Auditoria operativa Jos auditores realizan las pruebas apropiadas para determinar si los controles actuales operan como esta establecido. También querrén ver si cualquier control actual puede ser soguramente {neficaz en algunos aspectos, o si son necesarios controles adicionales, Las pruebas pueden in- cluir: 1, Ta verificacién de que los pedidos de compra tienen la justificacién de documentos y espe- cificaciones apropiadamente autorizadas, 2. La revisién de la operacién sobre las de las ofertas, mediante pruebas de ofertas seleccio- nadas, determinando si existe una justificacién adecuada para no haber solicitado ofertas 0 para no haber pedido a los ofertantes precios més bajos, y examinar la aprobacién de los supervisores, 3. La verificacién de modificaciones significativas de las cantidades pedidas on relacién con las aprobadas por las unidades que las solicitaron. 4, El examen de las pestafias en los pedidos abiertos; la verificacién de si son adecuados y un examen de los informes sobre los pedidos recibidos con retraso y la evaluacin de la efecti- vidad de las medidas tomadas para corregir esta situacién, Resumen La parte comentada de este programa muestra cémo los controles clave deben evaluarse en té inos de objetivos operativos y cémo las pruebas sobre las transacciones deben disefiarse para establecer la efectividad del sistema de control. Los auditores raramente se alejardn de sus ob Jetivos si organizan su programa de acuerdo con las Iineas anteriores, particularmente en areas donde no tienen una competencia téenica particular. Informe de la auditoria operativa Los informes escritos sobre auditoria operativa no son muy distintos de los emitidos en otros tipos de auditoria, pues se aplican las mismas reglas. El informe debe ser realista, claro, conciso, con tacto y persuasivo, Estos aspectos ya se han tratado en otros capitulos de este manual. En algunos aspectos, sin embargo, diflere del informe de una auditorfa financiera, por dos motivos: el asunto sujeto a auditoria, y el grado de aceptacién que el auditor de operaciones obtiene dentro de la empresa. Materia sujeta a la auditoria Las dificultades encontradas al redactar el informe de auditoria operativa so derivan de la va- Hledad infinita de los asuntos sujetos a auditorla, Cada actividad requiere una clase de expli- cacién distinta, debido a que para cada una de ellas existen diferentes lectores con conocimientos ¥ necesidades que difieren. Si el informe del auditor va a ser leido también por Ia direccién general, debe ser comprensible para cualquier lector inteligente, sin importar sus conocimientos espectficos. El auditor operativo debe ser, por lo tanto, un atraductor experto del lenguaje téc- nico y de los conceptos complejos, Grado de aceptacién del auditor En las areas financieras y contables se acepta que los auditores son expertos. Su opinién sobre {os aspectos financieros y contables es, por lo tanto, raramente puesta on duda y las bases para 239‘Tipos principales de auditoria su opinién pueden expresarse en términos generales y seguir siendo totalmente aceptadas. No es aplicable lo mismo a los informes sobre actividades operativas. Es raro que una opinidn de auditoria sobre, por ejemplo, el control de produccién, ingenieria o tréfico, tenga el mismo grado de aceptacién que una sobre el tratamiento del efectivo. Esta reluctancia, por parte de los Lec- tores, a aceptar tales opiniones incondicionalmente, es particularmente fuerte en empresas que todavia no aceptan totalmente la auditoria operativa. El auditor de operaciones normalmente puede dominar tal reluctancia por distintos caminos: 1} delineando claramente el alcance del examen; 2) explicando las normas utilizadas para medir el rendimiento; 3} estableciendo explicitaimente la evidencia en la que se basa su opinién (evi dencia por escrito en los papeles de trabajol, y 4) revisando todos los borradores del informe con los supervisores y directores de las actividades auditadas, Estos aspectos se comentan a con- tinuacién. Alcance, La declaracién del alcance requiere una preparacién cuidadosa para decirle al lector qué es lo que los auditores hicieron y, lo que es de especial significacién en auditoria operativa, qué es lo que no hicieron. En este aspecto, los auditores pueden establecer las limitaciones de su opinién cuando quieran renunciar a la responsabilidad de opinar sobre dreas técnicas que caigan fuera de su competencia. Por ejemplo, en una revisidn de los dibujos de ingenieria, los auditores pueden emitir una opinién sobre el control disefiado por la direccién para asegurarse de lo adecuado de tales dibujos, pero pueden expresar especificamente que no emiten une opinién sobre su calidad. Normas. Los auditores que informan sobre una area técnica tionen mayor aceptacién si esta- blecen Jas normas que utilizaron para medir le funcién o actividad revisada, Pueden determinar estas normas con declaraciones de politicas y procedimientos, con comentarios con el personal de direccién que tenga responsebilidad sobre las actividades o con escritos autorizados sobre la materia, Utilizando de nuevo el ejemplo de los dibujos de ingenieria, los auditores pueden establecer que consideran bésicas las siguientes medidas para un buen sistema de control: 1. Un manual de normas de ingenierfa, disponible para todo el personal, donde se establezcan Jos requisitos para preparar borradores. 