14 de noviembre de 2017

INTRODUCCION

La gestin del tiempo es algo tan bsico como la forma en la que utilizamos nuestra jornada. Se
suele focalizar en el mbito laboral, pero siempre interrelacionado con el personal, que afecta
o se ve afectado. Tambin se refiere a la productividad de ese tiempo, el reparto de esfuerzos a
la hora de realizar tareas -si es el adecuado o no-, el nivel de concentracin que conseguimos y
un conjunto de factores relacionados. Podemos establecer por lo tanto que es un concepto
bastante general. La dificultad est en desmenuzar los pormenores de la gestin del tiempo y
en la particularidad de cada caso.

Uno de los grandes problemas de los autnomos, freelance y directivos de pymes es conseguir
aprovechar bien su tiempo dada la gran y diversa cantidad de tareas que suelen que tener que
abordar al frente de sus negocios. En este artculo te damos unas claves y reglas para organizar
y gestionar mejor tu tiempo, lo que te ayudar a conseguir una mayor productividad y a
aumentar tu satisfaccin profesional.

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1. QU ES LA GESTIN DEL TIEMPO

La gestin del tiempo es uno de los principales pilares de la productividad en los negocios.
Es una habilidad directiva consistente en el adecuado reparto de este recurso para
desarrollar tareas y proyectos. Optimizar y utilizar bien tu tiempo es fundamental porque
el tiempo es limitado: 24 horas por da y una vida con los das contados.

No se puede comprar el tiempo, incluso si podemos subcontratar algunas actividades,

nunca tendremos tiempo de hacer todo. Al final, no hay nada ms importante para el
autnomo que gestionar bien sus horas. En este artculo te ofrecemos una serie de consejos
de productividad y desarrollamos una serie de mtodos y reglas que te ayudarn a
administrar mejor t tiempo:

Priorizar tres proyectos y definir objetivos

Pasos a dar y reglas aplicables para gestionar el tiempo en tu negocio

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1.1. PRIORIZAR 3 PROYECTOS, DEFINIR OBJETIVOS Y TAREAS

Si lo que quieres es ser realmente productivo y no perder el tiempo, debes tratar de

priorizar 3 proyectos, los cuales se plasmarn en objetivos concretos para cada mes y
cada semana y te ayudarn a definir las tareas de cada da No empezar un da, una
semana, un mes sin planificarlos

Y es que debemos ponernos lmites en nuestros proyectos personales y profesionales

ya que no podemos hacer todo al mismo tiempo. Una de las premisas bsicas si
queremos desarrollar nuestras habilidades directivas.

Por ejemplo, puedes realizar la lista de todo lo que te gustara hacer, todos los
proyectos que tienes (ejemplo: montar un negocio, participar en una maratn,) sin
ponerte lmites y despus clasificar estas actividades por prioridad, teniendo en cuenta
unos criterios, tus criterios: lo ms importante para el futuro, para crear tu empresa,
para tu familia, para tu salud, etc.

Tras este trabajo, que necesita de una reflexin muy personal, tendrs que escoger los
3 proyectos prioritarios y descomponerles en objetivos y tareas. Eliminando por el
momento los dems proyectos, los proyectos segundarios, ya que el riesgo de tener
demasiados proyectos es que se alargan y al final nunca se acaban, adems de crear
estrs y desmotivacin. Solo 3 proyectos.

Y cada mes, cada semana, intenta definir los objetivos que tienes para estos proyectos.

Teniendo menos proyectos, concentrars tu energa en estos proyectos y solo

en estos.
Teniendo objetivos accesibles y graduales, cada semana, cada mes,
mediremos el avance, la situacin de cada proyecto

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2. PROCESOS DE LA GESTION DEL TIEMPO

3. PASOS A DAR Y REGLAS PARA LA GESTIN DEL TIEMPO EN TU NEGOCIO

Clasificar las tareas a realizar entre: accin urgente e importante, accin urgente y no
importante, accin no urgente e importante y accin no urgente y no importante
Organiza tu jornada antes e empezar el da para no dejar que los dems organicen
tu tiempo. Define y escribe las 3 tareas ms importantes del da (las TMI) que son
normalmente una desagregacin de tus proyectos. Intentar empezar al da trabajando
sobre estas tareas.
Limita el tiempo de cada tarea, fjate unos plazos. Ley de Parkinson : una tarea utiliza
todo el tempo definido o todo trabajo se dilata para ocupar el tiempo disponible. No
digas necesito 3 semanas para realizar un trabajo, sino necesito 4 horas.
Concntrate al 100% en cada actividad: si redacto un artculo lo redacto, si juego con
los amigos, juego. Aprovecha el momento al 100%.

