Universidad Tcnica Estatal de Quevedo

Unidad de Aprendizaje
BASE DE DATOS
Instructor:
Ing. Normandi Tirado Ros
ntirado@uteq.edu.ec
 MICROSOFT ACCESS

Objetivo

Disear base de datos, tablas, formularios,

informes y consultas utilizando un sistema gestor
de base de datos.
Ejemplos de sistemas de bases de datos.

Compras en el supermercado.
Compras utilizando la tarjeta de crdito.
Utilizacin del Internet.
Estudio en la universidad.
 BASE DE DATOS
Es una

coleccin compartida de datos que estn diseados para

satisfacer las necesidades de informacin en una organizacin .
Los datos lgicamente relacionados incluyen entidades,
atributos y relaciones entre las tablas.

Se crea

mediantes un DBMS (sistema manejador de bases de datos)

como Access, SQL Server, Oracle, entre otros.
 Cmo crear una base de datos?

Software o Programa
Sistema Gestor de
SQL Server
Base de Datos
Mysql
Oracle

BD
Ventajas de una Base de Datos Relacional.
Reduce la redundancia de Datos.

Limitando la redundancia de los datos se puede ahorrar

significativamente la cantidad de espacio en disco requerido.

Los datos guardados en una Base de Datos Relacional pueden

tener ms que un uso y pueden ser compartidos por varios usuarios
a la vez.

Puede soportar el uso de muchas personas y muchas diferentes

aplicaciones.

Provee facilidad para su diseo, flexibilidad en cambios al

momento de su diseo e independencia de la aplicacin en la que
se vaya a desarrollar.
 Objetivo de los SGBD

El objetivo primordial de
un SGBD es

Proporcionar un
contorno

Que sea a la vez

Conveniente y Eficiente

Pare ser utilizado al:

Manipular
Extraer Almacenar y informacin de BD
MODELOS DE DISEO DE BASES DE
DATOS
Modelo: Es una representacin de la realidad
que contiene las caractersticas generales de
alguna entidad u objeto.
En base de datos, esta representacin se la
elabora de forma grfica.

Modelo de datos. Es una coleccin de

herramientas conceptuales que permiten
describir los datos, sus propiedades, y las
relaciones que existen con otros datos,
manteniendo siempre la semntica asociada a
los datos y restricciones de consistencia.
 METODOLOGA DE DISEO DE BASES DE
DATOS
Mundo Real Casos Reales

Metodologa de Diseo Conceptual

Modelo Conceptual Modelo Entidad Relacin

Expresado en el Diagrama Entidad Relacin
Metodologa de Diseo Lgico (Reglas de Conversin de Esquemas)

Modelo Relacional
Modelo Lgico
Expresado en el Esquema de Tablas
Proceso de Normalizacin
Metodologa de Diseo Fsico

Modelo Fsico Implementacin de la Base de Datos

En el SGBD adecuado
 ANALISIS Y DISEO DE BASES DE
DATOS
Antes de disear una base de datos se debe
establecer un proceso partiendo desde los casos
reales, de manera que sea posible plasmar cada
detalle de los mismos, en un sistema de
informacin que sea utilizable y manipulable.
Este proceso se denomina modelamiento, y
consiste en un conjunto de pasos que permitirn
organizar los datos desde su forma ms simple,
tomando en cuenta las relaciones con otros datos
y los procesos que los afectarn.
 Diseo de bases de datos
Para obtener un buen diseo debes tener en
cuenta dos principios fundamentales:

Evitar la informacin duplicada (datos

redundantes), porque malgastan el espacio y
aumentan la probabilidad de que se produzcan
errores e incoherencia.
Verificar que la informacin sea correcta y
completa, que permitan tomar decisiones
correctas.
 MODELO ENTIDAD-RELACIN.
Una ENTIDAD Representa una cosa u "objeto" del
mundo real; es decir, un objeto que existe y se
distinguen de otros de acuerdo a sus
caractersticas llamadas atributos. Ejemplos:

Automvil Casa

marca

modelo Nmero de
Direccin
motor
 MODELO ENTIDAD-RELACIN.
Atributo:
Son las propiedades que describen y califican una
entidad. Ejemplo: Entidad cliente
ATRIBUTOS (nombre, apellido, direccin, edad,
sexo)
Relacin:
Es una asociacin entre entidades; se la representa a
travs de un rombo en donde se ubica un verbo
como relacin.
LLAVE PRIMARIA O CLAVE PRINCIPAL
Es aquel atributo el cual consideramos clave para
la identificacin de los dems atributos que
describen a la entidad.
Claro que puede haber ms de un atributo que
pueda identificarse como llave primaria en este
caso se selecciona la que consideremos ms
importante.
Una clave principal no puede permitir valores Nulo
y debe tener siempre un ndice exclusivo. Adems
se la utiliza para relacionarla con claves externas
de otras tablas.

