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Microsoft Word - Manual de Procedimientos.330121654 PDF
Microsoft Word - Manual de Procedimientos.330121654 PDF
En cumplimiento del Artculo 25 y articulo 26 de la Ley 8653 Ley Reguladora del Mercado de
Seguros, se elabor el presente documento en coordinacin con la Gerencia Administrativa de
Inversiones D & E CHA Sociedad Agencia de Seguros S.A, el cual se le denomina Manual de
Procedimientos INSECO con objeto de coordinar y armonizar la ejecucin de funciones, as como
la distribucin del trabajo encomendado.
El presente Manual de Procedimientos tiene como propsito dar a conocer de una manera clara y
objetiva la estructura orgnica, los diferentes niveles jerrquicos que conforman esta Sociedad de
Seguros, permite identificar con claridad las funciones y responsabilidades de cada una de las
reas que la integran y evitar la duplicidad de funciones; conocer las lneas de comunicacin y de
mando, y proporcionar los elementos para alcanzar la excelencia en el desarrollo de sus funciones,
elementos indispensables que le permitirn la actualizacin administrativa.
El presente manual, deber revisarse anualmente con respecto a la fecha de actualizacin, o bien
cada vez que exista una modificacin a la estructura orgnica autorizada por la Superintendencia
correspondiente, con objeto de mantenerlo actualizado.
Presentar una visin de Inversiones D & E CHA Sociedad Agencia de Seguros S.A.
Proporcionar la informacin necesaria a los interesados en conocer los antecedentes, la forma de
organizacin, los objetivos, las atribuciones, el marco jurdico, las funciones y niveles de
responsabilidad de las distintas reas, as como los procedimientos que realiza INSECO.
Servir de base para la ejecucin de las polticas administrativas de INSECO, en lo que corresponde
a recursos humanos, tcnicos, materiales y financieros.
Ser un instrumento de apoyo para la planeacin y el diseo de medidas de reorganizacin o
actualizacin administrativa.
Fungir como medio para orientar al personal de nuevo ingreso a fin de facilitar su incorporacin al
rea.
Visin
Objetivos
Fijar las estrategias con las cuales trabajar INSECO, controlar la ejecucin de la misma, supervisa
actividades y decisiones de lata gerencia, protegiendo los intereses de los accionistas
Funciones
1. En la Junta Directiva se entiende delegado el ms amplio mandato para administrar la
Compaa y, por consiguiente, ella tendr atribuciones suficientes para autorizar al
Representante Legal para comprar, vender o gravar bienes muebles o inmuebles, as como para
celebrar los actos y contratos.
3. En un trabajo conjunto con el Auditor Interno, la Junta Directiva deber implementar y velar
por el fiel cumplimiento de las medidas y procedimientos de control interno adoptados, de
forma tal, que le permita a la Compaa negociar competitivamente en ambientes
econmicos cambiantes y ajustarse a las necesidades del mercado y de sus clientes.
Objetivos: Dirigir y administrar INSECO, con los ms altos valores morales, planeando estrategia
funcionales en conjunto con los gerentes a cargo para as cumplir las metas de corto, mediano y
largo plazo haciendo que la Visin y Misin sean los baluartes y fundamentos del buen crecimiento
y permanencia en el mercado.
Perfil requerido del puesto de Gerente General:
Edad: entre 35 45 aos.
Nacionalidad: indiferente aproximado 10 de residir, como preferencia Costarricense.
Sexo: indiferente.
Disponibilidad: especial dedicacin.
Procedencia Geogrfica: Local a la ubicacin de la Agencia.
Resumen de conclusiones sobre el perfil del candidato idneo: Una persona que desee
hacer crecer el negocio, Altamente motivadora y agresiva con carcter y sin temor al riesgo pero
analtico un mentalidad estratgica con implementacin y seguimiento de lo propuesto, excelente
comunicador creyente de la tecnologa acostumbrado a ser evaluado por resultados
acostumbrado a trabajar bajo presin.
1. La creacin un grupo de trabajo armnico donde el todo sea ms que la suma de sus
partes. Una entidad productiva que rinda ms que la suma de los recursos incorporados a la
misma.
2. Ser proactivo, es decir, armonizar en todas las decisiones y todos los actos los
requerimientos del futuro inmediato y a largo plazo.
