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PLANEACIN,
ELABORACIN Y
CONTROL DE
PRESUPUESTOS DE OBRA.
INTRODUCCIN:
Es motivo de esta obra , el descubrir como lograr esa meta utilizando la planeacin
y el control presupuestal, para proyectar una administracin de gastos exitosa, que
garantice la rentabilidad de los proyectos de construccin y por lo tanto la rentabilidad
sostenida de su empresa.
Lo fundamental que debemos tomar en cuenta es que el Control es una parte muy
importante del Proceso Administrativo y que implica realizar una supervisin o vigilancia
para ejercer todos los dems pasos de dicho proceso, como son la Planeacin, la
Organizacin y la Direccin, y que de esta manera se d una eficaz administracin. Segn
Agustn Reyes Ponce, el Control en una breve definicin, nos dice que Es la recoleccin
sistemtica de datos, para conocer la realizacin de los planes, sealando que todo control
implica, necesariamente, la comparacin de lo obtenido con lo planeado. 1
En trminos del proceso administrativo y del tema que nos ocupa, se puede deducir
que los controles deben ser flexibles y deben reportar de una manera oportuna las
desviaciones a lo planeado, que permitan tomar medidas correctivas y en su caso
establecer mecanismos en que el propio Control nos conduzca a una accin correctiva.
En base a lo anterior, las principales reas de control sern las propias actividades
de la empresa, tales como: compras, clientes, construccin y administracin, las cuales irn
ligadas a los presupuestos. Como todos sabemos en la industria de la construccin, los
presupuestos se elaboran para la obtencin de un contrato de obra, ejerciendo un control
sobre su ejecucin durante todo el periodo de construccin hasta el finiquito de la obra.
1
Administracin de empresas / Reyes Ponce Agustn
2
El Control en la Administracin de Empresas / Gmez Morfin Joaqun.
En resumen se puede decir que los esfuerzos que representan los costos y gastos,
generan en un periodo determinado unos logros o ingresos, que determinan el tramo de
eficiencia y que es la utilidad o resultado del periodo.
Para precisar lo anterior, el mismo boletn A-11 seala que Costo es un trmino
genrico que abarca los de activo, gasto y perdida, por lo que en tal sentido se clasifican en
tres grupos que representan lo siguiente:
3
Boletin A-11 de la Comisin de Principios de Contabilidad
Se utiliza para ejercer control sobre todas las operaciones relacionadas con una
obra determinada, siendo una herramienta de la Direccin para planear y controlar.
Los presupuestos de obra deben ser para ayudar, ms que para verificar fallas o
xitos. Debe ser el resultado de la participacin de todos los integrantes del proyecto. En
los presupuestos se debe visualizar el objetivo global de la empresa y no los objetivos
individuales de cada departamento.
Desde luego que como toda herramienta, los presupuestos de obra tiene sus
limitaciones que debern ser tomadas en cuenta y evaluarlas para su utilidad real en el
proceso de planeacin, ya que solo son elementos informativos para la toma de decisiones,
donde el factor humano y el criterio empresarial es el elemento ms importante, pues ante
mismas situaciones es posible que se tomen decisiones distintas y de alguna manera
efectivas, bajo el criterio empresarial de cada Director.
En tal sentido, es necesario tomar en cuenta para la planeacin todas las seales,
directas e indirectas, tomar en cuenta las variables y aprovechar las experiencias para
desarrollar planes de accin y simulaciones ante diversas circunstancias, como es el caso
de una penetracin en mercados, en acabados, instalaciones especiales, prefabricar
viviendas, en construir carreteras, etc. y el participar en diversas formas en los escenarios
diversos que se puedan prever y en tal sentido planear con la flexibilidad del acontecer
real.
Cada persona tiene una forma distinta de planear, que manejamos en secreto o que
lo hacemos de un uso muy exclusivo para no correr el riesgo de que se hagan notorias las
fallas, o bien compartimos y hacemos cmplices a los dems. Es una forma distorsionada
de ver la planeacin, pues toda organizacin hace planes, ya que una empresa constructora
que no lo haga constituye un ente amorfo, incoherente y sin direccin visible alguna.
Los presupuestos son la herramienta que facilita a los directivos el establecer una
administracin por objetivos, metas a alcanzar, todas ellas expresadas en unidades
monetarias y en parmetros de rentabilidad, de apalancamiento, de inversin. As mismo se
puede administrar por excepcin, canalizando esfuerzos y recursos a las reas ms
relevantes.
TIPOS DE PRESUPUESTOS .
Son varios los tipos de presupuesto que se pueden elaborar en una empresa
constructora, de acuerdo a las dimensiones de la misma, siendo en trminos generales los
siguientes:
1. De Operacin
2. De Inversiones permanentes
3. Financiero.
PRESUPUESTO DE OPERACIN.
En este tipo de presupuesto se determinan las operaciones segn la actividad de la
empresa, involucrando a todos los responsables de cada rea para la obtencin de los
objetivos que previamente se establezcan en el propio presupuesto, es decir: proyecto,
asesoras, construccin de obra, servicios tcnicos, compras, mano de obra, subcontratos,
etc., incluyendo la utilidad del periodo.
corto plazo y cuyo resultado se presentara por separado del de operacin y que al
representar un desembolso la inversin y un ingreso las ventas de activo fijo, afecta al flujo
de efectivo.
