LOGISTICA (1854)

TEMA 4:
GESTION DE COMPRAS - I

Docentes del Curso

2017 - I
 Indicadores Clave de Desempeo o Rendimiento : KPI
(Key Performance Indicators)

Los INDICADORES (KPI) , miden el nivel del desempeo de un proceso, enfocndose en el

como e indicando el rendimiento de los procesos, para poder alcanzar el objetivo fijado.
Los KPI, son mtricas financieras o no financieras.
Los KPI suelen estar atados a la estrategia de la organizacin (en tcnicas como la del Balancead
Scorecard). Usado para calcular, entre otros:
1. Tiempo que se utiliza en mejorar los niveles de servicio en un proyecto dado.
2. Nivel de la satisfaccin del cliente.
3. Ayudan a las empresas a entender lo bien que se esta realizando el trabajo en relacin
con sus metas y objetivos estratgicos.

https://youtu.be/EoGf5vgy1EM http://www.esan.edu.pe/conexion/actualidad/
2014/10/31/indicadores-desempeno-logistico-
kpi/#.VGIrEODYQfE.gmail

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Proceso de compras y su rol en la generacin de valor de la
cadena de suministros
Introduccin:
Las compras comprenden un proceso complejo que va ms all de la negociacin y del
trmite burocrtico.
Con una buena gestin de compras la empresa consigue ahorrar costos, satisfacer al
cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, pues la gestin
de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga xito o fracaso

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 Fases del Proceso de Compras

1. Planificacin de las compras

2. Anlisis de las necesidades
El proceso 3. Solicitud de ofertas y presupuesto
de compras 4. Evaluacin de las ofertas recibidas
consta de las 5. Seleccin del proveedor
siguientes 6. Negociacin de las condiciones
FASES : 7. Solicitud del pedido
8. Seguimiento del pedido y los
acuerdos

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1. Planificacin de las compras

Consiste en hacer un estudio anticipado de las

necesidades para estar preparado antes de que
surja la necesidad. Consiste en conocer a los
proveedores.

2. Anlisis de las necesidades

Las empresas centralizan las compras en su
dpto. de compras utilizando un doc. interno
denom. requerimiento o solicitud de
compras; se detalla las cantidades,
caractersticas del material y cuando estar
disponible. Este procede a su clasificacin
antes de iniciar los trmites de compras.

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3. Solicitud de Ofertas y
Presupuesto
Es la solicitud de cotizaciones al proveedor, es un
paso obligado para tomar decisiones entre las
diversas cotizaciones presentadas por cada
producto.

4. Evaluacin de las ofertas

recibidas

Una vez recibidas las ofertas hay que

estudiarlas, analizar, valorar y comparar las
condiciones econmicas, tcnicas y
Servicios postventa.

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5. Seleccin del Proveedor

Los factores que se comparan en esta la fase son :

El precio, la calidad, las condiciones y las garantas
de la empresa que suministrar el producto.
La confianza y entendimiento entre comprador y
vendedor, aseguran la comodidad en el
suministro del pedido.

6. Negociacin de las
condiciones
La negociacin es habitual en las operaciones de
compra-venta entre empresas.
Aca, se ajusta los precios, se establecen acuerdos
sobre descuentos, plazo de entrega, condiciones
del transporte (portes terrestre o, fletes martimo
o areo), envases, embalajes y otros servicios.

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7. Solicitud del Pedido
Cuando el comprador y el vendedor llegan a
un acuerdo deben formalizar un documento
que comprometa a ambas partes (contrato
de compraventa o pedido en firme).

8. Seguimiento del pedido y los

acuerdos

Se hace para verificar que hemos recibido

todo el material solicitado, que se
corresponde a las caractersticas detalladas
en el pedido y que se han suministrado a
tiempo.

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 El Departamento de Compras
Encargado de adquirir los productos y gestionar los servicios
para el funcionamiento de la empresa, y que pueda
conseguir sus objetivos.
Este dpto., no puede cumplir su funcin de forma aislada,
tiene que coordinar sus tareas a realizar y la conexin con
otros departamentos de la empresa.
Para ello se tiene en cuenta:
Los presupuestos elaborados por el departamento
financiero.
Las necesidades de materia prima y servicios del
departamento de produccin.
Los clculos realizados de la gestin de stock y de
almacn.
Las ventas previstas por el departamento comercial.
Con una buena gestin de compras la empresa obtiene
beneficios debido a la reduccin de costos.

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 Personal de Compras
El Jefe de Compras: encargado de la organizacin,
coordinacin y control de todas las actividades relacionadas
con la gestin del servicio a su cargo.
Sus funciones son:
Fijar los objetivos a conseguir en cada periodo y
confeccionar el presupuesto.
Organizar las actividades de su departamento.
Recibir los boletines de solicitud de material; buscar
fuentes de suministros que mejor se adapten a las
necesidades de la empresa, evaluar las ofertas eligiendo
los proveedores ms adecuados.
Transferir al departamento de administracin la
documentacin, Informar y Controlar.