3. Ejecutar seis tareas bsicas: fijar objetivos; derivar metas en cada rea de objetivos;
organizar tareas, actividades y personas; motivar y comunicar, controlar y evaluar; y,
desarrollar a la gente y a s mismo.
4. Dirigir, administrar y fiscalizar las actividades de INSECO ya sea directamente o mediante sus
funcionarios.
5. Asistir a las sesiones de Junta Directiva, con voz pero sin voto.
6. Proponer a la Junta Directiva, las medidas que juzgue necesarias para el mejor desarrollo de
las actividades del INSECO.
7. Mantener permanentemente informado a la Junta Directiva de todos los asuntos relacionados
con la marcha del INSECO.
8. Informar a Presidente Ejecutivo de las operaciones que haya aprobado directamente la
Administracin y que deben ser de conocimiento de ste.
9. Suscribir, conjuntamente con el Presidente Ejecutivo y dems funcionarios autorizados: el
Balance General del INSECO y los dems Estados Financieros. Asimismo, proponer al
Directorio el Proyecto de Memoria Anual.
10. Nombrar, trasladar o remover al personal, salvo aquellos cuyo nombramiento corresponda a la
Junta Directiva, coordinando con el Presidente de la Junta.
11. Conceder licencias al personal.
12. Aplicar, de acuerdo al reglamento interno de trabajo y a las disposiciones legales sobre la
materia, las sanciones disciplinarias que correspondan.
13. Proponer a la Junta Directiva la poltica de remuneraciones.
14. Dictar las disposiciones complementarias que sean necesarias con relacin a la estructura,
organizacin y reglamentos aprobados por Junta de INSECO.
15. Representar al INSECO ante toda clase de autoridades judiciales, polticas y administrativas,
con las facultades que le confiere la Ley y aquellas que le seale la Junta Directiva.
16. Ejercer las dems atribuciones que le concede la Junta mediante poder especial.
Objetivos
Apoyar a los miembros de la empresa en el desempeo de sus actividades. Para ello el Auditor
les proporciona anlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora e informacin concerniente a
las actividades revisadas. Los miembros de la organizacin a quien Auditoria apoya, incluye a la
Junta Directiva y las Gerencias.
Objetivos
Velar por las el cumplimiento de las medidas tendientes a la prevencin y deteccin de actividades
tipificadas en la Ley 8204, reportndolas directamente al gerente general o a la Junta Directiva.
1. Prevenir, detectar y reportar internamente cualquier actividad sospechosa, inusual o ilcita de las
tipificadas en la Ley 8204.
2. Promover el diseo de los procedimientos especficos y adecuados para prevenir y controlar el
lavado de activos.
3. Evaluar su idoneidad y conformidad con las exigencias legales.
4. Procurar la formulacin de las estrategias de la entidad para establecer los controles necesarios,
con base en el grado de exposicin al riesgo de lavado de activos.
5. Verificar la aplicacin de los procedimientos especficos para la prevencin del lavado de
activos, por parte de los empleados. Para este efecto conviene que el oficial de cumplimiento
disee y ponga en funcionamiento un manual de inspeccin.
6. Verificar la observancia de la conducta en las actuaciones del personal de la entidad.
7. Realizar, directamente o por interpuesta persona programas de sensibilizacin dirigido a
funcionarios nuevos y programas de capacitacin contina sobre prevencin del lavado de
activos para los dems funcionarios.
8. Efectuar revisiones peridicas documentales sobre el conocimiento del mercado a travs de los
diferentes segmentos en que se encuentra dividido.
9. Presentar informes peridicos a la SUGESE sobre lo adecuado, efectivo y la calidad de los
procedimientos especficos para la prevencin del lavado de activos, sugerir acciones de
mejoramiento.
10. Reportar las faltas o errores que implique la responsabilidad de los funcionarios al estamento
interno que corresponda.
11. Efectuar anlisis de operaciones no usuales.
12. Velar por el adecuado reporte de operaciones sospechosas a la Unidad competente en los
pases en que sea obligatorio dicho reporte.
13. Orientar la conservacin de los documentos relativos a la prevencin del lavado de activos, de
modo que estos se archiven y custodien debidamente.