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Cambia de tarea, diferencia las actividades durante el da. No todas las actividades
exigen la misma concentracin y hay que ser consciente de los momentos en los
que somos ms eficaces para programar los trabajos el momento oportuno.
Aprende a saber decir NO a todas las solicitudes que tengas y que no contribuyan a
que consigas tus proyectos o que no tengan un inters claro para ti.
Acurdate de tomar algunas pausas para retomar fuerzas e inspiracin.

4. SNTOMAS DE UNA MALA ORGANIZACIN DEL PROPIO TRABAJO Y DE UN MAL

EMPLEO DEL TIEMPO
Una forma de saber si padeces una mala organizacin del trabajo y empleo del tiempo es a
travs de la manifestacin de los siguientes sntomas:

Jornadas cada vez ms largas

No saber decir no
El perfeccionismo
No negociar plazos de respuesta
Emplear mal el tiempo de entrevistas (escuchar, preguntar, argumentar)

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Tener objetivos personales confusos o cambiantes

Falta de un plan de trabajo diario
No dejar sitio (tiempo) para imprevistos
Utilizar mal las comunicaciones (telfono, fax, correo, mensajeros, visitas).
Razonar por lo que hay que hacer (tareas) y no por lo que se quiere obtener
(objetivos)
Desconocimiento de las personas que influyen en una decisin
Abordar las tareas en tiempo real, hacerlo deprisa, uno mismo
Estrs
Resfriados permanentes
Humor irritable
Cansancio permanente

5. CMO EMPLEAS EL TIEMPO DE T JORNADA LABORAL?

Para hacer un buen empleo del tiempo es necesario tener en cuenta el significado de
eficiencia, eficacia, y el tiempo requerido para la realizacin de cada una de las tareas de
nuestra jornada laboral.
La eficiencia consiste en hacer las cosas bien. Es positiva, por supuesto, pero no garantiza
resultados. Se limita a hacer bien lo que se hace.
La eficacia consiste en hacer lo que realmente hay que hacer. La persona eficaz sabe, ante
todo, qu es lo que debe hacer. Tiene en mente los resultados que desea alcanzar. Hace lo
que le acerca a ellos. La eficiencia se centra en el mtodo, en el cmo.
La eficacia, en el fin. La persona que hace un buen empleo del tiempo es capaz de equilibrar
eficiencia y eficacia.
Por otro lado, para determinar el tiempo que se dedica a cada una de las tareas que
realizamos es necesaria la medicin. El cronometraje y otras tcnicas anlogas de la medida
del tiempo, son:

vlidas para labores fsicas,

aplicables con mayor dificultad a tareas administrativas, salvo que sean muy
mecnicas y repetitivas,
inaplicables a tareas de mando, de carcter creativo, de venta, etc.

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6. REGISTRO SEMANAL DE TU JORNADA LABORAL

Para determinar en mayor detalle lo que haces realmente te proponemos que realices un
registro durante una semana normal de trabajo.
Segn vaya desarrollndose tu jornada, anota peridicamente las distintas actividades que
realizas. Puedes hacerlo cada vez que inicias -o terminas- una de ellas. As podrs saber el
tiempo que le has dedicado. Anota, tambin, la importancia -A, B, C- que tiene la actividad
a su juicio.

A. Muy importante para lograr los objetivos marcados

B. Medianamente importantes para lograr los objetivos.
C. Prcticamente sin importancia de cara al logro de sus objetivos.

Te ser de utilidad registrar tambin las interrupciones y conviene recoger el medio -

telfono, visita...-, el culpable, y sobre todo, la importancia del tema planteado.
Obviamente, las interrupciones resultan positivas en ocasiones, adems de formar parte de
nuestro trabajo, pero es preciso saber quin nos interrumpe habitualmente y para qu

Pasos a seguir:

1- Clasifica cada una de las actividades en tantas categoras como te parezca oportuno
para poder realizar un adecuado anlisis. No tengas miedo a pasarte: es mucho ms fcil
integrar conceptos a posteriori que intentar desagregarlos. No te preocupes por
cuestiones de forma. Incluso un anlisis incompleto le ser de gran utilidad. Al final
podrs disponer, una vez realizadas las oportunas sumas, del tiempo total que has
dedicado a cada actividad o tipo de actividad.

