcance inicial y se comprometen los recursos
financieros iniciales. Adems, se identifican los interesados internos y externos que van
a interactuar y ejercer alguna influencia sobre el resultado global del proyecto.
Finalmente, si an no fue nombrado, se selecciona el director del proyecto. Esta
informacin se plasma en el acta de constitucin del proyecto y registro de
interesados. Cuando el acta de constitucin del proyecto recibe aprobacin, el
proyecto se considera autorizado oficialmente. Aunque el equipo de direccin del
proyecto pueda colaborar en la redaccin de esta acta, la aprobacin y el
financiamiento se manejan fuera de los lmites del proyecto.
Figura 11
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3.3.1 Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto
Los proyectos son autorizados por alguien externo al proyecto, tal como un
patrocinador (persona o grupo que proporciona los recursos financieros, en efectivo o
en especie, para el proyecto), una oficina de direccin de proyectos (PMO) o un comit
ejecutivo del portafolio. El iniciador del proyecto o el patrocinador debe encontrarse a
un nivel apropiado para financiar el proyecto. Cualquiera de ellos elaborar el acta de
constitucin del proyecto o delegar esta tarea al director del proyecto. El proyecto
queda autorizado con la firma del iniciador en el acta.
La Figura 12 muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas de este
proceso:
Figura 12
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La Figura 13 muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas de este
proceso:
Figura 13
El Grupo del Proceso de Planificacin est compuesto por aquellos procesos realizados
para establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos, y desarrollar
la lnea de accin requerida para alcanzar dichos objetivos. Los procesos de
planificacin desarrollan el plan para la direccin del proyecto y los documentos del
proyecto que se utilizarn para llevarlo a cabo. A medida que se recopilan o se
comprenden ms caractersticas o informacin sobre el proyecto, puede ser necesaria
una mayor planificacin. Esta incorporacin progresiva de detalles al plan para la
direccin del proyecto recibe generalmente el nombre de planificacin gradual, para
indicar que la planificacin y la documentacin son procesos repetitivos y continuos.
El plan para la direccin del proyecto y los documentos del proyecto desarrollados
como salidas del grupo del proceso de planificacin, explorarn todos los aspectos del
alcance, tiempo, costos, calidad, comunicacin, riesgos y adquisiciones.
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Figura 14
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el proyecto se ejecuta, se monitorea, se controla y se cierra. El Plan para la Direccin
del Proyecto se desarrolla a travs de una serie de procesos integrados hasta llegar al
cierre del proyecto. Este proceso da lugar a un plan para la direccin del proyecto que
se elabora gradualmente por medio de actualizaciones.
La Figura 15 muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas de este
proceso:
Figura 15
La Figura 16 muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas del proceso
Recopilar Requisitos (siguiente pgina):
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Figura 16
La Figura 17 muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas del proceso
Definir el Alcance:
Figura 17
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3.4.4 Crear la EDT (Estructura de Desglose del Trabajo)
Crear la EDT es el proceso que consiste en subdividir los entregables del proyecto y el
trabajo del proyecto en componentes ms pequeos y ms fciles de manejar. La
estructura de desglose del trabajo (EDT) es una descomposicin jerrquica, basada en
los entregables del trabajo que debe ejecutar el equipo del proyecto para lograr los
objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos, con cada nivel descendente
de la EDT representando una definicin cada vez ms detallada del trabajo del
proyecto.
La Figura 18 muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas del proceso
Crear la EDT:
Figura 18
Definir las Actividades es el proceso que consiste en identificar las acciones especficas
a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto. El proceso Crear la EDT
identifica los entregables en el nivel ms bajo de la estructura de desglose del trabajo
(EDT), denominado paquetes de trabajo. Los paquetes de trabajo del proyecto se
descomponen normalmente en componentes ms pequeos llamados actividades, que
representan el trabajo necesario para completar los paquetes de trabajo. Las
actividades proporcionan una base para la estimacin, planificacin, ejecucin,
seguimiento y control del trabajo del proyecto.
La Figura 19 muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas del proceso
Definir las Actividades (siguiente pgina):
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Figura 19
La Figura 20 muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas del proceso
Secuenciar las Actividades:
Figura 20
Estimar los Recursos de las Actividades es el proceso que consiste en estimar el tipo y
las cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar
cada actividad.
La Figura 21 muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas del proceso
Estimar los Recursos de las Actividades (siguiente pgina):
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Figura 21
La Figura 22 muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas del proceso
Estimar la Duracin de las Actividades:
Figura 22
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3.4.9 Desarrollar el Cronograma
La Figura 23 muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas del proceso
Desarrollar el Cronograma:
Figura 23
Estimar los Costos es el proceso que consiste en desarrollar una aproximacin de los
recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto. Las
estimaciones de costos deben refinarse durante el transcurso del proyecto para reflejar
los detalles adicionales a medida que stos se conocen. La exactitud de la estimacin
del costo de un proyecto aumenta conforme el proyecto avanza a lo largo de su ciclo
de vida. En definitiva, una estimacin de costos es una evaluacin cuantitativa de los
costos probables de los recursos necesarios para completar la actividad.
La Figura 24 muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas del proceso
Estimar los Costos (siguiente pgina):
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Figura 24
La Figura 25 muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas del proceso
Determinar el Presupuesto:
Figura 25
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3.4.12 Planificar la Calidad
Planificar la Calidad es el proceso por el cual se identifican los requisitos de calidad y/o
normas para el proyecto y el producto, documentando la manera en que el proyecto
demostrar el cumplimiento con los mismos. La planificacin de la calidad debe
realizarse en forma paralela a los dems procesos de planificacin del proyecto,
cualquier cambio para cumplir con las normas de calidad identificadas puede requerir
ajustes en el costo o en el cronograma.
La Figura 26 muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas del proceso
Planificar la Calidad:
Figura 26
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La Figura 27 muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas del proceso
Desarrollar el Plan de Recursos Humanos:
Figura 27
La Figura 28 muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas del proceso
Planificar las Comunicaciones:
Figura 28
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3.4.15 Planificar la Gestin de Riesgos
Planificar la Gestin de Riesgos es el proceso por el cual se define cmo realizar las
actividades de gestin de riesgos para un proyecto. La planificacin de la gestin de
riesgos es importante para proporcionar los recursos y el tiempo suficientes para las
actividades de gestin de riesgos y para establecer una base acordada para evaluar los
riesgos.
La Figura 29 muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas del proceso
Planificar la Gestin de Riesgos:
Figura 29
Identificar los Riesgos es el proceso por el cual se determinan los riesgos que pueden
afectar el proyecto y se documentan sus caractersticas. Identificar los Riesgos es un
proceso iterativo debido a que se pueden descubrir nuevos riesgos o pueden
evolucionar conforme el proyecto avanza a lo largo de su ciclo de vida. El proceso debe
involucrar al equipo del proyecto de modo que pueda desarrollar y mantener un
sentido de propiedad y responsabilidad por los riesgos y las acciones de respuesta
asociadas.
La Figura 30 muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas del proceso
Identificar los Riesgos (siguiente pgina):
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Figura 10
La Figura 31 muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas del proceso
Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos:
Figura 11
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3.4.18 Realizar el Anlisis Cuantitativo de Riesgos
La Figura 32 muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas del proceso
Realizar el Anlisis Cuantitativo de Riesgos:
Figura 12
La Figura 33 muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas del proceso
Panificar la Respuesta a los Riesgos (siguiente pgina):
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Figura 13
La Figura 34 muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas del proceso
Panificar la Respuesta a los Riesgos:
Figura 14
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