Los Compradores: son los responsables de contratar los

materiales y servicios necesarios para la empresa.
Su funcin: conseguir una buena operacin, ser eficaces y
defender los intereses de la empresa.

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 DIFERENCIAS ENTRE APROVISIONAMIENTO Y COMPRAS
APROVISIONAMIENTO
Aprovisionar es abastecer o adquirir lo necesario
La gestin de aprovisionamiento: conjunto de
operaciones que realiza la empresa para
abastecerse de los materiales necesarios.
Las funciones son:
Adquirir los materiales necesarios para la
elaboracin o comercializacin de los productos.
Gestionar el almacenaje de los productos,
manteniendo los stocks mnimos de cada material.
Controlar los inventarios y los costos asociados a
los mismos.
Sus objetivos son:
. Calcular las necesidades de la empresa logrando
un inventario para que no carezca de materias
primas y/o suministros.
Minimizar la inversin en inventarios.
Estableciendo un sistema de informacin
eficiente.
Cooperar con el departamento de compras.
COMPRAS
Comprar tambin significa adquirir un bien
La gestin de compras: recibir las solicitudes de los
materiales necesarios y buscar proveedores.
Las funciones son:
Analizar las tendencias del mercado.
Estudiar los envos de los proveedores.
Mantener con proveedores relaciones eficientes.
Buscar soluciones para mejorar los costes de la
organizacin y actuar en coordinacin con los
dems departamentos.
Sus objetivos son:
Buscar proveedores competitivos.
Adquirir materiales con la calidad adecuada para
los fines a los que se destinan.
Conseguir la mejor relacin calidad-precio.
Conseguir suministros a tiempo.
Mantener los inventarios al mnimo.
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 Necesidades de Aprovisionamiento
Es una consecuencia de la organizacin del almacn,
la produccin y la demanda.

Hay situaciones que obligan a la empresa a

aprovisionar el almacn:

Cuando la fabricacin se realiza en cadena y los

suministradores se encuentran lejos, para no
quedarse desprovisto.
Cuando la fabricacin es estacional y la demanda
constante.
Cuando los centros de produccin estn muy
alejados de los puntos de consumo, para no
encarecer los costos.
Cuando debemos anticiparnos a los pedidos de
los clientes.

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 Necesidades de Aprovisionamiento
Tambin existen muchas razones en contra del almacenaje:

Fuertes inversiones en edificios e instalaciones.

La mercanca almacenada ocupa espacio y genera costes.
La mercanca envejece y sufre obsolescencia, etc.
Cuando la empresa no puede evitar almacenar, trata de minimizar los costos

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 PRODUCTOS Y MATERIALES: DEFINICIONES
El Producto: es un conjunto de materiales que ha sufrido un proceso de elaboracin o
fabricacin y que tiene como finalidad una transaccin mercantil de compraventa.
Los materiales: son los componentes del producto.

Los stocks o existencias: son el conjunto de materiales, mercancas, artculos o

productos que tiene la empresa almacenados a la espera de su utilizacin o venta
posterior.

Los bienes que forman las existencias o stocks son:

Mercaderas: mercancas almacenadas hasta el da de la venta.
Materias primas: materiales para fabricar otros productos

Otros aprovisionamientos:
Combustibles
Repuestos
Embalajes
. Materiales de Oficina
. Envases

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 TIPOS DE COMPRAS
La caracterstica general de estas compras es que la inversin es
Compras
grande y la decisin de compra es consultada con los usuarios del
Especiales bien.
La compra anticipada es una estrategia que se puede aplicar en
Compras artculos bsicos o con algunos tipos de mercanca.
Anticipadas Tambin podemos anticipar la compra cuando se anuncia la subida del
precio de un producto.
Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad
Compras es atender la demanda estacional de ciertos artculos. La previsin de
Estacionales estas compras se hace partiendo de las ventas realizadas en el mismo
periodo del ao anterior.

Compras Su caracterstica es atender las necesidades del da a da con

rutinarias una inversin de bajo riesgo.

La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la

Compras de
ocasin de comprar a precios de ganga; la inversin supone un
oportunidad riesgo, que si el resultado es positivo dar un beneficio extra

Compras de Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se

Urgencia realizan para cubrir necesidades urgentes.

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PLANIFICACIN Y CONTROL DE LAS COMPRAS Y DE LA
ROTACION DE MATERIALES
Incluye la planificacin y control de las materias primas y partes componentes que se
utilizan en la fabricacin de los artculos terminados. Esta fase entraa un problema de
coordinacin ya que ha de planificarse y controlarse:
Las necesidades de materiales y partes componentes para la produccin,
Los niveles del inventario de materias primas y partes, y
Las compras de materias primas y partes.
Cuando se especifican en el plan de produccin las cantidades requeridas de cada
producto que habr de fabricarse, el siguiente paso en la planificacin del programa de
manufactura implica la consideracin de las distintas necesidades y costos de la
produccin (materiales directos y partes componentes, mano de obra directa y cargos
indirectos de fabricacin).