2- Calcula lo que supone en porcentaje.

3- Extrae tus propias conclusiones. Por ejemplo.

Cunto tiempo dedicas a cada actividad?

Contribuye cada cosa que haces a los objetivos que ests tratando de lograr?
Ests haciendo cosas que, pura y simplemente, no sera necesario hacer
porque no repercuten sobre tus objetivos?
Hay actividades que podras desarrollar, con suficiente eficacia, -o, al menos,
con ms rentabilidad- otra persona?

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Qu pasara si no se hubieras hecho una actividad tipo A?

Qu pasara si no se hubieras hecho una actividad tipo C?
Podras modificar o combinar unas actividades con otras?
Podras dedicarle menos tiempo sin dejar de obtener resultados
suficientemente aceptables a unas actividades en concreto?
A qu actividades debes de dedicar ms tiempo?

7. PRIMERO LO PRIMERO

A medida que has ido leyendo esta gua, realizando los ejercicios y reflexionando sobre ellos
te habrs podido dar cuenta que la esencia de administrar el tiempo es organizar y ejecutar
segn tus prioridades. La satisfaccin que tengamos respecto al uso del tiempo depende de
la expectativa inicial como del nivel de realizacin. No obstante, la expectativa y por tanto
nivel de satisfaccin tendr que depender de nosotros, es decir, bajo nuestra influencia.
Para ello, es necesario incorporar en nuestro da a da, el hbito de la planificacin y
programacin. Ahora te proponemos una metodologa sencilla que te ayudar a identificar
Primero lo Primero.

7.1. PLANIFICACIN

La planificacin es una de las tcnicas -o buenas costumbres- que todo el mundo

recomienda a los dems y pocas personas utilizan convenientemente. Probablemente
porque se identifica con un sistema de clculo y grficos tan laborioso como enojoso.
Adems, hay una cierta mala prensa en relacin a la planificacin. Para qu vamos a
hacer previsiones, si luego no se cumplen porque siempre aparece algn imprevisto
que lo fastidia todo?. Sin embargo, la planificacin nunca ha tratado de hacer
imposibles. La finalidad de la Planificacin es la de:

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7.2. LA PROGRAMACIN

Planificar es decidir qu se ha de hacer. La programacin implica la asignacin de los

recursos ms importantes y escasos; entre ellos, el tiempo. Cuando afecta a un equipo,
la programacin tiene, por otra parte, carcter ejecutivo; implica una orden de trabajo.
La planificacin debe ser tan gil y tan flexible como lo permitan el trabajo y el propio
estilo personal de cada uno. Lo importante es decidir, con la antelacin suficiente, qu
se quiere alcanzar: que actividades se consideran precisas; y en qu momentos se
deben iniciar o tener terminadas las citadas actividades. Es evidente el papel esencial
que el factor tiempo juega en todo este proceso. La adecuada programacin es, sin
duda, el medio ms eficaz de acortarlo.
La base de la programacin y el control del tiempo, una vez realizado un buen plan
anual y mensual -o semanal- es el hbito de la programacin diaria, realizada siempre
antes de que se comience la jornada. Aqu aparece el programa diario.

Debe tenerse en cuenta que no menos del 15 20 por cierto de lo que has de realizar
en una jornada normal suele aparecer en el transcurso de la misma.
Una de las razones ms importantes por las que fallan las agendas es nuestra tendencia
a ocuparnos de asuntos no programados. Aprende a controlar estos impulsos. Antes de
alterar tu programa para atender un imprevisto, pregntate: es lo que voy a hacer
ms importante que lo programado? Si lo es, hgalo, porque utilizar bien su tiempo
significa invertirlo de la mejor manera posible. Pero si lo imprevisto es menos
importante que lo programado, arrgleselas para no hacerlo. Acptelo para ms tarde,
evtelo, aprenda a decir NO.