CLAVE EXTERNA O CLAVE FORNEA indica cmo

estn relacionadas las tablas.
 RELACIONES
Cardinalidad.- El nmero de entidades con las que se puede relacionar una
entidad dada. Se clasifica en:

De 1 : 1

Uno a uno: una instancia de la entidad A se relaciona con uno y slo

una instancia de la entidad B y viceversa.
De 1 : n

Uno a Varios: una instancia de la entidad A se

relaciona con una ms instancias de la entidad
B.
De n : n

Varios a Varios: una instancia de la entidad A se relaciona con una

ms instancias de la entidad B y una instancia de la entidad B se
relaciona con uno ms instancias de le entidad A.
 EJEMPLO DE RELACIONES:
Relacin Uno a Uno: Tenemos dos tablas una con los
datos de diferentes cantones y otra de Alcaldes, un
cantn slo puede tener un alcalde, y un alcalde lo
ser nicamente de un cantn.
Cantn Alcalde
 Relacin Uno a Varios: La relacin uno a varios es el
tipo de relacin ms comn. En este tipo de relacin,
un registro de la Tabla A puede tener muchos registros
coincidentes en la Tabla B, pero un registro de la Tabla
B slo tiene un registro coincidente en la Tabla A.
Tabla A Tabla B
Proveedor Producto

Un proveedor ... 2
... puede suministrar ms de un producto ...
... pero cada producto tiene un nico proveedor.

3
 Relacin Varios a Varios:

Pedido Producto

En una relacin varios a varios, un registro de la Tabla A puede tener muchos

registros coincidentes en la Tabla B, y viceversa. Este tipo de relacin slo es
posible si se define una tercera tabla (denominada tabla de unin) cuya clave
principal identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla.

Clave principal de la tabla Pedidos

Clave principal de la tabla Productos 1
Un pedido puede incluir muchos productos ...
... y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.

3
 La tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una
relacin de varios a varios que se define mediante
la creacin de dos relaciones de uno a varios con
la tabla Detalles de pedidos.
Detalle
Pedido
1
2

3
Producto

Encabezado
Pedido
4
 TERMINOLOGIA

QUE ES UN DATOS?
Conjunto
de caracteres con algn significado,
pueden ser numricos, alfabticos, o
alfanumricos.

QUE ES INFORMACIN?

Es un conjunto ordenado de datos los cuales

son manejados segn la necesidad del
usuario, para que un conjunto de datos pueda
ser procesado eficientemente.
QUE ES CAMPO?
Es la unidad ms pequea a la cual uno puede
referirse en un programa. Desde el punto de vista
del programador representa una caracterstica de
un individuo u objeto.

QUE ES UN REGISTRO?
Coleccin de campos de iguales o de
diferentes tipos.

QUE ES UNA TABLA?

Es un objeto o elemento (real o abstracto);
acerca del cual se puede almacenar
informacin en la base de datos.
Pasos para ingresar a Access?

1. Clicken el Botn Inicio.

2. Seleccionar Programas o
Todos los programas.
3. Escoger la Opc. Microsoft
Office.
4. Luego click en Microsoft
Office Access 2010.
 INGRESO A ACCESS 2010

CERRAR Y SALIR DE ACCESS

Cerrar Access: Clic en botn cerrar; Pulsa
Alt+F4 ; Clic botn office y salir de Access
CARACTERSTICAS BSICAS Y CONCEPTOS
GENERALES DEL PROGRAMA ACCESS 2010
La pantalla inicial
Barra de ttulos, barra de acceso rpido,
cinta de opciones, botn office, barra de
estado
Elementos de Access
Elementos de Access
 Pantalla inicial

Clic en base de datos en blanco

Escribir nombre de Base de datos,

clic en crear y seleccionamos
donde se va a grabar
Base de Datos de una Clnica
 Tipos de Datos
Texto: Permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto
caracteres como dgitos y caracteres especiales. Tiene una
longitud mxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para
almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier
nmero que no se utilice en clculos, como nmeros de
telfono o cdigos postales.
Memo: Se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como
comentarios o explicaciones. Tiene una longitud mxima de
65.536 caracteres.
Nmero: Para datos numricos utilizados en clculos
matemticos. Dentro del tipo nmero la propiedad tamao del
campo nos permite concretar ms. En resumen los tipos Byte,
Entero y Entero largo permiten almacenar nmeros sin
decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten
decimales.
Fecha/Hora: Para la introduccin de fechas y horas desde el
ao 100 al ao 9999.
 Tipos de Datos

Moneda: Para valores de dinero y datos numricos utilizados en

clculos matemticos.

Autonumrico: Nmero secuencial (incrementado de uno a

uno) nico, o nmero aleatorio que Microsoft Access asigna
cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los
campos Autonumrico no se pueden actualizar.