14. Velar por la actualizacin del manual de procedimientos especficos para la prevencin del
lavado de activos y el cdigo de conducta, de acuerdo con los cambios normativos y del entorno
de negocio.
15. Cumplir con el rol de enlace con las autoridades.
16. Coordinar con la administracin la formulacin del Plan Anual de Cumplimiento y seguimiento
como parte integrante de la funcin de planeacin general de la entidad.
17. Elaborar estadsticas con base en los siguientes criterios: Concentracin de operaciones por
cada segmento de mercado, movimiento consolidado por cliente, clasificacin de operaciones
por montos, movimiento registrado por monedas, clasificacin de clientes por direcciones, etc.
18. Efectuar seguimiento a los compromisos adquiridos por los directores de dependencias y
oficinas de emprender acciones correctivas por fallas detectadas en la aplicacin de los
mecanismos de prevencin y control.
19. Velar por el arraigo de una cultura de cumplimiento de la entidad.
Objetivos
Funciones
1. Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus acciones y las del
departamento, tomando en cuenta los recursos necesarios y disponibles para llevar a cabo
dichos planes.
2. Establecer metas y objetivos. Es importante aclarar que las metas son a largo plazo o sea, son
ms idealistas, es como decir que la meta puede llegar a ser el nmero uno en un mercado
determinado, mientras que los objetivos son ms precisos y a plazos ms cortos.
3. Calcular la demanda y pronosticar las ventas. Este proceso es de vital importancia y deber
realizarse en el mismo orden en que se ha citado, de forma que primero calculemos cual es la
demanda real del mercado y considerando nuestra participacin en el mismo, podamos
pronosticar nuestras ventas.
6. Delimitar el territorio, establecer las cuotas de ventas y definir los estndares de desempeo.
Esto es as, porque al gerente se le entregan sus responsabilidades como cuotas generales de
ventas y territorios amplios. Para cumplir estas cuotas el gerente debe dividir el total de las
ventas entre su equipo de vendedores, tomando en cuenta las posibilidades de cierre de cada
vendedor en sus zonas geogrficas, de modo tal, que cada representante conozca sus cuotas y
la sumatoria de estas, den como resultado el objetivo de venta al gerente.
7. Compensa, motiva y gua las fuerzas de venta. La compensacin y la motivacin, son dos
prcticas similares porque lleva satisfaccin al vendedor, la cual es transmitida por el mismo, a
sus clientes, con una sensacin de confianza.
8. Conducir el anlisis de costo de ventas. Toda planificacin debe tener incluida un anlisis de
costos. Dentro de esos anlisis debe estar definida cual sera el costo para alcanzar las ventas
deseadas y como es el gerente quien conoce las estrategias para alcanzar los objetivos, es
quien debe analizar los gastos en que incurrir la compaa en el desarrollo de su plan.
10. Monitorear el departamento. Es misin del gerente velar porque todo el procedimiento de
ventas, se est llevando cabo de la forma idnea y que sus representantes sean buenos
ciudadanos corporativos.
Objetivos
Alimentar la cartera de clientes de INSECO.
4. Los agentes de seguros deben informar por escrito y de manera amplia y detallada a quien
pretenda contratar un seguro, sobre el alcance real de su cobertura y forma de conservarla o
darla por terminada.
5. Asimismo, los agentes de seguros deben proporcionar a INSECO, la informacin autntica que
sea de su conocimiento relativa al riesgo cuya cobertura se proponga, a fin de que la misma
pueda formar un juicio correcto sobre sus caractersticas y fijar conforme a las normas
respectivas, las condiciones y primas adecuadas.
6. En el ejercicio de sus actividades, los agentes de seguros deben apegarse a las tarifas, plizas,
endosos, planes de seguros y dems elementos tcnicos y contractuales utilizados y registrados
por las instituciones de seguros.
8. Es importante sealar que, en su afn de colocar negocios, los agentes de seguros no deben
proporcionar datos falsos acerca de las instituciones de seguros, ni detrimentos o adversos en
cualquier forma para las mismas.
Objetivos
Desarrollo y control de las reas de servicio al cliente y manejo de la cartera de clientes, tanto en
trmites, servicio al cliente y reclamos
Funciones
2. Absolver consultas y brindar la asesora necesaria en los aspectos relacionados con los actos
de disposicin, adquisicin y recuperacin de cartera.