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7.3. DECLOGO PARA PROGRAMAR EL TIEMPO

en siempre preparado tu programa/agenda antes de iniciar tu jornada. La

forma ms cmoda de hacerlo es dedicar a esta actividad los ltimos minutos
de la jornada precedente. Trabaja para estar en el cuadrante Eficiente,
tendrs tiempo para hacerlo.
Programa tus actividades en funcin de los objetivos que quieras alcanzar. No
cuentan las actividades, sino los resultados obtenidos. Termina lo que
empieza.

Elabora tu programa en torno a los temas esenciales. Resptalos. Mmalos.

Trata de acompasar tus actividades, en la medida de lo posible, a tus ciclos
corporales. No se puede ser eficaz todo el da. Programa lo ms importante
para sus horas de mayor eficacia.
Programa siempre tu horario por escrito, aumenta, adems, la implicacin
personal.
Mantn a la vista tu programa de actividades diarias. Ver reiteradamente
objetivos, prioridades y actividades programadas te ayudar a mantenerte en
la lnea previamente elegida.
No vaciles en tomarte largos perodos de tiempo para tareas importantes. No
ests para nadie mientras las realice.
Asegrate de asignar a cada actividad un tiempo suficiente, pero no excesivo.
Mantenga la suficiente flexibilidad para poder abordar los asuntos no
previstos, pero que resulten de su inters. Cuando decida abordar algo nuevo
e importante, debe poder hacerlo sin destrozar su programa ni sentirse
culpable.
Incluya en su programa algn tiempo para pensar todos los das. Necesita
hacerlo. Y no puede esperar a "tener tiempo".

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8. GESTIN DE IMPREVISTOS

Gran parte de nuestra jornada laboral est sometida a lo que acontece en el da ada. Para
gestionar estos imprevistos, es decir, hechos no planificados y a los que debemos atender
inicialmente, tenemos que formularnos las siguientes preguntas inicialmente para tomar
nosotros una decisin u otra.
1. Para cundo necesita ser resuelto y/o atendido?: A corto plazo o largo plazo
2. Por qu?, efectos y consecuencias: Poco importante o muy importante

3- Es importante que lo haga yo? ; No puede hacerlo otro? En funcin de la naturaleza de

estos imprevistos estaremos en un cuadrante u otro. No obstante, a veces las circunstancias
nos obligan algunas veces a tener que actuar de forma forzada. Pero hay que esforzarse para
ser dueo del tiempo de uno mismo para no ser zarandeado continuamente.

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9. LADRONES DEL TIEMPO: CRONFAGOS

Adems de los imprevistos, existen los llamados ladrones del tiempo. A continuacin te
ponemos en alerta de ellos y como evitarlos.

9.1. VISITAS INOPORTUNAS

Evtelas mediante un filtro.

No trabaje con la puerta abierta y mirando al pasillo.
Diga NO, amable, pero firmemente, a quien solicite "un minuto" que no le
interese conceder. Pdale que venga en un momento que a usted le venga
mejor. Mustrese ocupado. Sea amable, pero sincero.
Para acortar una visita inevitable, acuda al despacho de su colega.
Mantngase de pie; las conversaciones sern ms cortas.
Ponga lmite de tiempo al comienzo de cada visita.
Acostmbrese a ser franco con la gente, dicindole, sencillamente, que est
ocupado.
No divague. Cntrese en lo esencial. Y retmelo cuando su interlocutor se
vaya del tema.
Si se le ha colado un pelmazo, haga que su secretaria le interrumpa a una
seal previamente convenida.
Si algunos miembros de su equipo entran y salen constantemente de su
despacho, pdales que acumulen varios temas cada vez que vengan para
tratarlos conjuntamente.

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9.2. TELFONO

Para llamadas recibidas:

establezca un filtro adecuado,
d instrucciones especficas para atender y/o desviar llamadas,
establezca perodos preferentes.
Para llamadas que realiza:
agrupe las llamadas que ha decidido hacer,
preprelas. Anote lo que desea comunicar o preguntar,
establezca un resumen nada ms colgar. Anote las cifras, las fechas,
los temas acordados.

Cuando te vayas a poner con una tarea importante, silencia t mvil y ponlo
bocabajo. No ests para nadie!
Haz buen uso del buzn de voz, cada mes lo pagas en tu factura de mvil.