S/No: Valores S y No, y campos que contengan uno de entre

dos valores (S/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

Objeto OLE: Objeto como por ejemplo una hoja de clculo de

Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, grficos,
imgenes y sonidos.
 Propiedades de los Campos
Tamao del campo
Para los campos Texto, esta propiedad determina el nmero
mximo de caracteres que se pueden introducir en el campo.
Siendo por defecto el valor mximo de 255.
Para los campos Numrico, las opciones son:

Byte (equivalente a un carcter) para almacenar valores enteros

entre 0 y 255.
Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.
Entero largo para valores enteros comprendidos entre -
2.147.483.648 y 2.147.483.647.
Simple para la introduccin de valores comprendidos entre -
3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre
1,401298E-45 y 3,402823E38 para nmeros positivos.
Doble para valores comprendidos entre 1,79769313486231E308 y
4,94065645841247E-324 para valores negativos y positivos.
 Propiedades de los Campos
Formato del campo
Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar
los datos en pantalla o en un informe. Se puede establecer
para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y
Autonumrico.
Para los campos Numrico y Moneda, las opciones son:
Nmero general: presenta los nmeros tal como fueron
introducidos.
Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de
millares y el smbolo monetario asignado en Windows como
puede ser .
Euro: utiliza el formato de moneda, con el smbolo del euro.
Fijo: presenta los valores sin separador de millares.
Estndar: presenta los valores con separador de millares.
Porcentaje: multiplica el valor por 100 y aade el signo de
porcentaje (%).
Cientfico: presenta el nmero con notacin cientfica.
 Propiedades de los Campos

Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:

Fecha general: si el valor es slo una fecha, no se muestra
ninguna hora; si el valor es slo una hora, no se muestra ninguna
fecha. Este valor es una combinacin de los valores de Fecha
corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00
PM.
Fecha larga: se visualiza la fecha con el da de la semana y el
mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000.
Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros
caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000.
Fecha corta: se presenta la fecha con dos dgitos para el da,
mes y ao. Ejemplo: 01/08/00.
Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo:
17:35:20.
Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo:
5:35 PM.
 Propiedades de los Campos
Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.

Los campos S/No disponen de los formatos predefinidos S/No,

Verdadero/Falso y Activado/Desactivado.

Lugares decimales: Esta propiedad nos permite indicar el

nmero de decimales que queremos asignar a un tipo de dato
Nmero o Moneda.

Mscara de entrada : Se utiliza la mscara de entrada para

facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los
usuarios pueden introducir.

Ttulo : Se utiliza esta propiedad para indicar cmo queremos

que se visualice la cabecera del campo.
 Propiedades de los Campos
Valor predeterminado : El valor predeterminado es el valor que
se almacenar automticamente en el campo si no
introducimos ningn valor. Se suele emplear cuando se sabe que
un determinado campo va a tener la mayora de las veces el
mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar
cul va a ser ese valor y as que se introduzca automticamente
en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla. Se
puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos
excepto el Objeto OLE y el Autonumrico.

Regla de validacin
Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos segn
el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que
debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea
introducido correctamente. Por ejemplo si queremos que un
valor introducido est comprendido entre 100 y 2000, se puede
especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000.
 Propiedades de los Campos
Texto de validacin
En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos
aparezca en pantalla si introducimos en un campo un
valor que no cumple la regla de validacin especificada
en la propiedad anterior. Debe ser un mensaje para que
la persona que se equivoque a la hora de introducir los
datos, sepa el porqu de su error y pueda solucionarlo.

Requerido
Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente
tendremos que asignar a esta propiedad el valor S, en
caso contrario el valor ser el de No. Se puede utilizar esta
propiedad para todos los tipos de datos excepto el
Objeto OLE y el Autonumrico.
 INTRODUCCIN A MICROSOFT ACCESS 2010

Microsoft Access es un programa de Sistema de

gestin de base de datos relacional creado y
modificado por Microsoft para uso personal de
pequeas organizaciones.
Microsoft Access usa las siguientes extensiones
para guardar sus datos:
.mdb -Base de datos de Access (Versin 2003 y
anteriores).
.accdb - Base de datos de Access (Versin 2007).
 Integridad Referencial

La integridad referencial se refiere a un conjunto de normas que

nos aseguran que los datos se mantendrn correctamente
relacionados una vez establecida la relacin no se podrn
eliminar datos accidentalmente.

La integridad referencial hace que el sistema gestor de la base

de datos se asegure de que no hayan en las claves forneas
valores que no estn en la tabla principal.
 Cundo se pueden producir errores en los datos?

Cuando insertamos una nueva fila en la tabla

secundaria y el valor de la clave fornea no existe
en la tabla principal.

Cuando modificamos el valor de la clave principal

de un registro que tiene 'hijos.

Cuando modificamos el valor de la clave fornea,

el nuevo valor debe existir en la tabla principal.

Cuando queremos borrar una fila de la tabla

principal y ese registro tiene 'hijos'
 Actualizacin y borrado en cascada

Actualizar registros en cascada

Esta opcin le indica al sistema gestor de la base de
datos que cuando se cambie un valor del campo
clave de la tabla principal, automticamente
cambiar el valor de la clave fornea de los registros
relacionados en la tabla secundaria.

Eliminar registros en cascada

Esta opcin le indica al sistema gestor de la base de
datos que cuando se elimina un registro de la tabla
principal automticamente se borran tambin los
registros relacionados en la tabla secundaria.