2. Un sistema de revisién por parte de los supervisores, que designe especialistas para cualquier dibujo antes de que éste se utilice en produccién, 3. Un sistema de revisién de los dibujos efectuado por revisores independientes para tener la seguridad de que las instrucciones de preparacidn de la empresa se siguen y de que el trabajo es el adecuado, 4, Un sistema de informacién a la direccién sobre el mimero de correcciones requeridas en los Aibujos por la organizacién de produccién, para corregir los defectos en los mismos, Estas son normas bien establecidas, La aplicacidn por el auditor seré dificil. La utilizacién de normas como medida del rendimiento formaré la base de una opinién de auditoria que debe metecer atencién y aceptacién. Evidencia, Las opiniones sobre.las actividades operativas, particularmente las adversas, se aceptarén mejor si estén justificadas por una evidencia adecuada de revisién y con pruebas en 1a opinién. Siguiendo.con el ejemplo de los dibujos, el informe puede establecer que se hicieron las siguientes comprobaciones: 1. El niimero de dibujantes entrevistados para determinar si tenfan realmente manuales a su disposicién, y el ntimero de éstos que se utilizaban, comparados con el volumen original, para asegurar que estaban al dia 2. El ntimero de dibujos examinados con iniciales de los revisores, 240gee Auditoria operativa 3. El ntimero de dibujos examinados con evidencia de a verificacién de ingenieria y del cum- plimiento de las correcciones solicitadas por los verificadores. 4, La verificacién de la informacién estadistica enviada a la direccién, del nitmero de correc- ciones requeridas por los departamentos de produccién. Revisidn del borrador. Esta revisién es de especial importancia en las auditorfas operativas. Es esencial que los auditores estén seguros de que han establecido los hechos correctamente y que su interpretacién es la apropiada. Debido a que el entrenamiento de los auditores no se espe- cializa normalmente en éreas operativas, deben estar seguros de que han considerado todos los factores respecto a una operacién en particular, También deben estar seguros de que han tra ducido adecuadamente el lenguaje técnico; la direccién operativa puede adjuntar significados a ciertas palabras que quizé los auditores no entienden corcectamente. Conclusién Nuevos problemas La auditoria operativa esté empezando a ser reconocida por el piblico en general, Incluso los auditores que han ejercido muchos afios pueden sentir y comprobar la ampliacién del alcance y el refinamiento de sus métodos. No se pueden predecir todos los servicios a la direccién que se solicitaran de los auditores, debido a que todavia no se conocen todos los problemas con los que la direccién se tendré que enfrentar. El destino del auditor esté ligado al de la direccién y a Smo ésta se introduzca en nuevos campos, y el auditor tendré que estar al dia para poder continuar prestando los servicios necesarios, Se supone que los problemas de la direccién en el futuro aumentarén y que se acentuarén en aspectos tales como los sistemas de informacién total, nuevas industrias, nuevos productos y servicios, nuevas leyes, nuevas técnicas de direccién y con el incremento de operaciones con otros pafses. La amplitud de los servicios del auditor para ayudar a resolver estos problemas sera un desafio para las necesidades de la direccién y se basard exclusivamente en su capacidad para actuar y en su criterio de cémo hacerlo, Nuevas técnicas Los auditores actuales tienen muchas técnicas sofisticadas para ayudar a los directores, Las técnicas de desarrollo de las operaciones, el proceso electrénico de datos, la inferencia estadis- tica y la medicién del trabajo indirecto son s6lo algunas. Segiin sea la amplitud con la que se demuestre a la direccién la habilidad de los auditores para realizar un servicio en cualquier sector de la empresa, seré mayor la aceptacién que tendrén por parte de la direccién y podrén mejorar su estatus en la empresa y en la profesién. zat