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El Presupuesto de Materias Primas y Partes Componentes

1. Presupuesto
de materiales y Este presupuesto especifica las cantidades planificadas.
partes

2. Presupuesto
de compras de Este presupuesto especifica las cantidades que habrn de
materiales y comprarse de estos insumos, el costo
partes. estimado y las fechas requeridas de entrega.

3. Presupuesto
del inventario de
Este presupuesto especifica los niveles planificados del inventario de
materiales y materias primas y partes en trminos de cantidades y costo.
partes.

4. Presupuesto
del costo de Este presupuesto especifica el costo planificado de los materiales y
materiales y partes (punto 1)que sern utilizados en el proceso productivo
partes utilizados.

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El Presupuesto de Materias Primas y Partes Componentes
Al disearse cada uno de estos presupuestos de
materiales y partes, dos objetivos bsicos, adems de la
planificacin son imperantes:
1. EL CONTROL. Los costos estn sujetos al control
directo en el punto de utilizacin; por lo tanto, las
correspondientes actividades y costos deben
presupuestarse en trminos de reas o centros de
responsabilidad y por subperiodos
2. COSTEO DEL PRODUCTO. Los costos de los
materiales directos y las partes se incluyen en los costos
de manufactura (costos de los productos); por
consiguiente, deben rastrearse hacia los productos.

A causa de estos dos objetivos bsicos, los materiales y partes

componentes deben presupuestarse: por tipo de materia
prima y parte, por centro de responsabilidad, por sub_periodo
y por tipo de artculo terminado. Estas clasificaciones
mltiples tienden a complicar el formato que se emplee para
el presupuesto.

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Polticas del Inventario de Materiales y Partes

Tienen como mira reducir al mnimo la suma de dos clases

de costos:
El costo de mantener el inventario y
el costo de no mantener un inventario suficiente.
Las principales consideraciones en la formulacin de
polticas de inventarios, respecto a los materiales y partes,
son:
1. Tiempos y cantidad de las necesidades de manufactura
2. Economas en la compra a travs de descuentos por
cantidad.
3. Disponibilidad de materiales y partes.
4. Plazo (tiempo) de entrega (entre el pedido y la entrega)

SIGUE
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Polticas del Inventario de Materiales y Partes

5. Carcter perecedero de los materiales y partes

6. Instalaciones necesarias de almacenamiento
7. Necesidades de capital para financiar el inventario
8. Costos de almacenamiento
9. Cambios esperados en el costo de los materiales y
partes
10. Proteccin contra faltantes
11. Riesgos involucrados en los inventarios
12. Costos de oportunidad (inventario insuficiente)

Debe especificarse la poltica respecto a las compras y al inventario. Los dos

factores de tiempo que bsicamente deben considerarse en relacin con la
planeacin de las compras son:
1. Cunto comprar en cada ocasin (cantidad econmica de pedido) y
2. Cundo comprar (cuando el nivel del inventario es iguala a la cantidad que se
necesita para sostener la produccin).

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Aspectos de Planificacin, Coordinacin y Control del
Presupuesto de Materias Primas y Partes Componentes

La planificacin y el control de los costos de los materiales

y partes, se vuelven crticos porque el costo de la
produccin y la eficiencia dependen del flujo de los
materiales y partes (a un costo razonable) hacia las
distintas subdivisiones de la fbrica.
La coordinacin de las necesidades de materias primas y
partes, de los inventario y de las compras, es un importante
factor en las operaciones eficientes. Los costos de los
materiales y partes y los inventarios pueden tener un
considerable efecto sobre las utilidades, el capital de
trabajo y la posicin de caja.
El control de los materiales y las partes se facilita, en
distintos aspectos, mediante la presupuestacin de estos
insumos. Al establecer polticas y normas precisas de
inventarios, la administracin ha dado ya el primer paso
para el control de los mismos.

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PLANIFICACIN DE LOS NIVELES DEL INVENTARIO
La Empresa no fabricante, empresas no manufactureras o compaas comerciales.
Una vez completado el plan de ventas, deben desarrollarse otros tres planes (o
presupuestos):
1. Plan del inventario: La cantidad de mercancas que debe tenerse disponible al
principio del mes.
2. Plan de compras a precios de menudeo: La cantidad de mercancas que deber
comprarse cada mes. En este plan se considera tambin el inventario final .
3. Compras al costo planificado: Los desembolsos requeridos para las compras
planificadas de mercancas.

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PLANIFICACION DE LAS COMPRAS
La lgica es que las compras deben ser equivalentes a las ventas, ms o menos los cambios
en el inventario de mercancas disponibles.
Adems, deben comprarse suficientes artculos tomando en cuenta todas las reducciones
en los precios de los mismos.
Las reducciones comprenden:
1) Las rebajas en precios,
2) Los descuentos que se dan a los empleados,
3) Los descuentos que se conceden a ciertas clases de clientes (como los clrigos), y
4) Los faltantes en inventaro debidos a robo y a otras causas.

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Preguntas:

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