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9.3. REUNIONES
Las reuniones deben ser celebradas siempre y cuando:
tenga objetivos claros,
sirva para intercambiar o transmitir informacin,
analizar o resolver problemas,
No convoques una reunin cuando:
no existe un propsito especfico,
existe otro modo de conseguir el mismo resultado,
falta tiempo para conseguir la informacin precisa o realizar la
adecuada preparacin,
no est disponible alguna de las personas clave.

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9.4. VIAJES

Establezca el o los objetivos a alcanzar con el viaje

Revisa si el viaje resulta imprescindible o existe otra alternativa (por ejemplo,
hacer viajar a su interlocutor).
Programa de modo realista el tiempo necesario para cada tema.
Prepara los detalles de tipo logstico. Reserva tiempo para los temas
esenciales.
Prev el uso de los tiempos muertos y lo que vas a hacer durante el tiempo de
viaje.
Informa de sus propsitos a las personas con las que piensa entrevistarte.
Enveles por anticipado una nota, con objeto de que sepan qu temas desea
discutir con ellos y qu informacin deben prepararte.
Prepara o haz carpetas con la informacin a utilizar.
Tenga en cuenta tus ritmos corporales y tus necesidades biolgicas (sueos,
descanso, comidas...).
Toma anotaciones que te faciliten anticipar conclusiones antes de la vuelta a
la oficina.

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10. CLAVES PARA DIRIGIR DE FORMA EXITOSA LAS REUNIONES

Establezca objetivos,
Establezca un orden del da,
Convoque slo a aquellos cuya presencia es necesaria y hgales saber lo que
se espera de ellos,
Comience a la hora prevista,
Lleve preparada la reunin. Evite interrupciones. No tolere entradas y salidas.
Permtales incorporarse o marcharse una vez terminada su aportacin,
Mantenga su rumbo de acuerdo con el orden del da,
Fije un lmite de tiempo. Y termine a la hora prevista,
Resuma las conclusiones,
Asegrese de que cada uno conoce exactamente lo que se ha acordado que
haga y para cuando,
Levante acta y cercirese de que se distribuye antes de las 48 horas de
celebrada la reunin.
Analice peridicamente sus reuniones y saque conclusiones para mejorar su
eficacia.

11. CONCLUSIONES

El buen manejo del tiempo constituye una habilidad que todos podemos aprender
y es condicin fundamental para el xito.
Optimizar el uso del tiempo implica menos esfuerzo, menos fatiga y salud fsica y
mental.
Identificar prioridades, constituye el primer paso para un eficaz manejo del tiempo.
Inmediatamente se establecern objetivos para apoyar las prioridades.
No es posible trazar planes eficaces si no sabemos que queremos lograr
verdaderamente.
La clave del xito es el deseo. Todo lo que realice debe depender de este deseo.
Dormir 8 horas, acostarse temprano es un secreto que debe practicarse
diariamente, el cuerpo necesita recuperar sus energas.

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Practicar las recomendaciones de este artculo es un problema de actitud, modifica

la tuya mediante la prctica diaria, el xito esta en tus manos, el desafo no consiste
en administrar el tiempo, sino en administrarnos a nosotros mismos.
Si relacionamos el xito con el tiempo, Jack Trout nos recomienda abrir el horizonte
e incluir a otros, lo bueno es que el xito esta en todas partes y a nuestro alrededor.
Por ltimo para tener xito hoy, solo hay un enfoque simple y sencillo: verse a s
mismos como un producto, ms que como un empleado. La carrera profesional de
cada uno est en sus propias manos.

12. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

12.1. LINKOGRAFIAS

http://sisbib.unmsm.edu.pe/BibVirtual/Publicaciones/administracion
/v03_n6/gestion.htm
http://www.luismiguelmanene.com/2012/03/07/el-tiempo-de-los-
dirigentes-su-gestion-y-administracion/
http://dominatuvida.com/ppt-gestion-del-tiempo
http://sisbib.unmsm.edu.pe/BibVirtual/Publicaciones/administracion
/v03_n6/gestion.htm
https://www.luisarimany.com/la-gestion-del-tiempo/
https://infoautonomos.eleconomista.es/habilidades-
directivas/gestion-del-tiempo/
http://www.eoi.es/blogs/meerron/2013/06/12/la-gestion-del-
tiempo/

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