PRESUPUESTO FINANCIERO.
Consiste en la planeacin de la estructura financiera de la empresa, a travs de los
recursos que se pueden obtener de crditos de terceros, as como del capital propio de los
accionistas. Se presuponen las necesidades de capital de trabajo, los presupuestos de
efectivo y los requerimientos de nuevos crditos, en su caso, de acuerdo con los
presupuestos de construccin y de inversiones permanentes.
PREMISAS.
En el desarrollo del presupuesto anual (nmero de obras promedio o probable), es
necesario que se analicen las variables macroeconmicas y microeconmicas que afecten a
la empresa, as como los efectos dentro de los tres presupuestos ya citados.
OTRAS VARIABLES.-
El utilizar diferentes supuestos en cada una de las variables anteriores, nos permite
disear diferentes escenarios que nos dan informacin y elementos para tomar decisiones
ms acertadas.
manera consistente se han aplicando y que son parte de la planeacin a largo plazo. Entre
las premisas especificas se pueden citar las siguientes:
Al igual que las premisas bsicas, se pueden utilizar diferentes supuestos que nos
permitan obtener diferentes escenarios para la toma de decisiones con mejores resultados,
as como para tener expectativas de cambios oportunos en funcin del comportamiento de
los proyectos u obras de construccin reales.
PRECISIN
PARTICIPACIN
UNIDAD
CONTABILIDAD
COSTEABILIDAD
FLEXIBILIDAD
CONFIANZA
PREDICTIBILIDAD
DETERMINACIN CUANTITATIVA
EXCEPCIONES
COMUNICACIN EFECTIVA
AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
COORDINACIN DE INTERESES
RECONOCIMIENTO
4
El Arrendamiento Financiero / Haime Levy Luis
Para tal fin es conveniente designar al Comit, una funcin primordial que ser la
supervisin y autorizacin de las partidas que integren el presupuesto.
Tanto los objetivos definidos por el Comit Presupuestal, como cada una de las
partidas que al desarrollarse el presupuesto lo integren, debern ser ampliamente
difundidos entre todos los involucrados dentro de la organizacin de la empresa. Todos
sabrn a donde van, por donde y porque, y cada uno participara con responsabilidades
contribuyendo a un objetivo comn. Conocer las reglas del juego permite un mejor juego.
Los presupuestos anuales de la empresa deben tener tal flexibilidad, que se puedan
corregir constantemente si as lo requieren las circunstancias, ya que al no cumplirse las
situaciones y resultados previstos, no es necesariamente porque se haya elaborado mal y
sin cuidado, sino porque las variables son precisamente elementos que con proposiciones
concretas y fundadas de las reas permitan correcciones y adecuaciones al presupuesto.
CONTROL PRESUPUESTAL.
ANLISIS DE GENERACIN DE
VARIACIONES EN REPORTES DE
LAS PARTIDAS CONTROL
PRESUPUSTALES PRESUPUESTAL
ADECUACIONES AL
PRESUPUESTO Y
MODIFICACIONES DEL
PRESUPUESTO PENDIENTE
DE EJERCER
Estos comits sern constituidos por las mimas persona, pero actuando con las
funciones especificas descritas, siendo su funcin el actuar como elemento de equilibrio,
PRESUPUESTO PRESUPUESTO DE
DE PROYECTOS CONSTRUCCIN
PRESUPUESTO DE
MANO DE OBRA
GASTOS DE CONSTRUCCIN
GASTOS DE VENTA
GASTOS DE ADMINISTRACIN
PRESUPUESTO EFECTIVO
Concepto
Importe presupuesto
Monto real
Variaciones
Observaciones.
El control tiene el efecto de crear una sensacin de control sobre las personas ms
que sobre las operaciones y ello puede crear conflictos que se deben prever, buscando que
la labor de equipo le de el seguimiento de que las operaciones presupuestadas se cumplen
dentro de un rango de racionalidad en la organizacin.
Para tal fin, se acta generalmente por excepcin, analizando las variaciones
negativas ms importantes ( Ley de Pareto) y que de alguna manera son las que pueden
afectar con mayor relevancia los resultados de la empresa y que pueden tener repercusin
en los plazos inmediatos y en los planes a mediano y largo plazo, sin embargo aunque esto
puede permitir tomar decisiones inmediatas, es necesario que analicemos todas las
variaciones a las partidas y su efecto cualitativo.
En la actualidad se cuenta con una herramienta de gran utilidad que son los
sistemas electrnicos de procesamiento de datos, a travs de programas y redes, cuya
aplicacin se debe evaluar en costo y tecnologa.
CONCLUSIONES Y RESUMEN.
15. Los presupuestos deben ser para ayudar, ms que para detectar fallas y
xitos.
BIBLIOGRAFA
Administracin de Empresas
Reyes Ponce Agustn.
Editorial LIMUSA.
Mxico, 1997.
El Arrendamiento Financiero
Haime Levy Luis.