6. Proponer a la Gerencia General la implementacin de las medidas que permitan generar una
mayor rentabilidad de la cartera de clientes.
8. Dictar las disposiciones y disponer las acciones necesarias para la tutela y conservacin de los
expedientes que sustentan las Resoluciones de la Gerencia de Operaciones.
10. Requerir a las entidades pblicas la informacin relativa a los bienes de propiedad de los
clientes.
11. Solicitar a la Gerencia General la aprobacin de los procesos de seleccin y contratacin de los
bienes y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades operativas.
12. Proponer las directivas o normas legales que tengan relacin con los actos de disposicin,
adquisicin y recuperacin de la cartera de clientes.
13. Delegar sus funciones y facultades, o parte de ellas, a los funcionarios de las reas bajo su
cargo.
14. Mantener informado al Gerente General sobre el cumplimiento de las acciones programadas.
Objetivos
Agilidad y eficiencia en los procedimientos en cuanto al manejo de los seguros y los requerimientos de
los mismos, dando soluciones rpidas y efectivas para dar fluidez al proceso.
Funciones
1. Tramitar las plizas de seguros de la cartera de clientes de INSECO, velando por que la
documentacin y recibos estn correctos.
3. Dar el seguimiento debido a los diversos trmites que demanda cada una de las plizas de la
cartera de clientes.
5. Redactar los documentos ya sean cartas u otros que demande la pliza que se est manejando.
7. Depositar de manera inmediata a las cuentas pre-establecidas los dineros concernientes a las
primas dadas por los clientes al adquirir o renovar una pliza, entregando los recibos
concernientes ligados a las plizas del cliente.
9. Apoyar al sector de cobros cuando alguna de las diligencias sea cerca de algn cobro o por
llamada telefnica. En el caso de recibir dinero en cualquier forma y denominacin aplicar el
punto 7 de este apartado.
10. Apoyar a la seccin de servicio al cliente cuando en algn caso el cliente quiera realizar por el
mismo algn trmite y quisiera saber cmo y dnde poder realizarlo.
Objetivos
Funciones
11. Dar un servicio de excelencia manejando los diversos productos que ofrecemos en INSECO.
12. Orientar al cliente en cuanto a los servicios y productos que brindamos para que el cliente pueda
escoger el que ms se apegue a sus necesidades.
13. Guiar al cliente por los diferentes procesos que deben de realizarse a la hora de atender un
reclamo y mantenerle al tanto del caso.
14. Llevar los diferentes casos de los clientes para saber cundo poder llamarles para coordinar con
ellos la visita de un agente de seguros o bien el cobro de la pliza pronto a vencer teniendo
conocimiento del producto para ofrecer y responder a cualquier inquietud del cliente.
15. Dar una calificacin para cada cliente de acuerdo a las plizas que tienen con INSECO para
poder enfocar y mejorar el servicio brindado.
16. Buscar soluciones y alternativas para los diferentes casos en materia de seguros a fin de llenar y
sobrepasar las expectativas de nuestros clientes.
17. Atraer nuevos clientes mediante llamadas telefnicas estratgicas para ofrecer los servicios de
INSECO.
18. Preocuparse por que los compromisos adquiridos con el cliente se cumplan en su totalidad.
19. Plantear estrategias para mantener la cartera de clientes de INSECO saludable y satisfecha con
el servicio brindado, haciendo entrevistas que puedan calificar dicho servicio.
20. Establecer y plantear los alcances del servicio de acuerdo al tipo de cliente que se maneje.
Objetivos
Hacer valer la proteccin adquirida por el cliente a travs del seguro de una manera rpida y eficiente
en el proceso del reclamo teniendo una plataforma de servicios dispuesta para este tipo de acciones.
Funciones
3. Guiar al cliente sobre los pasos a seguir para el pago del reclamo.
4. Mantener informado al cliente sobre cada paso que se da en el proceso de pago del reclamo.
5. Coordinar con las dems reas de INSECO a fin de facilitar y agilizar el proceso del reclamo.
8. Hacerse cargo del reclamo hasta que este llegue a su fin quitacin.
9. Realizar el enlace para crear una nueva pliza segn sea la necesidad del cliente.
Objetivos
Medir el desempeo de INSECO, determinando cuales son las consecuencias financieras si esta
mantiene su curso actual o lo modifica, recomendando la mejor opcin. Localizar fuentes externas de
financiamiento y recomienda la mas benfica combinacin de fuentes financieras, para de esta manera,
determinar las expectativas financieras de la Junta Directiva.
Funciones
Objetivos
Custodiar e invertir el total de valores de INSECO, mantener los sistemas de informacin adecuados
para el control de los activos y operaciones adems de proteger el capital invertido.
Funciones
Objetivos
Funciones
1. El tesorero como primera funcin del da, debe de revisar la conciliacin bancaria preparada por
el cajero y de esta manera toma conocimiento de los movimientos habidos el da anterior, as
como de los saldos de apertura del da (Bancarios contable, disponible y libros)
Asimismo controla y verifica, si las diferentes operaciones comprometidas se han efectivizado.
2. Autorizar del giro de cheques en base a los saldos disponibles y el flujo de caja diaria, semanal,
mensual y anual.
4. Coordinar con el rea de ventas y cobranzas, recomendando que estas sean por escrito.
5. Coordinar con los bancos, en los cuales se registran las operaciones no identificadas,
remitindoles carta con el detalle de las mismas.
6. Comunicar en forma directa con clientes y proveedores, cuando tengamos alguna evidencia
especfica.
7. Las cobranzas, cuya posibilidad de ejecucin depende de la gestin previa que realicemos, pero
con ciertas limitaciones por no ser decisin nuestra.
8. Prestamos concertados con bancos (adelantos en cuenta, pagares u otras) cuya ejecucin es
prcticamente segura.
9. Efectuar una proyeccin minuciosa y a conciencia de todos los egresos de la empresa.
10. Ser estricto en el cumplimiento de los egresos programados.
11. No debe incluir partidas de ingresos no consideradas. Salvo que sea inesperadas y urgentes.
12. Control y seguimiento al cumplimiento de las cobranzas proyectadas comits de crditos y
cobranzas.
13. Gestin de facilidades crediticias en plazos y tasas, ante entidades, financieras (pagares,
adelantos en cuenta, financiamiento de importaciones exportaciones, cartas de crdito, cartas
fianzas, leasings etc.)
Objetivos
Revisin y control de la Cartera de clientes, para brindar un servicio preventivo del vencimiento de las
plizas.
Funciones
2. Avisar de manera preventiva el vencimiento de la o las plizas que estn por vencer en un plazo
no menor de una semana, para poder coordinar con el cliente el pago de la misma sin
ocasionarle insatisfaccin en el servicio.
3. Llevar un control detallado de los pagos diarios de los clientes as como de las plizas a las que
pertenecen dichos pagos junto con la documentacin necesaria ya sean depsitos, recibos etc.
4. Coordinar con el mensajero los cobros pertinentes de manera diaria elaborndole una ruta, de
acuerdo a la ubicacin y las prioridades que se presenten.
6. Prevenir al cliente de las consecuencias que traera el no pago de las plizas y la posicin de la
empresa ante un siniestro si se da bajo estas condiciones.
7. Agotar todos los medios de comunicacin con el cliente, para que a este le llegue la informacin
del cobro en el tiempo determinado.
8. Coordinar con el depto. De Ventas cualquier visita a un cliente que se encuentre interesado en
adquirir un producto de seguros.
9. Realizar un anlisis mensual del comportamiento de los cobros con respecto a la efectividad y
eficiencia de los mismos.
10. Liquidar de manera diaria las operaciones que se realizan, cotejando los recibos y documentos
con la ruta sealada en el da.
Objetivos
Dar un excelente servicio al cliente en la entrega y recepcin de documentos, as como una eficiente y
confiable gestin en los cobros a realizar.
Funciones
2. Avisar ante cualquier situacin referente al cobro de la pliza del cliente para llamarlo y
reprogramar el pago o analizar la situacin pertinente.
3. Llevar un control detallado de los cobros diarios a los clientes as como de las plizas a las que
pertenecen dichos cobros junto con la documentacin necesaria ya sean depsitos, recibos etc.
4. Coordinar con cobros la ruta a seguir, de acuerdo a la ubicacin y las prioridades que se
presenten.
6. Prevenir al cliente de las consecuencias que traera el no pago de las plizas y la posicin de la
empresa ante un siniestro si se da bajo estas condiciones.
7. Agotar todos los medios de cobro con el cliente, para que a este pueda realizar el pago
pertinente o entregar los documentos requeridos.
8. Coordinar con el depto. De Ventas cualquier visita a un cliente que se encuentre interesado en
adquirir un producto de seguros.
9. Liquidar de manera diaria las operaciones que se realizan, cotejando los recibos y documentos
con la ruta sealada en el da.
Objetivos
Los siguientes procedimientos tienen el objetivo de ser una gua certera de los movimientos y
procederes de las diferentes dependencias y sus funciones.
2. El Agente de Seguros hace la venta del seguro que quiere adquirir el cliente.
6. Dar al cliente el recibo del pago de la prima.(se hace deposito inmediato a la cuenta del INS)
7. Presentar todos los requisitos del seguro adquirido por el cliente de forma completa e inmediata
a la Agencia de Seguros.
9. Entregar a tesorera las copias del recibo del pago de la prima del seguro.
11. Despus de la digitacin en lnea se entrega al INS para su respectiva revisin y aceptacin de
riesgo.
13. Despus de este procedimiento se saca un duplicado o copia legible para dejar en archivo y
entregar original al cliente.
14. Se hace la entrega de la pliza original al cliente con las condiciones generales y
particularidades de cada pliza.
4. La fecha en que se confecciona tiene que corresponder con el mismo da en que se emite la
Pliza, mximo veinticuatro horas de diferencia.
1. Opera una central telefnica pequea, haciendo y recibiendo llamadas telefnicas, conectando
las mismas con las diferentes extensiones.
3. Atiende al pblico que solicita informacin dndole la orientacin requerida, clara y con cortesa.
4. Manejo del sistema operativo, para informacin de fechas de vencimientos, datos personales de
los clientes, nmeros de plizas. (bsico)
5. Anota en libros de control diario las llamadas efectuadas y recibidas por el personal y el tiempo
empleado.
8. Anota los mensajes dirigidos a las diferentes personas y secciones de la unidad en una bitcora.
9. Entrega la correspondencia recibida a las diferentes personas y secciones, as como tambin los
mensajes recibidos.
12. Elabora informes del cobro segn el acuerdo con el cliente, para control del mismo.
13. Archivar.
3. Firmar la bitcora.
Antes de proceder hacer el cobro a los clientes, se debe de hacer una revisin al programa de
administracin de cartera en este programa vamos a encontrar los vencimientos de los mismos, para as
verificar las fechas de vencimientos. Se debe tener a mano la informacin del cliente, para que este sea
bien asesorado.
2. Se saluda cordialmente.
3. Llevar los recibos correspondientes del cobro, con el sello de cancelado y firmado por el
encargado de cobros y su respectiva copia.
5. Adjuntar copia del recibo firmada por el cliente con fecha y hora, este como respaldo del trmite
efectivo.
7. El encargado del cobro de la ruta debe de verificar que la ruta se hizo completa contra bitcora.
2. Se hace un detalle de cada colilla de pago con su respectivo, deposito, efectivo o cheque.
5. N de Pliza.
7. Monto a cancelar.
a. Colilla del recibo.(esta sellada por detrs e indicando el comprobante con el que paga)
b. Efectivo.
3. Se debe de llevar un control de km y mantenimiento por pare del usuario a fin de rendir cuentas
cada mes del uso que se le ha dado al vehculo.
4. Se debe de llenar una boleta de requisicin a fin de poder suplir de gasolina o el mantenimiento
que la unidad requiera.
5. La unidad siempre debe de estar en el lugar de trabajo al terminar el da, caso contrario debe de
haber una autorizacin escrita por parte de la gerencia, que detalle el responsable, la fecha, el
detalle y km de la unidad.
6. No se permiten terceros manejando las unidades, ni siendo trasportadas en las a menos que se
tenga una justificacin de la misma.
La documentacin que se encuentra dentro de este son las carpetas de los seguros que
adquiere cada persona. El archivo se maneja con llave, donde solamente el encargado
tendr acceso a la documentacin que se encuentra dentro del mismo. La forma de
documentar estas carpetas es de la siguiente forma:
1. Antes de entregar la documentacin del seguro adquirido al cliente, se le saca una copia legible.
5. Seguido por las copias de los recibos que cancela el cliente, este tiene que venir como recibido
por el cliente y sellado como cancelado.
Para hacer la inclusin a una Pliza, debe de existir una Pliza madre con su nmero respectivo.
Hay diferentes tipos de Plizas por lo que citaremos las ms utilizadas para detallar los
procedimientos de inclusin.
Se elabora una nota por el cliente donde solicite la inclusin y especifique los siguientes datos
del cliente:
b. Nmero de Cedula.
c. Fecha de Nacimiento.
d. Fecha de inclusin.
b. Gua de inspeccin.
c. Fotografas.
b. Gua de inspeccin.
c. Fotografas de la Maquinara.
a. Nota del cliente con el detalle del equipo a asegurar con las siguientes especificaciones:
b. Tipo de Equipo.
c. Marca.
d. Modelo.
e. Nmero de Serie.
f. Valor.
a. Formulario de inclusin.
b. Declaracin de Salud.
1- Llenar el formulario denominado Informacin del Cliente el cual debe ser llenado por el
cliente para la apertura de plizas nuevas. Si el cliente es atendido en la oficina del intermediario de
seguros no es necesario llenar el formulario, pero se deben ingresar los datos del cliente al BUC (Base
Unificada de Clientes) e imprimirlos.
2- El cliente debe firmar el formulario indicado o la impresin del BUC, segn corresponda.
3- Los clientes que sean personas fsicas, deben aportar:
En aquellos casos donde el agente de seguros se presenta directamente en la casa de habitacin del
cliente que toma una pliza, y el cliente no posee algn recibo, se podr sustituir por la formula
Constancia de Domicilio.
c. Original y copia de la Personera jurdica (la copia debe ser confrontada para poder devolver
el original al cliente), o, Certificacin de Personera jurdica emitida por el Registro Nacional
de la Propiedad, en ambos casos con NO ms de tres mes de emitida.
d. Copia del documento de identidad de la persona fsica que se registra como apoderado de la
compaa segn personera jurdica.
e. En aquellos casos donde el agente de seguros se presenta directamente en la direccin de la
empresa tomadora del seguro, y el cliente no posee algn recibo, se podr sustituir por la
frmula Constancia de Domicilio. / Archivos Compartidos (Archivos Generales)
5- Las Sedes o los intermediarios de seguros deben solicitar documentos que respalden los
ingresos de los clientes (fsicos o jurdicos), en los siguientes casos excepcionales:
El INS aceptar como documento probatorio de ingresos, al menos uno de los siguientes:
SI se requiere documentar ingresos para plizas de vida con inversiones, indistintamente del valor o
suma de la inversin.
Para extranjeros:
7- En aquellos casos donde se indique que la empresa no tiene actividad econmica y por lo
8- En el caso que el tomador del seguro sea una persona fsica que no tiene ingresos como por
ejemplo por ser estudiante o administradora del hogar, deber llenar un formulario denominado
Justificacin de NO ingreso econmico para persona fsica. cuando proceda segn parmetro
establecido en punto 5 de este manual. / Archivos Compartidos (Archivos Generales)
9- Las Sedes, sern las responsables de conformar el expediente del cliente, de su archivo y
custodia, para lo cual en el BUC debern indicar a donde se encuentra el expediente, por si un cliente
aporta un documento en otra Sede de manera interna puede hacerse llegar a la Sede donde se
encuentra el expediente fsico.
10- Para las seguros autoexpedibles, el INS nicamente estar solicitando el nombre y nmero
de identificacin de los titulares o tomador de la pliza.
11- En los seguros que existan beneficiarios, el INS nicamente solicitar del beneficiario, el
nombre y nmero de identificacin..
12- En las plizas colectivas donde se abran plizas hijas y los datos de cada una de ellas debe
de ingresar al BUC, necesariamente se debe llenar el formulario para cada una de las plizas hijas
(datos completos y requisitos).
13- En las plizas colectivas tipo VIC-ACC se aplicar el formulario Informacin del Cliente al
tomador principal (pliza madre).